TEMA 2 ADE.

LA GESTIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

1. ¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN?
Es un proceso (formal o informal) que ayuda a los directivos a fijar objetivos para el
futuro y trazar las actividades y los medios que harán posible alcanzarlos.

Un plan formal está compuesto por cuatro elementos clave e interrelacionados:

• Objetivos: Fines que la empresa desea alcanzar en un periodo establecido, deben ser
desafiantes y realistas.
• Acciones: pasos que la empresa pretende dar para lograr los objetivos deseados, por
ejemplo, subcontratar, bajar precios...
• Recursos: Determinar de dónde se obtendrán los recursos (internos/externos) Y cómo
se asignarán y usarán para lograr los objetivos establecidos, teniendo en cuenta las
restricciones.
• Implementación: Especificar cómo se van a llevar a cabo las acciones previstas:
Se distribuyen las tareas, se establecen las relaciones de dependencia y los calendarios.

PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN
La planificación puede darse en cualquier ámbito de la organización (los elaborados
arriba restringen a los niveles inferiores).
La planificación que se realiza en lo más alto de la pirámide organizacional se orienta a
los aspectos más amplios y a largo plazo.

La planificación a niveles inferiores tiende a centrarse en aspectos operativos, en los

detalles acerca de la forma en la que se implantará el plan global.

La planificación proporciona un borrador de las acciones directiva e implica unos

beneficios.

LOS BENEFICIOS DE UNA ADECUADA PLANIFICACIÓN FORMAL

• Identificación de los factores que probablemente influyan en la organización, su
crecimiento, renovación y supervivencia.
• Coordinación de los esfuerzos de los directivos para que se comprendan las
consecuencias de las decisiones que toman y que vean a la empresa como un todo.
• Establecimiento de prioridades que guíen el rumbo de la empresa.
• Evaluación de los factores externos que le afectan.
• Comprensión de las circunstancias que contribuyeron a los éxitos y fracasos del
pasado.
• Aprender del pasado y la experiencia.
• Identificación y disponibilidad de recursos adecuados (nuevos o no) para el logro de
los objetivos.
• Establecimiento de estándares de rendimiento. Qué se espera de los miembros de
la organización y cómo evaluar sus aportaciones.
• Desarrollo de la gestión: actuar activamente mirando al futuro, convertir las ideas
abstractas en acciones concretas.

LOS PELIGROS DE UNA INADECUADA PLANIFICACIÓN

•Evaluación deficiente de las condiciones futuras, sobre todo cuando se hacen a muy
largo plazo.
• Fomento excesivo de las relaciones jerárquicas de información, se imponen decisiones
tomadas en la cúspide, que pueden generar rechazo abajo a la hora de implementarlas.
• Entender la planificación como una actividad cerrada, que olvida realmente al resto de
la organización.
• Burocratización excesiva: Lleva a mirar demasiado los datos cuantitativos del pasado y
hacer predicciones poco útiles.
• Adhesión inflexible a los objetivos y a los procesos, sin aceptar que se va por el camino
equivocado.

ENFOQUES PARA UNA PLANIFICACION SATISFACTORIA

Los peligros señalados se pueden evitar siguiendo unas directrices:
1. La implicación de los directivos de diferentes niveles, de esta forma la calidad y el
compromiso aumentan porque todos aportan.
2. El empleo de una combinación de métodos cuantitativos y cualitativos, la planificación
es más un arte que una ciencia.
3. La consideración de la planificación como una actividad continua capaz de adaptarse
a los cambios según los resultados: flexible.
4. Evitar la parálisis del análisis. Demasiados documentos, tablas, datos pueden hacer
olvidar el verdadero propósito: son un medio no un fin.
5. Concentrar los esfuerzos de planificación en un conjunto manejable de puntos
concretos e identificables, de áreas/competencias principales.

PLANIFICACIÓN FORMAL Y PLANIFICACIÓN OPORTUNISTA

PLANIFICACIÓN FORMAL
Ambas son necesarias para proporcionar una dirección a largo plazo y global y
espontaneidad para responder a lo inesperado.

PLANIFICACIÓN FORMAL PLANIFICACIÓN OPORTUNISTA

Las acciones programáticas que acontecen bajo
Mirar a largo plazo
circunstancias imprevistas.
Puede coexistir con la planificación formal y
Identificar objetivos de forma
ayudar a que el plan formal se desarrolle
deliberada
uniformemente, sin muchas alteraciones.
Estructurar las principales tareas que
Utilizan aquellos recursos que no están
la organización ha de llevar a cabo
comprometidos en la planificación formal.
para alcanzarlos
Pero: Si sólo existe este tipo de
Pero: Si solo existe este tipo no tendrán claro a
planificación, puede llevar a ser una
donde van.
empresa demasiado rígida.

2. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN FORMAL

1. FIJACIÓN DE OBJETIVOS
Son el conjunto de fines del ciclo de la planificación. Responden a la pregunta ¿Qué
queremos conseguir?
Una definición inadecuada invalida el proceso. Los objetivos deberían ser específicos y
mensurables para ser motivadores, desafiantes, pero nunca excesivos.
Estos objetivos deberían especificar un calendario/fecha límite para su logro y se
persiguen con más interés los objetivos que se perciben como importantes, implica
mayor logro u oportunidades de carrera.
Hay que decidir qué objetivos deberían tener la máxima prioridad (uso de recursos
disponibles) sin olvidar los objetivos de los distintos stakeholders (grupos de interés
como clientes o accionistas.)

2. DISENO DE LOS CURSOS DE ACCIÓN

Tres tipos de acciones que poner en marcha.

