UD3.
HOJAS DE CÁLCULO
Hojas de cálculo
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¿Qué son?
Una hoja de cálculo es un software de aplicación informática que se basa en un sistema de celdas
verticales y horizontales que conforman entre sí filas y columnas.
Una hoja de cálculo permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz de filas y columnas.
Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos
complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.
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Hojas de cálculo
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¿Para qué sirven?
Una hoja de cálculo sirve, en general, para actividades relacionadas con la gestión empresarial y de
negocios, ya que su cometido principal es organizar y calcular el valor que se le atribuye a las celdas.
Las funcionalidades más recurrentes de este programa son:
●
Contabilidad.
●
Cálculo aritmético.
●
Modelos dinámicos.
●
Creación de bases de datos.
●
Creación de gráficas y reportes.
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Hojas de cálculo
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Tipos de hojas de cálculo
●
Numbers: Se trata de un software de hoja de cálculo, desarrollada por Apple Inc, que se encuentra
dentro del paquete de ofimática de iWork. La 1ª versión fue anunciada en 1998, funciona sólo para Mac
OS X v10.4 y v10.5, y la 2ª versión fue anunciada en 2009, incluyendo las características MathType y
EndNote. Algunas de las características que incorpora son:
Incluye más de 250 funciones
Sistema de ayuda incorporado
Visualización en Lista de fórmulas
Permite agrupar los datos de cualquier columna y crear categorías de tablas
Combina series de filas, columnas y áreas en una única gráfica mixta
Selector de plantilla optimizado, entre otras
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Hojas de cálculo
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Tipos de hojas de cálculo
●
Google Sheets: Es un programa de hoja de cálculo incluido como parte del paquete gratuito de editores
de documentos de Google basado en la web. La aplicación es compatible con los formatos de archivo
de Microsoft Excel.
Google Sheets permite a los usuarios crear y editar archivos en línea mientras colaboran con otros
usuarios en tiempo real, además de realizar un seguimiento de las ediciones con un historial de revisión
que presenta los cambios.
●
LibreOffice Calc: Es una hoja de cálculo integrada en la suite ofimática LibreOffice. Es la alternativa
gratuita y libre a aplicaciones privadas como el propio Microsoft Word. Integra todas las herramientas
inherentes a un programa de este tipo y cuenta con soporte para múltiples sistemas operativos.
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Hojas de cálculo
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Tipos de hojas de cálculo
●
Microsoft Excel: Es parte de la suite ofimática Microsoft Office y está disponible para Windows, MacOS,
Android e iOS. Cuenta con un gran número de herramientas que, además de ser fáciles de utilizar,
permiten obtener resultados de gran calidad.
Microsoft Excel cuenta con cálculo, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro
llamado Visual Basic para aplicaciones.
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Hojas de cálculo
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Formatos de ficheros
●
xls: Extensión de archivo para una hoja de cálculo creada por Microsoft Excel.
●
xlsx: Extensión de archivo predeterminada para una hoja de cálculo creada por Microsoft Excel 2007 o
versiones posteriores.
●
xltx: Extensión de archivo para las plantillas de hojas de cálculo de Microsoft Excel.
●
ods: Extensión de archivo para una hoja de cálculo creada por OpenOffice y LibreOffice.
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Hojas de cálculo
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Formatos de ficheros
●
ots: Extensión de archivo para las plantillas de hojas de cálculo de OpenOffice y LibreOffice.
●
csv: Extensión de archivo con valores separados por comas. Se utiliza para almacenar datos tabulares
(números y texto) en un formato de texto no cifrado.
●
pdf: Formato de documento portátil. Se utiliza para la representación de documentos
independientemente de la aplicación software, hardware y sistemas.
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Hojas de cálculo
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Espacio de trabajo
●
En la parte superior de la pantalla se dispone la barra de menús, desde la que se puede acceder a todas las
funcionalidades que ofrece la aplicación. Esas funcionalidades están agrupadas en los menús Archivo, Editar,
Ver, etc.
●
Bajo la barra de menús se encuentran dos de las barras de herramientas más comunes: la Estándar y la de
Formato.
●
Bajo las barras de herramientas se encuentra la barra de fórmulas, la cual muestra los valores o las
expresiones que hay en cada celda.
●
La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo y, rodeando la tabla, hay una serie de celdas con las
letras que identifican cada columna y los números que identifican cada fila.
●
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical sirven para desplazarse por el documento en ambas
direcciones.
●
En la parte inferior está la barra de estados.
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Hojas de cálculo
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Celda
En informática, las celdas son campos de variable tamaño y disposición que permiten introducir datos,
en general numéricos, para ponerlos en relación y ejecutar operaciones matemáticas en hojas de
cálculo.
