UFI-SAP01

Usuario Clave Financiero en

Sistema de Gestión SAP
1 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La información de este documento, incluidas URL y otras referencias de sitios web de Internet, se
encuentra sujeta a cambios sin aviso previo. A menos que se indique lo contrario, las compañías,
organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas,
lugares y eventos presentados a modo de ejemplo en el presente curso son ficticios y no existe ni se
infiere relación alguna con compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de
correo electrónico, logotipos, personas, lugares o eventos reales. El cumplimiento de todas las leyes de
copyright pertinentes es exclusiva responsabilidad del usuario. Sin limitación a los derechos de
copyright, no es posible reproducir, almacenar o introducir en un sistema de recuperación o transmitirse
de ninguna forma o por ningún medio (ya sea electrónico, mecánico, mediante fotocopia, grabación o de
otro tipo) o para cualquier fin parte alguna del presente documento, sin el consentimiento escrito de
Buffa Sistemas SRL
.
Los nombres de los fabricantes, productos o URL se brindan únicamente con fines informativos y no
ofrece manifestación ni garantía alguna, ya sea explícita, implícita o legal, en lo que se refiere a dichos
fabricantes o al uso de los productos que incluyen cualquier tecnología. La incorporación de un fabricante
o producto no implica la aprobación por parte del fabricante o producto. Se ofrecen vínculos a sitios de
terceros. Tales sitios no se encuentran bajo la supervisión y, asimismo, no se responsabiliza de los
contenidos de los sitios vinculados o los vínculos incluidos en un sitio vinculado, ni tampoco de las
modificaciones o actualizaciones que se les realicen a los sitios antes mencionados. Microsoft no es
responsable de la difusión por la web o cualquier otra forma de transmisión que reciba de un sitio
vinculado. Microsoft le ofrece estos vínculos para su conveniencia y la incorporación de vínculos no
implica la aprobación por parte de Microsoft del sitio o los productos que allí se encuentran.

Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios.

Autor: Martin Belfiori

2 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Contenido:

Capítulo 1: Introducción a la Contabilidad financiera

Lección 1: Necesidades de información de las empresas
Lección 2: Características principales de SAP
Lección 3: Estructura de departamentos de administración y finanzas

Capítulo 2: Introducción a SAP

Lección 1: ¿Cómo loguearse en el sistema?
Lección 2: Menú de Easy Access y barra de herramientas
Lección 3: ¿Cómo personalizar el entorno?

Capítulo 3: Conceptos Básicos de la Contabilidad Financiera

Lección 1: Estructura básica Organizacional en la Contabilidad Financiera
Lección 2: Monedas y tipos de cambio
Lección 3: Conceptos de datos maestros y transacciones
Lección 4: Definición de documentos contables

Capítulo 4: Creación de Datos Maestros en la Contabilidad

Financiera FI
Lección 1: Estructura de datos maestros de cuentas de mayor
Lección 2: ¿Cómo crear datos maestros de cuentas de mayor?
Lección 3: Proceso de alta de proveedores en el sistema
Lección 4: Proceso de alta de clientes en el sistema

Capítulo 5: Estructura de Documentos

Lección 1: Conceptos básicos de documentos contables
Lección 2: Registro de operaciones básicas

Capítulo 6: Control de Contabilizaciones

Lección 1: Control de modificación de documentos
Lección 2: Anulación de documentos
Lección 3: Condiciones de pago
3 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Capítulo 7: Pagos y Reclamaciones

Lección 1: Pagos Manuales
Lección 2: Pagos Automáticos
Lección 3: Reclamación Automática

Capítulo 8: Informes
Lección 1: Sistemas de información SAP
Lección 2: Ejecución de un informe
4 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Acerca de este curso

Esta sección ofrece una breve descripción del curso, la audiencia, los requisitos
previos sugeridos y los objetivos del curso.

Descripción del curso

El objetivo de este curso es que el SAP Financial User aprenda los elementos
principales de la herramienta SAP en el módulo de Finanzas.

Audiencia

Este curso está orientado hacia:

Toda persona interesada en trabajar como analista contable con sistema de gestión
SAP.

 Estudiantes de ciencias económicas o profesionales que deseen adquirir

conocimientos en SAP FI
 Asistentes Contables en otras tecnologías que deseen adquirir conocimientos
transaccionales en SAP FI
 Usuarios finales del sistema SAP.
 Empleados administrativos con interés en adquirir conocimientos
transaccionales en SAP.

Requisitos previos para los estudiantes

Este curso exige que se cumplan los siguientes requisitos previos:

 Estudios secundarios completos.

 Conocimientos en la herramienta office y en sistemas operativos.

Objetivos del curso

Finalizado el curso el alumno estará en condiciones de:

 Conocer los procesos administrativos y contables estándar.

 Realizar los procesos administrativos de para la gestión financiera (cierre de
balance y estados de resultados) ya sean manuales o por sistema.
 Conocer el funcionamiento y estandarización de los procesos en los sistemas
de gestión.
 Realizar todas las operaciones involucradas en la contabilidad financiera en
SAP.
 Sacar reportes y leer la información relevante en SAP.
5 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 1

Introducción a la Contabilidad Financiera

Contenido:

Lección 1: Necesidades de información de las empresas

Lección 2: Características principales de SAP

Lección 3: Estructura de departamentos de administración y finanzas

6 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo:

 Necesidades de información que tienen las empresas

 Objetivos y Responsabilidades del SAP Financial User.
 Proceso de análisis contable.
 Estructura de finanzas

En este capítulo usted obtendrá una visión general de las

responsabilidades y tareas del SAP Financial User y un resumen del
proceso de análisis que se irá desarrollando a largo de los siguientes
capítulos. Este capítulo determinara el alcance del manual mediante
un proceso estándar de administración contable.

En lo referente al proceso podrá adquirir una breve descripción del

mismo para profundizar específicamente en los capítulos
subsiguientes.

Al finalizar este capítulo usted podrá tener una visión global de las
actividades y el alcance del perfil analista contable estándar en SAP
para profundizar específicamente en cada una de las tareas.
7 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

Necesidades de información de las empresas

 La Información y la toma de decisiones en la Empresa

 Ventajas del uso de la Tecnologías de Información
 Conceptos Básicos de un ERP
8 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ La información y la toma de decisiones en

la empresa

Gráfico 1.1.1 - Procesamiento de la información

En la actualidad, la información se ha colocado como uno de los

principales recursos que poseen las empresas debido a que no es
solamente un subproducto de la gestión empresarial sino que
alimenta a los negocios y puede ser un factor crítico determinante
para el éxito o fracaso de los mismos. Dado que la información es la
base de la toma de decisiones, contar con un sistema de información
que permita tener acceso rápido y eficiente a la información se torna
de vital importancia en un mercado competitivo.

2‖ Ventajas del uso de las tecnologías de

información
9 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 1.1.2 – Consolidación y análisis de la información

Mediante el uso de las tecnologías de la información la empresa logra

las siguientes ventajas:

 Automatizar los procesos operativos.

 Suministrar una plataforma de información para la toma de
decisiones.
 Reducir costos.
 Lograr ventajas competitivas
10 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Conceptos básicos de un ERP

Gráfico 1.1.3 ERP e integración de procesos de las compañías

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP

(por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas
de información que integran y manejan muchos de los negocios
asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de
distribución de una compañía comprometida en la producción de
bienes o servicios.

Las tres características principales que diferencian a un

software de gestión a un ERP son:

 Integración: integra todas los procesos de la empresa

entendiendo las áreas que se relacionan entre si permitiendo
una mayor eficiencia.
 Modularidad: Los ERP toman a cada área de la empresa como
un modulo independiente pero que comparten la información
entre sí mediante la base de datos centralizada y que pueden
integrar y unificar procesos.
11 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 Adaptabilidad: en base a la modularidad y la capacidad de

integración de las distintas áreas de la empresa es posible
adaptar e implementar los módulos que cubran las necesidades
de la empresa. Es decir que tiene una base de datos unificada.
12 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 1.1.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. Los ERP son sistemas transaccionales descentralizados y que

manejan algunos negocios de la compañía. (V/F)

2. Las tres características principales que diferencian a un

software de gestión de un ERP son: Integración, Modularidad,
Adaptabilidad. (V/F)

3. SAP R/3 utiliza un diccionario de datos donde la información de

las distintas áreas de la empresa poseen bases de datos
independientes para cada una de ellas. (V/F)

4. SAP Netweaver es la plataforma tecnológica de SAP R/3. (V/F)

Ejercicio 1.1.2.
Seleccione la opción correcta:

 SAP se divide en 4 componentes de aplicación: Contabilidad

Financiera, Logística, Recursos Humanos y Publicidad &
Marketing.

 SAP se divide en 3 componentes de aplicación.

 SAP es una sola aplicación y por lo tanto no tiene módulos
funcionales.
13 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

Características principales de SAP

 ¿Qué es SAP?
 Características principales de SAP
 Introducción a los Módulos Funcionales
14 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖¿Qué es SAP?

Gráfico 1.2.1 SAP (Sistemas , aplicaciones y procesos)

SAP fue fundada en 1972 en Mannheim Alemania, por cinco antiguos

empleados de IBM con el objetivo de desarrollar software de
aplicación estándar para la gestión empresarial en tiempo real.
SAP es una abreviatura para Sistema, Aplicaciones y Productos
en procesamiento de datos, en inglés "System, Applications and
Products in Data Processing".
Proporciona una completa gama de aplicaciones de software
empresarial y soluciones empresariales para fortalecer cada aspecto
del negocio de una empresa.
15 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Características principales de SAP

Gráfico 1.2.2. Características de SAP

Además de las tres características principales de los ERP mencionadas

en el capitulo anterior SAP cuenta con otros atributos.

 Flexibilidad: Permite utilizar junto con SAP R/3 otros

productos de software de otros fabricantes, utilizando interfaces
con productos de Microsoft, Lotus, Oracle entre otros. También
posee un amplio menú de parametrización (customizing) que
nos permite adecuar el sistema a nuestras necesidades.
Otra herramienta de SAP que nos permite la flexibilidad es el
completo sistema de desarrollo que posee (abap) que permite
crear nuevos programas manteniendo la integración con el
estándar.

 Integración: Todo está integrado en un mismo software que

coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos
los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada
empleado disponer de toda la información necesaria en todo
momento. Los datos deben introducirse una sola vez y el
sistema se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto
de los módulos o programas.

 Sistema abierto: existe la posibilidad de instalar sólo parte del

software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para
luego ir ampliando paso a paso según sus necesidades. Permite
16 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

además la comunicación con terceros (clientes o proveedores

de su empresa

 Moderno y universal. Trabaja con 24 idiomas y permite el uso

de todo tipo de monedas. Las aplicaciones también enlazan sus
procesos empresariales con los de sus clientes y proveedores,
permitiendo integrar a los bancos y otras empresas
colaboradoras dentro de las comunicaciones internas (a nivel
nacional e internacional).

 REAL-TIME: es un sistema "On-line" y en tiempo real diseñado

para cubrir de forma global las necesidades de gestión o
información de corporaciones de tipo medio/grande.

3‖ Aplicaciones de SAP

Gráfico 1.2.3. Aplicaciones SAP

SAP Business Suite consiste en aplicaciones individuales, cada una

de las cuales se centra en un área y están disponibles como una suite
integral o individualmente. Todas las aplicaciones se basan en la
plataforma tecnológica SAP Netweaver, una plataforma de
integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en
17 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

toda la infraestructura de TI y soporta la evolución de SAP Business

Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios.

Aplicaciones y componentes
Las aplicaciones son productos de SAP vistos desde la perspectiva del
cliente, los componentes sin embargo, representan la vista técnica
del software de SAP. Los componentes no son soluciones
empresariales en sí, sólo son bloques técnicos.
La flexibilidad y las amplias opciones de integración y adaptación que
ofrece el software de SAP dan lugar a aplicaciones de e-business de
alto rendimiento, específicas o independientes de la industria.

SAP NetWeaver

Gráfico 1.2.4 – SAP NetWeaver

SAPNETWEAVER es una plataforma tecnológica de SAP que activa las

plataformas empresariales de SAP, interlocutores y clientes. Esta
aplicación y su punto de vista centrado en los procesos son
diferenciadores claves en comparación con los proveedores de
tecnología pura.
18 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

SAP ERP

Gráfico 1.2.5 – SAP ERP

Hoy más que nunca es imperativo garantizar que los procesos

empresariales de una organización estén integrados,
intercomunicados y sean transparentes.
SAP ERP se ha diseñado de modo que las empresas puedan
implementar sólo las funciones empresariales que necesitan mientras
las necesiten. Con SAP ERP, SAP ha fijado un nuevo estándar para
sistemas ERP. Esta aplicación incorpora las soluciones
SAP ERP Financials, SAP ERP Human Capital Management,
SAP ERP Operations y SAP ERP Corporate Services.

SAP ERP Financials

El objetivo de esta solución es utilizar los fondos de una empresa
eficazmente incrementando la rentabilidad a largo plazo.

SAP ERP Human Capital Management

Esta solución abarca todos los aspectos de los recursos humanos,
desde la contratación del personal a la formación, pasando por el
cálculo de la nómina.
19 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

SAP ERP Operations

Proporciona una amplia solución operativa para automatizar y
perfeccionar el aprovisionamiento y la ejecución de la logística, el
desarrollo de productos y la fabricación, las ventas y el servicio.

SAP ERP Corporate Services

Presenta soluciones de servicio para ciclos de vida end-to-end para
gestión de viajes, medio ambiente, salud y seguridad y gestión de
bienes inmuebles.
SAP ERP es la aplicación principal de SAP Business Suite.

Evolución de ERP

Gráfico 1.2.6 – Evolución de ERP

SAP R/3 ha pasado por varios ciclos de release. En cada nuevo

release, las funciones se han ampliado, las aplicaciones se han
optimizado y las interfases con otros componentes de software se
han ampliado. SAP R/3 se desarrollo con ABAP, el lenguaje de
programación de SAP.
SAP ERP Central Component (SAP ECC) es el sucesor de SAP R/3.
Con la tecnología de entrega de paquetes de aplicación, SAP le ofrece
a los clientes nuevos desarrollos y ampliaciones de las
aplicaciones para sus instalaciones de SAP existentes.
20 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Los paquetes de ampliación son opcionales y permiten a las empresas

aprovechar las innovaciones actuales. Cada paquete de ampliación de
SAP proporciona un conjunto de funciones empresariales nuevas o
mejoradas.

SAP Business Suite

Las funciones y soluciones principales de SAP ERP se ven reforzadas y
ampliadas con las siguientes aplicaciones de SAP Business Suite:
SAP Customer Relationship Management
SAP CRM es una aplicación que da prioridad al cliente.
SAP Product Lifecycle Management
Ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto,
calidad y mantenimiento.
SAP Supply Chain Management
SAP SCM se utiliza para planificar y optimizar cadenas logísticas
más allá de los límites de la empresa.
SAP Supplier Relationship Management
Pueden utilizar esta aplicación para el aprovisionamiento con
información acerca de la demanda directamente desde sus
centros de trabajo.

Sectores
SAP también ofrece aplicaciones específicas de sector. Muchos
sectores requieren soluciones que se agrupan y enriquecen de
manera especial con funciones y procesos específicos. SAP satisface
esta necesidad con portafolios de soluciones para sectores.
Hoy en día existen ofertas disponibles para más de 20 sectores. Entre
ellas se incluyen soluciones para: Banca (SAP Banking), Industria
Química (SAP for Chemicals), Sanidad (SAP for Healthcare), petróleo
y gas (SAP for Oil & Gas), Administración Pública (SAP for Public
Sector), Comercio al por menor (SAP Retail), etc.

4‖ Módulos que constituyen SAP

SAP ECC (SAP ERP Central Component) es el ERP de SAP y sucesor
de SAP R/3. A continuación veremos cuáles son los módulos que lo
constituyen.

El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman

el sistema y su correspondiente descripción.
21 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 1.2.7 – Módulos que constituyen SAP

Aunque el curso se encuentre focalizado en el módulo denominado

CO, proveniente de la abreviatura en inglés
de "Controlling" o "Contabilidad de Costos", será de importancia
central conocer los principios básicos de los módulos restantes que la
empresa utiliza y que interactúan permanentemente con éste.

FI - Gestión Financiera

Proporciona una visión completa de las funciones contables y

financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de
generación de reportes para facilitar la toma de decisiones.

CO - Contabilidad de Costos

Se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que

tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como contabilidad
interna de la compañía.

AM - Activos Fijos: se ocupa de la gestión de información de los

bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las
amortizaciones.
22 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

MM - Gestión de materiales (Material Management)

Comprende todas las fases de gestión de materiales: planificación y

control, compras, entrada de mercaderías, gestión de stocks y
verificación de facturas.

SD - Ventas y Distribución (Sales and Distribution)

Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre-venta,

venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios
requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega,
transporte y facturación a los clientes.

PP - Planificación de la Producción

Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es,

definición de procesos, ámbitos y recursos para su desarrollo,
solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y
maquinaria, a [Link]. para satisfacer las necesidades de mano de
obra, control de los ciclos productivos y los recursos involucrados,
entre muchos otros.

PM - Mantenimiento de Planta

Orientado a cubrir todas las actividades de Mantenimiento, dando

soporte a la planificación, programación y ejecución, con énfasis en la
disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal.

HR - Recursos Humanos

Módulo responsable de la planificación de recursos necesarios, el

reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la liquidación de
haberes, el desarrollo del personal y la capacitación.

QM - Control de Calidad (Quality Management)

Este módulo soporta a la compañía a lo largo de todo el ciclo de vida

del producto. Ofreciendo diferentes funciones y servicios para
asegurar la calidad del producto.

PS - Project System

Tanto los grandes proyectos, como la construcción de una fábrica,

como los pequeños proyectos, precisan una planificación de las
diversas actividades detalladas que componen cada proyecto. Este
23 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

módulo garantiza un seguimiento detallado y constante de todos los

aspectos del proyecto.

WF - Workflow

No puede ser considerado un módulo de las características de los

anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización y
control de tareas que facilita y agiliza procesos.
24 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 1.2.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. SAP Netweaver es una plataforma tecnológica de SAP que

activa las plataformas empresariales de SAP, interlocutores y
clientes. (V/F)

2. SAP ERP Human Capital Management es la solución que abarca

los aspectos de finanzas y rentabilidad. (V/F)

3. SAP ERP Financials tiene como obejtivo utilizar lso fondos de

una empresa de forma eficaz incrementando la rentabilidad a
largo plazo. (V/F)

Ejercicio 1.2.2.
De los siguientes marque los módulos que componen SAP ERP:

 SD
 MM
 PO
 PS
 WF
 FI
 CO
 JJ
 JR
 PP
25 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

Estructura de departamentos de administración y

finanzas

 Introducción a la Contabilidad Financiera en SAP

 Unidades Organizativas de Finanzas
26 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Introducción

Gráfico 1.3.1 - Tarea principal de FI

La principal tarea de la contabilidad financiera es presentar una visión

abarcadora e integradora de las demostraciones contables para fines
legales.

Los mayores de la contabilidad operan como un registro completo de

todas las transacciones contables. Es el modelo centralizado y
actualizado para el rendimiento de cuentas.

Las operaciones individuales pueden ser verificadas a cualquier

momento en el procesamiento, en tiempo real, por medio de
documentos originales, partidas individuales y de los movimientos en
el período.
27 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Contabilidad Financiera

Gráfico 1.3.2 – Etapas en Contabilidad Financiera

La figura anterior nos muestra las etapas anteriores a la contabilidad

financiera, ella propiamente dicha y sus etapas posteriores.

3‖ Sub-componentes de la Contabilidad
Financiera

Gráfico 1.3.3 Sub-componentes de FI

28 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La contabilidad financiera se encuentra compuesta por los siguientes

sub-componentes.

 Contabilidad General FI-GL

 Cuentas por pagar FI-AP
 Cuentas por cobrar FI-AR
 Contabilidad de Activos fijos FI-AA
 Impuestos FI-TX
 Tesorería FI-TR
 Administración de Viajes FI-TV

4‖ Estructura Organizacional de FI

Gráfico 1.3.4 Estructura Organizativa

La imagen anterior muestra los niveles organizacionales en el proceso

financiero. Veremos a continuación cada uno de ellos:

Mandante: Es el ambiente de trabajo en el sistema (Producción,

training o desarrollo)

Plan de cuentas: Es la estructura organizacional que se define

utilizando principios contables. El mismo está formado por un
29 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

conjunto de cuentas de Mayor, que servirán para la registración de

flujos de valores.

Sociedad CO: Una sociedad puede incluir una o más empresas. Uno
de los objetivos de una sociedad CO es la elaboración de informes
consolidados para un grupo de empresas.

Sociedad: Entidad legal con contabilidad propia. Es la unidad

organizacional central de la Contabilidad Financiera dentro del
sistema y la menor unidad organizacional para las cual las
demostraciones financieras individuales son creadas de acuerdo con
las exigencias legales relevantes.
División: unidad organizacional de la Contabilidad Financiera que
corresponde a un segmento específico de negocios o área de
responsabilidad en una sociedad. Atiende la necesidad de emisión de
demostraciones contables inter-compañía.
30 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 1.3.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

5. La principal tarea de la contabilidad financiera es presentar una

visión abarcadora e integradora de las demostraciones
contables para fines legales. (V/F)

6. Un subcomponente de FI es FI-PP (V/F)

7. El mandante es el ambiente de trabajo en el sistema (V/F)

8. El Plan de cuentas está formado por una o más empresas para

elaboración de informes para un grupo de empresas (V/F)
31 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 2

Introducción al entorno SAP

Contenido:

Lección 1: ¿Cómo loguearse en el sistema?

Lección 2: Menú de Easy Access y barra de herramientas

Lección 3: ¿Cómo personalizar el entorno?

32 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo:

 Ingresar y salir del sistema

 Herramientas de Navegación
 Ingresar y navegar en una transacción
 Menú de favoritos

En el presente capitulo usted podrá adquirir los conocimientos básicos

de ambientes de trabajo y mandantes para poder comprender como
debe ingresar al sistema SAP para efectuar su trabajo cotidiano.

Una vez comprendido como ingresa al sistema SAP aprenderá la

navegación en el mismo, tanto en su pantalla inicial como en las
diferentes transacciones que desee utilizar, para poder adquirir
herramientas básicas para cualquier tipo de actividad que realice en
el sistema.

Al finalizar este capítulo usted contará con las herramientas

necesarias para comenzar a navegar en el sistema y contar con los
conocimientos básicos para continuar su aprendizaje en la función del
puesto que usted se encuentre y necesite desarrollar en sus tareas
diarias.
33 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

¿Cómo loguearse en el sistema?

 Conceptos básicos de SAP y los ambientes de trabajo

 Usuarios de SAP
 Mandantes
 Ingresar al sistema
 Salir del sistema
34 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Ambientes de trabajo

Gráfico 2.1.1 – Ambientes SAP

Una instalación típica de SAP en una compañía está provista de

principalmente de tres ambientes:

Desarrollo: este ambiente permite a los consultores realizar las

configuraciones del sistema.

Calidad: una vez que el sistema fue configurado en Desarrollo, las

pruebas sobre las configuraciones son realizadas en el ambiente de
Calidad o QA

Producción: luego que la modificación del sistema fue testeada y

aprobada por el usuario clave en Calidad, éstas son enviadas a
Producción, donde los usuarios trabajan día a día para realizar todas
las actividades del negocio.

Cada uno de estos ambientes puede poseer uno o más Mandantes.