A) PLANES DE ACCIÓN ESTRATÉGICOS

Planes directivos basados en aproximaciones macro para analizar las características
organizativas, los recursos y el entorno y establecer los programas de acción a largo
plazo (2-5 años) y de alcance corporativo, para lograr los objetivos establecidos a la luz
de este análisis. Lo realizan normalmente los altos directivos (a veces directores de
división), para toda la organización.

Para ser efectivo, un plan de acción debe satisfacer los criterios siguientes:
1. PROACTIVIDAD: Grado en el que el plan de acción adopta una visión del futuro a
largo plazo que transcienda a las operaciones del día a día.
2. CONGRUENCIA: Grado en que se ajusta adecuadamente a las características de la
organización y a las del entorno externo.
3. SINERGIA: Integración de los esfuerzos de diferentes unidades de la organización con
el fin de cumplir de mejor modo los objetivos globales de la corporación.

B) PLANES DE ACCIÓN TÁCTICOS

Planes directivos de actuación (a 1 o 2 años) a nivel división o departamento, que
indican las actividades a desarrollar, cuándo deben ser realizadas y los recursos que
serán necesarios al nivel del departamento o división para completar las partes de un
plan de acción estratégico que caen bajo la esfera o responsabilidades de esta unidad
organizativa.
Dos aspectos importantes de los planes de acción tácticos:

1. LA DIVISION DEL TRABAJO:

La asignación formal de autoridad y responsabilidad del trabajo para estos nuevos
planes.
-Ayuda a asegurar que las tareas de los empleados son apropiadas para el cumplimiento
del plan global del departamento y apoyan los planes de acción estratégicos para toda la
organización.
-Cada uno tiene su tarea, adquiriendo gran eficiencia en la misma.

2. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:

Mediante el control y la asignación de los fondos, basados en previsiones.
-Presupuesto variable, teniendo en cuenta las posibles desviaciones.
-Presupuesto móvil o cambiante, provisional y revisable cada poco tiempo.
C) PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS
Son elaborados por los directivos de línea y empleados que son directamente
responsables de ciertas tareas: Formulan acciones que empleen los recursos con
la mayor eficiencia. (A corto plazo, días, meses, semanas menos de un año)
 CONTROL

RECURSOS TRANSFORMACIÓ PRODUCTOS/

(INPUTS) N SERVICIOS
(OUTPUTS)

RETROALIMENTACIÓN

3. IMPLEMENTACIÓN
La planificación no tiene sentido a menos que se pueda llevar a cabo satisfactoriamente,
implica definir las tareas a realizar, asignar responsabilidades individuales y la gestión
de esos individuos.

TRES ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

-Significado de la implementación: Inducir a las personas a dar los pasos necesarios.
-Resolver los problemas organizativos que se presenten.
-Aplicar mecanismos para abordar el camino.

1. SIGNIFICADO DE LA IMPLEMENTACIÓN
Cuatro formas de inducir a las personas a dar los pasos para el logro de los objetivos.
• Autoridad; Usar el poder formal (basado en el puesto, no en la persona) Se espera
que los subordinados cumplan las demandas de sus superiores.
• Persuasión: La aceptación del lopna es una condición necesaria para obtener además
el compromiso de los empleados, Si están convencidos de la bondad del plan
responderán de forma más entusiasta.
• Política de la organización: Definen qué es o no adecuado a través de documentos
formales. (ejemplo: colaborar entre todos en equipo, las políticas fomentan esto)
• Mecanismos de retroalimentación: La implementación satisfactoria de un plan
requiere de un flujo continuo de información, para determinar en qué medida se está
llevando a cabo de la forma esperada.

2.PROCESO DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS ORGANIZATIVOS (QUE SIEMPRE SE

DAN)
Sistema que permita diagnosticar cuidadosamente los problemas, de modo que los
individuos responsables de llevar a término el plan dispongan de una herramienta
apropiada para dar respuestas correctoras, cuenta con seis etapas.

1) Identificar los desfases de rendimiento.

2) Identificar las tareas y procesos de trabajo necesarios para el cumplimento del
plan.
3) Comprobar la congruencia organizativa.
4) Si se encuentran incongruencias, intervenir para lograr un ajuste e implementar el
plan eficazmente.
5) Ejecutar el plan
6) Aprender de las consecuencias.

3.MECANISMOS PARA ABORDAR EL CAMBIO ORGANIZATIVO

Tres retos a los que se enfrentan los directivos de las empresas cuando hay que
cambiar lo que se hacía y que marcarán el éxito o fracaso:
1.Gestión de las dinámicas políticas del cambio: Los directivos deben buscar
sujetos clave con poder, ser coherentes y asegurar la estabilidad.
2. Gestión de la resistencia de los individuos: Que el estrés no llegue a ser
disfuncional (estrés/distrés): involucrados.
3.Mantenimiento del control durante la transición: No llegar al caos.

3. IMPLICACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN

 Implicaciones para el directivo:
Los directivos deben colaborar con sus empleados en la definición de objetivos claros y
desarrollar un plan detallado para lograrlos. Una buena planificación facilita la gestión
del cambio y brinda a los empleados confianza y continuidad en tiempos de
transformación.

 Implicaciones para los equipos directivos:

La coordinación e integración son esenciales para evitar pérdidas de tiempo y
frustración. Un proceso de planificación adecuado ayuda a los equipos a trabajar de
manera más eficiente y enfocada, minimizando la confusión y mejorando los resultados.

 Implicaciones para los individuos:

La gestión eficiente del tiempo es clave para el éxito. Los empleados deben fijar y
revisar regularmente sus objetivos, ajustando sus estrategias de manera flexible. La
planificación se perfecciona con la práctica, optimizando el uso del tiempo y el talento.