¿Qué es la administración?
La administración es una ciencia social, cuyo interés se centra en
las organizaciones humanas, así como las técnicas y procedimientos
disponibles para su planificación, organización, dirección y control de sus
recursos, en pro de obtener de ellos el mayor beneficio posible.
La administración es la disciplina que se encarga de gestionar,
organizar, dirigir y asignar recursos de manera eficiente para lograr un
objetivo determinado
La administración se basa en un proceso de planeación, organización,
ejecución y control, que se realiza para determinar y lograr los objetivos
Planificar los objetivos de la empresa
Es crucial para cualquier empresa tener un plan claro para lograr sus
objetivos, ya sean a corto, mediano o largo plazo. Como administrador
de empresas, es tu responsabilidad establecer los objetivos de la
empresa y monitorear cada paso del proceso para identificar cualquier
oportunidad o amenaza que pueda surgir.
Organización del equipo de trabajo
Para cumplir con los objetivos trazados por la empresa, es importante
que el administrador de empresas defina los roles y responsabilidades
de cada miembro del equipo o de cada departamento dentro de la
organización. Para hacer esto de manera efectiva, es necesario contar
con un equipo competente y eficiente. Si estás pensado llevar la carrera
y no sabes dónde estudiar administración de empresas, te invitamos a
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carrera.
Dirigir la empresa hacia el crecimiento
Incluso si una empresa cuenta con el mejor y más calificado personal, no
podrá tener éxito sin un administrador comercial capaz que pueda tomar
decisiones y supervisar los procesos administrativos. El liderazgo de un
administrador de empresas es fundamental para el logro de las metas y
objetivos de la empresa.
Mejorar los procesos de control
Para garantizar que el negocio funcione sin problemas, un administrador
de negocios también debe ser responsable de controlar los procesos.
Esto puede implicar la implementación de sistemas y procedimientos
para agilizar las operaciones, así como el seguimiento y la medición de
la eficacia de estos procesos.
Planeación.
La planeación es de las principales funciones que un administrador
tiene. En toda empresa es de suma importancia contar con un proceso
de planeación para poder llegar a los objetivos y cumplir con las metas
que tiene la empresa ya sean a corto, mediano o largo plazo.
Para que se cumplan las metas y se pueda llegar a los objetivos, es
importante que usted como administrador esté en constante monitoreo
de cada etapa que se vaya a realizar para poder detectar oportunidades
o amenazas que puedan surgir.
Organización.
En esta parte el administrador establece las funciones y
responsabilidades correspondientes y que va a realizar cada
departamento o área de la empresa para poder desarrollar con éxito las
metas establecidas, por lo que contar con un equipo capaz, exitoso y
eficiente es de suma importancia.
Dirección.
El administrador se encargará de dar las órdenes, instrucciones y de
tomar las decisiones necesarias para que se logren los procesos
administrativos con éxito y poder cumplir con las metas y objetivos
establecidos en la empresa.
Control.
Usted como administrador tendrá la tarea de realizar constantemente
revisiones y supervisiones a los diferentes equipos y departamentos de
trabajo a fin de saber y conocer cómo va el proceso, para así, poder
corregir algunas fallas o riesgos que pudieran surgir o existir.
1. Planificación
En esta etapa defines los objetivos que esperas alcanzar, así como las
estrategias a establecer para llegar a ellos. Debe realizarse un
documento del plan a seguir, en el que se incluirán todas las actividades
futuras del proceso administrativo, así como los plazos y tiempos que
debe cumplir cada área de tu compañía.
La planeación es fundamental para que tengas un panorama correcto
del comportamiento de tu negocio, así tendrás orden, seguimiento y
verificación de las acciones. Puedes considerar políticas,
procedimientos, flujos de trabajo, presupuestos y todo lo que
afecte positiva o negativamente al interior de tu organización y
a su operación exterior. Para esta etapa te puedes preguntar: ¿cómo
se va a realizar y qué hacer?
2. Organización
Aquí debes establecer quién, cuándo y cómo se realizará cada tarea
propuesta en la etapa de planificación, ya sea mediante la conformación
de grupos de trabajo o la asignación de tareas individualizadas en
función de sus habilidades y capacidades.
Cada área de trabajo debe dar cumplimiento con base en el plan trazado
por la directiva, para que cada eslabón de la empresa se desarrolle de
manera sincronizada. Debes dotar las herramientas necesarias para las
asignaciones que les correspondan dentro del plan administrativo.
Como ya tienes a la vista los procesos y flujos de trabajo, puedes
organizar funciones dentro de la empresa, niveles, mandos, entregas,
equipos de trabajo, siempre atendiendo los objetivos. En esta fase
puedes preguntarte: ¿cómo se divide el trabajo y quién hace qué?
3. Dirección
En este punto, se designará a un guía, quien se encargará de liderar
todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido.
Debe apoyar al personal en todo momento ante cualquier necesidad que
surja en el proceso y dar solución a las problemáticas que se puedan
presentar en el camino.
Aquí puedes establecer diferentes liderazgos alineados con tu plan y lo
que has organizado. Puedes implementar códigos y verificar que
los equipos tengan una comunicación con sus líderes para que se
mantengan motivados. Para esta etapa la pregunta sería: ¿cómo se va a
realizar, cómo se debe hacer para alcanzar los objetivos de la mejor
forma?
4. Integración
Aunque algunos teóricos hablan de solamente cuatro etapas del proceso
administrativo, es oportuno agregar una fase más que tenga que ver con
la acción. Esta es precisamente la integración de todo lo demás.
En este caso se tiene una coordinación de lo que contempla el plan, de
lo que se ha organizado y de lo que se estableció cómo hacerlo, para
ponerlo en marcha. Se contemplan aquí tus estrategias generales y
particulares. La pregunta para esta etapa es: ¿qué se hará, quién y con
qué lo debe realizar, cuáles serán las estrategias para conseguirlo?
5. Control
Aquí se comienza a supervisar el plan establecido a través de la
medición y análisis de una serie de indicadores (por lo general se utilizan
los KPI). Es una de las etapas más importantes, ya que la mayoría de
los tipos de empresas operan en ambientes volátiles, por lo que su
recurrente revisión y análisis es relevante para conocer el
funcionamiento e impacto de los procesos administrativos
implementados. Contribuye a analizar los puntos más altos y los más
bajos, sus causas y sus posibles mejoras.
Aquí puedes establecer diferentes filtros de verificación de la calidad en
tus productos y servicios, de tus procesos, de tu trato con el cliente, etc.
El control te permite fijar estándares de observación, seguimiento y
verificación, así como políticas y medidas para corregir el rumbo, si es
necesario. La pregunta para esta fase es: ¿cómo se realizó y se hizo
bien?
En el video que presento a continuación, Victor Plaza, docente del MBA
en la Universidad Continental de Perú y consultor de empresas, habla
acerca del proceso administrativo:
