1.
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Todas las organizaciones desde el momento en que se planean deberían tener
una estructura bien definida de manera que esto facilite su correcta operación,
pues, si bien es cierto las estructuras son útiles para definir y determinar cada una
de las unidades que conforman la organización y de la misma manera se definen
los niveles jerárquicos que la componen. Con base en lo anterior y teniendo en
cuenta que en el presente trabajo se estudiará la temática de las nuevas
estructuras organizacionales enfocadas en el trabajo a distancia, en primera
instancia se hará hincapié en los conceptos organizacionales que nos permitirán
abordar con mayor claridad la temática mencionada.
A continuación, se presentan las respectivas definiciones que permitirán
desarrollar en adelante el tema propuesto, cabe resaltar que a partir de ahora la
información plasmada en este apartado hace referencia a los autores (Polanco, Y.
J. Santos, P. & Cruz, G. 2020).
Las “organizaciones”, son entes sociales que requieren ser administrados,
disponen de una determinada estructura jerárquica y de cargos arreglados en
unidades; están orientadas a ciertos objetivos y se caracterizan por una serie de
relaciones entre sus componentes: poder, control, división del trabajo,
comunicaciones, liderazgo, motivación, fijación y logro de objetivos, entre otros.
La estructura considera por un lado la diferenciación (división del trabajo según las
actividades a desarrollar) y por otro la integración (coordinación de la división del
trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el marco
formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan. La
misma se visualiza a través del organigrama. Éste muestra las relaciones formales
de autoridad, canales de comunicación, departamentos y líneas formales de
responsabilidad. El diseño organizacional implica desarrollar o modificar la
estructura de una organización, en ello hay que tomar en cuenta aspectos tales
como:
La especialización del trabajo: La especialización consigue que los
individuos se vuelvan hábiles en una tarea, que la realicen mejor y más
rápido.
La departamentalización: Cuando se habla de departamentalización esta
se refiere a la agrupar las actividades o los conjuntos de tareas que
presentan cierto grado de homogeneidad o que tienen una relación
lógica para agruparse. En la departamentalización se pueden presentar
los siguientes elementos: 1. División por funciones de acuerdo a su
similitud. 2. Sectorización de los objetivos, actividades, procesos,
personal y recursos. 3. Especialización y diferenciación de las unidades
estructurales de la empresa, de acuerdo a las tareas que deben
realizarse 4. Homogenización de actividades
La cadena de mando: los niveles jerárquicos se los conoce como
cadena de mando o jerarquía. En la cadena de mando se definen los
niveles de autoridad. Hay tres conceptos relacionados con la cadena de
mando:
1. Autoridad: poder institucionalizado, inherente a un puesto
administrativo. Dar órdenes y esperar que los que están debajo
las cumplan.
2. Responsabilidad: a los integrantes de una empresa se les dé el
derecho de realizar algo, también adquieren la obligación de
hacerlo y de cumplirlo correctamente.
3. Unidad de mando: Cada individuo debe tener un único superior.
El ámbito de control: La Amplitud de control procura la integración del
personal, mediante la determinación de la cantidad de personas a ser
supervisados por otra. Esto define la cantidad de subordinados que un
directivo puede supervisar de manera eficaz y eficiente.
La centralización y descentralización en la toma de decisiones: La
centralización administrativa es una forma de organización en la cual los
entes del poder ejecutivo se estructuran bajo el mando unificado y directo
de un superior. La centralización existe cuando el conjunto de órganos
administrativos está enlazado bajo la dirección de un órgano central único.
La toma de decisiones se concentra en los niveles más altos de la
organización (estructuras altas). La descentralización puede entenderse
como la transferencia de la autoridad de la toma de decisiones a los niveles
más bajos dentro de la organización.
Factores que influyen en la descentralización
El nivel de formalización: La formalización consiste en la fijación por escrito
de las pautas que describen el comportamiento esperado de los
empleados.
1.1. Enfoques de las estructuras organizacionales
Enfoque contingente para el diseño de la estructura organizacional: este enfoque
destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y
exclusivo modelo. El enfoque de la contingencia enfatiza que no hay nada de
absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa. Todo es relativo. Todo
depende.
La forma mecanicista de organización es más apropiada en condiciones
ambientales relativamente estables, mientras que la orgánica lo es en contexto de
cambio e innovación. El hecho de que una estructura resulte apropiada depende
de cuatro variables de contingencia: la estrategia de la empresa, su tamaño, su
tecnología y el grado de incertidumbre ambiental.
La relación entre la estrategia y la estructura organizacional: la estrategia es el fin
y la estructura es el medio para alcanzarlo. La relación entre la Tecnología y
Estructura Organizacional: la tecnología es una variable que influye en las
características de la organización.