El tener múltiples mandantes permiten la segregación de la

información del negocio y a la vez ada uno de estos ambientes puede
poseer uno o más Mandantes. Los usuarios que están creados y
35 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

permitidos para un mandante sólo pueden ingresar al mismo

generándose una segregación de los datos.

A modo de ejemplo podemos ver en el gráfico anterior que el

ambiente de Desarrollo posee tres mandantes: 101 Configuración,
102 SANDBOX y 103 Pruebas de Desarrollo; el de Calidad / QA posee
dos: 210 Pruebas o Calidad y 220 Entrenamiento; y por último el
ambiente de Producción posee solo el 410 de Producción.

2‖ Ingreso al sistema

Gráfico 2.1.2 – SAP Logon PAD

Puede acceder a sistemas SAP con distintos programas de front end

(interfaces gráficas de usuario) con diversos diseños. En esta lección
se explica y demuestra cómo acceder a un sistema SAP a través del
front end general: SAP Logon
36 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

SAP GUI y SAP LOGON

Si bien mencionábamos que se puede acceder a sistemas SAP con

distintos programas de front end; a casi todos los componentes de
SAP, se puede acceder con un programa front end general: la
interface gráfica de usuario SAP, SAP GUI.

El programa SAP GUI conecta el equipo front end con un sistema

SAP concreto. Para iniciar SAP GUI, SAP proporciona otro programa,
SAP Logon. Cuando se llama al SAP Logon, se visualiza una ventana
con una lista de los sistemas SAP para los que se puede iniciar el
proceso de acceso. Esta lista se obtiene de un fichero en el equipo
front end: [Link].

Proceso de acceso al sistema

Gráfico 2.1.3 – Acceso al sistema

Antes de acceder al sistema por primera vez, el responsable del

sistema debe darle una contraseña inicial. Una vez que acceda al
sistema, deberá introducir una contraseña nueva la cual utilizará a
partir de entonces para acceder al sistema.
37 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Navegación por el sistema SAP

Gráfico 2.1.4 – SAP Easy Access

La pantalla SAP EASY ACCESS es la pantalla inicial por defecto de los

sistemas SAP. En la parte izquierda de la pantalla se muestra una
estructura jerárquica en forma de árbol compuesta por los menús
disponibles para el usuario en el sistema SAP.

Estructura de la pantalla

Una pantalla SAP puede contener los siguientes elementos:

Campo de comandos: puede iniciar transacciones directamente si

introduce el código correspondiente en el campo de comandos.
Barra de menús: es la línea superior en cualquier ventana primaria
del sistema SAP. Los menúes visualizados en cada caso dependerán
de la transacción que esté utilizando.
Barra de herramientas estándar: los botones de la barra de
herramientas estándar aparecen en todas las pantallas del sistema
SAP.
38 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Barra de herramientas de transacción: en la barra de herramientas

de transacción se visualizan los botones disponibles en la aplicación
que se está utilizando en ese momento.
Barra de título: muestra el nombre de la función que se está
utilizando en ese momento
Casillas de selección: permiten marcar varias opciones de un grupo
de campos
Botones de selección: sólo permiten marcar una opción
Barra de status: muestra información acerca del status actual del
sistema, como mensajes de advertencia y de error.
Campos de entrada: para ingresar valores.

Veamos a algunos de estos objetos en la pantalla a

continuación:

Gráfico 2.1.5 – Estructura de la pantalla

39 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Menú basado en roles y favoritos

Menú basado en roles

Gráfico 2.1.6 – Menú basado en Roles

SAP ofrece dos formatos de visualización de menús de transacciones,

reports o aplicaciones basadas en WEB:

El menú estándar de SAP

Los menús de usuario basado en roles

Utilización de favoritos

En SAP Easy Access puede crear una lista de favoritos que contenga:

Transacciones
Enlaces a ficheros
Direcciones de Internet
40 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 2.1.7 – Menú de favoritos

La lista de favoritos que en un principio está en blanco, se puede

editar según sus preferencias. Cada usuario sólo puede ver su propia
lista de favoritos.

5‖ Opciones de navegación
Existen varias opciones al navegar por el sistema SAP:

Introducir códigos de transacción en el campo de comandos.

Seleccionar opciones de menú en la barra de menús
Seleccionar opciones de menú en la lista Favoritos o en los menús
de usuario basados en roles.
41 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 2.1.8 – Opciones de navegación

Código de transacción: cada transacción o función tiene asignado una

código de transacción en el sistema. Puede introducir el código de
transacción en el campo de comandos para iniciar la transacción. Es
la forma más directa de iniciar una transacción.

Para conocer el código de una transacción, puede navegar hasta ella

y luego seleccionar Sistema Status.

También puede habilitar el nombre técnico de la transacción desde el

menú Detalles Opciones, como muestra la siguiente pantalla.
42 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 2.1.9 – Visualizar nombre técnico

Menús: los menús permiten buscar una transacción concreta cuando

no se conoce el código de la transacción. Los menús son
desplegables.

Menús de usuario o favoritos: puede parametrizar menús de usuario

o favoritos para ir directamente a las transacciones, funciones y
reportes que utiliza con frecuencia.

Las convenciones siguientes son consejos importantes para

que ahorre tiempo cuando utilice códigos de transacción.

Entrada Resultado

/n Cancela la transacción actual

Inicia la transacción especificada directamente desde otra

/nXXXX
transacción.

/o Visualiza un resumen de los modos.

/oXXXX Inicia la transacción especificada en un modo nuevo.

/nend Finaliza la sesión con una ventana de diálogo de confirmación

/nex Finaliza la sesión sin una ventana de diálogo de confirmación

43 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

/i Borra el modo actual

Barra de status

La barra de status proporciona información general acerca del

sistema SAP y de la transacción o tarea en la que se está trabajando.
A la izquierda de la barra de status se visualizan los mensajes del
sistema. A la derecha, se visualizan tres campos: Uno con
información acerca del servidor, y dos con información acerca del
status.

Gráfico 2.1.10 – Barra de Status

En el extremo izquierdo de la barra de status:

Se identifican mensajes de error

Se identifican otros mensajes del sistema

En el extremo derecho, se visualiza:

Sistema
44 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Mandante
Usuario
Programa
Transacción
Tiempo de respuesta

6‖ Varios modos

Gráfico 2.1.11 – Varios modos

Hay dos formas de abrir más de un sistema SAP:

Con varios programas de acceso al sistema

o con varios modos.
Si utiliza varios modos, podrá abrir varias ventanas a la vez en el
mismo equipo.
45 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

7‖ Salir del sistema

Gráfico 2.1.12 – Salir del sistema

Una vez finalizado el uso del sistema debe salir del mismo para
garantizar que no está usando un modo innecesario. Para salir del
sistema debe seleccionar el icono que aparece en la barra de
herramientas con un círculo de color amarillo con una flecha. Este
icono también se utiliza para subir un nivel, cuando llega a la pantalla
inicial es utilizado para salir del sistema y garantiza que se abandono
el programa correctamente.

Cuando el usuario este avanzando de nivel aparecerá una ventana de

grabado, si se ha olvidado de realizar una grabación de alguna
operación. Al final se debe confirmar la salida al sistema.

8‖ Parametrizaciones personales y datos de

usuario
Tanto la parametrizaciones personales como los datos de usuarios
son aspectos significativos al momento de operar con el sistema SAP.
Como usuario es importante conocer las características que tenemos
en cuanto a la interface del sistema para poder explotar las funciones
del mismo.
46 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Diríjase a la transacción SU3

Gráfico 2.1.13 – Valores propios I

Puede modificar sus datos de usuario como el tratamiento, apellido,

nombre de pila, título, correo electrónico, etc.

Luego en la solapa de valore fijos pude cambiar:

Gráfico 2.1.14 – Valores propios II

47 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 El idioma con el que se loguea a SAP de forma predeterminada

 La representación decimal de los números (puntos, comas, etc),
 La representación de la fecha (formato AAAADDMM,
DDMMAAAA, etc)
 El formato de la hora, 24 horas, 12 AM/PM, etc.
 También en dispositivo de salida puede elegir la impresora por
default que usará.
48 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 2.1.1.
Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. Los ambientes de trabajo y los mandantes es lo mismo. (V/F)

2. Los usuarios finales realizan toda su tarea diaria del trabajo en

el ambiente de control de calidad o testing. (V/F)

3. Los consultores funcionales pueden trabajar tanto en el

ambiente de desarrollo como en el ambiente de control de
calidad o testing. (V/F)

4. Todos los mandantes se encuentran en un ambiente y

comparten todos los datos que se cargan en el sistema. (V/F)
49 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

Descripción del entorno del menú de Easy Access

 Barra de menús
 Barra de herramientas
 Barra de títulos
 Barra de pulsadores
50 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ SAP Easy Access

Gráfico 2.2.1 – SAP Easy Access

La pantalla SAP Easy Access es la pantalla inicial que se visualiza

cuando ingresamos en el sistema. En la misma se encuentran
diferentes barras que proveen diferentes opciones de navegación.
También encontrará en el cuerpo una estructura de Árbol que le
permitirá acceder a los diferentes módulos. A continuación usted
podrá ver la funcionalidad de las diferentes barras y de la estructura
de árbol en SAP.

1. Barra de Menú
2. Barra de Herramientas.
3. Barra de titulo
4. Barra de aplicaciones.
5. Barra de status.
6. Estructura de Árbol
51 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Barra de Menus

Gráfico 2.2.2 – Barra de Menus

Barra de menú en la pantalla inicial de SAP

El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por
las diferentes aplicaciones del sistema. Si bien este menú podrá
cambiar dependiendo en que aplicaciones se encuentre, se
caracteriza por mantener las dos últimas opciones de la derecha fijas.

 Sistema: desde esta opción usted podrá crear o borrar modos,

ver el status de su conexión o desconectar del sistema.
 Ayuda: desde aquí podrá acceder a la ayuda de SAP online

Barra de herramientas

Barra de herramientas en la pantalla inicial de SAP

La barra de herramientas estándar contiene los botones más
comunes para las funciones principales de la navegación tales como
grabar, imprimir, ingresar, etc

Al pulsar este botón

usted accede a la
siguiente pantalla. Es
similar a pulsar
Enter/ok
ENTER., de esta forma
usted chequea los
datos introducidos en
una pantalla.
Aquí podrá introducir
códigos de transacciones
Campo de
o menús de ámbitos
comandos
permitiéndole tener un
acceso más rápido a una
transacción especifica
Al pulsar este botón se
confirma la grabación de
los datos introducidos.
Grabar
Esta función se activa
cuando se encuentra en
una transacción o con un
52 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

documento susceptible de
ser grabado.
Al pulsar aquí le permite
regresar a la pantalla
Volver/ Back anterior sin guardar los
cambios efectuados en la
pantalla actual.
Este botón le permite salir
de la aplicación actual
donde se
encuentre y vuelve a la
Salir/Exit
anterior aplicación. Si se
encuentra en “easy
Access” le propondrá salir
del sistema
Pulsando este botón usted
podrá cancelar la tarea
Cancelar
actual sin guardar los
cambios.
Con esta opción podrá
imprimir la información y
datos que se encuentren
en pantalla. Este icono se
Imprimir activa únicamente cuando
se encuentre en pantallas
donde los datos figuran
en formato de listado
o de tabla.
Le permitirá realizar
Buscar consultas con criterios de
búsquedas
Cuando el resultado de
una búsqueda es múltiple,
esta opción le permite
Buscar siguiente posicionares en el
siguiente valor con los
criterios indicados en el
botón buscar.
En estos botones se
dispone de las opciones:
primera pagina, pagina
arriba, pagina abajo y
última pagina. Estos
botones se activan
Botones de paginación. únicamente cuando se
encuentra en pantallas
con formato de datos en
listas o tablas y le
permitirá colocarse en las
paginas deseadas de los
listados.
Permite abrir hasta 6
pantallas para poder
Modo navegar en el sistema
realizando diferentes
transacciones
53 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Muestra la ayuda online

Ayuda
de SAP.
Permite realizar
configuraciones para la
Opciones técnicas visualización del sistema
en
el puesto de trabajo.

Barra de títulos

Gráfico 2.2.3 – Barra de títulos

Su función principal es mostrarle la descripción de la transacción o

menú de ámbito en curso.

Barra de aplicaciones

Gráfico 2.2.4 – Barra de Aplicaciones

En esta barra se encuentran las opciones básicas para el control de

las aplicaciones. Dependiendo la aplicación actual donde se encuentre
los pulsadores irán variando. Los pulsadores.
54 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 2.2.1.
Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. En la barra de herramientas se encuentran los mismos iconos

que en la barra de aplicaciones porque son la misma barra.
(V/F)

2. La barra de aplicaciones ira activando y desactivando iconos

dependiendo la aplicación donde nos encontremos. (V/F)

3. En la barra de status se puede ver mensajes de error,

advertencia o confirmación del sistema. (V/F)

4. SAP Easy Access es la pantalla inicial desde donde puede

acceder a todas las aplicaciones del sistema. (V/F)

5. En el campo de comando se ingresa el concepto de búsqueda

de una transacción. Eje: “cargar factura”. (V/F)
55 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

¿Cómo personalizar el entorno?

 Métodos para personalizar la interface de usuario

56 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Métodos para personalizar la interface de

usuario

El usuario dispone de varias opciones de personalización que le

ayudarán a parametrizar su entorno de trabajo. Algunas de las cosas
que se pueden hacer son:

Modificar la disposición de la pantalla de SAP Easy Access.

Realizar un seguimiento de su historial de entrada para obtener
Ayuda para entradas.
Visualizar mensajes de status en una ventana de diálogo en vez de
en la barra de status.
Fijar preferencias respecto a la forma de visualización de los datos.
Ajustar el color y la estructura de las pantallas y los campos.

Veamos algunas de estas opciones

Acceda a estas opciones desde el botón de la barra de
herramientas.

Historial

Gráfico 2.3.1 – Historial

57 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La opción Historial ON permite al usuario visualizar las entradas que

ingresó previamente presionando la barra espaciadora en el campo
en cuestión. La figura a continuación muestra un ejemplo para el
campo centro de coste:

Solapa Experto

Gráfico 2.3.2 – Solapa Experto

La opción "Visualizar teclas en todos los cuadros desplegables" que se

visualiza en el recuadro Controles permite visualizar la codificación de
las opciones en un campo que tiene una lista desplegable; mientras
que la opción "Clasificar entradas según clave" ordena dichas
opciones según este código. A continuación se puede visualizar un
ejemplo:
58 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Cuadro desplegable

Gráfico 2.3.3 – Cuadro desplegable

Las opciones en el recuadro de Mensajes hace que se visualice un

mensaje de status en una ventana de diálogo. En el siguiente
ejemplo, se visualiza un mensaje de error, según se tildó la opción
"Ventana diálogo en error":

Solapa Opciones
59 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 2.3.4 – Solapa Opciones

Mensaje de Error

Gráfico 2.3.4 – Mensaje de error

60 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 2.3.1.
Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. El matchcode de ayuda se abrirá presionando el F4. (V/F)

2. Si seleccionamos “Historial ON” se podrán las opciones en clave

con lista desplegable. (V/F)
61 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 3

Conceptos básicos en la Contabilidad Financiera

Contenido:

Lección 1: Estructura básica Organizacional en la Contabilidad

Financiera

Lección 2: Monedas y tipos de cambio

Lección 3: Conceptos de datos maestros y transacciones

Lección 4: Definición de documentos contables

62 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo:

 Definición de la estructura organizativa en la Contabilidad

Financiera.
 Características de las monedas y tipos de cambio.
 Generalidades sobre los datos maestros y transacciones.
 Definición de documentos contables.

En el presente capitulo usted podrá contar con una visión general de

las estructura organizativas que confirman la Contabilidad financiera
y sus usos.

Posteriormente, podrá tratar las características de las monedas y sus

detalles de sobre las cotizaciones.

También veremos las generalidades sobre cómo se estructuran los

datos maestros y la transacciones.

Por último, fijaremos el conocimiento sobre los documentos contables

y como los mismos están estructurados. Yendo desde los detalles de
cabecera como a las características de las posiciones.
63 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

Estructura básica Organizacional en la Contabilidad

Financiera

 Estructuras organizativa de SAP

 Segmentos y centros de beneficios
 Centro de costos y órdenes CO
 Organización de Compras, Centro de compras y almacenes
64 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Elementos Organizativos

Uno de los primeros pasos al implementar aplicaciones SAP es

representar en el sistema SAP las estructuras organizativas
específicas de una empresa. Las unidades organizativas se
proporcionan para funciones de finanzas, logística y gestión de capital
humano. Primero debe analizar las estructuras y procedimientos de
su empresa y luego coordinarlos con las estructuras de SAP.

Mencionemos algunos de estos elementos:

Cliente/Mandante
Sociedad
Centro
Almacén
Organización de ventas
Canal de distribución
Unidad organizativa
Posición

Veamos en la siguiente imagen la estructura de la empresa IDES y

cuáles son los elementos SAP equivalentes:

Gráfico 3.1.1. Estructura Organizativa: terminología

65 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

IDES (International Demonstration and Educational System) es un

sistema de demostración desarrollado y utilizado por SAP. IDES AG
es una empresa dentro del grupo IDES que se dedica a la fabricación.
Trabaja en todo el mundo y cuenta con una serie de subsidiarias. Los
procesos de esta empresa se utilizan durante los cursos de formación
para hacer demostraciones de las soluciones que da SAP.

Estructura Organizativa FI

Gráfico 3.1.2 – Estructura organizativa: FI

Mandante: Es el nivel más elevado en la jerarquía del sistema

mySAP ERP Financials. Las especificaciones o los datos válidos para
todas las unidades organizativas se ingresan en el nivel de Mandante,
lo que elimina la necesidad de que se ingrese esa información más de
una vez (por ejemplo, tipos de cambio).

Sociedad FI: una sociedad representa una unidad financiera

jurídicamente independiente. Los balances contables exigidos por ley
se pueden crear en el nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es
la estructura mínima necesaria en mySAP ERP Financials.

División: Las divisiones son áreas independientes dentro de una

organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.
66 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Constituyen entidades de compensación para las que pueden crear

sus propios cierres con fines internos. Por lo que generan la
posibilidad de generar balances por división.

Estructura organizativa de SAP CO

Gráfico 3.1.3 – Estructura organizativa: CO

La sociedad CO es la unidad organizativa del modulo de Controlling.

Una sociedad CO puede contener una o más sociedades FI con el fin
de poder administrar la contabilidad de gestión (interna) de todas las
sociedades FI que se asocian a ella.

Estas sociedades FI asignadas a una misma sociedad CO podrán

operar en diferentes monedas aunque deberán utilizar el mismo plan
de cuenta operativo.
67 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Centros de beneficios

Gráfico 3.1.4 – Jerarquía Estándar de Centros de Beneficios

Tanto la información del estado de resultados como el balance

necesita que se pueda consolidar por sociedad, línea de negocio a lo
largo de un criterio regional.

Las estructuras que se pueden encontrar para los Centros de

Beneficio son:

Estructura de Centros de Beneficios Regional.

Estructura de Centros de Beneficios Funcional

Estructura de Centros de Beneficios orientada al Producto.

Centros de Beneficio de acuerdo a unidades de Planificación de

Negocio.

La contabilidad de Centros de Beneficios soporta la división de una

compañía en áreas de responsabilidad por definir rentabilidad. Se
puede dividir una compañía de acuerdo los siguientes aspectos:

División geográfica de centros de beneficio (lugares, regiones, etc).

División relacionada al producto de los centros de beneficios

(divisiones, lineas de productos, etc.).
68 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

División funcional de los centros de beneficio (producción, ventas y

distribución, desarrollo, etc.).

También formas mixtas de estas estructuras son posibles. Se puede

optar, por ejemplo, en una estructura del tipo regional basada en
locaciones de negocio y luego subdividido para cada locación en los
productos que se realizan.

Para definir las estructuras de la organización, se crea el registro

maestro del centro de beneficio de forma acorde a la misma. Para
evaluaciones de agregación o alto nivel, se combinan los grupos de
centros de beneficio. La jerarquía estándar es un grupo de centros
de beneficio especial. Además de esto, se puede definir grupos
alternativos.

Se debe definir una estructura de jerarquía de los centros de

beneficios antes que se creen los mismos. Esta estructura se
denomina jerarquía estándar. Ésta es un estructura en forma de
árbol que permite agrupar todos los centros de beneficios que
pertenecen a la misma sociedad CO.

Cuando se crea un centro de beneficios, se lo debe asignar a un área

de jerarquía (un nodo de jerarquía) en la jerarquía estándar. Esto
asegura (en particular para la conciliación) que todos los centros de
beneficios de una sociedad CO se encuentren agrupados en un nodo.

Centros de Costos

Gráfico 3.1.5 – Jerarquía Estándar de Centros de Costos

69 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 3.1.1.
Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. El mandante es el nivel más elevado en la jerarquía del

sistema. (V/F)

2. Una Sociedad CO es la unidad organizativa de CO que puede

contener más e una Sociedad FI. (V/F)

3. El centro de costos es una locación donde los ingresos se

incurren. (V/F)
70 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

Monedas y tipos de cambio

 Tipos de conversión
 Mantenimiento de tipos de cambio
 Factores de conversión
71 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Monedas y tipos de cotización

Gráfico 3.2.1 Moneda y tipos de cotización.

Una clave de moneda debe asignarse a todas las monedas que se

utilizan. La mayoría de las monedas ya están definidas en el sistema
SAP con claves estándar de monedas internacionales. Para cada clave
de moneda se puede fijar una fecha de validez.

Por cada par de monedas, se pueden actualizar varios tipos de

cambio que se diferencian por el tipo de cambio. Los distintos tipos
de cambio pueden utilizarse con distintos fines, como por ejemplo,
para la valoración, la conversión y la planificación.
72 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Factores de conversión

Gráfico 3.2.2 – Factores de conversión.

La relación entre monedas debe actualizarse por tipo de cambio y par

de monedas utilizando los factores de conversión. Normalmente esto
se realiza sólo una vez.

Puesto que la relación entre monedas puede verse considerablemente

influida por la inflación, los factores de conversión se pueden definir
según intervalos de tiempo.
73 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Actualizar tipos de cambio

Gráfico 3.2.3 – Mantenimiento de tipos de cambio

La actualización de tipos de cambio es una tarea continua.

Para reducir el trabajo de actualización, SAP ERP ofrece varias

herramientas. Para cada tipo de cambio puede utilizar una de las
siguientes herramientas:

 Inversión (La inversión es la más antigua de las herramientas

disponibles y actualmente se utiliza muy esporádicamente.)
 Moneda inicial
 Márgenes de cambio
74 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Márgenes de cambio

Gráfico 3.2.4 – Márgenes de cambio

Los márgenes de cambio entre el tipo de cambio preferencial bancario

y la cotización media suelen ser constantes. Si para un tipo de
cambio se registra un margen de cambio en el sistema, sólo debe
actualizarse la cotización media, ya que el tipo de cambio preferencial
se puede calcular sumando o restando el margen de cambio a la
cotización media o de ésta.

Combinación de moneda inicial y margen de cambio:

Una combinación muy eficiente de las herramientas de tipo de cambio

es:

 Utilización de una moneda inicial para la cotización media (M)

 Utilización de los márgenes de cotización para calcular el tipo
de cambio preferencial (B y G)
75 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

5‖ Cotizaciones directas/indirectas de tipos

de cambio

Gráfico 3.2.5 – Cotización directa / indirecta

Todas las aplicaciones y funciones de SAP ERP procesan los tipos de

cambio mediante la cotización directa y mediante la cotización
indirecta. La elección entre definir o comunicar el tipo de cambio con
la cotización directa o indirecta depende del estándar del mercado o
de la operación individual. La utilización de la cotización indirecta no
depende de la aplicación ni del país; afecta a todos los componentes
en los que se utilicen tipos de cambio.