Básicamente, la celda es un espacio rectangular que se forma entre filas y columnas y que se identifica
con la combinación de una o más letras y un número. En la celda se ingresa información como puede
ser texto o números, fórmulas y funciones.
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Hojas de cálculo
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Celdas
●
Introducción de datos
En la hoja de cálculo podemos introducir los siguientes datos:
Textos: Los textos se emplean generalmente como títulos y encabezamientos para filas o columnas.
Valores o números: Entradas numéricas.
Fechas: Las fechas son combinaciones de números y textos que especifican un día determinado en el calendario.
Tiempo: Se trata de una entrada numérica que especifica una determinada hora del día.
Valores booleanos: Solamente admite dos posibles valores (verdadero o falso).
Fórmulas: Conjunto de operaciones. Al introducir una fórmula en una celda se muestra el resultado de dicha
fórmula.
Funciones: Son fórmulas abreviadas que realizan una cierta operación matemática.
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Hojas de cálculo
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Celdas
●
Modificación o eliminación de datos
A la hora de editar los datos de una celda se puede hacer desde la propia celda, haciendo doble clic en la
misma, o desde la barra de fórmulas. Tanto para introducir datos en una celda vacía como para modificar los
datos de una celda rellena, hay que pulsar la tecla “Intro” o “Tab” para que acepte los cambios.
Para borrar el contenido de una celda simplemente hay que seleccionarla y pulsar la tecla “Supr”. Si se desean
borrar varias celdas a la vez, hay que seleccionar las celdas cuyo contenido se quiere eliminar y pulsar la tecla
“Supr”. Otra forma de eliminar el contenido de una selección de celdas es con la tecla de retroceso “←”, lo cual
abrirá una pestaña para indicar el contenido a eliminar (Calc).
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Hojas de cálculo
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Celdas
●
Formato
En las hojas de cálculo se puede formatear tanto el aspecto de las celdas (bordes, color, tamaño,
alineación, fuentes, etc.) como los datos que contienen (porcentaje, moneda, número decimal, etc.).
Con respecto al formato de los datos podemos encontrar:
General (en Excel): Son celdas sin un número de formato específico. Normalmente la propia
aplicación asigna un formato automáticamente en función del contenido insertado en la celda.
Número: La celda va a contener números. Se puede definir el n.º de decimales que se van a
visualizar, si se desea ver el separador de miles y cómo se van a mostrar los números negativos.
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Hojas de cálculo
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Celdas
Moneda: Es similar al formato Número, pero además incluye un símbolo para identificar esa cifra
como una moneda (por ejemplo €).
Contabilidad (en Excel): Muy parecido al formato Moneda, su especialidad es que los símbolos de
moneda y las comas decimales estén alineados unos encima de otros.
Fecha: La fecha puede presentar el formato corto (por ejemplo 01/09/2022) o el formato largo
(jueves, 01 de septiembre de 2022). Para introducir un dato como fecha hay que separar sus
componentes con barras (“/”) o guiones (“-”).
Hora: Para introducir un dato con el formato de hora hay que separar cada uno de sus
componentes mediante dos puntos (“:”).
Porcentaje: Muestra el contenido de la celda en proporción al 100%, es decir, si una celda tiene el
valor 0,5 y se cambia a formato porcentaje mostrará 50%, pero su valor no varía.
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Hojas de cálculo
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Celdas
Fracción: Muestra el contenido de la celda en formato de fracción, es decir, si una celda contiene el
valor 0,5 y se aplica el formato fracción mostrará ½, que es su fracción equivalente.
Científica: Muestra el contenido de la celda como un número multiplicado por 10 elevado a una
cantidad.
Texto: Con este formato todo el contenido de la celda se mostrará como texto, incluso cuando haya
un número almacenado dentro. Cuando el contenido tenga este formato no se podrán realizar
operaciones matemáticas con él.
Personalizado: Permite al usuario definir un nuevo formato de número en función de las
necesidades.
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Hojas de cálculo
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Desplazarse por el documento
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Hojas de cálculo
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Seleccionar celdas
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Hojas de cálculo
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Filas y columnas
●
Fijar filas y columnas
Al trabajar con hojas de cálculo con un tamaño medio-grande dificulta el seguimiento de los datos. Es posible
fijar las filas y/o columnas que actúan como cabecera desde la barra de herramientas estándar > Inmovilizar
filas y columnas.
El resultado que muestra el ejemplo es que, al desplazarse por la hoja, las filas 1 y 2 y la columna A no se moverán.
