CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

DE EVENTOS DE MARKETING

1. Objetivos de la organización de un evento

Objetivo principal: ayudar en propósitos del marketing
 Incentivar ventas de producto o servicio este fase madurez
 Dividir, entretener e integrar asistentes
 Generar o mantener relación con clientes
 Motivar y mejorar clima laboral e integrar a trabajadores
 Fomentar el trabajo en equipo
 Crear, mejorar o reforzar imagen marca
 Hacer anuncios o reconocer trayectoria determinada

2. Tipos de eventos
2.1. Actos empresariales

 Desayuno, almuerzo o comida trabajo  Conferencia

 Cena de gala  Entrega de premios
 Charla  Seminario
 Congreso y convención para debatir un  Feria
problema  Jornada corporativa

 Simposio: especialista en tema para exponer ante publico ideas o conocimientos de forma
sucesiva y programada. Intervenciones 20 minutos y ponentes suman información
 Disertación: exposición oral empieza con situación no ideal, formula hipótesis y continua hasta
a teoría
 Ciclo: sucesión charlas, conferencias y exposiciones
 Panel: presentación tema ante equipo especialistas exponen diferentes puntos vista y
debatido públicamente
 Encuentro: congregación empresas para logar objetivo empresarial
 Networking: empresas reúnen para reforzar imagen y generar nuevos lazos comunicación y
negocios
2.2. Actos sociales: definición y tipos
Reuniones de personas con algún tipo relación empresa, disfrutar algún tipo suceso puede abarcar
cualquier ámbito social

 Jornada de puertas abiertas  Foros

 Aniversarios  Cursos
 Workshops o talleres  Reuniones directivas
 Mesas redondas  Juntas generales de accionistas

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  Conmemoraciones: celebración fechas concretas
 Teambuilding: motivar fomentar grupos trabajo dentro empresa
 Celebraciones: fortalecer confianza entre clientes y empleados
 Coloquios: concentración de profesionales para tratar tema interés
 Coaching: mejora relaciones interpersonales empleados, incrementa productividad, resolver
conflictos, motivar y mejora implicación

3. Celebraciones promocionales
3.1. Ferias como eventos
Eventos de carácter económico y temporal donde produce intercambio o promoción productos o
servicios mientras dure feria a cambio compensación económica o contrato relación comercial
Presentan novedades o tendencias dentro sector con sentido comercial y publicitario
Objetivo principal: estimulación comercial, generando riqueza en zona donde celebra
Clasificación ferias:
 Público al que dirige: instituciones, distribuidores, clientes finales, minoristas o mayoristas
 Alcance: regionales, nacionales o internacionales
 Actividad promocionan: artesanía, libros, turismo automóvil…
Factores comunes:

 Productos o servicios intercambian en  Cuantificar presupuesto y partidas

ferias  Elegir buena ubicación
 Determinar público objetivo y como  Seleccionar proveedores de servicios
captar interés  Promocionar
 Plan actuación antes, durante y  Planificar estrategias comunicación
después feria  Conocer otras empresas participantes
 Planificar imprevistos y cómo  Fijar fecha
reaccionar ante ellos  Concretar duración

3.2. Actos promocionales como evento

Actos promocionar empresa, producto o servicio, es decir, dar publicidad para ser conocido
públicamente
Objetivo: posicionar imagen organización en mercado y recuerden productos y servicios
Aspectos importantes:

 Objetivo quiere alcanzar con promoción  Diseñar plan comunicación para público
 Tiempo duración objetivo
 Donde realizara  Diseñar, planificar y ejecutar cronograma
 Periodo celebrara, día, fecha y hora  Preparar documentación y objetivos
 Definir a que personas se dirige entregaran
 Establecer personas encargaran  Elegir elementos audiovisuales usaran
organización  Presupuesto

3.3. Actos institucionales

Organizados para institución pública o privada

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 Importante cuidar detalles ya que asisten personas acostumbradas a profesionalidad y formalidad
estricta y especifica
General: organizados por instituciones, como entrevistas o reuniones
Especial: acontecimientos especiales, como homenajes