La relación entre el tamaño de la empresa y la estructura organizacional: el
tamaño de una organización se mide por la capacidad de producción anual o, con
frecuencia, por la cantidad de trabajadores que hay en ella. Las evidencias
demuestran que el tamaño influye de una manera considerable en la estructura de
la empresa. Las grandes empresas tienen alta formalización, especialización y
una clara división jerárquica. Cuanto más grande una organización, más se
formaliza, más confía en reglas, políticas y procedimientos formales, a la vez que
parecen la especialización y la estandarización. En cuanto a la centralización de la
autoridad sucede lo mismo, las pequeñas tienen una alta centralización de la
autoridad y a medida que va aumentando debe ir descentralizando en las líneas
medias para poder cumplir con los objetivos. Cuanto más grandes, más
centralizadas en la cima, pero necesariamente más descentralizadas en los
niveles inferiores porque es imposible que una persona pueda tomar decisiones
por toda la organización.
1.2. Tipos de diseños organizacionales
1.2.1. Diseños organizacionales comunes
[Link]. Estructura organizativa simple: Es una organización plana,
generalmente con dos o tres niveles verticales, amplitud de control,
un cuerpo flexible de empleados y donde casi todos se reportan a un
individuo en el que recae la autoridad para la toma de decisiones, el
trabajo no tiene una división escrita y presenta poco comportamiento
formalizado. Se la puede ver con frecuencia en los pequeños
negocios en donde el dueño es el ge- rente. Pero a medida que la
organización crece, se vuelve compleja para ser dirigida por una sola
persona.
[Link]. Estructura burocrática: En el tipo de estructura burocrática, la
organización crece, se desarrolla y la estructura simple deja de ser
útil. Este crecimiento hace que las estructuras se vuelvan más
especializadas y aumente el número de departamentos que acarrea
un incremento de niveles jerárquicos.
[Link]. Estructura funcional: La estructura funcional se basa en la
departamentalización por funciones, es decir que agrupa por
especialidades similares o relacionadas. Los núcleos operativos
pueden estar formados por personas sin calificación, conocidas
como “burocracias maquinales” o con calificación, llamadas
“burocracias profesionales”.
[Link]. La estructura divisional: Está formada por unidades
semiautomáticas acopladas por una estructura administrativa central.
Las divisiones se crean para atender a diferentes mercados y se les
da el control de las funciones operativas necesarias para ello. Cada
una se halla relativamente libre de control directo de la central, y
simula ser un negocio independiente, aunque no lo es. Estas se
caracterizan por estar formados por unidades o divisiones de
negocios des- centralizadas e independientes.
[Link]. Organización por proyecto: es una estructura más avanzada que
la anterior, ya que los individuos están asignados de forma
permanente a proyectos, una vez finalizados estos, los empleados
pasan al proyecto siguiente.
1.2.2. Diseños organizacionales contemporáneos
Organizaciones innovadoras, en este tipo de organizaciones se combinan
expertos de distintas áreas para formar equipos de proyecto. Estos equipos deben
estar integrados por individuos con diferentes intereses, especialidades, culturas y
talentos. Cuanto más diverso sea el grupo, mejor. La característica de este tipo de
estructura es que funciona con profesionales que conforman un equipo de trabajo
y unidos buscan una solución al problema planteado.
[Link]. Diseño Multinacional: Estas empresas de negocios múltiples se
llaman organizaciones multinacionales porque producen y venden
productos o servicios en dos o más países. Este diseño trata de
mantener la coordinación entre productos, funciones y áreas
geográficas. Una complicación adicional que los administradores
deben enfrentar es que frecuentemente está separado por cultura y
lengua. Un balance perfecto requiere un diseño complejo. Por lo
tanto, la mayoría de los diseños multinacionales se concentran en la
importancia relativa de que se le debe dar a los diseños
organizacionales de lugar y producto.
[Link]. Diseño de Red: Se enfoca en compartir la autoridad,
responsabilidad y recursos entre la gente, departamentos u otras
organizaciones que deben cooperar y comunicarse frecuentemente
para alcanzar metas comunes. Se deben aplicar varios diseños
(funcional, por producto o lugar) en una organización de red
conforme cambian metas y tareas.
[Link]. Organización virtual: Busca coordinar y vincular a la gente de
muchas ubicaciones diferentes para que se comuniquen y tomen
decisiones en tiempo real. Tal organización está formada por redes
de organizaciones en evolución constante. Los usuarios de
computadores personales avanzadas pueden aprovechar fácilmente
las bases de datos de la compañía y trabajar en forma conjunta
como si estuvieran en el mismo salón.
Esta incorporación de los elementos informáticos y
comunicacionales, han provocado cambios en las formas de cómo
se realizaban las operaciones comerciales y la interacción con los
clientes. Se han desarrollado nuevas formas de hacer las cosas, de
distribuir los productos, de garantizar su entrega, de recibir los
pagos, entre otras. Las organizaciones que ofrecen respuestas a
estas nuevas formas en que operan los mercados (caracterizados
por la integración de las tecnologías de la información y la
comunicación en sus operaciones), se les conoce como organización
virtual. Una organización virtual, según algunos autores, es algo que
en realidad no existe. Por ello se describe como “una red temporal
de agentes independientes enlazados por tecnología para compartir
conocimientos, costos y acceso a los mercados”. Las organizaciones
virtuales se caracterizan por no tener una gran estructura física, ni
las típicas oficinas, grandes edificios o gran cantidad de maquinarias.
