INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN Código: GS-I-01

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PERFIL DE APODERADO

INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN

E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO–
“eKOGUI”

MANUAL DEL ABOGADO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA
JURÍDICA DEL ESTADO
FEBRERO 2018

Código: DE
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES DISCIPLINARIAS

2.1 Obligaciones de los usuarios
2.2 Marco Legal
2.3 Definición, objetivo y ámbito de aplicación

3. FUNCIONES DEL ABOGADO

4. ACCESO AL SISTEMA
4.1 Gestión de usuarios
4.2 Ingreso comunidad jurídica del conocimiento
4.3 Ingreso ekogui - procesos y casos.

5. MODULOS GESTIÓN DE PROCESOS JUDICIALES

5.1 Radicar Procesos judiciales
5.2 Actualizar
5.2.1 Formulario de radicación
5.2.2 Actualización procesal y expediente digital
5.2.3 Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo.
5.3 Visualizar
5.3.1 Resumen Económico del Proceso
5.3.2 Procesos judiciales terminados
5.4 Modificar

6. MODULOS GESTIÓN DE CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES

6.1 Radicar conciliaciones extrajudiciales

6.2 Actualizar
6.2.1 Formulario de radicación
6.2.2 Actualización procesal y expediente digital

7. MODULO DE FICHAS RELACIONADAS A LOS PROCESOS JUDICIALES Y A

LAS CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES

7.1 Balance General de Casos

7.2 Fichas relacionadas a los procesos judiciales: Fichas de Conciliación Judicial y
de Pacto de Cumplimiento

8. HERRAMIENTAS DEL USUARIO

8.1 Tutoriales Ekogui

8.2 Formatos
8.3 Curso Virtual.
8.4 Preguntas Frecuentes.
8.5 Tour Virtual
8.6 Canales de atención
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1. OBJETIVO

Definir y precisar el alcance de las funciones que deben desempeñar los

ABOGADOS de las entidades y organismos estatales del orden nacional,
cualquiera que sea su naturaleza y régimen jurídico, y de las entidades privadas
del mismo orden que administren recursos públicos, en el SISTEMA ÚNICO DE
GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO – eKOGUI.

2. OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES DISCIPLINARIAS

El Artículo [Link].1.5. del Decreto 1069 de 2015 establece que serán vinculantes
para las entidades del orden nacional todos los protocolos, lineamientos e
instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión
e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI que formule la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado.

El incumplimiento de las normas previstas en el Decreto 1069 de 2015 y el Decreto

Ley 4085 de 2011, así como de aquellos procesos y procedimientos estipulados
sobre la gestión y el uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de
la Actividad Litigiosa del Estado eKOGUI, acarreará a los usuarios del Sistema las
sanciones previstas en el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002).

2.1 OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS

Son funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las siguientes:

 Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único
de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, que convoque la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad.

 Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la

confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas
para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley
1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 Dentro del marco de sus competencias funcionales, responder por la veracidad

y oportunidad de la información que reporten en el Sistema Único de Gestión
e Información Litigiosa del Estado –eKOGUI.

2.2 MARCO LEGAL

 Decreto Ley 4085 de 2011 “Por el cual se establecen los objetivos y la

estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado”.
 Decreto 1069 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Justicia y del Derecho”.
 Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del
Proceso y se dictan otras disposiciones”

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2.3 DEFINICIÓN, OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO

- eKOGUI es el único sistema de gestión de información litigiosa del Estado, creado
para el seguimiento de la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las
autoridades nacionales e internacionales.

Tiene como objetivos, servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo
fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como
monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad.

De igual forma, busca brindar instrumentos para la generación de conocimiento,

la formulación y focalización de políticas de prevención del daño antijurídico y la
generación de estrategias para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.

Como fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado deberá
ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden
nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades
privadas del mismo orden que administren recursos públicos.

Cualquier información que las entidades públicas de orden nacional reporten sobre
su actividad litigiosa a los organismos de control, o a los ciudadanos en general,
deberá ser coincidente con la información por ellas registrada en el Sistema Único
de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI.

También deberán ingresar la información de los procesos y reclamaciones las

entidades públicas del orden nacional que entren o se encuentren en proceso de
liquidación de que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto-ley 254 de
2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006,
respectivamente, deberá ser reportada en el Sistema Único de Gestión e
Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI. Igualmente, reportaran
la información las entidades que entren en proceso de supresión.

Además, las sociedades fiduciarias que administren recursos para la atención de

procesos judiciales de las entidades del orden nacional que se encuentren en
proceso de liquidación.

3. FUNCIONES DEL ABOGADO

De conformidad con el artículo [Link].1.10. del Decreto 1069 de 2015 son

funciones del abogado frente al Sistema Único de Gestión e Información de la
Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI, las siguientes:

1. Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e

Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, las solicitudes de conciliación
extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y

trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado e informar a la Agencia,

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dentro de los 15 días siguientes al ingreso de la información, cualquier

inconsistencia para su corrección.

3. Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los
comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.

4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una
periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera
una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que
determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con

una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se
profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la
metodología que se establezca para tal fin.

Nota: Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por

abogados externos a la entidad, se deberán incluir como obligaciones del contrato,
el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para los abogados en el
presente artículo.

Procedimiento para ingresar al Sistema Único de Gestión e Información de la

Actividad Litigiosa del Estado Ekogui

4. ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema ekogui el usuario debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Comunicarse con el Administrador del Sistema en la entidad y

solicitarle su usuario y contraseña.

Nota: Recuerde que, por razones de seguridad, el usuario y la contraseña no

deben ser compartidos con ninguna otra persona, toda vez que la responsabilidad
sobre el ingreso, acceso y uso de la información contenida en el sistema, recae
directamente sobre el usuario que tiene a cargo la gestión de la información, so
pena de las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.

Paso 2. Una vez asignado su usuario y contraseña, se le programará una

sesión de capacitación sobre el uso y alcance del sistema eKOGUI.

Paso 3. Después de finalizado el proceso de capacitación, para ingresar

por primera vez al sistema debe:

3. 1 Hacer clic en el enlace que recibirá en su cuenta de correo electrónico.

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3.2 Una vez realizada la acción anterior el abogado visualizará una pantalla
como la siguiente:

3.3. Registrar una nueva contraseña en el campo “contraseña”, la cual

debe contener como mínimo 8 caracteres, al menos una letra en mayúscula
y un número.

Tenga en cuenta que la información de los campos “contraseña” e

“Ingrese nuevamente la contraseña”, debe coincidir.

3.4 ingresar el número señalado en el campo “captcha” y hacer clic en el

botón “Entrar”.

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3.5 Al culminar el procedimiento anterior, el sistema lo redireccionará a la

pantalla de autenticación de usuario.

3.6 Por último, seleccione el tipo de documento (cédula de ciudadanía o

cédula de extranjería), ingrese su usuario y contraseña y haga clic en el
botón “Entrar”.

Al ingresar al aplicativo ekogui y si solo pertenece a una entidad visualizará la página de

inicio. Si el usuario autenticado está vinculado a más de una entidad visualizará la
funcionalidad “seleccionar entidad” donde podrá indicar sobre qué entidad va a realizar
gestión.

