Software Tarificador de Llamadas Telefónicas
Módulo de Reportes Automáticos
Generador de reportes de llamadas
Reportes Automáticos
Contenido
Descripción
Pantalla principal y acceso
Configuraciones
Listado de reportes
Control del automático
Temporizador, Horarios de ejecución
Activación del automático
Activar, desactivar, contador del temporizador
Programación de reportes
Altas y bajas
Sección de modo de ejecución
Período de ejecución
Próxima ejecución
Contenido a reportar
Sección de filtros del reporte
Filtros, activos, inactivos, registradas, no registradas
Sección de salida del reporte
Formatos de texto,pdf, csv
Plantillas del reporte
Propiedades del reporte pdf
Columnas csv
Título, orden, iva
Archivos simple y múltiples
Formato zip comprimido
Sección de correos
Correos
Correos Administrativos
Correos de usuarios telefónicos
Configuración del modo de envío
Conclusiones
DESCRIPCION
Con el módulo de Reportes automáticos es posible seleccionar los reportes previamente
creados y configurados desde el módulo de reportes y ejecutarlos de manera periódica y
automática.
La siguiente figura muestra la pantalla principal del módulo cuando este es iniciado por
primera vez y en modo automático apagado.
Para poder entrar a las configuraciones deberá escribir la clave de acceso correspondiente al
administrador. Esta clave es configurada desde el módulo de reportes. Por primera vez la
clave es vacía.
Después de haber entrado en sesión, se mostrarán los botones de configuración.
CONFIGURACIONES
Haciendo clic en el botón “Configurar” de la pantalla principal tenemos el listado de todos los
reportes programados actuales. Si es la primera vez que entra al listado este aparecerá
vacío.
La siguiente figura muestra un ejemplo del listado con un reportes creado.
A continuación explicaremos las configuraciones básicas para la programación de los
reportes..
CONTROL DEL AUTOMATICO.
En modo automático el sistema verifica en cierto período de tiempo si hay reportes
programados que cumplan la fecha y hora de disparo del reporte. Este período de tiempo le
llamamos el temporizador y se encuentra haciendo clic en el botón de “Control”.
El valor del temporizador es a criterio dependiendo de la cantidad de reportes programados
en el día. Si hay varios reportes que se deben disparar en diferentes horas del día
recomendamos poner un temporizador pequeño en segundos. Por otro lado si los reportes
programados son solo a cierta hora al inicio o final del día, entonces el poner un
temporizador por horas sería lo óptimo.
De manera opcional y complementaria se pueden activar horarios de ejecución para que solo
en las horas indicadas el sistema pueda realizar los procesos. Este control aplica cuando se
tienen reportes por horas y no se desean procesos a ciertas horas del día.
La opción “Siempre iniciar en Automático” permite hacer que aunque el programa lo cierren
en modo apagado éste al iniciarse lo hará en modo activado. Para hacer que el programa se
ejecute al iniciar el windows deberá activar el casillero “Iniciar automáticamente al iniciar
windows”.
ACTIVACION DEL AUTOMATICO.
Para activar el modo automático requiere hacer clic en el botón “Activar”.
En modo activo vemos la palabra “ON”, un cuadro de color y el contador del temporizador en
acción de manera descendente. Al llegar a cero es cuando checa si hay reportes por
ejecutar. Para desactivar deberá hacer clic en la llave y entrar en sesión.
PROGRAMACION DE REPORTES.
Para programar los reportes deberá hacerlo desde la pantalla principal del listado de
reportes automáticos. Este tiene las herramientas para agregar, editar y eliminar reportes.
Para Agregar un reporte deberá hacer clic en el botón verde de agregar.
El sistema nos mostrará la ventana de selección en donde el reporte a programar llevará un
número como identificador el cual puede ser de un valor de 1 a 999999. Este identificador
ayudará entre otras cosas a identificar las carpetas con los resultados de reportes obtenidos.
El tipo de reporte será el punto de partida ya que éste nos mostrará el listado de ID de
reportes creados desde el módulo de reportes.
la siguiente ventana muestra un ejemplo de un tipo de reporte de extensiones en donde
después de haber seleccionado el ID de reporte 4095 seleccionamos el estilo de reporte y su
modo. Para más detalle de los estilos de reportes consulte el manual de la guía de reportes.
El modo se refiere si el reporte será en resumen o detallado.
Después de la selección y de haber presionado el botón de “Aceptar” el sistema mostrará la
ventana de configuración correspondiente.
La siguiente figura muestra el aspecto general de configuraciones en donde describiremos
cada una de las secciones que la componen.
La sección superior es informativa del ID seleccionado y su identificador.
La descripción es el titulo configurado desde el módulo de reportes pero aquí es
independiente por lo que puede ser cambiado sin afectar el original.
Veamos las secciones.
Sección Modo de Ejecución.
Esta sección sirve para programar la fecha y hora de disparo y ejecución del reporte.
El período de ejecución determina cada cuando se ejecutará el reporte. La figura muestra
las opciones disponibles.
En las opciones por día específico, por horas y por días automáticamente se habilita la
opción para indicar el valor deseado de horas o días según sea el caso..
La opción de período de “Solo una vez” tendrá como acción ejecutarse una solo vez y
desactivarse automáticamente.
La fecha de “Próxima ejecución” y la hora son el punto de partida para la ejecución. El
sistema comparará estos dos valores con la fecha y hora actual. Si es menor se disparará el
reporte. El día y la hora de la próxima ejecución se ajustará de manera automática según el
período seleccionado.
