ASISTENTE EMPRESARIAL: LA GESTIÒN DOCUMENTAL
BIENVENIDOS
CURSO CERTIFICACIÓN
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
II SEMESTRE
ASISTENTE EMPRESARIAL:
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
II Unidad
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ASISTENTE EMPRESARIAL: LA GESTIÒN DOCUMENTAL
UNIDAD II
GESTIÓN DOCUMENTAL: ASPECTOS PARA SU IMLEMENTACIÓN
Los sistemas de gestión documental, o DMS por sus siglas en inglés, se están
convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de
información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los
antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un DMS asegura
una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión
documental de forma digital? ¿Cuáles son los mejores DMS en el mercado?
LA DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por
sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de
documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los
documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los
empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de
un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar
un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma
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eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades
esenciales.
MOTIVOS DECISIVOS PARA ADQUIRIR UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Según un estudio realizado por TIC Portal sobre empresas que han iniciado un
proyecto de gestión documental, los principales motivos para invertir en software DMS
son:
• Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
• Estrategia de digitalización (de procesos y papel) o paperless office
• Mejora de la gestión y organización empresarial
Ver: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
LAS VENTAJAS DE UN DMS
Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo
la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los
documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una
localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin
embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema.
Localización central
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es
amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información
quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un
sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del
trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados
pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al
mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información
supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la
organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Mejorar el flujo de trabajo
Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y
productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará
una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de
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procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado
o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
MEJORAR LOS FLUJOS DE TRABAJO
Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en
ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o
deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales
de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta
forma, la organización trabaja con la certeza de que toda tu información está segura
ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la
recuperación de datos en caso de desastre.
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión
documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados
a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna
como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la
empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que
mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o
los emails con diferentes versiones de un documento.
Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al
mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los
empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento,
pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de
esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de
forma más sencilla. No obstante, si el sistema de gestión documental no se asienta en su
totalidad, en la organización los problemas de colaboración documental pueden seguir
existiendo. La Guía de Gestión Documental recoge los problemas más comunes que una
empresa puede afrontar para sacarle el máximo rendimiento a la colaboración
documental.
Control de versiones
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina
ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta
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que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de
veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores
documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones,
los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión
del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
Importancia de realizar un buen control de versiones
Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el
mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete
software tiene características específicas, lo que significa que no todos los gestores
documentales son adecuados para todas las organizaciones.
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada
un proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un
error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia
necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con
un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.
PASOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden
seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada
atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya
adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de
implementación.
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1. ENTENDER LAS NECESIDADES Y LOS PROCESOS
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones.
Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para
comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía servirán
de referencia para el proveedor de aquellos aspectos en los que el gestor documental debe
hacer más hincapié, de ese modo se resolverán las posibles carencias que presente la
organización.
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden
en errores similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La
identificación de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la Guía de Gestión
Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y
organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el
proceso de implementación de un sistema de gestión documental.
2. USUARIOS
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento
clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo
uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los
documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores
deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento,
informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de
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pruebas. Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo
de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
3. METODOLOGÍAS DE IMPLANTACIÓN
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión
documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.
En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los
trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización.
Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones
TIC. Pero sí requiere que los empleados cambien su manera de trabajar y adopten nuevos
hábitos.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e
implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum.
Ya que los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental,
tiene sentido que participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de
instalación del software. En la Guía de Gestión Documental puede consultar cuánto
tiempo puede tardar en implementarse por completo un sistema de gestión documental.
4. AUTOMATIZA Y SIMPLIFICA LOS PROCESOS
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y
automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores
documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión
documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la
empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas
dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su
creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden
incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de
versiones automático que incluyen la mayoría de gestores empresariales, este problema
desaparece.
5. INTEGRACIÓN
La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones,
como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar
el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de
información de la empresa trabajen unidos. Los sistemas no integrados provocarán un
aumento del coste y del uso de los recursos empresariales. La información ubicada en
documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales
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en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy
diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los
sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible.
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PARA MAS INFORMACIÓN VISITE A
GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2023
Recoge un análisis de las principales características que no deben faltar en un dms.
Implementación de un sistema de gestión documental
[Link]
documental/implementacion-gestion-documental
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
[Link]
UNESCO BIBLIOTECA DIGITAL
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS)
Y CUÁL ES SU SIGNIFICADO?
[Link]
[Link]#:~:text=Un%20sistema%20de%20gesti%C3%B3n%20documental%2
C%20tambi%C3%A9n%20llamado%20DMS%20(Document%20Management,d
ocumentos%20electr%C3%B3nicos%20de%20todo%20tipo.
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REFERENCIAS
La gestión documental: aspectos previos a su implementación. Artículo de
Adela D’Aló[Link]
[Link]
[Link] man/[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
de-documentos
[Link]
norma/norma/?Tipo=N&c=N0065289
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[Link]
[Link]
autoevaluacion-y-certificacion-por-terceros/
[Link]
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