FACULTAD DE ECOMOMÍA Y CIENCIAS EMPRESARIALES
TIPO DE PRUEBA FINAL T. DE PUNTO P. CORRECTOS 50 Calificación
NOMBRE Y APELLIDO DEL ALUMNO/A Alejandra B. Leguizamón Riveros C.I.N: 1849357
ASIGNATURA ORGANIZACIÓN SISTEMA Y METODO
FACTURA N°
PROFESOR/A Lic. Yamila Magali Velázquez Centurión
CURSO CARRERA Contaduría Pública TURNO
FECHA
RESPONDE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS
1. Defina el término "organización".
Organización es una agrupación de individuos que se relacionan entre sí y usan recursos
disponibles de varias naturalezas con el fin de lograr determinados objetivos o metas. Implica la
combinación de recursos humanos, financieros y materiales bajo una distribución establecida y
con roles precisos. Las organizaciones pueden variar en tamaño, propósito y estructura,
comprendiendo desde pequeñas comunidades hasta compañías multinacionales, así como
organizaciones sin fines de lucro, gubernamentales, ONG, entre otras.
2. Explique la diferencia entre sistema y método.
Un método se refiere a una manera sistemática y ordenada de llevar a cabo una actividad o tarea
específica, es un conjunto de pasos o procedimientos que se siguen para lograr un resultado
deseado. Mientras que un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan
juntos para lograr un objetivo común.
La diferencia principal reside en que un método se centra en el proceso específico o la secuencia
de acciones que se deben seguir para llevar a cabo una tarea o alcanzar un objetivo dentro de ese
sistema, es más detallado y concreto en términos de ejecución; mientras que un sistema se enfoca
en la estructura global y las relaciones entre elementos dentro de una organización o contexto
específico. Es más amplio y abarca múltiples componentes interrelacionados.
3. ¿Cuáles son las características principales de un sistema?
Los sistemas se caracterizan por los siguientes elementos:
1. Límites o componentes: para que exista un sistema, hace falta demarcar los elementos que
lo constituyen, está compuesto por partes o componentes que interactúan entre sí. Estos
componentes pueden ser personas, recursos físicos, procedimientos, tecnología, entre otros.
2. Objetivo o propósito: los sistemas tienen un propósito u objetivo definido, es decir, un
resultado deseado que rige el modo en que se estructura a sí mismo y en que procede su
funcionamiento, todos los componentes y actividades dentro del sistema están orientados
hacia el logro de este objetivo común.
3. Correlación: Los elementos que componen un sistema exhiben un alto grado de
correlación, lo que equivale a decir que, al estimular o modificar uno de ellos, los demás
también se ven alterados. Esta correlación también permite relaciones de codependencia,
por lo que, si una parte del sistema falla, eventualmente lo harán también las demás.
4. Equilibrio: En general, los sistemas buscan preservar el equilibrio interno, esto es, una
relación estable entre sus partes. A este grado de equilibrio se lo conoce como
“homeostasis” y es lo que permite al sistema mantenerse en pie.
5. Jerarquía: Todo sistema presenta cierto grado de jerarquización de sus elementos, o sea,
de control de unos sobre otros. Esta jerarquía permite en buena medida su estabilidad.
6. Adaptación: Frente a los cambios de su entorno, los sistemas tienden a adaptarse para
sobrevivir, o sea, para conservar el equilibrio. Esta adaptación puede darse de muchas
maneras dependiendo del sistema: ya sea cambiando su estructura o su relación con el
exterior.
7. Entropía: Se llama “entropía” al grado de desorden, o incertidumbre, que presenta un
sistema específico, debido a su tendencia al desgaste, la desintegración y el aumento del
azar (aleatoriedad) en su interior. El grado de entropía de un sistema aumenta
necesariamente con el pasar del tiempo.
8. Entradas y salidas: Los sistemas reciben entradas del entorno externo o de otros sistemas,
las procesan internamente y producen salidas o resultados. Las entradas pueden ser
materiales, financieras, información, etc., mientras que las salidas pueden ser productos,
servicios, decisiones, etc.
Estas características ayudan a definir la naturaleza y el funcionamiento de cualquier sistema, ya
sea en contextos organizacionales, sociales, naturales o tecnológicos.