3.4. Congresos
Reunión o encuentro miembros misma rama empresarial reúnen debatir cuestiones prefijadas a
través realización conferencias o exposiciones
Finalidad diversa, dependiendo objetivo quiere alcanzar
Pautas:

 Elaborar formulario inscripción  Ofrecer servicios adicionales

accesible a todos quieran asistir  Tratar individualmente congresos
 Dar difusión evento con toda  Contratar seguridad
información posible  Elegir buen lugar de celebración
 Escoger temas interesantes y contenido  Posible contratar especialistas organizadores
enriquecedor para suscitar interés

Tipología de los congresos:

 Según objetivo  Según contenido:

o C. públicos o C. científicos
o C. privados o C. culturales
 Atendiendo a periodicidad o C. académicos
o C. ordinario o C. tecnológicos
o C. extraordinarios  Oficiales o no

3.5. Recepciones
Características necesarias de recepcionistas:
 Tener don de gentes para trato con asistentes, haga sentirse cómodos y en confianza
 Organizados para realizar todas funciones encomendadas para preparación y puesta en
marcha recepción

 Dar bienvenida y presentarse  Saber comunicarse

 Dominar varios idiomas  Conocer normas protocolo requiere evento
 Conocer a invitados  Interrelacionarse con invitados

Funciones recepcionistas:

 Recibir invitados con tratamiento  Registrar e inscribir a asistentes a través

adecuado formularios
 Acompañar asistentes a lugar  Entregar material oportuno
celebración o invitarles a entrar  Duración entre 60-90 minutos
 Anticiparse a necesidades invitados  Elegir lugar recepción
 Conocer capacidad máxima lugar  Contar con hilo musical
 Elaborar tarjetas invitación  Decoración

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3.6. Ruedas de prensa
Acto convocado por persona, organismo o entidad destinado comunicar e informar acontecimiento
o tema importante
Aspectos tener en cuenta:
 Noticia justifique evento debe ser veraz, interesante y novedosa
 Una o varias personas actúen como responsables de medios para emitir comunicados y saber
qué información pasar y cantidad
 Seleccionar fecha adecuada
 Controlar logística evento
 Briefing
 Lugar celebración adecuado
 Materiales y recursos necesarios celebración
 Tipo mensaje quiere transmitir
 Personaje famoso (opcional)
Pasos:

1.º. Tener claro tema central 5.º. Redactar nota presa

2.º. Decidir quien interviene 6.º. Redactar y enviar convocatoria
3.º. Determinar lugar, duración, fecha y 7.º. Desarrollar rueda de prensa
hora 8.º. Analizar impacto
4.º. Preparar material apoyo utilizara

3.7. Patrocinios
Busca conseguir objetivos corto plazo y consiste en acuerdo entre organización y un tercero que
recibirá una compensación del primero
Elementos:
 Patrocinador: personas o empresas colaboran económicamente. Desea promover marca o
producto
 Patrocinado: persona, a cambio compensación, publica marca, producto o servicio
 Marca: producto o servicio publicita y llegan acuerdo patrocinio
 Compensación
Tipos:

 Deportivo  De firma  Exclusivo  Cultural

 De medios  Musical  Conjunto

Ventajas:

 Forma publicidad no molesta a clientes  Humaniza marca, hace más familiar, amable
 Refuerza imagen y valoración empresa y justa
 Marca integra en vida clientes sin ser  Ambas partes benefician
conscientes  Gran segmentación patrocinados y clientes
 Presenta nuevos canales difusión y
promoción de marca

Desventajas:

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  Necesario apoyo complementario  Elevado presupuesto
 Patrocinado no cumpla con  Alto coste inversión
expectativas o desvíe valores

3.8. Otros eventos

Proyecto cultural Acto oficial: organizan instituciones

Acto inaugural  Acto de carácter general
 Acto de carácter especial

4. Organización de recursos humanos y materiales para el desarrollo de eventos

Equipamiento adecuado:

 Mobiliario  Elementos decorativos y señalización e

 Material informático y de indicadores
telecomunicaciones  Material fungible

4.1. Puntos clave para el éxito en la organización de eventos

Éxito organización eventos: forma desarrolle antes, durante y después

 Conocer muy bien a empresa y marca  Personalización, original y único

representa  Promocionar evento
 Dejarse asesorar por expertos  Cuidar detalles
 Trasmitir seguridad y confianza  Añadir valor con servicios extras
 Determinar correctamente objetivos  Medir y analizar resultados para próximo
alcanzar evento
 Elaborar briefing detallado

4.2. Organización y responsabilidades de los equipos. Dirección y seguimiento

Correcta organización y seguimiento necesario saber funciones y responsabilidad personas forman
equipos
Dirección encarga asignar responsabilidades, tener dotes liderazgo, saber dar órdenes
Herramientas facilitan funciones:
 Lista integrantes y organigrama evento
 Diccionario de WEBS y cronograma
 Plan comunicación
4.3. Organización y planificación de tareas y documentación. Programa, timing del eventos y checklist
Programa de eventos
 Descripción general sucederá en evento
 Difunde a través páginas web, publicaciones, banners o mismo dia
 Información básica:
o Nombre, ubicación y distribución actividades
o Fecha, horario y duración
o Mapa del lugar
o Nombre empresa encargada, logo, eslogan y referencias RRSS

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 Timing, hoja de ruta o timeline
 Cronograma ordenado bloques de horarios especifica todo sucederá
 Mayor cantidad información posible sobre actividades
Checklist
 Lista todas tareas realizar, tiempo, momento ejecución y encargado cada tarea
 Con un solo vistazo y solo documento, tiene visión global y detalla evento
4.4. Presupuesto del evento. Importancia del presupuesto para dimensionar el evento
Costes fijos: costes no cambian en función número asistentes y calcula cantidad total
Costes variables: costes cambian dependiendo número asistentes y calculan por persona
No escatimar elementos tendrán impacto directo en experiencia
Retorno de inversión ROI:
 Evaluar rentabilidad acción concreta
Ingresos−Gastos
 ROI= x 100
Gastos

5. Pasos y recursos necesarios para el desarrollo de los eventos

F. de planificación:
 Búsqueda información, medios, recursos humanos y materiales necesarios
 Información obtener: nivel interno o contratando agencia experta
F. de diseño:
 Acciones, personal, material y medios preparación
 Briefing: refleja objetivos, riesgos analizados fase anterior, información, tipo evento, proveedores,
promoción, divulgación, lugar, presupuesto, logotipo, invitaciones y limites
 Otro documento: duración tareas, recursos humanos y materiales, cronograma, presupuesto…
F. de ejecución:
 Pone en marcha todo planificado anteriormente
 Reunión con personal coordinar evento diferentes profesionales y revisan medios y materiales
F. de cierre:
 Concluye puesta escena del evento
 Dar las gracias todo mundo, recordar páginas web y RRSS
 Desmontaje y limpieza lugar
 Recogen problemas y modificaciones para tener en cuenta siguiente
 Realiza memoria:

o Objetivos planteados o Información sobre producto o servicio

o Objetivos alcanzados o Modo funcionamiento proyecto
o Resultado del trabajo o Conclusiones…

F. de evaluación:
 Calcular ROI
 Asistentes rellenan encuesta opinión

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  Clipping, saber alcance tenido evento

6. Preparación, desarrollo y análisis del evento. Técnicas de organización

Agenda de trabajo: asientan, disponen y programan de manera ordenada y jerárquica actividades
relacionas con desarrollo tareas personal participante
Secretaria:
 Recolección, elaboración, corrección, impresión, distribución y archivo totalidad conferencias,
discursos y conclusiones evento
 Elabora circulares promoción e invitaciones asistentes
 Envió, recepción y realización llamas participantes
Calendario:
 Permite medir y graficar tiempo en unidades, años, meses, semanas y días
 Orden cronológico actividades y organizar agenda
 Cronograma: lista tareas con fecha comienzo y fin
6.1. Criterios para tener en cuenta en eventos con impacto en la responsabilidad corporativa

