Comentario de la Gerencia:
Agradecemos las observaciones presentadas por el equipo de auditoría y tomamos
nota, de la diferencia identificada entre los montos reportados en nuestras relaciones
contables y los respaldados por documentos físicos.
Queremos señalar que estas inconsistencias pueden deberse a errores humanos en la
conciliación de los documentos físicos con las relaciones contables. Para abordar esta
situación, hemos iniciado una revisión exhaustiva de los procesos de registro y
conciliación de gastos, a fin de identificar y corregir cualquier fallo en nuestro sistema
de control interno.
Asimismo, estamos implementando medidas correctivas que incluyen la capacitación
del personal responsable del manejo y registro de los gastos, y la adopción de
procedimientos más rigurosos para la revisión y validación de todos los gastos antes
de su registro contable. Adicionalmente, consideraremos la posibilidad de
implementar un software de gestión financiera más robusto para mejorar la precisión
en el manejo de la información contable.
Estamos comprometidos en asegurar que los controles internos sean reforzados para
prevenir futuras discrepancias y garantizar la integridad financiera del Instituto.
Agradecemos nuevamente el señalamiento y estamos dispuestos a colaborar
estrechamente con el equipo de auditoría para resolver esta situación de manera
efectiva.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Fidel Contreras Garcia
El informe presentado por el equipo de auditoría destaca una preocupación
significativa en relación con las inconsistencias detectadas entre los montos
reportados en las relaciones contables y los documentos físicos. Estas discrepancias,
aunque aparentemente pueden ser atribuidas a errores humanos en el proceso de
conciliación, ponen de manifiesto la necesidad de un fortalecimiento en los controles
internos del Instituto.
La gerencia ha respondido de manera proactiva a estas observaciones, reconociendo
la necesidad de una revisión exhaustiva y la implementación de medidas correctivas
para evitar que estas inconsistencias se repitan en el futuro. La capacitación del
personal y la consideración de un software más robusto son pasos en la dirección
correcta, pero es fundamental que estos cambios no solo se implementen, sino que se
mantengan y supervisen continuamente para asegurar su efectividad.
Desde un punto de vista personal, considero que la transparencia y la rigurosidad en
la gestión financiera son pilares esenciales para la integridad de cualquier
organización. Es alentador ver que la gerencia está dispuesta a abordar los problemas
identificados con seriedad, pero será crucial que estas acciones se traduzcan en
resultados concretos y sostenibles.
Además, creo que sería beneficioso establecer un proceso de auditoría interna regular
que complemente los esfuerzos ya realizados, proporcionando una capa adicional de
seguridad y garantizando que los procedimientos correctivos se mantengan en el
tiempo. Solo así podremos estar seguros de que el Instituto se mantiene firme en su
compromiso con la transparencia y la eficiencia en la gestión de sus recursos.
Comentario de la Gerencia:
Agradecemos las observaciones realizadas sobre las inconsistencias presentadas en
las nóminas físicas y registros, así como en la relación de gastos operativos.
Reconocemos la gravedad de estas diferencias y la necesidad de tomar medidas
correctivas inmediatas.
En respuesta a sus hallazgos, implementaremos un procedimiento de revisión y
supervisión más riguroso de las nóminas, que incluirá la validación cruzada entre las
nóminas físicas y los registros electrónicos. Adicionalmente, estableceremos
controles internos más sólidos para asegurar la consistencia y precisión en la
información registrada.
Nos comprometemos a realizar una auditoría interna detallada para identificar las
causas de estas inconsistencias y prevenir su recurrencia. Nuestro objetivo es
garantizar que todos los datos reflejen con exactitud la realidad operativa,
minimizando los riesgos de errores o fraudes en los procesos de liquidación de
nómina. Trabajaremos estrechamente con el equipo responsable para asegurar que
estas debilidades se corrijan de manera efectiva y oportuna.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Larydania Perez
Las recomendaciones de los auditores han puesto en evidencia algunas deficiencias
importantes en nuestras prácticas actuales, específicamente en la gestión de nóminas
y en el control de los gastos operativos. Estos hallazgos son una llamada de atención
que no podemos pasar por alto.
