Tema 5

lunes, 11 de marzo de 2024 13:37

Gestión de los procedimientos administrativos relativos a la formación y promoción personal.

1.- La formación en la empresa.

la formación empresarial es inversión y no gasto.
Podemos identificar la formación empresarial con el incremento del potencial de los recursos humanos de la empresa a través del perfeccionamiento profesional.

Las innovaciones (tecnológicas, de organización...) a las que se han visto obligadas las empresas a adaptarse tienen una incidencia importante en la implantación de las políticas de formación empresarial.

Los principales objetivos de la formación son:

• Mejorar la competitividad de la organización empresarial.
• Posibilitar la flexibilidad laboral interna.
• Mejorar la calidad del trabajo y reducir los costes en muchas áreas de la empresa.
• Adaptar al personal para la introducción de innovaciones y cambios.
• Lograr de los trabajadores un mayor corporativismo.
• Mejorar las relaciones interpersonales y la comunicación en el seno de la empresa.

1.1.- Detección de las necesidades de formación.

Existen empresas donde realizan un plan de detección y en función de las debilidades se emprende un plan de formación. Existen casos en que no solo forman a los trabajadores en temas relacionados con la empresa sino en aquellos que inquietan a sus trabajadores.
La detección de las necesidades de formación en la empresa consiste analizar qué prioridades formativas se requieren en las organizaciones empresariales en orden a maximizar la productividad y la competitividad y sobre todo que se adapten a las innovaciones.
Existen básicamente tres procedimientos para detectar las necesidades de formación en la empresa: la observación, los grupos de formación y los cuestionarios.

A/ La observación.
La mera observación diaria de los empleados nos permite avistar fallos y errores comunes que resultarían fácilmente subsanables por medio de un programa formativo a tal efecto. A estas observaciones realizadas en el seno de la empresa hay que añadir las
derivadas de quejas de clientes o usuarios, el control de calidad interno, las peticiones de los propios empleados o las peticiones de los propios directivos.
B/ Los grupos de formación.
La constitución de estos grupos detectores de necesidades de formación en el seno de la empresa puede formarse con diversos criterios:
○ Comités compuestos por la dirección general, los directores de departamentos y el director o responsable de formación en la empresa.
○ Comités compuestos por empleados de un mismo nivel; por ejemplo, todos los supervisores, o los jefes de área más el responsable de formación.
○ Reuniones de todos los miembros de un departamento, independientemente de su nivel.
Estos grupos analizarán las necesidades y concluirán la implantación de un plan formativo.

C/ Los cuestionarios.
Un elemento importante en la detección de las necesidades formativas de la empresa es la
elaboración de cuestionarios dirigidos a los futuros receptores de la formación. Con sus
respuestas se priorizan las necesidades formativas tanto para decidir a quién van dirigidas
como para dilucidar su contenido.

2.- El Plan de Formación.

Para elaborar un plan de formación se deben marcar una serie de fases que de
manera secuencial ordene la cobertura de las necesidades de formación.
Estas fases son por este orden:
• Diseño y creación del plan de formación.
• Desarrollo y ejecución del plan de formación.
• Evaluación del plan de formación.
Todo ello debe atenerse a un presupuesto económico prefijado y destinado a tal fin.
Desarrollaremos las fases en los siguientes apartados.
El Plan de formación que se elaborará en la empresa se plasmará en un documento donde se
establezca el personal a quien va dirigido, las acciones formativas concretas a desarrollar, el
presupuesto, los resultados previstos y logrados y la propia evaluación del plan.

2.1.- Diseño y creación.

la primera fase consistirá en diseñar y crear el propio plan.Diseñar y crear un plan de formación
tiene como objetivo prioritario transformar las necesidades formativas detectadas en formación real
generadora de capacidades necesarias en los recursos humanos de la empresa para solucionar los
problemas detectados.
, el primer paso del diseño y creación de un plan de formación es la identificación de las
necesidades formativas,
en este punto se debe establecer la diferencia entre cómo se desempeña el trabajo y cómo debería ser
ese desempeño para ganar en efectividad; se deben analizar las carencias y la previsión de cambios que
se deberán afrontar para mantener los niveles de producción y rentabilidad e inclusive mejorarlos y por
último se deben sentar las bases para la concreción de la posterior acción formativa.

