Un acta de reunión es un documento especializado esencial en el mundo laboral, cuya finalidad es recoger
por escrito todo lo hablado y considerado en una reunión. De este modo, lo acordado en el meeting
adquiere una validez formal, a la par que el documento sirve de recordatorio para los implicados.
Las actas de reunión son documentos típicos tanto para organismos públicos (por ejemplo, el parlamento)
como privados (como para una reunión del consejo de administración). Además, empresas de cualquier
tamaño pueden utilizarlas para dejar constancia de lo acordado en sus meetings y tener una herramienta
que les ayude a avanzar en las decisiones tomadas.
Los elementos de cualquier acta de reunión
El acta de reunión contará con diferentes características dependiendo de qué organismo esté reunido. No
obstante, existen ciertos elementos comunes a la mayoría de actas de reunión:
Datos para identificar la reunión
Fecha, lugar y asistentes. En el caso de los asistentes, conviene esclarecer qué puesto ocupa cada uno en el
organigrama o a qué organización pertenece.
De igual modo, es posible incluir una lista de personas ausentes, pero que tienen intereses en lo que se
habla en la reunión.
El orden del día
Se trata de un listado de los temas que, en momentos previos a la reunión, se acordó que se tratarían
durante el encuentro.
La estructura típica de un orden del día incluye:
● Bienvenida
● Aprobación del acta de reunión anterior
● Revisión de cada tema que se desea tratar en la reunión
● Posible debate de otros temas que quedaron fuera del orden del día
● Turno de ruegos y preguntas
● Acuerdo
● Cierre de la reunión
El diálogo sobre los temas a tratar
Algunas actas requieren que se recoja palabra por palabra lo que cada participante ha dicho
(principalmente, las reuniones de organismos públicos) para lo cual es necesario que haya alguien
encargado de transcribir las intervenciones.
La mayoría de actas de reunión incluye:
● Un resumen de los temas tratados. Conviene numerarlos, además de explicar quién está a cargo
de exponerlos.
● La mención de las diferentes posiciones o propuestas que se han expresado sobre cómo solucionar
los temas tratados. Al igual que con el resumen de los temas, se especifica quién ha propuesto las
diferentes soluciones.
Las decisiones tomadas
En uno de los epígrafes más importantes del acta de reunión es necesario incluir tanto los acuerdos
alcanzados como los desacuerdos.
Si las decisiones se toman por votación, en este último apartado debe aparecer un resumen sobre las
mismas. También se puede hacer constar si las votaciones han sido anónimas o no.
El cierre y el pie de acta
Por lo general, aparece una fórmula de cierre junto con las firmas del secretario/a y de la persona
encargada de liderar la reunión
