GOOGLE DRIVE

PARA
DOCENTES

MÓDULO 4
 MÓDULO 04. Opciones avanzadas de Google Drive II.

04
MÓDULO
OPCIONES AVANZADAS DE
GOOGLE DRIVE II

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1.- Opciones avanzadas para compartir archivos desde

Google Drive
1.1.- Opciones para compartir mediante enlace
1.2.- Decide cómo pueden utilizar tu archivo otros usuarios
1.3.- Limitar opciones de compartición
1.4.- Límites para compartir
1.5.- Compartir un archivo de forma pública
1.6.- Dejar de compartir un archivo
1.7.- Eliminar un archivo compartido
2.- Asignar la propiedad de un archivo a otra persona
3.- Crear grupos en Google Drive
4.- Cliente de Google Drive

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1.- OPCIONES AVANZADAS PARA COMPARTIR ARCHIVOS

DESDE GOOGLE DRIVE

Como ya hemos visto en apartados anteriores, puedes compartir los

archivos y las carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier
persona.

Aquellos con los que compartas contenido verán en todo momento la

versión más reciente de los archivos. Si compartes documentos, hojas de
cálculo, presentaciones o formularios de Google, podrás controlar si el
usuario en cuestión puede editar, comentar o solo ver el archivo.

Nota: Para editar archivos de Microsoft Office con otros usuarios,

debes convertirlos al formato de Documentos, Hojas de Cálculo o
Presentaciones de Google (Ya visto en el apartado “Editar archivos” de este
manual.

Repasando un poco lo ya estudiado en este curso, existen dos formas

de compartir:

Compartir: Puedes compartir archivos con personas que

dispongan de una cuenta de Google. Debajo de "Personas", escribe la
dirección de correo electrónico o el grupo de Google con los que
quieras compartir el archivo. Se enviará un correo electrónico a las
personas con las que has compartido el archivo.

Crear enlace para compartir: Puedes proporcionar a otras

personas un enlace a tu archivo. De este modo, no tendrás que añadir

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sus direcciones de correo electrónico cuando compartas el archivo.

Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para
compartir el archivo.

1.1.- OPCIONES PARA COMPARTIR MEDIANTE ENLACE

Al compartir un enlace a un archivo, puedes controlar en qué medida

quieres compartirlo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una
cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de
Gmail.

• Activado: público en la Web: cualquier persona puede

encontrar el archivo en Google y acceder a él, sin necesidad de
iniciar sesión con su cuenta de Google.

• Activado: cualquier usuario que tenga el enlace: cualquier

usuario que tenga acceso al enlace podrá acceder a tu archivo
sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.

• Desactivado: determinados usuarios: solo las personas con

las que compartas el archivo podrán acceder a él.

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Cuando un archivo/carpeta está siendo compartido con otros usuarios,

ya sea por invitación o por enlace, aparece un dibujo informándonos de ello.

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1.2.- DECIDE CÓMO PUEDEN UTILIZAR TU ARCHIVO OTROS USUARIOS

En la estructura de Drive sólo existe un recurso (archivo/carpeta) con

un único propietario –aunque la propiedad se puede transferir–, y varios
usuarios que pueden acceder a él de manera simultánea. El propietario es
el creador del contenido y el usuario que más privilegios tiene sobre un
archivo/carpeta, es el único que puede borrar.

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes decidir cómo puede

utilizarlo.

• Puede ver: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni

compartirlo con nadie, puede copiar, descargar e imprimir.

• Puede comentar: el usuario puede realizar comentarios y

sugerencias, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie, aunque
también puede copiar, descargar e imprimir.

• Puede editar: el usuario puede realizar cambios, aceptar o rechazar

sugerencias, y compartir el archivo con otras personas. Por supuesto,
también puede copiar, descargar e imprimir.

1.3.- LIMITAR OPCIONES DE COMPARTICIÓN.

En cualquier momento podemos tener una visión completa del tipo de

compartición y permisos otorgados a un archivo/carpeta, pulsando sobre
“Avanzado” de la pantalla “Compartir con otros”.