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4.1 Gestión de usuarios

En este módulo el usuario podrá actualizar su información profesional y cambiar la

contraseña de acuerdo a los siguientes pasos

Cambiar la contraseña

Paso 1. Dar clic sobre el nombre del usuario autenticado, que se visualiza
en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema cargará las opciones
de "Administración de perfil", y el usuario debe seleccionar la opción
"Cambiar contraseña".

Nombre del abogado

Al seleccionar esta opción el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Paso 2. Debe registrar la información de la siguiente forma:

 Ingresar la clave actual en el campo "Contraseña actual".
 Ingresar la nueva clave en el campo "Nueva contraseña".
 Ingresar nuevamente la nueva clave en el campo "Ingrese nuevamente la
contraseña".
 Dar clic en la opción "Guardar".

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Paso 3. El sistema lo redireccionará a la pantalla de autenticación, donde

debe seleccionar el tipo de documento, ingresar su usuario y la contraseña.

Editar el Perfil

Una vez seleccionada la entidad el abogado debe actualizar su información profesional

registrada en el perfil realizando los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic sobre el nombre del usuario autenticado, que se visualiza
en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema cargará las opciones
de "Administración de perfil", y el usuario debe seleccionar la opción "Editar
Perfil".

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Nombre del abogado

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

A continuación, aparecerán las siguientes secciones:

 Sección general: En esta sección se visualizará el título y la descripción del
formulario.
 Información básica del usuario: En este espacio el usuario podrá diligenciar y
cargar información relacionada con el nombre de entidad, tipo de documento, y
foto (el sistema permite cargar documentos de máximo 2 megas y en formato:
PDF, JPG y PNG).
 Información del pregrado y del postgrado
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 Experiencia

Paso 2. Debe modificar la información de los campos editables en la

sección información básica y debe cargar la fotografía de su perfil.

Paso 3. El sistema mostrará un link con la foto cargada debajo del campo
"Examinar"; la cual podrá "Eliminar" ( ) para borrar el registro de la
imagen cargada.

Paso 3. Diligenciar los demás campos de postgrado, pregrado y

experiencia (si aplica) y debe seleccionar la opción "Guardar". El sistema
desplegará un mensaje de confirmación.

Paso 4. Dar clic en la opción "Si" del mensaje de confirmación.

Recuerde: Si el usuario autenticado está vinculado a más de una entidad debe repetir el
procedimiento anterior cada vez que ingrese a una entidad diferente
 El sistema guardará la información diligenciada y retornará al abogado al home
de la aplicación con un mensaje de confirmación exitoso.

Nota: El usuario podrá ingresar al módulo de procesos y casos o al módulo de la

comunidad jurídica

4.2 Ingreso Comunidad Jurídica del Conocimiento

La Comunidad Jurídica del Conocimiento nace como una iniciativa de la Agencia Nacional
de Defensa Jurídica para proporcionar herramientas que permitan a los defensores del
Estado colombiano un mejor desempeño en la defensa de los intereses de la Nación.

Existen dos formas de ingresar a la Comunidad Jurídica:

La primera opción es registrar el correo electrónico finalizado en [Link] realizando los

siguientes pasos:
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Paso 1. Ingresar al link [Link] y seleccionar el icono

“Comunidad Jurídica”

El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Paso 2. Dar clic en la opción "Ingresar" y colocar el nombre de usuario o

dirección de correo electrónico, la contraseña y presionar el botón
Ingresar.

En caso de no tener usuario puede registrarse en el link “Regístrese aquí” que se

encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla desplegando el siguiente formulario
con la información que deberá ingresar.

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La segunda forma de ingresar a la Comunidad Jurídica es si es usuario en ekogui:

Paso 1. En la parte superior derecha de la pantalla aparece un módulo

“ingreso a usuarios ekogui”; debe dar clic en el botón “Ingresar”.

Paso 2. Se desplegará la pantalla de inicio para que seleccione el tipo de

documento, el usuario, la contraseña y debe presionar el botón “Entrar”.

4.3 Ingreso ekogui

Para realizar la gestión en el sistema ekogui el abogado debe hacer lo siguiente:

Paso 1. Ingresar con el link [Link], y seleccionar el icono

ekogui, (se recomienda usar el navegador Google Chrome).

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Paso 2. El sistema lo llevara a la siguiente pantalla en la cual debe registrar

la información solicitada y dar clic en el botón “Entrar”

Paso 3. Ingresar en el icono ekogui

Paso 4. Ingrese por el perfil “Abogado” y seleccione la entidad en la cual

hará la gestión de los procesos y casos a su cargo.

Nombre de la entidad

Nombre de la entidad

Paso 5. A continuación, el sistema lo trasladará a la página principal de

ekogui donde encontrará los diferentes módulos en los que podrá hacer
gestión, otros de carácter informativo, el tour virtual y las líneas de
atención.

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Iniciaremos con el módulo de gestión de procesos y casos en el cual podrá ingresar,

actualizar y consultar los procesos judiciales y las conciliaciones extrajudiciales a su
cargo.

5. Módulo Gestión de Procesos Judiciales

Encontrará un resumen de cuantos procesos judiciales activos tiene a cargo y el valor

total de los mismos

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Debe dar clic en la opción "Entrar" y el sistema le mostrará las siguientes funcionalidades:
radicación, generar certificación y gestión de procesos y casos.

5.1Radicar Procesos judiciales

Empezaremos a realizar la gestión en el “Módulo de Radicación” en el cual debe ingresar

los 23 dígitos mencionados en la información contenida en el auto admisorio y la
demanda.

Paso 1. Seleccionar la funcionalidad “Procesos Judiciales” y dar clic en la

opción “Radicar”, aparecerá una pantalla en la que hacen unas
recomendaciones las cuales debe leer antes de iniciar el registro del
proceso.

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Paso 2. Señalar si el proceso es en contra o iniciado por la entidad.

El formulario de radicación está conformado por secciones, la primera sección que

aparecerá es “Código único del proceso”, el cual está conformado así:

Código del Despacho:

Cinco (5) dígitos para el código DANE del municipio en donde está ubicado
el despacho.
Dos (2) dígitos para el Código de la Corporación y Juzgado.
Dos (2) dígitos para el Código de la Sala y Especialidad del Juzgado.
Tres (3) dígitos para el Consecutivo del Despacho Judicial.

Código de identificación del proceso:

Cuatro (4) Dígitos, para el Año en que nace el proceso.
Cinco (5) Dígitos para el Consecutivo de radicación. Se reinicia con 1 en cada
cambio de año.
Dos (2) Dígitos para el Consecutivo de recursos del proceso, el cual variará
conforme a los recursos interpuestos dentro del proceso judicial.

Recuerde que los recursos del proceso se deben registrar en ekogui a través de las
actuaciones, en el proceso de primera instancia.

Paso 3. Ingresar el código único del proceso con la información del auto
admisorio, si el despacho está parametrizado en el sistema se desplegará
una lista de chequeo en la que deberá confirmar la información ingresada
y si es correcta dar clic en el botón “Siguiente”.