Una vez identificadas las necesidades formativas te adentrarás en el estudio de la fase propia
del diseño y creación de un plan de formación:

• En primer lugar se debe determinar las habilidades, las competencias y las actitudes que se
necesitan para que el trabajo se desarrolle con efectividad. Esto es lo que se da en llamar el
saber hacer (tras la adquisición de ciertos conocimientos y habilidades, desempeñar actitudes
acordes).
• En segundo lugar se establecen los objetivos formativos, es decir, las capacidades que se
deben desarrollar para dar cobertura a la necesidad formativa.
• En tercer y último lugar se concretan las acciones formativas; identificando el contenido, los
destinatarios, la metodología y la temporalización.

2.2.- Desarrollo y ejecución.

De qué depende dicho desarrollo, ejecución y duración? Muy fácil, de los tipos de acciones
formativas que se hayan planificado, por eso en esta fase se van a categorizar y concretar las acciones
formativas y así destacaremos:

A/De qué depende dicho desarrollo, ejecución y duración? Muy fácil, de los tipos de acciones
formativas que se hayan planificado, por eso en esta fase se van a categorizar y concretar las acciones
formativas y así destacaremos:

B/Acciones formaFvas basadas en el desarrollo de la competencia; programas basados en

proyectos, grupos de intercambio de experiencias o grupos de trabajo de comparación entre
empresas. Estas acciones suelen ser de más larga duración.

C/Acciones FormaFvas individuales; Autoformación, educación a distancia o sistemas de

enseñanza on line. La duración será variable dependiendo del contenido formaNvo.

D/Formación continua (reciclaje).

2.3.- Evaluación.

la evaluación del plan de formación tiene como finalidad fundamental analizar los resultados formativos
y su implicación en el desarrollo profesional y empresarial. Dicho de otro modo pretende medir la
correspondencia entre los objetivos planteados en el diseño y los logros conseguidos.

La fase de evaluación se desarrollará a su vez en dos subfases:

1. Evaluación el desarrollo del plan de formación.

2. Evaluación de los resultados de las acciones formativas.

En el proceso evaluador del plan de formación se deberán tener en cuenta diversos factores; entre
otros:

• Tipo de acción formativa desarrollada y ejecutada.

• La duración de la misma.
El colectivo receptor de la formación.
Los indicadores más utilizados para la medición del resultado de las acciones formativas serán:
○ Satisfacción. Valora la acción formativa en cuanto a materiales utilizados, docentes,
organización, utilidad.
○ Aprendizaje. Mide la asimilación de los contenidos de la acción formativa.
○ Transferibilidad. Mide la puesta en práctica en el puesto de trabajo de lo aprendido en la
acción formativa.

Existe un indicador en la medición de los resultados de un plan formativo denominado ROI,

retorno de la inversión, que mide la rentabilidad económica para la empresa de los planes de formación
comparando la cantidad invertida en formación con los beneficios obtenidos resultados de la misma.

Si la evaluación del plan de formación arroja resultados positivos en cuanto a su eficacia,

satisfacción y resultados económicos el plan habrá sido un éxito, si por el contrario se
observan resultados negativos se deberá plantear mejoras en el plan de formación.

2.4.- Presupuesto.

El presupuesto sobre el que se sustenta un plan de formación empresarial puede provenir de diversos
ámbitos:

• Puede ser un presupuesto individual para tal fin.

• Puede derivar de un área mayor de la empresa, por ejemplo, recursos humanos.
• Cada departamento de la empresa puede destinar una parte para formación de sus respectivos empleados.

éste debe fijarse en base a una serie de criterios. Entre otros que puede aplicar la empresa, destacarás
los siguientes:

• La cuantía presupuestaria destinada al plan de formación de la empresa:

• Podrá hacerse en base a un porcentaje sobre la facturación.
• Podrá hacerse en base a un porcentaje sobre la masa salarial o a una cantidad fija por
empleado.
• Puede derivarse de la aportación hecha por agentes externos en materia formativa
previo acuerdo con los mismos, por ejemplo con sindicatos, Cámaras de Comercio,
Fundación Tripartita...
• Puede derivarse de la aportación hecha por los fondos públicos a través de
subvenciones.

