Control interno: definición, objetivos e
importancia
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El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y la
confiabilidad de los registros, por lo que es un aspecto importante en la gestión
empresarial.
El Control Interno es el plan mediante el cual una organización establece principios,
métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la
entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes
procesos desarrollados en la empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos
planteados para determinado tiempo.
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Control interno de acuerdo con la NIA 400
El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y la
confiabilidad de los registros, por lo que es un aspecto relevante en la gestión empresarial.
Al respecto, la NIA 400 define el sistema de control interno así:
Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para
ayudar a logar el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la
conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la
precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de
información financiera confiable.
Implementar un sistema de control de calidad a los encargados de auditoría es buscar que
los procedimientos se realicen y desarrollen de la mejor manera, siguiendo las
disposiciones establecidas en los Estándares Internacionales, específicamente las que
conforman las siguientes normas: NICC 1, NIA 200 y NIA 220.
El sistema de control interno comprende:
• Ambiente de control: entendido como las acciones direccionadas a señalar la
importancia del control interno de la entidad.
• Procedimiento de control: grupo de políticas y procedimientos, además del
ambiente de control, establecidos para lograr los objetivos específicos de la
Objetivos del sistema de control interno
Los objetivos del control interno están dirigidos al logro de los siguientes objetivos
fundamentales:
• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
• Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión de la organización.
• Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y
corregir errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos.
• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
• Velar porque la entidad disponga de procesos de Planeación mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza
y características.
Importancia del control interno en la contabilidad
El sistema contable adquiere especial importancia en el control interno, puesto que
proporciona la información financiera para la entidad y, por lo tanto, las declaraciones
contenidas en los estados financieros. Esta información es la base del control gerencial,
por lo que es necesario que sea confiable y oportuna.
Por lo anterior, el párrafo 13 de la NIA 400 establece que los controles internos en los
sistemas de contabilidad de la entidad están dirigidos a lograr los siguientes objetivos:
• Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración.
• Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de
referencia para informes financieros identificado.
• El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de
la administración.
• Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquiera diferencia.
Control interno
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El control interno es un procedimiento que se enmarca en el control de
recursos y activos de una empresa, y sirve para llevar un registro sobre su
actividad y trazabilidad.
Las empresas en la medida que van creciendo, se les hace cada vez más difícil
realizar el seguimiento sobre lo que ocurre con sus recursos, sus activos, sus
herramientas, y las personas.
Es por esto, que se ha hecho necesario establecer un mecanismo que permita
dejar registro sobre el uso de estos recursos, como también, sobre las
actividades.
Ejemplos de control interno en recursos financieros
y bienes
Algunos usos del control interno aplicable a bienes son los chequeos de
entrada y salida de vehículos de propiedad de la empresa. Con esto se
controla la actividad del vehículo, el desgaste, consumo de combustible y
persona responsable de él.
Cuando se ocupan vehículos de la empresa, los conductores deben llevar
consigo una bitácora donde se registre el inicio y término del trayecto, junto a
las horas de cada hito.
Otro ejemplo, es el control de inventario de materiales en bodega. Los
sistemas FIFO Y LIFO requieren necesariamente de un chequeo de control
interno para saber fechas y tipos de material o existencias. Es un insumo
contable, que podría servir también para la depreciación de bienes.
En cuanto a los recursos financieros, se efectúa un control interno antes de
ejecutar un gasto, por ejemplo, en los GAV (Gastos de Administración y Ventas)
que son derivados de las tareas propias de estas funciones. Sin embargo, debe
controlarse para no exceder de lo necesario para esta ejecución durante el
periodo.
Por ejemplo, si para un mes de ventas se requiere comprar hojas de papel,
lápices y tinta para impresora, el control interno debería tener un estimado de
lo que se gasta mensualmente y cotejar esto todos los meses, para resguardar
ese margen de gasto.
Respaldos del control interno
Así como se realiza un registro instantáneo de los recursos y actividades, es
importante archivarlo para generar un expediente respecto a cada elemento
controlado.
Existen diferentes softwares de control interno que las empresas pueden
contratar, o bien, una planilla de Microsoft Excel es suficiente, si es que está
ordenada.
Para evitar pérdidas, se pude comprar una nube virtual de almacenamiento y
subir allí estos archivos para evitar su extravío.
Si se tiene además el respaldo en papel con firmas de responsabilidad, es
conveniente digitalizar estos documentos. Por ejemplo, por medio del scanner
y posterior vaciado a carpetas digitales.
Responsables de control interno
Las personas responsables de las acciones de control interno deben ser
ordenadas, organizadas y con capacidad para trabajar en escenarios de alta
demanda, ya que por ejemplo, podrían tener el control de muchos elementos
al mismo tiempo: el control financiero de gastos, el control de existencias, el
control de uso de bienes de la empresa, y el control de entrada y salida de
personas.
Si algo falla en este proceso de registro, podrían producirse desviaciones en la
realidad operativa y capital de la empresa, respecto a sus activos. Es por esa
razón que el control interno debe ser parte de un sistema de operaciones
ordenado y encadenado.
El control interno entrega un valioso apoyo a la gestión operativa de la
organización, asegurando procesos de trazabilidad transparentes y seguros.
Por ello su importancia radica en que las empresas, independiente de su
estructura y tamaño, implementen algún sistema de control interno, a fin de
llevar un mejor registro sobre sus activos y puedan diagnosticar dónde se
producen desviaciones de tipo logístico, para así mejorar constantemente los
procesos en su cadena de valor.
