C A P Í T U L O 2
Operaciones básicas con celdas y
rangos. Introducción de fórmulas
C
uando se trabaja con Excel y se utili-
zan las opciones del menú, el coman-
do elegido puede afectar a una celda o
a un grupo de ellas (rango).
En este capítulo se explicará, entre otros con-
ceptos, las operaciones básicas que se realizan
con los rangos: mover, copiar y borrar.
También se tratarán tres funciones de utili-
dad: la función Deshacer, Repetir y la fun-
ción Ayuda. Estas funciones facilitan el tra-
bajo en la búsqueda de cómo realizar una
determinada tarea o en la anulación de un
comando erróneo que se halla ejecutado.
Además, se creará una sencilla hoja de traba-
jo con la cual se practicará todo lo expuesto
anteriormente, se introducirán fórmulas sen-
cillas para halla los resultados de un gran
número de operaciones con sólo utilizar una
fórmula, se copiaran los contenidos de las cel-
das a otras celdas y se grabará el libro (fiche-
ro) en una unidad de disco.
Excel 2002 25
Funciones Deshacer y Rehacer
A menudo puede ocurrir que se introduzca en una celda un dato
erróneo o que se ejecute un comando equivocado. En ese caso,
puede utilizarse la función Deshacer, para anular la orden dada.
Excel almacena las últimas acciones realizadas sobre la hoja. Si se
pulsa en el botón de Deshacer de la barra de herramientas están-
dar, se deshace la última acción; si se vuelve a pulsar, la anterior,
etc.; siempre de forma secuencial desde la última. También se
puede deshacer a través de la pulsación de las teclas CTRL + Z.
Si se pulsa el botón de la flecha hacia abajo que hay a la derecha
del botón, saldrá un listado de las últimas acciones; simplemente
hay que marcar desde la primera en forma secuencial hasta la
última que se quiera deshacer, y pulsar sobre ella con el botón
izquierdo del ratón.
Si se decide después de todo que se quiere conservar el cambio,
se puede utilizar el botón de rehacer, que funciona de igual
forma.
26 Excel 2002
Como se dijo en el capítulo anterior, un rango es un conjunto de
Rangos celdas. Un rango siempre se identifica por la primera celda y la
última separadas por dos puntos: A1:B3.
Puede haber rangos de:
▲ Una sola columna: A1:A7.
▲ Una sola fila: A1:D1.
▲ Varias filas por varias columnas (bloque): A1:D7.
Pero siempre son rectangulares.
Para marcar un rango de celdas contiguas se puede hacer por
medio del ratón, o mediante el teclado:
A) Mediante el ratón:
1. Colocar el puntero del ratón en la celda que forma uno de los
vértices del rango (en una esquina).
2. Mantener el botón izquierdo del ratón pulsado y arrastrarlo
hasta el final del rango.
3. Soltar el botón del ratón.
B) Con el teclado:
1. Colocar el indicador en la celda que forma uno de los vértices
del rango (en una esquina).
2. Pulsar la tecla MAY y mantenerla pulsada.
3. Con los cursores marcar el rango deseado.
Para señalar dos rangos discontinuos, se marca el primero, y a
continuación se mantiene pulsada la tecla CTRL y se marca el
segundo: B1:B3 y E1:E3.
▲ Para mover celdas y rangos se puede hacer de dos manera dis-
Mover y copiar tintas:
celdas y rangos
A) Marcar y arrastrar
1. Marcar la celda o el rango que se quiera mover. Colocar el pun-
tero del ratón el la línea de borde, y el cursor cambiará a
una forma de cruz fina con cuatro puntas.
Excel 2002 27
2. Pulsar con el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la posi-
ción deseada.
3. Soltar el botón del ratón.
B) Utilizar los botones / comandos de cortar y pegar:
1. Marcar la celda o el rango
2. En la barra de herramientas estándar pinchar en el botón de cor-
tar, o bien utilizar el menú de Edición / Cortar
3. Desplazarse con el ratón o las teclas de los cursores a la posición
deseada.
