1.
Matriz DOFA:
Oportunidades: Fortalezas:
- Alta demanda de servicios de salud - Cuenta con un equipo humano
- Construcción de nuevos ambientes comprometido con la institución
- Capacitación de personal médico - Gran cantidad de quirófanos
- Ubicación geográfica del hospital - Mantiene equipo actualizados
- Buena red de servicios de salud - Cuenta con areas verdes
- Infraestructura de gran extensión
- Recursos humanos calificaciones y
especializados
Amenazas: Debilidades:
- Competencia con entes privados y - Poca tecnología en dispositivos
otros casos de seguridad social médicos
- Mala imagen institucional - Baja calidad de atención
- Políticas del gobierno que impulsen - Derivación del paciente a la
la desafiliación de las empresas especialidad adecuada
- Deserción de miembros del cuerpo - Falta de recursos insuficientes para
médico hacia otras instituciones cubrir las necesidades básicas
- Cancelar la capacitación por la falta hospitalarias
de recursos. - Largo tiempo de espera
- Carpetas familiares y Expedientes
clínicos no sistematizados ni
digitalizados
2. Elaboración de los pasos de la planificación:
Planificación Estratégica
a. Problema: Carpetas/expedientes clínicos no sistematizados ni digitalizados
La historia clínica contiene información que refleja la voluntad del paciente y
los juicios del médico, por esto la normativa actual obliga al almacenamiento,
causando un crecimiento desmesurado en los Servicios de Archivos Clínicos
aunque la modalidad de las historias clínicas en la Caja Nacional de salud
son de forma fisica y electronica, y ambas son usadas como medio de
recopilación de información.
Dada la importancia de los documentos, un control de calidad es esencial.
Pues en el formato de papel se comprobaron los errores de sintaxis en el
nombre, contenido, mientras que en el digital se observa una disminución
considerable de errores, el ahorro de espacio, accesibilidad instantánea,
gestión de acceso y conservación, lo que lo hace resaltar.
b. Objetivo:
Facilitar el acceso a una información rápida y oportuna en los Archivos de las
Historias Clínicas que cuente con diferentes soportes físicos y digitales,
optimizando los procesos de búsqueda y compartiendo esta información sólo
con el personal autorizado cuando sea preciso.
c. Actividades
1er año:
- Contratar a personal necesario para el desarrollo de un sistema de
digitalización que permita administrar toda la información de las
historias clínicas de los pacientes, registrando toda la información
relevante de las visitas médicas, como: establecimiento de salud, la
especialidad, el doctor que realizó la atención, los exámenes
complementarios, las recetas e indicaciones y otros.
O se podría considerar proponer la aplicación llamada Open Clinic
que permite llevar un registro de la identificación, triaje, diagnóstico,
tratamiento y otras funcionalidades referentes a la historia clínica de
los pacientes
- Para registrar la información complementaria se implementará un
proceso de digitalización para tener la información disponible en
formato digital y poder resguardarla. Toda esta información sólo será
accesible por el establecimiento donde se realizó la atención.
- Permitir el acceso de la información médica relevante del paciente. En
donde el personal médico tendrá acceso a las consultas de las
distintas especialidades, independientemente del consultorio médico
donde se brindó la atención, podrá complementar la información y
registrar nuevas visitas médicas, todo esto en tiempo real. Además,
desde esta opción se podrá ingresar a las visitas médicas e
intervenciones quirúrgicas de los pacientes para obtener un mayor
detalle y seguimiento de la historia clínica del paciente
- Implementar el sistema de digitalización y escaneo en los recursos
actuales del hospital.
2do año:
- Formar comités para el monitoreo constante de las historias clínicas.
- Compra de recursos tecnológicos y distribución de estos por los
sectores de mayor requerimiento ya sea en salas, consultorios, o
servicios, facilitando el acceso de la tecnología a personal de salud
con su debida identificación.