Por ejemplo, supongamos que deseamos que el reporte se ejecute diariamente, si la fecha
de próxima ejecución es el día 01/04/2014 a las 15:48:40hrs, entonces al cumplirse ejecutará
el reporte quedando lista su próxima ejecución para el día 02/04/2014 a las 15:48:40hrs.
En algunos casos especiales como el período “Mensual – día primero” y “Mensual – día
último” también se ajustará la hora de manera automática. Por ejemplo para el día primero se
ajustará a las 00:00:00hrs y para el día ultimo a las 23:59:59hrs.
Los botones de fecha y hora de ésta sección sirven para seleccionar la fecha y hora actual.
El otro componente de ésta sección es el contenido de llamadas a reportar, es decir, el
rango de fecha para la búsqueda de llamadas. En la siguiente figura se muestra el listado de
opciones disponibles.
Sección de salida del reporte.
Esta sección permite seleccionar el tipo de formato que llevará el reporte.
Los formatos de salida disponibles son en archivos de texto, PDF y delimitados por comas
csv.
La opción Archivo de salida permite seleccionar si el reporte será enviado a un solo archivo
con toda la información o separar cada tipo con sus estilos en archivos individuales.
Opciones Simple y Múltiples respectivamente.
La casilla “Comprimidos en zip” comprime el archivo de reporte en formato zip. Si la salida
es múltiple entonces todos los archivos estarán comprimidos en un solo archivo.
La carpeta se refiere al directorio donde se guardarán los archivos de reportes.
Automáticamente se crearán subcarpetas con el identificador del reporte y la fecha del día
actual, por ejemplo, “c:\Softatel\Mis Reportes\AUT-000001-2014-04-02\”.
El archivo o archivos creados en el reporte tendrán como nombre el estilo del reporte, en
caso de generarse el mismo reporte el mismo día este lo guardará con el mismo nombre
pero con un número adicional para hacer diferencia.
Por ejemplo “Resumen de extensiones [1].pdf”
Sección de correos.
La sección de correos tiene como función enviar el archivo de reportes generado al correo o
correos especificados En la figura siguiente vemos la sección de correos en donde la opción
“Enviar correo a:” permite escribir las direcciones de correos a donde se quiere enviar el
reporte.
Los correos de usuarios telefónicos se refiere a enviar el reporte a cada uno de los
usuarios telefónicos de extensiones o de códigos. Esta opción solo aplica para el caso en
que la salida del reporte se programó en modo múltiples para poder enviarle a cada usuario
su archivo con llamadas de su extensión o códigos.
Para esto previamente se deben de dar de alta los correos desde el listado de reportes en el
botón de correos en donde de igual manera se dan de alta los correos administrativos los
cuales estarán disponibles para todos los reportes automáticos con solo activar la opción
“Correos Administrativos”.
CORREOS.
Para dar de alta los correos de usuarios telefónicos y administrativos para su envío de
reportes, deberá hacer clic en el botón de correos que se encuentra en la ventana del listado
de reportes como lo muestra la siguiente figura.
Correos Administrativos.
De inicio aparece el listado de correos administrativos.
Para agregar un correo deberá hacer clic en el botón de agregar que se encuentra en la
barra de herramientas..
Las otras opciones de la barra de herramientas permiten modificar,eliminar, vaciar, exportar e
importar registros respectivamente.
Correos de Usuarios telefónicos.
Con solo presionar el botón de “Correos de Usuarios” se muestra su listado de correos de
usuarios telefónicos.
Como puede verse en la figura, los correos están relacionados con una extensión, algún
código o con los dos, lo cual permite que los reportes de extensiones y códigos puedan
enviar el archivo correspondiente al usuario.
De igual manera para las altas y bajas de correos se usa la barra de herramientas
Configuración del modo de envío de correo.
Existen tres maneras de conexión con el servidor de correos como lo muestra la siguiente
figura.
Modo MS Outlook
Este modo no envía directo el correo al destinatario sino lo que hace es una conexión con
MS Outlook y deja el correo en su bandeja de salida para que MS Outlook sea el encargado
de enviarlo directamente.
Modo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
Es el protocolo para la transferencia simple de correo electrónico.
Este modo si es directo, pero para poder conectarse deberá contar con la información
requerida como son la cuenta SMTP de la empresa, la cuenta de usuario asignada para el
tarificador y su contraseña. Muchas empresas tienen restricciones por seguridad sobre estas
configuraciones por lo que recomendamos solicitarla con el personal de sistemas encargado.
Modo Auto (MAPI)
El modo Auto solicita que el programa predeterminado por windows para envío de correos
sea el encargado de hacerlo. Esta solicitud se realiza por medio de MAPI (Messaging
Application Programming Interface).
Por ejemplo si usted tiene instalado Outlook express y desea que los correos de alarmas
sean enviados por este, deberá seleccionar en el tarificador el modo Auto y verificar que el
Outlook express este configurado como programa predeterminado por windows para el envío
de correos. Outlook express en algunas ocasiones por cuestiones de seguridad no permite
enviar correos por terceros que en este caso sería el MAPI pero, esta restricción se puede
quitar desde la propia configuración de Outlook express en su sección de seguridad.
Conclusiones.
Al final después de haber creado y configurado los reportes automáticos solo bastará con
activar el automático para que éste comience a verificar las fechas de próxima ejecución de
cada uno y ejecutar.
