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DOCUMENTOS
MAPA DEL SITIO DOCUMENTOS

La norma técnica incontec 3393 se

presenta como se realizar
documentos así:

ELABORACIÓN DE CARTAS
COMERCIALES.

QUE ES LA CARTA:

Es una comunicación escrita que se

utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados.

MODELOS:

1. BLOQUE EXTREMO: Todas

las líneas parten del margen
izquierdo.
2. BLOQUE : Las líneas de
código, lugar de origen, fecha de
elaboración, firma y cargo se
escriben partiendo del centro del
escrito hacia el margen
derecho.
3. SEMIBLOQUE: Es similar al
Bloque, solo que se dejan 5 a 10
espacios o sangría iniciando
cada párrafo.

MARGENES
Márgen Izquierdo: 4 ó 3 cm
Márgen Derecho: 4 ó 3 cm
Márgen Superior: 3 ó 2 cm
Márgen Inferior: 3 ó 2 cm

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ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o

acrónimo, logotipo en caso de tenerlo
y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax,
teléfono, lugar de origen y país.
ZONA3: Espacio superior derecho
destinado al registro y radicacióon del
documento. Es complementario de la
Zona 1.

PARTES DE LA CARTA:

CODIGO: Se recomienda escribirlo

de 3 ó 4 cm del borde superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de

envío, de una a dos interlíneas del
número, en orden día, mes y año; sin
separarlo con punto.

DATOS DEL DESTINATARIO: A

partir del lugar de origen y la fecha, se
recomienda dejar de dos a tres
interlíneas libres, según la extensión
de la comuniación.

TRATAMIENTO: o título académico,

se escribe con mayúscula inicial

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En

mayúscula sostenida, con los dos
apellidos. No se utiliza negrilla

CARGO: Se escribe con mayúscula

inicial.

EMPRESA: Con la denominación

más ampliamente conocida, es decir,
razón social, sigla o acrónimo.

DIRECCIÓN O APARTADO: Se
utiliza una de las dos, Se dejan dos
espacios a máquina o cuatro en
computador entre el número de la
calle y el de la puerta. .. No se
abrevian las palabras calle, carrera,
avenida.
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NOMBRE DE LA CIUDAD: Se
identifica por su nombre aún
tratándose de correspondencia local.

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior,

se anota el nombre del país en la
misma línea de la ciudad o en la
siguiente dependiendo de la extensión
de los datos.

ASUNTO: (Opcional). Constituye la

síntesis de la carta en máximo cuatro
palabras, mayúscula inicial.
Se escribe a dos interlíneas del
destinatario.

SALUDO: Para las damas el nombre

y para los caballeros el apellido.
Como saludo independiente se
escribe a dos interlíneas del asunto.

TEXTO: Se escribe a dos interlíneas

del saludo y dos entre párrafos.
Se debe tener en cuenta:

1. Tratar un solo tema por carta

2. Omitir temas personales en cartas
comerciales
3. Hablar de usted
4. Sin errores técnicos, ortográficos,
mecanográficos, gramaticales o de
puntuación
5. Sin borrones ni repisados
6. Comienza a tres interlíneas del
asunto

DESPEDIDA: Expresión de cortesía

que se escribe a dos interlíneas del
texto

REMITENTE: El nombre se sitúa de

cuatro a cinco interlíneas de la
despedida, en mayúscula sostenida o
inicial en concordancia con el nombre
del destinatario. El cargo en la línea
siguiente con mayúscula inicial sin
centrar.

LINEAS ESPECIALES
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ANEXOS: Se detallan en el texto y al

final de la comunicación, a dos
interlíneas libres del remitente. La
palabra anexo (s) se escribe con
mayúscula inicial, seguida de dos
puntos

COPIA: La palabra copia se escribe

con mayúscula inicial, sin abreviar y
seguida de dos puntos.

ELABORACIÓN DE
MEMORANDOS.