- Estar en constante actualización y monitorización del personal de
salud con el llenado y guardo correcto de las historias clínicas.
- Actualizar al personal de salud con congresos y cursos dados a nivel
nacional e internacional.
- Monitoreo constante de la aplicación frente al mal uso o mal llenado
de las historias clínicas.
- Tener personal capacitado en software para la rápida solución frente a
problemas de la aplicación.
- Tener un espacio físico acondicionado donde poner los distintos
equipos adquiridos
3er año:
- Llegar al objetivo de tener la mayoría de la historia clínica del paciente
en el sistema de digitalización
- Pensar en la implementación de este sistema a nivel nacional, para
facilitar el acceso de la información del paciente a un mayor número
de establecimientos de salud, con la debida autorización del paciente
y ambos centros de salud.
- Analizar los resultados de la implementación del sistema y el
mejoramiento de los errores, enfocándonos en la tasa de historias no
localizadas, el porcentaje de historias clínicas no suministradas o la
velocidad de entrega de los laboratorios
- Continuar con la capacitación del personal médico, y analizar nuevas
tecnologías para la implementación de estos
Planificación operativa:
1er año
Enero Obtener datos de los recursos disponibles
del hospital
Febrero Analizar las necesidades y falencias del
hospital en cuanto al manejo de las historias
clínicas
Marzo Contratar a personal necesario para el
desarrollo de un sistema de digitalización
Abril Desarrollar el sistema de digitalización, que
sea personalizado y configurado según las
necesidades del hospital
Mayo Hacer un estudio de los software de los
aparatos electrónicos disponibles y analizar
su uso con el sistema de digitalización
Junio Plantearse la compra de equipos
electrónicos en caso se haber escasez en la
cantidad de equipos electrónicos
Julio Hacer una versión beta de la aplicación
Agosto Verificar que la aplicación cuente con las
capacidades y el almacenamiento necesario
para el acumulo de información
Septiembre Realizar pruebas de funcionamiento de
software, en cuanto a su calidad, rapidez y
fluidez
Octubre Traspasar la información del paciente al
sistema de digitalización, enfocados solo en
una área del hospital para su análisis
Noviembre Implementar el uso del software solo en una
área del hospital para ver su funcionamiento
en un ámbito real
Diciembre Plantearse la implementación del software
en todo el hospital
2do año
Enero Talleres de capacitación del personal en el
uso y manejo del nuevo sistema.
Febrero Talleres de capacitación del personal en el
uso y manejo del nuevo sistema.
Marzo Talleres de capacitación del personal en el
uso y manejo del nuevo sistema.
Abril Formar los comités con personal destacado
y capacitado
Mayo Formar los comités con personal
destacado y capacitado.
Junio Adquirir una inversión inicial para la
adquisición del software, hardware y
equipos para la digitalización
Julio Adquirir una inversión inicial para la
adquisición del software, hardware y
equipos para la digitalización
Agosto Adquirir una inversión inicial para la
adquisición del software, hardware y
equipos para la digitalización
Septiembre Actualizar y monitorizar al persona sobre el
conocimiento del nuevo sistema.
Octubre Actualizar y monitorizar al persona sobre el
conocimiento del nuevo sistema.
Noviembre Acomodar los equipos en los lugares
adecuados dentro del hospital.
Diciembre Acomodar los equipos en los lugares
adecuados dentro del hospital.