Si tiene alguna duda sobre cómo registrar la información puede dirigirse al icono
de “Ayuda” ubicado en la parte superior derecha del formulario.

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Recuerde: el cup debe tener 23 dígitos si no los ingresa completos el sistema le mostrará
la siguiente alerta

Recuerde que el registro de los campos marcados con (*) son obligatorios.

Si al ingresar el cup el sistema le muestra la siguiente pantalla, debe solicitar la

parametrización del despacho judicial en el sistema al correo
[Link]@[Link] y como documento adjunto el auto admisorio con
los 23 dígitos.

Si al ingresar el cup el sistema le muestra la siguiente pantalla:

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Quiere decir que ese cup ya está siendo utilizado en el sistema y usted tiene las
siguientes opciones:

 Dar clic en el botón “Regresar” ya que una vez verificada la información

del proceso o caso evidenció que ingresó de forma errada el cup. La
anterior acción lo llevará nuevamente a la sección “Código único del
Proceso” para que pueda ingresar el cup nuevamente.

Puede ocurrir que los 23 dígitos que desea ingresar ya esté en el sistema
con la información de otro proceso, en ese caso debe enviar el formato de
modificación con la respectiva firma al correo:
[Link]@[Link] y en el campo de
“OBSERVACIONES” explicar el motivo de la modificación. Debe enviar
como adjunto el auto admisorio de la demanda.

 Si selecciona la opción “Actualizar” el sistema lo llevará por las secciones

del formulario de radicación del proceso.

Automáticamente aparecerá la información de la entidad bien sea en la

sección “Datos de los demandantes” o “Datos de los demandados” según
seleccione y debe actualizar la fecha de otorgamiento del poder para seguir
actualizando el formulario.

Recuerde: La única sección que no puede modificar es: “Radicación del

proceso”.

 Si la opción escogida es “Radicar Ejecutivo Conexo” debe asegurarse que

la información suministrada en la pantalla corresponde a un proceso de su
entidad y que actualmente si corresponde a un proceso ejecutivo posterior
al proceso inicial con los mismos 23.

La opción “Radicar Ejecutivo Conexo” lo llevará al formulario de radicación de

procesos judiciales para que ingrese la información en las secciones
correspondientes.

Si el cup que acaba de ingresar no está registrado en el sistema la siguiente sección que
aparecerá es “Radicación del Proceso” donde encontrará grabado el cup que acaba de
ingresar.

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En el campo “Fecha de admisión de la demanda” deberá ingresarla de acuerdo a la

información del auto admisorio, bien sea seleccionado el día, mes y año del calendario
que se despliega o ingresándola manualmente.

En el campo” Jurisdicción – acción o medio de control” ingrese una palabra clave y

seleccione la opción de la lista.

Recuerde: Verificar que exista una coherencia entre el cup seleccionado, el

despacho judicial y la jurisdicción – acción o medio de control con el fin de evitar
inconsistencias.

Siempre dar clic en el botón “Siguiente” para que el sistema guarde la información
ingresada y pueda continuar con el registro de las demás secciones.

De Inmediato se desplegará la sección “Datos de los demandantes” en la que deberá:

Paso 4. Responder a la pregunta inicial (en caso de que la entidad actué

en calidad de demandante, automáticamente el sistema traerá la
información del abogado de la entidad que está registrando el proceso), si
la entidad es demandada deberá ingresar la información de las entidades
de orden nacional o persona natural, jurídica o entidades territoriales que
actúen en calidad de demandantes del proceso, así como la información
del abogado.

Tenga en cuenta: el número de identificación no puede ser un número negativo,

tampoco puede ingresar caracteres diferentes a números y no se permiten menos de 5 o
más de 12 dígitos y debe registrar la información en los campos seleccionados según
corresponda.

Recuerde: Para agregar información debe seleccionar el símbolo , y dar clic en

la opción agregar para guardar la información, si lo que desea es eliminar el
registro que acaba de ingresar debe seleccionar el botón .

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Si desea editar la información que acaba de guardar seleccione el lápiz verde .

Demandante

Nombre

Paso 5. Al ingresar la información del abogado de los demandantes y dar

clic en el botón “Siguiente” aparecerá la sección “Datos de los
demandados”.

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Tenga en cuenta: Si la entidad es demandada o demandante automáticamente el

sistema traerá la información correspondiente al nombre de la entidad, la calidad,
y los datos del abogado según corresponda.

Paso 6. Solamente debe ingresar la fecha de otorgamiento de poder y

una vez agregue la información y de clic en el botón “Siguiente” el sistema
le mostrará la siguiente pantalla

Si la información es correcta de clic en el botón aceptar si desea modificar la

información que acaba de ingresar seleccione la opción “Cancelar” y edite la fecha.

El sistema le mostrará el histórico de los abogados que ha tenido el proceso como

se evidencia en la siguiente gráfica.

Nota: Debe ingresar la fecha de terminación del poder solamente

cuando ya no sea el abogado que representa a la entidad en ese
proceso.

Para el ingreso de la fecha de otorgamiento de poder del proceso en el sistema

debe tener en cuenta lo siguiente:

- La fecha de otorgamiento de poder no puede ser anterior a la fecha de

admisión de la demanda
- La fecha de otorgamiento del poder debe ser igual o posterior a la fecha
de admisión de la demanda
- Dos apoderados no pueden tener la misma fecha de otorgamiento ni
terminación de poder
- Las fechas de otorgamiento y terminación del poder deben tener un
orden cronológico de manera que no se crucen las fechas entre sí
- Se sugiere que entre la fecha de otorgamiento y terminación de poder
exista al menos un día de diferencia en el registro
- No puede modificar las fechas de otorgamiento y terminación del poder
una vez sea guardado el registro

Una vez finalizada está sección debe dar clic en el botón siguiente y se desplegará
la sección correspondiente a “Causa de la demanda y hechos del proceso”

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Paso 7. Dar clic en el lápiz e ingresar una palabra clave en el campo “Causa
de la Demanda” y seleccionar de la lista aquella que corresponda a su
proceso. Guardar la información en la opción agregar.

Recuerde que puede ingresar más de una causa y solo puede editar o eliminar las
causas que se hayan ingresado para su entidad.

Paso 8. Ingresar en el campo “Ciudad de los Hechos” el municipio o ciudad

donde ocurrieron los acontecimientos, ingrese una palabra clave y
seleccione la opción de la lista desplegable.

Paso 9. Ingresar un mínimo de 300 caracteres en el campo “Breve

descripción de los hechos”, donde ingresará los fundamentos fácticos de
tiempo, modo y lugar que le dieron origen al proceso. Si la información fue
ingresada por otra entidad puede seleccionar el campo “Acepto el
contenido de los hechos descrito en este proceso” y si no está de acuerdo
con la información allí ingresada puede solicitar al grupo de Soporte de la
Dirección de Gestión de la Información la modificación.

Solamente puede modificar los hechos que haya ingresado para su entidad, si lo
ingresó otra entidad debe realizar la solicitud al grupo de Soporte.

