MICROSOFT PROJECT
2013
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACION
TOMAS GOMEZ CUELLAR
CONTDURIA Y FIANZAS
INTRODUCCION
El software Microsoft Office Project, es muy útil para la gestión de proyectos,
aplicando procedimientos descritos en el PMBOK (Management Body of
Knowledge) del PMI (Project Management Institute).
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar, obtener
vistas previas e imprimir la información de uso más frecuente necesaria para
administrar los proyectos, realizar un seguimiento de los recursos, mantener los
costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo. Con vistas de informe
mejoradas, la interfaz de calendario y la adición de gráficos tridimensionales, sus
clientes pueden crear informes visualmente más eficaces.
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones
del manejo de la herramienta Microsoft Office Project Professional 2013, ofrecer
múltiples opciones tanto para el manejo de proyectos, como para la administración
de recursos, además entrar a detallar como se realiza seguimiento, ajustes a la
programación y utilizar las herramientas de análisis.
¿Qué es el Microsoft office Project 2013?
Microsoft Office Project 2013 es el programa de administración de proyectos que
ayuda a las organizaciones a alinear iniciativas de empresa, proyectos y recursos
para obtener mejores resultados empresariales. Si usa sus flexibles capacidades
de utilización de informes y de análisis, puede tener la certeza de que tendrá
información procesable para ayudarle a optimizar recursos, priorizar tareas y
alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales.
CREACION DE PROYECTO
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas.
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la información
global de empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en
todos los proyectos de la organización. Estos valores existen dentro de un proyecto
especial en Microsoft Office Project Server) que ha creado la organización. Puede
crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto puede incluir y
mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes. El software Microsoft
Office Project, es muy útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project
ManagementInstitute).
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar, obtener
vistas previas e imprimir la información de uso más frecuente necesaria para
administrar los proyectos, realizar un seguimiento de los recursos, mantener los
costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo. Con vistas de informe
mejoradas, la interfaz de calendario y la adición de gráficos tridimensionales, sus
clientes pueden crear informes visualmente más eficaces.
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones
del manejo de la herramienta Microsoft Office Project Professional 2013, ofrecer
múltiples opciones tanto para el manejo de proyectos, como para la administración
de recursos, además entrar a detallar como se realiza seguimiento, ajustes a la
programación y utilizar las herramientas de análisis
PASOS PARA CREAR UN
PROYECTO
• Abrir el programa de
Microsoft Project 2013.
• Haga click en archivo –
Nuevo proyecto en blanco.
• En la pestaña proyecto, haga clic en información de proyecto.
• Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o
seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro
Fecha de comienzo.
• Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga click en Fecha de
fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba
o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro
Fecha de fin.
ASIGNAR EL CALENDARIO LABORAL DEL PROYECTO
• En la pestaña proyecto seleccione el botón cambiar tiempo de trabajo .
• Se abrirá la siguiente ventana
VENTANA CAMBIAR CALENDARIO LABORAL, DESDE DONDE SE
PUEDE DEFINIR LOS DÍAS HÁBILES, FESTIVOS, EXCEPCIONES Y
JORNADAS DE TRABAJO PARA EL PROYECTO O PARA CADA UNO DE
LOS RECURSOS.
PASO A PASO PAR ASIGNAR UN CALENDARIO BASE PARA EL
PROYECTO
• En la pestaña Proyecto haga clic en Información del proyecto.
• En cuadro Calendario elija un calendario de la lista.
• Haga clic en Aceptar
REALIZAR AJUSTES ALA CONFIGURACION
Microsoft Office Project Professional 2013 es una aplicación personalizable,
y que permite definir un conjunto de parámetros para que los proyectos, sus
tareas, sus recursos y demás elementos inicien con las configuraciones
específicas determinadas por su organización y que pueden ser definidas
como políticas.
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el
comportamiento del proyecto y sus elementos (Actividades, Recursos,
Calendario Laboral, entre otros).
ARCHIVO OPCIONES, DONDE SE CONFIGURA LAS OPCIONES
GENERALES DE MICROSOFT OFFICE PROJECT
Es muy importante modificar en la opción de “programación” las opciones de
calendario para que coincidan con el calendario laboral que se tiene asignado al
proyecto. En caso de que exista más de un calendario empresarial, los rangos
deben ser los extremos de todos los calendarios los que se deben ingresar como
datos. Cabe recalcar esta opción, debido a que en caso de no hacerlo los cálculos
de trabajo y duración del proyecto se pueden distorsionar y no coincidir con lo que
se requiere como cronograma de actividades incurriendo en problemas de
programación.
GUARDAR UN PROYECTO
En la versión 2013, existen varias posibilidades de guardar el proyecto. Se puede
guardar de modo local del equipo en el que se encuentre trabajando, pero da la
posibilidad de guardar en otros medios de almacenamiento como:
- Sincronizar con Sharepoint: que da la posibilidad de guardar el proyecto en un
sitio web creado en Sharepoint.
- Skydrive: medio de almacenamiento virtual (cloud) donde se puede guadar el
proyecto y tener acceso al mismo desde cualquier sitio donde se tenga acceso a
internet. Requiere que se tenga una cuenta válida con acceso a SkyDrive.
- Otras ubicaciones web: permite sincronizar con otros sitios web que no se hayan
generado en Sharepoint.
- Equipo: permite guardar de modo local o en unidades de red que se tengan
compartidas.
- Agregar un sitio: permite agregar sitios de Office 365 u otros sitios compartidos
de SkyDrive.
DEFINICION DE TAREAS
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los
paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar
una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la
vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su
progreso y la identificación temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creación de tareas son:
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee.
Deben desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten mayor
riesgo.
b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente
definidos.
c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del
proyecto. Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más
fácilmente.
d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.
CLASES DE TAREAS
Microsoft Office Project Professional tiene varias clases de tareas:
[Link] de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad
que agrupa tareas, hitos u otras tareas de resumen. Son conocidas también
como paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-fases. Este
tipo de tareas tiene como características principales:
• Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el
comienzo más temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.
• Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las
tareas que contiene.
• Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene
más el costo propio directo que pueda tener la tarea de resumen.
Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban
en sustantivo para una fácil identificación en la estructuración del
cronograma de actividades.
2.-Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse
en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún
tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto.
Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se
convierte en tarea crítica. Además, con las tareas llamadas a realizar y
ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de último nivel debido a que
después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma
pueda tener un responsable que deba responder por la misma. Por buenas
prácticas se recomienda que las tareas de último nivel se escriban en verbo
en infinitivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma
de actividades y porque con esta estructura se denota la acción que se
debe realizar en la actividad.
3.-Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser
completadas según la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si
una tarea crítica se retrasa, también se retrasa la finalización del proyecto. El
conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Si es importante que el
proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de la ruta
crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el
proyecto terminará a tiempo. Tiene las mismas características de las tareas de
último nivel normales.
4.-Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal
como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el
progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra
automáticamente como hito.
Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de
actividades. Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban
en pasado participio para una fácil identificación en la estructuración del
cronograma de actividades.