En cuanto al comentario de la gerencia, estoy de acuerdo con la necesidad de
implementar procedimientos más rigurosos y controles internos más sólidos. La
validación cruzada entre las nóminas físicas y los registros electrónicos es un paso
crucial que debemos abordar de inmediato para asegurar la precisión y confiabilidad
de nuestros datos.
Además, la decisión de realizar una auditoría interna es un movimiento en la dirección
correcta, ya que nos permitirá identificar las causas de estas inconsistencias y tomar
medidas preventivas. Sin embargo, considero que este proceso debe ir más allá de una
auditoría única; necesitamos establecer un sistema de monitoreo y revisión continua
que nos permita detectar y corregir cualquier irregularidad a tiempo.
Creo también que es fundamental mejorar la capacitación de los equipos responsables
de estos procesos. Asegurar que todos comprendan la importancia de la precisión y la
integridad en la gestión de la nómina es esencial para prevenir futuros errores y
posibles fraudes.
Comentario de la Gerencia:
Agradecemos las observaciones realizadas sobre la falta de integración del sistema de
contabilidad y los riesgos asociados con el uso de hojas de Excel para las
transacciones contables. Reconocemos que esta situación representa una
vulnerabilidad significativa en nuestros controles internos y puede comprometer la
precisión y oportunidad de la información financiera.
En respuesta a estas recomendaciones, evaluaremos de manera prioritaria la
adquisición e implementación de un sistema de software contable robusto que permita
la automatización y sistematización de nuestros procesos contables. Este paso es
crucial para mejorar la fiabilidad de los registros financieros y reducir el riesgo de
errores o fraudes.
Además, se realizará una auditoría interna para identificar todas las áreas afectadas
por la falta de integración y se desarrollará un plan de acción para asegurar la correcta
implementación del nuevo sistema, así como la capacitación del personal involucrado
en su uso. Entendemos la gravedad del riesgo identificado y estamos comprometidos
en tomar medidas inmediatas para mitigar estos riesgos y asegurar una mejora en la
calidad de nuestra gestión contable.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Carolimar Jimenez Mateo
La revisión de auditoría revela una brecha crítica en la integración del sistema
contable, al evidenciar que la mayoría de los procesos aún se manejan manualmente
a través de Excel. Esta falta de automatización no solo aumenta el riesgo de errores
en el registro de transacciones, sino que también limita la capacidad de la institución
para obtener información financiera precisa y oportuna.
La recomendación de los auditores de evaluar e implementar un sistema de software
contable es fundamental. La automatización permitirá una mejor sistematización de
los procesos, minimizando los riesgos asociados con el manejo manual de datos y
mejorando la confiabilidad de la información financiera. Este cambio es esencial para
fortalecer los controles internos y garantizar una gestión contable más eficaz.
El comentario de la gerencia refleja una respuesta positiva y comprometida hacia la
mejora continua. El reconocimiento de la necesidad de un nuevo sistema contable y
la promesa de una auditoría interna para abordar las debilidades identificadas
demuestran un enfoque proactivo y responsable. La implementación de un software
adecuado y la capacitación del personal serán pasos cruciales para resolver los
problemas actuales y prevenir futuros errores.
Comentario de la Gerencia
Agradecemos la observación realizada respecto a las debilidades encontradas en la
documentación soporte para los pagos relacionados con los derechos de vía.
Reconocemos la importancia de asegurar que los expedientes estén debidamente
completos y cumplan con los requisitos de control interno, como el sello de pago y la
firma de recibido por parte de los beneficiarios.
Tomaremos medidas inmediatas para corregir estas deficiencias. Iniciaremos una
revisión exhaustiva de los expedientes y reforzaremos los procedimientos de archivo
y verificación para garantizar que toda la documentación de soporte esté en orden y
cumpla con los estándares requeridos. Además, implementaremos un proceso de
auditoría interna para asegurar la adecuada identificación y archivo de todas las
transacciones relacionadas con los derechos de vía.
