Instituto Superior de Ingeniería
Técnico Superior en logística y Comercio
Internacional
Investigación
Profesor
Luis Alberto Meléndez González
Materia
Fases del Proceso de Compras
Estudiante
Bridget Kishiana Catline Morrice
10 de octubre del 2024
Introducción
En este trabajo aprenderemos que el proceso de compra es el camino que
recorre un consumidor desde el momento en que siente la necesidad de
comprar algo hasta el momento en que realiza la compra.
Esta jornada implica el reconocimiento del problema, la búsqueda de
información, la evaluación de alternativas, la decisión de compra y la
evaluación posterior a la compra.
Y en lo que nos adentramos en el trabajo podremos ver que el mismo es
importante porque al momento del proceso podremos de adquirir los bienes
correctos, por el precio correcto y en el momento correcto. Si está pagando
demasiado por las existencias requeridas en el negocio minorista o de
fabricación, puede reducir seriamente sus ganancias.
Definición del proceso de Compras
El proceso de compra es un componente del proceso de adquisición y se relaciona
directamente con las actividades transaccionales entre una organización y su proveedor.
estas, pueden incluir la recepción de facturas y de pedidos, así como el envío de pedidos de
compra a los proveedores y la realización de pagos.
El proceso de compra son los pasos que sigue una empresa para completar una transacción
comercial, lo que requiere de una investigación, aportes de diferentes departamentos,
negociaciones y facturación, para que la orden de compra pueda volverse más efectiva y
sean adquiridos los bienes y servicios a través de la cadena de suministro.
Es decir, una orden de compra es un documento emitido por un comprador al vendedor que
proporciona al vendedor la información sobre los detalles de la orden en la que se va a
basar el acuerdo.
El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al fraude, las
adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas financieras que
acompañan a los hábitos de compra no programados.
Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de valor
de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de compras también es importante para:
✓ Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino
también para el gasto indirecto.
✓ Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
✓ Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
✓ Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
✓ Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
✓ Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar
en toda la organización.
El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de información y
varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus propias variaciones, pero en
términos generales, sigue un patrón bien establecido.
Solicitud de compra / requisición
Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita. La
solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga la
autorización para comprar el artículo.
Una solicitud de compra (SC) es una solicitud por escrito emitida internamente a un
departamento de compras para solicitar partes o servicios. La creación de una solicitud de
compra pone en marcha una reacción en cadena de actividades perfiladas en el proceso de
compra.
Se pueden crear los siguientes tipos de solicitudes de compra:
✓ Solicitudes de compra internas: para solicitar la transferencia de materiales de otro
almacén de la empresa.
✓ Solicitudes de compra externas: para solicitar a un distribuidor externo la compra de
materiales que se necesiten. Puede especificar el distribuidor.
Selección de proveedores
Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se
solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización
para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.
La selección de proveedores es un proceso importante que sienta las bases para una
asociación a largo plazo con los proveedores que puede contribuir en gran medida al éxito o
al fracaso de una empresa. Si se hace bien, la selección de proveedores puede ayudar a
obtener la mayor rentabilidad para una empresa que pretende maximizar sus recursos y
operar de forma eficiente con el fin de optimizar la rentabilidad.
El proceso de selección de proveedores es un proceso que debe seguir una estrategia para
que una empresa acabe con su proveedor ideal. He aquí las 5 etapas de un proceso eficaz de
selección de proveedores:
✓ Identificar las necesidades de la Empresa.
✓ Lista de posibles proveedores.
✓ Determinar los criterios de selección de proveedores.
✓ Conocer a los proveedores.
✓ Redactar, negociar y firmar el contrato.
¿Cómo mantener una buena relación con los proveedores?
Una vez seleccionados los proveedores y realizados los pedidos, ¿cómo mantienen los
proveedores y las empresas una relación mutuamente beneficiosa y a largo plazo?
A continuación, compartiré algunas recomendaciones derivadas de los consejos
proporcionados por el gobierno de Queensland.