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De esta manera nos aparecerá una visión general de la configuración

para compartir. Aquí podremos modificar todos los parámetros anteriores y
además, en la parte inferior de la pantalla acceder a la “configuración del
propietario”.

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Impedir que otras personas descarguen, impriman o copien tu archivo.

De forma predeterminada, las personas que pueden editar tus archivos

compartidos podrán:

• Compartir el archivo con otros usuarios.

• Añadir o eliminar a ciertos usuarios.

• Copiar, imprimir o descargar el archivo.

Para evitar que las personas con permiso para comentar o ver un archivo
puedan descargarlo, imprimirlo o copiarlo, marca la casilla situada junto a "No
permitir descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que
añaden comentarios".

Impedir que otros usuarios compartan tus archivos compartidos.

Si compartes un archivo, su propietario o cualquier persona con

acceso de edición podrán cambiar la configuración para compartirlo. Si no
quieres que pueda compartir archivos nadie más que tú, marca la casilla
junto a "Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos
usuarios".

1.4.- LÍMITES PARA COMPARTIR

• Pueden editar o comentar un archivo, como máximo, 50

personas al mismo tiempo.

• Pueden ver un archivo más de 50 personas, pero esos usuarios

no serán visibles. Si necesitan ver el archivo 50 personas o
más, puedes publicarlo para crear otro enlace. Más información
sobre cómo publicar un archivo

• Solo puedes compartir un archivo con 200 personas o grupos

como máximo. Si necesitas compartir el archivo con más
personas, puedes añadirlas a un grupo de Google y, a
continuación, compartirlo con el grupo.

• Si compartes una carpeta con muchas personas, puede que

transcurra cierto tiempo hasta que todas puedan verla.

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1.5.- COMPARTIR UN ARCHIVO DE FORMA PÚBLICA

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión en

una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de
animales. Más información sobre las personas anónimas.

Si utilizas una cuenta de Google del trabajo o centro educativo, tal vez
no puedas compartir contenidos de forma pública.

1.6.- DEJAR DE COMPARTIR UN ARCHIVO

En cualquier
momento podemos
variar con quién
compartimos y qué
permisos poseen
cada uno.

Haz clic en
Eliminar junto al
nombre de la persona
con la que quieras
dejar de compartir el
archivo o la carpeta.

Al eliminar el
enlace a un archivo,
solo podrán seguir
viéndolo las personas
con cuyos nombres o
direcciones de correo
electrónico lo hayas
compartido.

Si compartes
un archivo con otras personas, el propietario y cualquiera que tenga permiso
para editar ese archivo pueden cambiar las opciones para compartir el
archivo.

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1.7.- ELIMINAR UN ARCHIVO COMPARTIDO

Si eliminas un archivo compartido del que eres propietario:

• Las personas que puedan ver, comentar o editar el archivo podrán

realizar una copia de este hasta que lo elimines definitivamente.

• Para eliminar definitivamente el archivo, localízalo en la papelera, haz

clic en él y, a continuación, haz clic en Eliminar para siempre .

Si eliminas un archivo compartido del que no eres propietario:

• Se eliminará de tu servicio Drive, pero otros colaboradores podrán

seguir accediendo a él.

• Para recuperar el archivo, abre un enlace que dirija al archivo haz

clic en Archivo Añadir a Mi unidad.

Ten en cuenta que, tanto si creas un nuevo archivo dentro de una carpeta
compartida, como si mueves un archivo existente a dicha carpeta, en ambos
casos el archivo heredará los atributos de la carpeta compartida.

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2.- ASIGNAR LA PROPIEDAD DE UN ARCHIVO A OTRA PERSONA

De forma predeterminada, eres el propietario de los archivos que creas

en Google Drive o que subes a dicho servicio. Puedes transferir la propiedad
de tus archivos y carpetas de Google a otra persona que disponga de una
cuenta de Google.

