Generalidades sobre almacenes
Definición de almacén
Un almacén es una instalación diseñada específicamente para el almacenamiento
de bienes y productos. Estas instalaciones pueden variar en tamaño y
complejidad, desde pequeños trasteros hasta vastos almacenes industriales, son
espacios físicos que integran la cadena logística de una operación comercial y se
emplean para guardar distintos bienes, esta instalación cumple con varias
funciones, siendo la principal el regular el flujo de entradas y salidas de una gran
cantidad de mercancías. Debe llevar un control adecuado, debido a que es común
la rotación constante. Forman parte de la infraestructura de una empresa y son
imprescindibles para el funcionamiento de todo tipo de actividades económicas.
Tanto las industrias agropecuarias, mineras, alimentarias, etc. Así también el
comercio minorista requiere de un almacén para poder gestionar su inventario de
productos.
Características que se considera debe cumplir un almacén.
Un almacén de materias primas para ser eficiente debe combinar capacidad de
almacenamiento, organización, seguridad y control para garantizar un flujo de
suministro fluido y confiable que sustente la producción industrial.
Estas son algunas de las características principales que debe cumplir un almacén
de material primas:
Ubicación estratégica
El almacén debe estar ubicado de manera estratégica para facilitar el acceso a las
materias primas y reducir los costos de transporte. Además, debe ser fácilmente
accesible para los proveedores y tener conexiones eficientes con la planta de
producción para reducir costos y tiempo.
Capacidad de almacenamiento adecuada
El almacén debe tener la capacidad suficiente para almacenar las materias primas
necesarias para la producción y abastecimiento. Debe considerarse tanto el
espacio físico, como la capacidad de carga. De este modo, el diseño y la
disposición del almacén deben estar pensados para maximizar la eficiencia en la
recepción, almacenamiento y distribución de las materias primas. Esto puede
incluir la implementación de tecnologías como sistemas de gestión de almacenes).
Control de temperatura y humedad
Dependiendo de la naturaleza de las materias primas, puede ser necesario
mantener condiciones específicas de temperatura y humedad para preservar su
calidad ya que, algunos productos, como los frescos o perecederos, pueden ser
sensibles a variaciones ambientales. Por lo tanto, es importante contar con un
sistema de refrigeración adecuado y controlar la temperatura de los materiales en
todo momento.
Organización eficiente
Es fundamental contar con un sistema de organización eficiente para facilitar la
localización y recuperación de las materias primas por lo que, la trazabilidad es
esencial para asegurar la calidad de los materiales y garantizar la seguridad del
producto final. Esto puede incluir un registro detallado de los proveedores,
sistemas de etiquetado, fechas de entrega y de caducidad y un sistema de gestión
de inventario. Asimismo, es importante tener un control riguroso del inventario y
gestionar adecuadamente la entrada y salida de los materiales para evitar su
desperdicio.
Manejo adecuado de materiales
La manipulación de las materias primas debe realizarse de manera meticulosa y
correcta para evitar daños en los materiales. Por lo tanto, dependiendo de la
naturaleza de las materias primas, es necesario contar con equipos y
procedimientos adecuados para el manejo seguro de los materiales. Esto puede
incluir la presencia de grúas, montacargas u otros equipos especializados.
Cumplimiento normativo
Debe cumplir con las regulaciones locales y nacionales relacionadas con el
almacenamiento y manejo de materias primas. Esto incluye normativas de
seguridad, medio ambiente y cualquier otro requisito específico de la industria.
Igualmente, se deben llevar a cabo tareas de mantenimiento para asegurar que
todas las instalaciones y equipos estén en buen estado.
Flexibilidad
El almacén debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios en la
demanda y en la variedad de materias primas utilizadas en la producción.
Tipos de almacenes y como se clasifican
En realidad existen muchas clases de almacenes y se clasifican según su función
logística, su ubicación, sus características técnicas o incluso su régimen fiscal.
Cada tipo de almacén cumple una función diferente y tiene necesidades logísticas
propias, por lo que es importante diferenciarlos.
1. Según su ubicación y la actividad que realicen
1.1 Almacén de aprovisionamiento o almacén de producción
El rol de un almacén de aprovisionamiento o producción es almacenar las
mercancías requeridas para los procesos de fabricación. Estas instalaciones
sirven como almacenamiento y aprovisionamiento de materias primas, piezas de
producción, componentes y producto semielaborado.