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Hojas de cálculo
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Hojas
La hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar
datos y fórmulas. Cada vez que se abre una nueva hoja de cálculo se crea por defecto una hoja de
trabajo, con el nombre “Hoja1”.
Dentro de cada hoja de trabajo, las filas están ordenadas con números y las columnas con letras del
alfabeto, por lo que cada celda se identifica combinando la letra de la columna y el número de la fila (Ej:
A1).
Las hojas de una hoja de cálculo pueden incrementarse o decrecer de acuerdo a las necesidades del
usuario.
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Hojas de cálculo
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Hojas
●
Añadir
Las formas más comunes para añadir una hoja son:
Con el símbolo “+” situado en la parte inferior
izquierda: De esta forma se insertará una hoja
nueva a continuación de la última y se le asignará
automáticamente el nombre “HojaX”, donde X
hace referencia al n.º de la hoja que corresponda.
Desde la barra inferior (Calc): Al hacer clic
derecho sobre la barra se mostrarán diferentes
opciones, dentro de las cuales está la de “Insertar
hoja”. Al seleccionar dicha opción, se abrirá un
menú donde se puede indicar la posición en la
que se va a insertar la nueva hoja, nombre,
cantidad e incluso añadir desde otro archivo.
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Hojas de cálculo
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Hojas
●
Mover o Copiar
Las formas para mover o copiar una hoja son:
Seleccionando la hoja en la barra inferior: Al
seleccionar la hoja en la barra inferior mientras se
mantiene el botón pulsado, se puede desplazar la
hoja seleccionada a la posición deseada.
Desde la barra inferior: Al hacer clic derecho sobre
la barra se mostrarán diferentes opciones, dentro
de las cuales está la de “Mover o copiar hoja”. Al
seleccionar dicha opción, se abrirá un menú
donde se puede indicar si se desea mover o
copiar la hoja, a qué documento, posición y
nombre nuevo.
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Hojas de cálculo
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Hojas
●
Eliminar
Para eliminar una hoja se debe de seleccionar en la
barra inferior la hoja, clic derecho y seleccionar la
opción “Eliminar hoja”.
●
Mostrar/Ocultar
Para mostrar u ocultar una hoja se debe de
seleccionar en la barra inferior la hoja, clic derecho
y seleccionar la opción “Mostrar la hoja” u “Ocultar
hoja”.
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Hojas de cálculo
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Hojas
●
Referencia entre hojas
Para acceder a una celda de otra hoja hay que
aplicar la sintaxis:
$[Link]
●
Referencia a otros documentos
Para acceder a una celda de otra hoja en otro
documento hay que aplicar la sintaxis:
‘file///{Ruta}/{NombreDocumento}.ods’#$[Link]
Nota: Si la celda referenciada cambia, se puede actualizar el vínculo
desde Editar > Enlaces a archivos externos > Actualizar.
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Hojas de cálculo
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Hojas
●
Dividir una hoja
En el caso de trabajar con una hoja de cálculo de
tamaño medio-grande es interesante poder dividir
parte de la hoja para poder visualizar el contenido o
trabajar sobre él.
Para dividir la hoja se realiza a través de las barras
de desplazamiento.
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
Una fórmula es una expresión que se utiliza para obtener un resultado a partir de los datos incluidos en
una o más celdas.
●
Inserción
Para insertar una fórmula hay que situarse en una celda y escribir el signo igual (=), de esta forma el programa
entiende que lo que viene a continuación es una fórmula. Por ejemplo, si en una celda se escribe “5+3” y en otra
“=5+3”, el programa tomará la primera como texto y la segunda como fórmula. Indicar que, aunque en la celda
se muestre el resultado, la barra de fórmulas seguirá mostrando la operación.
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
●
Controlador de relleno
El controlador de relleno produce distintos resultados en función del contenido de la celda sobre la que se
aplique.
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
●
Referencias a celdas
Existen varios tipos de referencias:
Referencias relativas: Indican la posición de una celda con respecto a aquella en que se nombra.
Referencias absolutas: No van relacionadas con la posición de una celda, sino únicamente con su nombre, es
decir, al copiar o mover la celda donde se encuentra la referencia, la referencia no varía. La nomenclatura de las
referencias absolutas introducen el símbolo “$” delante de la letra y del número.
Referencias mixtas: Es una mezcla de las referencias anteriores. Uno de los dos elementos de la celda
referenciada (fila o columna) permanece fijo como en la referencia absoluta, mientras que el otro varía según su
posición.
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
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Hojas de cálculo
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Fórmulas
●
Errores en las fórmulas:
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Hojas de cálculo
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Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que incluye la hoja de cálculo y que hacen que sea más simple
y rápida la realización de operaciones.