Estamos comprometidos a fortalecer los controles internos para evitar cualquier riesgo
potencial, como pagos duplicados, y a trabajar en estrecha colaboración con el
Departamento de Contabilidad para asegurar el cumplimiento de las mejores prácticas
recomendadas.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Berlin Domínguez Vega
En la revisión de auditoría, se detectaron fallos importantes en la documentación
soporte relacionada con los pagos de derechos de vía, lo que pone en evidencia
debilidades en los controles internos del proceso. Es preocupante que los expedientes
carezcan de elementos básicos como el sello de pagado y la firma de recibido por
parte de los beneficiarios, lo cual podría derivar en riesgos significativos, como la
posibilidad de pagos duplicados.
La respuesta de la gerencia es positiva y demuestra un compromiso claro para abordar
estas deficiencias. Es alentador ver que se han comprometido a implementar una
revisión exhaustiva y a reforzar los procedimientos de control para evitar que estos
errores se repitan. Además, el enfoque en la creación de un proceso de auditoría
interna es un paso clave hacia la mejora continua y la mitigación de riesgos.
Sin embargo, es crucial que estas acciones no se queden solo en buenas intenciones.
La efectividad de estas medidas dependerá de su ejecución rigurosa y del seguimiento
constante para garantizar que los estándares de control se mantengan en el futuro. La
colaboración estrecha con el Departamento de Contabilidad y la implementación de
mejores prácticas serán fundamentales para asegurar que estos problemas no vuelvan
a surgir.
Comentario de la Gerencia
Reconocemos la observación realizada respecto a la ausencia de la firma del director
ejecutivo en las nóminas físicas. Entendemos la importancia de este control y su
impacto en la integridad y precisión de los registros de nóminas. Como respuesta a
esta situación, implementaremos de inmediato un proceso en el cual todas las nóminas
sean firmadas por el director ejecutivo antes de ser procesadas. Además, revisaremos
y reforzaremos los procedimientos actuales para asegurar que este control se
mantenga en todas las futuras nóminas.
También consideramos oportuno implementar revisiones periódicas adicionales, en
colaboración con el departamento de finanzas, para garantizar que se cumplan todas
las normativas internas y evitar cualquier irregularidad en el manejo de los pagos. Nos
comprometemos a mejorar continuamente nuestros controles internos y a seguir las
recomendaciones propuestas para minimizar los riesgos identificados.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Shadel Suarez
Durante mi revisión de las nóminas físicas de la entidad, he identificado una debilidad
significativa en los controles internos: las nóminas carecen de la firma del director
ejecutivo. Esta omisión aumenta considerablemente el riesgo de errores, pagos no
autorizados o incluso fraudes, ya que no se cuenta con una validación formal que
respalde la revisión y aprobación de las nóminas.
La falta de firma de una autoridad competente compromete la integridad del proceso
de nóminas y afecta negativamente la confiabilidad de los registros financieros
relacionados. Este hallazgo es particularmente preocupante, ya que he detectado un
riesgo elevado de pagos duplicados o pagos a personas que no están trabajando en el
proyecto. Si esta situación no se corrige, podría tener un impacto financiero negativo
significativo en la entidad.
Recomendaciones:
1. Implementación Inmediata de Control de Firmas: Es fundamental que,
a partir de ahora, todas las nóminas físicas sean firmadas por el director ejecutivo o
por una autoridad delegada con la responsabilidad formal de revisar y aprobar las
mismas. Este control debe ser obligatorio antes de autorizar cualquier desembolso.
2. Establecimiento de un Proceso de Verificación Adicional: Sugiero la
implementación de un proceso de revisión secundaria, donde otra persona del
departamento de finanzas realice una verificación cruzada de las nóminas antes de su
aprobación final. Esto agregará una capa adicional de seguridad y reducirá el riesgo
de errores o fraudes.
3. Auditorías Internas Regulares: Recomiendo la realización de auditorías
internas periódicas del proceso de nóminas para asegurar que se cumplan los
procedimientos adecuados y para que cualquier anomalía sea detectada y corregida
oportunamente.