Asimismo, el almacén se encarga de alimentar las líneas de fabricación de la
compañía, lo que garantiza una producción sin interrupciones. Por ello, los centros
logísticos de aprovisionamiento se sitúan cerca de las fábricas. Con frecuencia, se
conectan incluso con las mismas plantas, de modo que los transportadores de
palets pueden conducir las mercancías de forma completamente automática hasta
las líneas de producción.
1.2 Almacén de picking
Esta instalación cumple con el objetivo de garantizar un proceso de preparación
de pedidos ágil y sin errores.
Por ello, en los almacenes de picking se instalan soluciones de almacenamiento
con acceso directo a las mercancías, como las estanterías de picking para cargas
pesadas, lo que posibilita que los operarios puedan acceder en cualquier momento
a todas las referencias almacenadas.
La eficiencia de un almacén de picking se mide por la optimización tanto del
tiempo como del espacio, manteniendo los costes lo más bajos posible. Es por esa
razón que estas instalaciones cuentan con sistemas de almacenaje, manuales o
automáticos, preparados para agilizar el picking. Una solución ideal para estos
centros logísticos serían las estaciones de picking de alto rendimiento o las
estanterías para picking dinámico.
1.3 Almacén de consolidación
Un almacén de consolidación ayuda a las empresas que manejan un elevado
número de pedidos a agilizar los envíos y, sobre todo, evitar los errores en esta
etapa.
Estas instalaciones almacenan los pedidos por referencias, por rutas de envío e,
incluso, por cliente final, con el fin de facilitar el proceso de expedición de la
mercancía. La implantación de sistemas automáticos como los transportadores de
acúmulo secuencial o los sórters permite organizar las salidas según la estrategia
logística del almacén. Esto ayuda a eliminar o rebajar significativamente los
sobrecostes en transporte.
Dentro de esta clasificación también se engloban los almacenes con la
funcionalidad contraria: ante un pedido de gran tamaño, lo dividen en unidades de
carga, para facilitar su expedición y envío (almacenes de división o de ruptura).
1.4 Almacén de tránsito
La función principal de un almacén de tránsito es el almacenamiento provisional
de las mercancías. Allí se depositan hasta que se necesiten para la siguiente
etapa del proceso, como, por ejemplo, el empaquetado o la entrega al cliente final.
Sin embargo, durante esta etapa no se realiza ninguna operación sobre el
producto.
Situados entre el centro de distribución y el cliente final, gracias a los almacenes
de tránsito también conocidos como búferes temporales, se reducen los tiempos
de espera entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro por los que
pasa el artículo.
Una de las características más importantes de este tipo de almacenes es el
elevado tránsito de mercancías. De hecho, el stock no se almacena a largo plazo,
sino que el flujo de mercancías es continuo. Es ese el motivo por el cual estas
instalaciones logísticas se hallan frecuentemente en empresas que comercializan
una gran variedad de referencias (por ejemplo en la logística e-commerce).
Además, también se utilizan habitualmente en el ámbito de la alimentación y el
retail. Por ejemplo, los proveedores de una cadena de supermercados suelen
suministrar una única categoría de referencias (pescado, verdura, productos
higiénicos…). No obstante, un almacén de tránsito puede aprovisionar todos los
productos en un mismo sitio para que posteriormente sean enviados a cada local
de manera agrupada (grupaje de mercancías).
1.5 Almacén de distribución
Los almacenes de distribución (también denominados almacenes de suministro)
se localizan estratégicamente lo más cerca posible del cliente final. Estos centros
logísticos se encargan de garantizar el stock de ciertos productos en una zona.
Estas instalaciones reciben entradas de mercancía desde los centros de
producción de la compañía y almacenan esos productos, que posteriormente
serán enviados hacia el cliente final.
La función principal del almacén de distribución es disminuir los tiempos de
entrega al mínimo, evitar una eventual interrupción del suministro para, en
definitiva, poder ofrecer un buen servicio al cliente final.
En general, en un almacén de distribución solo se ubican los productos con más
demanda en la región donde se sitúa la compañía. En consecuencia, estas
instalaciones se caracterizan por el almacenamiento de muchos palets de una sola
referencia y de elevada rotación.
2. Según el tipo de recinto: almacenes de interior y de exterior
En este caso nos fijamos en si el almacén está o no techado y el tipo de
cerramiento que tiene la instalación.
2.1 Hay almacenes cubiertos o de interior, en los que la mercancía permanece
bajo techo protegida de las inclemencias meteorológicas.
2.2 Los almacenes de exterior, la mercancía se almacena al aire libre,
simplemente dentro de un recinto convenientemente señalizado.
