Como viste en la lectura de lla sección, “Lo que vivimos” el manejo correcto de los
inventarios es muy importante para evitar tener recursos economicos desperdiciados, ya
que los materiales y productos cuentan con una fecha de caducidad definida, por lo que si
no se tiene una buena planeación de llos pedidos y de las compras que deban realizarse,
ocurriran pérdidas por materiales con fechas de caducidad vencidas o dañados, tiempo del
personals que administra el almacén, y desperdicio del espacio fisico de las instalacione,
las cuales podrían ser ocupadas para guardar productos que tengan altos volumenes de
ventas. Todos los puntos anteriores contribuiran a pérdidas monetarias en la organización.
Es fundamental contar con una planeación de los materiales que deben comprarse, la cual
se encuentre basada en los consumos registrados como históricos de la empresa, lo cual
puede determinarse llevando un registro minucioso de las vents diarias y realizando un
resumen mensual de la información. Para llevar un control adecuado de los productos o
meteriales que se comprarán, es indispensable conocer el proceso de compra y suministro
de la organización.
En el siguiente diagrama de flujo se muestran las operaciones generales del proceso de
compra y almacenamient, ya que ambos se encuentran relacionados; la manera particular
de llevar a cabo cada una de las tareas y los formatos electronicos e impresos que se
utilizan para el desarrollo de las actividade, varia en función del tipo de empresa, los
productos que fabrica y las politicas a las que se apega.
El diagrama anterior puede explicarse de manera más detallada de la siguiente forma:
1. Con el llenado de la requisición. inicia el proceso de compra y surtimiento de
materiales, puede ser generado por el almacén u otros departamentos.
2. Proceso de autorización y compra de material. Una vez emitida la requisición, pasa
al supervisor del área que lo solicita para que sea autorizado y si es el caso, se turna
al departamento de Compras para su atención.
3. Una vez que el departamento de Compras ha realizado las cotizaciones y elegido al
proveedor, procede a la colocación del pedido y da aviso al almacén mediante una
orden de compra foliada, que hace referencia que corresponde; este documento
muestra una fecha de entrega pactada para su surtimiento
4. Cuando el proveedor llega a la empresa, se reporta con el área de vigilancia para
que el almacén autorice su entrada
5. El almacén verifica el nombre del proveedor y autoriza la entrada del pedido a sus
instalaciones.
6. El proveedor entrega los documentos correspondientes al material que le fue
solicitado, así como las copias adicionales (orden de compra, factura o remisión)
para amparar la entrega del pedido.
7. El almacén revisa que los documentos se encuentren completos y coteja contra
requisición y la orden de compra.
8. Si la información corresponde al material, el almacenista firma y sella de conformidad
que lo solicitado fue surtido correctamente, para esto revisa las siguientes
características: marca, modelo, numero de parte, cantidad, tamaño, etc. Cabe
mencionar que la factura y a orden de compra debe coincidir con el producto que el
proveedor entrega físicamente y solo de esta manera se colocará el sello de la
empresa en la factura del proveedor. Es importante quedarse con una copia de la
factura para dar entrada al material.
9. Se genera la entrada correspondiente para el pedido en el sistema
10. En caso de que la información del material entregado no corresponda con la
requisición ni con la orden de compra el almacén se comunica directamente con el
departamento de compras e informa a fin de que se haga la aclaración respectiva.
11. El personal asignado hace la aclaración pertinente e informa al almacén si la compra
se recibe o se rechaza (esta decisión se documenta generalmente por el correo
electrónico)
Es importante mencionar que todos los rechazos y modificaciones que se realicen a las
requisiciones originales deben ir documentados, ya sea físicamente con un a firma de
aprobación del solicitante sobre la orden de compra o la requisición, o bien, en un archivo
electrónico, para asegurar que los cambios de modelo o material se encuentren avalados
por el usuario o una persona de su mismo departamento, pero de mayor jerarquía.
I. Analiza la siguiente situación:
En el almacén de la empresa “Artículos de belleza Claudia” se recibe la orden de
compra 9845 que ampara:
➢ 200 frascos de crema para manos aroma Floral
➢ 3 cajas de desodorante para dama
➢ 90 piezas de crema corporal aroma Mango de 250 mls.
➢ 15 botellas de shampoo para cabello de 500 mls
Al verificar los datos de la orden de compra, se puede observar que fua solicitada
por Adriana Gamboa, del departamento de Compras. Este material se usará para
complementar un pedido importante para uno de los principales clientes de la
empresa, quien es un tanto delicado.
El proveedor entrega este pedido con la factura 9025; Lorena Mora, la almacenista,
se da cuenta que el material que están entregando es el siguiente:
➢ 200 frascos de crema para manos aroma Floral
➢ 90 piezas de crema corporal aroma Rosas de 150 mls.
➢ 13 botellas de shampoo para cabello de 450 mls.
II. En orden de importancia, considerando la actividad número 1 como la más
importante, enumera en el espacio aquellas que realizarías si tu fueras la persona
que recibe el pedido, y marca con un “x” las que definitivamente crees que no
aplicarían en este caso.
Revisar el ultimo precio con el que este material fue comprado.
Verificar factura contra orden de compra.
Verificar que en la factura esté referenciado el número de orden de compra.
Recibir el material
Revisar si el material viene completo
Regresar el material
Verificar que las descripciones del material correspondan al que están entregando
físicamente.
Preguntar al comprador si hubo algún cambio en el pedido
Revisar si la factura tiene los datos fiscales correctos
Pedir una remisión amparando la factura
Esperar la autorización del departamento de Compras para recibir el pedido
Generar una requisición para que hagan otra orden de compra
