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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE: 17

VERSIÓN: 2.0
F – SIG – 31 INFORME FINAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

1. INFORMACIÓN GENERAL
Sede principal Bucaramanga
LUGAR
Unidades Tecnológicas de Santander
DURACIÓN FECHA DE Agosto 10 de FECHA
2022 Agosto 18 de 2022
AUDITORÍA INICIO FINALIZACIÓN
RESPONSABLE O LÍDER DE
NOMBRE DE PROCESO
PROCESO
Adriana Vanegas Aguilar
Planeación Institucional
Jefe Oficina de Planeación
 Ing. Favio Solano Castellanos
Decano Facultad de Ciencias Naturales
e Ingenierías.
 Dr. Orlando Orduz Corredor
Decano Facultad de Ciencias
Socioeconómicas y Empresariales.
 Daniel Alexander Velasco Capacho
Docencia Coordinador Programa de Ingeniería
Electrónica y Tecnología en
Implementación de Sistemas
Electrónicos Industriales.
 César Vásquez Gómez
Coordinador Programa Administración
Financiera y Tecnología en Gestión
Bancaria y Financiera.
PROCESO (S)
Javier Mauricio Mendoza Paredes
AUDITADO (S) Investigación
Director de Investigaciones y Extensión
Ismael Enrique Ibáñez Peñuela
Extensión Coordinador Grupo de Extensión
Institucional
María Eugenia Carvajal Gamarra.
Admisiones y Matriculas Coordinadora Grupo de Admisiones,
Registro y Control Académico.
Gestión Administrativa:
Dirección Administrativa de Sonnia Yaneth García Benítez
Talento Humano
Directora Administrativa de Talento
Grupo de Contratación de
Humano
Talento Humano
Isabel Zoraida Villa Villa
Relaciones Interinstitucionales Jefe Oficina de Relaciones
Interinstitucionales
María Isabel Acuña Gutiérrez
Recursos Físicos
Coordinadora Grupo Recursos Físicos
Adriana Vanegas Aguilar
Sistema Integrado de Gestión
Jefe Oficina de Planeación

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EQUIPO AUDITOR ROL

 Sandra Milena Fernández Auditor Líder
Gómez.
 Claudia Rocío Parra López. Auditor por procesos
 Carmen Smith Ortega Auditor por procesos
EQUIPO Quintero.
AUDITOR  Alejandro Mantilla Cáceres. Auditor por procesos
 Audrey Taidy Casadiegos Auditor por procesos
Gaona.
 Rocío Astrid Mozo Cáceres Auditor por procesos
 Magda Carolina González Auditor por procesos
Álvarez.
 Sergio Javier Rubio Castillo Auditor por procesos
Verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables del Sistema Integrado
de Gestión, acorde con la Norma ISO 9001: 2015, su implementación y
OBJETIVO DE mantenimiento eficaz, a través del proceso de auditorías internas como la
LA AUDITORÍA eficacia de las acciones tomadas para eliminar las causas de las No
Conformidades reales y potenciales detectadas en el proceso a través de
auditorías de seguimiento.
Ejecución del programa de auditorías internas a los siguientes procesos del
Sistema de Gestión de Calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander
ALCANCE DE UTS: Planeación Institucional, Docencia, Investigación, Extensión,
Admisiones y Matrículas, Gestión Administrativa (Dirección Administrativa
LA AUDITORÍA
de Talento Humano - Grupo de Contratación de Talento Humano),
Relaciones Interinstitucionales, Recursos Físicos y Sistema Integrado de
Gestión.
Se realizará la auditoría con enfoque al Sistema Integrado de Gestión de
CRITERIOS DE
Calidad basado en el cumplimiento de los requisitos establecidos en las
LA AUDITORÍA:
normas NTC ISO 9001:2015, manual de calidad y documentación interna.
2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

Dando cumplimiento con el numeral 9.2 Auditoría Interna establecido en la NTC ISO 9001:2015
por la cual se encuentra certificada las Unidades Tecnológicas de Santander UTS, el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño MIPG realiza aprobación al Programa de auditorías
internas de calidad vigencia 2022 mediante Acta No. 03-2022 del 01 de agosto de 2022.
Se realizó reunión de apertura de auditorías internas el día 09 de agosto de 2022 contando con
la participación de los líderes de los veinte (20) procesos que conforman el sistema integrado
de gestión de Calidad, se socializó que se realizaría auditoria a nueve (09) procesos: Planeación
Institucional, Docencia, Investigación, Extensión, Admisiones y Matrículas, Gestión
Administrativa (Dirección Administrativa de Talento Humano - Grupo de Contratación de Talento
Humano), Relaciones Interinstitucionales, Recursos Físicos y Sistema Integrado de Gestión. Así
mismo se presentó el equipo auditor, mencionando el perfil profesional y experiencia, de igual
manera se socializó nuevamente el programa, alcance, objetivo y criterios de verificación.

