UNIDAD 1: LOS EVENTOS EMPRESARIALES Y SU PLANIFICACIÓN
CONCEPTOS Y TIPOS DE EVENTOS
Un evento es un “suceso importante y programado, de índole social, académica,
artística o deportiva. (Eventos empresariales)
La realización de eventos está muy vinculada al llamado marketing experiencial.
¿Qué es el marketing experiencial?
Se fundamenta en la idea de que un cliente elige un producto o servicio por la vivencia
que le ofrece antes de la compra y durante su consumo. Se trata de un enfoque
centrado en el cliente, y en las experiencias que obtiene, con la finalidad de crear un
vínculo emocional entre el cliente y el producto.
✓ Marketing tradicional: se centraba solo en el producto
✓ Marketing experiencial: crea un vínculo emocional entre el cliente y el
producto.
IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS
En los últimos años ha aumentado el número de eventos tanto en cantidad como en
calidad por lo (diversos y variados que son). Esto provoca dos consecuencias:
-En primer lugar, prestar mucha atención a la planificación y organización del evento si
se quiere lograr los objetivos marcados.
-Por otra parte, el elevado número de eventos supone elevar la creatividad al
diseñarlo, ya que el público está saturado y son más exigentes en cuanto a calidad y
creatividad. El público necesita un evento que capte su atención.
VALORES AÑADIDOS:
Crean una imagen de la
empresa
Permite transmitir
mensajes sobre la cultura
Fidelización de los clientes de la empresa en un tono
directo y emocional
Hacen posible la
Refuerzan la imagen
diferenciación frente a la
positiva de la empresa
competencia
Permiten llegar a mayor
público
TIPOS DE EVENTO
A) ACTOS PROPIOS: aquellos planificados y realizados por la empresa
como único organizador. Por tanto, el anfitrión es la empresa. la
empresa determina las características del acto, la organización, y la
ejecución.
TIPOS:
1. ACTOS CON ASISTENCIA DE AUTORIDADES:
• Cuentan con la presencia de alguna o varias autoridades públicas,
• Pueden ser protagonistas o asistentes.
• Se debe tener presente el cumplimiento de la normativa oficial de
precedencias, uso de símbolos oficiales, y extremar las medidas de
seguridad.
2. ACTOS CORPORATIVOS:
• Actos convocados por los órganos de gobierno de la empresa,
vinculados al negocio de la empresa.
3. ACTOS TERRITORIALES:
• Se limita a un territorio específico En muchos casos es un acto local,
y cuenta con personajes y autoridades importantes en ese ámbito.
4. ACTOS INTERNOS:
• Se organizan únicamente para los empleados.
• Se debe cuidar la imagen de la entidad, los empleados son un grupo
de interés al que se le envían mensajes en los eventos y se consolida
la imagen corporativa.
5. ACTOS EXTERNOS:
• Actos en los que participan personas ajenas a la empresa.
• El anfitrión es la empresa, pero también cada uno los empleados
que participan, que deberán proyectar buena imagen de la empresa
durante el evento.
B) ACTOS AJENOS: actos organizados por terceros, pero en los que hay
presencia de la empresa. Al recibir una invitación para este tipo de acto,
se debe comunicar al responsable de protocolo o comunicación, ya que
los asistentes van en representación de la entidad, excepto que sea a
título personal y se debe confirmar o denegar la asistencia.
Por lo tanto, hay que saber gestionar las expectativas en los actos ajenos
Expectativas del
Expectativas propias Expectativas de rol
organizador
Expectativas del organizador: debemos conocer qué espera el organizador de la
participación de la empresa en el acto.
Expectativas propias: determinar qué espera obtener la empresa de dicha asistencia al
acto. Nunca es un: venimos porque nos han invitado. ERROR.
Expectativas de rol: conocer cuál es el rol que van a asumir las personas de la
empresa. Cada persona debe conocer de antemano lo que se espera de su
participación en el acto.
TIPOS:
1. ORGANIZADOS POR ENTIDADES PRIVADAS:
• Actos organizados por otras empresas.
• Afianzar relaciones entre compañías del mismo sector, asociaciones
sectoriales, o entre clientes con proveedores.
2. ACTOS OFICIALES:
• Son actos organizados por las instituciones públicas.
• Deben tener especial atención al protocolo oficial.
.
3. ORGANIZADOS CON LA COLABORACIÓN DE LA EMPRESA:
• Eventos patrocinados por la empresa o aquellos en los que ha tenido
algún tipo de colaboración en su realización.
• Deben negociarse aspectos que ayuden a potenciar la imagen de la
empresa.
C) ACTOS CONJUNTOS: actos organizados por la empresa
conjuntamente con otras empresas o instituciones.