En la cotización directa, una unidad de moneda extranjera se cotiza

para la moneda local, mientras que en la cotización indirecta una
unidad de moneda local se cotiza para la moneda extranjera.
Ejemplo: Moneda local = EUR, moneda extranjera = USD

 Cotización directa: 1 USD = 1,2663 EUR. Una unidad de

moneda extranjera USD equivale a la cantidad visualizada de
unidades de moneda local.
 Cotización indirecta: 1 EUR = 0,7897 USD. Por una unidad de la
moneda local EUR recibirá la cantidad de unidades visualizada
de la moneda extranjera.
76 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Para cada par de monedas puede definir la cotización directa o la

cotización indirecta como la notación estándar del tipo de cambio. Si
el tipo de cambio registrado no tiene la misma cotización que la
cotización estándar configurada aquí, el tipo de cambio se resalta
para mostrar esta diferencia.
77 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 3.2.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. Los factores de conversión nos permiten relacionar las monedas

y sus relaciones de tipo de cambio. (V/F)

2. La cotización se puede registrar de forma directa o inversa.

(V/F)

Ejercicio 3.2.2.
Indique cuáles son los tipos de cambio que conforman los márgenes
de cambio (marque la correcta):

 Vendedor B
 Comprador G
 Fechado F
 Medio M
78 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

Conceptos de datos maestros y transacciones

 Conceptos generales sobre los datos maestros

 Conceptos generales sobre transacciones
79 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Datos Maestros
Los datos maestros son creados de forma centralizada y disponibles
para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados, los datos
maestros tienen también un aspecto organizativo, ya que su
información se organiza en vistas, que a su vez se asignan a
elementos de organización.

El almacenamiento centralizado de los datos maestros implica que los

registros de datos son siempre consistentes, están actualizados y no
son redundantes. La estructura segmentada de los registros
maestros permite representar de forma flexible las diversas
estructuras empresariales implicadas en una operación.

Maestro de clientes

Un maestro de clientes contiene la información clave que define la

relación empresarial entre una empresa y su cliente. Los datos de
sociedad controlan el procedimiento de contabilización y el
tratamiento posterior, por ejemplo pagos y gestión de impagados.
Los datos de área de ventas proporcionan información acerca de
los clientes para dar soporte en procesos empresariales como la
introducción de pedidos, expedición, facturación y el tratamiento de
pagos.

La estructura del maestro de clientes está representada por:

Datos generales

Datos de sociedad

Datos de ventas
80 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 3.3.1 - Datos maestros: Maestro de clientes

Maestro de proveedores

Un maestro de proveedores contiene la información clave que define

la relación empresarial entre una empresa y su proveedor. Los datos
de sociedad controlan el procedimiento de contabilización y el
tratamiento posterior, por ejemplo pagos o retenciones de impuestos,
etc. Los datos de organización de compra proporcionan
información acerca de los proveedores para dar soporte en procesos
empresariales como la introducción de pedidos, verificaciones de
facturas logísticas, etc.
81 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 3.3.2 - Datos maestros: Maestro de Proveedores

La estructura del maestro de clientes está representada por:

Datos generales

Datos de sociedad

Datos de organización de compra

Maestro de materiales

El maestro de materiales contiene toda la información clave que una

empresa necesita para gestionar un material dentro de su
organización. El maestro de materiales define, entre otras cosas,
cómo se vende, fabrica, compra, inventaría, contabiliza, y calcula un
producto. La información del maestro de materiales se agrupa en
vistas, organizadas a su vez por función empresarial.
82 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 3.3.3 - Datos maestros: Maestro de materiales

Registro de personal

Las actas de personal son registros de datos maestros que son

utilizados principalmente por SAP ERP Human Capital Management
(SAP ERP HCM). Estos registros maestros tienen la misma estructura
segmentada básica que los demás registros maestros.
83 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 3.3.4 - Datos maestros: Registro de personal

Las unidades organizativas describen las diversas unidades

empresariales dentro de su empresa. Las diversas unidades
organizativas y las relaciones entre ellas constituyen la estructura
organizativa.

Las funciones se utilizan como descripciones o modelos aplicables a

diversas posiciones que tienen en común necesidades, tareas u otras
características.

Las posiciones son asignaciones de empleados individuales en la

empresa. Las personas ocupan posiciones. Una posición hereda las
características de una función pero también se pueden definir
características adicionales, específicas de la posición.

Mientras que las posiciones son concretas y pueden ser ocupadas por
titulares (ej. secretaria del director de ventas), las funciones son
clasificaciones generales dentro de una empresa (ej. secretaria).

Las personas ocupan posiciones dentro de la estructura organizativa.

Las personas representan empleados dentro de su empresa.
84 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Transacciones
Transacciones. Las transacciones son programas de aplicación que
ejecutan procesos empresariales en el sistema SAP.

Entre los ejemplos se incluyen la creación de pedidos, la modificación

del maestro de clientes o la visualización del informe de listado de
pedidos

Siempre que es posible, los datos maestros se copian durante el

tratamiento de una transacción, con lo que se evita tener que
introducir los datos. Por ej. cuando se ejecuta la transacción Crear
pedido de cliente, el usuario introduce el número del maestro de
clientes y a partir de dicho número el sistema trae toda la
información del cliente relevante para el pedido.

Cuando se trata una transacción, también deben introducirse los

elementos de organización pertinentes. Como ser en el caso de un
pedido de cliente, el mismo se atribuye a un grupo de vendedores en
particular.
85 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 3.3.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. Los registros maestros son siempre consistentes. (V/F)

2. El maestro de cliente consta sólo con datos generales y de

sociedad. (V/F)

3. El dato maestro de proveedores consta de tres segmentos:

datos generales, sociedad y organización de compra. (V/F)

Ejercicio 3.3.2.
Indique cuáles de los siguientes son datos maestros (marque la
correcta):

 Clientes
 Proveedores
 Materiales
 Personal
 Empresas
 Entidades
86 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 4

Definición de documentos contables

 Estructura del documento contable

 Definiciones de cabecera
 Definiciones de posiciones
87 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Definición de documentos contables

Gráfico 3.4.1 – Documentos contables

El sistema SAP funciona a partir del principio de registro de

documentos, por lo cual para cada contabilización se graba por lo
menos un documento. Un documento contable es el resultado de una
contabilización en la Gestión financiera y cada día se generan en la
empresa centenares de documentos financieros. Es decir, los
documentos son el enlace entre la operación y la contabilización en
finanzas. Únicamente se pueden contabilizar los documentos
terminados y a cada contabilización le corresponde mínimamente un
documento.

Cuando el analista contable carga un asiento, un documento contable

se encuentra generando en el sistema un documento denominados
por el sistema documento AB (documento contable) o SA (documento
en cuenta de mayor) o SB (contab. cta. de mayor). En la lección 2 del
presente capitulo se verá detalle con mayor detalle las
denominaciones de los documentos.

Según los principios contables un documento estará finalizado cuando

las partidas del Debe y del Haber equivalgan a cero, habiendo
registrado previamente las imputaciones mínimas designadas por el
sistema. En otros términos habiendo completado los campos
obligatorios requeridos por el sistema para esa determinada
operación contable.

Cada documento se identifica de forma única por los campos:

88 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 Número de documento.
 Sociedad
 Ejercicio.

2‖ Estructura de documentos

Gráfico 3.4.2 – Estructura de documentos

Un documento consta de dos segmentos:

 La cabecera del documento. Contiene datos válidos para todo el

documento. La cabecera del documento está controlada por la
clase de documento.
 Posiciones del documento o partidas individuales. Son el cuerpo
del documento, puede contener entre 2 y 999 posiciones y
corresponden a la información del importe y número de cuenta
como por ejemplo: cuenta contable, código de cliente, código de
proveedor o código de activo fijo y la asignación del debe o el
haber se realiza a través de la clave de contabilización.
89 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Cabecera: Clases de documentos

Gráfico 3.4.3 – Clases de documentos

Recientemente vimos que los documentos contables se estructuraban

en cabecera del documento y en posiciones del documento. La clase
de documentos controlan la cabecera del documento.

Para los documentos contables existen clases de documentos que se

utilizarán para diferenciar las operaciones contables entre si y es por
ejemplo un criterio de selección en los informes relevante es la clase
de documento.

En otras palabras, cuando usted ingresa una contabilización manual

está efectuando un documento contable dentro del sistema, todo
documento contable se identifica por una clase de documento, estas
clases de documentos utilizadas para diferenciar las operaciones
contables determinan lo siguiente:

 Rangos de números para números de documentos.

 Tipos de cuentas permitidas para las contabilizaciones de esa clase
de documentos.
 El status campo de los campos “texto de cabecera de documento”
y “Numero de referencias”
90 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Posición: Clave de contabilización

Gráfico 3.4.4 – Clave de contabilización

La clave de contabilización determina varias cosas:

a) Si la imputación va al Debe o al haber

b) El tipo de cuenta que se permite imputar, para SAP lo tipos o
clases de cuentas son los siguientes:
 S: Cuentas de mayor
 D: Cuentas de deudores o clientes
 K: Cuentas de acreedores o proveedores
 M: Cuentas de Materiales
 A: Cuentas de Activos Fijos

A continuación un listado de las claves de contabilización más

usadas:
Tipo de cuenta Debe Haber
Cuentas de mayor 40 50
Cuentas de deudor 01 11
Cuentas de acreedor 21 31
Cuentas de activos fijos 70 75
Cuentas de materiales 89 99
91 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 3.4.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. Para cada contabilización en el sistema SAP se graban por lo

menos dos documentos. (V/F)
2. La clase de documentos controlan la cabecera del documento.
(V/F)
3. Se definen claves de contabilización para cada clase de cuenta.
(V/F)
4. Para las cuentas de mayor se utilizan claves de contabilización
89 y 99. (V/F)
5. En las transacciones tradicionales se debe completar las claves
de contabilización, para indicar si la cuenta imputa en el debe o
en el haber. (V/F)

Ejercicio 3.4.2
Indique cuales de las siguientes afirmaciones son correctas:

 Las claves de contabilización controlan las posiciones del

documento y determinan: Tipo de cuenta a la que se debe
contabilizar, si la partida se contabiliza como debe o haber.
 Las claves de contabilización controlan las posiciones del
documento y determinan: Si la partida se contabiliza como
debe o haber, El status campo de los detalles adicionales.
 Las claves de contabilización controlan las posiciones del
documento y determinan: Tipo de cuenta a la que se debe
contabilizar, si la partida se contabiliza como debe o haber, el
status campo de los detalles adicionales.
92 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 4

Creación de datos maestros en la Contabilidad

Financiera
Contenido:

Lección 1: Estructura de datos maestros de cuentas de mayor

Lección 2: ¿Cómo crear datos maestros de cuentas de mayor?

Lección 3: Proceso de alta de proveedores en el sistema

Lección 4: Proceso de alta de clientes en el sistema

93 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo:

 Tratamiento de cuentas de mayor.

 Tratamiento de registro de maestro de proveedores.
 Tratamiento de registro maestro de clientes.

En este capítulo usted obtendrá una visión general de los maestros de

las cuentas de mayor, proveedores y clientes.
94 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

Estructura de datos maestros de cuentas de mayor

 Registro maestro de cuentas de mayor

95 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Datos maestros de Cuentas de Mayor

Gráfico 4.1.1 – Cuenta de mayor

Todas las operaciones que se gestionan en la compañía representan

operaciones contables que se reflejan en las cuentas anteriormente
mencionadas como “cuentas de mayor”. Estas cuentas de mayor que
se utilizan en el libro principal reflejaran un activo, un pasivo o un
movimiento del patrimonio neto que se utilizan en la operatoria de la
empresa.

Cada una de estas cuentas de mayor representa el dato maestro de

Mayor y controla la forma en el que el sistema graba y procesa las
operaciones contables.
96 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Estructura de datos maestros de Cuentas

de Mayor

Gráfico 5.1.2 - Estructura de datos maestros de Cuentas de Mayor

Cada uno de estos datos maestros se crean a Nivel Segmento Plan de

cuentas, esto significa que estos datos se pueden consultar
independientemente de la unidad organizativa (sociedad) donde se
encuentre trabajando. En otras palabras, la cuenta de mayor XX
(dato maestro) con la que trabaja la sociedad YYYY es la misma
cuenta de mayor (dato maestro) XX con el que trabaja ZZZZ.

Como se ha mencionado en el capitulo anterior este segmento Plan

de cuentas contiene la información en las siguientes etiquetas:

 Número de cuenta.
 Nombre de la cuenta.
 Campos de control.
 Campos de consolidación.
97 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Segmentos de la cuenta de mayor

Gráfico 4.1.3 – Dato maestro - Segmentos

Como se mencionó en el punto anterior, los datos maestros de las

cuentas de mayor presentan una integración entre distintos módulos
y dependiendo de la implementación también pueden presentar una
integración entre distintas sociedades.

Un dato Maestro de una cuenta de mayor se estructura en dos

segmentos diferentes. Para el dato maestro de una cuenta de mayor
se denomina segmentos a un grupo de campos en diferentes solapas
que tomarán en cuenta las diferentes transacciones en el momento
de ejecución de la transacción.

Los segmentos de un dato maestro de una cuenta de mayor son:

 Segmento Plan de Cuentas: en este segmento se puede crear o

modificar los datos de las cuentas de un plan de cuentas
determinado que puede ser utilizado en una o más sociedad, estos
datos serán comunes para todas las sociedades que se encuentren
utilizando el plan.
 Segmento de Sociedad: en este segmento se puede crear o
modificar los datos de las cuentas específicas para cada empresa.
SI no se encuentra creado el segmento sociedad para una
determinada empresa, esta no podrá utilizar dicha cuenta. Un
claro ejemplo es la moneda en que se configura la cuenta.
98 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Una misma cuenta con un segmento plan de cuentas puede tener

creado uno o más segmentos de sociedad dependiendo cuantas
sociedades utilizan el determinado plan de cuentas y si requieren o
no dicha cuenta.

Gráfico 4.1.4 – Segmento Plan de cuentas

Como ya se ha mencionado anteriormente, el segmento Plan de

cuentas contiene todos los datos globales de la cuenta de mayor y se
comparten en toda el mandante, es decir que contiene todos los
datos comunes en todas las operaciones sin importar en que módulo
se encuentra trabajando el sistema. La información cargada en los
campos correspondientes no varía y es común a todos los módulos y
sociedades en caso de que corresponda.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Tipo/Denominación: En esta solapa se encuentran los campos

correspondientes a nombre de la cuenta, grupo de cuentas y tipo de
cuentas.

Palab. Clv. /Trad.: En esta solapa se encuentran todos los idiomas y

una descripción de la cuenta en los cuales se hayan creado dicha
cuenta.

Información Plan de Cuentas: En esta solapa se encuentra la

fecha en la que fue creada la cuenta y por quien.
99 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.1.5 – Segmento Sociedad

El segmento Sociedad contiene todos los datos específicos y

necesarios para la gestión financiera. Las solapas con sus grupos de
campos específicos que se encuentran en este segmento serán
específicas para cada sociedad. Tenga o no tengan los datos
maestros centralizados entre todas las sociedades, este segmento
define los campos específicos comerciales desde la gestión financiera
para cada sociedad.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Datos de Control: En esta solapa se encuentran campos que

controlarán el ingreso de información de la cuenta creada, control de
cuenta, gestión de cuenta y Joint Venture. Ej de control de cuenta:
Moneda, N° de cuenta alternativo, etc.

Entrada/Banco/Inter.: Creación de documentos, detalles

financieros/bancarios y calculo de interés.

Información Sociedad: En esta solapa se encuentra además de la

fecha en la que fue creada la cuenta y por quien, se visualiza en que
plan de cuentas, sociedad y sociedad CO fue creada.
100 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Grupos de cuentas

Gráfico 4.1.6 - Grupo de cuentas de mayor

Los grupos de cuentas se utilizan para agrupar diferentes tipos de

cuentas contables con los que trabaja una empresa y así poder definir
diferentes criterios. Los grupos de cuentas definen:

 Los rangos de números de cuentas.

 El status de los campos en el registro.

De este modo una empresa podrá tener por ejemplo un rango de

números diferentes para las cuentas del activo que para las cuentas
del pasivo.
101 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 4.1.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. Las operaciones que se gestionan en la compañía representan

operaciones contables que se reflejan en las cuentas de mayor
M. (V/F)
2. Los datos maestros no se pueden consultar
independientemente de la unidad organizativa (sociedad)
donde se encuentre trabajando. (V/F)
3. El segmento Plan de cuentas contiene todos los datos globales
de la cuenta de mayor y se comparten en toda el mandante.
(V/F)
102 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

¿Cómo crear datos maestros de cuentas de mayor?

 Paso a paso como crear una cuenta de mayor en SAP

103 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Crear una cuenta de mayor

Anteriormente aprendimos que la Cuenta de Mayor es un dato

maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un
plan de cuentas. Conoceremos ahora como se deben administrar en
SAP

Utilizaremos para esto la transacción FS00.

Conoceremos cada solapa que debe formar parte de los datos que
contiene una Cuenta de mayor, conociendo sus principales
características:

Solapa Tipo/denominación:

Gráfico 4.2.1 – Tipo/Denominación

Número de cuenta de mayor: El número de la cuenta identifica

unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.

Sociedad: identifica a la sociedad FI en la cual se está creando la

cuenta contable.
104 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Grupo de cuentas: el grupo de cuentas es un característica

clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor
(ejemplo: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Deuda,
etc). Esta característica permite delimitar el rango de numeración de
una cuenta y define qué datos son obligatorios, opcionales u ocultos
en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor,
el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.

Tipo de cuentas: se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en

una de las siguientes clasificaciones:
Balance: identifica a las cuentas patrimoniales
Beneficio: identifica a las cuentas de resultados.

Texto Breve: texto breve que describe a la cuenta de mayor (20

caracteres)

Texto Explicativo: texto largo que describe a la naturaleza de la

cuenta de mayor (50 caracteres)

Solapa Datos de control:

Gráfico 4.2.2 – Datos de Control

Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de

mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la
105 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

moneda local de la Sociedad FI entonces la cuenta podrá recibir

imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una
moneda extrajera entonces las imputaciones que reciba esa cuenta
sólo podrán ser en la moneda especificada.

Categoría Fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para

impuesto o no, o, si es una cuenta de impuestos.

Permite contabilizar s/impuestos: este indicador permite que una

cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de
impuestos a pesar que la cuenta e haya definido como relevante para
impuestos en campo anterior.
Cuenta asociada para clase de cuenta: Cuenta que se utiliza con
los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos.
Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de
manera directa en un asiento contable sino que debe realizar siempre
a través de u dato maestro de proveedor, cliente o activo fijo.

Partidas individuales: la definición de partidas individuales permite

visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor.
Sino se marca este tilde sólo podrán visualizarse los saldos d elas
cuentas pero no sus movimientos.

Gestión de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una

cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el
saldo de una cuenta siempre estará compuesto por las partidas
abiertas.

Solapa entrada / Banco / Intereses:

106 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.2.3 – Entrada / Banco / Intereses

Grupo de Status Campo: permite definir qué imputaciones

adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de
registrar una operación contable. Además define qué campos son
obligatorios, opcionales u ocultos al imputar esta cuenta.

Relevante para el movimiento de caja: este tilde permite

identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las
operaciones de pago.

Banco Propio: es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el

dato maestro de banco proprio. El concepto de Banco Propio y su
utilización lo veremos luego en este manual.

ID Cuenta: en combinación con la clave de banco propio, esta clave

identifica el número de cuenta bancaria.

Solapa Palabra clave / Traducción:

107 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.2.4 – Palabra Clave / Traducción

Esta solapa se utiliza para traducir la denominación e una cuenta

contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma en que se loguee el
usuario es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si
no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se verá en el
idioma en el cual fue ingresado.

Solapa Información Plan de cuentas / Solapa Información

Sociedad
108 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.2.5 – Información Plan de Cuentas y Sociedad

En estas solapas se pueden visualizar cuándo se creó una cuenta de

mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario la
creó.

Podemos visualizar un botón “Docs. Modificación” que mostrará en

caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya
realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que
modificó, cuándo y qué valores poseía antes y después de la
modificación.
109 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 4.2.1
Cree una cuenta de mayor en SAP con el grupo de cuentas y en la
sociedad que le indique su instructor.
110 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

Proceso de alta de proveedores en el sistema

 Estructura de datos maestros de proveedores.

 Características generales de los segmentos.
 Grupo de cuentas de acreedores.
111 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Definición de datos maestros de acreedor

en SAP

Gráfico 4.3.1 – Datos maestros de acreedores en SAP

Todas las operaciones que se gestionan con un proveedor

representan operaciones contables que se reflejan en las cuentas
anteriormente mencionadas como “cuentas de acreedores K”. Estas
cuentas de acreedores (K) que se utilizan en el libro auxiliar de
Acreedores llevan una gestión de partidas individuales y de partidas
abiertas con las cuales se podrá analizar las cuentas corrientes
particulares de cada uno de los proveedores que se utilizan en la
operatoria de la empresa.

Cada una de estas cuentas de acreedores (K) representa el dato

maestro del acreedor y controla la forma en el que el sistema graba y
procesa las operaciones contables.
112 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.2 – Datos maestros de acreedores en SAP

Cada uno de estos datos maestros se crean a Nivel Mandante, esto

significa que estos datos se pueden consultar independientemente de
la unidad organizativa donde se encuentre trabajando. En otras
palabras, la cuenta corriente (dato maestro) de un proveedor XX con
el que trabaja Compras es la misma cuenta corriente (dato maestro)
XX con el que trabaja FI, el proveedor es el mismo contiene el
mismo numero de proveedor.

En el punto subsiguiente veremos cómo SAP estructura los datos

maestros para permitir esta integración entre distintos módulos, es
decir FI-AP, MM, FI- AA, etc. Utilizando el mismo dato maestro y en
algunas implementaciones hasta integra distintas sociedades.
113 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Estructura de datos maestros de

proveedores

Gráfico 4.3.3 – Estructura del dato maestro de acreedor

Como se mencionó en el punto anterior, los datos maestros de

proveedores presentan una integración entre distintos módulos y
dependiendo de la implementación también pueden presentar una
integración entre distintas sociedades.

Un dato Maestro de proveedores se estructura en tres segmentos

diferentes. Para el dato maestro de proveedores se denomina
segmentos a un grupo de campos en diferentes solapas que tomarán
en cuenta las diferentes transacciones de los módulos en el momento
de ejecución de la transacción.

Los segmentos de un dato maestro de proveedores son:

 Segmento General.
 Segmento Sociedad.
 Segmento de Compras.
114 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.4 Segmento de Datos Generales

El segmento general contiene todos los datos globales del proveedor

y se comparten en toda el mandante, es decir que contiene todos los
datos comunes a todas las operaciones sin importar en que modulo
se encuentra trabajando el sistema. La información cargada en los
campos correspondientes no varía y es común a todos los módulos y
sociedades en caso de que corresponda.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Dirección: en esta solapa se encuentran todos los campos

correspondientes a nombre, dirección. Población, cód. postal, etc.