QUE ES UN MEMORANDO:

Es una comunicación escrita de

carácter interno de una empresa, se
utiliza para transmitir información,
orientaciones o pautas a las
dependencias locales, regionales,
nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN

1. Bloque extremo
2. Bloque

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MARGENES
Márgen Izquierdo: 4 ó 3 cm
Márgen Derecho: 4 ó 3 cm
Márgen Superior: 3 ó 2 cm
Márgen Inferior: 3 ó 2 cm

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o

acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax,
teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que
el destinatario imprima el sello de
registro.

A partir del margen superior de cero

a dos interlínea se ubica la
palabra MEMORANDO en mayúscula
sostenida y centrada.

PARTES DE UN MEMORANDO:

CODIGO: Numeración consecutiva.

Puede anteceder el código
dependencia. De una a dos interlíneas
de la palabra MEMORANDO.

FECHA: Los datos del nombre de la

ciudad y fecha se escriben de una
a dos interlíneas del número

ENCABEZAMIENTO: a dos o tres

interlíneas de la fecha contra el
margen izquierdo se ubica la
preposición.

PARA seguida de dos puntos, al frente

se anotan los datos del destinatario
con mayúscula inicial.

Denominación del documento:

DE en mayúscula sostenida, seguida

de dos puntos, al frente los datos del
remitente con mayúscula inicial.

ASUNTO, seguida de dos puntos. Al

frente se escribe la síntesis del

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documento con mayúscula inicial.

Ejemplo:
ASUNTO: Proyecto Estadio

Alternativas para diligenciamiento

datos destinatario y remitente:

Alternativa 1:

En este caso se omite el nombre

mecanográfico al final y sólo aparece
su firma.
Ejemplo:
Andrea Díaz Díaz (solo es la firma)

REMITENTE O DESTINATARIO NO
TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien

remite ocupa el cargo en forma
provisional se hace aclaración
escribiendo entre paréntesis y con
mayúscula la letra (E.) seguida de
punto después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado

en máximo cuatro palabras con
mayúscula inicial.

Texto:
1. Se inicia de tres a cuatro interlíneas
del asunto contra el margen izquierdo.
2. Se redacta en primera persona del
singular o del plural según el caso.
3. Se usa tratamiento de usted.
4. No debe presentar errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación.
5. Presentación impecable, sin
borrones ni repisados.

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ELABORACION DE
CIRCULARES:

QUE ES UNA CIRCULAR

Es una comunicación interna o

externa de carácter general o
normativo con el mismo texto o
contenido dirigida a varios
destinatarios o un grupo específico de
personas tanto interna como
externamente.

CLASIFICACIÓN

1. De acuerdo con el destinatario:

EXTERNA O CARTA CIRCULAR

INTERNA O GENERAL

2. De acuerdo con el estilo:

Bloque Extremo
Bloque

MÁRGENES:

Márgen Izquierdo: 4 ó 3 cm
Márgen Derecho: 4 ó 3 cm
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Márgen Superior: 3 ó 2 cm
Márgen Inferior: 3 ó 2 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR

EXTERNA

La Circular General se dirige a un

grupo específico de personas. Se
dirige en forma personalizada aunque
su contenido sea el mismo para
diferentes destinatarios

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIÓN: Del margen

superior de cero a una interlínea se
ubica la palabra CIRCULARen
mayúscula sostenida, centrada,
acompañada por el consecutivo que la
identifica si se requiere.

CODIGO: Consecutivo de la
correspondencia o independiente. Le
puede anteceder el código de la
dependencia, se escribe de una a
dos interlíneas de la palabra circular.

FECHA: Se escribe a una o dos

interlíneas libres del código y en forma
completa en orden de: nombre del
lugar de origen, día, mes (en
minúscula) y año (sin separarlo con
punto), según el estilo.

DESTINATARIO: De dos a tres

interlíneas y contra el margen
izquierdo o centrado, en mayúscula
sostenida.

ASUNTO: Opcional. Síntesis en

máximo en cuatro palabras, a tres
interlíneas de con mayúscula inicial y
seguida de dos puntos.
Ejemplos:
ASUNTO: Actualización historia
laboral
ASUNTO: Traslado oficina Bogotá
ASUNTO: Informe contable solicitado

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TEXTO: De dos a tres interlíneas

libres del asunto. Se escribe a
interlineación sencilla y cada párrafo
se separa del anterior con una
interlínea libre.

