Modelo No3 de Cotec Sobre modelos de gestin tecnolgica.
1. QU? 1.1. ESTRATEGIA 1.1.1. PROSPECTIVA [Link]. Mtodo
El archivo central del departamento de asuncin para sus estudios prospectivos de implementacin y adaptacin de nuevas tecnologas adecuadas a modelos dinmicos de gestin documental, ha optado por enfocar dichos estudios, bajo el mtodo Delphi, que consiste en la seleccin de un grupo de expertos a los que se les pregunta su opinin sobre cuestiones referidas a acontecimientos del futuro. Para dicha seleccin se tendrn en cuenta el trabajo y estudio del personal especializado en el desarrollo e investigacin de nuevos modelos de software de gestin documental que facilite la organizacin y gestin de los documentos en los archivos.
El nmero de integrantes que compondr este grupo de expertos estar supeditado al nivel de respuesta que se obtenga de ellos y se priorizara por indagar al personal interno de la unidad de informacin especializado en el tema, en segunda instancia se consultara a expertos a nivel nacional y por ltimo se optara la consulta con especialistas internacionales. Por todo lo anterior, el mtodo Delphi permitir al archivo prever en un lapso de tiempo definido de visin a futuro, visualizar las transformaciones ms importantes que puedan producirse en el mbito de nuevos modelos de software de gestin documental para la organizacin y clasificacin de la documentacin del archivo departamental de asuncin.
[Link]. Anlisis de mercadeo. El mundo avanza a pasos agigantados, las unidades de informacin para prosperar deben saber, no solo adecuarse al ritmo establecido por cada sociedad, sino proyectar a futuro los servicios y herramientas tecnolgicas que se piensen implantar, con el propsito ultimo de satisfacer las necesidades informativas del usuario. Entendiendo esto es que el archivo ha decidido adelantarse a las necesidades del usuario, si el usuario da dos pasos, el archivo dar el doble. Dando el paso adelante es que el archivo implementara diversos mtodos de estudio prospectivos de mercado, para analizar a futuro el comportamiento, necesidades y dificultades que posiblemente se presenten en la organizacin, clasificacin y gestin de la documentacin del archivo de asuncin. El estudio de usuarios ser el primer mtodo a aplicar, pues ser el factor principal para detectar virtudes y dificultades que se presenten en el objetivo de satisfacer sus necesidades informativas. Acto seguido se analizara introspectivamente los procesos y actividades llevadas a cabo en el archivo, con el fin de identificar dificultades en algunas reas concernientes a las funciones archivsticas reglamentadas y reguladas por el archivo general de la nacin, dirigidas a gestionar toda su documentacin. De igual forma se realizara una estrategia de marketing para observar en el mercado, marcas, precios, proveedores, calidad, y requerimientos tcnicos de la tecnologa que se proyecta implementar en el archivo como solucin a las dificultades presentas en algunos procesos llevados a cabo en el archivo de asuncin y con el propsito tambin de adecuarse a las necesidades del mercado. Por ltimo se efectuara un estudio acerca de los estados financieros del archivo para saber con qu recursos econmicos cuenta para la ejecucin de toda esta planeacin en la adquisicin de tecnologa que gestione toda la documentacin custodiada en el archivo asuncin.
[Link]. Recogida de informacin.
En ste aspecto, el archivo para buscar, recopilar y analizar la informacin documental concerniente a las necesidades que presentan los archivos, para la gestin de su documentacin, considerara descriptores como gestin tecnolgica, software de gestin documental, entre otras, seguidamente proceder a la consulta cotidiana de algunas fuentes de informacin en el campo bibliotecolgico y archivistico, tanto de carcter comercial y referencial (LISA, EBSCO-Fuente acadmica) como open sorce y de texto completo (E-LIS, IFLA, DOIS-Documents information science, GOOGLE SCHOLAR, CYBER TESIS) donde se encuentra y se presume que se seguir encontrando una cantidad importante de trabajos e informacin referente al tema.
1.2.
FOCALIZAR
1.2.1. Benchmarking. Se estudiara en el mercado la informacin suministrada de los proveedores, referente las condiciones y requerimientos especficos establecidos por el archivo, para la contratacin y seleccin de un software dinmico de gestin documental, evaluando y comparando adems la informacin suministrada por las empresas que licitan en dicha propuesta.
1.3. TRASFERENCIA 1.3.1. Aprendizaje
En este aspecto se ha de considerar diferentes factores que influyen en los procesos de aprendizaje del personal del archivo en la adecuacin y uso de la tecnologa que el archivo planea implantar para el desempeo eficaz de la organizacin y gestin de la documentacin. En este proceso se han detectado varios tipos de aprendizajes, entre ellos los siguientes: Aprendizaje por estudio Aprendizaje por la practica Aprendizaje por el error
Estos tipos de aprendizaje sern tenidos en cuenta por el archivo, para entender como ser el proceder que se deber tener en el uso del software de gestin para el desarrollo de las actividades del archivo.
1.3.2. Seleccin
Este punto es donde divergen cada uno de los anteriores y siguientes criterios de planeacin de contratacin tecnolgica, en este caso, de un software de gestin tecnolgica. Para llevar a cabo el proceso de seleccin de la tecnologa a implementar, se deber planear y recaudar la informacin necesaria para evaluar y decidir cual ser la mejor eleccin.
Entonces para la evaluacin de la informacin recogida en el rfi y el rfp, suministrada por los proveedores que licitan en la implantacin de un software de gestin documental, el archivo Asuncin aplicara las siguientes herramientas que nos ayudan en este sentido: Matriz de evaluacin Ponderacin de variables Auditoria de capacidades tecnolgicas
1.3.3. RECURSO [Link]. Personal
El personal del archivo central est constituido de la siguiente manera: 1 encuadernador 1 tcnico de imagen y sonido 3 auxiliares de archivo 1 tcnico en restauracin y conservacin 1 director
Todo el personal estar en completa disposicin de aprender y ensear a personal venidero de los procesos tecnolgicos llevados a cabo en la unidad de informacin.
[Link].
Tecnolgico
El archivo de asuncin, cuenta con recursos tecnolgicos muy insipientes, ya que solo dispone de 4 equipos que operan bajo el sistema operativo xp, para la parte administrativa.
[Link].
FINANCIERO
[Link].1. Lobby. se acordaran por separado varias reuniones con los proveedores que licitan en el proyecto del archivo, en el restaurante italiano petit de lembuet, 3 das antes de la contratacin de la empresa elegida, esto con el fin de entablar un relacin amistosa y respetuosa con las empresas que licitaron en el negocio.
1.4. INNOVACION
Para mirar las cosas desde esta variable, hay que tener en cuenta que la estrategia ya ha sido puesta en marcha por medio de Bechmarking por ejemplo, ahora de lo que es habla es del campo de la implementacin. En este punto es donde aparece la innovacin, cuando ya
se est poniendo en funcionamiento la tecnologa y se estn viendo los impactos que esta tiene. Esta innovacin es entonces tecnolgica, pero no puede reconocerse que tiene repercusiones sociales. Y ello lleva a que la clase de innovacin se de sobre producto, ms que sobre el proceso dado que lo que se busca es la implantacin e implementacin de un software de gestin documental para organizar y gestionar toda la documentacin custodiada en el archivo de Asuncin. De tal manera que el impacto ser incremental y est impulsado por la demanda de informacin que los usuarios presentan esta innovacin motivacin y de capacidad creativa para ponerla a funcionar. Para penar en la manera cmo la tecnologa es afectada por la implementacin, hay que saber que ese proceso de implementacin estn atravesados un sinnmero de factores, la tecnologa por s misma no funciona, de nada servira una plataforma tecnolgica, o unos aparatos de ltima generacin si no se ponen en funcionamiento, as que en este caso la innovacin, es decir el impacto es el que afecta la tecnologa en cuanto todos los actores tecnolgicos se ven beneficiados.
2. Cmo? 2.1. ESTRATEGIA 2.1.1. PROSPECTIVA
[Link]. Mtodo. Para la ejecucin de este mtodo se proceder de la siguiente manera: mnimamente los expertos sern consultados en 2 ocasiones referente al mismo tema, esto con el propsito que estos puedan plantear y replantear sus respuestas apoyadas en las opiniones de los otros. Las preguntas deber ser planteadas por el personal del archivo en colaboracin con el personal del rea de tecnologas del la gobernacin de Asuncin, teniendo como perspectiva y fundamento la adecuacin e implantacin de un software de gestin documental. Se mantendr en anonimato la identificacin de los participantes, o al menos de sus respuestas, las cuales sern dirigidas al grupo coordinador que estar encabezado por un ingeniero de sistemas del rea de tecnologas del departamento de Asuncin al cual esta adscrito el archivo. Se contralora el flujo de informacin entre los expertos, negndoseles el intercambio de informacin entre ellos, esta tarea se le asignara al grupo coordinador. Las preguntas debern ser formuladas de forma que permita realizar un tratamiento cuantitativo y estadstico de las respuestas. El equipo coordinador deber estar conformado por un numero de reducido de especialistas conocedores de la tcnica Delphi y de la herramienta tecnolgica (software de gestin documental) ha implantar en el archivo, con el fin de poder de aplicar el mtodo correctamente e interpretar adecuadamente las opiniones y aportaciones del grupo de expertos colaboradores.
Las siguientes sern algunas de las preguntas que se le harn al grupo de expertos: Cules sern los cambios ms apremiantes que tendr el software de gestin documental dentro de los prximos 15 aos? Qu nuevos programas o herramientas tecnolgicas se le adaptaran a futuro al software de gestin documental actual? El archivo de asuncin lleva aos guardando documentos electrnicos en los discos duros de nuestros ordenadores. Si se empieza ahora a escanear los documentos en papel, por qu no podemos seguir como de toda la vida, guardndolos en el disco duro? Para qu necesitamos a futuro un software de gestin documental?
Cunto tiempo puede tardar nuestro equipo humano en hacerse con el manejo de un sistema de gestin documental? Que seguridad ustedes me ofrecen de que a futuro un hacker no se infiltre en mi sistema de gestin documental y altere los documentos de la gobernacin de asuncin? Ser suficiente el software de gestin documental para soportar la avalancha de informacin que se producir en los prximos 20 aos? o ser necesario crear otra herramienta? Al superar el problema de almacenamiento no se afectara el proceso de recuperacin de informacin?
[Link]. Anlisis de mercadeo. El estudio de usuarios propuesto para el anlisis de mercadeo se realizara bajo la tcnica de obtencin de datos, de la cual se desarrollara las siguientes actividades: Encuesta mediante entrevista (de una hora de duracin aproximadamente) Enriquecida por entrevistas en profundidad a dirigentes de cada una de las reas del la gobernacin de Asuncin- institucin a la cual pertenece el archivo- en su calidad de informantes calificados. Etapa de pretest y construccin de formulario: apoyados en el personal coordinador en la aplicacin del mtodo Delphi
Como se haba propuesto anteriormente, en planteamiento del desarrollo del anlisis introspectivo se elaborara un matriz evaluativa de los procesos llevados acabo en el archivo y regidos bajo la normatividad del archiva general de la nacin. Los procesos ha evaluar en su orden respectivo sern: 1. Produccin, 2. Recepcin,
3. Distribucin, 4. Trmite, 5. Organizacin, 6. Consulta, 7. Conservacin, y 8. Disposicin final de documentos. Procesos que debern ser evaluados segn las normas: Ley 594 del 2000 Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999 Acuerdo AGN 060 de 2001. NTC 1673 NTC 2223:1986 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001. Decreto 229 de 1995, Acuerdo 060 de 2001. Ley 58 de 1982. Acuerdo AGN 060 de 2001. Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Acuerdo AGN 037 de 2002. Acuerdo AGN 039 de 2002. Acuerdo AGN 015 de 2003. NTC 4095 NTC 5029 Ley 4 de 1913.
Para las una mejor gestin de las estrategias de marketing, el archivo se enfocara prospectivamente en el uso eficaz del software de gestin documental. Para ello clasificara estas estrategias en tres diferentes aspectos de negocio: estrategias para la herramienta tecnolgica, para el precio y para la comunicacin. Estrategia para el producto Una vez adquirido el software se procura la constante actualizacin de los programas y licencias que requiera para su correcto funcionamiento. Estrategia para el precio Rebuscar en el mercado herramientas tecnolgicas que sean de buena calidad y que el precio sea accesible al presupuesto del archivo. Estrategia para la promocin y comunicacin
Capacitar y mantener actualizado al personal en el uso del software de gestin documental. Concientizar a directivos de la importancia que tiene el software en la organizacin y gestin de la documentacin del archivo y de la institucin en general. [Link]. Recogida de informacin
Se buscara que la gobernacin siga actualizando la suscripcin a las bases de datos antes citadas, para seguir obteniendo informacin importante en la implementacin e implantacin de una plataforma tecnolgica que de agilidad, calidad y orden a los procesos y actividades desarrolladas en la gobernacin y archivo de asuncin. Por otro lado, se ha de tener en cuenta la informacin que se recibir de los proveedores que licitan para la implantacin e implementacin de un software dinmico de gestin documental. Para ello la elaboracin de los modelos de solicitud de informacin RFI y RFP, son de vital importancia para recoger esta informacin y servirn de gua para tomar la mejor decisin a la hora de elegir la empresa que implantara la herramienta tecnolgica en el archivo departamental de asuncin. Dichos modelos se encuentran estructurados de la siguiente forma:
contextualizacin
La organizacin El propsito de la solicitud Breve descripcin del proyecto Objetivos Metas o indicadores de logro tiempos tcnicos, Especificaciones funcionales y tcnicas Plataforma tecnolgica solicitada Necesidades especificadas Recursos provistos en al organizacin y los solicitados al proveedor Condiciones de entrega, soporte y postventa Cumplimiento de la normatividad del proveedor Carta de presentacin Existencia legal Requisitos jurdicos Informacin financiera Otras referencias y documentos que acrediten al proveedor Fechas, plazos y modos de entrega Validez y requisitos de la propuesta Mtodos y formas de pago Estrategias e instancias de soluciones de conflictos Marcos legales de contratacin y licenciamiento Procedimientos de la organizacin Factores a evaluar y tipos de evaluacin Mtodos de evaluacin Criterios de seleccin
RFI Presentacin Portada Tabla de contenido Introduccin sobre el proyecto Justificacin, objetivos y alcance
RFI Elementos Nombres, ubicacin, fechas
Obs
Qu se ver Por qu y qu Mision, visin, objetivos institucionales, resea o caracterizacin
Requerimientos funcionales administrativos
Informacin general Condiciones y procedimientos Informacin de contacto Fecha, lugares y condiciones Clusula de confidencialidad Informacin adicional Requerimiento de informacin Condiciones actuales
Opcional Administrativas Tcnicas Tecnolgicas Informacin general Contrataciones Catlogo o portafolio Cotizaciones Informacin de contacto
Estructuras Locativas y Plataforma y
Informacin proveedores
Documentos a presentar
Informacin contractual
Informacin tcnica Matriz de requerimientos Inventario de fuentes Documental Otras fuentes Bibliografia
Mximo 15 c
Evaluacin de propuestas
2.2. TRASFERENCIA 2.2.1. Aprendizaje
Aprendizaje por estudio
En esta parte el archivo realiza y/o realizara las investigaciones y bsquedas de informacin especializadas referentes a estrategias de implementacin y adaptacin del software de gestin documental, es decir, realizara un estudio posterior a la adquisicin de esta. Aprendizaje por la practica
Esta se dar en el momento aquel en que el archivo implante dentro de sus instalaciones el software, y donde a travs del uso y de la manipulacin de esta herramienta genere un aprendizaje. Este aprendizaje ser apoyado a su vez por el acompaamiento y asesoramiento de la empresa proveedora de la herramienta, quien ilustrara al personal del archivo en el manejo del software de gestin documental Aprendizaje por el error
Este aprendizaje se dar en el momento aquel que el personal del archivo, por culpa de su inexperiencia en el manejo del software procure un error el sistema y tenga que indagar las causas de aquel error y buscar su posible solucin
COMENTARIOS Buen trabajo, sin embargo, hubo varios elementos que no mencionaron y no se vio muy bien los cruces, puesto que fueron completamente textuales. Por eso es que te deca que haba que mostrarlos en la grfica.