4. Mencione tres tipos de organización y sus características.
1. Organizaciones Empresariales:
o Características:
Objetivo: Su objetivo principal es generar ingresos a través de la
producción o comercialización de bienes y servicios.
Propiedad: Pueden ser de propiedad privada (controladas por individuos o
grupos privados) o públicas (controladas por el gobierno).
Estructura: Generalmente tienen una estructura jerárquica clara con
funciones y roles definidos.
Finalidad económica: Están orientadas hacia la maximización de
beneficios y la eficiencia en el uso de recursos.
Competencia: Operan en mercados competitivos donde buscan
posicionarse y destacarse frente a otros competidores.
2. Organizaciones No Gubernamentales (ONG):
o Características:
Objetivo: Su objetivo principal es trabajar en pro de causas sociales,
ambientales, culturales, o de derechos humanos sin perseguir fines de lucro.
Financiamiento: Suelen depender de donaciones, subvenciones públicas o
privadas para financiar sus actividades.
Independencia: Mantienen una independencia política y financiera
respecto a gobiernos y empresas.
Participación: Fomentan la participación activa de voluntarios y
colaboradores en sus proyectos y actividades.
Impacto social: Buscan generar un impacto positivo en comunidades o
sectores específicos de la sociedad.
3. Organizaciones Internacionales:
o Características:
Ámbito de actuación: Operan a nivel global o regional, involucrando a
múltiples países y estados miembros.
Objetivos: Tienen objetivos que abarcan desde la cooperación económica y
política hasta el desarrollo sostenible, la paz y la seguridad internacional.
Estructura: Suelen tener una estructura organizativa compleja con diversos
órganos, asambleas o consejos que representan a los países miembros.
Normativas: Establecen normativas y acuerdos internacionales que regulan
las relaciones entre países y la cooperación en diversas áreas.
Funcionamiento: Pueden desempeñar roles variados como la mediación de
conflictos, la promoción de derechos humanos, la ayuda humanitaria, entre
otros.
5. ¿Qué papel juega el método en la mejora de procesos organizacionales?
El método juega un papel fundamental en la mejora de procesos organizacionales por varias
razones, si se decide que un negocio se mantenga igual a lo largo del tiempo, es muy probable que
en algún momento fracase. Para innovar hay que hacer cambios y si los negocios no se adaptan
para cumplir con las demandas de los clientes, no crecerán. Ese es el motivo por el que en las
organizaciones se aplica algún tipo de metodología de mejora de procesos, para adaptarse a las
demandas de los clientes. Estas metodologías de mejora de procesos pueden realizarse junto a
procesos de gestión de calidad.
Los métodos establecen procedimientos y pasos claros para llevar a cabo actividades específicas
dentro de un proceso. Esto ayuda a estandarizar las operaciones, asegurando que se realicen de
manera consistente y eficiente. Al seguir un método detallado, las organizaciones pueden
identificar fácilmente áreas donde se están produciendo retrasos, errores o desperdicios. Esto
facilita la detección de ineficiencias y la implementación de mejoras.
Los métodos proporcionan un marco para analizar cada paso del proceso, evaluando su efectividad
y eficiencia. Esto permite a las organizaciones identificar qué aspectos del proceso pueden
mejorarse y cómo. Utilizando métodos adecuados, las organizaciones pueden optimizar el uso de
recursos como tiempo, mano de obra, materiales y tecnología. Esto conduce a una reducción de
costos y a una mejora en la productividad.
Los métodos no solo ayudan a mejorar los procesos existentes, sino que también fomentan una
cultura de mejora continua. Al establecer métodos de seguimiento y evaluación periódica, las
organizaciones pueden adaptarse rápidamente a cambios y mantener la eficiencia a largo plazo. La
estandarización a través de métodos claros facilita la formación de nuevos empleados y el
desarrollo de habilidades dentro de la organización. Los métodos sirven como guía para el
aprendizaje y la mejora de competencias.
En síntesis, a mi criterio, el método facilita un marco ordenado y metódico para identificar,
analizar y mejorar los procesos organizacionales. Proporciona la eficiencia operativa, la reducción
de costos, la mejora de la calidad y la capacidad de adaptación a cambios, ayudando así
significativamente a la competitividad y al éxito general de la organización.