3. Según el tipo de producto
Es otra de las clasificaciones posibles. En función del producto existen los
siguientes tipos:
3.1 Almacén de materias primas
Suelen estar muy cerca de los centros de producción, y es habitual que sean
además almacenes de aprovisionamiento para mantener activas las líneas de
producción de la industria a la que dan servicio.
3.2 Almacén de productos terminados
Son aquellos en los que se acumula el stock de la empresa. Es posiblemente el
tipo de almacén más habitual.
3.3 Almacén de repuestos y/o accesorios
Son importantes para un buen servicio posventa, ya que en ellos se almacenan las
piezas para reparaciones o averías, o para sustitución de elementos dañados o
accesorios de los productos principales.
4. Almacenes según su grado de mecanización
4.1 Almacenes convencionales.
Utilizan un nivel mínimo de automatización industrial y dependen de la mano de
obra para el almacenamiento y el manejo de mercancías. Las estanterías son
sencillas y no suelen superar los 10 metros para que sean alcanzables con
carretillas elevadoras.
4.2 Almacenes automatizados o inteligentes.
Están basados en soluciones informáticas de sistemas de gestión de almacenes
(SGA) y aprovechan la inteligencia artificial. Son estructuras de gran altura con
tecnología avanzada y alto nivel de mecanización, ya que la robótica gestiona los
inventarios y las operaciones logísticas. Reducen la mano de obra y son muy
eficientes.
4.3 Almacenes semiautomatizados.
Combinan los métodos mencionados antes. Suelen pertenecer a empresas que
pretenden mejorar su productividad sin realizar una inversión excesiva en
automatización.
Importancia de un almacén
Un almacén juega un papel fundamental en la cadena de suministro y la gestión
logística de una empresa. Su importancia radica en su capacidad para organizar y
controlar el inventario de manera eficiente, lo que facilita el seguimiento de los
productos y reduce el riesgo de pérdidas o deterioros. Tener un buen sistema de
almacenamiento permite mantener un flujo constante de productos disponibles en
el momento adecuado, lo cual es crucial para evitar tanto el desabastecimiento
como el exceso de inventario.
Además, los almacenes ayudan a optimizar los costos de transporte y distribución.
Consolidando productos en grandes lotes, es posible reducir el número de envíos
y disminuir los gastos asociados a ellos. Un almacén bien gestionado también
contribuye a mejorar la atención al cliente, ya que garantiza que los productos
estén disponibles para ser entregados rápidamente, lo que aumenta la satisfacción
del cliente y refuerza la reputación de la empresa.
Asimismo, un almacén ofrece flexibilidad y adaptabilidad, permitiendo a las
empresas ajustar sus inventarios según las fluctuaciones de la demanda del
mercado. En muchas industrias, también sirve de apoyo a la producción, ya que
asegura la disponibilidad de los insumos necesarios para que el proceso
productivo no se vea interrumpido. Finalmente, un almacén bien diseñado ayuda a
minimizar riesgos relacionados con el deterioro de productos o errores en la
manipulación, creando un ambiente seguro para las mercancías.
Principios Básicos del Almacén.
El almacén es un lugar especialmente estructurado para custodiar , proteger, y
controlar los activos fijos o variables de la compañía.
Fijos: aquellos que no se puede convertir en liquido a corto plazo y son necesarios
para el funcionamiento de la empresa, ejemplo: maquinaria, bienes inmuebles,
materiales de oficinas, etc.
Variables: aquellos que son consumibles ejemplo: repuestos y materiales qué se
suplen al área de producción y ventas.
Todo almacén se considera redituable para la compañía o sea que presta un
apoyo y beneficio a las áreas de producción y ventas encargadas de la utilidad y
producto final.
Los siguientes son los principios básicos del almacén.
- La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos (siempre por una
persona encargada).
- Debe tener personal capacitado y asignado para cada función (recepción,
almacenamiento, registro, registro revisión, despacho y ayuda al control de
inventario).
- Debe existir una sola puerta en su defecto dos pero ambas con su debido
control.
- Llevar un informe de entradas y salida al día.
- Informar a programación y producción sobre el control d stock de
materiales.
- Cada ítem debe de estar identificado y codificado en línea (materia prima,
producto en proceso, producto terminado, productos de comercialización,
grupo con descripción, referencia de marca y código consecutivo).
- Solo debe de entrar personal autorizado
- La disposición del material debe de ser flexible (reutilización de materias
primas para las áreas minimizando costos)
- Deben de ser fáciles de ubicar los materiales (identificación en pasillos,
estantes y espacios marcados).
- Toda mercancía que ingrese debe de estar bien documentada y autorizada
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