Tenga en cuenta que si usted ingresó los hechos y otra entidad ya hizo alguna
actualización del formulario ya no se podrán modificar y debe solicitar el cambio
al grupo de soporte.

Paso 10. De clic en el botón “Siguiente” para habilitar la sección “Actos

Administrativos Demandados”, donde deberá seleccionar el “Tipo de Acto”
de la lista desplegable, ingresar el “Número de Acto”, la “Fecha de

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Expedición del Acto” del calendario y finalmente dar clic en la opción

“Agregar”.

Nota: Debe ingresar la totalidad de los campos para que se guarde la información.
En el caso de que no exista un acto administrativo puede pasar a la siguiente
sección sin necesidad de ingresar la información ya que el campo es opcional.

Paso 11. Dar clic en el botón “Siguiente” y aparecerá la sección “Valor

Económico del Proceso”, tendrá que escoger entre la opción determinado
o indeterminado. Si escoge la opción determinado, seleccione la unidad
monetaria, el valor que desea ingresar y dar clic en el botón agregar.

Recuerde: Puede ingresar la misma unidad monetaria e incluso los mismos

valores si así lo requiere en el botón “Agregar Pretensión o Agregar Cuantía

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 26 de 62

El sistema calculará los valores ingresados en el campo de las pretensiones y la

cuantía y los totalizará e indexará al equivalente en pesos.

Si otra entidad ya ingresó el valor de las pretensiones o de la cuantía, el sistema

le preguntará si está de acuerdo, en caso de que la respuesta sea no, se habilitará
otro campo para que ingrese la información.

Nombre de la entidad

Nombre de la entidad

Recuerde: Puede modificar la información ingresada (a excepción de la sección

“Radicación del Proceso”; caso en el cual deberá solicitar mediante el formulario
de modificación o eliminación al grupo de soporte el cambio de: código único del
proceso, fecha de admisión de la demanda o la jurisdicción- acción o medio de
control) siempre y cuando sea la única entidad vinculada en el proceso y/o no
haya aceptado el valor de las pretensiones y cuantía ingresada por las otras
entidades. En caso contrario deberá solicitar la modificación al área de Soporte
mediante el formulario estipulado por la Agencia.

Tenga en cuenta que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado tomará
como valor económico del proceso el mayor valor registrado por las entidades
como pretensión económica del proceso, cuando no haya registros disponibles se
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 INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN Código: GS-I-01
E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 27 de 62

tomará el mayor valor registrado por las entidades como estimación razonada de
la cuantía.

Recuerde que al realizar el registro del proceso por parte de la entidad el valor
económico del proceso debe corresponder a la información contenida en la
demanda y la subsanación, no los valores interpretados por la entidad al momento
de ser condenada

Si la opción que escoge es indeterminado se desplegara el campo “Valor $ 0,000”

en el cual podrá ingresar algún valor (unidad monetaria pesos) o simplemente dar
clic en el botón “Siguiente” para que se guarde la información.

Paso 12. Dar clic en el botón “Siguiente” donde se desplegará la sección

“Impactos asociados al proceso”.

Si usted considera que el proceso judicial tiene alguno de los siguientes impactos
que harían que este proceso fuera catalogado como de “alto impacto” según el
Decreto 4085 de 2011, debe seleccionarlos, de lo contrario seleccione la casilla:
“Sin impactos”.

Paso 13. De clic en el botón “Finalizar Radicación”, a continuación, se

mostrará la siguiente pantalla:

El “ID ekogui” será el número de identificación del proceso en el sistema.

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 28 de 62

Puede exportar la información que acaba de ingresar a formato PDF, ingresar a la

funcionalidad de actuaciones procesales, radicar un nuevo proceso o volver al
inicio de la página.

Una vez registrado el proceso en el sistema ekogui el abogado deberá actualizarlo

como se explica a continuación:

5.2 Actualizar el Proceso Judicial

Se actualizará en el sistema el proceso que se acaba de crear tanto en el formulario de

radicación como en las etapas del proceso y finalmente los impactos asociados, provisión
contable y calificación del riesgo.

5.2.1 Actualizar el Proceso en el Formulario de radicación

Es necesario tener en cuenta que, si el proceso judicial lo registró la Agencia Nacional de

Defensa Jurídica del Estado, el proceso aparecerá en el módulo procesos sin abogado en
el perfil del administrador de entidad, quien le asignará un abogado al proceso que deberá
actualizar.

Paso 1. Ingresar al módulo “Gestión de Procesos y Casos” dar clic en el

botón “Entrar”

Aparecerá el siguiente módulo donde encontrará un resumen de los “Procesos y Casos a

cargo”, los “Procesos y Casos Activos”, “Valores de los procesos y casos activos” y
finalmente los “Procesos y Casos Terminados”.

Paso 2. Dar clic sobre el número de “Procesos Judiciales” - Procesos y

Casos Activos y el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde
encontrará dos alarmas:

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 29 de 62

En la parte inferior derecha de la página encontrará el botón “Excel” donde puede

exportar un documento donde se relacione la información de los procesos
judiciales activos

 En la primera alarma el sistema le mostrará cuántos formularios de radicación

están pendientes por actualizar.

Paso 3. De clic en el botón “Entrar” seleccione el proceso que desea

actualizar con el botón y aparecerá un resumen del formulario de
radicación, debe completar los campos que hagan falta.

Cuando es la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado quien radicó el

proceso judicial y el administrador de entidad asigna el proceso, el abogado
siempre deberá actualizar como mínimo la sección de los impactos asociados al
proceso ya que la fecha de otorgamiento del poder fue previamente ingresada por
el administrador.

 En la segunda alarma el sistema le mostrará el número de procesos

judiciales activos que están pendientes por actualizar (diferente al
formulario de radicación).

Puede ingresar seleccionando el botón “Entrar” que se encuentra en la parte

derecha de la alarma.

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 30 de 62

El sistema le mostrará la tabla de “Procesos Judiciales Activos”, en la que buscará

el proceso por alguno de los criterios y después seleccionará el botón actualizar
.

XXXX X XX

Tenga en cuenta que si selecciona el botón ”Relaciones del Proceso” le

aparecerá la siguiente pantalla en la cual le indicará los procesos y/o conciliaciones
que puede relacionar al proceso seleccionado.

Código único del proceso

Debe dar clic en el botón y el sistema le preguntará cuál es el tipo de relación:

acción de repetición, acumulación de procesos o conciliación extrajudicial
(requisito de procedibilidad); así como el proceso a seleccionar.

De clic en la lupa y busque el proceso y/o conciliación por alguno de los criterios
relacionados a continuación o simplemente de clic nuevamente en la lupa que se
encuentra en la parte superior derecha y el sistema le traerá el listado con los
procesos y conciliaciones encontradas.

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“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 31 de 62

Una vez identificado el proceso seleccione la flecha verde que se encuentra en la

parte derecha “Seleccionar Proceso” y de clic en el botón “Relacionar”

A continuación, visualizará el proceso en el listado de relación entre procesos. Si

desea eliminar la relación que acaba de realizar de clic en la x.

Tenga en cuenta que debe continuar actualizando el proceso al cuál se acumuló.

