MANUAL DE USO PLATAFORMA DE EMPLEO

PRESTADOR

Versión 5.9
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Contenido
1. Introducción ....................................................................................................... 7
2. Marco Normativo ............................................................................................... 8
3. Características Técnicas de la Plataforma .................................................... 11
4. Acceso a la Plataforma.................................................................................... 12
[Link] Técnicos de Acceso 12
[Link] de Acceso 14
4.2.1. Permisos por punto de atención. ........................................................... 14
4.2.2. Ingreso al módulo. ................................................................................. 14
4.2.3. Restablecer contraseña. ....................................................................... 16
4.3. Ingreso a la Aplicación 18
5. Módulo de Coordinador .................................................................................. 23
5.1. Administración de Usuarios 24
5.1.1. Creación de usuarios del Prestador (asesores). ................................... 25
5.1.2. Verificación de registro correcto de usuarios del Prestador. ................. 31
5.1.3. Gestión de usuario Prestador. ............................................................... 34
[Link]. Modificación o actualización de datos de usuarios. ........................ 34
[Link]. Traslado de usuarios prestadores. ................................................. 36
[Link]. Desactivación y activación de usuarios. ......................................... 38
[Link]. Eliminación de usuarios prestadores. ............................................. 39
6. Gestión Punto de Atención (Prestador) ......................................................... 43
6.1. Oferentes (Módulo Prestador) 44
6.1.1. Búsqueda de oferentes. ........................................................................ 45
6.1.2. Registro de oferentes. ........................................................................... 46
6.1.4. Gestión de Oferentes. ........................................................................... 81
[Link]. Datos básicos. ................................................................................ 82
[Link].1. Edición datos básicos del oferente. ..................................................82
[Link].1.1. Edición datos de residencia del oferente ........................... 83
[Link].4. Vacantes por perfil. ...........................................................................89
[Link].5. Histórico de prestadores. ..................................................................90
[Link]. Hoja de vida.................................................................................... 91
[Link].1. Ver hoja de vida. ...............................................................................91
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[Link].2. Editar hoja de vida. ...........................................................................92

[Link].3. Actualizar hoja de vida. .....................................................................94
[Link]. Oportunidades laborales. ............................................................... 96
[Link].1. Consultar vacantes. ..........................................................................96
[Link].2. Consultar vacantes por código. ........................................................98
[Link].3. Procesos de selección. .....................................................................99
[Link].1. Ruta de empleabilidad. .................................................................. 105
[Link].2. Histórico de direccionamiento........................................................ 108
6.1.5. Postulaciones. ..................................................................................... 137
6.2. Demandantes (Módulo Prestador) 138
6.2.1. Buscar sedes de empresas. ................................................................ 138
6.2.2. Registro de datos de una nueva empresa desde el módulo de gestión de
empresas. ........................................................................................................ 140
6.2.3. Gestionar sedes. ................................................................................. 153
[Link]. Cuenta empresarial. ..................................................................... 154
[Link].1. Usuario Administrador. .................................................................. 155
[Link].2. Datos del punto de atención principal. .......................................... 156
[Link].3. Sedes.............................................................................................. 160
[Link].4. Herramientas de la cuenta empresarial. ....................................... 163
[Link].5. Inactivación de la Cuenta Empresarial .......................................... 169
[Link]. Gestión Vacantes ......................................................................... 170
[Link]. Gestión de procesos de selección de la empresa. ....................... 183
6.3.1. Gestionar Vacante............................................................................... 195
6.3.2. Gestionar procesos. ............................................................................ 200
[Link].1. Inscripción de candidatos. ............................................................. 203
[Link].2. Columna “Programas de Gobierno” en el Matching. .................... 221
[Link].3. Preselección por perfil.................................................................... 225
6.4. Descripción del Matching Automático. 230
6.4.1. Matching desde Oferente .................................................................... 230
6.4.2. Matching desde vacante ..................................................................... 233
6.5.1. Módulo de portafolios. ......................................................................... 237
[Link]. Crear portafolios. .......................................................................... 237
[Link]. Editar portafolios........................................................................... 240
[Link]. Eliminar portafolios. ...................................................................... 244
[Link]. Consultar portafolios. .................................................................... 248
[Link]. Crear convocatoria ....................................................................... 251
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[Link]. Editar convocatoria. ...................................................................... 257