Todo presupuesto empresarial destinado al plan de formación debe contener:

• Costes directos, asociados al coste de acciones formativas concretas, por ejemplo salario de formadores y
consultores externos, desplazamientos, dietas...
○ Costes indirectos: Acciones dentro del horario laboral.
○ Coste por acción formativa: Número de días/horas de formación por empleado, número de
participantes, duración media de la acción formativa...
○ Costes de las acciones formativas por departamento o área de trabajo.
○ Costes de acciones por nivel jerárquico.

De este modo y con la estructuración del presupuesto de esta manera será posible identificar y
cuantificar los recursos destinados a cada ámbito y acción formativa. La finalidad será encontrar el
equilibrio entre tres variables: calidad, tiempo y coste.

3.- Métodos del desarrollo profesional.

El desarrollo profesional constituye un esfuerzo por parte de las empresas que se centra en
el desarrollo de los trabajadores más cualificados. Tiene un alcance mayor y de duración más
extensa que la formación. El desarrollo profesional constituye también una estrategia empresarial que
redunda en beneficio de la propia competitividad de la organización.

El éxito y desarrollo profesional no debe basarse únicamente en las promociones y los ascensos
dentro de la organización, ya que dependiendo de las características de la empresa, muchas veces
éstos no serían posibles. En las empresas hay otras formas de desarrollo profesional (rotación de
puestos, movimientos laterales) que son signo de mejora profesional y no de fracaso y esto es una
perspectiva que debe hacerse ver a los trabajadores.

La planificación del desarrollo profesional es el proceso por el que los trabajadores:

• Descubren sus debilidades, amenazas, fortalezas y habilidades.

• Obtienen información sobre oportunidades laborales dentro de la empresa.
• Identifican objetivos profesionales.
• Diseñan planes de acción para alcanzar dichos objetivos.

Los sistemas de desarrollo profesional son beneficiosos tanto para los trabajadores como para los
empresarios.

Estos programas introducen un aspecto personalizado en el proceso de formación de los

trabajadores

QEl programa debe verse como un proceso dinámico que pretende satisfacer las necesidades de los
empleados y la organización empresarial.

Se necesitan algunas condiciones básicas para que el programa tenga éxito:

• Apoyo ejecutivo: Debe recibir el pleno apoyo de la dirección.
• Establecimiento de metas: Deben conocer tanto la filosofía de la organización como sus metas
más inmediatas.

3.1.- Evaluación del programa de desarrollo profesional.

La evaluación del programa de desarrollo profesional estima cualitativa y cuantitativamente la

eficiencia de los trabajadores y analiza lo que éstos pueden hacer para desarrollar y aportar su máximo
potencial en la empresa.

La evaluación del programa de desarrollo profesional permite a la organización empresarial:

• Unificar los criterios de dirección.
• Resaltar la relevancia de los puestos.
• Estimular a los trabajadores.
• Identificar el grado de adecuación de las personas a los puestos.
• Equilibrar las decisiones que afectan a la gestión de los recursos humanos (por ejemplo,
promoción y retribución).

Y a los trabajadores:
• Flexibilizar la comunicación con los mandos superiores.
• Conocer cómo es percibido su desempeñoprofesional.
• Definir sus planes de acción para mejorar su competencia profesional.
• Conocer los indicadores por los cuales se va a medir su actividad.
El programa de desarrollo profesional se debe divulgar por toda la empresa. Hay diferentes formas:
publicación de boletines, inclusión en el manual del empleado, inclusión en vídeos, presentaciones en
vivo...

4.- Gestión y organización de la formación.

La gestión de la formación, como cualquier otra actividad de la empresa ha de encomendarse a una

persona o equipo siempre dependiendo del tamaño y la dimensión de la empresa. No obstante, la
función del responsable de formación está a veces infrautilizada, sin darle la relevancia que realmente
debería tener, tanto por parte de la dirección de la empresa como del propio responsable de formación

Internamente el responsable de formación ha de actuar, gestionar y decidir con base a dos

criterios básicos:
• Ofrecer la formación a los trabajadores desde una perspectiva de desarrollo personal y
profesional.
• Ofrecer a la dirección un proyecto y forma de actuación coherente con los objetivos de la
empresa.
El proceso de gestión de la formación se ha de caracterizar por identificar las necesidades reales de
la productividad y dar oportunidades y medios a los empleados de cualquier nivel (directivos, técnicos,
comerciales y operarios) para que aprendan a satisfacerlas por sí mismos. Por eso es necesario prever
qué retos futuros van a plantearse para disponer los recursos materiales y personales necesarios para
afrontarlos.