1. Establecer una norma: Esto es crucial incluso antes del inicio de la asociación.
Desde el principio se debe acordar una norma sobre la calidad y la cantidad de los
suministros, la forma de entregarlos y la frecuencia de las entregas, y se debe
respetar durante toda la duración del contrato.
2. Mantener comunicaciones abiertas: Sea transparente y mantenga una comunicación
abierta con los proveedores. ¿Hay algún retraso en la recepción de la entrega?
Comuníqueselo al proveedor de inmediato para que pueda comprobar cuál es la
causa del retraso y ver si puede hacer algo al respecto. ¿Necesita cambiar algo de su
pedido? Informe al proveedor con la mayor antelación posible y esté preparado para
discutir cualquier posible impacto en la calidad y el tiempo de entrega habitual, ya
que cualquier desviación de los acuerdos previos puede afectarle no sólo a usted,
sino también al proveedor y a sus otros compromisos.
3. Pagar a tiempo: Un proveedor está en el negocio de proveer suministros y espera ser
compensado a tiempo todo el tiempo.
4. Mantener un buen registro: La organización debe tener un registro de todas las
transacciones de los proveedores, las entregas recibidas y todos los informes
relativos a los suministros.
Los métodos de selección de proveedores pueden ser un reto.
Elaborar una lista de necesidades de la empresa, conocer a los posibles proveedores, crear
una lista de expectativas de los proveedores y auditar a los proveedores para saber si
pueden satisfacer las necesidades de su empresa en lo que respecta a la calidad, la seguridad
y las normas del sector, y los retos no terminan después de elegir uno con éxito.
Una vez firmado el contrato, también está la cuestión de cómo mantener los buenos
negocios con los proveedores que ha seleccionado.
Orden de Compras
Una orden de compra es un documento legal que emite un comprador a un vendedor para
informar las especificaciones de una transacción determinada. Detalla los términos de la
compra como cantidad, descripción de productos o servicios, precio unitario, plazos, forma
de entrega y cualquier otra información relevante.
La orden de compra sirve como un contrato preliminar que establece las expectativas entre
las partes involucradas. Ayuda a evitar malentendidos y conflictos durante la ejecución del
acuerdo comercial.
Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que
mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de
compraventa. Al realizar una orden de compra se mantienen las operaciones de la empresa
de manera organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y comprueben
si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo.
Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o
servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el
tiempo establecido en el documento.
Con la transformación digital, cada vez se impulsa más el uso de documentos en la nube. Si
bien la orden de compra suele ser física para el control de la mercancía, hay una tendencia
de hacer órdenes de compra web, es decir, de forma digital para su manejo en la red. La
orden de compra web facilita su uso, el llenado y automatización de su gestión con el apoyo
de software especiales.
Características de una Orden de Compra
Las órdenes de compra son documentos que permiten agilidad y ahorro de tiempo, además
de que ofrecen la garantía de una transacción. Más allá del tipo de orden de compra se
puede decir que:
Constata y acredita una operación comercial.
Es un respaldo mercantil.
Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran.
Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
Es un proceso ágil.
Las características más destacadas de la orden de compra son:
1. Flexible: es un documento flexible que puede adaptarse a una variedad de industrias
y tipos de transacciones comerciales.
2. Personalizable: puedes personalizar tu orden de compra según las necesidades
específicas de tu empresa.
3. Formal: es un documento formal que establece de manera clara y oficial la intención
de adquirir bienes o servicios.
4. Legal: tiene un carácter legal que rige la transacción comercial. Estos términos
pueden abordar aspectos como derechos y responsabilidades de ambas partes,
garantías, y otros elementos legales relevantes.
5. Rastreable: debido a que utiliza un número único de referencia y otros elementos, es
fácil su rastreo y seguimiento a lo largo del proceso de compra. Esto es crucial para
el control de inventario, la gestión financiera y la documentación de la cadena de
suministro.
6. Comunicación: la orden de compra actúa como un medio de comunicación claro
entre el comprador y el proveedor.
7. Controlable: la orden de compra sirve como un registro detallado de la transacción
comercial, lo que aumenta el control de las transacciones. Este registro es valioso
para la contabilidad, la gestión financiera y la resolución de disputas, ya que
proporciona una referencia histórica de la transacción.
Cuando una empresa requiere algún bien o servicio se crea una orden de compra en la que
se describe de manera detallada lo que necesita, cuándo y dónde quiere que se lo envíen.
Una orden de compra sirve para que ambas partes tengan un registro detallado de la
compra.
La orden de compra es un documento que puede usarse para verificar lo que se adquirió,
cuánto costó y cuándo se realizó la transacción. Entre los objetivos más importantes se
encuentran:
✓ Garantiza que ambas partes tienen la información correcta y en caso de que haya
alguna confusión, este documento pueda servir como comprobante.
✓ Agiliza la optimización de los procesos de adquisición en la empresa.
✓ Otorga eficiencia en el proceso.
Una de las funciones principales de la orden de compra es el control; para este, es
fundamental hacer un monitoreo del pedido que se ha hecho para verificar que se cumpla
en los términos señalados.
Importancia de las órdenes de compra para las empresas
Las órdenes de compra desempeñan un papel crucial en la gestión eficiente de las
adquisiciones dentro de las empresas por varias razones fundamentales:
1. Claridad y precisión: las órdenes de compra proporcionan una descripción detallada
de los bienes o servicios solicitados, incluyendo cantidades, precios, términos de
entrega y cualquier otra especificación relevante.
2. Registro documental: al generar una orden de compra, se crea un registro formal de
la transacción comercial.
3. Control de gastos: las órdenes de compra ayudan a las empresas a controlar sus
gastos al establecer límites y parámetros claros para las adquisiciones
4. Seguimiento de inventarios: al asociar cada compra con una orden de compra
específica, las empresas pueden rastrear fácilmente la entrada de productos en su
inventario.
5. Relaciones con proveedores: el uso consistente y transparente de órdenes de compra
contribuye a fortalecer las relaciones con los proveedores.
Cuadro Comparativo
También conocido como diagrama comparativo, un cuadro comparativo ofrece una
representación visual de diferentes elecciones u opciones. Sirve para comparar dos o más
elementos en función de distintos parámetros.
Los cuadros comparativos suelen presentarse en forma de tabla, con cada opción o
elemento en su propia columna. Este formato tabular facilita la comparación rápida de los
detalles de las opciones.
Por ejemplo, supongamos que estás intentando decidir entre distintas soluciones de
software de gestión de proyectos. Con un cuadro comparativo, puedes ver las ventajas,
desventajas, precios, reseñas y características de cada solución, lo que facilita la elección.
Los cuadros comparativos sirven para comparar cosas e ideas. Pueden ofrecer una
representación visual de estrategias, ideas, acciones, productos, competidores, proveedores
y mucho más. Visualizar diferentes rutas y consecuencias es una forma estupenda de que
los directivos tengan claro cuáles son los mejores pasos a dar. Resulta especialmente útil en
la planificación estratégica para el crecimiento empresarial.
Recepción de Productos
La recepción de productos es un paso crítico en cualquier cadena de suministro. Asegurarse
de que sean entregados correctamente e inspeccionados y almacenados adecuadamente es
esencial para mantener la eficiencia en cualquier negocio o industria. En este artículo,
exploramos los componentes clave del proceso de recepción de productos y brindamos
consejos y trucos para maximizar la eficiencia en cada paso.
La recepción de mercancías es una parte importante en la operación de cualquier almacén o
centro de distribución.
Es necesario organizar eficientemente la entrada de los productos para controlar los costos
operativos y mejorar el rendimiento logístico. Por eso, es crucial implementar las mejores
prácticas en cada fase del proceso de recepción.