Estas organizaciones, son bastante ágiles y flexibles. En esta
estructura organizacional se requieren de cambios radicales tanto de
los administradores como de los empleados, para poder integrar esta
nueva forma de satisfacer las necesidades comerciales de las
empresas. Sin embargo, a pesar de la necesidad de transformar la
forma en que operan las organizaciones para tratar de cumplir con
sus objetivos, y la incorporación de todas estas tecnologías para ello,
se debe recordar que la tecnología es solo un medio, una
herramienta a través de la cual se logra el fin deseado por las
organizaciones. Esta proporciona grandes ventajas a las empresas,
ya que permite el desarrollo de actividades con otras perspectivas,
de agilidad, calidad, confiabilidad y precisión. Sin embargo, aún con
todos los avances tecnológicos existentes, no es posible reemplazar
en las organizaciones la necesidad de tener metas claramente
establecidas, un liderazgo efectivo o relaciones humanas adecuadas,
estos aspectos aún están determinados por los humanos.
Una vez definido el concepto de estructuras organizacionales, es de gran
importancia reconocer que en la actualidad en la que vivimos y de la cual todos
nos hemos visto afectados, tras la pandemia COVID-19 todas las organizaciones
han tenido que centrar su atención en un mismo objetivo y es reestructurar su
operación, pues tanto las organizaciones como los seres humanos, estabamos
acostumbrados a realizar actividades de una manera especifica y aunque para
todo utilizabamos tecnología, no estabamos preparados para que de repente
todo girara en torno a la misma, con esto se hace referencia a que no podiamos
asisitir de manera presencial a ningun lugar y que ahora ya todos dependiamos
de estar por horas a la espera de una atencion via telefonica o por e-mail. Con
base en lo anterior y de acuerdo a la teoria expuesta en este apartado, se hace
enfasis en las organizaciones virtuales que hacen parte de diseños
organizacionales contemporaneos, pues son estas mismas las que hoy en día y
a futuro marcarán el cambio para la operación de las organizaciones. La
virtualidad que trajo la pandemia ha permitido que el trabajo a distancia se vuelva
la nueva normalidad tanto para el mundo como para las organizaciones, pues
muchas de ellas han preferido mantener este nuevo metodo de trabajo porque
además de involucrarlos en el mundo teconologico, les ha permitido reducir
costos de operación y ha traido grandes beneficios dentro de los que
principalmente se encuentra el aumento de participacion en el mercado y esto es
debido a que a hoy día ya todos nos estamos terminando de acostumbrar a que
todo lo podemos realizar de forma virtual sin tener que acudir necesariamente a
un establecimiento de comercio para encontrar lo que necesitamos.
Referencias
Polanco, Y. J. Santos, P. & Cruz, G. A. D. L. (2020). Teoría y estructura
organizacional. Universidad Abierta para Adultos (UAPA).
[Link]
Conclusión
Las organizaciones tras enfrentar el gran reto que trajo la pandemia COVID-19, se
vieron obligadas a adoptar nuevas modalidades de trabajo que implicaron el uso
de tecnología y la adaptación de su operación a la misma, es por tal razón que
muchas empresas hoy en día han optado por establecer sus actividades a
distancia ya que además de ser de gran beneficio a nivel de costos, ha permitido
abarcar mayor mercado a nivel mundial lo que les ha permitido posicionarse de
una manera más rápida y eficiente. La implementación de nuevas tecnologías y
nuevas metodologías en sus estructuras ha permitido el desenvolvimiento efectivo
de las organizaciones en el ámbito virtual, permitiéndoles así alcanzar una mayor
productividad y una mayor agilidad en la ejecución de sus operaciones.
Recomendaciones
Para las organizaciones que deciden establecer su modalidad de trabajo a
distancia, debe ser de gran importancia la innovación tecnológica y esto es porque
si una empresa que trabaja bajo la virtualidad no innova en sus procedimientos y
procesos tiende a decaer, pues si bien es cierto este tipo de organizaciones deben
ofrecer una eficiente atención al cliente y a la prestación de sus servicios o
producción de sus productos. El trabajo a distancia o virtual no solamente implica
trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora, también las organizaciones
deben proveerse de sistemas eficientes a nivel tecnológico y encontrar distintas
alternativas que le permitan satisfacer las necesidades de sus clientes y garantizar
la correcta operación en todos los departamentos que maneja la organización.
OBJETIVOS
Objetivo general
Determinar la importancia de las estructuras organizacionales orientadas a
impulsar el uso de la tecnología en el trabajo a distancia.
Objetivos específicos
Definir la importancia de las estructuras organizacionales.
Establecer el impacto de las estructuras organizacionales en la correcta ejecución
de las operaciones en la organización.
Indicar la reestructuración que han tenido las organizaciones al implementar
nuevas modalidades de trabajo tras la pandemia COVID-19
Identificar las metodologías utilizadas por las organizaciones para implementar la
tecnología en el trabajo a distancia.