Antes de transferir la propiedad

Solo puedes transferir la propiedad de los archivos y las carpetas de

Google. Si conviertes a otra persona en propietaria de una carpeta, seguirás
siendo el propietario de los archivos que esta contenga. Más información
sobre cómo compartir carpetas

Archivos que puedes transferir

• Documentos de Google

• Hojas de cálculo de Google

• Presentaciones de Google

• Formularios de Google

• Dibujos de Google

• Google My Maps

• Carpetas

Después de asignar la propiedad de un archivo a otra persona

Cuando conviertas a otra persona en propietaria de un archivo, no podrás:

• Transferir la propiedad del archivo (ni siquiera volver a asignártela a ti).

• Eliminar el archivo definitivamente de Google Drive.

Cómo cambiar de propietario

1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos de Google,

Hojas de Cálculo de Google o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en el archivo que quieras transferir a otra persona.
3. Haz clic en Compartir o en el icono .
4. Haz clic en Avanzada.

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5. A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia

abajo .
6. Haz clic en Es propietario.
7. Haz clic en Guardar cambios.

Cuando hayas convertido a otra persona en propietaria de un archivo,

podrás editarlo a menos que el nuevo propietario decida cambiar el tipo de
acceso que tienes.

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3.- CREAR GRUPOS EN GOOGLE DRIVE

A la hora de compartir, en ocasiones, un docente tiene que seleccionar

muchos usuarios, es el caso de compartir un archivo con toda una clase.

Para ello podremos crear un grupo de usuarios, o etiqueta, como lo

llama ahora Google. Para ello tendremos que acceder a otro servicio de
Google, concretamente a “Google Contactos” (https://contacts.google.com/).
Desde esta página crearemos los contactos pulsando sobre el icono

Una vez creados todos los contactos, los seleccionamos y pulsamos

sobre crear etiqueta .

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Creamos una etiqueta.

Por ejemplo “3ºA”.

De esta manera tendremos a todos los usuarios seleccionados dentro

del grupo o etiqueta.

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Si en un futuro necesitamos añadir más usuarios al grupo, tan solo

tenemos que seleccionarlos, clicar sobre “Administrar etiquetas” y
elegir el grupo-etiqueta deseada.

En cualquier momento podemos sacar a un usuario de un grupo

realizando el proceso anterior y desmarcando la etiqueta.

Una vez creado el grupo, cuando vayamos a compartir un archivo en

Google Drive, podremos seleccionarlo. Para ello, en la caja para añadir
personas, tendremos que empezar a escribir el nombre del grupo para que
nos aparezca. Si no aparece, ten paciencia, en ocasiones las aplicaciones
tardan un tiempo en sincronizar (también puedes pulsar en tu teclado F5 o
recargar la pestaña de tu navegador para que la sincronización aparezca con
mayor rapidez).

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Una vez seleccionado el grupo tan solo tenemos que enviar.

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4.- CLIENTE DE GOOGLE DRIVE

Hasta ahora el uso que hemos realizado de Drive ha sido a través del
navegador Web. Pero Google dispone de una aplicación para instalar en
nuestro dispositivo y facilitarnos aún más nuestro trabajo. Si instalamos esta
aplicación en nuestro ordenador/tablet/teléfono, nos creará una carpeta y
trabajaremos con Drive de forma local.

Para que Drive sincronice archivos entre la computadora del usuario y

su almacenamiento en la nube, el cliente debe estar abierto en la
computadora del usuario. El cliente se comunica con Drive para que los
cambios en un lado se reflejen en el otro y que así siempre contengan los
mismos archivos.

Frente al anterior sistema de visualización fuera de línea denominado

Google Docs Sin Conexión, el nuevo sistema de Google Drive permite
mover y eliminar documentos en el PC, sin estar conectado a Internet. Al
conectarse, Google Drive refleja estos cambios en la nube. Incluso es posible
recuperar documentos Google de la papelera del PC. En la siguiente imagen
podemos apreciar un archivo “Nuevo.txt” que está sincronizado con Drive y
otro “Nuevo bis.txt” que no lo está.

El sistema de sincronización de archivos permite al usuario:

• Editar sus archivos en el PC y tenerlos disponibles en la nube.

• Contar con respaldo automático.

• Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones

anteriores de un archivo después de ser modificado.

• Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la

estructura de carpetas.

