UNIVERSIDAD “RÓMULO GALLEGOS”
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS COMUNES
UNIDAD CURRICULAR: CONTABILIDAD I
DRA. LILA MARTINEZ
LIBROS OBLIGATORIOS O LEGALES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Finalidad de los Libros de Contabilidad
Los Libros de Contabilidad, organizados de acuerdo a ciertas normas legales y principios técnicos, sirven para
registrar todas las operaciones comerciales que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables para
conocer la situación financiera y económica de la misma. En ellos se deja constancia de los actos y negociaciones que
se efectúan, se especifican claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros, de los pagos,
etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que pueden suscitarse en la marcha de las relaciones comerciales de una
empresa. Nuestra legislación mercantil impone al comerciante el uso de Libros de Contabilidad.
Disposiciones Legales relativas a los Libros
En Venezuela, como en la mayoría de los países de habla castellana, la legislación mercantil impone a los
comerciantes la obligación de llevar la Contabilidad en tres libros cuando menos:
El Libro DIARIO
El Libro MAYOR
El Libro de INVENTARIO
De los Libros antes señalados por las Leyes como obligatorios, desde el punto de vista técnico, los principales
en toda Contabilidad son el Diario y el Mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables.
Necesidad de los Libros Auxiliares
Para satisfacer los fines prácticos que debe llenar toda Contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada
persona, cosa o concepto relacionado con las actividades de la empresa. Por “persona” se entiende cada cliente,
proveedor, empleado, etc., por cosa entendemos el dinero, las mercancías, los muebles, los pagos adelantado, etc., y
finalmente, por concepto entendemos los ingresos y gastos de cualquier índole, incluyendo entre los primeros las
ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta, administración, etc. En estas condiciones él numero de
cuentas que integran una Contabilidad crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se hace
laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es más intenso por lo que se hace necesario el uso de
libros auxiliares.
Los Libros Auxiliares los podemos dividir en dos grupos:
Diarios Auxiliares:
Diario Auxiliar de Caja
Diario Auxiliar de Ventas a Crédito
Diario Auxiliar de Compras a Crédito
Mayores Auxiliares
Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar
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Además de los Libros Auxiliares anteriormente nombrados pueden haber otros más adaptados a las
necesidades de información interna de la empresa.
Libros Obligatorios, Requisitos Legales
Nuestro Código de Comercio establece:
Artículo 32. “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su Contabilidad, la cual comprenderá
obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios”.
Artículo 33. “El Libro Diario y el de Inventarios no puede ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados
al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la
localidad donde no existen aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada Libro nota de lo que este
tuviera, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampara en todas las demás
hojas el sello de la oficina”.
Artículo 34. “En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada
partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los
documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente solo venden al detal, directamente al
consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con solo asentar diariamente un resumen de las
compras y ventas hechas al contado; y detalladamente de las que se hicieron a crédito, y los pagos y cobros con motivo
de estas”.
Artículo 35. “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de Inventarios una descripción
estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o
no a su comercio”.
“Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en
su formación”.
Artículo 44. “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante 10 años, a partir del ultimo asiento de cada
libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez
años”.
Libros Auxiliares, Requisitos Legales
Artículo 32. “Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad
de sus operaciones”.
Artículo 39. “Para que los Libros Auxiliares de Contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados
en juicio por éstos, han de resumir todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios”.
Prohibiciones Legales sobre las anotaciones efectuadas en los libros
Artículo 36. “Se prohíbe a los comerciantes:
1. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2. Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o partes de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros”.
Artículo 37. “Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha
en que se notare la falta”.
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Periodicidad de las anotaciones
Las operaciones mercantiles se suceden minuto a minuto, día a día, y así se van registrando; pero las
comparaciones y análisis de los resultados no se puede hacer con la misma frecuencia, porque ello supondría un
inmenso trabajo, y porque siempre los registros y datos resultarían incompletos, ya que dichas operaciones muchas
veces se perfeccionan en varias etapas que abarcan más de un minuto al día.
Algunas empresas de acuerdo al volumen de sus operaciones, suelen registrarlas en forma resumida bien sea
semanal o mensual.
La experiencia y ciertas Leyes determinan la frecuencia con que deben examinarse los resultados.
EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Concepto
El Libro de Inventarios y Balances es uno de los libros obligatorios estipulados por nuestro Código de
Comercio según el Artículo 35.
