DIAGNOSTICO DOCUMENTAL.
PRESENTADO POR. MARTHA DEL CARMEN PALOMINO MORALES.
CODIGO. 20221071038
DOCENTE. JOHANA MERCEDES ESQUEA OROZCO.
PRIMER SEMESTRE
TECNICO LABORAL OFICINISTA, CLASIFICACION Y ARCHIVOS
2022
ENSAYO.
El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender desde los cimientos
de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al
desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. También inciden en la
conservación, el mantenimiento y control del acervo que custodia.
Para obtener una adecuada conservación de los archivos, se implementa un
reglamento que son condiciones lo cuales deben cumplirlas los edificios o locales
destinados como sedes de archivos. Primeramente solicitan que la ubicación de la
estructura debe estar alejada de la industria de contaminación, problemas de
inundación o humedad subterránea y tener espacio suficiente para albergar
documentos. En los aspectos estructurales la edificación debe estar
estandarizada, o sea si mide 2.20 metro de alto la resistencia de placas de piso
debe de tener una cara mínima de 1200kl/m², los materiales como el piso, puertas,
muros y techos deben estar construidos por un material resistente, anti fuego y de
mínimo desgaste. La capacidad de almacenamiento debe estar dimensionada por
la manipulación, transporte y seguridad de documentos, adecuación climática y los
parámetros archivísticos establecidos. En las áreas de distribución, las áreas que
están destinadas a la custodia de documentos deben contar con elementos de
control para la seguridad y el aislamiento, las áreas técnicas tendrán relación con
los depósitos ya sea como las zonas de custodia, recepción, organización y
tratamiento de los documentos. En las áreas de depósito la distribución de
estanterías deben estar mínimo a 20cm de la pared, no recostadas en ellas, entre
cada módulo de estantes debe haber un espacio de circulación de mínimo de
70cm y un corredor central mínimo de 120cm, deben tener un sistema de
identificación visual de la documentación acorde a la asignatura topográfica para
la conservación de decisiones de las carpetas, se recomienda colocar
separadores metálicos en las estanterías para que estos no se deslicen o
deforme.
Las estanterías deberán tener un tamaño y diseño de acuerdo al espacio
destinado como depósito, que no tengan bordes o filos que puedan dañar la
documentación, deben estar fijas en el piso y construidas con láminas metálicas,
solidas, resistentes y estables con una altura de 2,20 metros y la bandeja debe
soportar 10 kg/ m lineal, la estantería en total no puede ser mayor a 100mts de
longitud y el estante superior debe estar en máximo de 180 cm y el estante inferior
debe estar a menos de 10cm del piso. Los mobiliarios deberán dimensionarse
para contener un número de obras cuyo peso forma de manipulación, las gavetas
de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos. Cada una de ellas
debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones,
eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
Los archivadores verticales que son más utilizados en oficinas y que deben
elaborarse en materiales estables para la conservación de archivos y de acuerdo
a la proyección de la producción documental. Los mobiliario para documentos en
otros formatos pueden ser armarios o gabinetes diseñados acorde a las
dimensiones de cada soporte con recubrimientos antioxidantes, cuando hablamos
de otros formatos hacemos referencia a imágenes análogas como cintas
fotográficas, micro filmaciones, videos, rollos cinematográfico entre otros. Los
contenedores sirven para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados, estos contenedores deben ser elaborados en cartón neutros sino
se aplicara al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
Siguiendo este reglamento obtendremos beneficios, como una adecuada
conservación, organización y manejo en los archivos.
Cabe resaltar que hay algunos factores de deterioro que amenaza la conservación
y preservación en los acervos documentales como por ejemplo; el polvo, la
humedad, la temperatura, la luz y los insectos.
