CAPACITACIÓN IN-HOUSE
GRAN HOTEL VILLA DEL SUR
Organización
& Montaje
de Bodas
CAPACITACIÓN IN-HOUSE
GRAN HOTEL VILLA DEL SUR
Planeación
Timeline Operativo Boda
BÚSQUEDA Y RESERVA DE
DISEÑO Y DISEÑO MONTAJE
EVALUACIÓN SERVICIOS
ESTILO DEL DÍA DE EVENTO
1 AÑO - 1 AÑO - 6 -4 MESES 30 DÍAS 1 SEMANA DÍA DE LA
8 MESES antes 8 MESES antes antes antes antes BODA
Identificar Brief de la boda Timing de Ingresos
Visitar Prueba de Menu,
requerimientos montaje Proveedores
proveedores presentación de la
Definición Styling
Nupcial mesas
Scouting Plano del evento Coordinación y
Confirmación de Dirección
Negociación cone servicios Diseño Timing y
Prueba sonidos e de actividades
proveedores ambientación y Protocolo
iluminación
Cronograma decoración Tentativo
Presentar Ensayos Desmontaje
Presupuesto de pago
Elección men y Envio de Asisgnacion de
bebidas Feedback
invitaciones tareas
• Check -list • Confirmación Rider Técnico • Distribución de timming y • Checklist de Proveedores
• • Timing de Boda
• Lista de todos los trabajadores
• Ficha Boda • de Servicio • Moodboards • Instructivo de Evento plano a proveedores
• Cronograma de Actividades • Rider Técnico • Manual de la boda • Instructivo de Evento que ingresen al evento
• Lay out del evento
360 experiencia de Novios/Invitados
• Ubicación en las mesas • Volumen
• Tiempo de espera de los • Servicios de bebidas
Alimentos/Bebidas • Entretenimiento
• Aspecto y calidad de • Mantenimiento de Baños
alimentos • Alimentos
• Uso de sanitarios complementarios
• Baile de novios • Salida/valet/transporte
• Selección musical • Seguridad
Factores a tomar
en cuenta en
la planeaión
Jardín Verde
Altura de Toldo
Pista de Baile
• Verificar zócalos de
pista de baile.
• Altura de la pista de
baile de 10 a 12 cm
Volumen y
Espacio
Barras
• Colocar la barra sobre una
plataforma.
Parlantes
• Usar parlantes aereos
Usar cajas para
los Tachos
Usar cojines, mantas,
alfombra (y otros) para
hacer mas acogedoras las
salas
Iluminación para
un evento
PIN SPOT
Iluminación puntual de
centros florales de mesa
invitados, zona lounge, mesas
altas.
Carga eléctrica de cada foco
es de 100 watt
FRESNEL
Iluminar los puntos mas
resaltantes o sobresalientes de
la fiesta como mesa de quesos,
mesa de dulces, mesas de
buffet, barra de licores)
Posee una carga eléctrica de 1
kw cada equipo
LEECO
Iluminar elementos pequeños pero
resaltantes de la fiesta por
ejemplo mesa de champagne,
mesa de torta o mesa de novios
Carga eléctrica de 800 watts
PAR 64
Iluminar columnas, cortinas o
pórtico de ingreso.
También sirve para iluminar el
contorno de la fiesta.
Carga elèctrica 600 watts
PAR LED
Iluminar de un color las
columnas, cortinas, pórtico de
ingreso o lámparas.
También ilumina de un color
el contorno de la fiesta
Carga eléctrica 600 watts
Diseño de Boda
Definiendo Estilo Boda
El estilo de la boda debe reflejar el estilos de lo
novios
• Estilo clasico tradicional
• Estilo clasico renovado (modernos)
• Estilo contemporaneo
Novios Clasico Tradicional
Valores:
Conservadores,
resisten el cambio,
apegadas a la tradición y valor
histórico,
La familia es lo mas
importante
Espíritu
Lujo y elegancia
Familiar (que mi familia vea lo
que pude)
Novios Clasico Tradicional
Colores
• Pasteles
• Nítidos, básicos y clásicos
• Combinaciones con bases
neutras
Comida
• refleja lujo y tradición,
abundancia y vasta,
opulencia
Novios Clasico Modernos
Valores:
• Acepta cambios
• Mas flexibles sin perder el
sentido a la familia,
Espíritu
• Clásicos rompiendo
barreras
• Introducen elementos
funcionales
• Eliminan elementos
obsoletos
Novios Clasico Modernos
Colores
￭Colores de moda
￭Contraste de color
Como ve su boda?
⚬ Aire innovador
⚬ Rompiendo barreras
⚬ Flexibilidad sin perder
tradiciones
Novios Contemporaneo
Valores :
⚬ Estilo de Vida
⚬ Comodidad
⚬ Alta estética
Espíritu:
⚬ Individualista
⚬ Moderna
⚬ Tecnológico
⚬ Cambiante
⚬ Novedoso
Novios Contemporaneo
⚬Interesado en la
decoración y en la comida
experimentar
Como ve su boda?