Comité de organización conjunto con responsables de cada una de las
empresas.
PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
Exige una definición muy clara de los objetivos y mensajes que se van a transmitir,
así como la identificación del público objetivo al que van dirigidos.
Es importante definir las siguientes cuestiones claves:
1. MENSAJE: que se pretende decir
2. PÚBLICO OBJETIVO: al que va destinado
3. MOMENTO: en el que debe hacerse
4. FORMA: en la que va a decirse
EJES FUNDAMENTALES:
MEDIOS: Incluye tanto el lugar como los recursos materiales y humanos.
TIEMPO: momento de la realización del evento, su duración, sus actos y la
planificación temporal de su preparación.
DINERO: costes internos y externos, fuentes de financiación, su presupuesto, y
control de los gastos realizados.
GESTIÓN DE MEDIOS
Cualquier evento requiere medios para su realización.
UN ESPACIO MEDIOS MEDIOS
FÍSICO MATERIALES HUMANOS
ESPACIOS
Espacio es: lugar donde se realiza el evento (el sitio) + superficies o
construcciones que se usarán.
Con respecto al sitio donde se realizará el evento hay que considerar:
• Ubicación: la ubicación debe de ser razonable con respecto a la lejanía
de los participantes del evento.
• Accesibilidad: deben considerarse todos los transportes disponibles para
acceder al lugar y los medios.
• Aparcamiento: se valorará el sitio que disponga de plazas de aparcamiento.
• Requisitos técnicos: debe comprobarse que el lugar cuenta con
infraestructuras adaptadas para la accesibilidad de los discapacitados y
también es muy importante comprobar que el lugar cuenta con todos los
requisitos de seguridad.
Con respecto a los espacios abiertos y cerrados algunas de sus características son:
• Tamaño: se refiere tanto a la superficie como a las dimensiones.
• Luz y vistas: es un importante valor añadido que el espacio cuente con luz
natural.
• Configuración de las salas: se refiere a si hay asientos o no, y en caso de que los
haya en la forma en que están colocados.
• Disponibilidad de equipo: se trata de equipamiento técnico requerido, equipos
informáticos, de sonido, de videoconferencias, cámaras, proyectores, wifi,
impresoras, tomas de electricidad…
CUESTIONES IMPORTANTES EN LOS ESPACIOS ABIERTOS:
METOROLOGÍA SONIDO
MEDIOS MATERIALES
Es todo lo que se precisa para que el acto pueda celebrarse: mobiliario,
equipos, documentos… el ser elementos visibles hay que seguir un criterio de
diseño homogéneo para conseguir una imagen estética.
TIPOS DE MEDIOS MATERIALES:
• ELEMENTOS DE IMAGEN CORPORATIVA: photocalls, cartelería,
papelería…
• ELEMENTOS DECORATIVOS: plantas o mobiliario.
• ELEMENTOS AMBIENTALES: temperatura, acústica, ventilación,
iluminación.
¿QUÉ ES UN ROTAFOLIOS?
PHOTOCALL: Un panel con logotipos impresos o elementos de la imagen corporativa
de la empresa o de los patrocinadores del evento.
DOCUMENTACIÓN DEL EVENTO
Invitaciones: Documento formal que se envía a los destinatarios para participar en el
evento. Puede ser formato tipo: saluda o tarjetón.
• Saluda: escrito en tercera persona, no va firmado por el remitente, tamaño
cuartilla, siempre en formato vertical, contenido estándar.
• Tarjetón: De grosor tipo cartulina, suele venir con un “se ruega confirmación” y un
número de teléfono para confirmar o de correo electrónico.
PROGRAMA DEL EVENTO
Información más relevante del evento como puede ser: fecha, hora, horarios,
contenido, participantes, etc.
CREDENCIALES
Permite acreditar a los asistentes como participantes del evento y facilita las medidas
de seguridad.
CERTIFICACIÓN DEL EVENTO
Documento que acredita la participación del asistente.
INSCRPCIÓN VS INVITACIÓN
• Me inscribo
Inscripción
• Confirmo la
Invitación
asistencia
INFORME DEL EVENTO
Donde se recogen las conclusiones tras la finalización del evento.
MEDIOS HUMANOS
Organizadores: la empresa será la responsable del control, planificación, ejecución y
preparación del evento.
Asistentes: personas que asisten al evento.
GESTIÓN DEL TIEMPO
- En la fecha de realización hay que tener en cuenta:
• Coincidencia con festividades.
• Comprobar la agenda de los participantes obligatorios.
-Temporalización:
• Temporalización interna: no solapes, no huecos entre actividades...
• Plan de acción al minuto o PAM.
PLAN B
Medidas que se establecen, con carácter alternativo ante posibles problemas.