• Podemos editar archivos sin conexión (Documentos, Hojas de cálculo,

Presentaciones y Dibujos) únicamente con el navegador Chrome e
instalando el complemento “Documentos de Google sin conexión”.

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El cliente de Drive está disponible para los siguientes dispositivos:

 Sistemas operativos de ordenadores

Puedes descargar y usar Google Drive en algunos sistemas

operativos:

Windows: Windows 7 y versiones posteriores.

Mac: Lion (10.7) y versiones posteriores.

Linux: Google Drive no está disponible para el sistema operativo

Linux actualmente. Puedes usar Google Drive en la Web en
drive.google.com.

 Android

Para descargar las aplicaciones Drive, Documentos, Hojas de Cálculo

o Presentaciones de Google, necesitas la versión 4.4 de Android o
posterior.

 Iphone y ipad

Para usar la última versión de las aplicaciones Google Drive,

Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones, necesitas iOS 9.0 o
posterior.

A continuación vamos a instalar el cliente de Drive en nuestro

ordenador, yo lo realizaré sobre Windows 10.

Nos dirigimos a “Configuración” en la esquina superior derecha y

pulsamos sobre “Descargar Copia de seguridad y sincronización para
Windows”.

Nos abre una nueva pestaña en el navegador. Pulsamos sobre

“Descargar Copia de seguridad y sincronización”.

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Aceptamos la descarga.

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Guardamos el archivo ejecutable (éstas pantallas puede diferir en

función del navegador que estés utilizando).

Una vez descargado, lo ejecutamos y aceptamos las pantallas que

irán saliendo.

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Abordamos la sincronización de la cuenta. Pulsamos en “Empezar”.

Rellenando los datos de la cuenta, correo electrónico y contraseña.

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Decidimos si queremos sincronizar alguna carpeta de nuestro

ordenador con la nube. Pulsamos en “Entendido” y luego en “Siguiente”.

También podemos elegir la calidad de subida de fotos y vídeos.

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Decidimos si sincronizamos “Mi unidad” de Drive. Pulsamos

“Entendido” y luego “Empezar”

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La aplicación nos habrá creado:

 Una serie de accesos directos en el escritorio.

 Una carpeta en el explorador.

 En nuestro caso, una carpeta en “Mi unidad” de Drive, concretamente

la que hemos sincronizado en el paso anterior “Imágenes”.

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 Y un icono en el área de notificaciones de barra de tareas.

Cuando la aplicación está realizando el proceso de sincronización, el

icono aparece translucido u opaco , una vez terminada ésta,
recupera su aspecto habitual .

Desde este icono, haciendo un clic sobre él, se muestra la pantalla de

sincronización.

Desde ella podemos ver:

 Información de la cuenta. Espacio utilizado y libre en Drive.

 Actualizar versión: Acceso directo para comprar más espacio en Drive.
 Los últimos 5 archivos/carpetas con los que hemos trabajado.

 Abrir la carpeta de Google Drive en el explorador del ordenador.

 Ir a Google Drive en la Web.

 Visitar Google fotos en la Web.

 Abrir el menú “Configuración”.

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Desde el botón configuración podemos, entre otras cosas, dejar de

sincronizar el ordenador con nuestra unidad de Drive y acceder a las
preferencias.

Desde sus tres apartados, “Mi PC”, “Google Drive” y “Configuración”

podemos:

 Elegir las carpetas del PC a sincronizar con Drive.

 Calidad de fotos y vídeos a subir a la nube.

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 Configurar la sincronización de pendrives, teléfonos, etc al conectarlos

al ordenador.

Teniendo activada esta opción, siempre que conectemos una unidad

usb, por ejemplo, nos dará la opción de hacer una copia de seguridad
de la misma y nos creará una carpeta con su contenido en “Mi unidad”
de Drive.

 Elegir carpetas de Drive a sincronizar con el PC.

 Ver el espacio utilizado en la cuenta.
 Configuración de Google Drive sobre el sistema operativo.

 Configuración de proxy, ancho de banda utilizado en la sincronización,

para no ralentizar otras acciones como la navegación web.

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