3er año
Enero Hacer un monitoreo a las historias clínicas
subidas a la aplicación, haciendo una
revisión superficial por ahora
Febrero Verificar que el porcentaje de la historia
este superior a un 80%
Marzo Llegar al objetivo de tener un porcentaje de
la historia clínica en un 90% o un 100%
Abril Formar un comité para el análisis de los
resultados obtenidos con la digitalización
Mayo Reportar parte del análisis de los resultados
obtenidos hasta la fecha
Junio Analizar la realidad de la implementación
del sistema adquirido
Julio Realizar una conferencia en el hospital
sobre los resultados obtenidos
Agosto Continuar con la capacitación del personal
de salud
Septiembre Realizar charlas sobre los beneficios de la
digitalizacion
Octubre Impulsar el sistema de la digitalización a
otros hospitales
Noviembre Llegar a acuerdos con otros hospitales o
con el gobierno para la implementación del
sistema de forma única
Diciembre Continuar con la capacitación del personal
de salud
3. Evaluación:
Desde nuestra posición sabemos las limitaciones que este proyecto tendrá sobre todo en
cuanto a los costos, el tiempo de implementación, capacitación junto a la resistencia a lo
nuevo y la seguridad de los documentos.
Podemos tener una breve mirada sobre el costo de este sistema, tomando como referencia
otros proyectos similares en diferentes países, el cual rondaría en un promedio de 24.000
mil dólares solo en la compra de materiales, teniendo como referencia un programa
implementado en Perú, se requeriría un mínimo de 140.000 mil dólares para su total
implementación, de los cuales se distribuyeron en los siguientes puntos:
- Compra o creación de software de gestión de historias clínicas con licencias y
mantenimiento
- Hardware y equipos como escáneres, computadoras, dispositivos de
almacenamiento y más equipos
- Capacitación
- Seguridad de los datos, como antivirus y sistemas de respaldo
- Evaluación y seguimiento
- Actualizaciones permanentes
Tiempo: La introducción de este sistema debe ser gradual; teniendo en cuenta otros
sistemas de digitalización el proyecto podría alargarse hasta 6 años, principalmente por la
capacitación continua del personal administrativo y médico, junto al plan de mantenimiento y
actualización constante del sistema para un funcionamiento óptimo, con la adecuada
comunicación entre el personal lo que permitirá un impacto en la calidad y eficacia en
cuanto a la atención del paciente, junto con el análisis permanente de las regulaciones
legales que suele ser cambiante
Lugar: El proyecto se realizará en la Caja Nacional de Salud, por que consideramos que es
el establecimiento que cuenta con un número de asegurados considerable el cual asciende
a una cantidad de 3.505.151 solo el 2020.
4. Árbol de problemas
5. Mision y vision de la Caja Nacional de Salud
Misión: La Caja Nacional de Salud suministrará a sus asegurados las prestaciones en
servicios, especie y dinero del régimen de enfermedad, maternidad y riesgos profesionales
a corto plazo establecidas por el Código de seguridad Social, su Reglamento y
disposiciones conexas
Visión: La Caja Nacional de Salud es referente nacional e internacional en la prestación de
servicios integrales de salud de la seguridad social de corto plazo, con calidad,
transparencia, compromiso, integridad, excelencia y sostenibilidad.
6. Datos agregados:
- Desarrollar un Plan para digitalización de las historias clínicas en el Hospital con el
fin de mejorar la eficiencia operativa, mediante la adquisición de un software y
equipos para el archivo de la información médica para asegurar la seguridad y la
calidad en el manejo de los archivos.
- Digitalizar todos los archivos de las historias clínicas de los pacientes actuales y
futuros en un formato electrónico lo más simple, seguro y accesible.
- Implementar un sistema de gestión de historias clínicas que permita un acceso
controlado y eficiente a la información médica.
- Generar capacitación al personal administrativo y a todos los profesionales médicos
sobre el uso del nuevo sistema digital de las historias clínicas.
- Posibilitar el acceso a información rápida y oportuna en los Archivos de Historias
Clínicas que cuente con diferentes soportes físicos, optimizando los procesos de
búsqueda documental y compartiendo esta información sólo con el personal
autorizado.
- Lograr un manejo uniforme, confiable y oportuno de las Historias Clínicas,
contando con criterios claros y concretos sobre su manejo correcto.
De todos los objetivos propuestos consideramos que el objetivo más adecuado para
atacar una de las mayores debilidades del hospital fue el escrito anteriormente del
cual hablamos en la planificación.