¿Qué es la recepción de productos?
Es el proceso de aceptar los productos entregados y transferirlos al control del inventario.
Durante la recepción se lleva a cabo la verificación y registro de la información del
producto contra el documento de entrega, con el objetivo de garantizar la calidad y cantidad
de los productos recibidos.
Recuerda que una buena recepción de los productos puede tener un impacto significativo en
la eficiencia general del almacén y, por lo tanto, en la satisfacción de los clientes.
El proceso de recepción consta de varios componentes claves que veremos en detalle a
continuación:
• Ingreso: El primer paso en el proceso de recepción de productos es asegurarse de
que la orden de compra esté completa y sin errores.
• Inspección: Es importante inspeccionar cada uno de los productos para asegurarse
de que estén en buen estado y de que cumplan con las especificaciones de la orden
de compra.
• Almacenamiento: Asegurarse de que las mercancías sean almacenadas en el lugar
correcto y en el ambiente adecuado es esencial para mantener la calidad y evitar
pérdidas.
Cómo optimizar el proceso de recepción de productos
Si eres dueño o encargado de un negocio que recibe regularmente envíos de productos, ya
sabes que esta tarea puede resultar complicada, por lo que resulta importante buscar las
formas de optimizar el proceso.
La recepción de productos es un proceso clave en cualquier cadena de suministro, ya que es el
punto en el que los productos entregados por los proveedores son registrados y controlados antes de
ser almacenados o utilizados en el proceso de producción.
Es esencial que la recepción de productos se lleve a cabo adecuadamente, para garantizar que la
empresa haya recibido los productos exactos que se han adquirido y que estos productos cumplan
con los estándares de calidad necesarios.
De lo contrario, los productos defectuosos o incorrectos pueden causar retrasos en la producción,
costos innecesarios y problemas de satisfacción del cliente.
Validación de Facturas
Se le llama validación de facturas al proceso en el que se corrobora la autenticidad de un
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), así como su registro en el Servicio de
Administración Tributaria (SAT).
Es decir, mediante este procedimiento, el SAT certifica que la emisión de una factura
electrónica está aprobada y registrada por ellos como un documento que cumple con todos
los requerimientos exigidos y que, por supuesto, evidencia una transacción real y no una
ficticia.
A pesar de que se espera que sea el emisor de la factura quien facilite una factura válida y
real, el receptor de la misma también debe asegurarse de que el comprobante que le
entregaron está certificado por el SAT y no contiene datos erróneos o se trata de una
falsificación.
Si bien existen varias alternativas para validar una factura, la base de todas ellas es el SAT. En ese
sentido, esta organización maneja un sistema propio por el que es posible ejecutar este
procedimiento de forma gratuita sin siquiera tener que realizar una autenticación.
Para ello, se debe ingresar al apartado de factura electrónica en la página web del SAT y
transcribir una serie de datos que deberían estar en la factura, los cuales son:
Folio fiscal.
Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor.
Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor.
Tras proporcionar los requisitos mencionados y resolver un captcha, se mostrará toda la
información correspondiente al CFDI en pantalla. Esto en caso de que la factura tenga un
Sello Digital válido y esté aprobada por el SAT.
Si, al contrario, la búsqueda no arroja información y muestra que los datos no se
encuentran, es necesario contactar con el emisor para reportar la falta de validez y evitar
inconvenientes mayores.
Aunque todo lo anterior es un proceso válido para verificar que una factura está aprobada
por el SAT, se trata de una tarea lenta y tediosa si se necesitan revisar varias.
Por eso, cuando de optimización se trata, lo más recomendable es recurrir a un Proveedor
Autorizado de Certificación (PAC). Se trata de una persona moral con autorización del
SAT, que puede validar las facturas asegurándose de que se cumplan estrictamente los
requerimientos exigidos por esta institución.
Para revisar una factura mediante un PAC, este analizará la estructura del archivo XML de
la misma.