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Las auditorías internas de Calidad inician desde el día 10 de agosto hasta el 18 de agosto de
2022, de manera presencial.
Requisitos Auditados:
4.1. Comprensión de la Organización y su contexto.
4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
4.4. Sistema de Gestión de la calidad y sus procesos.
5.2. Política.
6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades.
7.5. Información documentada.
9.1. Seguimiento y medición de los procesos.
10. Mejora.

A continuación, se relaciona el tiempo estimado en horas invertidas para el desarrollo de las

entrevistas a los diferentes líderes de proceso, grupo o dependencias:

PROCESO A AUDITAR DURACIÓN NOMBRE DE AUDITORES

PROCESO ESTRATÉGICO Claudia Roció Parra López
2 Horas
Planeación Institucional Sandra Milena Fernández Gómez
PROCESO MISIONAL Sandra Milena Fernández Gómez
4 Horas
Docencia Sergio Javier Rubio Castillo
Carmen Smith Ortega Quintero
PROCESO MISIONAL
2 Horas Audrey Taidy Casadiegos Gaona
Investigación
Sandra Milena Fernández Gómez
Magda Carolina González Álvarez
PROCESO MISIONAL
2 Horas Claudia Roció Parra López
Extensión
Sandra Milena Fernández Gómez
Magda Carolina González Álvarez
PROCESO DE APOYO
2 Horas Claudia Roció Parra López
Admisiones y Matriculas
Sandra Milena Fernández Gómez
PROCESO DE APOYO
Gestión Administrativa Roció Astrid Mozo Cáceres
(Dirección Administrativa de Talento 4 Horas Alejandro Mantilla Cáceres
Humano y Grupo de Contratación de Sergio Javier Rubio Castillo
Talento Humano)
Carmen Smith Ortega Quintero
PROCESO DE APOYO
2 Horas Audrey Taidy Casadiegos Gaona
Relaciones Interinstitucionales
Sandra Milena Fernández Gómez
PROCESO DE APOYO Roció Astrid Mozo Cáceres
2 Horas
Recursos Físicos Alejandro Mantilla Cáceres
PROCESO DE APOYO
2 Horas Sandra Milena Fernández Gómez
Sistema Integrado de Gestión
TOTAL 22 Horas

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Al culminar las entrevistas con los líderes de cada proceso el equipo auditor elaboró y presentó
el informe de auditoría interna por proceso a través del formato “F-SIG-39”, el cual es revisado
y aceptado mediante firma digital y/o física y enviado a través de los correos electrónicos
institucionales y/o de manera física por los líderes de los procesos.

Partiendo del alcance definido para el desarrollo de las auditorías, y mediante el uso y aplicación
del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) identificado en las listas de chequeo y teniendo
en cuenta los principios, el enfoque en procesos, pensamiento basado en riesgos, herramientas
de seguimiento y control y la mejora continua institucional.

Teniendo en cuenta las entrevistas realizadas de manera presencial con los líderes y sus
equipos de trabajo de cada proceso auditado, se obtienen los siguientes resultados:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

1. PLANEACION INSTITUCIONAL.

El equipo auditor resalta que la Oficina de Planeación cumple el objetivo del proceso mediante
el asesoramiento y la implementación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional, los planes
anuales de acción y la actualización de políticas y programas institucionales.

Como proceso apoya al cumplimento de la política de calidad, contribuyendo al mejoramiento

continuo, mediante la revisión y seguimiento de indicadores, planes de acción, mitigación de
riesgos, entre otros.
HALLAZGOS

Tipo: Oportunidades de Mejora (OP), se detectaron tres (3).

Causa: Relacionadas con la actualización de la información documentada, el fortalecimiento de
los riesgos y establecimiento de indicadores de gestión.

PROCESOS MISIONALES

2. DOCENCIA
El equipo auditor destaca la aplicación del principio de la planeación como primera función
administrativa y académica, sincronizándose con el calendario académico y determinando la
secuencia de sus actividades, dando cumplimiento a los objetivos del proceso de docencia.

El proceso de Docencia apoya el cumplimento de la política de calidad desde los procesos de

autoevaluación con fines de renovación y con fines de acreditación basados en el modelo
SICCES, se realizan acciones y planes de mejoramiento y fortalecimiento enfocados a
garantizar la excelencia académica institucional, siendo socializados a todas las partes
interesadas tanto las fortalezas como acciones de mejora.