En este libro, todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ejercicio económico anotará él inventarío,
el cual consiste en una descripción estimatoria de todos sus bienes, todos sus créditos, activos y pasivos. Esto en la
practica ha resultado un poco difícil de cumplir, sobre todo por parte de las grandes empresas donde el registro de la
vastedad de sus existencias tanto de los bienes destinados para su uso como de los productos para la venta supone una
complejidad extraordinaria.
Forma de operar
El rayado del Libro de Inventarios es igual al de un Libro de Mayor, con la diferencia de que las páginas no
necesitan un encabezamiento especial, sino señalar él numero del inventario que se registra.
El Libro de Inventario se abrirá con el inventario que tiene la empresa al iniciar sus operaciones con la
siguiente información:
1. La relación exacta del dinero, valores, documentos al cobro, bienes muebles, mercancías y efectos de todas clases
apreciados en su valor real, los cuales constituyen su activo.
2. La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviese, las cuales constituyen su
pasivo. Además, anualmente con la fecha del cierre del ejercicio la empresa prepara el inventario de todos sus activos
y pasivos, los cuales registrará en el mismo libro, con los pormenores expresados anteriormente. El inventario debe
cerrarse con él -Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas-.
Al formar el inventario debe comenzarse por escribir en primer lugar los ACTIVOS dándoles orden de acuerdo
a su liquidez, es decir los que sean más rápidamente convertibles en efectivo a fin de tener una mejor visión de los
activos relacionados, se procede a escribir subtítulos bajo los cuales se especifican las cuentas que los conforman.
Ejemplos:
Cuentas a Cobrar 576.000,00
“Mercantil San Marcos” 176.000,00
“Motores El Valle” 200.000,00
“Instituto Merca” 200.000,00
En este ejemplo podemos apreciar que el total de cuentas por cobrar es de Bs. 576.000,00 los cuales están
distribuidos entre los clientes. Mercantil San Marcos, Motores El Valle y el Instituto Merca.
Cuentas a Pagar 300.000,00
“Lara y Martínez, C.A.” 100.000,00
“Banco Mercantil” 150.000,00
“Motos Venezuela” 50.000,00
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Aquí podemos observar que las Cuentas a Pagar alcanzan la suma de Bs. 300.000,00 los cuales están
representados por las empresas Lara y Martínez, C.A., Banco Mercantil y Motos Venezuela.
Al terminar de registrar en el Libro de Inventarios y Balances todas las cuentas que conforman el Activo, se
procede a escribir TOTAL ACTIVO y a trasladar la cifra a la última columna subrayándola con doble línea.
Al pie de la página donde se finalizo de registrar el Inventario, se estamparan las firmas de las personas
involucradas y responsables del levantamiento del mismo.
EL LIBRO DIARIO
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de
Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33
C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las
operaciones de la empresa. En él quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en
orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los
importes de los débitos y créditos.
El Libro Diario puede ser:
Dos Columnas
Multicolumnar
El Diario de Dos Columnas: este libro es el más utilizado y es por el momento el que vamos a estudiar,
La forma de Diario más utilizado es el que señalamos a continuación:
Folio Nº XX
(1)
Fecha
Año (2-a) Descripción Ref. Debe Haber
Mes (2-b) Día -------------- 1 -------------- (3)
(2-c)
(4) Cuenta que se carga (7) Bs. (8)
(5) Cuenta que se Abona Bs. (9)
(6) Descripción de la Operación
Al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del
Tribunal (ver Modelo); luego de este primer y primordial requisito los pasos a seguir son los siguientes:
MECANISMO DEL LIBRO DIARIO
1.- Las páginas deben estar numeradas correlativamente para facilitar una referencia del folio en que se ha
contabilizado una operación determinada al hacer los pases al libro mayor.
2.- En la primera columna anotamos la fecha: En el punto 2-a colocaremos el año; que se coloca una sola vez y que
encabeza la columna de la fecha en cada página. En el punto 2-b irá el mes; que no se vuelve a anotar salvo que se
inicie un nuevo mes. En el punto 2-c irá el día que siempre deberá colocarse; si se realizan varias transacciones en un
mismo día, éste debe colocarse aunque deba repetirse.
3.- Los asientos deben separarse unos de otros con él número correlativo que le corresponda.
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4.- En este espacio anotaremos el nombre de la cuenta que ha de cargarse; y se escribe cercana al lado izquierdo.
5.-En este punto escribiremos el nombre de la cuenta acreedora, desplazándonos un poco a la derecha.
6.-Seguidamente del abono, en la siguiente línea anotaremos brevemente la descripción de la operación que acaba de
registrarse.