Para visualizar los documentos relacionados al proceso en formato pdf, el nombre

del documento y la fecha del registro seleccione la opción “Documento digital de
la demanda” como se observa a continuación:

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“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 32 de 62

Para actualizar el proceso debe dar clic en el botón actualizar y posteriormente

encontrará un “Resumen del Proceso” donde tiene la opción de actualizar el
formulario de radicación, exportar los datos del registro del proceso a formato en
pdf y ver la auditoría del proceso.

También encontrará seis módulos: conciliaciones, fichas, y/o procesos

relacionados a este proceso, jurisprudencia y doctrina, actualización procesal y
expediente digital, movimientos entre despachos judiciales, impactos asociados,
provisión contable y calificación del riesgo y resumen económico del proceso en
los cuales podrá actualizar o consultar la información del proceso.

5.2.2 Actualización Procesal y Expediente Digital

En este módulo el abogado actualizará el proceso con las respectivas etapas y

subirá el documento soporte.

Encontrará una síntesis de la información que ha actualizado del proceso

seleccionado

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Paso 1. Seleccione el botón “Actualizar” y encontrará el “Histórico del

Proceso y Expediente Digital” y una descripción de la información que debe
ingresar de acuerdo a la realidad procesal.

Como ejemplo en la “Primera instancia” encontrará la etapa “Inicio y Fijación del

Litigio” en la que agregará las actuaciones correspondientes en el botón
“Agregar”.

Se desplegará la sección “Datos de la Etapa” en la que deberá ingresar:

 El despacho en el que se encuentre actualmente el proceso, ingresando

una palabra clave y el sistema desplegará una lista con las coincidencias
encontradas. Seleccione el despacho.

Recuerde: En caso de no encontrar en el sistema el despacho o a la actuación

procesal debe solicitar la creación al correo electrónico
[Link]@[Link] con el documento que respalde la solicitud.

 Fecha de la actuación puede seleccionarla del calendario desplegable.

 Observaciones del Abogado: es un campo libre (no obligatorio)
 Nota: los campos marcados con (*) son obligatorios. De clic en el botón
“Guardar”

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La información que acaba de ingresar aparecerá en el histórico del proceso, de

clic en el botón “Expediente Digital” para subir el documento que respalda la
información que acaba de ingresar.

En seguida se desplegará la siguiente pantalla, de clic en el botón “Seleccionar

archivo”, e ingrese las observaciones y guarde el documento.

Si el documento fue cargado de forma correcta saldrá el siguiente mensaje

Si selecciona la opción “Volver” el sistema lo sacará del “Expediente Digital” y lo

llevará al histórico del proceso.
Para ver el documento que acaba de subir de clic en el botón que sale en azul
y seleccione la opción “Abrir Documento”, si desea eliminarlo lo puede hacer con
la X

Siga el procedimiento anterior para ingresar la información en cada instancia del

proceso.
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“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 35 de 62

Tenga en cuenta: al ingresar alguna de las actuaciones que se encuentran en la

infografía de (terminación de procesos y casos judiciales) su proceso o caso
cambiará automáticamente de estado “Activo” a “Terminado”.

Si la actuación que termina el proceso o caso fue ingresado por error y no

corresponde a la realidad procesal debe solicitar la eliminación de la actuación que
termina el proceso a soporte al correo [Link]@[Link].

Una vez finalizada la actualización procesal de clic en el botón para ir al

módulo de Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo.

5.2.3 Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo

Recuerde que debe calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su
cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que
se profiera una sentencia judicial.

Si es la primera vez que va actualizar su proceso aparecerá la siguiente pantalla,

la cual le indica que usted no ha realizado la calificación del riesgo procesal

Para actualizar el proceso judicial debe hacer lo siguiente:

Paso 1. Dar clic en el botón actualizar y se desplegará la siguiente

pantalla:

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 En las gráficas se evidenciará la primera y la última calificación

del riesgo.
 Si no ha realizado ninguna actualización el campo estará en
blanco.
 Si solo ha realizado una calificación se mostrará la misma
información en las dos gráficas.

En seguida encontrará la “Descripción Cronológica del Proceso” y el “Histórico de

la calificación del riesgo y de la provisión contable”.

Paso 2. De clic en el símbolo para actualizar su proceso y el sistema lo

llevará a la siguiente pantalla

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Para realizar la calificación del riesgo procesal ingrese o seleccione la información

solicitada en cada uno de los campos y de clic en el botón verde para guardar la
información
Recuerde: al momento de seleccionar los campos de los criterios del 1 al 4 en la

imagen le saldrá una cuadro en el que se explica a qué corresponde cada

nivel, como se muestra a continuación.

De conformidad con la Resolución N° 116 del 6 de abril de 2017, la Unidad Administrativa

Especial Contaduría General de la Nación en el numeral 2. (Reconocimiento de
obligaciones y revelación de pasivos contingentes), en el parágrafo segundo señaló “… (la
entidad utilizará una metodología que se ajuste a los criterios de reconocimiento y
revelación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Cuando la entidad considere
que la metodología contenida en la Resolución 353 de 2016 de la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado se ajusta a las condiciones del proceso, podrá utilizar dicha
metodología).

De acuerdo a lo anterior se sugiere descargar la plantilla en Excel para simulación del

cálculo de la provisión contable.

En la primera hoja encontrará el fundamento jurídico de la plantilla de ayuda para el

cálculo de la provisión contable para procesos judiciales y la opción que tienen las
entidades de adoptar o no la metodología propuesta por la Agencia.

5.3 Visualizar Información Registrada

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El abogado podrá consultar el resumen económico del proceso, la certificación

gestión del abogado, los procesos judiciales terminados.

5.3.1 Resumen Económico del Proceso

En esta sección podrá consultar la información económica del proceso

Paso 1. Ingresar al módulo de “Gestión de Procesos y Casos” haciendo clic

en el botón “Entrar”.

Paso 2. Seleccionar el número que aparece en la parte inferior del campo

“Procesos y Casos Activos”.

Paso 3. Buscar el proceso judicial que desea actualizar y presionar la

opción “Actualizar”.

Inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla en la que visualizará la

información del proceso

Código: DE-F-14 V-1

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5.3.2 Procesos judiciales terminados

El abogado debe ingresar al módulo “Gestión de Procesos y Casos” y dar clic en el botón
“Entrar”

A continuación, aparecerá el siguiente módulo donde encontrará un resumen de los

“Procesos y Casos a cargo”, los “Procesos y Casos Activos”, “Valores de los procesos y
casos activos” y finalmente los “Procesos y Casos Terminados”.

Paso 1. De clic sobre el número de procesos y casos activos y el sistema

le mostrará la siguiente pantalla

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Nombre del abogado y de la entidad

cup Nombre
ID
y cédula

Recuerde que al igual que los procesos judiciales activos puede actualizar el formulario
de radicación, los impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo al igual
que el módulo de actualización procesal y expediente digital

5.4 Modificar Procesos Judiciales

El abogado puede modificar en el formulario de radicación todas las secciones a excepción

de la sección “Radicación del Proceso”; caso en el cual deberá solicitar mediante el
formulario de modificación o eliminación al grupo de soporte el cambio de: código único
del proceso, fecha de admisión de la demanda o la jurisdicción- acción o medio de control,
causa, hechos, pretensiones y cuantía si así lo requiere. Solamente puede modificar las
secciones del formulario de radicación que haya ingresado; si otra entidad ingreso la
información y usted la acepto como por ejemplo el contenido de los hechos, el valor de
las pretensiones o la cuantía no se podrá modificar la información directamente en ekogui
y deberá solicitarlo mediante el formulario que se encuentra en la página de la Agencia.