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HALLAZGOS
Inicialmente se detectaron cuatro (4) oportunidades de mejora. El dos (02) de septiembre por
medio de un comunicado, los decanos de las facultades de Ciencias Naturales e Ingenierías y
Ciencias Socioeconómicas y Empresariales y los coordinadores de los programas de Ingeniería
Electrónica y Tecnología en Implementación de Sistemas Electrónicos Industriales y el
programa de Administración Financiera y Tecnología en Gestión Bancaria y Financiera, realizan
replica donde no aceptan dos oportunidades de mejora, por lo cual la líder de la auditoría analiza
las razones y acepta las observaciones.
Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron dos (2) oportunidades de mejora, una vez
aceptada la réplica a los hallazgos de la auditoría interna de calidad del proceso Docencia.
Causa: Información documentada desactualizada.
3. INVESTIGACIÓN
El equipo auditor evidencio un avance significativo en la apropiación de la Política de Calidad
de la Institución y participación activa en el análisis y actualización de cada uno de los
documentos que hacen parte del proceso. Se está realizando la incorporación al proceso de los
cambios generados debido a la creación del Grupo de Movilidad Internacional y Visibilidad
Académica, cuyas funciones se asignaron al proceso.
HALLAZGOS
Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron cinco (5).
Causa: corresponden a Información documentada desactualizada, mejoramiento de la
documentación del proceso y cierre de una acción de mejora.
4. EXTENSIÓN
El equipo auditor observa que el proceso realiza la articulación con los procesos misionales de
Docencia e Investigación para la planeación de sus objetivos y acciones establecidas en el Plan
Anual de Acción del 2022, la Política de Extensión, la Política de Administración de Riesgos, la
documentación de la base documental. Es importante resaltar que, desde el proceso de
Extensión se utilizan las herramientas establecidas en el Sistema Integrado de Gestión para
seguimiento, lo que permite automáticamente generar actividades para cumplir con las acciones
definidas en el plan de acción anual, permitiendo analizar cuáles son las causas y mitigar el
impacto sobre el cumplimiento de lo planificado.
HALLAZGOS: No se detectaron no conformidades ni oportunidades de mejora.

PROCESOS DE APOYO

5. ADMISIONES Y MATRÍCULAS

El equipo auditor evidencia el empoderamiento y sincronización del proceso, cumpliendo con

responsabilidad las actividades estipuladas, apoyando al cumplimiento de los objetivos
estratégicos de las Unidades Tecnológicas de Santander. El Grupo Interno de Trabajo de
Admisiones, Registro y Control Académico apoya su gestión a través del sistema
ACADEMUSOFT. Los mecanismos y herramientas establecidas por la Institución en la página
web para la admisión de estudiantes nuevos, describe la oferta académica de los programas

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académicos, facilitando la información y conocimiento por parte de los aspirantes interesados.

El manejo del calendario académico para el proceso de admisión y matricula facilita la
distribución racional del tiempo destinado a la planeación, organización y ejecución de
actividades.

HALLAZGOS
Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron tres (3).
Causa: Información documentada desactualizada y formalizar el cierre de las acciones de
mejora de la auditoria interna 2021.

6. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

En el proceso de Gestión Administrativa fueron auditados los siguientes grupos de trabajo:

Dirección Administrativa de Talento Humano y Grupo de Contratación de Talento Humano.
El equipo auditor observa que el proceso demuestra la comprensión en cuanto a la identificación
del tipo de proceso y su objetivo de manera clara y coherente con respecto a los elementos de
la caracterización, teniendo claridad en el reconocimiento del aporte del proceso a los objetivos
misionales de la Institución. Se evidencia el cumplimiento de objetivos de calidad desde las
funciones y actividades diarias, que realizan cada uno de los grupos de trabajo el de Dirección
Administrativa de Talento Humano y el Grupo de Contratación de Talento Humano, apoyando
desde la vinculación y contratación al suministrar oportunamente el personal requerido para el
desarrollo de las actividades en los diferentes procesos misionales de la institución.
HALLAZGOS
Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron dos (2).
Causas: Actualización de la documentación del proceso, como la matriz de comunicación,
matriz de identificación de requisitos legales y actualización de un procedimiento.
7. RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

El equipo auditor identifica que el proceso reconoce su aporte a la Política de Calidad de la

Institución y cuentan con labores puntuales que dan apoyo al cumplimiento de la misma.
La caracterización del proceso no plantea dentro de su objetivo los atributos del proceso y su
alcance no se presenta completamente, además, una actividad del proceso como es el
acompañamiento, gestión y asesoría de otorgamiento de becas y auxilios estatales, la cual
demanda contratación de personal y muchas horas de trabajo, no está relacionada en la matriz,
por lo cual consideramos que debe integrarse a la misma en aras de la realización de una
planificación eficaz que garantice el enfoque basado en procesos.
HALLAZGOS

Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron seis (6).

Causas: Estás corresponden al mejoramiento de la documentación propia del proceso,
aplicación de las tablas de retención documental, actualización del mapa de riesgos de gestión,
organización de archivo de gestión documental y cierre de acciones de mejoras pendientes en
el proceso.

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8. RECURSOS FÍSICOS

El equipo auditor resalta la comprensión del proceso y su objetivo al identificar de forma clara
cada uno de los elementos de la caracterización tanto de entrada como de salida permitiendo
tener claridad sobre la importancia del proceso en el funcionamiento de la institución.
Es importante que el proceso actualice la información documentada del proceso, teniendo
presente el numeral 4.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos, Numeral 7.5.2 Creación
y actualización. NTC ISO 9001:2015.

HALLAZGOS

Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron tres (3).

Causas: Enfocadas a la actualización de la documentación del proceso y análisis de los
indicadores.

PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

9. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El equipo auditor resalta la conveniencia de este proceso para la aplicación de la Norma ISO
NTC 9001:2015, lo cual magnifica la importancia de la actualización permanente de sus
requisitos de acuerdo a la Norma Internacional y la adecuada gestión de los riesgos
institucionales.