Control: En esta solapa se encuentran dos grupos de campos

referentes a nivel general , por una parte se encuentra un grupo de
campos que se completan en caso de que se utilice compensaciones
entre deudores y acreedores y en un segundo grupo se encuentran
los datos de control fiscal únicos para cada proveedor, ejemplo
identificador fiscal 1 (CUIT , CUIL o DNI en Argentina), identificador
fiscal 2 (Nro. ingresos brutos en argentina), clase de impuesto, ramo
(actividad), etc.
115 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Pagos: en esta solapa se ingresan los datos bancarios del proveedor.

Esta solapa incluyen todos los campos correspondientes a los bancos
del proveedor.

Un dato Maestro de proveedores se estructura en tres segmentos

diferentes. Para el dato maestro de proveedores se denomina
segmentos a un grupo de campos en diferentes solapas que tomarán
en cuenta las diferentes transacciones de los módulos en el momento
de ejecución de la transacción.

Gráfico 4.3.5 Segmento de Datos Sociedad

El segmento Sociedad contiene todos los datos específicos y

necesarios para la gestión financiera. Las solapas con sus grupos de
campos específicos que se encuentran en este segmento serán
específicas para la sociedad con que interactúe el proveedor. Tenga
o no tengan los datos maestros centralizados entre todas las
sociedades, este segmento define los campos específicos comerciales
desde la gestión financiera para cada sociedad. Los datos que se
ingresen en estos campos los verán desde finanzas y serán
relevantes para éste área y no así para el sector de compras.
116 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Gestión de cuenta: en esta solapa se completan los datos

referentes para la contabilidad como cuenta asociada (si desea
repasar el concepto puede regresar a la lección 1 del presente
capitulo), grupo de tesorería, datos fiscales, etc.

Pagos contab. Financ.: En esta solapa deben ingresarse todos los

campos específicos a las condiciones de pago que mantiene el
proveedor con la sociedad específica. Algunos ejemplos son:
condición de pago, vías de pago, banco propio, etc.

Correspondencia contab. Financ.: en esta solapa se ingresa todos

los datos relevantes del proveedor en cuanto a las comunicaciones
formales y automáticas. Se utiliza mayormente si la empresa tiene
implementado la correspondencia automática y reclamaciones.

Retención de impuestos Contab. Financ: En esta solapa deben

ingresarse todas las retenciones a las cuales se encuentra sujeto el
proveedor.

Gráfico 4.3.6 Segmento de Datos Organización de Compra

117 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El segmento de compras contiene todos los datos específicos

necesarios para la gestión de compras. En este punto se verá una
breve descripción de las solapas que conforman el segmento.

Todos los datos que se ingresen en este segmento se encontrarán

relacionados y se tendrán en cuenta para las transacciones
relacionadas con compras. Cuando se crea un segmento de compras
la unidad organizativa corresponde a la organización de compras.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Datos de compras: en esta solapa se completan los datos

referentes a las condiciones generales pactadas con el proveedor en
el grupo de campos “condiciones” como ser: moneda, condición de
pago del proveedor, incoterms, etc. Luego se presentan otros grupos
de campos “datos de ventas” datos de control”, “valores propuestos
de material”, etc.

Función de interlocutor: En esta solapa se ingresan los

interlocutores correspondientes con el proveedor.

3‖ Alta de proveedores

Gráfico 4.3.7 – Transacciones de Alta de Proveedores

118 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Para dar de alta los proveedores se pueden encontrar diferentes

transacciones y depende como se organicen las autorizaciones y los
circuitos en una empresa serán las utilizadas específicamente.

La transacción FK01 “Datos maestros crear” permite crear los

proveedores desde el segmento general y el segmento de gestión
financiera o solo el segmento de gestión financiera.

La transacción MK01 “proveedores compras crear” permite crear los

proveedores desde el segmento general y el segmento de compras o
solo el segmento de compras.

4‖ Grupo de cuentas de Acreedores

Gráfico 4.3.8 - Grupo de Cuentas de Acreedores

Los grupos de cuentas se utilizan para agrupar diferentes tipos de

proveedores con los que trabaja una empresa y así poder definir
diferentes criterios. Los grupos de cuentas definen:
119 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 Los rangos de números de cuentas.

 El status de los campos en el registro.
 Si la cuenta es de un proveedor específico o esporádico.

Gráfico 4.3.9 - Asignación de número

Los rangos de números de cuentas de los proveedores pueden ser de

dos tipos:

 Internos: el sistema asigna un número dentro de un rango al

proveedor cuando se da de alta. Esta asignación es correlativa.
 Externos: el usuario que da de alta el dato maestro asigna un
número externo que puede ser alfanumérico siguiendo algún
criterio específico.
120 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.10 - Status campo del grupo de cuentas

Desde el grupo de cuentas se controla a su vez que campos serán

opcionales, obligatorios o de visualización en el momento de dar de
alta el dato maestro. De este modo por ejemplo podrá controlarse
que la condición de pagos en el segmento deseado sea obligatoria
para los proveedores generales pero No para los proveedores
eventuales. Otro ejemplo podría ser que en el caso de los
proveedores internacionales sea obligatorio las cuentas bancarias y
no así para los proveedores nacionales por los métodos de pago que
presente una compañía.

Cada proveedor que se cree dentro de un grupo de cuentas de

proveedores tendrá por defecto los campos obligatorios asignados a
dicho grupo con su respectivo rango de número ya sea interno o
externo.
121 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.11 - Acreedores Eventuales

Los proveedores eventuales se manejan en un grupo de cuentas

separado. Se denominan proveedores eventuales a aquellos que no
mantienen relaciones comerciales continuas con la empresa sino
esporádicas.

Una de las características principales de los proveedores eventuales

es que el dato maestro no contiene información específica de nombre,
dirección, contacto, etc. Como cualquier proveedor. Estos datos
deberán cargarse únicamente cuando se ingresa una factura con un
proveedor eventual, ejemplo un ticket por un gasto a reintegrar a un
empleado podría derivar en la utilización de un proveedor eventual.

Se pueden crear diferentes datos maestros dentro de los proveedores

eventuales así poder agrupar a los mismos y poder visualizar mejor
los movimientos de estas cuentas. Por ejemplo podría crearse un
dato maestro dentro del grupo proveedores eventuales para aquellos
que presentan factura local y otro dato maestro para los proveedores
eventuales que presentan factura del exterior.
122 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

5‖ Crear el dato maestro del Acreedor en FI

Gráfico 4.3.12 - Crear Dato Maestro

Para crear el dato maestro en FI se debe ingresar a la transacción

FK01 “Dato Maestro Crear” colocando el código de la transacción
(FK01) en la barra de comandos ó mediante la ruta del árbol SAP
Easy Acces  Finanzas  Gestión Financiera  Acreedores  Datos
Maestros  FK01-Crear.

Se debe considerar que esta transacción es la utilizada por el

Administrador de proveedores para realizar el alta de todos los
proveedores sin importar a qué grupo de proveedores pertenece.
123 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.13 - Crear Dato Maestro

Una vez ejecutada la transacción se encuentra con la pantalla que se

visualiza en la imagen superior donde deberá informarse qué tipo de
proveedor se dará de alta y en qué sociedad. Para comenzar a crear
un Proveedor general deberá delimitarse:

Sociedad: Sede en la cual se desea dar de alta al acreedor.

Grupo de cuentas: Grupo al cual es asignado el acreedor.

.
En esta pantalla también se cuenta con la posibilidad de crear con
modelo lo que facilita y agiliza la carga del mismo, si por ejemplo el
dato maestro del proveedor ya se encuentra dado de alta en otra
sociedad y compras le facilita el número de proveedor en esa sede
puede sencillamente copiar los datos indicando el número de
proveedor en el campo Acreedor y la sociedad correspondiente a la
sede que tiene el dato maestro dado de alta. De este modo el sistema
le propondrá todos los datos correspondientes al proveedor ya
establecidos.

Dentro de cada Segmento se encuentran diferentes solapas

conformadas por grupos de campos. Estos campos tendrán diferentes
status (Obligatorio, opcional o de visualización) dependiendo el grupo
124 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

de proveedor al que corresponda. En lo sucesivo se analizará el

status campo de los proveedores generales.

Dentro del segmento general se encuentran tres solapas:

 Dirección.
 Control.
 Pagos.

Gráfico 4.3.14 - FK01 – Segmento Datos Generales

La Solapa Dirección se encuentra conformada por los siguientes

grupos de campos Nombre, Concepto de Búsqueda, Dirección Calle,
Apto Correos y Comunicación como puede verse en la imagen
superior.

Dentro del grupo de campos nombre se encuentran los siguientes

campos:

Tratamiento: En el mismo se indica si el proveedor es una

empresa o una persona física únicamente a modo informativo.
Debe seleccionarse de la lista desplegable.
125 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Nombre: Aquí se debe Ingresar el nombre de la razón social

del proveedor o persona física y corresponde a un campo
obligatorio.

Dentro del grupo de campos Concepto de búsq. se encuentran dos

campos. Estos son utilizados para agilizar las búsquedas tanto en los
informes como en el Match Code. Aquí debe ingresarse los criterios
habituales para realizar las búsquedas la empresa. Muchas veces un
proveedor puede tener un nombre fantasía o siglas que lo identifican
que difieren a su razón social. Ingresando en estos campos la
abreviatura o nombre que lo identifica en el trabajo diario podrá
filtrar en los criterios de selección para encontrar su registro.

Concepto búsq. 1/2: Este campo indica habitualmente el

nombre breve del proveedor.

Dentro del grupo de campos Dirección Calle corresponden a:

Calle/número: se indica la calle del proveedor en el primer

campo y la numeración en el segundo campo.

Código postal/pobl.: indique el código postal en el primer

campo y la población en el segundo campo.

País: Se indica el país del proveedor.

Región: este campo depende de cada país. Por ejemplo para

Argentina la región corresponde a las Provincias, para Brasil o
Usa corresponderá a Estado Federado para Japón la Jefatura,
etc.

Dentro del grupo de campos Comunicación todos los campos

corresponden a Teléfono, teléfono móvil, Fax, mail, extensión,
etc. como puede visualizarse en la imagen superior. Es recomendable
que se completen lo mejor posible estos datos debido a que facilitará
las comunicaciones y el acceso a la información de quien desee
consultar el dato.

Para pasar a la segunda pantalla de control se puede pulsar los

iconos como puede observarse en la imagen 3.1.14.
126 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.15 - FK01 – Segmento Datos Generales - Control

La Solapa de Control se encuentra conformada por los siguientes

grupos de campos Control de cuentas, Información fiscal y datos de
referencia como puede verse en la imagen superior.

El grupo de campos Información Fiscal corresponde a uno de los

datos más relevantes del proveedor y deben completarse:

Nro. ident fis 1: aquí debe indicarse el número de

identificación fiscal propio del acreedor ya sea local o
extranjero. En Argentina puede corresponder a CUIT, CUIL o
DNI en caso de persona física. Para el caso de Perú
correspondería el RUC o el NIT para Colombia. En este campo el
sistema verifica la validez y la NO duplicidad del código según el
país.

Tipo NIF: Aquí se indica el tipo de identificador fiscal utilizado

según el país y proveedor que se encuentre utilizando. En
nuestro ejemplo superior al corresponder a una empresa en
Argentina debe indicarse el código 80 que indica que es un
CUIT.

Nro. ident. Fis. 2: En este campo se indica el número de

inscripción de ingresos brutos para la sede de Argentina, otros
países pueden determinar o utilizar otro numero de
identificador fiscal.
127 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Clase de impuesto: Aquí se indica la clasificación de la

empresa según los criterios fiscales. EN nuestro ejemplo
superior corresponderá a un Responsable Inscripto.
Persona física: Este tilde debe activarse en caso de que el
proveedor sea una persona física.

EL campo ramo representa a una identificación de la actividad

principal económica de la empresa proveedora, puede utilizarse el
ramo para limitar las evaluaciones como por ejemplo determinar el
índice de ramo de acreedores.

Para pasar a la siguiente pantalla de pagos se puede pulsar los

iconos .

Gráfico 4.3.16 - FK01 – Segmento Datos Generales - Pagos

Esta solapa del segmento general presenta todos los campos sobre la
información bancaria del proveedor. Básicamente presenta tres
grupos de campos: Datos bancarios, pagos y receptor alternativo del
pago.
128 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El segmento de Sociedad contendrá las solapas con los grupos de

campos necesarios para toda la información financiera del proveedor
permitiendo de este efectuar correctamente la gestión de AP (Gestión
de proveedores) dentro del modulo de FI (Finanzas).

Las solapas que integran este segmento son:

 Gestión de cuentas.
 Pagos de contabilidad Financiera.
 Correspondencia Contabilidad Financiera.
 Retención de impuestos contabilidad Financiera.

Gráfico 4.3.17 - FK01 – Segmento Sociedad – Gestión de Cuentas

La solapa de Gestión de cuentas se encuentra conformada por los

siguientes grupos de campos: Gestión de cuentas, datos de
referencia y datos propuestos para informes fiscales. Esta solapa
tiene gran relevancia para la gestión de contabilidad y de impuestos
por lo cual la mayoría de sus campos se definen en los grupos como
obligatorios.
129 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El grupo de campos de gestión de cuentas involucra y conecta a la

cuenta corriente directamente con el libro mayor y los campos que se
completan son:

Cuenta asociada: aquí indique la cuenta asociada referente.

Grupo de autorización: este campo se carga si necesario

controlar las contabilizaciones realizada con este cliente.

Grupo de tesorería: indique el grupo de tesorería al cual

corresponde.

Grupo de liberación: Este campo se completa para definir

aprobadores de liberación.

En el grupo de campos Datos de referencia, el campo Nro Cta

anterior se completa cuando los datos maestros de proveedores que
posean el código de proveedor anterior (del sistema utilizado por la
empresa antes que SAP) ya fueron creados en el sistema y subidos al
inicio de la utilización del mismo para evitar la carga manual de los
datos maestros utilizados. Por ende al ser un proveedor nuevo no
debe tener el campo completo.

EL grupo de campos datos propuestos para informes fiscales es

utilizado mayormente para la liquidación de los ingresos brutos
debiendo completar ambos campos de forma obligatoria. Los campos
son:
Cód. De actividad: en este campo se indica la actividad
relacionada al sector del proveedor con la nomenclatura fiscal
correspondiente. EJ: exportación, servicios, capacitación, etc.
Clase de distribución: Mediante este campo es posible tratar
coeficientes regionales distintos para el impuesto sobre ingresos
brutos. La clase de distribución más común en Argentina es el
convenio multilateral.
130 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.18 - FK01 – Segmento Sociedad – Pagos

La solapa de pagos se encuentra conformada por dos grupos de

campos: pagos y pagos automáticos. Esta solapa tiene impacto en el
vencimiento de las facturas y la corrida de pagos automáticos para la
gestión de tesorería.

El grupo de campos pagos involucra al vencimiento de las facturas y

el tratamiento de mora y vencimientos que efectúe la compañía, sus
campos son:

Condición de pago: La condición de pago será la referida y al

momento de cargar un documento contable la condición de
pago saldrá como un valor propuesto.
Grupo de tolerancia: Se utiliza para días de gracia ni calculo
automático de intereses,
Verif. Fra. Doble: Este cuadro siempre debe tildarse. Permite
Activar la verificación de factura doble para que el sistema
controle que no se ingrese dos números iguales de facturas
para el mismo proveedor.
131 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El grupo de campos de pagos automáticos envuelve a toda la

información referente para la corrida de pagos de tesorería, el sector
puede o bien completarlos o modificarlos en función a las necesidades
especificas para el pago. Los campos se describen:

Vías de pago: Este campo identifica los medios para efectuar

pagos automáticos y que permite para abonar al proveedor.
Usted puede asignar una o más vías de pago para el proveedor
que se encuentra dado de alta, de este modo podrá traer las
partidas pendientes del proveedor utilizando una o más vías de
pago en la corrida.
Observación: si al ingresar una factura a pagar se le asigna una
vía de pago al momento que se ejecute el pago automático la
vía de pago del documento tendrá prioridad a la/s ingresada/s
en el dato maestro.

Bloqueo de pago: Este campo le permite bloquear el pago de

cualquier factura del proveedor. Este bloqueo no puede
modificarse desde la corrida de pagos y será necesario ingresar
al dato maestro y modificarlo para restablecer la condición.
Puede seleccionar diferentes motivos de bloqueo.

Rec Alt pago: (Número de cuenta del receptor alternativo del

pago). Depende los procesos de cada compañía, este campo
puede utilizarse para cuando el pago de este acreedor es
recepcionado por otro beneficiario del pago.

Banco propio: Este campo se utiliza cuando deseaos pagar al

proveedor desde un banco propio específico que poseemos en
la empresa.
132 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.19 - FK01 – Segmento Sociedad – Correspondencia.

La solapa de Correspondencia se encuentra conformada por dos

grupos de campos: Datos de Reclamación y Correspondencia. Esta
solapa tiene impacto en los procesos de reclamaciones automáticas

El grupo de campos datos de reclamación es mayormente utilizado

para los datos maestros de clientes y ejecuta la reclamación de pagos
tanto de proveedores como de clientes automático. Las empresas
utilizan este proceso automático cuando se encuentran con grandes
volúmenes de facturación (volumen de cantidad no de importe) la
descripción de los campos son:

Proced reclamación: Este campo indica la clave de

reclamación a la cual aplica el deudor o el acreedor. Una
empresa que utiliza reclamación automática puede utilizar
diferentes procedimientos de reclamación dependiendo como
clasifica a sus deudores o acreedores.

Bloqueo reclamación: en este campo se puede bloquear al

deudor o al acreedor para evitar que se reclame al mismo en
todas sus facturas. Se ingresa la clave de reclamación que
puede ser A, *, etc.
133 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Receptor reclamación: En este campo se ingresa el número

del receptor de la reclamación que corresponda en caso de que
no sea el mismo. Si no se completa este campo, la reclamación
se enviará a la dirección del acreedor a tratar.

Proc. Reclam. Jud.: Fecha del procedimiento de la

reclamación judicial. Indica que la cuenta se halla en un
procedimiento de reclamación judicial. La relación exacta de
esta fecha con la fecha de reclamación carece de importancia
para el control y si se halla ingresada no se considerará al
proveedor para la reclamación. Dicha fecha debe ingresarse
manualmente.

Ultima reclam.: Indica la fecha de la última reclamación. Esta

fecha se ingresa automáticamente en la corrida de la
reclamación.

Nivel reclam: En este campo se indica el nivel de reclamación

de la última reclamación de pago. (El programa de reclamación
actúa por nieles según el importe y las veces reclamadas las
facturas).

Respons. Reclam.: Aquí se ingresa las siglas del responsable

que efectúa la reclamación para imprimirlo en las cartas que le
llegan al deudor o al proveedor. En caso de no completar el
campo se ingresara en la carta el nombre del responsable
(owner) de la cuenta.

Clave agrupación: La clave de agrupamiento se emplea

cuando las partidas abiertas de un deudor o un acreedor no
deben reclamarse conjuntamente, sino que deben escribirse
varias reclamaciones para un grupo de partidas pre definidas.
Generalmente este campo no es utilizado.

El grupo de campos correspondencia gestiona toda la

correspondencia automática que puede tener configurada una
empresa, por ejemplo reclamaciones, notificación de saldos,
verificación de saldos, etc. Los campos que se encuentran son:

Trar. No Cent: cuando este campo se encuentra tildado indica

que la comunicación se mantendrá con la subsidiaria del
proveedor y no con la casa central. Esto es utilizado cuando se
maneja casa central y subsidiaria en proveedores. Las
comunicaciones llegarán únicamente a la subsidiaria.

Extrac cta: Se utiliza este campo cuando se maneja

correspondencia de comunicación de extracto de cuenta.
Indicando la frecuencia el sistema tomará el campo para el
134 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

procedimiento automático de extracto de cuenta al proveedor o

cliente.

Responsable: En este campo se indica el responsable contable

de la compañía que ejecuta la correspondencia automática para
imprimirlo en las cartas de comunicación. También este campo
es tomado en el procedimiento de pagos o reclamación en caso
de que no haya definido otro responsable.

NCta c/acreed.: Aquí se indica nuestro número de cuenta en

el acreedor, es decir nuestro numero de cliente para nuestro
proveedor del dato maestro.

Resp. Acreedor: debe indicarse le nombre o sigla del

responsable de la cuenta del acreedor. El contacto de nuestro
proveedor con el que se mantiene las comunicaciones.

Tel responsable: número de teléfono del responsable en el

proveedor.
Telefax encarg.: número de teléfono/fax del responsable en el
proveedor
Internet Resp.: Direccion de internet del responsable en el
proveedor
Nota interior: se utiliza como comentario de uso interno en la
gestión financiera.

Gráfico 4.3.20 - FK01 – Segmento Sociedad – Ret. Impuestos

135 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La solapa de retención de impuestos se encuentra conformada por

cuadro de retenciones que deberán detallarse una por una. Por
ejemplo podemos cargar las retenciones de:

 Ganancias.
 IBB en Capital Federal, Prov. Bs. As. Y Salta.
 SUSS A empresas de limpieza, seguridad y constructoras.
 IVA: solo por régimen de facturas M. y monotributistas.

Al ingresar el dato maestro del proveedor el analista deberá evaluar:

 Si el proveedor es responsable inscripto, no inscripto o

monotributista.
 Si tiene exenciones impositivas.
 El tipo de actividad del proveedor.
 SI el proveedor tiene algún tipo de embargo por falta de
pago.
 Evaluar sus padrones de rentas.

En función de estas condiciones serán los impuestos a retener al

proveedor y el porcentaje.

Al evaluar al proveedor del ejemplo de la imagen superior se

determinó que no tiene exenciones y que es un responsable inscripto
que presta servicios en Capital y en Prov. Bs. As por lo cual habrá
que determinarle los siguientes campos:

País de retención: AR Por ejemplo para Argentina.

En el cuadro inferior se determina:

Columna tipo de retención la retención (indicador para

tipo de retención): las retenciones que deban efectuarse con
su respectivo indicador. Podría ser por ejemplo que se configure
el indificaodr de Impuestos a las ganancias con GA (Ganancias),
IA (Ingresos Brutos capital federal) e IB (Ingresos Brutos Prov.
De Bs. As).

Columna Indicador retención: este indicador determina el

porcentaje de retención a efectuarse por cada tipo de retención
al proveedor. Este indicador se determina en función al
impuesto a retener. Un ejemplo puede ser en el caso de
Ganancias ( Ind GA ) el indicador de retención G0 indicará que
se retendrá por locación de obras y servicios que corresponde a
un 2 % con un monto mínimo no imponible de 5000$.
136 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Columna Indicador sujeto a retención: Se pueden definir

cantidades de impuestos a retener con su respectivo indicador
de retención (porcentaje) y Tildar la columna sobe el impuesto
identifica que debe retenerse el impuesto mencionado.

Columna NIF: Ingresar el número de CUIT del proveedor.

Columna Nro. de exención: este campo debe completarse si

el proveedor presenta algún tipo de exención impositiva
avalada por el certificado correspondiente donde figura el
numero de la exención.

Columna Exen. % (Porcentaje de exención): Las personas

sujetas a retención pueden estar exentas hasta un porcentaje
específico del 10 al 100 % sobre la retención aquí indicado. El
registro de exención se refiere al importe mismo de la retención
y no al importe sujeto a retención de impuestos.
Habrá que asignar el número de exención otorgada al
proveedor y las fechas de vigencia de dicha exención.

Gráfico 4.3.21 - FK01 – Grabar dato maestro

Al finalizar la carga de datos maestros del acreedor se graba la

operación pulsando el icono obteniendo un número, dependiendo
del grupo de cuentas al que pertenece.
137 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Finalizada esta operación ya se encuentra creado el proveedor

general en el segmento General y el Segmento Sociedad. Este
número de acreedor se le indica al personal de Compras para que se
realice la creación del segmento de compras.