Podemos insertar una función en una celda escribiéndola o bien mediante el asistente para insertar
función.
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones esenciales:
Para ejemplificar las siguientes funciones se van a
tomar como ejemplo los siguientes valores:
A1 = 2
A2 = 3
A3 = 5
A4 = -2,5
A5 = en blanco
A6 = texto
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Hojas de cálculo
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Funciones
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Funciones esenciales:
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones esenciales:
CONTARA: Cuenta los valores que hay en un rango de celdas.
=CONTARA(rango)
CONTAR: Cuenta los números que hay en un rango de celdas.
=CONTAR(rango)
[Link]: Cuenta el número de celdas vacías que hay en un rango de celdas.
=[Link](rango)
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones esenciales:
ESPAR: Devuelve verdadero si el número es par.
=ESPAR(valor)
ESIMPAR: Devuelve verdadero si el número es impar.
=ESIMPAR(valor)
ALEATORIO: Devuelve un número al azar entre 0 y 1.
=ALEATORIO()
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Hojas de cálculo
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Funciones
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Funciones esenciales:
[Link]: Devuelve un número al azar entre inicio y fin.
=[Link](inicio;fin)
Y: Devuelve verdadero si todas las condiciones son ciertas.
=Y(prueba1;prueba2)
O: Devuelve verdadero si alguna de las condiciones es cierta.
=O(prueba1;prueba2)
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones condicionales:
SI: Devuelve el segundo argumento si la prueba lógica es cierta y el tercero si no lo es.
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
[Link]: Devuelve el número de celdas de un rango que cumplen el criterio propuesto.
=[Link](rango;criterio)
[Link]: Suma los números de un rango cuando cumplen un criterio o condición.
=[Link](rango;criterio)
[Link]: Calcula el promedio de un rango cuando cumple un criterio o condición.
=[Link](rango;criterio)
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones condicionales:
[Link]: Comprueba uno o más condiciones y devuelve el primer resultado verdadero.
=[Link](prueba1;resultado1;prueba2;resultado2)
{función}.[Link]: Realiza la operación correspondiente si se cumplen los criterios en cada uno de los
intervalos de celdas.
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones de búsqueda:
BUSCAR: Busca un valor dentro de un rango de celdas y devuelve el valor correspondiente del rango de
resultados. OJO!! Para que funcione correctamente es recomendable que el vector de búsqueda esté ordenado de
manera ascendente y no existan duplicados.
=BUSCAR(criterio_búsqueda;vector_búsqueda;vector_resultado)
BUSCARV: Busca un valor en la 1ª columna, se desplaza por su fila y devuelve el valor de otra columna que
indiquemos. En el índice se indica la columna sobre la que se quiere buscar el resultado. En ordenado se especifica
0 para búsqueda exacta y 1 para búsqueda aproximada.
=BUSCARV(criterio_búsqueda;matriz;índice;ordenado)
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Hojas de cálculo
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Funciones
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Funciones de búsqueda:
BUSCARH: Busca un valor en la 1ª fila, se desplaza por su columna y devuelve el valor de otra fila que indiquemos.
En el índice se indica la fila sobre la que se quiere buscar el resultado. En ordenado se especifica 0 para búsqueda
exacta y 1 para búsqueda aproximada.
=BUSCARH(criterio_búsqueda;matriz;índice;ordenado)
COINCIDIR: Devuelve la posición de un valor en un rango de celdas. Obtenemos la fila o columna que ocupa el
valor buscado. En tipo se especifica 0 para búsqueda exacta y 1 para búsqueda aproximada.
=COINCIDIR(criterio_búsqueda;matriz;tipo)
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Hojas de cálculo
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Funciones
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Funciones sobre el texto:
CONCATENAR: Combina varios valores de texto en uno solo.
=CONCATENAR(texto1;texto2;...)
DERECHA: Devuelve el último o últimos caracteres de un texto. En número se especifica el n.º de caracteres a
obtener comenzando por la derecha.
=DERECHA(texto;número)
IZQUIERDA: Devuelve el primer o primeros caracteres de un texto. En número se especifica el n.º de caracteres a
obtener comenzando por la izquierda.
=IZQUIERDA(texto;número)
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones sobre el texto:
EXTRAEB: Devuelve una parte de un texto. En la posición inicial se indica la posición del carácter inicial que se
quiere extraer. En número se especifica el n.º de caracteres a extraer comenzando por la izquierda.