7.-Esta es la columna de las Referencias, es un medio de comunicación entre el Diario y el Mayor y es lo que se conoce
como Referenciación Cruzada; en esta columna anotaremos el número de página que corresponde a una determinada
cuenta en el Libro Mayor.
8.-Aquí anotaremos el importe del débito en la misma línea donde registramos el nombre de la cuenta deudora.
9.- En la misma línea donde colocamos el nombre de la cuenta acreedora en la columna de valores (punto 5) colocamos
el importe del crédito.
EL ASIENTO
Es el acto de descomponer una operación en sus dos elementos contables, Débitos y Créditos. Asentar una
operación en el Libro Diario, es anotar la operación en este libro, expresándolo en término de Cargos y Abonos.
Ejemplo: El 04-06-2004 se inicia un negocio, aportando su dueño el Sr. Rodríguez Bs. 2.000.000,00 en efectivo.
Folio Nº 2
Fecha
2004 Descripción Ref. Debe Haber
-------------- 1 --------------
Junio 04 Caja 2 2.000.000,00
Sr. Rodríguez Capital 3 2.000.000,00
P/r. Aporte inicial del Sr.
Rodríguez.
El Asiento puede ser:
Simple Una Cuenta Deudora
Una Cuenta Acreedora
Ejemplo: el caso anterior.
Compuesto
Cuando un asiento consta de dos o más cuentas, pueden ser dos o más cuentas deudoras o acreedoras.
Los asientos compuestos pueden estar formados por:
1.- Una cuenta deudora y varias acreedoras.
2.- Varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora
3.- Varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.
Ejemplo: El 04-06-2020 adquirimos un vehículo por Bs. 10.000,00; pagamos Bs. 1.000,00 en efectivo y por el resto
firmamos letras de cambios.
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Folio Nº 2
Fecha
2020 Descripción Ref. Debe Haber
-------------- 2 --------------
Junio 04 Vehículo 4 10.000,00
Caja 2 1.000,00
Efectos por Pagar 5 9.000,00
P/r. adquisición de vehículo.
Recomendaciones Importantes
Disposiciones del Código de Comercio
1.- Debe dejarse disponible la última línea de cada página para totalizar las columnas del Debe y Haber de esa página.
En esta línea colocaremos en la columna de cuenta y explicación la palabra “Van” y en la próxima hoja al comenzar en
su primera línea colocaremos en la columna del Debe y Haber los importes dados en la página anterior, y en la
descripción la palabra “Vienen”.
2.- No debe dejarse en el Libro Diario espacios en blanco; si vemos que ya una página esta finalizando y no nos
alcanza para formular otro asiento la inutilizaremos pasando una recta en sentido diagonal (Art. 36: Un asiento se
puede empezar en una página y terminar en otra).
3.- No debe borrarse ni tacharse; si se formula un asiento errado lo dejaremos así y luego se corregirá en otro asiento;
esto lo señala el Código de Comercio en su Artículo Nº 37).
4.- Para realizar un asiento debe de analizarse bien la operación, y todo asiento debe estar amparado por un
comprobante que justifique la veracidad de la operación; de lo contrario carecerá de valor.
Valor Probatorio (Art. 38):
“Los Libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos
de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño;
pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso”.
Conservación (Art. 44):
Los Libros y sus comprobantes deben ser conservados durante 10 años.
EL LIBRO MAYOR
Cuando hablamos de la cuenta, dijimos que era el medio contable que nos permitía clasificar el Activo, el
Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y
disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del Código de Comercio),
este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una
organización para llevar la Contabilidad.
Forma, Contenido y Funcionamiento
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Referenciación Cruzada Con El Libro Diario
El Mayor variará de una entidad a otra, y su forma y contenido dependerá del sistema contable que se tenga
adoptado. Entre los diferentes tipos de Mayor encontramos.
1) Libro Empastado: Previamente foliado; y en el que se llevarán por separado el movimiento de cada cuenta,
destinándole una o varias páginas de acuerdo al movimiento.
2) Libro de Hojas Movibles: Consiste en un libro al cual se le puede agregar hojas; es de mucha utilidad ya que
presenta más ventajas que el anterior, evita estar mudando la secuencia de las cuentas por haberse acabado el espacio
en este libro. Cuando se termina una hoja se le puede agregar otra siguiendo el mismo orden.
3) Tarjetones.
4) Cintas Perforadas, Tarjetas, etc.
El estudio del movimiento del Mayor lo basaremos en función de la forma más utilizada. (Libro Empastado y
Libros de Hojas Movibles). La forma más utilizada es la de tres columnas.