El mismo es importante porque además de ser un proceso de suma utilidad para llevar un
registro contable adecuado y gestionar los gastos, debe saber que no se trata de una
actividad opcional, sino obligatoria. Cuando una factura no pasa por un proceso de
validación, no existe evidencia de que la transacción entre emisor y receptor realmente se
ejecutó, por lo que podría considerarse una factura falsa o en la que no existen
requerimientos vigentes.
En ambos casos, se trata de un delito fiscal, que, según el artículo 113 del Código Fiscal de
Federación, puede conllevar una sanción de 3 meses a 6 años de prisión.
Aunque suena como una medida exagerada, no se debe pasar por alto que la emisión de
comprobantes fiscales falsos es una práctica común en organizaciones que tratan de evadir
impuestos o de hacer que una transacción ilícita luzca como lícita.
Por eso, en pro de evitar cualquier tipo de inconveniente legal y mantener la organización
de la empresa, realizar la validación de facturas es un proceso no solo importante, sino
indispensable.
Programación de Pagos
Una programación de pago define acuerdos acerca de los importes que se pagarán por
período de pago. Puede vincular una programación de pago a las condiciones de pago. Cada
línea de la programación de pago define una parte del importe de factura que debe pagarse
en un período determinado, el método de pago utilizado para el pago y las condiciones de
descuento que se aplican al pago.
podemos definir programaciones de pago con independencia de las condiciones de pago y
puede volver a utilizar una programación de pago para varias condiciones de pago.
Una programación de pago se compone de una cabecera de programación de pago y varias
líneas de programación de pago. La cabecera de programación de pago define si los
importes de pago se especifican como porcentajes o mediante factores, así como el tipo de
período de pago, que puede ser Días, Meses o Períodos fiscales.
Las líneas de programación de pago definen una parte del importe de factura que se pagará
durante un período determinado. Las líneas de programación de pago son independientes
entre sí. Puede especificar un método de pago o de cobro distinto para cada línea. Para cada
línea de programación, puede definir tres períodos y porcentajes de descuento. Las líneas
de programación de pago se identifican mediante el número de factura seguido del número
de línea de programación de pago.
Las facturas con programación de pago generan una factura pendiente en Contabilidad de
proveedores o Contabilidad clientes para cada pago. Las líneas de programación de pago
sustituyen a la factura, por ejemplo, para el control de crédito, las cartas de reclamaciones y
los recargos por atrasos para la notificación de pago y de domiciliación bancaria, los saldos
de facturas pendientes, el análisis de antigüedad y los diversos métodos de permiso de
factura de compra, además de para regularizar las diferencias de divisa.
El cálculo de la fecha de vencimiento puede basarse en los detalles de las condiciones de
pago, o bien puede utilizarse un calendario de pago. Si desea más detalles, consulte Utilizar
calendarios de pago.
En Facturación, LN lista la programación de pago en las facturas y facturas provisionales
para informar al partner de las fechas de vencimiento y condiciones de descuento.
Las programaciones de pago se vinculan a las facturas de venta y de compra mediante las
condiciones de pago.
Para cada línea de la programación de pago, LN utiliza el cálculo de la fecha de
vencimiento definido para las condiciones de pago a las que se vincule la programación de
pago. Puede haber una misma fecha de vencimiento para varias líneas de programación de
pago. Si selecciona facturas para pago o domiciliación bancaria, LN seleccionará facturas y
líneas de programación de pago que deberán pagarse en función de las fechas de
vencimiento.
Pago al proveedor.
El pago a proveedores son las transacciones recurrentes necesarias para mantener un
negocio en funcionamiento. Una forma efectiva de gestionarlo es mediante la
automatización de procesos, lo cual ayuda a flexibilizar el flujo de efectivo y reinvertir en
el negocio.