DESPEDIDA: Se escribe de una a

dos interlíneas del texto.

REMITENTE: Los datos del

remitente están conformados por el
nombre y el cargo. El nombre se sitúa
de cuatro a cinco interlíneas libres de
la despedida en mayúscula sostenida
y el cargo se escribe en la siguiente
línea con mayúscula incial sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte
superior del nombre del remitente. Lo
anterior de acuerdo al estilo elegido.

ELABORACIÓN SOBRES
COMERCIALES

QUE ES UN SOBRE

El SOBRE tiene el propósito de ser la

cubierta que guarda y protege un
documento para su entrega o envío.

PARTES DEL SOBRE

Tercio izquierdo:
Anotaciones tales como
CONFIDENCIAL, PERSONAL,
CONTIENE DISQUETE, CONTIENE

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VIDEOCINTA, etc., las cuales se

ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central:
Para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho:
Para uso exclusivo de la oficina de
correo.

ASPECTOS GENERALES DE LOS

SOBRES

Al registrar los datos del destinatario,

éstos deben ser iguales a los
consignados en la comunicación, en
forma clara y completa.

1. El sobre debe coincidir en color,

calidad y diseño de la papelería.
2. Se recomienda que los sobres de
manila lleven impresos el membrete.
3. En sobres grandes se deben
respetar las zonas guardando armonía
con el tamaño.
4. El tamaño debe ser el adecuado
según anexos.
5. Para sobres de manila a partir del
tamaño carta se recomienda escribir
los datos del destinatario en
mayúscula sostenida a interlineación
de uno y medio. La impresión de los
datos del destinatario y remitente en
sobres de manila puede hacerse en
sentido vertical u horizontal, en el
último caso se deja la solapa al lado
derecho.
6. Cuando se utilicen servicios
especiales de correo se recomienda
incluir número telefónico antes de la
ciudad.
7. Al utilizar etiqueta, se debe adherir
centrada en el segundo tercio del
sobre y se recomienda un tamaño
apropiado.
8. Cerrar adecuadamente el sobre,
cuidando que el pegante no se adhiera
al documento.

CLASES DE SOBRES
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1. Según su uso:
a) Sobre oficio con ventanilla o sin
ventanilla
b) Sobre carta con ventanilla o sin
ventanilla
c) Sobre para tarjeta
d) Sobre de manila (extraoficio, oficio,
carta y media carta, con ventanilla o
sin ventanilla)

2. Según su destino:
a) Local
b) Nacional
c) Internacional

3. Utilización:
Para proteger el documento y su
información.

ELABORACIÓN DE LAS
ACTAS ADMINISTRATIVAS

QUE ES UNAACTA

Las Actas expresan lo tratado en una

reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurídico o
histórico desde el momento de su
creación.

CLASES DE ACTAS

Existen varias:
1. Actas de comités

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2. Actas de concejo municipal

3. Actas de Concejo
4. Actas de junta directiva
5. Actas de asamblea
6. Actas de reuniones administrativas
7. Actas de levantamiento de
cadáveres
8. Actas de baja de inventarios
9. Actas de eliminación de
documentos
10. Actas de sociedades
11. Actas de entrega

MARGENES:

Márgen Izquierdo: 4 ó 3 cm
Márgen Derecho: 4 ó 3 cm
Márgen Superior: 3 ó 2 cm
Márgen Inferior: 3 ó 2 cm

TITULO: El título esta conformado

por el nombre del grupo que se reúne.
Se ubica la palabra ACTA centrado a
una o dos interlineas del margen
superior.

PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o

en libros. Se redactan en tiempo
pasado.
No debe presentar errores
mecanográficos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación. Sin
borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

1. Papel del mismo color, calidad y

tamaño.

2. El encabezado y el número de
página correspondiente son datos que
permiten identificar el documento a
partir de la segunda página. Se
recomienda ubicarlos en la parte
superior izquierda a cero o una
interlínea libre de la zona 1,
debidamente justificados. Para
continuar con el texto se dejan una o
dos interlíneas libres.
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REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: Margen superior de

la primera página

TITULO: Nombre de la reunión y su

naturaleza, centrados, mayúscula
sostenida a tres interlíneas del
logotipo.

DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y
NÚMERO: A una o dos interlíneas del
título se ubica la palabra ACTA, en
mayúscula sostenida, centrada y a
continuación el número consecutivo
que le corresponda.

NOTA: Se suprime el símbolo de

número (#) o la abreviatura (No.)

FECHA: Contra el margen izquierdo,

a dos o tres interlíneas libres de la
denominación del documento se
escribe la palabra FECHA, en
mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se anota la ciudad o
municipio donde se ha realizado la
reunión y la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, a

una interlíneas libre de la fecha se
escribe la palabraHORA en mayúscula
sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se escribe la hora de inicio y
la de finalización de la reunión.

LUGAR: Contra el margen izquierdo, a

una interlínea de hora en mayúscula
sostenida se escribe la
palabra LUGAR seguida de dos
puntos (:)

ASISTENTES: Al margen izquierdo a

una interlínea libre del lugar se escribe
en mayúscula sostenida la
palabra ASISTENTES seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe la
relación de nombres con mayúscula

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inicial a interlineación sencilla,

separando cargo con coma.

INVITADOS: A continuación de la
lista de asistentes a una interlínea se
escribe la palabra INVITADOS, si los
hay, en mayúscula sostenida, seguida
de dos puntos (:) y contra el margen
izquierdo. Los nombres y apellidos
completos se escriben con Mayúscula
inicial.

AUSENTES: Contra el margen

izquierdo, con mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:) se escribe
la palabra AUSENTES, a una interlínea
libre se mencionan en caso de existir
con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: Contra el margen

izquierdo a dos interlíneas del último
nombre y con mayúscula sostenida se
escribe la frase ORDEN DEL DIA,
seguida de dos puntos (:). A una
interlínea libre y contra el margen
izquierdo, se enumeran los temas
motivo de la reunión, con mayúscula
inicial, identificándolos con números
arábigos, todos a interlineado sencillo.

DESARROLLO: Al margen izquierdo,

a una o dos interlíneas y con
mayúscula sostenida se escribe la
palabra DESARROLLO, seguida de
dos puntos (:). A dos interlíneas libres
se inicia el primer tema identificándolo
con número arábigo.

COMPROMISO: Se recomienda
implementar el uso de un instrumento
de recordación de actividades, tareas
o compromisos sumidos en la
reunión, especificando número de
acta, actividades, compromisos o
tareas, responsable (s), fecha límite
de la realización y observaciones.

CONVOCATORIA: Si se programa
una nueva reunión, se escribe la
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palabra CONVOCATORIA en
mayúscula sostenida a tres interlíneas
libres del último renglón del texto
contra el margen izquierdo. Luego se
escribe el lugar, la dirección, la fecha y
la hora de la próxima reunión. En
caso de cambio de sede, se indica el
lugar.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: El

nombre completo de los firmantes
responsables se escribe en
mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial, de cuatro a cinco
interlíneas a partir de la última línea del
acta. El cargo se escribe a
interlineación sencilla del nombre, con
mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y los cargos de los

firmantes autorizados se reparten de
manera que el de mayor jerarquía
quede contra el margen izquierdo y el
que le sigue y en el mismo renglón
hacia la derecha.

ANEXOS: Se detallan en el texto y al

final de la comunicación, a dos
interlíneas libres del remitente. La
palabra anexo ò (s) segùn el caso, se
escribe con mayúscula inicial, seguida
de dos puntos (:). A un espacio se
enuncia la cantidad; entre paréntesis
se relacionan el número de hojas,
folios y el tipo de anexo, escritos en
forma continua horizontalmente y
separados por coma.

IDENTIFICACIÓN
TRANSCRIPTOR: A dos líneas libres
del remitente o a una interlínea libre de
anexos y copias se escribe el nombre
y el apellido de las personas que
participaron en la redacción,
transcripción y demás actividades
relacionadas con la elaboraciòn de la
comunicación

Nota: Si la persona que firma es la

misma que redacta y transcribe o
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demás actividades, no se requiere su

identificación.

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