5.- Programas de formación de las Administraciones Públicas.

El InsFtuto Nacional de Administración Pública es un organismo autónomo que desempeña entre

otras las siguientes funciones:

• La formación y perfeccionamiento de los funcionarios de los Cuerpos o Escalas Superiores de la

Administración General del Estado.
• La formación y el perfeccionamiento de los empleados públicos de la Administración Local en
colaboración con las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales.
• La coordinación, colaboración y cooperación con los demás Centros, InsNtutos o Escuelas de la
Administración General del Estado, o de sus organismos públicos que realicen tareas de
selección, formación y perfeccionamiento, así como con el InsNtuto Nacional de las
Cualificaciones, sin perjuicio de las competencias específicas que se reconozcan sobre estas
materias a otros Centros, InsNtutos o Escuelas de la Administración General del Estado.
• El establecimiento de criterios para la homologación de las acNvidades formaNvas realizadas por
otros Centros de Formación.

6.- Programas de evaluación del desempeño del puesto de trabajo.

La evaluación del desempeño del puesto de trabajo es un proceso sistemático y periódico que
sirve para estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las
personas en el desempeño de sus puestos de trabajo, mostrándoles sus puntos fuertes y
débiles con el fin de ayudarles a mejorar.
Lo que se pretende con la evaluación del desempeño del puesto de trabajo es idenUficar los
aspectos que necesitan ser mejorados para establecer planes de formación

Los objeFvos de la evaluación del desempeño del puesto de trabajo serán:

• La mejora del desempeño laboral.
• El establecimiento de una política de incentivos.
• La movilidad de los trabajadores a puestos o cargos compatibles con sus conocimientos
habilidades y destrezas.
• La promoción de los empleados de la organización.
• La detección de necesidades formaNvas en los trabajadores.

Se utilizan dos procedimientos o sistemas de evaluación del desempeño del puesto de trabajo:
• Evaluación del Desempeño según las AcFvidades: Mediante este sistema, se evalúa el nivel
de cumplimiento de las disNntas acNvidades que Nene asignadas de forma habitual, cada
puesto de trabajo. Por ello, es preciso, que estas acNvidades estén previamente idenNficadas y
conocidas por los ocupantes de cada puesto.
• Evaluación del Desempeño por ObjeFvos: Con este sistema lo que se evalúa es el grado de
consecución de los diferentes objeNvos que en su momento se establecieron para cada
puesto.

6.1.- El proceso de evaluación.

La evaluación del desempeño debe ser un proceso continuo, a través del cual el trabajador y su
superior conozcan los pormenores del puesto de trabajo, su desarrollo y las posibles mejoras a
implantar
La evaluación del desempeño se desarrolla con periodicidad anual habitualmente.

Existen muchos factores a tener en cuenta en la evaluación del desempeño:

• Calidad de trabajo: Evalúa la exacNtud, seriedad, claridad y uNlidad en las tareas
encomendadas.
• Cantidad de trabajo: Cumple los objetivos de trabajo, realiza un volumen aceptable de
trabajo.
• Conocimiento del puesto: Mide el grado de conocimiento y entendimiento del trabajo.
• Iniciativa.
• Relaciones con los compañeros: Busca u ofrece asistencia y consejo a los compañeros o
en proyectos de equipo.
• Relaciones con el supervisor: Mantiene al supervisor informado del progreso en el trabajo
y de los problemas que puedan plantearse.
• Relaciones con el público: Establece, manNene y mejora las relaciones con el personal
externo, como clientes, proveedores, dirigentes comunitarios y poderes públicos.
• Dirección y desarrollo de los subordinados: ManNene a los subordinados informados de
las políNcas y procedimientos de la empresa y procura su aplicación.
• Puede trabajar independientemente.

7.- Sistemas de promoción e incentivos.

las empresas deberán realizar lo que se da en llamar un plan de promoción que recoja los requisitos
principales que deben cumplir los candidatos que aspiren a promocionar dentro de la organización
empresarial.
Una vez establecido el sistema de clasificación en la empresa, se creará el procedimiento a través
del cual los trabajadores se les permitan promocionar.
Se tendrán en cuenta factores tales como la antigüedad, la formación, los méritos o algo más subjetivo
como es la capacidad organizativa del empresario. En ningún caso podrá existir discriminación por
razón de sexo.

podrán también no sólo establecer los ascensos sino instaurar una modificación al alza en la
remuneración. Es lo que se denomina incentivos. A veces se aplican en función de la productividady
otras teniendo en cuenta elementos tales como la asistencia o la puntualidad.

