Departamento de Tecnologías
y Sistemas de Información
Toledo
GESTIÓN DE DATOS E INFORMÁTICA
APLICADA A LAS RELACIONES
INTERNACIONALES
Grado en Estudios Internacionales
FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y
SOCIALES DE TOLEDO
Hoja de Cálculo:
Microsoft EXCEL
Práctica 8:
Validación, Ordenación,
Agrupación y Filtrado de
Datos
Gestión de datos e Informática aplicada a las RRII Práctica 8
Objetivo: Usar la hoja de cálculo para introducir datos que requieren ser validados y establecer sobre
ellos gestiones de ordenación, filtrado y agrupaciones de datos mediante subtotales.
Desarrollo:
En primer lugar, se va a crear una hoja con los datos plasmados en la última página de esta práctica.
Para añadirlos, sigue los pasos que se indican a continuación. En concreto, se van a preparar los
distintos rangos de celdas con criterios de validación para después introducir los datos de acuerdo a
ellos.
1. Introduce los títulos de las filas 3 y 4 y dales el formato que prefieras (al menos añade el formato
negrita).
2. Introduce una regla de VALIDACIÓN sobre los datos a introducir en el rango A5:A20 de la
forma siguiente:
1. Selecciona el rango indicado y haz clic en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos
y en el botón Validación de datos.
2. En la pestaña Configuración establece como Criterio de validación que se permita una Lista.
3. En el cuadro de texto Origen introduce, separados por punto y coma, los valores de todos los
países que se muestran en la imagen de la tabla. Éstos serán los únicos valores válidos
permitidos. Ten en cuenta que se diferencian entre mayúsculas y minúsculas en la
presentación de los nombres.
4. Habilita las opciones Omitir blancos, para que no se considere error cuando la celda se deje
en blanco y Celda con lista desplegable, para que se ofrezca en cada celda una lista
desplegable con los valores introducidos en Origen.
5. Configura el Mensaje de error con estilo Información, título Error y mensaje
INTRODUZCA UN VALOR ADECUADO ... Los mensajes de error de Información NO
obligan a introducir un dato válido, sólo indican el error.
6. Introduce los valores del rango A5:A20, a partir de la lista desplegable que acabas de crear.
Introduce algún valor erróneo sin utilizar la lista desplegable para apreciar el mensaje de error
definido.
3. Introduce los valores del rango B5:B20. Fíjate en que una vez introducido un valor concreto en
filas anteriores, con sólo escribir la inicial de dicho valor en otra celda, se completa
automáticamente (autocompletado).
4. Introduce una regla de validación de datos en el rango C5:C20 siguiendo los pasos dados para el
rango A5:A20, pero con las características siguientes:
1. Los valores aceptados serán: Norte; Sur; Este; Oeste.
2. Configura las opciones para que no se omitan las entradas en blanco, siendo valores erróneos
aquellas celdas en el rango que se dejen en blanco. No se ofrece una lista desplegable con los
valores adecuados en las celdas del rango.
3. Configura el Mensaje de entrada indicando los valores admitidos para ayudar a la
introducción de datos (en base a tus preferencias).
4. Configura el Mensaje de error con estilo Advertencia (que no obliga a introducir un valor
válido), título Atención y mensaje SÓLO SE ADMITE COMO ENTRADA: Norte Sur
Este Oeste.
5. Introduce ahora los valores del rango. Escribe algún valor erróneo para visualizar el mensaje
de error.
5. Introduce una regla de validación en el rango D5:F20, con las características siguientes:
1. Se aceptarán Números enteros, siendo el Mínimo valor admitido 99 y el Máximo 999, no
permitiéndose las celdas en blanco.
2. Configura el Mensaje de entrada indicando que se ha de introducir un valor entre 99 y 999.
Gestión de datos e Informática aplicada a las RRII Práctica 8
3. Configura el Mensaje de error con estilo Alto/Detener (exige un valor válido, impidiendo la
entrada de cualquier otro valor), y el resto de valores que estimes en la configuración.
4. Introduce los valores del rango. No es necesario que los valores sean los mismos de la imagen.
Añade un valor fuera del rango para ver cómo funciona el mensaje de error definido.
6. Para saber si se ha introducido algún dato incorrecto, de acuerdo a las reglas de validación
definidas, se debe hacer clic en la opción Rodear con un círculo datos no válidos del botón
Validación de datos de la pestaña Datos. Puedes corregir los errores, y verás cómo desaparecen los
círculos.