6. Describa los pasos básicos para implementar un nuevo sistema en una organización.
Paso 1: Establecer y comunicar objetivos estratégicos claros
Para implementar una estrategia nueva, primero debemos identificar metas claras y alcanzables.
Estas deben incluir declaraciones de visión y misión, objetivos a largo plazo y KPI. Cuanto más
claro sea el panorama, más fácil será el resto del proceso para el equipo y la organización,
simplemente porque todos trabajarán para alcanzar los mismos objetivos.
Paso 2: Involucrar al equipo
Para implementar la estrategia de manera efectiva y eficiente, necesitamos aumentar el interés y
motivar la participación. Determinar los roles y responsabilidades desde el principio, definir
claramente las funciones del equipo y asegurar de que no haya brechas de responsabilidad.
Delegar tareas de forma eficaz, una vez que hayamos definido los roles y responsabilidades de
todos, el equipo realizará las tareas de acuerdo con el plan de implementación, todos debemos
saber cómo el trabajo individual contribuye al proyecto. Esto mantendrá a todos motivados y
encaminados.
Paso 3: Ejecutar el plan estratégico
Asignar los recursos necesarios, como los fondos para presupuestos estratégicos u operativos, para
que el equipo pueda poner en acción el plan estratégico. Si no se cuenta con los recursos
adecuados, no podremos hacer realidad el plan, por lo que esta debería ser una de las principales
prioridades.
Desde el comienzo, tendremos presente el final para alinear de manera eficaz los objetivos, el
cronograma del proyecto. Identificamos los recursos disponibles, como la capacidad del equipo, el
presupuesto, las herramientas o habilidades necesarias y cualquier otro recurso no convencional.
Definir un alcance del proyecto claro, así podremos saber exactamente qué se necesita para el
proyecto y cuándo. Compartir el plan del proyecto con todas las personas involucradas en el
proceso de implementación mediante una herramienta de gestión del trabajo, cuanto mejor
elaborado esté el plan estratégico, más fácil será implementarlo.
Paso 4: Mantener un enfoque ágil
Inevitablemente, nos encontraremos con problemas cuando empecemos a implementar la
estrategia. Cuando esto suceda, modificaremos los objetivos o el enfoque para solucionarlos.
Definir un cronograma para actualizar con frecuencia el estado de los objetivos o los cambios en la
estrategia de implementación. En función de la estrategia, crear informes de estado del
proyecto semanales, mensuales o trimestrales. Compartir estas actualizaciones con los
colaboradores externos, así como con el equipo interno, para mantener a todos informados.
Contar con una fuente central de información donde todos puedan consultar los datos del proyecto
en tiempo real ayudará a agilizar el proceso, un software de gestión del trabajo permitirá al equipo
coordinar proyectos, tareas y procesos en tiempo real, pero también brinda la libertad de realizar el
trabajo de forma asincrónica, así todos tienen la visibilidad que necesitan para saber quién está
haciendo qué.
Paso 5: Dar un cierre
Una vez implementada la estrategia, contactar con todas las personas involucradas para confirmar
que el trabajo se ha finalizado. Implementar una estrategia no es como un rompecabezas que se
termina cuando se coloca la última pieza, sino más bien como plantar un jardín que sigue
creciendo y cambiando incluso cuando has terminado con el trabajo. Organizar un cierre con el
equipo será el penúltimo hito de la implementación de la estrategia y es un paso crucial para la
finalización.
Paso 6: Reflexionar
Realizar una reunión o análisis retrospectivo para reflexionar sobre la estrategia implementada, así
como para evaluar el éxito del proceso de implementación y la estrategia en sí. Este paso es una
oportunidad para descubrir las lecciones aprendidas para los próximos proyectos y estrategias y asi
evitar posibles errores y aprovechar oportunidades nuevas en el futuro.
7. ¿Por qué es importante la retroalimentación en un sistema?
La retroalimentación es crucial en un sistema dentro de una organización por varias razones
fundamentales que impactan directamente en su funcionamiento y eficiencia, proporciona
información sobre cómo el sistema está funcionando en la práctica y qué áreas necesitan mejoras.