=EXTRAEB(texto;posición_inicial;número)
REEMPLAZAR: Sustituye caracteres dentro de un texto por otros caracteres. En la posición se indica la posición
del carácter inicial que se va a sustituir. En longitud se indica el n.º de caracteres totales que se van a sustituir.
=REEMPLAZAR(texto;posición;longitud;texto_nuevo)
TRANSPONER: Intercambia las filas y las columnas de una matriz. A la hora de transponer una matriz hay que
realizar su inversa, es decir, si una tabla está formada por 21 filas y 12 columnas, su transpuesta equivaldría a 12
filas y 21 columnas. Para aplicar la función, a diferencia del resto, es con Ctrl + Shift + Enter.
=TRANSPONER(matriz)
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Hojas de cálculo
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Funciones
●
Funciones anidadas:
El uso de funciones anidadas se aplica cuando una función (principal) necesita calcular u operar con datos que se
extraen de otra u otras funciones (función anidada), es decir, consiste en hacer uso de una o varias funciones
dentro de una principal.
Por ejemplo: Queremos saber si un alumno se merece matrícula (función principal), siempre que su nota media sea
mayor o igual que 9 (función anidada).
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Hojas de cálculo
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Listas
En una hoja de cálculo una lista es una secuencia de datos relacionados. Para crear una lista debe
haber una primera fila que identifique cada columna, la cual debe presentar un formato diferente a las
filas de datos.
En el ejemplo que se muestra, la cabecera de la lista serían los campos “Nombre, Cantidad, Precio y Total”, los cuales identifican a
los valores de cada columna.
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Hojas de cálculo
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Listas
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Ordenación y filtrado en listas
Para ordenar una lista se debe seleccionar una celda que esté dentro de la lista y, desde la barra de
herramientas estándar, ordenar la lista de manera ascendente o descendente a partir de la columna de la
celda seleccionada.
Los inconvenientes que tiene son:
Ordena la fila del título.
Tiene en cuenta las filas sin datos.
No permite ordenas listas con celdas combinadas.
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Hojas de cálculo
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Listas
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Ordenación y filtrado en listas
Las listas pueden ser excesivamente grandes y, en ocasiones, solamente interesa trabajar con un número de
filas que cumplan un criterio determinado. Para conseguir esto se debe utilizar los filtros, los cuales se activan
desde la barra de herramientas estándar.
Los filtros se pueden aplicar sobre la 1ª fila de la lista, la cual contiene las cabeceras de la lista, o sobre una
celda de la 1ª fila.
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Hojas de cálculo
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Listas
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Formato condicional
El formato condicional se utiliza para dar un formato a una celda dependiendo del valor que contenga. Se
pueden marcar tantas condiciones como se desee sobre una celda o grupo de celdas. Si cumple la primera
condición aplica el estilo marcado, de lo contrario, pregunta por la segunda condición y así sucesivamente.
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Hojas de cálculo
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Gráficos
Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Para crear un gráfico hay que
seleccionar los datos, teniendo en cuenta el orden seguido en la selección y si se selecciona por filas o
por columnas.
Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo, que se mostrará en pantalla y se
guardará como parte de la misma. O bien, se puede crear como un documento separado en otra hoja de
datos. Los gráficos se vinculan a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generaron y se
actualizarán cuando se actualice la hoja de cálculo.
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Hojas de cálculo
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Gráficos
●
Crear un gráfico
Para crear un gráfico primero se seleccionan los datos que se desea representar, junto a las celdas que
contienen rótulos para las filas o columnas, de manera que salgan automáticamente títulos de gráficos, ejes y
leyendas.
Es muy importante seleccionar los datos con un orden, bien por filas o bien por columnas. Para seleccionar
celdas que no estén juntas es conveniente utilizar la tecla Ctrl.
Una vez se han seleccionado los datos, el gráfico se puede crear desde la barra de menú > Insertar > Gráfico
o desde la barra de herramientas estándar.
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Hojas de cálculo
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Gráficos
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Crear un gráfico
Los gráficos se crean a partir del Asistente de gráficos, el cual nos permite modificar las diferentes opciones que
puede presentar un gráfico.
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Hojas de cálculo
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Gráficos
●
Crear un gráfico
Los pasos del asistente son:
Tipo de gráfico: permite seleccionar el tipo de gráfico y su forma.
Intervalo de datos: muestra el intervalo de datos seleccionado, se puede indicar si el gráfico se va a crear
a partir de las columnas o las filas, y si la 1ª fila y/o columna son etiquetas.
Series de datos: permite añadir o quitar alguno de los intervalos seleccionados.
Elementos del gráfico: permite añadir título, subtítulo, leyenda, entre otras opciones al gráfico.
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