[Link]. Eliminar convocatoria. .................................................................. 261
[Link]. Consultar convocatoria ................................................................. 265
[Link]. Copiar convocatoria. ..................................................................... 269
6.5.3. PreRegistros........................................................................................ 273
[Link]. Crear preregistro. ......................................................................... 273
[Link]. Editar preregistro. ......................................................................... 280
[Link]. Consultar preregistro. ................................................................... 284
[Link]. Eliminar Preregistro ...................................................................... 288
6.5.4. Módulo de registro............................................................................... 293
[Link]. Crear registro................................................................................ 293
[Link]. Editar Registro .............................................................................. 299
[Link]. Consultar registro. ........................................................................ 304
[Link]. Eliminar Registro .......................................................................... 307
6.5.5. Módulo de seguimiento. ...................................................................... 312
[Link]. Seguimiento.................................................................................. 313
[Link]. Consultar seguimiento. ................................................................. 318
[Link]. Evaluación. ................................................................................... 322
[Link]. Consultar evaluación. ................................................................... 332
6.5.6. Módulo de calendario. ......................................................................... 336
[Link]. Calendario. ................................................................................... 336
[Link]. Reagendar direccionamiento. ....................................................... 344
[Link]. Cambiar portafolio de direccionamiento agendado. ..................... 347
[Link]. Evaluar Direccionamiento agendado ............................................ 350
[Link]. Eliminar direccionamiento agendado ............................................ 354
[Link]. Crear Producto ............................................................................. 357
[Link]. Editar producto. ............................................................................ 362
[Link]. Eliminar Productos ....................................................................... 366
[Link]. Consultar Producto ....................................................................... 370
6.5.8. Administración instituciones. ............................................................... 372
[Link]. Crear institución............................................................................ 372
[Link]. Editar institución. .......................................................................... 376
[Link]. Eliminar institución........................................................................ 378
[Link]. Consultar institución. .................................................................... 380
6.5.9. Notificaciones. ..................................................................................... 381
[Link]. Convocatorias............................................................................... 383
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[Link]. Direccionamientos – calendario.................................................... 383

6.5.10. Módulo de seguridad. ........................................................................ 384
[Link]. Crear Rol .................................................................................... 385
[Link]. Editar rol. .................................................................................... 387
[Link]. Eliminar Rol ................................................................................ 388
[Link]. Consultar rol. .............................................................................. 391
6.5.12. Administrar Usuarios. ........................................................................ 392
[Link]. Asociar permisos a un rol. .......................................................... 392
[Link]. Eliminar permisos de un rol. ....................................................... 395
[Link]. Consultar permisos de un rol. ..................................................... 398
6.5.13. Administrar permisos de roles ........................................................... 399
[Link]. Asocial rol a un usuario .............................................................. 399
[Link]. Quitar rol de un usuario. ............................................................. 401
[Link]. Consultar Rol de un usuario. ...................................................... 404
6.5.14. Módulo de reportes. .......................................................................... 406
[Link]. Descripción de indicadores Totales. ........................................... 408
6.5.15. Creación y gestión Capacítate. ......................................................... 409
[Link]. Crear Producto. .......................................................................... 409
[Link]. Crear Portafolio .......................................................................... 411
[Link]. Crear Institución. ........................................................................ 412
[Link]. Crear Convocatoria. ................................................................... 413
[Link]. Crear Preregistro. ....................................................................... 416
[Link]. Crear Registro. ........................................................................... 417
[Link]. Seguimiento y Evaluación. ......................................................... 419
6.6. Prestador - Notificaciones y Alarmas 421
6.6.1. Registro ............................................................................................... 423
6.6.2. Vacantes. ............................................................................................ 427
6.6.3. Procesos. ............................................................................................ 432
6.6.4. Otros. .................................................................................................. 434
6.7. Módulo de Hidrocarburos 435
6.7.1. Crear una nueva vacante hidrocarburos. ............................................ 436
[Link]. Copiar vacante de hidrocarburos.................................................. 448
6.7.2. Publicación de la vacante de hidrocarburos ........................................ 449
6.7.3. Gestión de intermediación vacante de hidrocarburos ......................... 453
[Link]. Gestionar vacante de hidrocarburos ............................................. 453
[Link]. Gestionar procesos de hidrocarburos ........................................... 455
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6.7.4. Matching Hidrocarburos ...................................................................... 474