El usuario puede modificar los documentos anexos en el expediente digital ya sea editando
el anterior o eliminándolos.
Recuerde que una vez haya ingresado la actuación en el sistema los únicos campos que
puede modificar son: despacho, fecha de la actuación y observaciones del abogado.
Respecto de la actuación procesal debe solicitar la modificación a la Agencia mediante los
formatos de eliminación o modificación.

6. Módulo Gestión de Conciliaciones Extrajudiciales

El abogado debe ingresar al módulo de “Gestión de Procesos y Casos” en el cual

encontrará un resumen de los procesos judiciales activos que tiene a su cargo y el valor
total de los mismos.

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Debe dar clic en la opción “Entrar” y el sistema le mostrará las siguientes funcionalidades:
radicación, generar certificación y gestión de procesos y casos.

6.1 Radicar Conciliaciones extrajudiciales

Debe ingresar la información contenida en la conciliación extrajudicial.

Paso 1. Seleccionar la opción “conciliaciones extrajudiciales” y dar clic en

la opción “Radicar”, aparecerá una pantalla en la que hacen unas
recomendaciones las cuales debe leer antes de iniciar el registro de la
conciliación extrajudicial.

Paso 2. Señalar si la entidad es convocada o convocante y dependiendo

de la opción seleccionada el sistema traerá la información de la entidad y
sus datos personales como abogado de la misma

El formulario de radicación está conformado por secciones, la primera sección que

aparecerá es “Identificación de la solicitud”.

Paso 3. Elija en cada caso la opción de la lista desplegable, y, la fecha de

la solicitud seleccionándola del calendario que se despliega o ingresándola
manualmente. Siempre será el día del registro de la conciliación.

Si tiene alguna duda sobre cómo registrar la información puede dirigirse a la

opción “Ayuda” ubicada a la derecha en la parte superior del formulario.

Recuerde: Siempre dar clic en el botón “Siguiente” para que el sistema guarde la
información ingresada y pueda continuar con el registro de las demás secciones.
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Una vez realizada la acción anterior el sistema le mostrará alertas en las que le
indicará si la información fue ingresada de forma correcta o si existe alguna
inconsistencia.

De Inmediato se desplegará la sección “Datos de los convocantes” en la que

deberá:

Paso 4. Responder a la pregunta inicial y de acuerdo a la opción

seleccionada ingrese la información de las entidades de orden nacional o
persona natural, jurídica o entidades territoriales que actúen en calidad de
convocantes en la solicitud, así como la información del abogado.

Recuerde: Para agregar información debe seleccionar el símbolo (+) como se

muestra en la gráfica.

Tenga en cuenta: el número de identificación no puede ser un número negativo,

tampoco puede ingresar caracteres diferentes a números y no se permiten menos de 5 o
más de 12 dígitos y debe ingresar la información en los campos seleccionados según
corresponda

Paso 5. Una vez ingrese la información debe dar clic en la opción agregar
para guardar la información, si lo que desea es eliminar el registro que
acaba de ingresar debe seleccionar el botón .

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Si desea editar la información que acaba de guardar seleccione el lápiz verde .

Al ingresar la información del abogado de los convocantes y dar clic en el botón

“Siguiente” aparecerá la sección “Datos de los convocados”.

Recuerde: Si la entidad es convocada o convocante automáticamente el sistema traerá

la información correspondiente al nombre de la entidad, la calidad y los datos del abogado
según corresponda.

Paso 6. Solamente debe ingresar la fecha de otorgamiento de poder y

una vez agregue la información y de clic en el botón “Siguiente” el sistema
le mostrará la siguiente pantalla

Si la información es correcta debe dar clic en el botón aceptar si no está seguro

de la información registrada seleccione la opción “cancelar” y edite la fecha.

El sistema le mostrará el histórico de los abogados que ha tenido la conciliación

como se evidencia en la siguiente gráfica.

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Nota: Debe Ingresar la fecha de terminación del poder solamente

cuando ya no sea el abogado que representa a la entidad en esa
conciliación.

Para el ingreso de la fecha de otorgamiento de poder de la conciliación

extrajudicial en el sistema debe tener en cuenta lo siguiente:

- La fecha de otorgamiento de poder no puede ser anterior a la fecha de

solicitud de la conciliación
- La fecha de otorgamiento del poder debe ser igual o posterior a la fecha
de solicitud de la conciliación
- Dos apoderados no pueden tener la misma fecha de otorgamiento ni
terminación de poder
- Las fechas de otorgamiento y terminación del poder deben tener un
orden cronológico de manera que no se crucen las fechas entre sí
- Se sugiere que entre la fecha de otorgamiento y terminación de poder
exista al menos un día de diferencia en el registro
- No puede modificar las fechas de otorgamiento y terminación del poder
una vez sea guardado el registro

Una vez finalizada está sección debe dar clic en el botón siguiente y se desplegará
la sección correspondiente a “Causa y hechos de la solicitud”.

Paso 7. Dar clic en el lápiz e ingresar una palabra clave en el campo “Causa
de la Solicitud” y seleccionar de la lista aquella que corresponda a su caso.
Guardar la información la opción agregar.

Recuerde que puede ingresar más de una causa y solo puede editar o eliminar las causas
que se hayan ingresado para su entidad.

Paso 8. Ingresar en el cambo “Ciudad de los Hechos” el municipio o ciudad

donde ocurrieron los acontecimientos, ingrese una palabra clave y
seleccione la opción de la lista desplegable.
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Paso 9. Debe registrar un mínimo de 300 caracteres en el campo “Breve

descripción de los hechos”, donde ingresará los fundamentos fácticos de
tiempo, modo o lugar que le dieron origen al proceso. Si la información fue
ingresada por otra entidad puede seleccionar el campo “Acepto el
contenido de los hechos descrito en este proceso”.

Solamente puede modificar los hechos que haya ingresado para su entidad, si lo ingresó
otra entidad debe realizar la solicitud al grupo de Soporte.

Paso 10. De clic en el botón “Siguiente” para habilitar la sección “Actos

Administrativos Demandados”, donde deberá seleccionar el “Tipo de Acto”
de la lista desplegable, ingresar el “Número de Acto”, la “Fecha de
Expedición del Acto” del calendario y finalmente dar clic en la opción
“Agregar”.

Nota: Debe ingresar la totalidad de los campos para que se guarde la información.
En el caso de que no exista un acto administrativo puede pasar a la siguiente
sección sin necesidad de ingresar la información ya que el campo es opcional.

