EL OFICIO
¿Qué es un oficio?
Un oficio es un documento escrito, creado y emitido por una organización para
comunicar una acción administrativa a terceros.
En empresas e instituciones, se utiliza un oficio para establecer contacto escrito entre
distintas partes.
Organismos de todo tipo usan este documento para dar constancia de sus actos frente a
terceros y anunciar el inicio de un proceso.
El oficio administrativo es el más común en las administraciones públicas y mejora las
comunicaciones interpersonales.
Un oficio documento es una comunicación escrita oficial que se utiliza en contextos
formales, como empresas, instituciones gubernamentales o cualquier organización que
requiera una comunicación estructurada y documentada. Suele contener información
importante, instrucciones, solicitudes o notificaciones.
¿Cuál es su propósito?
Un oficio tiene como propósito principal establecer una comunicación formal y
documentada entre diferentes partes, ya sea dentro de una organización o entre
organizaciones. Puede utilizarse para solicitar información, autorizar acciones, notificar
decisiones o llevar un registro oficial de eventos.
¿Cuál es la importancia de la estructura y el formato en un oficio?
La estructura y el formato en un oficio documento son esenciales para garantizar que la
comunicación sea clara, organizada y cumpla con los estándares establecidos. Un
formato consistente facilita la comprensión y la documentación adecuada.
TIPOS DE OFICIO
Cabe señalar que existen diversos tipos de oficio, según se atienda al receptor del
mismo:
Interno: Este tipo sirve para mejorar la comunicación interpersonal. Es decir, dentro de
una plantilla o entre diversos departamentos se comunica formalmente un proceso
administrativo.
Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público
sobre un acto administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la
Administración o a otras personas físicas o jurídicas. Un ejemplo es el oficio
administrativo.
Múltiple: Existen casos en los que es necesario realizar una comunicación a varios
destinatarios empleando el mismo contenido.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL OFICIO
Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las
organizaciones, el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:
Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales
como en el sector privado, por parte de compañías de todo tipo.
Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para
dejar constancia de sus actos o de distintos procedimientos.
Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo,
neutro y formal, debido a su objetivo comunicacional.
Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La
organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo.
Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico
empleado frecuentemente.
ESTRUCTURA DE UN OFICIO.
Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de
tipo administrativo siguen un esquema delimitado por las siguientes partes:
Cabecera: Permite delimitar el asunto del mensaje, así como su intención.
Destinatario: Señala el órgano o el individuo al que se dirigen la comunicación.
Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior
seguimiento o registro dentro de la Administración.
Cuerpo: Contenido explicativo del mensaje que se pretende trasladar a terceros.
Firma: Expresa la fecha concreta y la ubicación en que se realiza el comunicado.
¿PARA QUÉ SIRVE EL OFICIO ADMINISTRATIVO?
Es necesario señalar que, en el contexto de la Administración Pública, es más frecuente
encontrar este tipo de documentos. En este sentido, permiten a la Administración la
emisión de certificaciones, sanciones u otros muchos mensajes habituales, que deben
notificar a la ciudadanía.
En ese sentido, en un sinfín de ocasiones, es el modo en el que las instituciones públicas
transmiten sus comunicaciones a distintos órganos, o incluso al ciudadano común.
“Año Del Bicentenario, De La Consolidación De Nuestra Independencia, Y De La
Conmemoración De Las Heroicas Batallas De Junín Y Ayacucho”
Cajamarca 14 de agosto del 2024
Asunto: solicito colaboración económica,
Para la realización de la promoción 2024
OFICIO 001- 2024
SR. Godo Manuel Vásquez Becerra – ex consejero regional.
Reciba un cordial saludo a nombre de la familia institucional, JHON F. KENNEDY
ubicada su sede principal en la AV. Nuevo Cajamarca N° 793 – Cajamarca.
Conocedores de su amplio espíritu de colaboración y amor fraternal por el prójimo, la
promoción 2024 – nivel secundario, de nuestra casa de estudios, deseo solicitar su
ayuda con pequeños presentes para todos los estudiantes de la promoción en
mención, para desarrollar dicho evento por ser de carácter humanitario con jóvenes y
señoritas que buscan tener los medios suficientes para realizar su promoción, que es el
anhelo de todo estudiante en etapa escolar.
El desarrollo de actividades de dicho evento, se está organizando y preparando de
manera conjunta con la dirección de la IE y los padres de familia.
Agradecemos de antemano su valiosa colaboración, nos despedimos de usted, rogando a
Dios que bendiga su familia, su vida y trabajo que usted, dignamente dirige.
Atentamente
PEDRO ALTAMIRANO RODRIGUEZ
ASESOR DE LA PROMOCIÓN 2024
