La supervisión y la organización
INTRODUCCIÓN
La Supervisión, según la Etimología significa "mirar desde lo alto", lo cual induce la idea de una visión
global. Por otra parte, en su concepto más propio supervisión es un proceso mediante el cual una
persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a
otras para obtener con ellos resultados que les son comunes.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos
niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere, planificar, organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente.
Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características individuales en la
persona que cumple esta misión.
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar
racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la
materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa
o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción
de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión
puede contribuir al éxito de la empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos
niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.
Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales
individuales en la persona que cumple esta misión.
SUPERVISIÓN
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar
racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la
materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa
o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de
necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede
contribuir al éxito de la empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos
niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.
Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales
individuales en la persona que cumple esta misión.
OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN
1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales
PAPEL DEL SUPERVISOR
No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión
reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo.
El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los
programas y objetivos del departamento.
El individuo sólo puede llegar a ser buen supervisor a. través de una gran dedicación a tan difícil trabajo y
de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas formales
de adiestramiento y de la práctica informal del trabajo.
Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos
categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función real, son
simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas
son seguir los principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la supervisión. Ambas tienen
que contribuir a que se logren los objetivos de la organización.
CONCEPTO DE SUPERVISOR
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades
de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía
administrativa.
El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo,
el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor
dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.
El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un
especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y
de los aspectos técnicos de su cargo.
CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR
∙ Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa,
las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos
necesarios, etc.
∙ Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella
implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su
grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción,
calidad, etc.
∙ Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados
óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser
claras y precisas.
∙ Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los
recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su
gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando
continuamente todos los procesos del trabajo.
∙ Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y
convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:
∙ PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden,
tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus
colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en
el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier
supervisor.
∙ DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica
que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones
claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus
colaboradores.
∙ DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a
su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y
elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles
de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se
lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
∙ CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los
propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los
objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para
detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.
Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y
empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un
sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en
ambiente dinámico.
1. ORGANIZACIÓN FORMAL. División del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración, de
acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones.
2. ORGANIZACIÓN INFORMAL. La "organización" que emerge espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organización formal.
SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto
de que éstos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han sido asignadas.
Los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en
una organización. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actúan como un juez
observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan
a cabo como se esperaba. En el segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se
hace con el fin de averiguar porque no salió bien algo y luego decidir que hacer al respecto.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a través del proceso de conversión y luego
compara estas observaciones con los estándares de lo esperado. Estos estándares se derivan de las
metas que se establecieron durante el proceso de planeación o puedo ser las mismas metas.
En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los supervisores no solo no
deben averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, sino también
corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados.
La planeación y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administración. La acción no
planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas las actividades,
corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin planes no tendría
sentido, puesto que no se podría saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos que se
sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los
estándares de control.
PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN
Cuando se le pregunte sobre lo que, en general, regula las actividades de trabajo, un supervisor consiente
contestará: "Los objetivos y principios propios y la realidad de la situación dada." Ninguno de estos factores
explica o regula, por sí solo, la acción; todos operan en cualquier situación. Sin embargo, los objetivos
tienen que ser la finalidad de la actividad de trabajo y la actividad tienen que emprenderlas los individuos.
Así pues, los principios de la supervisión (reglas generales, conceptos, verdades fundamentales, dogmas
aceptados) constituyen las guías mediante las que el supervisor pasa de una situación a la siguiente.
Tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la acción, es decir, la aplicación u operacionalidad
de las técnicas de supervisión. Algunos principios más importantes de la supervisión son:
1. Consideradas funcionalmente, la dirección y supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte
una de otra. Son funciones coordinadas, complementarias y mutuamente compartidas en el
funcionamiento de cualquier organización.
2. La dirección se ocupa de condiciones y operaciones en general; por lo común, la supervisión se
ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular.
3. La supervisión ha de ser sensible a los cambios, ha de estar impregnada de una
actitud experimental y debe dedicarse continuamente a la reevaluación de los objetivos y a evaluar
materiales, políticas y métodos.
a. La supervisión deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscará
proporcionar oportunidades para la mejor expresión creatividad de cada personalidad.
b. La supervisión deberá proporcionar plenas oportunidades para la formación conjunta de
políticas y planes acogiendo gustosamente y utilizando la libre expresión y las aportaciones de
todos los interesados.
c. La supervisión deberá estimular la dativa, la confianza en sí mismo responsabilidad de cada
persona e desempeño de sus obligaciones.
d. La supervisión deberá basarse en el supuesto de que los trabajadores pueden mejorar. Tendrá
que aceptar idiosincrasias, a renuencia a colaborar y el antagonismo como características
humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo razonable: cooperación y una actividad
enérgica. Los últimas son valores positivos; primeros objeciones.
e. La supervisión deberá sustituir la función dirigente por la autoridad, que debe reconocerse
como derivada de los hechos propios de la situación. La autoridad personal, si fuere necesaria
debe derivarse de la planeación del grupo.