6‖ Crear el dato maestro del Acreedor en MM

Gráfico 4.3.22 - Ingreso a la transacción MK01 – Dato Maestro Crear

Para acceder al alta del segmento de compras se debe ingresar a la

transacción MK01 (dato maestro crear), colocando el código de la
transacción en el cuadro de comandos del Easy Acces o mediante la
ruta del árbol Menú SAP  Logística  Gestión de Materiales 
Compras  Datos Maestros  Proveedor  Compras  MK01-Crear.

Para poder crear el segmento de compras en el proveedor deberá

tener creado el proveedor a nivel general.
138 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.3.23 - Ingreso a la transacción MK01 –Crear

Una vez ejecutada la transacción se encuentra con la pantalla que se

visualiza en la imagen superior donde deberá informarse el proveedor
se dará de alta y en qué organización de compras (unidad
organizativa de MM). Para comenzar a crear un Proveedor a nivel de
compras deberá delimitarse:

Acreedor: Nro. de acreedor que se desea dar de alta en el

segmento de compras.

Organización de Compras: Se indica la organización de

compras a la cual corresponde. El proveedor puede crearse en
una o en varias organizaciones dependiendo el servicio o bien
que este ofreciendo.

Grupo de cuentas: Se utiliza para determinar las

características del maestro del proveedor.

En esta pantalla también se cuenta con la posibilidad de crear con

modelo lo que facilita y agiliza la carga del mismo, si por ejemplo el
dato maestro del proveedor ya se encuentra dado de alta en otra
organización de compras le facilita el número de proveedor en esa
sede puede sencillamente copiar los datos indicando el número de
proveedor en el campo Acreedor y la organización de compra
correspondiente que tiene el dato maestro dado de alta. De este
139 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

modo el sistema le propondrá todos los datos correspondientes al

proveedor ya establecidos.

A continuación se pulsa el icono accediendo a la siguiente pantalla

para comenzar con la carga del acreedor en la organización de
compras.

Como ya se ha mencionado anteriormente dentro de cada Segmento

se encuentran diferentes solapas conformadas por grupos de campos.

Estos campos tendrán diferentes status (Obligatorio, opcional o de

visualización) dependiendo el grupo de proveedor al que corresponda.

Dentro del segmento Compras se encuentran dos solapas:

 Datos de Compras.
 Función de interlocutor.

Gráfico 4.3.24 - MK01 – Segmento Compras – Datos de Compras

La solapa de datos de compras se encuentra conformada por los

siguientes grupos de campos: Condiciones, datos de venta, datos de
control, valores propuestos material y Datos de servicios. Esta solapa
tiene gran relevancia para la gestión de compras, de cargar una
factura con orden de compra se hará desde la transacción MIR7 “Reg.
140 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Prelim. Factura Recibida: Sociedad AR01”. Las facturas son

controladas contra las Ordenes de Compras.

El grupo de campos de Condiciones se compone de los siguientes

campos:

Moneda de pedido: este campo debe completarse con la clave

de moneda a la cual se le solicitan los bienes o servicios al
proveedor. Este criterio lo identifica el sector de compras según
sea su requerimiento por localidad y bien que presentará el
proveedor.

Condición de pago: Modo de pago pautado con el acreedor

con anterioridad. Esta clave es utilizada para órdenes, pedidos
y facturas. La condición de pago puede diferir o no de la
condición de pago ingresada desde el segmento financiero, sea
cual sea el escenario a la hora de cargar el documento el valor
propuesto para la condición de pago dependerá de la
transacción que se encuentre utilizando y el modulo, es decir, la
condición propuesta será propia del modulo en que se
encuentre la transacción.

Incoterms campo 1: Los incoterms establecen reglas

reconocidas a nivel internacional, a las cuales se deben someter
tanto el vendedor como el comprador para poder concluir de
manera exitosa las transacciones comerciales de exportación e
importación. Un ejemplo usual podría ser si la mercadería se
envía por puerto marino podría ser FOB ("Free On Board").
Este campo es opcional

Incoterms campo 2: Información adicional para el incoterm

primario si el incoterm fuera por ejemplo, FOB ("Free on
Board"), el secundario puede ser el nombre del puerto de donde
se efectuará la entrega.

Valor mínimo pedido: Este campo debe completarse si se

mantiene con el proveedor un monto mínimo de pedido
pactado. Es un campo opcional.

Gr Esquema proveedor: Clasificación de proveedor.

Control fecha precio: Controla la fecha que debe aplicarse

para la determinación del precio. por ejemplo, si selecciona la
fecha de entrada de mercancías, al producirse la entrada se
efectuará una nueva determinación del precio y se valorará de
nuevo la posición.
141 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lim Optimiz ped.: El mismo debe completar cuando una

empresa utiliza la función para minimizar los costos de
trasporte, reducir el stock disponible al máximo o conseguir
condiciones de compras más favorables. Son cálculos que se
realizan desde la carga de solicitudes de pedidos.

El grupo de campos de datos de ventas se compone de campos a

modo informativo de nuestro contacto de ventas en el proveedor y
son de status opcionales, se puede ingresar:

Vendedor/a: vendedor o contacto en el proveedor al cual se le

solicita el bien o el servicio.

Teléfono: Teléfono del contacto. Este número de teléfono se

actualiza en el registro maestro de proveedores, y se traspasa
al documento de compras

Cuenta en proveedor: numero de cliente nuestro en el

proveedor.

Gráfico 4.3.25 - MK01 – Segmento Compras – Función interlocutor

Esta solapa es utilizada cuando un proveedor utiliza otro interlocutor

para alguna función específica. Se denomina funciones de
142 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

interlocutor, por ejemplo a la dirección del pedido, el receptor de la

mercadería, el emisor de la factura, receptor del pago, etc.

Luego puede guardar y se crea el nuevo dato maestro en la

organización de compra seleccionada.
.
143 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 4.3.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

4. Gracias a que los datos maestros de cada proveedor se cargan

a nivel mandante, se podrá consultar cuando y cuantas veces
se desee sin importar la sociedad organizativa en donde se
encuentre. (V/F)

5. Los segmentos de un dato maestro de proveedor son 2:

General y sociedad. (V/F)

6. Una de las solapas del segmento General es dirección, donde se

encuentran todos los campos correspondientes a nombre,
dirección. Población, cód. postal, etc. (V/F)

7. El Analista de Cuentas por Pagar crea el proveedor desde la

transacción CK01 (V/F)

8. Los grupos de cuentas definen:

a. Los rangos de números de cuentas. (V/F)
b. El status de los campos en el registro. (V/F)
c. Si es de un proveedor esporádico. (V/F)
d. A qué sociedad pertenece. (V/F)

Ejercicio 4.3.2
Indique cuales de las siguientes afirmaciones son correctas:

 Dentro del segmento general se encuentran tres solapas:

Dirección, Control, Pagos.
 Dentro del segmento general se encuentran dos solapas:
Dirección, Pagos.
 Dentro del segmento general se encuentran tres solapas:
Control, Pagos.
144 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 4

Proceso de alta de clientes en el sistema

 Estructura de datos maestros de proveedores.

 Características generales de los segmentos.
 Grupo de cuentas de clientes.
145 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Definición de datos maestros de clientes en

SAP

Gráfico 4.4.1 – Datos maestros de clientes en SAP

Todas las operaciones que se gestionan con un cliente o deudor

representan operaciones contables que se reflejan en las cuentas
anteriormente mencionadas como “cuentas de deudores D”. Estas
cuentas de acreedores (D) que se utilizan en el libro auxiliar de
Deudores llevan una gestión de partidas individuales y de partidas
abiertas con las cuales se podrá analizar las cuentas corrientes
particulares de cada uno de los proveedores que se utilizan en la
operatoria de la empresa.

Cada una de estas cuentas de clientes (D) representa el dato maestro

del deudor y controla la forma en el que el sistema graba y procesa
las operaciones contables.
146 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.2 – Datos maestros de deudor en SAP

Cada uno de estos datos maestros se crean a Nivel Mandante, esto

significa que estos datos se pueden consultar independientemente de
la unidad organizativa donde se encuentre trabajando. En otras
palabras, la cuenta corriente (dato maestro) de un cliente XX con el
que trabaja Ventas es la misma cuenta corriente (dato maestro) XX
con el que trabaja FI, el cliente es el mismo contiene el mismo
número de cliente.

En el punto subsiguiente veremos cómo SAP estructura los datos

maestros para permitir esta integración entre distintos módulos, es
decir FI-AP, MM, FI- AA, etc. Utilizando el mismo dato maestro y en
algunas implementaciones hasta integra distintas sociedades.

2‖ Estructura de datos maestros de clientes o

deudores
Como se mencionó en el punto anterior, los datos maestros de
clientes presentan una integración entre distintos módulos y
dependiendo de la implementación también pueden presentar una
integración entre distintas sociedades.
147 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Un dato Maestro de deudores se estructura en tres segmentos

diferentes. Para el dato maestro de clientes se denomina segmentos
a un grupo de campos en diferentes solapas que tomarán en cuenta
las diferentes transacciones de los módulos en el momento de
ejecución de la transacción.

Los segmentos de un dato maestro de deudores son:

 Segmento General.
 Segmento Sociedad.
 Segmento de Área de ventas.

El maestro de clientes incluye todos los datos necesarios para tratar

pedidos, entregas, facturas y pagos de cliente. Su información se
comparte entre el departamento de finanzas y el comercial.

Para una mejor comprensión, los datos se agrupan en

categorías: datos generales, datos de la sociedad y datos
comerciales.

Los datos generales son relevantes tanto para el área comercial,

como para el área contable. Se almacenan centralmente (son
específicos del mandante), con el fin de evitar la redundancia de
datos. Son válidos para todas las unidades organizativas de un
mandante.

Los datos de área de ventas son relevantes para el área

comercial. Son válidos para el área de ventas respectiva
(organización de ventas, canal de distribución y sector).

Los datos de sociedad son relevantes para la contabilidad. Son

válidos para la sociedad en cuestión.

Para una mejor visualización de la información, los campos se

agrupan en distintas solapas. Para el caso de los datos generales se
definen las solapas que muestra la figura a continuación:
148 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.4 Segmento de Datos Generales

El segmento general contiene todos los datos globales del cliente y se

comparten en toda el mandante, es decir que contiene todos los
datos comunes a todas las operaciones sin importar en que módulo
se encuentra trabajando el sistema. La información cargada en los
campos correspondientes no varía y es común a todos los módulos y
sociedades en caso de que corresponda.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Dirección: en esta solapa se encuentran todos los campos

correspondientes a nombre, dirección. Población, cód. postal, etc.

Control: En esta solapa se encuentran dos grupos de campos

referentes a nivel general, por una parte se encuentra un grupo de
campos que se completan en caso de que se utilice compensaciones
entre deudores y acreedores y en un segundo grupo se encuentran
los datos de control fiscal únicos para cada proveedor, ejemplo
identificador fiscal 1 (CUIT , CUIL o DNI en Argentina), identificador
fiscal 2 (Nro. ingresos brutos en argentina), clase de impuesto, ramo
(actividad), etc.
Pagos: en esta solapa se ingresan los datos bancarios del cliente.
Esta solapa incluyen todos los campos correspondientes a los bancos
del cliente.
149 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El segmento de datos generales contiene otras solapas con datos

como Marketing, Personas de contacto que ayudan a la información
específica del cliente en todas las sociedades y áreas de ventas.

Gráfico 4.4.5 Segmento de Datos Sociedad

El segmento Sociedad contiene todos los datos específicos y

necesarios para la gestión financiera. Las solapas con sus grupos de
campos específicos que se encuentran en este segmento serán
específicas para la sociedad con que interactúe el deudor. Tenga o
no tengan los datos maestros centralizados entre todas las
sociedades, este segmento define los campos específicos comerciales
desde la gestión financiera para cada sociedad. Los datos que se
ingresen en estos campos los verán desde finanzas y serán
relevantes para éste área y no así para el sector de área de ventas.
150 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Gestión de cuenta: en esta solapa se completan los datos

referentes para la contabilidad como cuenta asociada (si desea
repasar el concepto puede regresar a la lección 1 del presente
capitulo), grupo de tesorería, datos fiscales, etc.

Pagos contab. Financ.: En esta solapa deben ingresarse todos los

campos específicos a las condiciones de pago que mantiene el
proveedor con la sociedad específica. Algunos ejemplos son:
condición de pago, vías de pago, banco propio, etc.

Correspondencia contab. Financ.: en esta solapa se ingresa todos

los datos relevantes del cliente en cuanto a las comunicaciones
formales y automáticas. Se utiliza mayormente si la empresa tiene
implementado la correspondencia automática y reclamaciones.

Seguros: En esta solapa deben ingresarse todas las informaciones

referidas a los seguros con los que trabaja la compañía.
151 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.6 Segmento de Datos Área de Ventas

El segmento área de ventas contiene todos los datos específicos

necesarios para la gestión de comercial. En este punto se verá una
breve descripción de las solapas que conforman el segmento.

Todos los datos que se ingresen en este segmento se encontrarán

relacionados y se tendrán en cuenta para las transacciones
relacionadas con ventas y distribución. Cuando se crea un segmento
de área de ventas la unidad organizativa corresponde al área de
ventas.

Las solapas que se encuentran en este segmento son:

Ventas: en esta solapa se completan los datos referentes a las

condiciones generales pactadas con el cliente en el grupo de campos
“condiciones” como ser: moneda, condición de pago del cliente,
incoterms, etc. Luego se presentan otros grupos de campos “datos de
ventas” datos de control”, “valores propuestos de material”, etc.

Expedición: En esta solapa se ingresan los datos que hacen las

entregas de mercaderías y las condiciones de las mismas con el
cliente (entregas parciales, completas, etc).
152 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Facturación: En esta solapa se ingresan los datos que se tomarán

para la facturación al cliente, como ser condiciones impositivas o
fechas en las que el cliente recibe la facturación.

Función de interlocutor: En esta solapa se ingresan los

interlocutores correspondientes con el cliente.

3‖ Alta de deudores o clientes

Gráfico 4.4.7 – Transacciones de Alta de Clientes

Para dar de alta los clientes se pueden encontrar diferentes

transacciones y depende como se organicen las autorizaciones y los
circuitos en una empresa serán las utilizadas específicamente.

La transacción FD01 “Datos maestros crear” permite crear los clientes

desde el segmento general y el segmento de gestión financiera o solo
el segmento de gestión financiera.
153 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La transacción VD01 “clientes comercial crear” permite crear los

clientes desde el segmento general y el segmento de área de ventas
o solo el segmento de área de ventas.

4‖ Grupo de cuentas de clientes o deudores

Gráfico 4.4.8 - Grupo de Cuentas de Clientes / Deudores

Los grupos de cuentas se utilizan para agrupar diferentes tipos de

proveedores con los que trabaja una empresa y así poder definir
diferentes criterios. Los grupos de cuentas definen:

 Los rangos de números de cuentas.

 El status de los campos en el registro.
 Si la cuenta es de un cliente es específico o esporádico.
154 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Asignación de número

Gráfico 4.4.9 - Asignación de número

Los rangos de números de cuentas de los clientes pueden ser de dos

tipos:

 Internos: el sistema asigna un número dentro de un rango al

cliente cuando se da de alta. Esta asignación es correlativa.
 Externos: el usuario que da de alta el dato maestro asigna un
número externo que puede ser alfanumérico siguiendo algún
criterio específico.
155 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.10 - Status campo del grupo de cuentas

Desde el grupo de cuentas se controla a su vez que campos serán

opcionales, obligatorios o de visualización en el momento de dar de
alta el dato maestro. De este modo por ejemplo podrá controlarse
que la condición de pagos en el segmento deseado sea obligatoria
para los clientes generales pero No para los clientes eventuales. Otro
ejemplo podría ser que en el caso de los clientes internacionales sea
obligatorio las cuentas bancarias y no así para los clientes nacionales
por los métodos de pago que presente una compañía.

Cada cliente que se cree dentro de un grupo de cuentas de

proveedores tendrá por defecto los campos obligatorios asignados a
dicho grupo con su respectivo rango de número ya sea interno o
externo.
156 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.11 - Clientes Eventuales

Los clientes eventuales se manejan en un grupo de cuentas separado.

Se denominan proveedores eventuales a aquellos que no mantienen
relaciones comerciales continuas con la empresa sino esporádicas.

Una de las características principales de los clientes eventuales es

que el dato maestro no contiene información específica de nombre,
dirección, contacto, etc. Como cualquier cliente. Estos datos deberán
cargarse únicamente cuando se ingresa una factura con un cliente
eventual.

Se pueden crear diferentes datos maestros dentro de los clientes

eventuales así poder agrupar a los mismos y poder visualizar mejor
los movimientos de estas cuentas. Por ejemplo podría crearse un
dato maestro dentro del grupo clientes eventuales para aquellos que
presentan factura local y otro dato maestro para los clientes
eventuales que presentan factura del exterior.

5‖ Crear el dato maestro del Cliente en FI

157 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.12 - Crear Dato Maestro

Para crear el dato maestro en FI se debe ingresar a la transacción

FD01 “Dato Maestro Crear” colocando el código de la transacción
(FD01) en la barra de comandos ó mediante la ruta del árbol SAP
Easy Acces  Finanzas  Gestión Financiera  Deudores  Datos
Maestros  FD01-Crear.

Se debe considerar que esta transacción es la utilizada por el

Administrador de clientes para realizar el alta de todos los clientes sin
importar a qué grupo de clientes pertenece.
158 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.13 - Crear Dato Maestro

Una vez ejecutada la transacción se encuentra con la pantalla que se

visualiza en la imagen superior donde deberá informarse qué tipo de
proveedor se dará de alta y en qué sociedad. Para comenzar a crear
un Cliente general deberá delimitarse:

Sociedad: Sede en la cual se desea dar de alta al deudor.

Grupo de cuentas: Grupo al cual es asignado el deudor.

.
En esta pantalla también se cuenta con la posibilidad de crear con
modelo lo que facilita y agiliza la carga del mismo, si por ejemplo el
dato maestro del cliente ya se encuentra dado de alta en otra
sociedad y compras le facilita el número de cliente en esa sede puede
sencillamente copiar los datos indicando el número de proveedor en
el campo Acreedor y la sociedad correspondiente a la sede que tiene
el dato maestro dado de alta. De este modo el sistema le propondrá
todos los datos correspondientes al cliente ya establecidos.

Dentro de cada Segmento se encuentran diferentes solapas

conformadas por grupos de campos. Estos campos tendrán diferentes
status (Obligatorio, opcional o de visualización) dependiendo el grupo
de proveedor al que corresponda. En lo sucesivo se analizará el
status campo de los clientes generales.
159 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Dentro del segmento general se encuentran tres solapas:

 Dirección.
 Control.
 Pagos.

Gráfico 4.4.14 - FD01 – Segmento Datos Generales

La Solapa Dirección se encuentra conformada por los siguientes

grupos de campos Nombre, Concepto de Búsqueda, Dirección Calle,
Apto Correos y Comunicación como puede verse en la imagen
superior.

Dentro del grupo de campos nombre se encuentran los siguientes

campos más importantes:

Tratamiento: En el mismo se indica si el cliente es una

empresa o una persona física únicamente a modo informativo.
Debe seleccionarse de la lista desplegable.

Nombre: Aquí se debe Ingresar el nombre de la razón social

del cliente o persona física y corresponde a un campo
obligatorio.
160 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Dentro del grupo de campos Concepto de búsq. se encuentran dos

campos. Estos son utilizados para agilizar las búsquedas tanto en los
informes como en el Match Code. Aquí debe ingresarse los criterios
habituales para realizar las búsquedas la empresa. Muchas veces un
proveedor puede tener un nombre fantasía o siglas que lo identifican
que difieren a su razón social. Ingresando en estos campos la
abreviatura o nombre que lo identifica en el trabajo diario podrá
filtrar en los criterios de selección para encontrar su registro.

Concepto búsq. 1/2: Este campo indica habitualmente el

nombre breve del cliente.

Dentro del grupo de campos Dirección Calle corresponden a:

Calle/número: se indica la calle del cliente en el primer campo

y la numeración en el segundo campo.

Código postal/pobl.: indique el código postal en el primer

campo y la población en el segundo campo.

País: Se indica el país del cliente.

Región: este campo depende de cada país. Por ejemplo para

Argentina la región corresponde a las Provincias, para Brasil o
Usa corresponderá a Estado Federado para Japón la Jefatura,
etc.

Dentro del grupo de campos Comunicación todos los campos

corresponden a Teléfono, teléfono móvil, Fax, mail, extensión,
etc. como puede visualizarse en la imagen superior. Es recomendable
que se completen lo mejor posible estos datos debido a que facilitará
las comunicaciones y el acceso a la información de quien desee
consultar el dato.
161 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.15 - FD01 – Segmento Datos Generales - Control

La Solapa de Control se encuentra conformada por los siguientes

grupos de campos Control de cuentas, Información fiscal y datos de
referencia como puede verse en la imagen superior.

El grupo de campos Información Fiscal corresponde a uno de los

datos más relevantes del cliente y deben completarse, veamos
algunos de los campos de este grupo:

Nro. ident fis 1: aquí debe indicarse el número de

identificación fiscal propio del deudor ya sea local o extranjero.
En Argentina puede corresponder a CUIT, CUIL o DNI en caso
de persona física. Para el caso de Perú correspondería el RUC o
el NIT para Colombia. En este campo el sistema verifica la
validez y la NO duplicidad del código según el país.

Nro. ident. Fis. 2: En este campo se indica el número de

inscripción de ingresos brutos para la sede de Argentina, otros
países pueden determinar o utilizar otro numero de
identificador fiscal.
162 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.16 - FD01 – Segmento Datos Generales - Pagos

Esta solapa del segmento general presenta todos los campos sobre la
información bancaria del cliente. Básicamente presenta tres grupos
de campos: Datos bancarios, pagos y receptor alternativo del pago.

El segmento de Sociedad contendrá las solapas con los grupos de

campos necesarios para toda la información financiera del cliente
permitiendo de este efectuar correctamente la gestión de AR (Gestión
de Clientes) dentro del modulo de FI (Finanzas).

Las solapas que integran este segmento son:

 Gestión de cuentas.
 Pagos de contabilidad Financiera.
 Correspondencia Contabilidad Financiera.
 Seguros contabilidad Financiera.
163 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.17 - FD01 – Segmento Sociedad – Gestión de Cuentas

La solapa de Gestión de cuentas se encuentra conformada por los

siguientes grupos de campos: Gestión de cuentas, datos de
referencia y datos propuestos para informes fiscales. Esta solapa
tiene gran relevancia para la gestión de contabilidad y de impuestos
por lo cual la mayoría de sus campos se definen en los grupos como
obligatorios.

El grupo de campos de gestión de cuentas involucra y conecta a la

cuenta corriente directamente con el libro mayor y los campos que se
completan son:

Cuenta asociada: aquí indique la cuenta asociada referente.

Grupo de autorización: este campo se carga si necesario

controlar las contabilizaciones realizada con este cliente.

Grupo de tesorería: indique el grupo de tesorería al cual

corresponde.

Grupo de liberación: Este campo se completa para definir

aprobadores de liberación.

En el grupo de campos Datos de referencia, el campo Nro Cta

anterior se completa cuando los datos maestros de cliente que
164 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

posean el código de proveedor anterior (del sistema utilizado por la

empresa antes que SAP) ya fueron creados en el sistema y subidos al
inicio de la utilización del mismo para evitar la carga manual de los
datos maestros utilizados. Por ende al ser un cliente nuevo no debe
tener el campo completo.