7.1.- Valoración de los puestos de trabajo.

valoración de puestos de trabajo. Ésta se define como un procedimiento dirigido a distinguir tanto
cuantitativa como cualitativamente los puestos de una empresa, de forma que se determine el valor de
cada puesto en relación con los demás.

Los objetivos de la valoración de puestos serán:

• La obtención de datos que determine el valor real de los puestos.
• La administración de los salarios correspondientes a cada puesto.
• Proporcionar datos del coste salarial de cada puesto.
• Servir de base para la negociación colectiva.
• Sentar las bases de la promoción e incentivos del personal.
• Identificar mayores responsabilidades de los puestos.

• Será necesario realizar una valoración de puestos de trabajo cuando se considere que existan
diferencias importantes entre los salario de los trabajadores pertenecientes a una misma
clasificación profesional o cuando existan dificultades para establecer nuevos salarios tras la
modificación de métodos de trabajo, utilización de nueva maquinaria etc.

Los sistemas de valoración de puestos de trabajos que debes conocer son:

○ Sistema de rango o jerarquización: Consiste en clasificar todos los puestos de trabajo por orden de importancia de los mismos.
○ Sistema de clasificación por categorías o grados: Consiste en ordenar los puestos a valorar respecto a una escala con unos niveles o grados ya
establecidos.
○ Sistema de comparación de factores: Partiendo de unos puestos clave (puestos más representativos) se analiza su contenido y
se descomponen en factores, que se jerarquizan en orden de importancia.
○ Sistema de Valoración por puntos: Consiste en valorar los puestos de trabajo y cifrar tal valoración introduciéndola en una escala que indica la
medida en la que se ubica.
7.2.- La promoción profesional.

la promoción profesional de los trabajadores en su empresa puede basarse por un lado en criterios objetivos que previamente conocen los
empleados, tales como, la antigüedad, la formación específica que se adapte al puesto al que se opta, una determinada cualificación profesional o
en base a alguna habilidad especial del trabajador; y por otro lado en criterios subjetivos y discrecionales del empresario.

7.3.- Incentivos y productividad.

Los incentivos son primas salariales cuya finalidad es premiar al trabajador por alcanzar un alto
rendimiento o productividad en su puesto de trabajo.

El objeFvo principal de los incenFvos y de las empresas es el de alcanzar un nivel alto de

moUvación en los trabajadores para tener como resultado el mejorar sus niveles de desempeño dentro
de la empresa y así poder reducir los costes de mano de obra que esto conlleva.

Los incentivos deben elegirse y estructurarse en base a las características de las tareas que desempeña
cada grupo de trabajo dentro de las diferentes áreas de la organización. Así distinguiremos:

• Planes de incentivos por productividad: Los planes de incentivos por productividad son adecuados para motivar a los trabajadores
que tienen en sus manos la posibilidad de mejorar cuantitativamente la producción, como en el caso de la fuerza de ventas.
• Planes de incentivos de mejora de la calidad: Los planes de incentivos que buscan mejorar la producción de forma cualitativa, es
decir, mejorar la calidad del producto o la atención al cliente deben estructurarse de forma que ofrezcan beneficios al trabajador sin
considerar su productividad. Por lo general, los planes de incentivos para empresas que intentan mejorar el producto se brindan como
mejoras salariales, premios y bonos y los planes de incentivos que buscan mejorar la atención al cliente se ofrecen en forma de
beneficios recreativos y actividades motivacionales que capaciten al empleado

8.- Registro y archivo de la información y la documentación.

Existen dos instrumentos documentales importantes para asegurar la calidad de la formación

empresarial, el desarrollo profesional y las políticas de incentivos y promoción. Estos son el pliego de
condiciones y el dossier pedagógico.

El pliego de condiciones es un documento que recoge las características de la acción

formativa, es elaborado por el responsable de formación y debe contener:

• Objetivos de la acción formativa.

• Destinatario de la acción formativa.
• Contenido de la acción formativa.
• Organización y funcionamiento de la acción formativa.
• Financiación de la acción formativa.

El dossier pedagógico es un documento que especifica las características técnicas de la acción

formativa, su temporalización y metodología.