HALLAZGOS

Tipo: Oportunidades de mejora (OP), se detectaron nueve (9).

Causas: Enfocadas a la actualización de la documentación de los procesos del Sistema
Integrado de Gestión y del proceso SIG, replantear indicadores y riesgos del proceso, realización
de las actividades de seguimiento y control del sistema y el fortalecimiento a la mejora continua
institucional, teniendo en cuenta que están relacionadas con los lineamientos estratégicos del
sistema.

Tipo: NO Conformidad (NC), se detectan dos (2).

Causas: No documentación de los procesos y no implementar oportunidades de mejora
detectadas.

En el siguiente punto se presentan los hallazgos detectados durante las auditorías internas
anteriormente mencionadas, los cuales fueron socializados durante la auditoria y presentados
al líder de cada proceso a través del informe respectivo, estos hallazgos fueron aceptados por
los líderes de cada proceso, a excepción del proceso de Docencia quien presenta réplica al
informe del mismo.

El día 25 de agosto de 2022 se realiza reunión de cierre de auditorías internas 2022.

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3. HALLAZGOS
RESULTADOS GENERALES:
OPORTUNIDADES NO
PROCESO TOTAL
DE MEJORA CONFORMIDADES
Planeación Institucional 3 0 3
Docencia 2 0 2
Investigación 5 0 5
Extensión 0 0 0
Admisiones y Matrículas 3 0 3
Gestión Administrativa
(Dirección Administrativa de Talento
2 0 2
Humano - Grupo de Contratación de
Talento Humano).
Relaciones Interinstitucionales 6 0 6
Recursos Físicos 3 0 3
Sistema Integrado de Gestión 9 2 11
TOTAL 33 2 35

OPORTUNIDADES DE MEJORA (OM):

No DESCRIPCIÓN PROCESO
Se requiere realizar la actualización de la documentación que se le
relaciona a continuación, teniendo presente el numeral 4.4. Sistema de
Gestión de Calidad y sus Procesos, Numeral 7.5.2 Creación y
actualización. NTC ISO 9001:2015:
Planeación
1 F-SIG-19 Caracterización del proceso.
Institucional
I-PL-01 Instructivo para la elaboración y trazabilidad de los Proyectos de
Inversión.
G-PL-02 Guía metodológica para la construcción del plan de
desarrollo institución.
Se requiere realizar un análisis de los riesgos del proceso e identificar
posibles riesgos relevantes, que pueden afectar notablemente la gestión
Planeación
2 institucional. Lo anterior con base en lo dispuesto en el numeral 6.1
Institucional
Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades NTC ISO
9001:2015.
Se requiere establecer indicadores que evalúen la gestión de los riesgos
y el seguimiento de los proyectos de inversión, que permitan asegurar el
cumplimiento de las metas o, mejor aún, identificar las oportunidades y Planeación
3
fortalezas aprovechables en aquellos con un cumplimiento sobresaliente. Institucional
Lo anterior con base en lo dispuesto en el numeral 9.1 Seguimiento,
medición, análisis y evaluación NTC ISO 9001:2015.
Se requiere realizar actualización de los siguientes documentos revisados
del proceso de Docencia, durante la fase de la auditoría, teniendo presente
el numeral 4.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos, Numeral
7.5.2 Creación y actualización. NTC ISO 9001:2015:
4 Docencia
F-SIG-19 Caracterización del proceso.
F-SIG-41 Matriz de comunicaciones.
F-SIG-42 Matriz de requisitos legales.
F-SIG-44 Matriz de indicadores.

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No DESCRIPCIÓN PROCESO
Se requiere se incorporen a los procedimientos, guías, instructivos del
proceso de docencia, los formatos que se establecen a continuación. Lo
anterior con base en lo dispuesto en el numeral 4.4. Sistema de Gestión
de Calidad y sus procesos, Numeral 7.5.2 Creación y actualización. NTC
5 ISO 9001:2015: Docencia
REQUISITOS RELACIONADOS CON EL ESTUDIANTE
F-DC-194 Lista de chequeo para acuerdos de práctica.
F-DC-195 Acta Inicio de Prácticas.
F-DC-196 Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción de Prácticas.
Definir alcance y objetivo del proceso, teniendo en cuenta las funciones
6 Investigación
relacionadas con movilidad internacional y visibilidad académica.
Unificar y ajustar toda la documentación del proceso, a saber:
F-SIG-19 Caracterización del proceso.
F-SIG- 40 Matriz de partes interesadas.
F-SIG-41 Matriz de comunicación.
F-SIG-42 Matriz de requisitos legales.
F-SIG-13 Mapa de riesgos.
F-SIG-44 Matriz de indicadores de gestión.
F-SIG-24 Matriz de controles.
Procedimientos con sus respectivos formatos:
P-IN-01 Constitución Grupos Investigación V8.
7 P-IN-02 Divulgación Productos Investigación V7. Investigación
P-IN-03 Formulación Ejecución Proyectos Investigación V11.
P-IN-04 Participación Estudiante Semillero Investigación V9.
P-IN-06 Divulgación Lineamientos Distinción Trabajo de Grado V2.
P-IN-07 Comité de Ética Para La Investigación, Bioética e Integridad
Científica V1.
A partir de los cambios generados con las Resoluciones 632, 633 y 634
del 27 de septiembre de 2021, mediante las cuales se asignó al proceso
Movilidad internacional y Visibilidad Académica y la eliminación del
proceso de apoyo Gestión del Conocimiento de la base documental. Se
sugiere solicitar asesoría al Proceso Sistema Integrado de Gestión frente
a la unificación del proceso.
Incluir en la actualización de la documentación de todo el proceso, las
8 actividades relacionadas con los centros especializados adscritos a la DIE, Investigación
generando los respectivos procedimientos y formatos.
Realizar revisión de la correspondencia entre los procedimientos y los
9 formatos, ya que se registran formatos no relacionados con ningún Investigación
procedimiento.
Solicitud y revisión de cierre de la acción de mejora No 34 de la Auditoría
Interna de 2021, teniendo en cuenta que, pese a que se evidenció que se
10 han tenido avances, deben reajustarse las matrices, procedimientos y Investigación
formatos, a partir de los cambios surgidos en el proceso, posteriores a las
acciones realizadas.
Dentro de la verificación realizada se recomienda la actualización de la
Admisiones y
11 Caracterización, Matriz de Comunicación, Matriz de Requisitos Legales y
Matriculas
Mapa de Controles en la base documental.