4. La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática:
5. La supervisión deberá emplear métodos, actitudes científicas aplicables al trabajo, al trabajador y a
los procesos de trabajo.
6. En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la supervisón deberá
emplear los procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento la evaluación del trabajo, el
trabajador y los procesos trabajo. La supervisión, ya sea mediante métodos científicos o procesos
ordenados del pensamiento, deber derivar y utilizar datos y conclusiones que sean más objetivos,
precisos; suficiente mejor obtenidos y más sistemáticamente organizados y utilizados que los datos,
conclusiones de una opinión descontrolada.
a. La supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar
contribuciones singulares de auto expresión creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades
innatas.
b. La supervisión debe determinar procedimientos y acciones basándose en las necesidades de
cada situación.
c. La supervisión debe conformar y manipular expresamente el ambiente de trabajo para que se
logren los mejores resultados.
7. La supervisión tiene que ser creativa.
8. La supervisión debe realizarse a través de una serie de actividades orientadas, proyectadas,
programadas y ejecutadas en conjunto.
9. La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado que obtenga. Los
supervisores que conocen cabalmente los principios de la supervisión y se guían por ellos son, por lo
general, mucho más efectivos y eficientes que los que operan a nivel técnico. El principio
fundamental implicado en cualquier situación dada ayudará a la orientación y elección de cualquiera
de varias técnicas que pueden ser aplicadas. Los principios también ayudan a evaluar las técnicas,
puesto que proporcionan criterios más amplios y fundamentales para juzgarlas. La consideración de
principios generales fundamentales tiende a eliminar, de cualquier situación dada, los prejuicios y
opiniones personales.
Esto no equivale a decir que los métodos o técnicas son innecesarios o que carecen de importancia. Nada
podría realizarse si se careciera de métodos y técnicas. Estos constituyen el aspecto cambiante y
fluctuante de la acción supervisora. Sin embargo, en su origen se encuentran los principios más
permanentes y fundamentales que gobiernan el uso de los métodos y las técnicas y que, a la larga,
determinan el éxito o el fracaso.
ESTILOS DE SUPERVISIÓN
∙ ESTILO AUTOCRÁTICO: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie,
señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su
cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo
exagerado en las líneas de toma de decisiones.
∙ ESTILO DEMOCRÁTICO: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en
el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es
directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando
después al que lo merezca.
∙ ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo
que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.
∙ LOS INDIVIDUOS HOSTILES: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor
tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia
objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde
positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona
dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación
de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.
El trabajador que gusta de formar parte del equipo reacciona muy bien ante el estilo democrático.
Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las
personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. Las personas
que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. El hecho de que cooperen
no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de
acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más
productivas.
El estilo liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo.
Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia.
El tipo individualista o introvertido es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato liberal.
CARACTERÍSTICAS DE LA SUPERVISIÓN
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos. La mayoría
de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a
supervisor.
A continuación se presenta algunas características personales de los supervisores:
∙ Energía y buena salud.
∙ Potencial para el liderazgo.
∙ Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.
∙ Conocimiento del trabajo y competencia técnica.
∙ Capacidad para mantener el ritmo de trabajo.
∙ Capacidad de enseñanza.
∙ Habilidad para resolver problemas.
∙ Dedicación y confiabilidad.
∙ Actitud positiva hacia la administración.
Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como también es cierto que es difícil
encontrar a quien las reúna todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden adquirir o
mejorar a través de programas de capacitación y desarrollo para supervisores.
SUPERVISIÓN Y COLABORACIÓN
En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados van a
desempeñarse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos, indicándoles, que
la compañía no los hubiera contratado si no creyera que podrían desarrollar las funciones del puesto.
En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que señale el cargo y este a
su vez se le tiene que dar como una especie de explicación con un previo adiestramiento, para que el
nuevo empleado que ingrese a la organización no corneta fallas que le pueda costar a la empresa y así
poder cumplirá cabalidad los objetivos de la organización.
En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recién contratado de lo de lo que le gusta y lo que
le disgusta, eso debe hacerse recién entrando el nuevo empleado para que en un mañana no exista lo que
conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada supervisor tiene preferencia especificas por
uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque eso ínsita malestar entre los mismo compañeros,
una desunión total o una rivalidad y eso pondría en peligro la producción de la empresa.
LOS DIEZ MANDAMIENTOS DEL SUPERVISOR.
1. Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además,
irrecuperable. Se avaro con él.
2. El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin
discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.
3. La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los
colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.
4. Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto
al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar
este año utilidades espectaculares.
5. No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus
colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección.
6. No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un
maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.
7. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la
vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación
/ información.
8. Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas,
no desperdicie lo cierto por andar detrás lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre
realista.
9. Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun en
beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.
10. Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unídimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y el
afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el
entusiasmo por otros valores humanos.
