Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y

en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso,

transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se
incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.
Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio
de una organización, más allá de mantener un control de los productos que
vende a sus clientes.
Cuál es la importancia del inventario
El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo
que a su vez influye en las decisiones que se tomarán acerca de los
proveedores y la cantidad de existencias que deben mantenerse para cumplir
con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas, robos
o excedentes de productos que significan un mayor gasto de almacenaje.
Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca
un balance entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus
productos. Para conocer más sobre este importante recurso, revisemos las
principales características de los inventarios y la forma en que puedes
explotarlas para crear una herramienta única.
Características de los inventarios
Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro,
sector y actividad comercial de cada empresa, existen algunas características
que todos poseen y que, si logras aprovecharlas, te asegurarás de tener un
excelente recurso para mantener el control de tu empresa.
Funcionan como bases de información
Con hemos visto, un inventario es un registro de las pertenencias de una
empresa. Es por eso que sirven como bases de información, en las que se
agregan todos los datos relevantes para la identificación y manejo de
una mercancía o recurso. Los datos más comunes que suelen tener estos
registros son:
 Nombre del objeto
 Descripción del objeto
 Valor unitario
 Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)
Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara,
sintética y transparente.
Crean núcleos de datos
Aunque la principal función de un inventario es reflejar el volumen de
mercancías y bienes de los que dispone una empresa, esta información no
sirve de nada si no está ordenada. Al final del día, el inventario sirve para
encontrar el producto que estás buscado, saber cuántos artículos del mismo
tipo tienes y gestionar su venta rápidamente.
Por ello, los inventarios también crean núcleos de datos para aglomerar
mercancías por uso, tamaño, material, costo o cualquier otra
característica. Esto se puede lograr mediante los siguientes datos:
 Número de registro (código interno, de barras, SKU, etc.)
 Línea de producto
 Cadena de suministro
 Nivel de servicio
Registran el control de movimientos
Otra característica fundamental de los inventarios es que deben reflejar los
movimientos dentro de tu stock de productos. Por ello no solo se trata de crear
una relación de todo lo que tienes, sino de las operaciones que se han
realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control de las
pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:
 Fecha de ingreso de la mercancía
 Fecha de salida de la mercancía
 Estatus del objeto
 Historial de actualización
Son dinámicos y temporales
Debido a este último factor, los inventarios se caracterizan por ser
instrumentos dinámicos que solo reflejan la actualidad de tus almacenes
durante un breve tiempo. Con cada operación, venta o transferencia de bienes
el inventario cambia.
Naturalmente, eso no significa que debas hacer un inventario nuevo cada vez
que vendes algún producto, sino que los datos están en constante
dinamismo. A pesar de esto, sí es recomendable que realices periódicamente
inventarios actualizados para que no pierdas de vista tus objetivos comerciales.
De este modo puedes incluso crear inventarios perpetuos, que cambian a lo
largo del tiempo, pero que siempre se mantienen actualizados.
Reflejan el desempeño de los flujos productivos y comerciales
Por último, los inventarios son un reflejo de cuánto estás vendiendo, qué estás
produciendo y a qué ritmo. Un inventario con bienes fijos durante un largo
periodo deja en evidencia que tienes mercancías que no son de interés
comercial, mientras que uno con gran actividad permite ver que has
encontrado un equilibrio entre producción y venta.
Por supuesto, existen diferentes tipos de inventarios que responden a ciertas
necesidades o funcionan mejor con bienes específicos. Así que a continuación
te mencionamos los más importantes, para que conozcas cuál o cuáles
convienen a tu empresa.
15 tipos de inventarios
1. Físicos
2. Intangibles
3. De materias primas
4. De productos en proceso de fabricación
5. De productos terminados