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No DESCRIPCIÓN PROCESO
Considerar incluir, de manera estándar, en el(los) procedimiento(s)
Admisiones y
12 respectivos, en la parte de documentos de referencia solo el nombre del
Matriculas
documento que alimenta dichas actividades.

Formalizar ante el proceso Sistema Integrado de Gestión el cierre de las Admisiones y

13
acciones de mejora de la auditoria interna 2021. Matriculas

Actualizar los documentos que se relacionan a continuación, los cuales

fueron revisados al proceso de Gestión Administrativa, durante la fase de
la auditoría, teniendo presente el numeral 4.4. Sistema de Gestión de
Calidad y sus procesos, Numeral 7.5.2 Creación y actualización. NTC ISO
Gestión
14 9001:2015:
Administrativa
F-SIG-41 “Matriz de comunicación”, teniendo en cuenta que debe estar en
versión 02.
F.SIG.42 “Matriz de Identificación de requisitos legales” del proceso de
Gestión Administrativa, teniendo en cuenta la nueva versión 2.0.

Actualizar el procedimiento P-GA-02 “Contratación de Personal Docente”

ya que se observa que le hace falta el diagrama de flujo y su última
Gestión
15 actualización fue en julio de 2019. Debe actualizarse conforme a lo
Administrativa
establecido en la versión 14 del P-SIG-01 procedimiento para crear,
modificar, eliminar y controlar documentos.

Actualización de las matrices del proceso por cambio en las actividades

del proceso según resoluciones 632, 633 y 634 del 27 de septiembre de
2021:
Relaciones
16 F-SIG-40 Matriz de Identificación y Evaluación de Partes Interesadas.
Interinstitucionales
F-SIG-41 Matriz de Comunicación Informativa.
F-SIG-42 Matriz de Identificación de los Requisitos Legales.
F-SIG-24 Matriz de Controles del Proceso.
Actualización de la caracterización del proceso en su objetivo y alcance,
así como revisión del mismo por cambio en las actividades del proceso y Relaciones
17
la inclusión dentro de la misma de la actividad de acompañamiento, Interinstitucionales
gestión y asesoría de otorgamiento de becas y auxilios estatales.
Finalización de la acción de mejora No 24, pendiente de la auditoria Relaciones
18
anterior, teniendo en cuenta el cambio de funciones del proceso. Interinstitucionales

Actualización del mapa de riesgos, en el cual se debe eliminar el riesgo:

Pérdida de transferencia de conocimientos durante y después de los Relaciones
19
procesos de movilidad nacional y/o prácticas profesionales, por no ser esta Interinstitucionales
una actividad del proceso.

Creación del procedimiento: acompañamiento, gestión y asesoría de

Relaciones
20 otorgamiento de becas y auxilios estatales y los formatos según
Interinstitucionales
corresponda al mismo.

Organización del archivo de gestión documental digital o físico según las Relaciones
21
tablas de retención documental. Interinstitucionales

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No DESCRIPCIÓN PROCESO

Actualizar los documentos relacionados a continuación, que se revisaron

al proceso de recursos físicos, durante la fase de la auditoría, teniendo
presente el numeral 4.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos,
Numeral 7.5.2 Creación y actualización. NTC ISO 9001:2015:
22 Recursos Físicos
F-SIG-19 Caracterización que está en versión 4.
F-SIG-19 Matriz de comunicación que está en versión 1.
F-SIG-42 Matriz de Requisitos Legales y Complementarios que está en
versión 1.

