ETAPAS DE UN DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES
Las etapas de un diagnóstico de capacitación son: Determinar la situación ideal,
Determinar la situación real, Comparar ambas situaciones, Determinar las
necesidades de capacitación.
Para detectar las necesidades de capacitación, se pueden utilizar métodos como:
Cuestionarios y encuestas, Entrevistas, Evaluaciones de habilidades y
competencias, Análisis de trabajo y empleo, Retroalimentación de los clientes.
En el informe de resultados del diagnóstico de capacitación se deben incluir:
Datos generales del colaborador
Descripción de la técnica o procedimiento empleado
Observaciones de las aptitudes
Interpretación de los datos
Resultado del diagnóstico
Recomendaciones de capacitación
Las necesidades de capacitación existen cuando se genera una brecha entre los
requerimientos de una persona para desarrollar sus tareas y labores
competentemente y sus competencias actuales e idealmente futuras. La DNC es
el mejor método para determinar si se requiere una capacitación o entrenamiento
para llenar esta brecha.
La DNC permitirán corregir problemas en la organización, reencaminar situaciones
en la productividad, impactos actuales o previsión de futuros cambios culturales en
políticas, metodos o tecnicas ante la reducción o incremento de personal.
El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que
existen entre “Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace”. Comparamos
una situación Ideal con la Real para definir las diferencias, que serán las
necesidades de la organización a satisfacer. Todo proceso, actividad, empresa,
producto, tiene un estándar de calidad óptimo, por lo tanto primero se debe definir
ese nivel de calidad para poderlo comparar con lo real y determinar acciones que
tengan que ver con capacitación. Consta de 4 etapas:
1a. Etapa. Determinación de la situación idónea.
Dentro de la situación ideal, se determina lo que debe realizarse en cada uno de
los puestos de trabajo de acuerdo a la descripción de puesto, es decir, la situación
de la empresa en las mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo en los
aspectos de recursos humanos, materiales e instalaciones entre otros.
2a. Etapa. Determinación de la situación real.
La situación real implica investigar lo que es y se hace en la empresa actualmente,
esto es, definir a cada trabajador en su puesto. Se pueden utilizar las mismas
técnicas e
instrumentos de la fase anterior.
3a. Etapa. Comparación entre ambas situaciones.
En esta etapa se efectúa una confrontación de la situación ideal con la real.
4a. Etapa. Determinación de necesidades de capacitación y toma de
decisiones.
Los resultados que se obtienen de la detección de necesidades de capacitación,
proporcionan los elementos necesarios para establecer las estrategias de acción
que respondan a la solución de las necesidades identificadas, permite a la
organización establecer un sistema de capacitación.
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Los Perfiles del puesto y conocimiento de los funcionarios toma en cuenta la relación entre lo
que el funcionario debe conocer de acuerdo con el puesto que esté desempeñando,
contrarrestándolo con lo que realmente sabe en el momento del diagnóstico. La diferencia entre lo
que sabe y lo que debe saber según sus funciones en la organización se denomina "brecha de
desempeño" (ilustración 2) y constituye las necesidades de capacitación que deben ser
evidenciadas en el resumen de investigación.
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