4. Pulsar el botón de Pegar, o bien el menú Edición / opción Pegar.
▲ Para copiar una celda, o bien un rango, se procede de la
misma manera, salvo que:
A. Si se utiliza la opción de Arrastrar, hay que mantener pulsada la
tecla CTRL mientras se arrastra, y soltar primero el botón
izquierdo del ratón y luego CTRL.
B. Si se utilizan el botón / comando de la barra de herramientas o
en menú de Edición, es el botón / comando de Copiar, en vez de
Cortar.
28 Excel 2002
En el Menú de Edición, la opción de Borrar permite borrar:
Borrar un rango
— Todo: todo el contenido y los formatos de la celda / rango.
— Formatos: deja el valor, elimina sólo los formatos.
— Contenido: borra el contenido y deja los formatos.
— Comentarios: borra el comentario de una celda.
Si el dato introducido en una celda es más largo que el ancho de
Cambiar la columna, y las celdas que hay a la derecha no están vacías, ese
anchura/Altura dato saldrá cortado, y aparece sólo la parte que coincide con el
de la ancho de la celda.
columna/fila En Excel no se puede cambiar el ancho y el alto para una sola
celda, hay que hacerlo para toda la columna o toda la fila:
▲ Para ampliar el ancho de la columna correspondiente, basta
posicionar el cursor entre el título de la columna y el de la
siguiente (por ejemplo entre la A y la B): éste adoptará una
forma de doble flecha izquierda-derecha ( ), y entonces, si
se pulsa el botón del ratón y se desplaza hacia la derecha, se
aumenta el ancho de la columna (en este caso la A).
Al pulsar el botón del ratón sobre este cursor, aparece un peque-
ño cartel amarillo que indica la anchura de la columna.
Y si, con el cursor en la misma posición, se hace doble clic con el
botón del ratón, la anchura de la columna se auto-ajustará a la
entrada de mayor tamaño.
▲ Lo mismo para las filas: en este caso habrá que situar el cursor
entre el título de una fila y la siguiente, y éste adoptará una
forma de doble flecha pero ahora vertical.
▲ El ancho de las columnas y al alto de las filas también se
puede cambiar a través del menú de formato; éste permite,
además de las anteriores:
1. Para filas y columnas, ocultar y mostrar.
2. Para las columnas, colocar el ancho estándar.
Excel 2002 29
Algunas veces puede ser necesario insertar una nueva columna,
Insertar y borrar fila, o celdas, para colocar un dato:
columnas, filas y
celdas 1. Para insertar una columna entre dos, hay que pulsar sobre la
letra de título de la de la derecha, para marcarla, y entonces:
a) Pinchar en el menú Insertar / Columna.
b) O bien, pulsar el botón derecho del ratón, y elegir Insertar.
Se insertará una columna en blanco entre las dos anteriores, con
la misma anchura y formato que la anterior, desplazándose los
datos hacia la derecha.
2. Para insertar una fila entre dos, hay que pulsar sobre el número
de la fila de abajo, y entonces:
a) Pinchar en el menú Insertar / Fila.
b) O pulsar el botón derecho del ratón, y elegir Insertar.
3. Para insertar celdas, se hace igual, pero sin marcar columnas ni
filas; en este caso, el programa preguntará cómo se quieren inser-
tar las celdas:
– Desplazar las celdas hacia la derecha.
– Desplazar las celdas hacia arriba.
– Insertar toda una fila.
– Insertar toda una columna.
30 Excel 2002
4. Para eliminar una columna o una fila:
a) Se marcar la columna o la fila, haciendo clic en la letra de la
columna o en el número de la fila.
b) Se pincha en el menú Edición / Eliminar, o bien en el botón
derecho del ratón, opción Eliminar.
Para realizar cálculos con los datos existentes en la hoja se utili-
Introducción de zan fórmulas, las cuales están formadas por operadores de datos y
fórmulas a menudo por funciones. Excel contiene cientos de funciones, y
un ‘asistente’ para funciones que facilita su uso. También cuenta
con una función automática muy útil que suma los datos de filas
o columnas llamada Autosuma.
Después de haber adquirido una serie de conocimientos básicos
ha llegado el momento de crear un ejercicio práctico. Para ello se
utilizará como modelo la hoja de la figura siguiente:
Para empezar a introducir los datos es preferible que la hoja de
trabajo esté vacía.
Excel 2002 31
En la celda C2 se introduce la palabra enero. Si se pincha en la
celda, y luego en la esquina inferior derecha, cuando el cursor
adopte forma de cruz fina, y se arrastra, el ordenador completará
las demás entradas (esta es una función llamada autorelleno que
se verá más adelante).
Una vez introducidos los datos, falta introducir las fórmulas para
completar los resultados. Para ello hay que pinchar en F3, el
lugar donde debe aparecer el primer resultado. La fórmula será:
= C3 + D3 + E3
Como se observa, en Excel siempre hay que preceder las fórmu-
las del signo “=”, y tras él las celdas que entran a formar parte de
la operación con los correspondientes operadores matemáticos;
esto se puede hacer de tres maneras distintas:
1. Pinchando con el cursor del ratón en cada celda, separadas por
cada operador matemático:
Pinchar en C3 _ + _ pinchar en D3 _ + _ pinchar en E3 _ intro.
2. Desplazarse a cada celda con los cursores, y pulsar el operador
matemático.
3. Escribir la fórmula a mano.
Una vez introducida la fórmula, se pulsa intro, cualquier tecla de
cursor o con el ratón se hace clic en otra celda o el botón √ de la
barra de fórmulas y el resultado aparecerá en F4.
– Hay otra manera de hacer la operación anterior: la función
SUMA. Si se pulsa el botón de la Autosuma (Σ) de la barra de
herramientas estándar, el ordenador sumará todas las celdas a la
izquierda de la celda F3, y la fórmula quedará como:
=SUMA(C3:E3).
Ya está el primer resultado. No es lo mismo el conteni-
do, que el resultado.
32 Excel 2002
– En Excel 2002, el botón de la Autosuma no sólo permite aplicar
sumas: aparece con un nuevo botón de despliegue (▼) que per-
mite aplicar también Promedios, Cuenta, Máximo, Mínimo y
otras funciones.
Para calcular los demás datos, no es necesario introducir la fór-
mula celda a celda, de manera similar a la introducida en F4: la
función de autorelleno permite copiar la fórmula de manera rela-
tiva a las demás celdas:
1. Se pincha en la celda que contiene la fórmula
2. Se coloca el cursor sobre el botón de autorelleno (pequeño botón
que hay en la esquina inferior derecha), y el cursor adopta una
forma de cruz pequeña.
3. Se pulsa el botón del ratón y se arrastra hacia la última celda, (en
este caso F7) en vertical, u horizontal.
Automáticamente, la función autorelleno calculará la fórmula
para las demás celdas, aumentando en este caso 1 el valor en cada
fila (a esto se le llama referencias relativas).
En una fórmula pueden utilizarse tres tipos de referencias a las
Referencias a las celdas: Relativas, Absolutas y Mixtas. El tipo de referencia deter-
celdas: minará qué sucederá al copiar la fórmula.
referencias
▲ Una referencia relativa es una referencia a celda que Excel
relativas, mixtas y interpreta como la posición de la celda referenciada en rela-
absolutas ción con la celda que contiene la referencia. En el momento
de copiar la fórmula, ésta se adapta a cada nueva referencia.
– En el ejercicio anterior:
Excel 2002 33
Observe como la fórmula se ha adaptado “libremente” a las nue-
vas referencias, esto es, ha aumentado 1 el valor en cada fila
(=C3+D3+E3, =C4+D4+E4, o bien =SUMA(C3:E3),
=SUMA(C4:E4), etc.). A este tipo de referencia se le denomina
Relativa.
▲ En otras ocasiones, al copiar una fórmula, es necesario conser-
var la referencias a una celda tal y como se encuentra en la fór-
mula copiada). Para ello se utilizan las referencias absolutas.
Se podría decir que una referencia relativa es aquella que se hace
a celdas que van cambiando con cada concepto, mientras que la
absoluta es a celdas fijas, que no cambian (por ejemplo, un IVA
único, un IRPF, etc.).
Para indicar a Excel que una referencia a una celda en una fór-
mula es fija, se teclea el signo $ delante de la columna y número
de la fila, o mejor, se pulsa la tecla F4: ej: $C$12.
34 Excel 2002
En el caso del ejercicio, la comisión sería:
=$C$12*F3
Cuando se introduce en una celda una referencia absoluta, Excel
la utiliza para determinar que en todo momento se conserve esa
posición de celda de manera fija.
▲ Mezcla de ambas son las referencias mixtas: una parte de la
celda (la fila o la columna) permanece fija en la fórmula
copiada, y la otra varía: ej.: C$12, o $C12.
Cuando se pulsa 1 vez la tecla F4, se fija la celda entera. Si se
pulsa otra vez, fija la fila. Si se pulsa otra vez, fija la columna. Si
se pulsa otra vez, la celda vuelve a ser relativa.
Las series son una utilidad de Excel que permite, en un rango,
Series hacer series de números o fechas.
Para aplicar una serie, hay que insertar el primer dato, marcar el
rango (vertical u horizontal) en el cual se quiere hacer la serie, y
pulsar en el menú de Edición la opción Rellenar / Series...;
aparece el siguiente cuadro de diálogo (figura 11):
Excel 2002 35
Las opciones de esta ventana son las siguientes:
▲ Filas / Columnas: permite disponer la serie en filas o columnas.
▲ Tipo: tipo de serie: puede ser lineal (1, 2, 3,...), geométrica
(1, 2, 4,...) o cronólógica.
▲ En caso de ser cronológica, puede ser: fecha, día laborable,
mes o año.
▲ Incremento: el incremento numérico de la serie.
▲ Límite: el límite de la serie: si es menor que el número de cel-
das marcadas, la serie se detendrá en el límite; si es mayor,
sólo se rellenan las celdas señaladas.
Se puede acceder de varias formas a la información de la Ayuda.
Utilización de la
ayuda Para obtener ayuda sobre un tema determinado se puede en
principio pulsar la tecla F1 para activar el asistente, o el botón de
ayuda del cuadro de diálogo si lo tiene. El asistente ofrece ayuda
de una forma muy sencilla, mostrando una serie de opciones a
elegir y explicando paso por paso cada una de ellas.
Si no se está en ningún cuadro de diálogo, es lo mismo escoger
en el menú ? (Ayuda) o en el Panel de Tareas la opción
Ayuda de Microsoft Excel, o la tecla F1.
36 Excel 2002
El asistente de Excel se puede visualiza u ocultar con el botón
derecho del ratón. Este asistente se puede personalizar para que
salga la figura que más guste.
Otra forma rápida y específica de obtener ayuda es mediante la
función del menú ? / ¿Qué es esto? El funcionamiento de esta
opción es el siguiente:
▲ Se elige ‘?’ de la barra de menús y después ¿Qué es esto?
▲ Se elige cualquier opción o icono, por ejemplo la N de negri-
ta, y se visualizará una ventana de contexto explicativo.
▲ Una nueva opción de Excel 2002 es la ventana ‘Escriba una
pregunta’ que aparece en la parte superior derecha, al final de
la barra de menús, y que permite acceder directamente a
ayuda sobre el tema tecleado.
Excel 2002 37
Ideas principales
▲ Funciones Deshacer y Rehacer.
▲ Rangos.
▲ Operaciones básicas con celdas y rangos.
▲ Introducción de fórmulas.
▲ Referencias relativas, fijas y mixtas.
▲ Utilización de la ayuda.
38 Excel 2002