 Tener en cuenta particularidades entorno

 Gestión sostenible del evento durante proceso organización
 Adaptar evento puedan acudir variedad personas
 Tener buena conexión wifi personas puedan utilizar apps móviles
 Reciclar material utilizado
 Reutilizar materiales
 Respetar condiciones laborales trabajadores

6.2. Análisis de resultados

Quejas y reclamaciones Grado cumplimiento tareas

Puntualidad Incidentes
Utilización salas, equipos y medios Grado participación evento
Grado cumplimiento cronograma Posicionamiento marca
Adaptarse a presupuesto

Objetivo: cumplir todos propósitos establecidos y desviarse lo menos posible

Datos recogidos por encuestas, cuestionarios y entrevistas
6.3. Elaboración del informe
Pirámide ROI:
 Exposición:
o Expone producto y mide si es cliente necesita Accion
o Mide satisfacción clientes: hospitalidad y contenido evento Influencia
 Compromiso:
o Asegura cliente entendido características y uso producto Compromiso
o Analiza buena recepción mensajes por parte asistentes
 Influencia: Exposicion
o Cliente pregunta si compraría producto y/o recomendaría.

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 o Analiza impacto para empresa en productividad, eficiencia, numero ventas, calidad
servicio cliente…
 Acción:
o Cliente potencial reconoce necesidad cubre producto, entiende características y compra
por que resulta interesante
o Compras por debajo objetivo, posible hayan cometido errores, no llegado a público
objetivo o estrategias o acciones no adecuadas
Memoria:

 Resumen asistentes  Conclusión análisis resultados y pirámide ROI

 Tipo de eventos  Actividades realizaron
 Causas de desviaciones  Opiniones y evaluación participantes
 Medir grado consecución objetivos  Presupuesto
 Quienes formaron parte comités  Cantidad material promoción realizado
 Proveedores y trabajadores implicados,  Grado consecución horario y cronograma
periodistas o autoridades  Cobertura métrica

7. Publicación y difusión práctica del evento

Buena difusión evento previamente preparado y organizado:
 Fecha de celebración
 Disponer teléfono, formulario o correo electrónico de contacto
 Crear imagen corporativa especial para evento
 Determinar público objetivo va dirigido
 Organizar toda información evento detalladamente en diferentes soportes
 Crear hashtag corto y directo
7.1. Elección, según el evento, de los canales y medios de comunicación

Canales y medios impresos Publicidad display

Canales y medios en video Publicidad en medios exteriores
Televisión Publicidad en punto venta
Canales y medios de audio Marketing directo
Facebook ads y Facebook for business Blog
Webs Google AdWords

8. Normativa aplicable, permisos y licencias en eventos

8.1. Ley de Protección de Datos Personales (LOPD) y Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y
el Comercio Electrónico (LSSICE)
Ley de Protección de Datos Personales
 Protección personas físicas respeta tratamiento sus datos personales y libre circulación estos
 Garantiza derechos digitales ciudadanía
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico
 Regula comercio electrónico
 Información debe aparecer en página web

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 o Productos y precios
o NIF, correo electrónico, numero teléfono o fax y denominación social
o Códigos conducta empresa
o Información inscripción general
o Otros datos
 Publicidad tienda online en correo electrónico
o Empresa identificarse todo momento, cliente sepa quién corresponde
o Clara, evitando malentendidos
o Envía SMS con autorización cliente, mostrar “publicidad “ o “publi” y facilitar baja
o Envía también ofertas, juegos o concursos, identificarlos como son y explicar condiciones
8.2. Acciones profesionales más frecuentes que puede realizar un profesional de la comunicación que
pueden ser afectadas por la LOPD y la LSSICE