⚬Individualidad
⚬Modernidad
⚬Practicidad
Tendencias actuales
en el mundo de las
bodas
• Viva Magenta -
color del año
pantone
Neutral &
Bohemio
Terracota
& Pink
(rosado)
Tonos metálicos y
cobrizos con tonos más
neutros en la decoración,
contraste
Shimmer
Pampa
grass
Bolas
espejadas
Cartelería
Etapas en la Organización
de un Evento
PLANIFICACION: Antes del evento
EJECUCION: Durante el evento
EVALUACION: antes, durante y después del evento
Etapas en la Organización de un Evento
1.PLANEACION: antes del evento
⚬ Ajuste del presupuesto
⚬ Presentación de propuestas creativas
⚬ Búsqueda de proveedores y servicios
⚬ La etapa de planeación con la experiencia se vuelve sistemática.
⚬ El valor en horas de la parte creativa es el 10% de la ejecución del evento
2.EJECUCION: durante el evento
⚬ Montaje, Coodinacion y Dirección del evento
⚬ Montaje es la etapa mas difícil porque el tiempo es limitante.
⚬ El tiempo se reemplaza con el recurso humano
⚬ Si sacamos mal la cuenta del costo de ejecución se pierde dinero
Etapas en la Organización de un Evento
3. EVALUACION Y SEGUIMIENTO: antes, durante y después del
evento
⚬ Antes evaluamos condiciones
⚬ Durante el evento vemos si todo lo que planemos funciona o no
⚬ Después evaluamos por qué no funciono o porque fallo algo
⚬ Es la etapa que menos hacemos los organizadores.
TALLER
No hay planner más eficiente,
que aquel que es organizado
y sabe delegar
Ejecución del Evento
MONTAJE
Gestión del Tiempo
en los Eventos
• Lograr un procedimiento de trabajo que sea lineal, consecuente y
que cada actividad este conectada con la siguiente.
• Mantener todo organizado.
Montaje de Evento
• TECNICA: es la parte dura. Requiere de fuerza física.
⚬ Iluminación, estructuras.
⚬ Montaje duro aéreo
⚬ Necesita mas tiempo en el montaje. AMBIENTACION
35%
• AMBIENTACION: es la parte blanda del evento. La
parte estética TECNICA
65%
⚬ Decoración (velas, mantelería, menaje, centro de
mesa, etc)
⚬ Mobiliario.
⚬ Genera impacto, es el efecto wow del evento.
⚬ Se coloca el mismo día, horas antes del evento.
Gestión del Tiempo
• El tiempo es limitado en la ejecución del evento
• Lograr un procedimiento de trabajo que sea lineal, consecuente
y que cada actividad este conectada con la siguiente. Así
mantener todo organizado.
Distribuir Tiempos
ACTIVIDAD DURACION TIEMPO IDEAL
TOLDO 15 -18 horas Un día antes. Primero en la agenda
TARIMA, ESTRADOS Y PISTA 5 horas Un día antes. Primero en la agenda
MOBILIARIO 2- 3 horas En la mañana después de la pista y tarimas
PUESTA DE MESA 2 horas Después del mobiliario y centro de mesas
MESA DE DULCES 3 horas Simultaneo con el mobiliario 3 horas antes de iniciar
BARRA 1.5 horas Simultaneo con el mobiliario 3 horas antes de iniciar
FLORES (CENTRO DE MESAS) 40 min. c/u Después de las mesas
FLORES (COLGANTES) 12 Un día antes después de la pista
AUDIO 4 horas En simultaneo con el mobiliario, 5 horas antes del evento
ILUMINACION 4 horas En simultaneo con el mobiliario, 7 horas antes del evento
Ejecución de
Montaje
⚬ División de tarea:
armar minutas para el equipo
(orden, tiempo, forma, lugar)
Ejecución de
Montaje
⚬ Designar personas
Staff de control y segumiento
Ejecución de
Montaje
⚬ Comunicación y coordinación
con el personal
Reunión de equipo
Entrega del plano de distribución y
fotos de referencia.
Timing de montaje
Staff de Control
FLORES CASCARON MESAS TECNICA TALENTO
CEREMONIA ESTRUCTURAS ENTARIMADO DJ
COLGANTES MOBILIARIO BARRA
TOLDOS TARIMAS
CENTROS DE
PISTA PERFOR
MESAS PUESTA
MANCE
TELAS DE MESA
ESTRADOS
AMBIENTACI
ON AUDIO ILUMINACION
Coordinación de equipos:
Staff de Control
• Cascaron (toldo, tarimas, telas, estrado, pista)
• Flores (centros de mesa, colgadores)
• Mesas (mobiliario y tablestyling)
• Técnica (iluminación y audio)
• Talento (todos los demás proveedores)
La calidad inicia
desde la limpieza
• Flores
• Toldos y telas
• Mobiliario
TALLER
Trabajo en Equipo
• Confianza
• Comunicación
• Liderazgo
• Creatividad
• Productividad
• Aprendizaje
