TEMA3: INSTRUMENTOS DE REPRESENTACIÓN
1. La cuenta como instrumento de representación y medida
La cuenta es un estado representativo de la evolución y situación de un elemento
patrimonial.
Puesto que cada elemento patrimonial está representado por una cuenta, el conjunto de éstas
ofrece una visión integral del patrimonio de la empresa.
Las cuentas desarrollan varias funciones:
● Función clasificativa: permite diferenciar y discriminar unos elementos de otros.
● Función histórica: cada cuenta recopila los hechos contables relativos a ese elemento
patrimonial, con indicación de la fecha, obteniéndose así la evolución cronológica de
cada elemento.
● Función numérica: a través de la cuenta se captan las variaciones positivas y
negativas del elemento, llegando por diferencia entre éstas al saldo.
● Función de representación: la cuenta representa un elemento patrimonial y sus
variaciones.
2. Estructura y representación de la cuenta
Términos relativos a la cuenta
● Abrir una cuenta: titularla, poniendo su nombre en el encabezamiento.
● Cargar o adeudar: inscribir una cantidad en el Debe.
● Abonar o acreditar: inscribir una cantidad en el Haber.
● Débito: suma del Debe.
● Crédito: suma del Haber.
● Saldo: diferencia entre el Debe y el Haber.
● Saldar: anotar el saldo en el lado correspondiente a la menor suma.
● Cerrar: equivale a sumar, a la misma altura, el Debe y el Haber y trazar doble raya.
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Cuentas de Activo = Saldo deudor
Cuentas de Pasivo = Saldo acreedor
Cuentas de Patrimonio neto = Saldo acreedor
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Clases de cuentas
1) Atendiendo a su funcionamiento o forma de llevarlas:
a) Administrativas, recogen las variaciones aditivas y sustractivas del elemento
patrimonial, sin englobar los resultados que pueden surgir. Utilizan el mismo criterio de
valoración en el Debe y Haber (las entradas y salidas se valoran a precio de coste). El
saldo es representativo de la situación del elemento patrimonial. Ejemplo: compramos
mercaderías por 400 u.m.; vendemos días más tarde la mitad en 300 u.m.
b) Especulativas, son aquellas que además de recoger las variaciones, engloban también
los resultados. Utilizan distinto criterio de valoración para el Debe y el Haber (las
entradas se valoran a precio de coste y las salidas a precio de venta). El saldo no es
representativo de la situación del elemento patrimonial. Al final del año hay calcular el
resultado (R=H-D+Ef) y regularizar la cuenta para convertirla en una cuenta
administrativa.
R=H-D+Ef= 300-400+200= 100
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2) De acuerdo con su contenido:
a) Integrales, se refieren a los elementos patrimoniales de Activo y Pasivo (Caja,
Clientes, Mercaderías, Proveedores…)
b) Diferenciales, recogen el Patrimonio Neto (Capital y Reservas) y las variaciones que
se producen en el mismo.
c) Mixtas, incluyen elementos patrimoniales y resultados (Resultado del ejercicio).
d) Funcionales, se refieren a la medida de una función (Compras, ventas…)
3) Por su extensión las cuentas pueden ser:
a) Generales o principales (Mercaderías, Mobiliario).
b) Derivadas o auxiliares (Aceite de oliva, Tejido A).
c) Colectivas (Clientes, Proveedores).
d) Individuales (Cliente X, Proveedor Y).
Leyes de funcionamiento de las cuentas
a) Ley de desglose. Toda cuenta puede ser dividida en otras, conservando cada una de
éstas las mismas características que la primera. Por ejemplo, la cuenta de
Mercaderías, en un comercio de calzado puede desglosarse en Zapatos de niño,
Zapatos de señora, etc.
b) Ley de integración. Sigue el camino opuesto a la anterior, implica la posibilidad de
reunir varias cuentas en otra más general. Por ejemplo, si tenemos las cuentas de:
Préstamos a c/p con entidades de crédito, Deudas por efectos descontados. Podemos
integrarlas en la cuenta Deudas a c/p con entidades de crédito.
c) Ley de eliminación. Cuando una misma cuenta ha de ser cargada y abonada por la
misma cuantía y en razón del mismo hecho contable, puede ser eliminada.
d) Ley de conexión. En todo sistema de Contabilidad, una cuenta se puede coordinar
con otra:
Mercaderías a Proveedores
3. El método de la partida doble
Significa, en esencia, doble anotación, esto es, registrar simultáneamente las dos partes
que se dan en todo hecho contable: origen o financiación y destino o inversión.