El mismo es una inversión recurrente para adquirir materia prima, herramientas, maquinaria
y servicios que ayudan a mantener la operación de una Empresa. Las relaciones
comerciales B2B deben mantenerse en orden porque, de lo contrario, pueden presentarse
retrasos que afecten la producción y las ventas. Por ello, el control financiero de los pagos
recurrentes debe ser preciso, transparente y fácil de gestionar.
Las cuentas por pagar a proveedores se pueden realizar con métodos de pago tradicionales
como efectivo, cheques o transferencias. Sin embargo, estos tienen varias desventajas,
como restar flexibilidad al flujo de efectivo, requerir más tiempo y recursos para procesar
las transacciones y realizar la conciliación de gastos, brindar poco control y aumentar
riesgo de fugas de dinero, etc.
De acuerdo con el Indicador Global de Gasto Empresarial de American Express, 41% de las
Empresas mexicanas ha automatizado casi totalmente o totalmente el proceso de hacer
pagos B2B entre el primer trimestre de 2020 y el mismo periodo de 2021, lo cual indica que
el uso de la tecnología es una tendencia en el pago a proveedores.
Los principales métodos de pago a proveedores
Es importante mantener una buena relación comercial con tus clientes y proveedores,
respetando los plazos y métodos de pago acordados en el contrato. Estas son las formas de
pago que más se utilizan.
Los principales métodos de pago a proveedores: Normalmente, los pagos en
efectivo solo se usan para transacciones de poco valor, ya que mover grandes
cantidades de dinero en efectivo supone un riesgo de robo o fraude.
Transferencia bancaria: Las transferencias bancarias son el método más extendido
para pagar a los proveedores. Sus principales ventajas son la comodidad de poder
hacer transferencias a través de la banca digital y la transparencia a la hora de
registrar todos los pagos de tu negocio.
Domiciliación bancaria: A diferencia de las transferencias, en los pagos mediante
domiciliación bancaria es el proveedor quien da la orden al banco para cobrar los
fondos de la cuenta del cliente. Este método es muy cómodo para pagar las facturas
recurrentes de tus proveedores habituales, ya que el proveedor es quien toma el
control del proceso de pago (evitando excusas y retrasos)y tú solo tendrás que
validar el pago.
Pago mediante cheque: Otro método de pago son los cheques (en papel o en cheque
electrónico), aunque este método está empezando a desaparecer en favor de las
tarjetas de crédito y la banca digital. Un cheque puede tardar varios días en
cobrarse, ser devuelto por falta de fondos (con sus correspondientes comisiones) o
incluso haber sido falsificado.
Pagaré: El pagaré es un método de pago a proveedores similar al cheque. Es un
documento contable con el que el cliente se compromete a pagar una cantidad
determinada al proveedor antes de la fecha de vencimiento fijada. Se llama así
porque, para que sea válido, debe figurar en él literalmente la palabra «pagaré».
Conclusión
En ese trabajo dimos a conocer muchos elemento y secciones de lo que es la se de compras,
sus significados y la forma de utilizar cada uno, pude dar a conocer mas a fondo cada uno
de los puntos mencionados, junto con esto dándole un enfoque mas claro a casa fase de la
misma.
Puedo concluir mencionando que el proceso de compra exitoso de una empresa requiere
trabajo cuidadoso, pues es un ejercicio crucial para seleccionar al proveedor adecuado. Una
decisión incorrecta puede poner en peligro todo el negocio.
Para mejorar y agilizar este proceso, puedes ayudarte de soluciones tecnológicas novedosas
y efectivas, como la firma electrónica. Esta, además de ahorrar tiempo y trabajo, te permite
aumentar el rendimiento mientras estableces una relación a largo plazo con el nuevo socio
comercial.
Además, no olvides considerar todos los consejos que te hemos brindado en este artículo.
Bibliografía
https://gocardless.com/es/guias/consejos/metodos-pago-a-proveedores/
https://blog.me.com.br/es/proceso-de-compras/
https://safetyculture.com/es/temas/seleccion-de-prove edores/
https://blog.hubspot.es/sales/ejemplos-orden-de-compra