Paso 11. Dar clic en el botón “Siguiente” y aparecerá la sección “Valor

Económico de la Solicitud”, tendrá que escoger entre la opción determinado
o indeterminado. Si escoge la opción determinado, seleccione la unidad
monetaria, el valor que desea ingresar y dar clic en el botón agregar.

Código: DE-F-14 V-1

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 46 de 62

Recuerde: Puede ingresar la misma unidad monetaria e incluso los mismos valores si así
lo requiere en el botón “Agregar Pretensión o Agregar Cuantía

El sistema calculará los valores ingresados en el campo de las pretensiones y la cuantía

y los totalizará e indexará al equivalente en pesos.

Código: DE-F-14 V-1

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Si otra entidad ya ingresó el valor de las pretensiones o de la cuantía, el sistema le

preguntará si está de acuerdo, en caso de que la respuesta sea no, se habilitará otro
campo para que ingrese la información.

Valor

Valor
Valor

Recuerde: Puede modificar la información ingresada siempre y cuando sea la

única entidad vinculada en la conciliación y/o no haya aceptado el valor ingresado
por las otras entidades. En caso contrario deberá solicitar la modificación al área
de Soporte de la Agencia.

Tenga en cuenta que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado tomará
como valor económico del proceso el mayor valor registrado por las entidades
como pretensión económica del proceso, cuando no haya registros disponibles se
tomará el mayor valor registrado por las entidades como estimación razonada de
la cuantía.

Si la opción que escoge es indeterminado se desplegara el campo “Valor $ 0,000”

en el cual podrá ingresar algún valor (unidad monetaria pesos) o simplemente dar
clic en el botón “Siguiente” para que se guarde la información.

Paso 12. Dar clic en el botón “Siguiente” donde se desplegará la sección

“Impactos asociados a la conciliación extrajudicial”.

Código: DE-F-14 V-1

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 48 de 62

Si usted considera que la solicitud de conciliación tiene alguno de los siguientes

impactos que harían que este caso fuera catalogado como de "alto impacto" según
el Decreto 4085 de 2011, debe seleccionarlos, de lo contrario seleccione la casilla:
"Sin impactos".

Paso 13. De clic en el botón “Finalizar Radicación”, a continuación, se

mostrará la siguiente pantalla:

El “ID ekogui” será el número de identificación del proceso en el sistema.

Puede exportar la información que acaba de ingresar a formato PDF, ingresar a la

funcionalidad de actuaciones procesales, radicar un nuevo proceso o volver al inicio de la
página.

6.2 Actualizar la Conciliación Extrajudicial

Se actualizará en el sistema la solicitud de la conciliación que se acaba de crear tanto en

el formulario de radicación como en las etapas.

6.2.1 Actualizar la conciliación extrajudicial en el Formulario de

radicación

Es necesario tener en cuenta que, si la conciliación la registró la Agencia Nacional de

Defensa Jurídica del Estado, aparecerá en el módulo casos sin apoderados en el perfil del
administrador de entidad, quien le asignará un abogado a la conciliación que deberá
actualizar.

Paso 1. Ingresar al módulo “Gestión de Procesos y Casos” dar clic en el

botón “Entrar”

Código: DE-F-14 V-1

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E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
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Aparecerá el siguiente módulo donde encontrará un resumen de los “Procesos y Casos a

cargo”, los “Procesos y Casos Activos”, “Valores de los procesos y casos activos” y
finalmente los “Procesos y Casos Terminados”.

Paso 2. Dar clic sobre el número de “Conciliaciones Extrajudiciales” -

Procesos y Casos Activos y el sistema le mostrará la siguiente pantalla
donde encontrará la siguiente alarma:

Nombre del abogado – entidad y correo electrónico

En la parte inferior derecha de la página encontrará el botón “Excel” donde puede

exportar un documento donde se relacione la información de las conciliaciones
extrajudiciales activas.

 En la alarma el sistema le mostrará cuántos formularios de radicación están

pendientes por actualizar.

Paso 3. De clic en el botón “Entrar” seleccione la conciliación que desea

actualizar con el botón y aparecerá un resumen del formulario de
radicación, debe completar los campos que hagan falta.

Cuando es la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado quien radicó el

proceso judicial y el administrador de entidad le asigna el caso al abogado siempre
deberá actualizar como mínimo la sección de los impactos asociados ya que la
fecha de otorgamiento del poder fue previamente ingresada por el administrador.

Código: DE-F-14 V-1

 INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN Código: GS-I-01
E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO Versión: 01
“eKOGUI” PERFIL DE APODERADO Pág.: 50 de 62

Para actualizar la conciliación extrajudicial debe dar clic en el botón actualizar

y posteriormente encontrará un “Resumen Conciliación Extrajudicial” donde tiene
la opción de actualizar el formulario de radicación, exportar los datos del registro
del proceso a formato en pdf y ver la auditoría del proceso.

Nombre del abogado- entidad – correo electrónico

También encontrará dos módulos: conciliaciones, fichas, y/o procesos

relacionados a esta conciliación extrajudicial, jurisprudencia y doctrina y etapas
actuaciones y expediente digital.

6.2.2 Etapas, Actuaciones y Expediente Digital

En este módulo el abogado actualizará las conciliaciones extrajudiciales con las

respectivas etapas y subirá el documento soporte.

Encontrará una síntesis de la información que ha actualizado de la conciliación

seleccionada

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Paso 1. Seleccione el botón “Actualizar” y encontrará el “Histórico de la

Conciliación Extrajudicial y Expediente Digital” y una descripción de la
información que debe ingresar de acuerdo a la realidad procesal.

Como ejemplo en la “Primera Etapa” encontrará la “Solicitud Audiencia de

Conciliación Extrajudicial” en la que agregará las actuaciones correspondientes en
el botón “Adicionar Actuación”.

Se desplegará la sección “Datos de la Etapa” en la que deberá ingresar:

 Autoridad que Conoce, ingresando una palabra clave y el sistema

desplegará una lista con las coincidencias encontradas. Seleccione la
procuraduría.

Recuerde: En caso de no encontrar en el sistema la procuraduría o a la actuación

procesal debe solicitar la creación al correo electrónico
[Link]@[Link] con el documento que respalde la
solicitud.

 Fecha de la actuación puede seleccionarla del calendario desplegable

 Actuación Procesal
 Observaciones del Abogado: es un campo libre (no obligatorio)

Nota: los campos marcados con (*) son obligatorios. De clic en el botón “Guardar”

La información que acaba de ingresar aparecerá en el histórico de la conciliación,

de clic en el botón “Expediente Digital” para subir el documento que respalda la
información que acaba de ingresar.

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En seguida se desplegará la siguiente pantalla, de clic en el botón “Seleccionar

archivo”, e ingrese las observaciones y guarde el documento.

Si el documento fue cargado de forma correcta saldrá el siguiente mensaje

Si selecciona la opción “Volver” el sistema lo sacará del “Expediente Digital” y lo

llevará al histórico de la conciliación.
Para ver el documento que acaba de subir de clic en el botón que sale en azul
y seleccione la opción “Abrir Documento”, si desea eliminarlo lo puede hacer con
la X

Siga el procedimiento anterior para ingresar la información en cada etapa de la

conciliación.