6. De suministros de fábrica
7. De seguridad o de reserva
8. De desacoplamiento
9. En tránsito
10.De ciclo
11.Estacional
12.En ductos
13.Para la especulación
14.De naturaleza regular o cíclica
15.De existencias obsoletas, muertas o perdidas
Tipos de inventario según su ubicación
1. Físicos
Aquí nos referimos a todos los bienes materiales y tangibles que tiene una
empresa. Incluye desde el mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos
que se guardan en los almacenes y que venden a sus clientes.
Estos inventarios generalmente sirven para mantener el control en centros de
almacenaje y para ubicar espacialmente a los objetos dentro de tus bodegas o
lugares de distribución.
2. Intangibles
Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen
activos intangibles, activos corrientes, deudas, saldos de cuentas bancarias,
cuentas por cobrar, licencias de software, derechos de autor, marcas, etc.
Este tipo de inventarios funcionan principalmente en el área
administrativa y financiera en lugar de estar en los almacenes o bajo
el control de los representantes de ventas.
Tipos de inventario según su tipo de producto
3. De materias primas
Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que
vende la empresa o negocio y que todavía no se procesan. La relación de estos
insumos es necesaria para conocer el rendimiento de las materias para la
maquila de tus mercancías, así como para controlar su merma y desperdicios.
4. De productos en proceso de fabricación
Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales
y que está en producción todavía. En estos inventarios se considera la cantidad
de materiales, la mano de obra y los gastos de fabricación según la fecha de
cierre. Asimismo, deben categorizarse de acuerdo con su estado de
fabricación.
5. De productos terminados
Incluye los bienes ya terminados que se compran a proveedores
manufactureros o industriales y que están listos para venderse. Es común que
en estos inventarios se registren los datos del fabricante, la fecha de entrada y
el valor de compra y venta de cada mercancía.
6. De suministros de fábrica
Contabilizan los materiales necesarios para la producción de un artículo, pero
no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes,
lijas, etc. Estos insumos sirven para que la empresa sepa de qué
herramientas dispone y cuáles debe conseguir para mejorar su desempeño.
Tipos de inventario según su función
7. De seguridad o de reserva
Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya
escasez del material, alza de precios de compra o incremento no planeado de
la demanda de los clientes. En estos casos los bienes suelen estar en rotación
para liberar el stock más antiguo primero y mantener en reserva los últimos
producidos.
8. De desacoplamiento
Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso, o
bien una serie de materiales que no pueden sincronizarse. Este inventario
permite que haya existencias suficientes para cada uno, así como gestionar
adecuadamente su sintonía para que el proceso se complete.
9. En tránsito
Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor. Esto significa que los
inventarios en tránsito incluyen todos aquellos objetos y productos que se han
pedido, pero que aún no se han recibido. Con estos controles se puede
gestionar la entrega de mercancías y cerrar tratos comerciales.
10. De ciclo
Estos inventarios son necesarios cuando la cantidad de artículos que se
compran (o producen) es mayor que las necesidades inmediatas. Se hacen
con el fin de reducir costos por unidad de compra y son ideales para
aquellos artículos no perecederos que se compran periódicamente o de forma
regular.
11. Estacional
Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante
una época de baja demanda, para que haya suficiente cuando esta se
incremente. Se utiliza cuando se identifica un periodo en el que siempre se
repite este aumento, como la época de compras de fin de año o de inicio del
verano.
Tipos de inventario según la logística
12. En ductos
Son inventarios que contemplan más de un proveedor y canal de suministro.
Estos inventarios son muy similares a los de tránsito, pero su principal función
no es contabilizar las mercancías pendientes de entrega, sino administrar la
logística de compra y distribución.
13. Para la especulación
Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación
(como el oro). Esto ayuda a estar preparado ante un alza de costos o para
comercializarlos y obtener recursos adicionales. Es además una forma de
asegurar que existan los suficientes medios para complacer la demanda
estacional o actual.