Esto permite ajustar y optimizar el sistema de manera continua para adaptarse mejor, permite
identificar rápidamente cualquier problema, error o mal funcionamiento en el sistema. Esta
detección temprana facilita la corrección oportuna de los problemas antes de que afecten
significativamente las operaciones diarias o los resultados de la organización.
Al retroalimentar, la organización puede identificar oportunidades para optimizar el uso de
recursos como tiempo, dinero y personal. Esto contribuye a mejorar la eficiencia operativa y
reducir costos innecesarios. Fomenta una cultura organizacional de mejora continua y aprendizaje.
Al valorar y utilizar la retroalimentación de manera constructiva, la organización demuestra su
compromiso con la excelencia y la adaptación a cambios para mantenerse competitiva y relevante.
La retroalimentación en un sistema dentro de una organización no solo es importante para resolver
problemas y ajustar funcionalidades, sino que también es esencial para asegurar que el sistema
contribuya de manera efectiva a los objetivos estratégicos y al éxito general de la organización. Es
la manera en que algunos elementos salientes de un sistema vuelven a ser introducidos para
equilibrar el sistema o evolucionarlo y llevarlo a un nuevo estado de equilibrio, ya que permite a
las personas evaluar su rendimiento, identificar áreas para mejorar y hacer los ajustes necesarios
para lograr los resultados deseados.
8. Proporcione un ejemplo de cómo un método específico puede mejorar la eficiencia en
una organización.
Metodología Six Sigma: Mejora de Procesos en una Empresa de confección de uniformes
militares.
Contexto: Imaginemos una empresa de confección de uniformes militares. El proceso de diseño,
corte y costura de una de sus prendas clave ha estado experimentando problemas de calidad y
tiempos de producción prolongados.
Pasos y Beneficios de la Implementación de Six Sigma:
1. Definición del Problema: Se identifica el problema específico: altas tasas de defectos en
las prendas y inconstancia en los tiempos de confección.
2. Medición: Se recopilan datos precisos sobre los defectos y los tiempos de ciclo actuales
del proceso de confección.
3. Análisis: Se utiliza herramientas estadísticas como diagramas de causa y efecto, análisis de
Pareto y análisis de capacidad del proceso para identificar las causas raíz de los problemas
de calidad y tiempo.
4. Mejora: Se implementan soluciones basadas en datos y evidencia, como la optimización
de la disposición del área de trabajo, la estandarización de métodos de corte y confección,
la capacitación del personal en técnicas específicas y la mejora de la supervisión y el
control de calidad.
5. Control: Se establecen controles y medidas preventivas para monitorear continuamente el
proceso y asegurar que las mejoras se mantengan a lo largo del tiempo. Se implementan
indicadores clave de desempeño (KPIs) para seguir la evolución y detectar desviaciones.
Beneficios de la Implementación:
Reducción de defectos: La metodología Six Sigma ayuda a reducir significativamente las
tasas de defectos en las prendas, mejorando la calidad y reduciendo los costos asociados
con retrasos y devoluciones de clientes.
Optimización del tiempo de ciclo: Al identificar y eliminar las causas de la variabilidad
en los tiempos de producción, la empresa logra reducir los tiempos de ciclo, aumentando
así la capacidad de producción y cumpliendo con los plazos de entrega de manera más
consistente.
Mejora de la eficiencia operativa: La estandarización de procesos y la capacitación del
personal en métodos eficaces contribuyen a una mayor eficiencia operativa general,
aumentando la productividad y reduciendo los costos operativos.
Criterio Excelente (10) Bueno (7) Suficiente (3) Insuficiente (1)
Información clara y Información Información poco Información
Claridad
bien estructurada mayormente clara clara confusa
Información
Información Información precisa, Información
Contenido incompleta o
completa y precisa pero con omisiones incorrecta
imprecisa
Análisis profundo y Sin análisis
Análisis Análisis adecuado Análisis superficial
detallado significativo
Presentación visual Presentación clara Presentación con Presentación
Presentación
atractiva y sin errores con pocos errores algunos errores desorganizada