Recuerde: al ingresar alguna de las actuaciones que se encuentran en la

infografía de (terminación de procesos y casos judiciales) su caso cambiará
automáticamente de estado de “Activo” a “Terminado”.

Si la actuación que termina el caso fue ingresado por error y no corresponde a la

realidad procesal debe solicitar la eliminación de la actuación que termina la
conciliación a soporte al correo [Link]@[Link].

Una vez finalizada la actualización procesal de clic en el botón para ir al

módulo de Fichas y/o procesos relacionados a esta conciliación extrajudicial.

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Fichas y/o procesos relacionados a esta conciliación extrajudicial

En esta herramienta el abogado puede consultar las fichas de comité y/o los procesos
judiciales que se han relacionado a la conciliación extrajudicial.

De clic en el botón “Consultar”

Aparecerá una pantalla con la información de la ficha relacionada y la posibilidad de

visualizarla en formato pdf.

7. MODULO DE FICHAS RELACIONADAS A LOS PROCESOS JUDICIALES Y

A LAS CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES

El abogado debe ingresar al Módulo de “Gestión de Comités de Conciliación”, y podrá

gestionar los casos que serán presentados al comité de conciliación sobre los procesos y
conciliaciones extrajudiciales que se encuentran previamente radicados en ekogui.

Al ingresar al módulo visualizará un resumen de los casos programados para análisis en

comité de conciliación.

De clic en el botón “Entrar”, y encontrará dos módulos: balance general de casos y gestión
de fichas y actas de comité, así como una alarma la cuál le indica el número de las
conciliaciones activas con información incompleta y la opción de exportar a Excel la
información.

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7.1 Balance General de Casos

En el “Balance General de Casos” puede visualizar el balance general de las conciliaciones

extrajudiciales activas a su cargo

A través del módulo de “Gestión de Fichas y Actas de Comité” podrá radicar y consultar
las fichas para estudio del Comité y consultar las actas del comité.

De clic en el botón “Entrar”, el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Nombre del abogado – Entidad – Correo electrónico

Fichas relacionadas a los procesos judiciales

7.2 Fichas de Conciliación Judicial y de Pacto de Cumplimiento

De clic en el botón “Radicar” y el sistema lo llevará a la siguiente pantalla en la cual le

explicará cómo iniciar el registro de la ficha. Recuerde ver el instructivo antes de iniciar
el registro y siempre guardar la información ingresada.

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De clic en la opción , luego realice la búsqueda del proceso judicial con el ID o el número
de proceso judicial; si en el momento no cuenta con esa información de clic nuevamente
en la opción ”Buscador de Procesos”.

Una vez identificado el proceso judicial selecciónelo con la flecha verde que se encuentra
a la derecha de la pantalla. Los datos que se cargan de forma automática en el momento
de seleccionar el proceso judicial para crear la ficha son: CUP, tipo de acción o medio de
control, despacho actual, demandantes y demandados.

Debe ingresar la fecha de la audiencia de conciliación o pacto de cumplimiento ya sea de

forma manual o seleccionándola del calendario desplegable y registre el campo de las
“Observaciones”. Este último campo es opcional. De clic en el botón “Guardar”.

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El sistema le mostrará la siguiente sección “Descripción del Proceso” en la que ingresará:

pretensiones de la demanda, hechos, presuntas normas violadas – fundamentos de
derecho, y el soporte probatorio.

El sistema le asignará a la ficha un ID, con el cual podrá buscar la ficha registrada.
Complete la información solicitada en los campos señalados y seleccione la opción
“Guardar”.

La siguiente sección “Análisis” tendrá los siguientes campos: principal problema jurídico,
análisis de la caducidad de la acción y/o la prescripción de los derechos, objeto de la
conciliación principales movimientos y actuaciones procesales, jurisprudencia o
precedente judicial, doctrina, decisiones que tomo el comité en la conciliación extrajudicial
(si aplica), decisiones que tomó el comité en casos similares, si aplica o no política,
lineamientos, protocolos o instructivos institucionales o nacionales e ingresar el número
del acta en caso de que escoja la opción sí, evaluación del riesgo y las recomendaciones
del abogado de conciliar o no.

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Este tipo de ficha puede estar con los estados en proceso y terminado. Cuando la ficha
está “En Proceso” quiere decir que el abogado aún la está gestionando, en el caso que la

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ficha tenga el estado “Terminado” significa que el abogado ya finalizó su gestión y la ficha
ya está en la bandeja del secretario de comité para llevar a la correspondiente sesión.

En el momento de la creación de la ficha el sistema le debe permitir al usuario buscar el

proceso judicial Listado de Fichas / conciliación judicial y de pacto de cumplimiento y
cargar la información de Datos Básicos.

De clic en la opción “Búsqueda” que se encuentra en la parte derecha de la pantalla al

frente de cada tipo de ficha.

Se desplegará la siguiente pantalla en la cual podrá ingresar algún criterio para realizar
la búsqueda de la ficha o simplemente seleccionar la opción , automáticamente traerá
todas las fichas registradas en estado terminado y en proceso.

Puede actualizar la ficha con la opción y siempre y cuando el estado sea en proceso,
y con la opción puede exportar el documento en pdf.

8. Herramientas del Usuario

Los usuarios pueden acceder a las herramientas del sistema ekogui con el fin de facilitar
su gestión en cada uno de los procesos de la siguiente forma:

De clic en el botón de “Inicio” y el sistema lo llevará a la página

principal de la Agencia en la cual encontrará la siguiente información:

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y normatividad.

Seleccione “Herramientas de Usuario”, donde encontrará:

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8.1Tutoriales ekogui

Respecto de los tutoriales ekogui el abogado tendrá la siguiente información de

consulta:

8.2 Formatos

Otra de las herramientas que se encuentran en la página principal es la relacionada

a los formatos en los cuáles solicitará las respectivas eliminaciones, modificaciones
o entrega de procesos.

Al iniciar sesión en el sistema ekogui le aparecerá la siguiente pantalla

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8.3 Cursos Virtuales

De clic en la opción “Capacitación en línea” y encontrará los cursos virtuales
disponibles que se relacionan a acontinuación:

8.4 Preguntas Frecuentes

Regrese a la página principal y encontrará el icono de” Preguntas Frecuentes”, de
clic y se desplegará un archivo en pdf donde se relacionan algunas posibles
preguntas de los usuarios sobre el sistema y sus respuestas.

8.5 Tour Virtual

En la parte inferior de la página de inicio como se muestra en la imagen encontrará
el “Tour Virtual” de las actuaciones prejudiciales, proceso judicial, arbitramento y
tutelas.

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8.6 Canales de Atención

El abogado cuenta con los siguientes canales de atención:

Número de contacto: ( +57 (1) 7470777

Dirección: Cr 7 # 75 – 66 piso 2 y 3 Bogotá - Colombia
Correo electrónico: [Link]@[Link]

Elaboró Revisó Aprobó

LIZETH GARCIA PARRRA JUAN PABLO GARZÓN PERAZA SALOMÉ NARANJO LUJÁN
Analista T2 Grado 6 Experto 07 Directora de Gestión de Información

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