Actualizar los siguientes procedimientos, teniendo en cuenta los cambios

de metodología en el desarrollo de las actividades ejecutadas al interior
de los diferentes grupos de trabajo, según el procedimiento P-SIG-1, V14
y el instructivo I-SIG-01:
P-RF-01 Elaboración Plan Anual de Adquisiciones, V11, última
actualización 2018.
P-RF-02 Calificación Reevaluación Proveedores y-o Contratistas, V8,
última actualización 2019.
23 Recursos Físicos
P-RF-03 Compra de bienes y servicios, V10, última actualización 2011.
P-RF-04 Inventarios, Activos Fijos y Consumo, V5, última actualización
2018.
P-RF-05 Baja Bienes, V7, última actualización 2018.
P-RF-06 Recibir Activos Donación, V8, última actualización 2019.
P-RF-07 Ingreso Activos Fijos Institución, V7, última actualización 2018.
P-RF-08 Traslado Activos Fijos dentro Institución, V7, última actualización
2019.

Crear indicadores de Eficacia y eficiencia al proceso y poder medirlos

24 Recursos Físicos
frente al Sistema de Gestión de Calidad.

Se deben realizar jornadas de capacitación y/o se implemente ayudas

didácticas o audiovisuales sobre la construcción, elaboración y
actualización de la documentación del sistema de gestión de calidad,
permitiendo a los líderes de los procesos la mejora continua en la
documentación del sistema. Igualmente implementar o crear en el sistema, Sistema Integrado
25
instructivos o guías que permitan a los líderes de los procesos apoyarse de Gestión
en la elaboración y actualización de la información documentada, para
garantizar que el sistema de gestión de calidad cuente con información
documentada que apoye la operación de procesos y alcance de
resultados.

No se tiene contemplado un riesgo sobre la no implementación,

seguimiento y cierre efectivo de las acciones de mejora y correctiva,
situación que puede generar no conformidades al sistema de gestión de
calidad. Se recomienda realizar un análisis de los riesgos del proceso, con Sistema Integrado
26
el fin de identificar posibles riesgos relevantes, como los antes señalados, de Gestión
que pueden afectar notablemente el sistema de gestión de calidad. Lo
anterior con fundamento en lo dispuesto en el numeral 6.1. Acciones para
abordar los riesgos y oportunidades Norma NTC ISO 9001:2015.

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No DESCRIPCIÓN PROCESO

En su gran mayoría los procesos que integran el sistema de gestión de

calidad, no cuentan con la información documentada actualizada en los
formatos del sistema, tales como Matriz de requisitos legales y
complementarios, Caracterización del proceso, partes interesadas, entre
otros. Se recomienda realizar una revisión general de la información
documentada del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de listar los
Sistema Integrado
27 documentos desactualizados en cada uno de los procesos y proceder a
de Gestión
implementar un plan de choque que garantice que la información
documentada es la requerida y necesaria para obtener la eficiencia del
Sistema de Gestión de la Calidad. Lo anterior con fundamento en lo
dispuesto en el numeral 4.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus
Procesos, Numeral 7.5.2 Creación y actualización de la norma NTC ISO
9001:2015.

La caracterización del proceso del Sistema Integrado de Gestión no se

establece como actividad y salida del proceso, el informe de revisión por
la dirección a todo el Sistema, no obstante tenerse establecido dentro de
la documentación del proceso, el Procedimiento P-SIG-07 Revisión SIG. Sistema Integrado
28
Conforme a lo anterior se recomienda realizar la actualización de la de Gestión
caracterización del proceso con fundamento en lo dispuesto en el numeral
4.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos, Numeral 7.5.2
Creación y actualización de la norma NTC ISO 9001:2015.

Realizar actualización de la documentación que se relaciona a

continuación, teniendo presente el numeral 4.4. Sistema de Gestión de
Calidad y sus Procesos, Numeral 7.5.2 Creación y actualización NTC ISO
Sistema Integrado
29 9001:2015:
de Gestión
P-SIG-08 Planificación de Cambios.
P-SIG-03 Procedimiento para el control de salidas no conformes.
P-SIG-06 Acciones Correctivas y de mejora.

Documentar indicadores de gestión en los procesos en lo que no están

implementados y ejecutar acciones efectivas para el seguimiento y análisis de
los indicadores de gestión de los procesos dentro de la periodicidad
Sistema Integrado
30 establecida, con el fin de controlar y aplicar según sea el caso, mejoras en
de Gestión
los procesos, así como mantener los estándares de calidad y el nivel de
servicio. Lo anterior con base en lo dispuesto en el numeral 9.1
Seguimiento, medición, análisis y evaluación NTC ISO 9001:2015.

No se registran indicadores que midan el nivel de satisfacción de los

usuarios del sistema de gestión de calidad, y el seguimiento y cierre
efectivo de las acciones de mejora y correctivas. Se recomienda
Sistema Integrado
31 establecer indicadores, que permitan asegurar la eficiencia, eficacia y
de Gestión
efectividad del sistema integrado de Gestión. Lo anterior con base en lo
dispuesto en el numeral 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
NTC ISO 9001:2015.

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VERSIÓN: 2.0
F – SIG – 31 INFORME FINAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

No DESCRIPCIÓN PROCESO
Realizar seguimiento semestral y cierre definitivo de las acciones de
mejora y correctivas implementadas por los procesos y que evidencien el
cumplimiento de las actividades planteadas en las mismas. Así mismo se
recomienda no conceder tiempo o periodos de cumplimento de las Sistema Integrado
32
actividades de las acciones de mejora o correctivas en periodos de tiempo de Gestión
mayores a 12 meses, con el fin de generar la efectiva mejora continua del
sistema. Lo anterior con base en lo dispuesto en el numeral 10, Mejora,
10.1 Generalidades, 10.2 Mejora Continua NTC ISO 9001:2015.
Realizar el respectivo informe de revisión por la dirección del periodo
comprendido entre abril y diciembre de 2021, para así dejar cerrada la
Sistema Integrado
33 vigencia anterior (2021), y en adelante, efectuar la revisión por vigencia
de Gestión
completa como lo aprobó dicho comité. Lo anterior con fundamento en el
Numeral 9.3 Revisión por la Dirección NTC ISO 9001:2015.

NO CONFORMIDADES (NC):

REQUISITO
No DESCRIPCIÓN PROCESO
INCUMPLIDO
Los procesos de Direccionamiento Estratégico y
Control Disciplinario, no tienen información
documentada, es decir, no cuentan con
caracterización, matrices de partes interesadas,
matriz de requisitos legales, procedimientos,
Numeral 7.5 Información Sistema
indicadores, riesgos, entre otros, generándose
1. documentada - ISO Integrado de
un incumplimiento al numeral 7.5 de la norma
9001:2015 Gestión
ISO 9001:2015 , la cual establece que el
Sistema de Gestión de la Calidad tiene que
incluir la información documentada requerida
para obtener la eficiencia del Sistema de
Gestión de la Calidad.
No se implementaron acciones de mejoras
establecidas en el Informe de Auditoría Externa
de calidad de la vigencia 2021, las cuales se
relacionan a continuación:
*La inclusión del concepto de verificación dentro
de las actividades de diseño, para que mediante
su clarificación se pueda asegurar que esta
actividad se cumple de manera sistemática y Numeral 10 Mejora y Sistema
2. ordenada en el proceso del diseño curricular. 10.1 Generalidades Integrado de
*Continuar con la implementación de las Mejora ISO 9001:2015 Gestión
herramientas o aplicativos para el
mantenimiento de toda plataforma informática
de la institución, de manera que se faciliten las
actividades de planificación, ejecución,
seguimiento y control del desarrollo de dichas
actividades y se asegure el correcto
funcionamiento de los equipos de forma
continua.

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BUENAS PRÁCTICAS (BP):

No. DESCRIPCIÓN PROCESO (S)

El seguimiento de los planes de acción anuales, cuenta con un
sistema de semáforos que permiten identificar el avance en el
1 Planeación Institucional
cumplimiento de metas e indicadores y la implementación de
acciones de mejora continua.

Doble copia de seguridad de datos en diferentes herramientas

digitales, garantizando la conservación y preservación de la Docencia
2
información.

Organización de la información en One Drive, que permite su

alimentación continua por parte del equipo que conforma el
3 Investigaciones
proceso, facilitando el acceso a esta y la inducción al personal
nuevo que llega a la dependencia.
La planeación al inicio del año con todo el equipo de trabajo,
siguiendo los lineamientos del Plan Estratégico de Desarrollo
4 Extensión Institucional
Institucional PEDI 2021 – 2027, y Plan de acción anual 2022, la
política y los objetivos de calidad.
La implantación de la estrategia cero papel, toda la documentación
y registros se encuentran debidamente archivada con las
indicaciones de la TRD de las UTS, en el One Drive del correo Extensión Institucional
5
Institucional de Extensión, lo cual facilita la gestión de la
información.
La forma como se asume la responsabilidad por parte de los
integrantes del equipo de trabajo en las actividades, se evidencia Extensión Institucional
6
en la unificación de criterios.
La buena disposición por parte del líder del proceso y su equipo de
trabajo, para atender la auditoría interna, lo que permite crear un Admisiones y
7 ambiente propicio para la evaluación conjunta del sistema, lo que Matriculas
evidencia el compromiso con la calidad y con la mejora continua.
Se evidencia que el proceso de Admisiones y matricula ha
Admisiones y
implementado acciones que apuntan a mejorar continuamente,
8 Matriculas
siendo preventivos en las actividades que desarrollan.

ASPECTOS POSITIVOS (AP):

No. DESCRIPCIÓN PROCESO

Equipo de trabajo comprometido con los objetivos de calidad de la Planeación
1.
institución, desde el desarrollo y el cumplimiento de las funciones. Institucional

Equipo de trabajo comprometido con los objetivos de calidad de la

2. Docencia
institución, desde el desarrollo y el cumplimiento de las funciones.

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No. DESCRIPCIÓN PROCESO

Generación de autoaprendizaje por parte del equipo de trabajo,
3. sobre el manejo del sistema de gestión de la calidad, en cuanto a Investigación
la creación de formatos y diligenciamiento de matrices.

Medición de los indicadores del proceso, año tras año han

4. aumentado su cobertura generando un impacto positivo en la Extensión Institucional
comunidad.