6.7.5. Reportes Hidrocarburos ...................................................................... 478
7. Reportes ......................................................................................................... 478
7.1. Consultas Estáticas 479
7.2. Indicadores Totales 492
7.3. Fosfec 503
8. Soporte Plataforma ........................................................................................ 513
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1. Introducción

La plataforma tecnológica descrita en el manual presenta un esquema que ha sido

diseñado bajo un enfoque dirigido a satisfacer las necesidades operativas y de gestión
de los prestadores autorizados por el Servicio Público de Empleo, en su papel de actor
protagonista en el mercado laboral colombiano.
El manual se estructura considerando el siguiente esquema:

● Bloque I: Contexto normativo.

En este primer bloque, se revisan los aspectos fundamentales del marco normativo
vigente en Colombia en lo que a la función de los Prestadores de Gestión y Colocación
de Empleo se refiere.
● Bloque II: Visión técnica y funcional de alto nivel.

Se realiza una descripción de las características técnicas de la plataforma en el contexto

de su desarrollo e implementación como solución técnica del servicio de los prestadores.
Así mismo, se indican las condiciones y requisitos de acceso a la plataforma, tanto
técnicos como en términos de autorización.
Este bloque comprende los Capítulos 3 (Características Técnicas) y 4 (Acceso a la
Plataforma).
● Bloque III: Descripción Modular detallada.
Se ofrece un análisis detallado de cada módulo y las funcionalidades que incorporan.
De igual forma, se describe el procedimiento o secuencia de actividades (paso a paso)
que hay que realizar para la ejecución de cada uno de los procesos correspondientes a
ese módulo.
El enfoque tiene una mirada por módulo y funcionalidades asociadas al mismo y no por
proceso, ya que el hecho de abordar la elaboración del manual con el enfoque por
proceso podría dejar sin alcance a ciertas funcionalidades.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

2. Marco Normativo

La plataforma se ha desarrollado bajo un esquema flexible de forma que pueda ser

adoptada por cualquier tipo de operador o prestador de servicios de gestión y colocación
de empleo, la versión que se presenta en este manual se desarrolló para cumplir en el
marco normativo que emana del Ministerio de Trabajo y en especial con los lineamientos
dados por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo.
Dado que el diseño y desarrollo de la plataforma se realizó con la premisa de adaptarse
de forma integral a las necesidades de los Prestadores del Servicio Público de Empleo
y con el objetivo primordial de constituirse en la plataforma utilizada por este tipo de
prestadores, las diferentes definiciones funcionales que se integran en la plataforma
están encaminadas de un lado, a dar respuesta eficaz y eficiente a la gestión integral de
los procesos y servicios a suministrados por los Prestadores de Gestión y Colocación
de Empleo y de otro, asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y normativas
estipuladas en Colombia que regulan este tipo de actividades.
En este orden de ideas, las principales instancias normativas que se han considerado
para el diseño y desarrollo de la plataforma son las que, de forma general se exponen a
continuación:
● Ley 1636 de 18 de junio de 2013, da origen al Mecanismo de Protección al Cesante en
Colombia. La finalidad de esta será la articulación y ejecución de un sistema integral de
políticas activas y pasivas de mitigación de los efectos del desempleo que enfrentan los
trabajadores; al tiempo que facilita la
reinserción de la población cesante en el mercado laboral en condiciones de dignidad,
mejoramiento de la calidad de vida, permanencia y formalización.

Dicho mecanismo se articula sobre cuatro ejes:

A. El Servicio Público de Empleo, como herramienta eficiente y eficaz, de búsqueda de

empleo.
B. Capacitación general, en competencias básicas y en competencias laborales
específicas, brindada por el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), las Cajas de
Compensación Familiar o las instituciones de formación para el trabajo
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

certificadas en calidad; para efectos de garantizar, en caso de ser necesario un

reentrenamiento a la población cesante.
C. El Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante, como
: fuente para otorgar beneficios a la población cesante que cumpla

con los requisitos de acceso.

D. Las Cuentas de Cesantías de los trabajadores, como fuente limitada y voluntaria para
generar un ingreso en los periodos en que la persona quede cesante.