Gráfico 4.4.18 - FD01 – Segmento Sociedad – Pagos

La solapa de pagos se encuentra conformada por dos grupos de

campos: pagos y pagos automáticos. Esta solapa tiene impacto en el
vencimiento de las facturas y la corrida de pagos automáticos para la
gestión de tesorería.

El grupo de campos pagos involucra al vencimiento de las facturas y

el tratamiento de mora y vencimientos que efectúe la compañía, sus
campos son:

Condición de pago: La condición de pago será la referida y al

momento de cargar un documento contable la condición de
pago saldrá como un valor propuesto.
Grupo de tolerancia: Se utiliza para días de gracia ni calculo
automático de intereses,

El grupo de campos de pagos automáticos envuelve a toda la

información referente para la corrida de pagos de tesorería, el sector
165 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

puede o bien completarlos o modificarlos en función a las necesidades

especificas para el pago. Los campos se describen:

Vías de pago: Este campo identifica los medios para efectuar

pagos automáticos y que permite recibir el pago del cliente.
Usted puede asignar una o más vías de pago para el cliente que
se encuentra dado de alta, de este modo podrá traer las
partidas pendientes del cliente utilizando una o más vías de
pago en la corrida.

Bloqueo de pago: Este campo le permite bloquear el pago de

cualquier factura del cliente. Este bloqueo no puede modificarse
desde la corrida de pagos y será necesario ingresar al dato
maestro y modificarlo para restablecer la condición. Puede
seleccionar diferentes motivos de bloqueo.

Rec Alt pago: (Número de cuenta del receptor alternativo del

pago). Depende los procesos de cada compañía, este campo
puede utilizarse para cuando el pago de este cliente es
recepcionado por otro beneficiario del pago.

Banco propio: Este campo se utiliza cuando deseamos recibir

el pago del cliente en un banco propio específico que poseemos
en la empresa.

Gráfico 4.4.19 - FD01 – Segmento Sociedad – Correspondencia.

166 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La solapa de Correspondencia se encuentra conformada por dos

grupos de campos: Datos de Reclamación y Correspondencia. Esta
solapa tiene impacto en los procesos de reclamaciones automáticas

El grupo de campos datos de reclamación es mayormente utilizado

para los datos maestros de clientes y ejecuta la reclamación de pagos
tanto de proveedores como de clientes automático. Las empresas
utilizan este proceso automático cuando se encuentran con grandes
volúmenes de facturación (volumen de cantidad no de importe) la
descripción de los campos son:

Proced reclamación: Este campo indica la clave de

reclamación a la cual aplica el deudor o el acreedor. Una
empresa que utiliza reclamación automática puede utilizar
diferentes procedimientos de reclamación dependiendo como
clasifica a sus deudores o acreedores.

Bloqueo reclamación: en este campo se puede bloquear al

deudor o al acreedor para evitar que se reclame al mismo en
todas sus facturas. Se ingresa la clave de reclamación que
puede ser A, *, etc.

Receptor reclamación: En este campo se ingresa el número

del receptor de la reclamación que corresponda en caso de que
no sea el mismo. Si no se completa este campo, la reclamación
se enviará a la dirección del acreedor a tratar.

Proc. Reclam. Jud.: Fecha del procedimiento de la

reclamación judicial. Indica que la cuenta se halla en un
procedimiento de reclamación judicial. La relación exacta de
esta fecha con la fecha de reclamación carece de importancia
para el control y si se halla ingresada no se considerará al
cliente para la reclamación. Dicha fecha debe ingresarse
manualmente.

Ultima reclam.: Indica la fecha de la última reclamación. Esta

fecha se ingresa automáticamente en la corrida de la
reclamación.

Nivel reclam: En este campo se indica el nivel de reclamación

de la última reclamación de pago. (El programa de reclamación
actúa por nieles según el importe y las veces reclamadas las
facturas).

Respons. Reclam.: Aquí se ingresa las siglas del responsable

que efectúa la reclamación para imprimirlo en las cartas que le
llegan al deudor o al proveedor. En caso de no completar el
167 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

campo se ingresara en la carta el nombre del responsable

(owner) de la cuenta.

Clave agrupación: La clave de agrupamiento se emplea

cuando las partidas abiertas de un deudor o un acreedor no
deben reclamarse conjuntamente, sino que deben escribirse
varias reclamaciones para un grupo de partidas pre definidas.
Generalmente este campo no es utilizado.

El grupo de campos correspondencia gestiona toda la

correspondencia automática que puede tener configurada una
empresa, por ejemplo reclamaciones, notificación de saldos,
verificación de saldos, etc. Los campos que se encuentran son:

Trar. No Cent: cuando este campo se encuentra tildado indica

que la comunicación se mantendrá con la subsidiaria del cliente
y no con la casa central. Esto es utilizado cuando se maneja
casa central y subsidiaria en proveedores. Las comunicaciones
llegarán únicamente a la subsidiaria.

Extrac cta: Se utiliza este campo cuando se maneja

correspondencia de comunicación de extracto de cuenta.
Indicando la frecuencia el sistema tomará el campo para el
procedimiento automático de extracto de cuenta al proveedor o
cliente.

Responsable: En este campo se indica el responsable contable

de la compañía que ejecuta la correspondencia automática para
imprimirlo en las cartas de comunicación. También este campo
es tomado en el procedimiento de pagos o reclamación en caso
de que no haya definido otro responsable.

NCta c/acreed.: Aquí se indica nuestro número de cuenta en

el acreedor, es decir nuestro numero de cliente para nuestro
cliente del dato maestro.

Resp. Acreedor: debe indicarse le nombre o sigla del

responsable de la cuenta del acreedor. El contacto de nuestro
cliente con el que se mantiene las comunicaciones.

Tel responsable: número de teléfono del responsable en el

cliente .
Telefax encarg.: número de teléfono/fax del responsable en el
proveedor
Internet Resp.: Direccion de internet del responsable en el
proveedor
Nota interior: se utiliza como comentario de uso interno en la
gestión financiera.
168 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.20 - FD01 – Segmento Sociedad – Seguros

La solapa de seguros permite la carga de datos referidos a los

seguros de los clientes.
169 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.21 - FD01 – Grabar dato maestro

Al finalizar la carga de datos maestros del deudor se graba la

operación pulsando el icono obteniendo un número, dependiendo
del grupo de cuentas al que pertenece.
Finalizada esta operación ya se encuentra creado el deudor general
en el segmento General y el Segmento Sociedad. Este número de
acreedor se le indica al personal de Comercial para que se realice la
creación del segmento de área de ventas.

6‖ Crear el dato maestro del Acreedor en SD

170 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.22 - Ingreso a la transacción VD01 – Dato Maestro Crear

Para acceder al alta del segmento de área de ventas se debe

ingresar a la transacción VD01 (dato maestro crear), colocando el
código de la transacción en el cuadro de comandos del Easy Acces o
mediante la ruta del árbol Menú SAP  Logística  Comercial 
Datos Maestros  Interlocutor comercial Cliente  Crear  VD01-
Crear.
171 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 4.4.23 - Ingreso a la transacción VD01 –Crear

Una vez ejecutada la transacción se encuentra con la pantalla que se

visualiza en la imagen superior donde deberá informarse el cliente se
dará de alta y en qué área de ventas (unidad organizativa de SD).
Para comenzar a crear un Cliente a nivel de compras deberá
delimitarse:

Deudor: Nro. de cliente que se desea dar de alta en el

segmento de ventas.

Área de ventas: Se indica el área de ventas a la cual

corresponde. El área de ventas se compone de una organización
de ventas, un canal de distribución y un sector.

Grupo de cuentas: Se utiliza para determinar las

características del maestro del cliente.

En esta pantalla también se cuenta con la posibilidad de crear con

modelo lo que facilita y agiliza la carga del mismo, si por ejemplo el
dato maestro del cliente ya se encuentra dado de alta en otra
organización de compras le facilita el número de cliente en esa sede
puede sencillamente copiar los datos indicando el número de
proveedor en el campo Deudor y el área de venta correspondiente
172 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

que tiene el dato maestro dado de alta. De este modo el sistema le

propondrá todos los datos correspondientes al cliente ya establecidos.

A continuación se pulsa el icono accediendo a la siguiente pantalla

para comenzar con la carga del acreedor en el área de ventas.

Como ya se ha mencionado anteriormente dentro de cada Segmento

se encuentran diferentes solapas conformadas por grupos de campos.

Estos campos tendrán diferentes status (Obligatorio, opcional o de

visualización) dependiendo el grupo de clientes al que corresponda.

Dentro del segmento Área de ventas se encuentran tres solapas:

 Ventas.
 Expedición.
 Factura.
 Func. Interlocutor.

Gráfico 4.4.24 - VD01 – Segmento A. Ventas – Ventas

La solapa de datos de ventas se encuentra conformada por los

siguientes grupos de campos: orden y determinación de
precios/estadística.
173 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El grupo de campos de Orden se compone de los siguientes campos:

Moneda: este campo debe completarse con la clave de moneda

a la cual se le asignará a los pedido los bienes o servicios
creados con el cliente.

Grupo clientes: Clasificación de clientes.

El grupo de campos de determinación de precio/estadística se

compone de campos que nos ayudan a la gestión de pedidos de
clientes y su determinación de precios:

Grupos precios: configuración para precios de cliente.

Esquema de cliente: fija la determinación de precios en los

pedidos de cliente.

Gráfico 4.4.25 - VD01 – Segmento A. Ventas – Expedición

La solapa de datos de expedición se encuentra conformada por los

siguientes grupos de campos: Expedición y Entregas parciales.

El grupo de campos de Expedición se compone de alguno de los

siguientes campos:
174 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Condición de expedición: el campo correspondiente fija la

forma en que se expide la mercadería al cliente (urgente, de
forma normal, etc).

Centro suministrador: el campo correspondiente fija el centro

desde el cual los pedidos que refieren a este cliente van a
tomar el stock a consumir.

El grupo de campos de Entregas parciales se compone de alguno de

los siguientes campos:

Entrega completa obligatoria: el campo si se marca indica

que el cliente no permite entregas parciales de ningún estilo.

Entrega parcial: el campo correspondiente fija los tipos de

entrega parcial que el cliente permite.
.

Gráfico 4.4.26 - VD01 – Segmento A. Ventas – Factura

La solapa de datos de factura contiene los siguientes grupos de

campos: Factura, Condiciones de entrega y pago, Contabilidad e
Impuestos.

El grupo de campos de Factura se compone de alguno de los

siguientes campos:
175 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Fechas de facturación: Es el calendario que maneja el cliente

en el que puede recibir las facturas

Rappel: Determina si el cliente acuerda contratos para

descuentos en base a rappel

El grupo de campos de Condiciones de entrega y factura se compone

de alguno de los siguientes campos:

Condición de pago: Modo de pago pautado con el cliente con

anterioridad. Esta clave es utilizada para órdenes, contratos,
pedidos de venta, etc. La condición de pago puede diferir o no
de la condición de pago ingresada desde el segmento
financiero, sea cual sea el escenario a la hora de cargar el
documento el valor propuesto para la condición de pago
dependerá de la transacción que se encuentre utilizando y el
modulo, es decir, la condición propuesta será propia del modulo
en que se encuentre la transacción.

Incoterms campo 1: Los incoterms establecen reglas

reconocidas a nivel internacional, a las cuales se deben someter
tanto el vendedor como el comprador para poder concluir de
manera exitosa las transacciones comerciales de exportación e
importación. Un ejemplo usual podría ser si la mercadería se
envía por puerto marino podría ser FOB ("Free On Board").
Este campo es opcional

Incoterms campo 2: Información adicional para el incoterm

primario si el incoterm fuera por ejemplo, FOB ("Free on
Board"), el secundario puede ser el nombre del puerto de donde
se efectuará la entrega.

El grupo de campos de Contabilidad se compone de alguno de los

siguientes campos:

Grupo de imputación: ayuda en la interfase de SD – FI para

la determinación de cuentas que necesita contabilidad para
registrar las facturas de cliente en el documento contable
correspondiente.

El grupo de campos de Impuestos se compone de alguno de los

siguientes campos:

Tipo de impuesto: se coloca aquí los impuestos a los que el

cliente debe fijar sus condiciones.
176 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Clase de impuesto: se coloca aquí la determinación

correspondiente sobre le impuesto.

Gráfico 4.4.27 - VD01 – Segmento A. Ventas – Func. Interlocutor

Esta solapa es utilizada cuando un cliente utiliza otro interlocutor para

alguna función específica. Se denomina funciones de interlocutor, por
ejemplo el solicitante, el destinatario de la mercadería, el destinatario
de la factura, Responsable del pago, etc.

Luego puede guardar y se crea el nuevo dato maestro en el área de

ventas seleccionada.
177 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 5

Conceptos de Contabilidad
Contenido:

Lección 1: Conceptos básicos de documentos contables

Lección 2: Registro de operaciones contables

178 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo

 Documentos contables y sus características

 Registración y características de documentos contables.

En este capítulo usted obtendrá una visión general sobre los

documentos contables y sus características

También, aprenderá sobre las registraciones contables básicas en la

contabilidad financiera.
179 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1:

Conceptos básicos de documentos contables

 Definición de documentos.
 Estructura de documentos.
 Asientos modelos
 Contabilización de asientos manuales.
180 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Definición de documentos contables

Gráfico 5.1.1 – Documentos contables

El sistema SAP funciona a partir del principio de registro de

documentos, por lo cual para cada contabilización se graba por lo
menos un documento. Un documento contable es el resultado de una
contabilización en la Gestión financiera y cada día se generan en la
empresa centenares de documentos financieros. Es decir, los
documentos son el enlace entre la operación y la contabilización en
finanzas. Únicamente se pueden contabilizar los documentos
terminados y a cada contabilización le corresponde mínimamente un
documento.

Cuando el analista contable carga un asiento, un documento contable

se encuentra generando en el sistema un documento denominados
por el sistema documento AB (documento contable) o SA (documento
en cuenta de mayor) o SB (contab. cta. de mayor). En la lección 2 del
presente capitulo se verá detalle con mayor detalle las
denominaciones de los documentos.

Según los principios contables un documento estará finalizado cuando

las partidas del Debe y del Haber equivalgan a cero, habiendo
registrado previamente las imputaciones mínimas designadas por el
sistema. En otros términos habiendo completado los campos
obligatorios requeridos por el sistema para esa determinada
operación contable.

Cada documento se identifica de forma única por los campos:

181 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 Número de documento.
 Sociedad
 Ejercicio.

2‖ Estructura de documentos

Gráfico 5.1.2 – Estructura de documentos

Un documento consta de dos segmentos:

 La cabecera del documento. Contiene datos válidos para todo el

documento. La cabecera del documento está controlada por la
clase de documento.
 Posiciones del documento o partidas individuales. Son el cuerpo
del documento, puede contener entre 2 y 999 posiciones y
corresponden a la información del importe y número de cuenta
como por ejemplo: cuenta contable, código de cliente, código de
proveedor o código de activo fijo y la asignación del debe o el
haber se realiza a través de la clave de contabilización.
182 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Cabecera: Clases de documentos

Gráfico 5.1.3 – Clases de documentos

Recientemente vimos que los documentos contables se estructuraban

en cabecera del documento y en posiciones del documento. La clase
de documentos controlan la cabecera del documento.

Para los documentos contables existen clases de documentos que se

utilizarán para diferenciar las operaciones contables entre si y es por
ejemplo un criterio de selección en los informes relevante es la clase
de documento.

En otras palabras, cuando usted ingresa una contabilización manual

está efectuando un documento contable dentro del sistema, todo
documento contable se identifica por una clase de documento, estas
clases de documentos utilizadas para diferenciar las operaciones
contables determinan lo siguiente:

 Rangos de números para números de documentos.

 Tipos de cuentas permitidas para las contabilizaciones de esa clase
de documentos.
 El status campo de los campos “texto de cabecera de documento”
y “Numero de referencias”
183 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Posición: Clave de contabilización

Gráfico 5.1.4 – Clave de contabilización

La clave de contabilización determina varias cosas:

c) Si la imputación va al Debe o al haber

d) El tipo de cuenta que se permite imputar, para SAP lo tipos o
clases de cuentas son los siguientes:
 S: Cuentas de mayor
 D: Cuentas de deudores o clientes
 K: Cuentas de acreedores o proveedores
 M: Cuentas de Materiales
 A: Cuentas de Activos Fijos

A continuación un listado de las claves de contabilización más

usadas:
Tipo de cuenta Debe Haber
Cuentas de mayor 40 50
Cuentas de deudor 01 11
Cuentas de acreedor 21 31
Cuentas de activos fijos 70 75
Cuentas de materiales 89 99
184 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 5.1.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

6. Para cada contabilización en el sistema SAP se graban por lo

menos dos documentos. (V/F)
7. La clase de documentos controlan la cabecera del documento.
(V/F)
8. Se definen claves de contabilización para cada clase de cuenta.
(V/F)
9. Para las cuentas de mayor se utilizan claves de contabilización
89 y 99. (V/F)
10. En las transacciones tradicionales se debe completar las
claves de contabilización, para indicar si la cuenta imputa en el
debe o en el haber. (V/F)

Ejercicio 5.1.2
Indique cuales de las siguientes afirmaciones son correctas:

 Las claves de contabilización controlan las posiciones del

documento y determinan: Tipo de cuenta a la que se debe
contabilizar, si la partida se contabiliza como debe o haber.
 Las claves de contabilización controlan las posiciones del
documento y determinan: Si la partida se contabiliza como
debe o haber, El status campo de los detalles adicionales.
 Las claves de contabilización controlan las posiciones del
documento y determinan: Tipo de cuenta a la que se debe
contabilizar, si la partida se contabiliza como debe o haber, el
status campo de los detalles adicionales.
185 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2:

Registro de operaciones básicas

 Registraciones contables manuales.

 Tratamiento de las transacciones para asientos.
186 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Contabilización de un Asiento Manual

Gráfico 5.2.1 - Selección de la Transacción.

El administrativo contable puede realizar una contabilización de un

asiento manual mediante dos transacciones:

 Transacción FB50 “Registrar documentos cuenta de mayor”

 Transacción F-02 “Entrar apunte de cuenta de mayor”

La transacción FB50 “Registrar documentos cuenta de mayor” es

utilizada únicamente para la contabilización de Cuentas Contables.

La transacción F-02 “Entrar apunte de cuenta de mayor: Datos de

cabecera”, en cambio, mediante el CME (Cuenta de Mayor Especial)
permite contabilizar en cuentas de Proveedores y Clientes.
Otra de las diferencias que existen entre estas transacciones es que
la FB50 “Registrar documentos cuenta de mayor: Sociedad AR01” es
una transacción Enjoy, este tipo de transacciones tiene la
particularidad de trabajar y desplazarse en toda la ventana y carga
del documento en una sola pantalla.
187 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Ingreso a la transacción FB50

Gráfico 5.2.2 - Ruta Principal.

Para ingresar a la transacción FB50 (Registrar Documento Cuenta de

Mayor) el analista contable debe colocar el código de la transacción
en el campo de comandos ó puede acceder a la transacción mediante
la ruta del árbol Menú SAP->Finanzas->Gestión Financiera->Libro
Mayor->Contabilización->FB50-Registrar documento cuenta de
mayor.

3‖ Contabilización de un asiento manual en la

transacción FB50
188 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.3 - Solapa Datos Básicos

Una vez ingresado a la transacción FB50 (Registrar documento

cuenta de mayor) En la cabecera de documentos se encuentra con
dos solapas: datos básicos y detalles.

En la solapa datos base se completan los siguientes campos:

Fecha de Documento: Día de creación del documento

Moneda: Clave de la moneda en la que se gestionan los importes

Fecha contabilidad: Fecha con la que un documento entra en la

contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.

Referencia: El número de documento de referencia puede contener

el número de documento en el interlocutor comercial. Sin embargo,
este campo también puede estar rellenado de otra forma.

Texto cabecera documento: Se colocan aclaraciones que tienen

validez para todo el documento.

Clase documento: La clase de documento sirve para clasificar los

documentos contables y controlarán entre otras cosas el rango de
números para ese documento, este campo es obligatorio.

Número multisociedad: En la entrada de documentos

multisociedades se generan varios documentos en diferentes
sociedades.
189 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Número de tienda: La sucursal es una unidad organizativa asignada

a una sociedad. Refleja el nivel en el cual se encuentra asignado el
número del comprobante en Argentina.

Páginas: Cantidad de paginas utilizadas.

Sociedad: Clave que identifica una sociedad.

Gráfico 5.2.4 - Solapa Detalle

En la Solapa “DETALLE” se encuentran los siguientes campos:

Tipo de cambio: se utiliza en caso de que se esté contabilizando en
una moneda diferente a la local. Existen tres opciones de
tratamiento:

 El TC del día, el sistema lo toma por defecto.

 Ingresar el valor deseado.
 Ingresar una fecha determinada para utilizar su
cotización.

Calculo impuestos: si se encuentra tildado el sistema calcule

automáticamente los impuestos (sobre el monto bruto).
190 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.5 - Posiciones del Documento.

En las Posiciones se encuentran los siguientes campos:

Cuentas contables: aquí ingresa la cuenta de contabilización, puede

buscar por el matchcode en caso de que sea necesario.

Debe o Haber: aquí selecciona la clave de contabilización que se

encuentra enmascarada, recuerde que en una transacción tradicional
corresponde a 40 de de una cuenta de mayor y 50 Haber de una
cuenta de mayor.

Importe moneda de documento: aquí se ingresa el importe en la

moneda que corresponde, en caso de que sea diferente a la moneda
local el sistema completará la columna importe de contabilización
considerando el tipo de cambio.

Impuestos: deberá completarse en caso de que la cuenta sea

relevante para impuestos.

Imputación de costos: aquí deberá ingresarse según corresponda

el sector correspondiente en la columna determinada. Centro de
costo, elemento PEP, centro de beneficio u orden CO.
191 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Antes de grabar la contabilización se debe pulsar el icono “simular”

que se encuentra en la barra de aplicaciones y corroborar que el
saldo entre las dos columnas es cero.

Al pulsar el icono “Contabilizar” el sistema envía un mensaje de

confirmación en la barra de status con el rango de números 29
debido a la clase de documento SA “Documento cuenta de Mayor”.

4‖ Navegación en la transacción FB50

Gráfico 5.2.6 - Crear una Variante de Entrada.

Dentro de la transacción, aparte de la contabilización específica

pueden realizarse diferentes actividades que le permitirán ejecutar
sus tareas diarias con mayor agilidad. Algunas de las operaciones
que pueden realizarse en la navegación son:

1. Crear una variante de entrada: se utiliza para delimitar una

vista individual de la transacción según los campos que necesita
en el trabajo diario.
Para ello debe, mediante la ruta en la barra de títulos Tratar-
>Variante de Entrada->Crear Variante de entrada. Crear una
variante donde se encuentren las diferentes columnas y establecer
el orden de las mismas en el cuerpo del documento, según sea
necesario. Con sólo pulsar el botón izquierdo del mouse en la
192 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

columna y arrastrarlo sin soltar hasta la ubicación deseada, el

analista contable podrá reorganizar las columnas en el cuerpo del
documento. (Características de una transacción Enjoy).

Gráfico 5.2.7 - Guardar Modelo de Imputación.

