INFORME GRUPO 1
PERFIL SECRETARIAL
Integrantes:
Monica Jhaqueline Mujica Quispe
Nayely Dafne Nina Choque
¿Qué es el perfil profesional?
Los perfiles profesionales son un conjunto de capacidades y habilidades de una persona
para poder adecuarse a un determinado puesto de trabajo. Es útil a la hora de incluirlo en
el currículum vitae o en nuestra propia carta de presentación.
Por un lado, porque ayuda al empleador a conocer nuestras características personales y
profesionales en relación al puesto de trabajo. Ver qué podemos aportar y
las responsabilidades que podemos adquirir. Y por otro lado para que nosotros mismos
podamos conocer qué somos capaces de ofrecer, y estar más preparados ante una
entrevista de trabajo presencial u online.
¿Qué es la ética profesional?
La ética profesional encarna los valores y los objetivos de una profesión, como la
transparencia y la rendición de cuentas, la prestación de servicios eficaces y de alta calidad
y la responsabilidad ante el cliente o consumidor.
La ética laboral prevé los posibles errores que se puedan dar y determina qué está bien y
qué no, tanto moral como éticamente en el ejercicio de una profesión. La ética de este tipo
busca favorecer el bien común por encima de los intereses particulares de cada trabajador.
Cualidades del perfil secretarial
Poseer grandes dotes de organización para planificar y priorizar su volumen de trabajo. Ser
capaz de actuar por su cuenta. Trabajar con un enfoque eficaz, preciso y metódico, ya que
hay que prestar mucha atención a los detalles. Ser amable por teléfono y tener actitud
amable y servicial con los visitas.
Las cualidades imprescindibles para una buena secretaria
1. Polivalencia. Abarcar tareas muy distintas, para las que no existe ningún tipo de
formación.
2. Organización. Lidiar con jefes “despistados”, para ello es imprescindible ser organizados y
metódicos.
3. Discreción. Su respeto es básico y necesario en todo momento, aunque implique
interponerse entre la dirección y la plantilla.
4. Empatía. Es fundamental en la comunicación entre secretaria y director, para poder
interpretar lo que no se puede siempre expresar de forma clara y directa.
5. Respetar los horarios. A veces los días de trabajo se complican y surgen problemas de
última hora, es importante saber mantener la calma antes situaciones de estrés y saber
priorizar.
6. Capacidad de Anticipación. Saber adelantarse a los problemas es clave para solucionarlos
de la manera más eficiente.
7. Espíritu de Servicio. Montse Santa maría y Anna Jordana, secretarias del director del
centro de Telefónica I+D en Barcelona, apuntaron que “es muy importante no confundir el
espíritu de servicio con el servilismo”.
Capacidad para escuchar y comunicarse verbalmente
Control y motivación
Saber dar respuestas y soluciones creativas
Capacidad para trabajar en equipo
Manejo eficaz de las tecnologías referentes a optimización de tareas
Antes de describir las habilidades de una secretaria, es bueno tener en cuenta la diferencia
entre habilidad y competencia. La primera se refiere a la capacidad de una persona de
realizar una tarea, ya sea innata o desarrollada con el tiempo, también, dentro de esta
categoría existen las habilidades blandas que se relacionan a la capacidad de comunicación
y relación con las personas a nuestro alrededor. Por otro lado, las competencias refieren a
la realización de tareas pero, esta vez, con experiencia y conocimiento para dar
recomendaciones.
Habiendo aclarado esto, te presentamos las competencias y habilidades de una secretaria:
Competencias de una secretaria
o Capacidad de resolución de problemas.
o Capacidad de organización del trabajo.
o Responsabilidad en el trabajo.
o Capacidad de trabajar en equipo.
o Autonomía y proactividad.
o Relación interpersonal
Habilidades
Tolerancia al estrés y la presión
Liderazgo y dirección de equipos
Alta capacidad de negociación
Proactiva, resolutiva, autónoma
Planificar y optimizar el tiempo
Ultra organizada y detallista
Buena comunicación oral y escrita
HABILIDADES PERSONALES TOP ASSISTANTS
Excelente presencia y modales
Virtudes
“Una buena secretaria debe ser acreedora de confianza. Su discreción, carácter y
competencias son clave para su buen desempeño. Su compromiso, fidelidad e identificación
con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.
Valores profesionales
Lealtad, Discreción, Fidelidad, Confianza, Entereza, Educación, Cortesía, Responsabilidad,
Diplomacia, Honestidad, Honradez, Modestia, Tolerancia.
Código deontológico secretarial
Principios, deberes y actitudes que el profesional debe realizar
Debe llevar la buena comunicación con sus compañeros de trabajo
Decálogo para programar el tiempo
No abarcarlo todo. Toda persona que haya alcanzado el éxito sabe que es imposible
abarcar todas nuestras actividades y, sobre todo, hacerlas bien. Debemos aprender a
priorizar las actividades que son más importantes para nuestro puesto y organización, y el
resto del tiempo dejarlo para aquellas que tienen una importancia menor.