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14. De naturaleza regular o cíclica

Estos inventarios garantizan la demanda que debe satisfacerse entre intervalos
de reabastecimientos sucesivos. Estas relaciones deben calcularse con
mucha precisión para evitar el desabastecimiento o el excedente;
requieren de tiempo para evaluar cuál es el equilibrio perfecto entre demanda
y stock.
15. De existencias obsoletas, muertas o perdidas
Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan por mucho tiempo, se
deterioran, caducan, roban o pierden. Estos controles son necesarios para
saber cuánto dinero, recursos y mercancías estás perdiendo, incluso cuando te
hayas desecho de estas existencias.
Seguramente ahora te estás preguntando cómo se debe hacer un inventario.
Independientemente de que utilices algún programa o plataforma para
automatizar el proceso, es buena idea que sepas cómo hacerlo manualmente,
para que tengas conocimiento de los elementos que debe tener para
realmente cumplir con su propósito: que sea parte del registro de los bienes de
tu empresa y que refleje el valor que representa en términos contables y
patrimoniales.
Estos son los pasos esenciales para crear un inventario.
Cómo crear un inventario: 11 pasos
1. Identifica en dónde se almacena todo el inventario.
2. Cuenta con un equipo dedicado al inventario.
3. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario.
4. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario.
5. Crea la hoja para el periodo en curso.
6. Designa y agrega el código de cada producto.
7. En la siguiente columna anota su descripción.
8. Luego anota las existencias del periodo anterior.
9. Crea la columna de entradas.
10.Haz la columna de salidas.
11.Deja espacio para la columna de stock vigente.
1. Identifica en dónde se almacena todo el inventario
En ocasiones, un solo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias
locaciones, quizá sea buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios
equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el
tiempo invertido. Lo que nos lleva al siguiente punto.
2. Cuenta con un equipo dedicado al inventario
La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se
encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de
ella depende que exista una rotación adecuada de la mercancía, que no
haya pérdidas, excedente de artículos o deterioros que se traduzcan en
pérdidas de ingresos.
3. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario
Aquí hablamos de aquellas que permiten que las tareas sean más sencillas.
Como un software de gestión, que ayuda a integrar en un solo espacio todos
los procesos, desde el registro de materiales hasta los canales por los que se
vende la oferta final. Con él es más sencillo seguirles el paso a las existencias
en tiempo real y, por lo tanto, planear estrategias para que el inventario sea lo
más eficiente posible.
4. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario
Este punto va de la mano con el anterior, y seguro presientes la razón. Según
el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir
un método de control de inventarios hecho a la medida. No todos funcionan
para todas las actividades de negocio de las empresas, así que te
recomendamos que investigues cuál resuelve los problemas que afectan a la
tuya en particular, para que también decidas qué tan frecuente debes revisar
tu inventario. Algunos de ellos son:
 Método de valoración de inventarios ABC: establece una jerarquía
de los productos en función de los valores que se asigna a cada criterio.
 Método de valoración de inventarios PEPS: tiene en cuenta las
entradas y salidas de productos priorizando los que ingresaron primero.
 Método de valoración de inventarios UEPS: toma en consideración
las entradas y salidas de productos priorizando los que ingresaron al
final.
 Método de valoración de contenido cíclico: de forma periódica
evalúa la existencia de mercancías mediante sistemas de gestión
automatizados.
Una de las herramientas que pueden ayudarte, sobre todo si no tienes
volúmenes muy grandes, es la hoja de cálculo. Este recurso te permite
registrar tus artículos y actualizarlos rápidamente en un documento que estará
a la mano de todo el equipo que trabaja en el almacén. Con esta herramienta
puedes dar el siguiente paso para crear tu inventario.
5. Crea la hoja para el periodo en curso
Cada empresa o negocio tiene rotaciones distintas, así que decide cuál es la
periodicidad conveniente para dar un seguimiento adecuado a tus existencias.
Puede ser diario, semanal, quincenal o mensual.

6. Designa y agrega el código de cada producto

Quizá sea la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro
exhaustivo de lo que se desea inventariar. Si es la primera vez que se
implementará es posible que no sea viable hacerlo de manera electrónica (con
código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días
especialmente a este proceso.
Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o
materiales para que su gestión sea más eficiente. Por ejemplo, ¿este inventario
es para registrar los productos que se venden o las materias primas?
Eso te permite hacer un seguimiento más puntual a tus productos, sobre todo
para localizarlos rápidamente.

7. En la siguiente columna anota su descripción

Cuanta más información agregues en tu inventario, será necesario que tengas
los datos adecuados y las herramientas para cotejar lo que aparece en el
documento con las existencias físicas.

8. Luego anota las existencias del periodo anterior

Es el número con el que empiezas el periodo y que te sirve de comparación a
medida que se actualiza la actividad de tu inventario.