4. Capacitación del Personal: Es esencial capacitar al personal involucrado
en el proceso de nóminas sobre la importancia del control de firmas y los riesgos
asociados con una supervisión inadecuada. Asegurar que todos comprendan sus
responsabilidades y las consecuencias de no adherirse a los procedimientos
establecidos es crucial para fortalecer el control interno.
Estoy convencido de que la implementación de estas recomendaciones ayudará a
mejorar los controles internos, reducir el riesgo de irregularidades en el manejo de
nóminas, y garantizar la integridad de los registros financieros de la entidad.
Comentario de la Gerencia:
Tomamos nota de la observación realizada en relación a la ausencia de un Manual
Operativo en el proyecto. Reconocemos la importancia de contar con este documento
para establecer directrices claras sobre los controles internos y asegurar una gestión
eficiente de los recursos y activos del proyecto.
En respuesta a esta debilidad identificada, nos comprometemos a desarrollar y poner
en práctica un Manual Operativo Interno que detalle todas las especificaciones
necesarias para el manejo adecuado del proyecto. Este manual será elaborado en
colaboración con las diferentes áreas involucradas, asegurando que incluya las
mejores prácticas y cumpla con las normativas vigentes.
Además, se llevará a cabo un programa de capacitación para todo el personal
involucrado, con el fin de garantizar que estén bien informados y capacitados para
seguir las directrices establecidas en el nuevo manual. Estamos comprometidos con
la mejora continua de nuestros procesos y con la implementación de las medidas
necesarias para mitigar los riesgos detectados y fortalecer nuestros controles internos.
Atentamente,
Alma Marie Gonzalez
Gerente General
Instituto por un Pais Mas Verde
01 de Mayo 2022
Comentario de Shadel Suarez
Durante mi revisión de la auditoría, he podido observar que el proyecto no cuenta con
un Manual Operativo. Este documento es fundamental ya que indicaría las
especificaciones de control interno a seguir, lo que permitiría asegurar que los activos
y otros recursos que se utilizan estén en concordancia con las instrucciones y
regulaciones establecidas, garantizando así una gestión efectiva y económica de los
recursos y activos del proyecto.
La falta de un Manual Operativo afecta de manera considerable los controles internos,
pues se carece de una guía formal que oriente el desarrollo del proyecto. Además, esta
carencia impacta negativamente en la capacidad de la unidad ejecutora para manejar
e integrar los recursos de manera efectiva. Por ello, he evaluado esta debilidad con un
nivel de riesgo "Alto"
Recomendaciones:
1. Desarrollo de un Manual Operativo Interno: Es esencial que la entidad desarrolle
un Manual Operativo Interno para el proyecto, que incluya todas las especificaciones
de control interno necesarias. Este documento debe establecer claramente los
procedimientos, regulaciones, y guías que deben seguirse para asegurar una gestión
eficiente y conforme a las normativas.
2. Implementación y Seguimiento: Una vez desarrollado, es crucial que el manual sea
implementado de manera inmediata y que se realicen revisiones periódicas para
asegurar que se sigue al pie de la letra. Esto no solo fortalecerá los controles internos,
sino que también proporcionará un marco claro para la toma de decisiones y el manejo
de los recursos.
3. Capacitación del Personal: Se recomienda realizar capacitaciones para el personal
involucrado en la ejecución del proyecto, para que estén completamente
familiarizados con el contenido del Manual Operativo y puedan aplicarlo
correctamente en sus actividades diarias.
Estoy convencido de que la implementación de estas recomendaciones fortalecerá los
controles internos, reducirá significativamente el riesgo de mal manejo de recursos, y
asegurará una gestión más eficaz y eficiente del proyecto.
Conclusión General:
La auditoría ha puesto de manifiesto múltiples deficiencias en los controles internos
y en la gestión contable del proyecto. Las inconsistencias detectadas en los gastos
operativos, la falta de documentación adecuada para los derechos de vía, y las
discrepancias en las nóminas y registros contables son indicativos de debilidades
importantes que requieren atención inmediata.