En relación con los cuatro ejes citados anteriormente, son los tres primeros los
que representan un impacto directo en la gestión global de los servicios de
Prestadores de Gestión y Colocación de Empleo y, es por ello, que han sido
objeto de análisis para definir, diseñar e implantar las funcionalidades requeridas
en el alcance de la plataforma.

● Decreto 2852 de 6 de diciembre de 2013, por el cual se reglamenta el Servicio

Público de Empleo y el régimen de prestaciones del Mecanismo de Protección al
Cesante. Este decreto se ha convertido en guía esencial en el desarrollo de la
plataforma, asegurando que la misma cumple completamente con los estándares
definidos y sus funcionalidades garantizan el cumplimiento normativo. A modo de
resumen, sin suponer una restricción a otros, se han tenido en consideración los
siguientes artículos del citado decreto:

1. Destaca lo establecido en el CAPÍTULO II: Del Sistema de Información del Servicio

Público de Empleo, registros y transmisión de la información,

específicamente en cada uno de los siguientes artículos:

● Artículo 10. Del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo.

● Artículo 11. Registro de oferentes.
● Artículo 12. Registro Único de Empleadores.
● Artículo 13. Del Registro de Vacantes.
● Artículo 14. Disponibilidad de la información en el Sistema de Información del
Servicio Público de Empleo.
2. Por efectos de caracterización de servicios y funciones a cumplir por parte de los
prestadores del Servicio Público de Empleo, se relacionan los siguientes artículos del
CAPÍTULO III: Sobre la Red de Prestadores del Servicio Público de Empleo, que han
sido objeto de análisis:

● Artículo 18. Actividades básicas de gestión y colocación.

 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Artículo 21. Obligaciones de los Prestadores del Servicio Público de Empleo, con
especial atención a lo establecido en los apartados:

h) Disponer de un sistema informático para la operación y prestación de los servicios

de gestión y colocación de empleo. Este sistema deberá ser compatible y
complementario con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo, para el
suministro mensual, por medios electrónicos, de la información sobre demanda y oferta
de empleo, así como del resto de actividades realizadas como Prestador de colocación
autorizada.

j) Presentar los informes estadísticos sobre la gestión y

colocación de empleo, realizados en los formatos, términos, periodicidad y por los
medios que establezca el Ministerio del Trabajo mediante resolución.
k) Entregar oportunamente la información que sea requerida
por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo.

3. Sin duda, los conceptos sobre los que nos hemos focalizado con un énfasis especial son
los que se derivan del CAPÍTULO IV: Reglas informáticas para los Prestadores del
Servicio Público De Empleo y, más concretamente, en los siguientes artículos:

● Artículo 22. Del sistema informático para la prestación de los servicios de gestión y
colocación de empleo.
● Artículo 23. De las funciones del Sistema informático para la prestación de servicios de
gestión y colocación de empleo.
● Artículo 24. De la compatibilidad y conectividad del Sistema informático para la
prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo.

4. Por último, en cuanto a lo que se refiere a la vinculación e integración de los dos

componentes básicos del Mecanismo de Protección al Cesante, es decir, el acceso al
derecho y pagos del subsidio a los cesantes y los requerimientos de cumplimiento por
parte de éstos en materia de empleabilidad, hemos puesto foco en el TÍTULO I:
Acreditación, reconocimiento, pago y pérdida de beneficios y específicamente en dar
cumplimiento a lo establecido en los siguientes artículos:

● Artículo 47. Acreditación de Requisitos de Acceso al Mecanismo de Protección al

Cesante, en lo referente a la certificación de inscripción y validación de la
actualización de la hoja de vida.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Artículo 49. Procedimiento transitorio para validación de requisitos, para la certificación

de inscripción y la validación del cumplimiento de la ruta de empleabilidad.

● Artículo 55. Pérdida de las prestaciones. Establecimiento y validación de las condiciones

de obligado cumplimiento periódico para el cobro de las prestaciones económicas
asociadas al Mecanismo de Protección al Cesante.

● Circular Externa 004 de marzo 2014 Unidad Administrativa Especial del Servicio
Público de Empleo, por la que establece el proceso de reporte diario de vacantes
activas por parte de los prestadores de la red del Servicio Público de Empleo, con objeto
de crear un espacio web en el que se consolide la publicación de todas las vacantes a
nivel nacional y al mismo tiempo, crear una base de información accesible a la Unidad
Administrativa Especial para la generación de estadísticas internas.

● