Gestión Documental

Archivología
Definición

“La Archivología es una ciencia social que trata y

estudia los principios de la creación, desarrollo,
organización, administración y funciones de los
archivos, sus fundamentos, legales y jurídicos, así
como sus problemas teóricos-históricos.”

“La archivología estudia la actividad archivística,

específicamente los distintos problemas teóricos,
históricos y metodológicos referentes a los
documentos y los fondos de archivos, así también
como los métodos, recursos y técnicas que se utilizan
en dicha actividad.”
 Archivística
Definición

“La archivística es la ciencia que estudia la

naturaleza de los archivos, los principios de su
conservación y organización y los medios para su
utilización.”

“En su acepción más elemental y etimológico

podemos decir que la Archivística es la ciencia
de los archivos, y que como tal ciencia está
integrada por un conjunto de conocimientos y
de métodos para el tratamiento de los documentos
y de los archivos.”
 Bibliotecología
Definición

“…disciplina que dedica su atención a estudiar los

libros y otros documentos que se encuentran en una
biblioteca, y lo hace tomando en cuenta el impacto
que estos tienen en la sociedad, además de los
aspectos históricos y técnicos propios del manejo del
conocimiento.”

“La bibliotecología es la Ciencia Social particular que estudia el desarrollo del

fenómeno bibliotecario, entendiéndose como tal al conjunto de elementos que
permiten conformar, facilitar y promover el uso de las colecciones de bibliotecas
reales o virtuales, integradas por documentos de cualquier índole que registren los
conocimientos y la actividad creadora de la humanidad, y que por su carácter e
intención sean susceptibles de difusión o hayan sido difundidos.”
¿Qué es la Gestión Documental?
Conjunto de conocimientos necesarios para la
organización, registro, almacenamiento, recuperación y
difusión de la información.
¿Por qué es un proceso administrativo?
El proceso institucional de gestión de documentos se basa
en un conjunto de subprocesos/procedimientos, cuya
eficiencia y performance depende de la formulación y
despliegue de una planeación estratégica y sistemática
adecuada.
 Archivo
Definición

“Para sir Hilary Jenkinson22 (1947) los archivos “son

documentos acumulados por un proceso natural en
el curso de la tramitación de los asuntos de
cualquier tipo, público o privado, en cualquier
fecha, y conservados después para su consulta,
bajo la custodia de las personas responsables de los
asuntos en cuestión o por sus sucesores”.”
 Archivo
Definición

“El concepto de archivo proviene del latín archivum,

y se refiere al conjunto de documentos producidos
por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas,
en ejercicio de su actividad.”
Documento de Archivo

“La voz documento, puesto que ya hemos visto su

correlato inglés de record, tiene su etimología en el
latín documentum, derivado del verbo docere:
enseñar, instruir.
Según el Diccionario de Terminología Archivística del
Consejo Internacional de Archivos se entiende por
documento: “la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que puede ser utilizado
como prueba o para consulta”.”
Documento de Archivo

“Los documentos de archivo son aquellos que son

conservados a largo plazo debido a su gran valor
testimonial. Son documentos creados tanto por
individuos como por organizaciones durante el
desarrollo de sus actividades. La importancia de
estos documentos reside en la información que ellos
contienen y cómo pueden ayudarnos a tener
acceso a las decisiones y los eventos del pasado.”
Los caracteres externos son los que Los caracteres internos se refieren
configuran la apariencia externa al contenido de los documentos, a
de los documentos la lengua en que están escritos, al
Entre los caracteres externos estilo y al léxico, y también al
(estructura física), es importante procedimiento jurídico-
considerar aspectos tales como: administrativo de validación que
• La clase o manera en que se utilizan. Además de éstos se
transmite el mensaje (textual, considera fundamental la
sonoro, iconográfico, etc.). estructura como se organiza el
• El tipo (resultado de la acción texto.
que representa). En lo que respecta a los caracteres
• Su formato (la manera de unirse internos (contenido sustantivo), es
información y soporte: por ejemplo: necesario tener en cuenta:
papel, cinta, etc.). • La entidad productora.
• La cantidad (referido al número • Los orígenes funcionales o
de unidades y el espacio que motivos que dieron origen al
ocupan expresado en metros documento.
lineales, cuadrados, cúbicos). • La fecha y el lugar de creación.
• La forma (original o copia). • El contenido sustantivo o asunto
que trata.
 Documento Público: Documento Privado:

Documento público es el El documento privado es aquel

otorgado por el funcionario documento que no cumple los
público en ejercicio de sus requisitos del documento público,
funciones o con su intervención. es decir, es un documento que
Así mismo, es público el no ha sido elaborado por un
documento otorgado por un funcionario público, ni ha habido
particular en ejercicio de intervención de éste para su
funciones públicas o con su elaboración.
intervención.
 Documentos de uso Público: Su
Documentos de uso Privado: naturaleza implica que se
Implican un componente de puede solicitar su consulta, de
confidencialidad y no están acuerdo a los protocolos de
disponibles para el público. Estos manejo documental
documentos solo pueden ser establecidos, por parte de
visualizados si se establece un cualquier ciudadano.
proceso de investigación por un
organismo del estado y sujeta esa
consulta a la normativa vigente y
a la ejecución de una orden
judicial.
 Primarios: Los documentos primarios
contienen información nueva y original,
resultado de un trabajo intelectual, y que
no ha sido tratada documentalmente.

Terciarios: Consistirían en generar nuevos

documentos bien a través de la
refundición de varios secundarios, de
mezclar primarios con secundarios o de
presentar información original a partir de
Secundarios: Los documentos la estructura de los secundarios.
secundarios son producto de la
reelaboración de los anteriores mediante
técnicas de análisis documental
(descripción documental, indización,
resumen analítico), que dan como
resultado información organizada y
elaborada.
Documentos según sus fuentes:
Primarias Secundarias Terciarias (Referencia)
Monografías. Bases de datos generales o Enciclopedias.
especializadas.
Publicaciones periódicas. Diccionarios.
Listados de referencias
Actas de Congresos. bibliográficas (guías, Directorios.
repertorios).
Programas de radio, televisión, Anuarios.
películas. Bibliografías.
Cronologías.
Normas y patentes. Índices.

Tesis doctorales. Catálogos de sitios web.

 Documento Físico:
Este tipo de documentos
tienen como soporte material
el papel u otro elemento
donde se registra la
información utilizando medios
mecánicos como, por
ejemplo, una maquina de
escribir o la simple impresión
por acción de la escritura
utilizando un lápiz de gradito
o un bolígrafo.
 Documento Digital:
Los documentos digitales son
la representación digital de
algún archivo, foto, video y
demás información que
necesites archivar. A su vez,
cuentan con la capacidad
de ser registrados en un solo
soporte de almacenamiento
y posteriormente poder
identificarlos y recuperarlos
de manera inmediata, ya sea
que hablemos de un
documento, una foto o
video, pues todos se registran
de la misma manera.
Clases de Documentos
 Legales: Contables:
Los documentos Los documentos contables
De identificación:
legales son aquellos son los archivos que sirven
Documento oficial
archivos que para registrar todas las
emitido por la actividades comerciales a
establecen derechos y
Administración que las que se dedica una
obligaciones para las
sirve para identificar a empresa. Por ende,
partes involucradas, y funcionan como prueba de
las personas por su
sirven para regular y todos los movimientos
nombre, nacimiento,
gestionar situaciones financieros que tiene la
nacionalidad y
de carácter legal, organización durante un
domicilio. determinado lapso de
tanto personales como
tiempo.
empresariales.
 Administrativos:
Los documentos
administrativos son Científicos: Operativos:
documentos escritos “…es un manuscrito que resume el “…es un documento
en el que constan trabajo de un investigador sobre que registra los pasos
datos fidedignos, que cualquier área del conocimiento. de los procedimientos
sirve de prueba o El objetivo es doble. En primer realizados en una
testimonio, o que lugar intenta transmitir a la empresa, haciendo los
proporcionan una comunidad científica los procesos más
información, resultados de sus experimentos y profesionales y
especialmente de en segundo lugar, debe permitir eficientes”.
carácter histórico, que cualquier investigador
oficial o legal. interesado en ese campo sea
capaz de reproducirlos por su
cuenta. Por ese motivo es muy
importante que se utilice un
lenguaje conciso y claro”.
 Sobres Tarjetas
Cartas Circular Memorando Comerciales Protocolarias

Hoja de
Constancias Mensajes
Actas Informes Vida
Certificados Electrónicos
Corporativa

Documentos según la GTC

 Son aquellos que poseen un valor crítico para su
empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto
Documento requieren de un cuidado especial a la hora de ser
Vital almacenados y preservados. Estos documentos
vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal,
intelectual o económico.
 El documento de apoyo informativo existe en todas
las oficinas y podemos definirlo como el conjunto de
documentos que han sido recogidos para servir de
ayuda a la gestión administrativa.
Documento de
Publicaciones, fotocopias de legislación, folletos,
Apoyo
copias de escritos remitidos por otra oficina,
boletines oficiales, circulares, dosieres informativos,
revistas especializadas, manuales de derecho y
diccionarios.
Administración de archivos:
Operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección,
organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de
todos los archivos de una institución.
Archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española:
• Local en el que se custodian documentos públicos o
particulares (lo que significa la existencia de archivos
no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales
o particulares); conjunto de estos documentos y el
mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc.,
donde se colocan).
 Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién
entregados en la entidad o de consulta frecuente.
• Semi activos: contienen documentos provenientes de
archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo
concreto.
• Inactivos: recoge los documentos que, habiendo perdido
todo su valor operativo y funcional, conservan valor
histórico, político, o documental.
 Clases de archivos:
Según el lugar de emplazamiento:
• Generales o centralizados: documentos que se
conservan en el mismo lugar y es consultado por
distintos departamentos.
• Descentralizados o parciales: se encuentran en las
distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez
pueden ser:
• Departamentales o por secciones: en el propio
departamento por ser utilizado constantemente por
este.
• Personales: de cada puesto de trabajo para que
pueda ser de acceso inmediato a la persona que
trabaja con ellos.
Fuentes:
[Link]
quence=1&isAllowed=y
[Link]
[Link]
[Link]#:~:text=La%20bibliotecolog%C3%ADa%20es%20la%20Ciencia,de%20cualquier%20%C3%ADndole%20que%20registren
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[Link]
legales#:~:text=Los%20documentos%20legales%20son%20aquellos,legal%2C%20tanto%20personales%20como%20empresariales.
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