Asegúrate de que todos los artículos se sumen al final en una fila que
diga «Total», para que tengas clara la cantidad exacta.
9. Crea la columna de entradas
En caso de que lleguen más artículos durante el periodo que estás
monitoreando, deja espacio para las entradas.
Al igual que con la columna anterior, suma las cantidades de cada una de las
celdas correspondientes. La ventaja es que cuando añadas una existencia más,
la fórmula que aplicaste se actualizará sola y te dará la cantidad
actualizada. Para que tengas un control más preciso, puedes agregar
otra columna dedicada a las devoluciones de artículos, en caso de que
no quieras incluirlas en la fila de entradas.
10. Haz la columna de salidas
Estas son tus ventas, la mercancía que sale del almacén. Quizá no todas
resulten en ventas, pero así sabrás los artículos que están en tránsito hacia el
local de un intermediario o hacia tu cliente final.

11. Deja espacio para la columna de stock vigente

Este se llenará automáticamente, ya que los datos provienen del resultado que
obtienes al sumar una celda de la columna de «Existencias mes anterior» con
la que le corresponde de «Entradas» y al restar la respectiva de «Salidas»:

Por lo tanto, asegúrate de relacionar estas columnas con esa sencilla fórmula,
para que se actualice la información de inmediato en cuanto se registre una
entrada o cualquier otro movimiento en tu stock.
Para establecer relaciones de productos como esta puedes aprovechar las
funcionalidades que ofrece Excel para crear inventarios. A continuación, te
presentamos 3 ejemplos más de inventarios realizados con esta potente
herramienta.
3 ejemplos de inventarios
1. Inventario ABC de empresa tecnológica
El método de valoración ABC es ideal para crear jerarquías de los objetos que
comercializas. Esto se puede deber a que tienes un gran volumen de
existencias de un objeto o a que su valor comercial final es más alto que el del
resto, por lo que es más rentable para ti.
En este ejemplo, supondremos que somos gerentes de una empresa
comercializadora de artículos informáticos y que somos distribuidores de
productos especializados en audio y multimedia. De acuerdo con nuestros
registros, disponemos de los siguientes productos:
Gracias al método ABC que hemos establecido, nuestra tabla de inventario
ordenará los registros de acuerdo con la ganancia final esperada. Esto hace
que sepamos que el producto que debemos concentrarnos en vender son los
audífonos de gama media, mientras que los CD son los menos importantes, ya
que no generan grandes ganancias.

2. Inventario PEPS de empresa alimenticia

En el caso de las empresas que se dedican a la producción y venta de
productos comestibles, no es siempre la mejor idea priorizar la distribución de
mercancías en relación con las ganancias esperadas. Por el contrario, lo más
importante es ofrecer productos en buen estado sin desperdiciar mercancías.
Para ello se puede aplicar un método de valoración PEPS, que ayuda a las
empresas a liberar primero los artículos que mayor antigüedad tienen en el
stock. Bastará con que ingreses los datos de tus productos con su fecha de
entrada, como en el siguiente ejemplo:
Posteriormente, puedes aplicar algunas reglas para que tu tabla ordene tu
inventario de acuerdo con su fecha de entrada y liberes primero los productos
más viejos para que no caduquen.

3. Inventario de contenido cíclico para una papelería

Muchos negocios necesitan mantener un flujo de mercancía constante para
evitar el desabasto. Calcular la cantidad de insumos necesarios requiere de
mucho tiempo y de práctica, pero una vez que se ha medido a la perfección es
mucho más fácil controlarlo mediante un inventario cíclico.
Por ejemplo, supongamos el caso de una comercializadora de papeles que ha
evaluado el volumen de compra de sus clientes y sabe cada cuánto tiempo
debe resurtirse con paquetes de diferentes papales. De acuerdo con su
experiencia, su inventario deberá verse así:

Como puedes ver, la tabla incluye los códigos y nombres de cada producto,
pero sobre todo destaca que contiene el periodo en el que se debe
reabastecer, ya sea de manera mensual, trimestral o semestral.
Para crear tu inventario puedes utilizar nuestras plantillas con formatos de
inventario, que incluyen todas las fórmulas necesarias para hacer más simple
el manejo de tu stock. Cuando tengas existencias a las que sea sencillo dar
seguimiento y una vez que cuentas con toda la información, pronto notarás
que la gestión no es tan complicada. Recuerda que también puedes utilizar
herramientas especializadas y software que solo te piden que incluyas algunos
datos de tus productos y listo. Así que busca cuál es mejor para tu empresa.