 Prestación de servicios por internet  Tarificación adicional

 Envió comunicaciones comerciales por  Comercialización productos o servicios en
medios electrónicos página web

9. Prácticas habituales en la organización de eventos

Elegir temática evento Utilizar mejores y nuevas tecnologías

Coordinar personas hacen posible realización y Seguir normas protocolo y cortesía
tareas Presupuesto
Promocionar evento Dar información más amplia sobre planificación
Realizar seguimiento antes, durante y después Informar lugar y hora
Programar actos

10. Aplicaciones informáticas en la gestión de eventos

En caracterización eventos numerosos proveedores
Seleccionar el más adecuado
 Acudir a intermediario medie entre proveedores y empresa. Intermediarios ponen precio por
servicio
 A través buscadores internet. No coste económico
 Lugar celebre evento listado proveedores ya han trabajado
10.1. Selección de proveedores de eventos
Datos principales tener listado elegir proveedores:

 Nombre  Condiciones financieras

 Teléfono contacto  Flexibilidad ajustarse necesidades momento
 Correo electrónico  Precio servicio
 Nombre comercial  Materiales incluye
 Tipos productos  Condiciones pago
 Descuentos  Calidad
 Experiencia  Servicio posventa
 Reputación  Condiciones entrega

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 Puede tener un proveedor para cada tarea, servicio o evento
Por ultimo analizar ofertas
10.2. Negociación de ofertas de proveedores de eventos
Negociación neutral: adopta postura pasiva interesa mantener y cuidar relación por encima
cualquier resultado y necesario resolver situación conflictiva
Negociación colaborativa: conseguir mejor solución ambas partes
Negociación competitiva: cada negociador defenderá idea y criticara idea del contrario. Agresiva y
partes quieren conseguir máximo beneficio
Negociación evitativa: basa evitar perder. Se da cuando conviene mediación, justicia…, no
interesado en resultado ni relación
Fases negociación:
 Preparación de la negociación: recoger toda información posible y necesaria, tanto propias
condiciones e intereses, como del resto participantes. Consiste en:

o Delimitar el tema o Alternativas negociación en punto muerto

o Saber objetivos negociación o Acuerdos pretende adoptar
o Posibles opciones o Nivel satisfacción
o Intereses o Seguimiento
o Hasta donde llegar o Calidad exigida
o Hasta donde ceder o Precio
o Solución busca

 Desarrollo: desde momento partes sientan a negociar hasta concluye negociaciones, tanto si
se llega acuerdo o no
o Primero hará presentación participantes y establecerán objetivos, tiempo y reglas
negociación
o Describe situación partida y presentan propuestas
 Cierre: antes finalización asegurarse no queda nada tratar y partes interpretan y comprenden
del mismo modo puntos han tratado
11. Contrato de prestación de servicio o alquiler de medios
Contratos mercantiles muy frecuentes, habitual empresas y profesionales precisen contratar terceros
Elementos obligatorios:

 Duración  Incumplimiento
 Identificación de las partes  Condiciones
 Retribución  Firmas

Contrato arrendamiento de servicios no implica relación laboral entre prestador y cliente

Afiliación a Seguridad Social en contrato prestación servicios corresponde a personal independiente
 Contrato regula actividad realizara alcanzar propósito determinado pactado dos partes
 Servicio que presta no es bien tangible
 Tanto cliente como empresa asumen obligaciones y derechos
 Documento solo tendrá validez cuando ambas partes conformes condiciones
 Compensación económica

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12. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión de eventos
 Aplicaciones comunicar o transmitir información
 Aplicaciones reputación online del evento (RRSS)
 Display, SEO y SEM, correo electrónico y e-commerce

 Google Analytics  Sala de prensa virtual  Fogscreen

 RRSS  Outlook, Word y Excel  Heliodisplay
 WordPress  Video mapping  Robots y drones
 Eventbrite  Streaming  RFID

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