La utilización de omnicanales para estar en contacto con los

egresados y graduados dando cumplimiento al objetivo del proceso de
canalizar esfuerzos e iniciativas Institucionales que desde la
5. Extensión Institucional
academia se orienten al mejoramiento de la calidad de vida de las
comunidades y la solución de problemas del entorno desde
múltiples perspectivas.

Se evidencia una gran disposición para atender la auditoría interna

Admisiones y
6. por parte del líder del proceso, al igual que la colaboración del
Matriculas
personal que se encuentra a su cargo.
Admisiones y
7. Respuesta eficaz a la información solicitada.
Matriculas

Amplios conocimientos en el proceso, lenguaje claro para

Admisiones y
8. comunicar a las partes interesadas la información que requiere del
Matriculas
proceso.

Equipo de trabajo comprometido con los objetivos y la política de

calidad de la institución. La buena comunicación del equipo de
9. Gestión Administrativa
trabajo, asegura el cumplimiento de objetivos y el control y
monitoreo de riesgos.

Conocimiento del personal del proceso del sistema de gestión de

Relaciones
10. calidad institucional y buena disposición frente a la auditoría a su
Interinstitucionales
proceso.

Uso de formatos digitales dentro del proceso de manera Relaciones

11. organizada e intuitiva. Interinstitucionales

Cohesión en el equipo de trabajo del proceso que permite cumplir

12. desde el desarrollo de las funciones de cada integrante el objetivo Recursos Físicos
de calidad y la política de calidad de la institución.

Sistema Integrado de
Equipo de trabajo comprometido con los objetivos de calidad de la
13. institución, desde el desarrollo y el cumplimiento de las funciones.
Gestión

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VERSIÓN: 2.0
F – SIG – 31 INFORME FINAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

4. CONCLUSIONES

En términos generales y como resultado del ciclo de auditorías internas efectuado, el Sistema
de Gestión de Calidad implementado en la institución es conforme con las disposiciones
planificadas, con los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, y se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz, eficiente y efectivo con sus correspondientes observaciones y acciones de
mejora identificadas generadas por las auditorías realizadas.

Se dio cumplimiento con el plan y programa de auditorías internas vigencia 2022, se identificaron
treinta y tres (33) Oportunidades de Mejora y dos (02) No Conformidades.

El sistema denota su madurez, los líderes de los procesos están cada vez más involucrados y
familiarizados con el sistema.

El fortalecimiento de los conocimientos frente al Sistema Integrado de Gestión en los diferentes

procesos, demuestra mejora continua, lo cual se puede evidenciar en los resultados de la
auditoría.

Se debe propender por aplicar el principio de planificación y mejora continua en la gestión de

los procesos, mediante el uso de las diferentes herramientas del Sistema, como lo son F-SIG–
36 Planificación de cambios y F-SIG-33 Acciones Correctivas y de Mejora.

Se deben crear mecanismos para que los líderes y el personal que apoya la gestión en cada
proceso, utilicen las Tablas de Retención Documental y se dé aplicabilidad a la eficiente gestión
documental.

RECOMENDACIONES:

 Mantener la documentación de cada proceso con la información necesaria y actualizada

según sus necesidades, aplicando el principio de economía y eficiencia.

 Atender las oportunidades de mejora y no conformidades descritas en cada una de los

informes, que permitirán orientar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad de
la institución.

 Es necesario realizar seguimiento a los planes de acción documentados a través del formato
F-SIG-33 Acciones Correctivas y de Mejora, toda vez que a la fecha se encuentran acciones
vencidas en estado abierto; así mismo el conocimiento sobre las evidencias que dan
cumplimiento con los planes de acción.

 Todas las acciones estén encaminadas a la mejora continua y se mantengan las evidencias
necesarias.

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VERSIÓN: 2.0
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LECCIONES APRENDIDAS:

Las lecciones aprendidas corresponden a la suma de todo conocimiento obtenido por

experiencia o entendimiento, que pueden ser positivas o negativas. Durante el desarrollo de las
entrevistas con los procesos auditados, se identificaron las siguientes:

Todos los procesos: El mantener la base documental actualizada genera rapidez y eficiencia
en el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos, especialmente en estos momentos
de contingencia sanitaria, es aquí donde se ve la aplicabilidad de los principios de la calidad.

Fecha de aprobación informe final de auditoría interna: Septiembre 05 de 2022

EQUIPO AUDITOR FIRMA

Líder de Auditoria
Nombre: Sandra Milena Fernández Gómez

Auditor por proceso:

Nombre: Claudia Rocío Parra López

Auditor por proceso:

Nombre: Carmen Smith Ortega Quintero

Auditores por proceso:

Nombre: Alejandro Mantilla Cáceres

Auditores por proceso:

Nombre: Audrey Taidy Casadiegos Gaona

Auditor por proceso:

Nombre: Rocío Astrid Mozo Cáceres

Auditores por proceso:

Nombre: Magda Carolina González Álvarez

Auditores por proceso:

Nombre: Sergio Javier Rubio Castillo

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA

Nombre: Adriana Vanegas Aguilar

Cargo: Jefe Oficina de Planeación

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