En el siglo XIV empezó a utilizarse en las Repúblicas italianas (Génova y Venecia), pero el
primer trabajo sistematizado que describe de manera ordenada y sistematizada los principios
del método se publica en 1494 y se llama “Summa de Arithmetica, Geometria, Porportioni
et Proportionalitá”, con el capítulo denominado “Tractatus particularis de computis et
scripcturis”.
El método de la Partida doble se basa en los siguientes principios:
● En todo hecho contable siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la
operación, y un acreedor (o acreedores) de la misma cantidad.
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● En toda operación, es deudor el elemento que recibe, y acreedor el que entrega.
● En todo hecho contable, la suma del valor adeudado es igual a la suma del valor de
lo abonado.
● En cualquier momento, la suma del DEBE ha de ser igual a la suma del HABER.
4. El Registro de las operaciones contables
● Se entiende por libro de Contabilidad cualquier elemento material en el que se
recopilan datos referentes a la gestión de la empresa, por lo tanto se incluyen los libros
clásicos como los soportes informáticos.
● Los hechos contables que se generan en el empresas son cronológicamente
recopilados en el libro Diario, clasificados en el libro Mayor y sintetizados en el Libro
de Inventarios y Cuentas Anuales, con el fin de saber la situación y evolución de la
gestión empresarial. Cada una de estas operaciones es objeto de una anotación, la
cual se justifica en virtud de los comprobantes (facturas, recibos, nóminas…).
● Se denomina asiento a toda anotación en el libro Diario.
Los libros pueden clasificarse desde varios puntos de vista:
A) Desde el punto de vista legal:
● Obligatorios: Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (art. 25 del Código
de Comercio).
● Voluntarios: Libro Mayor, libro de Caja, libro de Registro de compras, Registro de
clientes, etc.
B) Desde el punto de vista contable:
● Principales: libros Diario, Mayor e Inventarios y Cuentas Anuales. ● Auxiliares:
son todos los demás, como el libro de Caja, etc.
C) Desde el punto de vista funcional:
● Cronológicos: tienen por objeto captar los hechos contables por orden de fechas.
Ejemplo: libro Diario, libro de Caja, etc.
● Sistemáticos: realizan una agrupación sistemática, atendiendo al elemento
patrimonial efectado. Ejemplo: libro Mayor.
● De síntesis: tienen por objeto sintetizar los registros realizados en los libros
anteriores. Ejemplo: libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
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3.5. El balance
El balance refleja la situación económico-financiera de la empresa en un
momento determinado.
Este estado contable recibe su nombre porque sus dos partes (estructura económica y
estructura financiera) tienen que coincidir numéricamente, para que se cumpla la igualdad
A=P+PN.
A través del estudio del balance se puede conocer la situación de la empresa, su evolución
en el tiempo y su grado de equilibrio financiero, es decir, su capacidad para hacer frente a
las obligaciones de pago, desde un punto de vista estático.
Podemos considerar tres tipos de balance:
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a) Balance de sumas. Es una relación de todas las cuentas que han intervenido en el
proceso registral, recogiéndose en él la suma de todas las anotaciones en el Debe y
en el Haber de cada cuenta del Mayor. Ambas sumas han de coincidir si no hay
errores.
b) Balance de saldos. En este caso, se tienen en cuenta los saldos de las cuentas que
surgen por diferencia entre el total del Deber y el Haber del balance de sumas. Se
trata de añadir al balance de sumas dos columnas para saldos deudores y acreedores.
c) Balance de comprobación. Es el resultado de refundir en uno solo los dos anteriores.
El balance de comprobación de sumas y saldos se puede elaborar en cualquier
momento, pero es previo a la determinación del resultado del ejercicio.
d) Balance de inventario. Se elabora una vez obtenido el resultado del ejercicio.
Aparecen las cuentas según se incluyan en la estructura económica o financiera pero
sin ordenar en masas patrimoniales.
e) Balance de situación. Se obtiene clasificando las cuentas en masas patrimoniales y
ordenando estas. El Activo se ordena de acuerdo al criterio de liquidez, mientras que
la estructura financiera se ordena según el criterio de exigibilidad. Este balance podrá
ser inicial o final, según se refiera al comienzo o final del ejercicio económico.
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