Las recomendaciones proporcionadas, que incluyen la implementación de un software
de contabilidad robusto, la mejora en la documentación de soporte, y el desarrollo de
un Manual Operativo, son cruciales para fortalecer el control interno y garantizar la
exactitud y la transparencia de la información financiera.
Es imperativo que la gerencia actúe con diligencia para corregir estas deficiencias y
adoptar prácticas más rigurosas en la supervisión y gestión de los procesos
financieros. La implementación efectiva de las medidas correctivas recomendadas
contribuirá a mejorar la eficiencia operativa, reducir el riesgo de errores y fraudes, y
asegurar el cumplimiento de las normativas y estándares establecidos. La
colaboración continua con el equipo de auditoría será fundamental para asegurar que
estas acciones se lleven a cabo de manera efectiva y oportuna.
Dictamen de Auditoría
Fecha: 01/05/2022
Para: Instituto por un País Más Verde
De: Jhoana Rodriguez Bencosme
Asunto:Dictamen sobre la Auditoría de los Estados Financieros del Proyecto Múltiple
de la Presa Green, Fase 3 Hemos auditado los estados financieros del Proyecto
Múltiple de la Presa Green, Fase 3, del Instituto por un País Más Verde,
correspondiente al período del 1 de diciembre de 2022 al 31 de diciembre de 2023. El
proyecto ha sido financiado mediante el Convenio de Crédito con el Banco Central
Americano de Integración Económica (BCIE), bajo el préstamo BCIE 1530, y ha
contado con una contraparte del Ministerio de Hacienda de la República Dominicana.
Alcance de la Auditoría:
Nuestra auditoría se ha llevado a cabo con el objetivo de emitir una opinión sobre la
razonabilidad de los estados financieros del proyecto, así como de evaluar el sistema
de control interno contable conforme a las Normas Internacionales de Auditoría.
Resultados y Hallazgos:
Durante el proceso de auditoría, se identificaron varias áreas con deficiencias y
oportunidades de mejora:
Diferencias entre Montos Presentados y Documentos Físicos:
Se observaron discrepancias significativas en la relación de gastos versus documentos
físicos en viáticos, con diferencias que varían entre RD$204,100 y RD$400,000. Esta
inconsistencia afecta la precisión y fiabilidad de los registros contables.
Recomendación:
Implementar un procedimiento continuo de monitoreo y supervisión para revisar y
validar las relaciones de gastos, asegurando consistencia entre lo que se paga y lo que
se registra.
Documentación de Soporte para Derechos de Vía:
Se detectaron debilidades en la documentación de soporte para indemnizaciones,
incluyendo falta de sellos de pagado y firmas de recibo por parte de los beneficiarios.
Recomendación:
Incluir en cada expediente el documento que confirme el acuse de recibo por parte del
beneficiario y el sello de pagado para mejorar la calidad y completitud de los archivos.
Inconsistencias en Nóminas:
Se encontraron discrepancias entre las nóminas físicas y los registros contables, con
diferencias significativas que afectan la exactitud de los informes financieros.
Recomendación: Implementar procedimientos de monitoreo y supervisión para
revisar y validar los registros de nómina, asegurando que haya consistencia con los
registros contables.
Configuración del Sistema de Contabilidad:
Se evidenció que la contabilidad no está completamente integrada al sistema, con la
mayoría de la información preparada manualmente.
Recomendación: Evaluar la implementación o adquisición de un sistema de
contabilidad para sistematizar los procesos y mejorar la disponibilidad oportuna de la
información financiera.
Opinión:
En base a la revisión y los hallazgos mencionados, nuestra opinión sobre los estados
financieros del Proyecto Múltiple de la Presa Green, Fase 3, es que, en general, la
información financiera presenta una imagen razonable, salvo por las inconsistencias
y debilidades en los controles internos y la documentación de soporte. La
implementación de las recomendaciones propuestas es esencial para mejorar la
integridad y la fiabilidad del sistema contable y de control interno del proyecto.
ATENTAMENTE:
Jhoana Rodriguez Bencosme