2. Guardar modelo de imputación: Con el mismo fin del punto

anterior (Mejorar rendimiento por puesto de trabajo) el analista
contable podrá guardar un modelo de asiento contable que
utilizará en varias oportunidades a lo largo de los períodos
contable en la compañía.

Para ello debe, crear el asiento y mediante la ruta en la barra de

títulos Tratar-> Modelos de Imputación->Grabar Modelo de
Imputación. Guardar el asiento donde se encuentren las diferentes
cuentas de Mayor, columnas y establecer el orden de las mismas
en el cuerpo del documento, según sea necesario. Con sólo pulsar
el botón izquierdo del mouse en la columna y arrastrarlo sin soltar
hasta la ubicación deseada, el analista contable podrá reorganizar
las columnas en el cuerpo del documento. (Características de una
transacción Enjoy).
193 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.8 - Visualizar modelos de trabajo.

3. Visualizar modelos de trabajo: Se puede visualizar tanto las

Variantes de Entrada como los Modelos de Imputación creados.
Para ello, como muestra la imagen superior, puede pulsar el icono
“modelos trabajo en”. Al pulsar aquí se abre a la izquierda un árbol
con carpetas para encontrar las variantes de entrada, los modelos
de imputación y los documentos retenidos que se han creado.

Pulsando dos veces con el botón izquierdo del mousse en la

variante de entrada ó en el modelo de imputación, el sistema
traerá el asiento contable creado con anterioridad.
194 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.9 - Cambio de Sociedad.

4. Cambio de sociedad: en caso de que se requiera cambiar de

sociedad, como se visualiza en la imagen superior, podrá pulsando
el Icono “Sociedad” cambiar de sociedad, a través del
matchcode el sistema abrirá una lista con las diferentes
sociedades.

Al cambiar la sociedad se limpian todos los campos que haya

completado y deberá volver a ingresar los valores..
195 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.10 - Resumen de Documento.

5. Simulación del documento: Una vez finalizado y antes de

contabilizarlo, se puede simular el asiento contable para
corroborar que no haya ningún error, pulsando el icono
“Simular”. Para poder simular el documento el mismo debe estar
compensado, es decir, el debe y el haber debe ser cero.

El sistema mostrará las cuentas de mayor utilizadas, pero en vez de

mostrar si imputa en las columnas del debe o haber lo realiza con las
claves de contabilización:

40 Debe para cuentas contables.

50 Haber para cuentas contables.
196 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.11 - Simulación en el Libro Mayor.

6. Simulación en el libro mayor: Como se visualiza en la imagen

superior, mediante la ruta en la barra de título
Documento>Simular Libro Mayor el sistema muestra el asiento
contable en el Libro Mayor. A diferencia de la simulación anterior,
en caso de que el sistema haya efectuado una partición del
documento automática se vera reflejado en esta simulación.
197 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.12 - Registrar de forma preliminar

7. Registrar preliminarmente: al registrar un documento

preliminarmente el sistema aparte un numero de documento y si
bien no se contabiliza en el sistema el mismo podrá visualizarse en
informes. Se utiliza mayormente cuando:

a. Si por algún motivo debe suspender la creación del asiento

para luego continuarla o modificarla
b. Por procesos contables solo contabiliza definitivamente el
responsable Contable luego de verificar que los asientos se
han creado correctamente.

Para contabilizar
preliminarmente debe pulsar el icono
“Registrar de forma preliminar”. De este modo
el sistema creará un documento con clase de documento SA
“Documento Cuenta de Mayor” con rango de números 29
198 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.13 - Opciones de Tratamiento.

8. Opciones de tratamiento: estas opciones se utilizan con

frecuencia para personalizar las transacciones que se utilizan y
poder visualizar campos particulares. Algunas de las opciones que
nos permiten son:

a. Contabilizar documentos solo en moneda local.

b. Visualización de la clase de documento.
c. Ignorar propuesta de Sociedad.
d. Documentos sin operaciones CME.

Como se visualiza en la imagen superior el analista contable podrá,

pulsando el icono “Opciones de Tratamiento”, pre-
fijar valores para el uso diario.
199 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Ingreso a la transacción F-02

Gráfico 5.2.14 - Acceso a la F-02.

Se accede a la transacción ingresando el código F-02 en el cuadro de

comando del Easy Access en la barra de herramientas o a través de
la ruta del árbol Easy Access->Finanzas->Gestión Financiera->Libro
Mayor->Contabilización-> (F-02) Contabilidad General.

Esta transacción corresponde a una transacción tradicional de SAP y

a diferencia de la FB50 “Registrar documento cuenta de Mayor” los
campos de la cabecera y de las diferentes posiciones del documento
se irán completando pantalla por pantalla.
200 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

5‖ Contabilización de un asiento manual en la

transacción F-02

Gráfico 5.2.15 - Campos de la cabecera de documento.

Como se mencionó anteriormente a diferencia de la transacción FB50,

que solo permite utilizar cuentas contables de mayor, la F-02 permite
cargar a una cuenta de clientes o proveedores, o utilizar incluso el
CMEs.

Para cargar el documento deben completarse los siguientes campos

de la cabecera del documento:

Fecha de documento: fecha del ticket o comprobante con formato

[Link]

Fecha de contabilización: fecha donde se contabiliza el

comprobante con formato [Link].

Clase de documento: se utiliza la clase de documento SA

(Documento Cuenta de Mayor).

Text. Cab. Doc: detalle del comprobante físico.

201 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.16 - Campos de la primera posición.

En los campos de la primera posición debe completarse:

Clvt: clave de contabilización, debe completarse al debe, para las

cuentas de mayor corresponde la clave 40.

Cuenta: cuenta de mayor. En el ejemplo superior se observa que el

usuario ha ingresado la cuenta 117001 (Anticipo de Sueldos).

Luego se presiona enter y el sistema abre la pantalla para cargar los

restantes campos de la posición:

Importe: valor del comprobante.

En la parte inferior de la pantalla se encuentra la clave de

contabilización y cuenta de la siguiente posición.
202 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.17 - Campos de la segunda posición.

En estos campos de la segunda posición deberá ingresar:

Clvct: clave de contabilización 50 “Cont. Haber”

Cuenta: En la posición número 2 se coloca la cuenta de mayor

111052 “Banco Santander Cta. Cte. Salida”.

Presiona enter y se abre la pantalla con el detalle de la segunda

posición donde se debe ingresar:

Importe: ingresa el importe o correspondiente o directamente

ingresa * y el sistema completa con el valor que balancea.

CEBE: aquí el analista como se vio anteriormente ingresa el centro de

beneficios en este caso es Estructura.

Luego puede ir al resumen del documento pulsando el icono

“Visualización resumen de Documento” y visualizar las posiciones del
documento.
203 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.17 - Resumen de documento.

Para guardar el documento pulse el icono ”Contabilizar” el

sistema enviará un mensaje de confirmación en la barra de status
con el número de documento creado.

6‖ Navegación en la transacción F-02

204 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.19 - Transacción F-02.

Pulsando el icono “Documento Apartado” que se encuentra en la

barra de aplicaciones el analista contable podrá terminar de
contabilizar un documento inconcluso debido a la fasta de información
o de tiempo, el sistema a dicho documento le asigna un número de
documento que junto con el nombre de usuario se identificará al
documento.

Como se visualiza en la imagen superior en la barra de aplicaciones

de los documentos apartados se encuentran:

Borrar: Borra el documento seleccionado.

Tratar: Permite modificar los valores cargados en el documento.

Lista de Documentos: Crea un listado de los documentos

apartados.

Registrar: Muestra el documento seleccionado.

205 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.20 - Selección Modelo de Imputación.

Como se visualiza en la imagen superior el analista contable podrá

pulsando el icono “Mod. Imputación” utilizar una posición o
posiciones de asientos contables creados con anterioridad. Colocando
el código del modelo de imputación o si no lo recuerda pulsando el
matchcode.
206 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.21 - Modelo de Imputación.

En la imagen superior observamos que el analista contable seleccionó

el modelo de imputación “Dif_cbio C”, lo único que debe hacer es
colocar el importe ya que la clave de contabilización y la cuenta de
mayor están indicadas anteriormente.

Gráfico 5.2.22 - Contabilizar con Modelo.

207 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1. Pulsando el icono que se encuentra ubicado en

la barra de aplicaciones el analista contable podrá realizar
asientos contables para revertir la contabilización con otro
documento. Es decir que la cuenta de mayor que había
imputado en el Debe ahora imputará en el Haber y viceversa.

Gráfico 5.2.23 - Entrada Rápida.

2. Pulsando el icono el analista contable podrá

realizar la contabilización de un asiento contable mejorando los
tiempos, ya que esta función le permitirá “Pegar” celdas con
valores desde una planilla Excel Ej.: Cuentas contables, CeCo,
Elemento pep, Orden.
208 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 5.2.24 - Navegación en las Posiciones del documento.

AL igual que la transacción FB50, la transacción F-02 tiene una serie

de herramientas que facilita su navegación.

1. Pulsando los iconos “Posición anterior y Posición siguiente” el

analista contable navegará entre las posiciones del documento.

2. Pulsando el icono “Copiar Posición” el sistema duplica la

posición creada.
209 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 5.2.1
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. La clave de contabilización 40 imputa al Debe para cuentas

contables. (V/F)
2. Una vez que ingreso a la transacción para realizar una
contabilidad podrá seleccionar la sociedad. (V/F)
3. Mediante “Opciones de tratamiento” el analista contable podrá
personalizar la transacción según sus necesidades. (V/F)

Ejercicio 5.2.2
Indique cuales de las siguientes afirmaciones son correctas:

 El administrativo contable puede realizar una contabilización de

un asiento manual mediante una única transacción FB50.
 El administrativo contable puede realizar una contabilización de
un asiento manual mediante dos transacciones FB50 y F-02.
 El administrativo contable puede realizar una contabilización de
un asiento manual mediante dos transacciones F-02.
210 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 6

Control de contabilizaciones
Contenido:

Lección 1: Control de modificación de documentos

Lección 2: Anulación de documentos

Lección 3: Condiciones de Pago

211 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo:

 Detalles sobre modificación de documentos.

 Anulación de documentos contables.
 Condiciones de pago en los documentos y maestros.

En este capítulo usted obtendrá una visión general la modificación de

documentos contables: campos permitidos de modificación tanto a
cabecera como a nivel de posición.

En este capítulo usted, también, podrá tener una visión global sobre
la anulación de los documentos contables y las transacciones que
facilitan este procedimiento.

Al finalizar, adicionalmente se verá los registros de las condiciones de

pago y el efecto que tienen las mismas sobre los vencimientos de las
partidas deudoras y acreedoras.
212 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

Control de modificación de documentos

 Modificación de documentos a nivel cabecera y posición

213 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Modificar documentos
Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin
embargo, dependiendo de la configuración sólo son modificables
algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel
cabecera y a nivel de posiciones.

La transacción que utilizaremos es la FB02.

La primera pantalla que aparece por default es la correspondiente al

Resumen de Documento, presionando el ícono de Datos de Cabecera
accederemos a la venta que permite la modificación de los datos de
cabecera. Aquí, los datos que pueden modificarse son el campo de
referencia y el texto de cabecera.

Gráfico 6.1.1 – Modificación de campos de cabecera

A nivel posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas

contables, Importes e imputaciones adicionales. Los datos que
habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el
campo texto de posición, la condición de pago y otros campos que
están parametrizados como modificables. Para acceder a la pantalla
de modificación se deberá hacer doble click sobre la posición del
documento.
214 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

El sistema habilitará los campos modificables, una vez finalizados los

cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios
tomen efecto.

Gráfico 6.1.2 – Modificación de campos de posición

2‖ Modificar Documento por posición

En SAP, un documento es posible modificarlo a través de sólo su

posición.

La transacción que nos permite modificar los documentos por posición

habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección
para que sólo nos habilite las posiciones que cumplen determinadas
características. Luego de acceder, el procedimiento de modificación
es el mismo que en la transacción FB02.

La transacción para modificación por posición es la FB09.

215 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 6.2.3 – FB09

El sistema habilitará los campos modificables, una vez finalizados los

cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios
tomen efecto.
216 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 6.1.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. En cabecera del documento es posible modificar la referencia y

el texto de cabecera. (V/F)

2. Todos los campos se pueden modificar en las posiciones de los

documentos contables. (V/F)

3. La transacción FB09 permite la modificar la posición específica

de un documento. (V/F)
217 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

Anulación de documentos

 Detalles sobre la anulación de documentos contables.

218 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Anulación de documentos

Gráfico 6.2.1 – Anulación de documentos

Es importante entender que SAP no elimina los documentos

contables. En casos de error y que se desee anular un documento
SAP no los elimina sino que genera un contra asiento o reversión de
la contabilización.

Al anular un documento se debe indicar un Motivo de Anulación que

explica el motivo por el cual se ha decidido realizar la anulación del
documento. El motivo de anulación también controla la fecha de
registración de la anulación.

El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes

motivos de anulación:

01 Anulación en Periodo Actual: registra la anulación del

documento con la misma fecha del documento original que se está
anulando.

02 Anulación en el Período Anterior: este motivo de anulación

obligar a especificar una fecha de contabilización, la cual debe
encontrase en un período abierto. Esta modalidad de anulación se
219 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un

período contable cerrado. De esta manera el documento original se
encontrará en un período contable y el asiento de anulación en otro
período.

2‖ Anulación individual
Para anular un documento deberemos ir a la transacción FB08

Gráfico 6.2.2 – anular un documento

En la transacción se deberán ingresar los datos claves que identifican

el documento contable a anular y el motivo de anulación. Si es 01 no
es necesario cargar la fecha de contabilización, no así si es 02.

Se debe grabar para registrar la anulación deseada.

En la cabecera de ambos documentos queda registrado que se refiere

a una anulación.
220 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 6.2.3 – Anulación dato en cabecera

1‖ Anulación Masiva
SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular
masivamente siempre que todos los documentos puedan llevar el
mismo motivo de anulación. Para realizar la anulación en masa
debemos ir a la transacción F.80
221 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 6.2.4 – Anulación masiva F.80

Podemos utilizar un rango de números para filtrar como condición,

una clase de documento, etc.

Podemos ejecutar el programa en modo test y luego ejecutarlo en

modo real.
222 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 6.2.1.
Especifique si las siguientes definiciones son verdaderas o falsas:

1. La anulación de documentos no elimina documentos. (V/F)

2. El motivo de anulación 01 permite anular solo en el período en

curso. (V/F)

3. El motivo de anulación 02 permite anular en cualquier período

aún cuando esté cerrado.. (V/F)
223 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

Condiciones de pago

 Detalles sobre las condiciones de pagos para clientes y

proveedores.
224 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Definición de las condiciones de pago

Gráfico 6.3.1 – Definición de las condiciones de pago

Una condición de pago representa un acuerdo establecido con clientes

y proveedores en forma de tipos de descuento y plazos de pago.
Éstas suministran información a tesorería y gestión de pagos (SAP-
FI). Solemos adjudicar esta información en los datos maestros de
clientes y proveedores y SAP la recoge en las facturas de clientes y
proveedores de los módulos SAP-SD y SAP-MM. También luego es
posible registrar los documentos o modificarlos cargando las
condiciones de pago que deseemos.

En toda condición de pago hay que definir el vencimiento y los días

de pago o cobro.
225 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Días y vencimiento

Gráfico 6.3.2 – Días y vencimientos

Pongamos un ejemplo. Tenemos un cliente con el que hemos

acordado el pago de facturas bien en el día 20 bien en el día 25 del
mes y con un vencimiento de 60 días. Para ello existen definiciones
de condiciones de pago con día fijo y con meses adicionales

3‖ Condición de pago a plazos

226 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 6.3.3 – Condición de pago a plazos

Imaginemos que el importe de una factura debe dividirse en importes

parciales con diferentes vencimientos. Por ejemplo, un proveedor al
cual le hacemos un primer pago inmediato por un tercio del valor de
la factura, un segundo pago a los 30 días por un tercio del valor de la
factura y un tercer pago a los 60 días por el resto.

En este caso se usa una condición de pago a plazos que en cada

cuota contiene una condición de pago para cada cuota (1er cuota con
condición de pago inmediata, 2da cuota de condición de pago a 30 y
3er cuota con condición de pago a 60 días).

Cuando se usada esta condición al grabar el documento el sistema

registra tres partidas en vez de una para el cliente o proveedor, cada
una de ellas con la condición de la cuota.
227 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 7

Pagos y Reclamaciones
Contenido:

Lección 1: Pagos Manuales

Lección 2: Pagos automáticos

Lección 2: Reclamación Automática

228 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo

 Pagos Manuales Totales, Parciales y por el Resto.

 Pagos Automáticos.
 Reclamación automática de clientes

En este capítulo usted obtendrá una visión sobre las operaciones de

pagos manuales.

La generación de pagos parciales y por el resto en la contabilidad de

acreedores.

Adicionalmente podremos realizar pagos automáticos y controlarlos.

Por último se trata el proceso de reclamación de deuda a los clientes.

229 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1

Pagos Manuales

 Pagos Manuales F-53.

 Pagos Parciales.
 Partida por el resto.
 Compensación de partidas.
230 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Pagos Manuales por Totales

A través de este procedimiento tendremos como objetivo pagar una

factura por el importe de ésta

Iremos a: Finanzas → Gestión Financiera → Acreedores →

Contabilización →
Salida de pagos → F-53 Contabilizar

Gráfico 7.1.1. – Transacción F-53

Introducimos los datos en los campos que sean necesarios.

Fecha de doc: se coloca la fecha del documento

Clase de doc: Se coloca obligatoriamente la clase de documento con

la que se va a contabilizar el pago, de forma estándar es KZ.

Sociedad: la sociedad que realizará el pago.

T/C: Tipo de cambio para cuando se registran importes en otra

moneda y no se desea tomar el cambio de la fecha.
231 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Moneda: Moneda en la que se va a contabilizar el documento.

Fecha de Contab.: Fecha de contabilización

Cuenta: Cuenta de mayor por la que hacemos el pago pagadora

(cuenta del banco)

Importe: Importe pagado por el banco en la moneda especificada

más arriba

Gastos: Si desea contabilizar los gastos bancarios de la transacción

Importe ML: Importe en moneda local

Gastos ML: Gastos en Moneda Local No

Fecha valor: Fecha valor del pago. Fecha en que efectivamente

saldrá el dinero de nuestra cuenta bancaria.

Asignación: Este campo sirve como referencia a otros documentos

Cuenta: Introducir el Nº de cuenta del proveedor al que se está

realizando el pago

Clase de cuenta: Tipo de cuenta (K)

Indicador CME: Indicar aquí algún indicador CME en el caso de que

queramos relacionar alguna operación / apunte CME con el pago

Otras selecciones: Botones que sirven para seleccionar las partidas

a las que queremos cargar el pago.

Pulsar el botón Tratar PAs.

Si hemos pedido hacer alguna selección con el campo otras

selecciones, nos aparecerá la pantalla siguiente pidiéndonos los
valores para esa selección. En el ejemplo de la pantalla se ha
marcado el campo otras selecciones en importe y queremos
seleccionar solo aquellas partidas cuyo monto sea igual a 1000 Ptas.

Pulsamos:
232 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.1.2. – Tratar PAs

Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el

pago. Las partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo Bruto
aparece en azul. Para ver todas las partidas seleccionadas utilizar los
botones RE PÁG y AV PÁG.

Para marcar o desmarcar una partida, hacer doble clic sobre el campo
del monto de aquella partida que queremos pagar.

Seguimos la ruta: Documento → Simular

SAP nos presentará el documento resumen:

233 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.1.3. – Simular Documento

Si estamos de acuerdo con la contabilización, pulsamos GRABAR. SAP

grabará el documento respondiéndonos con el Nº de documento con
que lo ha contabilizado.

2‖ Pagos Parciales y por el Resto

234 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.1.4. – Pago Parcial y Partida por el Resto

Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP.

Partidas por el resto y pagos parciales. La primera se distingue de la
segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno
nuevo por el monto que queda aún por pagar mientras la segunda no
cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la
cuenta del proveedor por el monto pagado.

Pagos por Resto:

El objetivo del pago por el resto es cancelar un viejo documento
contable al hacer un pago parcial y crear uno nuevo por el monto
que resta aún por pagar

Para esto iremos a:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización →

Salida de pagos → F-53 Contabilizar

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una

partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR

Nos situamos en la pestaña: Partidas resto

235 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Nos aparece la siguiente pantalla:

Gráfico 7.1.5. – Partida resto

Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto será la

cantidad que nos queda por pagar y será la cantidad que va a quedar
plasmada en la nueva partida como un nuevo documento que
aparecerá como deuda con nuestro proveedor.

Esta cantidad puede ser modificada a mano (útil en el caso de que

imputemos un pago a varias facturas). Para poder contabilizar será
necesario que el campo importe entrado sea igual al campo asignado
más el campo diferencias (en caso de que se produzcan).

Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos

aparecerá el documento contable.
236 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.1.6. – Simular Documento

En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer

doble clic en ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos
pedirá que rellenemos el campo TEXTO para que posteriormente
podamos identificar todas las partidas que han sido creadas
mediante pagos por resto).

Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello

habremos terminado el apunte contable.

Pagos Parciales:
El objetivo principal es contabilizar un pago parcial sobre una factura
pero dejando ambas partidas abiertas, la factura y el pago.

Descripción del procedimiento:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización

→Salida de pagos → F-53 Contabilizar

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una

partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR
Nos situamos en la pestaña: Pagos parciales
237 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botón

GRABAR y aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul.

Hacemos doble clic sobre éstas para corregir aquellos campos que e
nos solicite.

Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos

responderá indicándonos que ha creado un nuevo documento que
recoge el pago parcial.

NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todavía queda por

compensar la partida abierta y los pagos parciales.

Existen dos formas de hacer esto:

1. Con el último pago parcial, no hacemos un pago por parcial sino

un pago normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y
todos los pagos parciales) y contabilizamos el documento. De
esta forma SAP compensa los todos los pagos parciales y la
factura.
2. Hacemos el último pago parcial como todos los pagos parciales.
Cuando hemos hecho el último, debemos compensar todos
estos con la factura.

Para ello debemos seguir la ruta:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → F-44

Compensar

Nos aparece la pantalla:

238 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.1.7. – Compensar Acreedor

Introducimos el Nº de cuenta del proveedor y mediante el campo

Otras delimitaciones podemos hacer una selección de las partidas
abiertas. Pulsamos al botón Tratar PAs. y llegamos a la pantalla:

Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar.

Pulsamos GRABAR.

La factura y los pagos parciales quedan compensados.

239 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2

Pagos Automáticos

 Pagos automáticos por la F110.

240 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Pagos automáticos en SAP

Gráfico 7.2.1. – Ingreso a la transacción F110

Utilizaremos para esto la transacción F110 para realizar pagos a

Proveedores

El proceso de Pago a proveedores con la transacción F110 se divide

en 2 fases:

1) Propuesta de pago

2) Ejecución del pago

La propuesta de pago, es la primer parte del proceso del pago a

proveedores en SAP utilizando la transacción F110, esta parte del
proceso generalmente es realizada por los usuarios del sector
Cuentas a pagar y simplemente es el procesamiento en SAP de una
propuesta en la cual se incluirán las partidas pendientes de los
proveedores indicados según los parámetros de selección. Como
resultado se obtendrá un listado de los proveedores pagables y de las
partidas abiertas disponibles para el pago, este listado se envía a la
Gerencia junto con las facturas físicas como respaldo para su
aprobación.
241 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Nota: si se ejecuta una propuesta de pago y no se continúa su

procesamiento los documentos incluidos en la propuesta quedarán
bloqueados para ser incluidos en otra propuesta de pago. Se debe
borrar la propuesta para liberar los documentos.