2. Dedicar 10 minutos diarios a la planificación. Con este pequeño ejercicio podemos evitar
que el tsunami de tareas diarias nos desborde. Lo más recomendable es, no solo hacer una
planificación diaria, sino también semanal y mensual. En este sentido, nos puede resultar
de gran ayuda contar con una agenda.
3. Marcar objetivos ambiciosos a largo plazo. Para conseguir que nuestra mente esté lo
más focalizada posible, y evitar entrar en la rutina del cortoplacismo, tenemos que tener
claros cuáles son nuestros objetivos a largo plazo, en un periodo de 5 a 10 años,
consiguiendo así ir construyendo un camino con una meta definida.
4. Definir objetivos diarios. Para conseguir una sensación de control y autoconfianza, es
importante determinar un par de objetivos al día que sean poco ambiciosos y concretos,
que podamos cumplir. Estos objetivos tiene que ir alineados con nuestros objetivos a largo
plazo. El observar que día a día vamos cumpliendo con lo establecido generará una gran
motivación.
5. Evitar la multitarea. Nuestro cerebro no está preparado para la multitarea: al aplicarla
hacemos que nuestro foco de atención se divida con cada una de las actividades que
estemos realizando y que no estamos centrados al 100% en ninguna de ellas, por lo que la
calidad de las mismas se ve disminuida.
6. Contar con los imprevistos. Cuando organizamos nuestra agenda con las tareas diarias,
es un gran error hacerlo contando con el total de horas de trabajo ya que, inevitablemente,
durante nuestra jornada laboral surgen imprevistos que harán que nos sintamos frustrados
e incompetentes al no poder cumplir lo programado. Tenemos que contar con ellos y
aprender a manejarlos con realismo.
7. Aprender a decir no. En muchas ocasiones, ya sea por cultura o por miedo, tendemos a
no establecer límites a aquellos jefes o compañeros que irrumpen en nuestro trabajo con
otras tareas de menor importancia, a las que establecen una fecha de entrega inmediata.
Tenemos que aprender a marcar unos límites razonables y entender que, por hacerlo, no
va a ocurrir nada malo, sino que las personas que trabajan con nosotros comenzarán a
conocer nuestros límites y a valorarnos y respetarnos más.
8. Dedicar un 30% a tareas importantes y no urgentes. Por lo general, se suele dedicar un
mayor porcentaje de tiempo a aquellas tareas urgentes que tienen un deadline marcado.
Una de las principales claves para obtener una mayor eficiencia es dedicar tiempo a
aquellas tareas importantes y no urgentes, que son las que van a contribuir a alcanzar
nuestros objetivos a largo plazo, y que nadie nos va a presionar por ejecutarlas. Si no lo
hacemos, con el tiempo se pueden volver urgentes y ya sea demasiado tarde.
9. Delegar las cosas de menor importancia. Saber derivar tareas no es nada fácil, y pensar
que realizándolas nosotros mismos tardaremos menos tiempo es un error que
incrementará nuestra carga de trabajo y nuestros niveles de estrés. Sentirse cómodo no
teniendo el control de todo es algo que se tiene que trabajar.
10. No posponer las tareas difíciles. Es muy común que tendamos a retrasar aquellas
actividades que tienen una mayor complejidad o que nos exigen un esfuerzo extra. Si por el
contrario, abordamos estas tareas en corto periodo de tiempo, evitarán que suframos de
estrés y ansiedad al estar continuamente recordando estas tareas.
Cuidado personal de una secretaria
Apariencia: las secretarias deben cuidar su higiene personal, tener su ropa limpia, su pelo y
sus uñas. Deben tener un aspecto de seriedad y responsabilidad. Cuidarse de no utilizar
faldas muy cortas, escotes pronunciados o accesorios y maquillaje muy llamativo.
Vestimenta
Para los hombres, una camisa blanca es imprescindible, con un traje oscuro y una corbata
que no sea excéntrica. Para la mujer, un traje de chaqueta y falda oscuro o un traje de
chaqueta y pantalón con camisa blanca, o un vestido negro largo hasta la rodilla.
Modales
Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que
pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
Reglas de oro
Las siguientes son las 25 reglas de oro de la secretaria:.
1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables
de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético
fisgonear estos informes.
2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una
mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo
momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los
responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las
inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de
buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con
tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su
persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.
5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de
trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de
su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda
su furia. Asúmalo y mantenga la calma.
6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un
buen chiste.
7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.
8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace
imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su
ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su
sueldo se adaptará en ese mismo sentido.
9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo
extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe
duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser
que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de
última hora.
11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.
12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.
13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen
que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en
una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada
vez son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones
públicas, aún hay algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su
director general. En este caso, será usted quien desempeñe las mayor a de esas
funciones.
16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos,
proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la
secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.
19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de
pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones
empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente
los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios
dominar otras lenguas.
21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar
que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades,
siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.
23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del
teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la
mañana es más fácil encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y
confirmar los datos llegados por teléfono, etc.
24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus
gustos y prioridades.
25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y
se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido posible.