7. Se va a establecer una ordenación mediante la ficha Datos y el botón Ordenar del grupo Ordenar y
filtrar. En el cuadro de diálogo puedes seleccionar el nombre de la columna y el criterio de
ordenación (elige tú mismo ascendente o descendente). Es posible agregar varios niveles de
ordenación a considerar. Como ejemplo:
- Ordena por el campo Tema en modo ascendente como primer criterio, con Zona en modo
descendente como segundo criterio y País en modo ascendente como tercer criterio.
8. Sobre la ordenación anterior, vamos a establecer SUBTOTALES sobre los datos. Ten en cuenta
que con otra ordenación, no se obtendrían los subtotales de forma correcta. Vamos a generar unos
subtotales atendiendo a cada Tema (campo que define la ordenación principal). Para ello, sigue
los pasos siguientes:
1. En la ficha Datos y grupo Esquema, haz clic en el botón Subtotal. Selecciona en Para cada
cambio: el campo Tema, en Usar función: la función Suma y en Agregar subtotal a:
selecciona los tres trimestres y Acepta. Se agruparán los datos por temas, sumando los valores
de cada grupo.
2. Repite el ejercicio anterior, pero cambia la función por Promedio, y fíjate en desmarcar la
opción de Reemplazar subtotales actuales antes de Aceptar. Aparecerá el promedio de
ventas por cada artículo a la suma que ya se tiene.
3. Observa el Esquema que aparece a la izquierda de las agrupaciones obtenidas. Los símbolos +
permiten expandir cada agrupación y los símbolos - contraen los distintos grupos.
4. Para eliminar los subtotales, desde el botón de Subtotales selecciona Quitar todos.
9. Seguidamente vas a realizar un ejercicio de subtotales para cada una de las zonas (y no por temas
como en el caso anterior). Para ello:
1. Crea una ordenación por el campo Zona.
2. Establece subtotales basados en cada cambio del campo Zona, usando la función
PROMEDIO y agregando subtotales en cada campo de resultados numéricos mensuales.
3.Elimina los subtotales.
10. Obtén otro subtotal, pero agrupando por países. Aplica las operaciones necesarias para obtener la
suma de los diferentes trimestres para cada país. Antes de continuar, puedes eliminar los
subtotales.
11. Añade la suma de cada trimestre en la fila 22 (Total).
12. Localiza la función subtotales y añade a la suma de cada trimestre en la fila 23 (Subtotal) con
dicha función.
13. Utiliza la función anterior para calcular el promedio de los trimestres en la tabla en la fila 24.
14. A continuación, se van a establecer FILTROS sobre los datos. Para ello, sigue los pasos que se
indican:
1. Selecciona las celdas A4:F4 y aplica el botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la
ficha Datos.
2. En concreto, queremos visualizar únicamente los datos referidos al tema Sanidad de la
zona Este. Para ello, a partir de la flecha del filtro situado en las columnas de los campos tema
y zona activa sólo dichos valores.
3. Fíjate en los resultados dados en las filas 22 y 23.
Gestión de datos e Informática aplicada a las RRII Práctica 8
4. Para mostrar de nuevo todos los datos y no solo los registros filtrados, haz clic en el botón
Borrar del grupo Ordenar y filtrar.
15. Aplica un nuevo filtro para obtener los registros de las zonas Norte y Sur de España e Italia.
Fíjate de nuevo en las filas 22 a 23. Visualizados los datos, Borra el filtro,
16. Aplica otro filtro para obtener los registros con valores inferiores al promedio en el Trimestre1.
Para ello, utiliza la opción correspondiente dentro de los Filtros de número de la lista desplegable
de opciones del filtro sobre dicho mes. Después de obtener el resultado no olvides borrar el filtro
para aplicar el siguiente.
17. Utiliza la opción Filtro personalizado incluida en Filtros de número para obtener los registros
cuyos valores en Trimestre 3 sean mayor que 140 ó menor que 120, y cuya zona sea Este. Después
de obtener el resultado no olvides borrar el filtro para aplicar el siguiente.
19. Aplica los filtros necesarios para visualizar el presupuesto en sanidad de los diferentes países en el
Trimestre3. Crea un gráfico circular a partir de dichos datos:
20. Sobre los datos anteriores, aplica un filtro para que aparezcan únicamente los valores de las zonas
Este y Oeste. Observa el efecto que produce en el gráfico debido a la ocultación de los datos del
filtrado.
21. Elimina todos los filtros y analiza qué información aparece en el gráfico.