La ejecución del pago, una vez que la propuesta del pago es

aprobada, el sector de Tesorería se encarga de procesar la
contabilización en SAP del pago.

2‖ Propuesta de pago

Gráfico 7.2.2 – Datos Propuesta de Pagos I

Veremos los campos a completar

Día de ejecución: es la fecha en la que debe ejecutarse el

programa, la fecha de ejecución sirve para la identificación de los
parámetros. Se trata de la fecha para la cual se ha planificado la
ejecución del programa. Sin embargo, también es posible la ejecución
adelantada o atrasada del programa.

Identificador: característica de identificación adicional, la

característica de identificación adicional puede emplearse para
242 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

diferenciar varias ejecuciones con la misma fecha clave de

reconciliación. Esta característica es libremente asignable por el
usuario.

Gráfico 7.2.3 – Datos Propuesta de Pagos II

Fe. Contabilización (Fecha de contabilización en el

documento): fecha con la que el documento de pago se registrará
entra en la contabilidad.

Documentos creados hasta (Fecha límite de las partidas

abiertas): indica la fecha hasta la que se considerarán las partidas
abiertas en el tratamiento. El sistema se rige por la fecha de entrada,
no por la fecha de contabilización.

Sociedades (Lista de sociedades): este campo se indica la

sociedad para la que se quiere realizar el pago. Ejemplo 7000.

Vías de pago: indicar la o las vías de pago, que debe utilizar la

ejecución de pago. Entre sin caracteres separadores intermedios las
vías de pago seleccionadas. La secuencia de las vías de pago es
decisiva para seleccionar la vía de pago. Para realizar pagos como
Transferencia indicar T.
243 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

[Link]. (Fecha contabilización de próxima ejecución pago): esta

fecha se necesita para comprobar el vencimiento de un documento.

Acreedor (Número de cuenta del proveedor o acreedor): indicar el

número de proveedor o un rango. La transacción F110 permite
generar la propuesta para varios proveedores a la vez.

Opcional: Selección libre.

Esta opción permite por ejemplo agregar filtros adicionales a la

selección, por ejemplo se puede hacer una selección puntual
determinadas clases de documento seleccionar algún número de
documento (ver ejemplo)

Gráfico 7.2.4 – Datos Propuesta de Pagos III

Tendremos la posibilidad de cargar en la selección libre para que se

busquen ciertos datos
244 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.2.5 – Datos Propuesta de Pagos IV

Completar siempre la hoja Log Adicional de la siguiente manera:

Para los pago con vía de pago T (transferencia) no es necesario

completar la hoja Impresión y soporte de datos, esta hoja se
completa en el caso de imprimir automáticamente cheques desde SAP
con la F110.

Gráfico 7.2.6 – Datos Propuesta de Pagos V

Grabar la propuesta y desde la pantalla inicial presionar el botón

“Propuesta” para realizar el primer paso de este proceso.
245 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Indicar la fecha de inicio (indicar siempre la fecha del día en que se

está realizando este proceso) y seleccionar la opción “Ejecución
inmediata”, luego presionar ENTER.

Gráfico 7.2.7 – Crear propuesta

Presionar ENTER varias veces hasta que se actualice la pantalla

El mensaje indica que se ha creado la propuesta de pago.

Seleccionar “Visualizar propuesta”

Gráfico 7.2.8 – Visualizar Propuesta

246 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Borrar la propuesta

Para borrar la propuesta de pago, ya sea porque no es correcta o

porque se decidió no realizar el pago y especialmente para
desbloquear los documentos incluidos en la propuesta ir a: Tratar 
Propuesta  Borrar

Visualizar la propuesta
Desde el menú incial en la parte superior de la pantalla ir a: Tratar 
Propuesta  Visualizar Propuesta

Para Visualizar el listado con la propuesta de pago ir a: Tratar 

Propuesta  Lista de Propuesta

Gráfico 7.2.9 – Lista de Propuesta

3‖ Ejecución del pago

Presionar el botón “[Link]” para realizar el segundo paso de este

proceso.
247 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

De la misma manera que para la propuesta de pago para contabilizar

el pago indicar la fecha de inicio (indicar siempre la fecha del día en
que se está realizando este proceso) y seleccionar la opción
“Ejecución inmediata”, luego presionar ENTER.

Gráfico 7.2.10 – Ejecución del pago

Presionar ENTER varias veces hasta que se actualice la pantalla

También se puede presiona el botón “Status” para actualizar la

pantalla.
248 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.2.11 – Log del pago

Visualizar el pago
Tratar  Pago  Visualizar

Gráfico 7.2.12 – Visualizar el pago

Tratar  Pago  Lista de Pagos

249 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.2.13 – Lista de pago

4‖ Modificar la propuesta de pago

Para modificar la propuesta de pago selecciona el botón

de esta manera se pueden excluir documentos que fueron incluidos
por los parametros de selección pero que no se quiere esten incluidos
en el pago.

Se presentará la siguiente pantalla, presionar “Todos los contables”

Seleccionar una de la partidas, hacer doble clic sobre el documento

Para excluir un documento de la propuesta de pago seleccionar un

motivo de bloqueo de pago y presionar “ENTER”.
250 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.2.14 – Modificar la propuesta

Otra alternativa dentro de la modificación de una propuesta de pago

es reasignar el banco y moneda de pago para el pago.

En la opción modificacar propuesta de pago presionar el botón

“Reasignar”.
251 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.2.15 – Reasignar

252 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 3

Reclamación Automática

 Reclamación automática por la F150.

253 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Reclamación: Resumen

Gráfico 7.3.1 – Reclamación Resumen

Introduciendo parámetros en el programa de reclamación, se puede

especificar cómo se ejecuta. También se pueden utilizar los
parámetros de una ejecución de reclamación existente y ajustar sólo
las fechas.

Durante la ejecución de reclamación, el sistema selecciona las

cuentas y verifica si contienen partidas vencidas. Por último, se
realiza una verificación de si los recordatorios deben enviarse y de si
los niveles de reclamación se asignan. Todos los datos de reclamación
se graban en una propuesta de reclamación.
La propuesta de reclamación se puede editar, borrar y volver a crear
tantas veces como sea necesario hasta que el responsable esté
satisfecho con el resultado.
Este paso se puede saltar. Una vez completada la ejecución de
reclamación, se pueden imprimir las reclamaciones inmediatamente.
En sólo un paso se imprimen las reclamaciones y se actualizan los
datos de reclamación en los registros maestros y los documentos
asociados.
254 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Procedimiento de reclamación

Gráfico 7.3.2 – Reclamación Resumen

El procedimiento de reclamación controla cómo se realizan las

reclamaciones. Toda cuenta que se vaya a incluir en el proceso de
reclamación automática debe tener un procedimiento de reclamación.
Las cuentas CpD también deben tener un procedimiento de
reclamación válido para todos los deudores esporádicos.

Este procedimiento de reclamación se coloca en el dato maestro del

cliente en el segmento sociedad en la solapa Correspondencia.

Al colocar a este procedimiento en el cliente, las características de

reclamación serán acordes a la configuración del procedimiento.

3‖ Actualizar parámetros
255 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.3.3 – Actualizar Parámetros

Cada ejecución del programa de reclamación se caracteriza por los

dos campos siguientes:

 Fecha de ejecución
 Identificación

La fecha de ejecución no tiene que ser exactamente el día en el que

se ejecuta el programa, pero es aconsejable. La fecha de ejecución
sirve, ante todo, como identificación de la ejecución del programa.
El campo Identificación se utiliza para diferenciar los programas que
tienen la misma fecha de ejecución.

Los parámetros proporcionan al programa de reclamación información

sobre la ejecución de reclamación. Es posible copiar los parámetros
de ejecuciones de reclamación ya existentes.
256 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Selección de partidas abiertas

Gráfico 7.3.4 – Selección de Partidas Abiertas

Mediante los parámetros, se comunica al programa de reclamación

los documentos y cuentas, y las correspondientes sociedades, en los
que deben buscarse partidas vencidas.

También se puede activar un log adicional, que se puede verificar

después de la ejecución de reclamación para ver si la ejecución se
realizó con éxito. Utilice sólo este log con fines de test y de formación
ya que ocupa una gran cantidad de recursos del sistema.
257 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

5‖Ejecución de reclamación

Gráfico 7.3.5 – Ejecución de la reclamación

Durante la ejecución de reclamación se crea una propuesta de

reclamación que puede tratarse, borrarse y volver a crearse tantas
veces como sea necesario.

En caso necesario, puede imprimir automáticamente las

reclamaciones justo después de la ejecución de reclamación. En este
caso, decide no tratar las propuestas de reclamación.

6‖Pasos de la ejecución de reclamación

Para que resulte más clara, la representación de la ejecución de
reclamación puede dividirse en los tres pasos que aparecen en la
diapositiva.
258 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.3.6 – Pasos de una reclamación

 Paso 1: Selección de cuentas. En este paso, el programa

verifica, en función de los parámetros y de la configuración, las
cuentas que deben considerarse en la ejecución de reclamación.
 Paso 2: Reclamar partidas individuales. En este paso, el sistema
verifica qué partidas individuales han vencido en las cuentas
seleccionadas y qué nivel de reclamación debe aplicarse.
 Paso 3: Reclamar cuentas. En este paso, el sistema verifica si
se deben reclamar los pagos para una cuenta y, en tal caso,
qué nivel de reclamación debe utilizarse.

7‖Niveles de reclamación de partidas

individuales
Cada procedimiento de reclamación incluye hasta nueve niveles de
reclamación.

El contenido de la reclamación dependerá normalmente del nivel de

reclamación. Cuanto más alto sea, más estricta será la formulación
del texto de reclamación.
259 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Gráfico 7.3.7 – Niveles de reclamación de partidas individuales

A toda partida para la que sea necesario crear una reclamación se le

asigna un nivel de reclamación en función de los días de demora. En
el caso de abonos relativos a facturas, se utilizará el nivel de
reclamación de la factura. Entre una ejecución de reclamación y otro
nivel de reclamación sólo puede ascenderse un nivel de reclamación,
es decir, no debe omitirse ningún nivel de reclamación.

Al configurar un procedimiento de reclamación, el sistema propone la

cantidad de días de demora en la pantalla de niveles de reclamación.
El sistema propone los períodos de gracia de partidas individuales
como el primer nivel de reclamación. Para el resto de los niveles de
reclamación, el sistema añade el intervalo de reclamación en días a
los días de demora del nivel de reclamación anterior.

Consejo: Aunque estos valores propuestos pueden sobrescribirse, no

lo recomendamos.

En el sistema, los procedimientos de reclamación con un solo nivel se

indican como recordatorios de pago. Estos procedimientos se utilizan
en el caso de deudores muy importantes y sociedades públicas. Con
el uso de estos procedimientos, puede asegurarse de que estos
deudores sólo reciben un recordatorio de pago.
260 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

8‖Nivel de reclamación en cuenta

Gráfico 7.3.8 – Niveles de reclamación en la cuenta del cliente

La cuenta recibe el nivel de reclamación más alto de todas las

partidas que deban reclamarse. Cuando todas las partidas se
reclaman mediante una reclamación, el contenido del texto de
reclamación depende del nivel de reclamación más alto.

Tenga en cuenta que todavía no se han introducido los niveles de

reclamación en las partidas o cuentas. Esto no sucede hasta que se
imprimen las reclamaciones. En este punto, sin embargo, ya se han
determinado los niveles de reclamación.
261 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

CAPITULO 8

Informes
Contenido:

Lección 1: Sistemas de Información de SAP

Lección 2: Ejecución de un informe

262 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Descripción general del capítulo

 Biblioteca de informes.
 Formas de ejecutar un reporte.

En este capítulo usted obtendrá una visión sobre la búsqueda de

reportes en el sistema de información de SAP y la forma de ejecutar
los mismos.

.
263 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 1:

Sistemas de información de SAP

 Sistemas de información
 Ejecución de un informe
 Búsqueda del nombre de un informe
 Ejemplos de informes estándar de SAP
264 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Informes en SAP

Gráfico 8.1.1 – Ámbitos de informes

SAP ECC incluye un completo módulo de informes integrado. Estos

informes permiten acceder de forma ordenada, clara y concisa a una
innumerable cantidad de información, por ejemplo:

 Informes comerciales
 Informes contables
 Informes de inventarios en almacén
 Informes financieros
 Extractos de cuenta

Por lo cual usted puede compilar, de casi cualquier modo, informes

que contengan datos comerciales para que se ajusten a las
necesidades de la sociedad.

SAP incluye un gran número de informes predefinidos que se pueden

analizar de distintas formas mediante las funciones de selección y
clasificación. Basta con navegar por un informe para acceder a la
información detallada. Además, puede crear fácilmente los informe
desee para que se adapten a sus necesidades y requisitos
individuales.
265 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Usted podrá acceder a los informes que necesita desde distinto

lugares.
 Mediante el sistema de información.
 En el sistema de información de cada
 Mediante la ejecución del programa

2‖ Ejecución de un informe

Gráfico 8.1.2 – Acceso a informes desde sistemas de información

En la imagen superior se puede ver como dentro de la carpeta del

Easy Access “sistemas Info” se encuentran todos los módulos con sus
subcomponentes, dentro de cada subcomponente se encuentran los
reportes estándar del sistema más importantes. Una vez seleccionado
el informe que desea ejecutar debe hacer doble clic sobre el informe
seleccionado y se abrirá la pantalla para determinar los criterios de
selección del informe.
266 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Acceso a informes desde el Sistema de Info

de cada área

Gráfico 8.1.3 – Sistema de Información de cada área

Dentro de cada área en el sistema usted podrá encontrar el sistema

de información de la aplicación específica. En la imagen superior se
puede observar que el usuario desea acceder al sistema de
información de proveedores para ver las partidas individuales de los
mismos.

En este caso el usuario accedió directamente desde el modulo

especifico donde trabaja.
267 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

4‖ Acceso a informes desde la ejecución del

programa

Gráfico 8.1.4 – Acceso a Programa de Reporting

Se puede también acceder a un informe desde la ejecución del

programa. Para acceder al mismo debe ir a la barra de Menús 
servicios  Reporting. Una vez que ingrese a esta opción se abre una
pantalla de un programa ABAP para ejecutar programas.

Ejecución de un programa

Gráfico 8.1.5 – Ejecución de un programa

268 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

En el campo Programa, debe introducir el nombre del informe. Si no

sabe el nombre, a continuación veremos cómo debe efectuarse la
Búsqueda del nombre del informe que quiere ejecutar. Luego debe
seleccionar Ejecutar.

Búsqueda del nombre de un informe

Gráfico 8.1.6 – Búsqueda de informes

Cuando usted desee ejecutar un informe que no recuerde el nombre

podrá desde la ejecución del programa realizar la búsqueda
determinando diferentes criterios de selección para hallar el informe
que desea.

Una vez posicionado en la ejecución de programa Sistema 

Servicios  Reporting (transacción SA38). Seleccione Utilidades 
Buscar el programa como figura en la imagen superior o seleccione el
icono de entradas posibles para Programa y a continuación aparece la
pantalla de búsqueda de informes (Directorio de programa ABAP)

Catálogo de programas

Gráfico 8.1.7 – Catálogo de programas

269 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

En el campo Programa, introduzca cualquier parte del nombre del

informe que recuerde, más cualquier comodín (* o +) que se utilizará
para traer todos los nombres del programa que comienzan con lo
indicado. Y seleccione ejecutar.

Por ejemplo todos los informes estándar referentes a proveedores

comienzan con RFK

Lista de informes

Gráfico 8.1.8 – Lista de programas

Una vez ejecutado se abrirá una pantalla con un detalle de todos los
informes disponibles. En el lado izquierdo podrá observar el nombre
técnico de los reportes y una descripción del mismo a la derecha.

Podrá seleccionar el informe que desee colocando el cursor sobre el

nombre del informe que desea ejecutar y pulsando Seleccionar o bien
haciendo doble clic sobre el mismo.
270 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 8.1.1.

Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. En el sistema SAP se pueden definir 3 informes que están

predefinidos. (V/F)

2. Se puede acceder a los informes de 3 maneras diferentes. (V/F)

3. Solo se agregan a favoritos los informes Z. (V/F)

4. Con el programa de informes se pueden seleccionar varios

valores únicos o rangos. (V/F)

5. Con el programa de informes solo se puede ver valores únicos.

(V/F).

6. Con el programa de informes se pueden seleccionar varios

rangos de números. (V/F)
271 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Lección 2:

Ejecución de un informe

 Criterios de selección
 Imprimir un informe
 Crear variantes para la ejecución de informes
272 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

1‖ Criterios de selección

Gráfico 8.2.1 – Criterios de selección en informes

Una vez seleccionado el informe que desea utilizar, el sistema le

propone en una nueva ventana determinar los criterios de selección.
Estos campos serán los que utiliza para definir la clase y la cantidad
de información que quiere que procese un informe. Se crean informes
utilizando criterios de selección. Por ejemplo, en la imagen superior
usted podría indicar todas las cuentas referentes al plan de cuentas
disponibilidades indicando un rango, por ejemplo.

Únicamente los datos que corresponden a estos límites aparecen en

la lista. En el ejemplo anterior también podría indicar los grupos de
cuentas.

Es recomendable que sea lo más especifico al determinar los criterios

de selección, ya que esto le permitirá que las listas sean mas
pequeñas y el sistema las procese rápidamente. Si recibe un mensaje
de error este indica que no hay un resultado para la búsqueda
efectuada.
273 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

2‖ Criterios de selección en informes

Gráfico 8.2.2 – Criterios de selección en informes

Usted podrá ingresar los criterios de selección colocando el cursor en

el campo de entrada, sino recuerda el dato que debe ingresarse en el
campo podrá acceder al matchcode que le permitirá definir la
información adecuada.

Puede determinar rangos en el criterio como vimos en el punto

anterior donde determina el valor “desde” y luego “hasta” bien
determinar una selección simple.

Opción de selecciones adicionales

Gráfico 8.2.3 – Selecciones adicionales

274 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Pulsando opciones adicionales usted podrá visualizar campos

adicionales para los criterios de selección. Seleccionando estos
campos podrá determinar que también efectué la búsqueda
considerando dicho campo.

Selecciones múltiples

Gráfico 8.2.4 – Selecciones mútiples

Si selecciona junto a un criterio de selección, el sistema muestra una

pantalla de selección múltiple. En esta pantalla puede indicar varios
valores únicos o rangos de valores para cada criterio de selección. En
el ejemplo superior podemos observar que se indica que el informe
traiga dos rangos de cuentas en el plan de cuentas.

Una vez determinados los criterios de selección pulse “ejecutar” y el

sistema le traerá la información en función de las delimitaciones
establecidas.
275 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

3‖ Imprimir un informe

Gráfico 8.2.5 – Impresión

Usted podrá imprimir los informes desde lista  imprimir o bien

desde en icono de imprimir que se encuentra en la barra de
herramientas

4‖ Variantes de informes

Gráfico 8.2.6 – Variantes

276 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

La mayoría de las veces cuando usted ejecuta informes los mismos

son una tarea periódica y comprenden exactamente los mismos
criterios de selección necesarios en cada periodo, para evitar que
usted tenga que repetir una y otra vez la carga de criterios de
selección para la visualización de su informe usted puede crear
Variantes de informes.

En otras palabras una variante es una memoria de selección para

una cantidad específica de criterios de selección grabados. En
lugar de indicar valores para los criterios de selección cada vez que
se inicia el informe, los valores solo se indican una vez y a
continuación se graba la variante. La siguiente vez que se ejecute el
informe, se podrá utilizar la variante. La opción de crear variantes
con sus propios criterios de selección, y así ahorrar posteriormente
tiempo y esfuerzo, en especial para los informes que se utilizan
frecuentemente.

Un informe puede tener varias variantes de informes, cada una de las

cuales proporciona un tipo de información especifico basado en los
criterios de selección definidos. Ej. Para el informe RFKKVZ00 (lista
de cuenta de acreedores), puede utilizar una variante de acreedores
nacionales y otra para acreedores extranjeros. Puede almacenar
varias variantes de informes para un informe. Estas variantes de
informes contienen criterios de selección diferentes.

5‖ Creación de variantes de un informe

Gráfico 8.2.7 – Creación de variantes

Para poder crear su propia variante de informe usted deberá:

 Elegir el informe con el que desea trabajar.

 Delimitar los criterios de selección.
277 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

 Grabar los criterios de selección como variantes.

 Ejecutar su propia variante.

Selección del informe

Gráfico 8.2.8 – Selección del informe

En este caso el analista de proveedores selecciona el informe desde el

sistema de información específico de acreedores en FI. También
puede en caso de que desee ejecutarlo desde la transacción SA38 si
recuerda el nombre del programa o bien desde el campo de comando
si recuerda la transacción.

Una vez abierto el informe le aparecerá la pantalla con los criterios de

selección para que determine.
278 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Criterios de selección del informe

Gráfico 8.2.9 – Criterios de selección del informe

En este informe el analista de proveedores determina los criterios de

selección necesarios para su tarea. Determina el rango de
proveedores de”…” hasta “…”,
Determina como criterio la sociedad XXXX y define que solo se
visualicen las partidas abiertas.

Recuerde que en caso de que se desee el administrativo de

proveedores podría delimitar rangos de selección múltiples ejemplo:
desea dos rangos diferentes de selección de proveedores, desea
visualizar tanto los proveedores generales como los proveedores
empleados.
279 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Definir las propiedades y grabar la variante

Gráfico 8.2.10 – Propiedades de las variantes

Una vez que se encontró en la pantalla de criterios de selección y

eligió la opción grabar variantes como muestra la imagen debe ir a:
Pasar a  Variantesgrabar variantes o Ctrl + 8.

Una vez aquí se abre una pantalla como la que figura en la imagen
superior de atributos variantes. En esta pantalla asignara:
Nombre para su variante: en este ejemplo puede verse que para
poder identificar fácilmente su variante le asigno el nombre de
PEGLOPA (proveedores generales partidas abiertas).

También indico la descripción de su variante “Partidas abiertas prov

general” y definió que se protege la variante, es decir el y solo el
podrá modificar la visualización de esta variante, si otro usuario
quisiera modificar la visualización de los criterios de selección no
podrá.

También puede observar que luego de determinar las propiedades

generales de la variante definiendo el estado de cada uno de los
campos de criterios de selección.

Al optar que en el campo “cuenta proveedores” se encuentre tildada

la opción “grabar campo sin valor” está definiendo que este campo
figurara en blanco
280 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Traer la variante

Gráfico 8.2.11 – Traer la variante

Cada vez que usted abra el informe y se situé en los criterios de

selección podrá traer su propia variante desde el icono “traer
variante” que se encuentra en la barra de aplicaciones o desde la
barra de menú yendo a pasar a  variantes  traer. Una vez
seleccionada esta opción se abrirá una pantalla donde figuran todas
las variantes definidas para ese informe específico.

En la figura anterior puede observar que el administrativo de

proveedores está seleccionando su variante PGLOPA para ejecutar el
informe con sus criterios de selección establecidos.
281 Usuario Clave Financiero en Sistema de Gestión SAP

Ejercicio 8.2.1.
Indique verdadero o falso en cada una de las siguientes afirmaciones:

1. En la pantalla de selección múltiple podemos elegir varios

valores únicos o rangos de valores para cada criterio de
selección. (V/F)

2. No es posible imprimir un informe. (V/F)

3. La variante permite guardar en memoria la selección de los

criterios elegidos (V/F)