Nombre de la Cuenta: Folio Nº
Fecha
Año (1) Descripción Ref. Debe Haber Saldo
Mes (1) Día Breve Descripción (2) (6) Bs. (3) Bs. (4) Bs. (5)
El nombre y número de la Cuenta lo colocamos en la parte superior.
En el espacio Nº 1, anotaremos la fecha en que esa cuenta se vio modificada.
En el espacio Nº 2, anotaremos el motivo de ese aumento o disminución.
En la columna del Debe (3) anotaremos los cargos en bolívares que experimente esa cuenta.
En la columna del Haber (4) anotaremos los créditos en bolívares que experimenta esa cuenta.
En la columna de los Saldos (5) registraremos a medida que se van sucediendo los cargos y abonos; el saldo
que tiene esa cuenta viene dado por la diferencia Debe-Haber.
En la columna de las Referencias (6) se anotará la relación existente con el Libro Diario, Nº de Folio o Nº de Asiento y
en el libro diario anotaremos en la columna de la Referencia la relación existente con el Libro Mayor (Nº de Cuenta o
Nº de folio); esto es lo que se conoce como referenciación cruzada.
Pases al Mayor
Las operaciones se registran por primera vez en el Libro Diario, luego de haber cumplido este paso debemos
realizar lo que se denomina pases al mayor; esto consiste que todos los asientos de diario deben pasarse a medida que
se van sucediendo al mayor, cuenta por cuenta, o sea el proceso de transferir y distribuir al mayor es lo que se
denomina pase.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Una vez determinados los saldos de las cuentas en el Mayor General, el siguiente paso será la elaboración del
Balance de Comprobación.
Bien sabemos que toda operación conlleva un intercambio de valores en sentido contrario; toda transacción
origina por lo menos un cargo y un abono por importes iguales; si esto se cumple en el registro de cada operación, el
conjunto de todas las operaciones debe dar como resultado un equilibrio entre todos los cargos y todos los abonos, en
términos de la sumatoria aritmética.
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Resumiendo:
Sumatoria de Cargos = Sumatoria Abonos
Una manera de verificar este equilibrio es mediante la formulación del Balance de Comprobación, éste es una
relación contable formada por todas las cuentas (reales, nominales, de orden, de valoración) que componen el Mayor
General, con sus totales de cargos y abonos que presenten, o sencillamente los saldos que acusen a una determinada
fecha y tiene como finalidad verificar, comprobar, la igualdad que debe existir entre los cargos y abonos.
Generalmente es recomendable formular el Balance de Comprobación mensualmente, ya que permite verificar
al Contador el trabajo realizado, y por tanto, poder determinar si existe algún error que pueda conocerse al no
cumplirse la igualdad de cargos y abonos, pudiendo corregir el error en el mes que se produjo y no tratar de buscarlo
después de haber transcurrido varios meses.
Tenemos que dejar claro que el hecho de que nos cuadre el Balance de Comprobación no quiere decir que todo
el trabajo está correcto; se pueden haber cometido una serie de errores u omisiones y a pesar de ello esta relación nos
cuadra.
Ejemplo:
1. Omisión de registro de alguna operación.
2. Que se haya registrado una operación cargándole, o abonándole, o ambas cosas, a una(s) cuentas que no
corresponde(n).
3. Se hayan cometido errores matemáticos que estén compensados.
4. Se pueden haber registrado operaciones- donde no correspondía ningún asiento.
Formas de Elaborar El Balance de Comprobación
Determinación del Saldo
El Balance de Comprobación facilita al Contador la elaboración de los Estados Financieros. El Balance de
Comprobación puede ser elaborado de dos maneras:
1. Balance de Comprobación por totales.
2. Balance de Comprobación por saldos.
Balance de Comprobación por Totales
Una vez registradas las operaciones de un período, por ejemplo un mes, habiendo realizado los pases al Mayor
General, procedemos a determinar el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas que conforman el
mayor general, finalizado esto, formulamos el Balance de Comprobación a esa fecha, colocando los nombres de las
cuentas y seguidamente los totales de sus cargos (Debe) y los totales de sus abonos (Haber); completada la relación
sumamos todos los cargos, todos los abonos y necesariamente éstos deben ser iguales.
Balance de Comprobación por Saldos
Una vez realizado los asientos y los pases, determinamos el saldo que debe tener cada cuenta; el saldo viene
dado por la diferencia:
Debe - Haber = Saldo
Debe mayor al Haber ———— > Cuenta de Saldo deudor
Debe menor al Haber ———— > Cuenta de Saldo acreedor
La suma de las cuentas de saldo deudor, debe ser igual a la suma de las cuentas de saldo acreedor.
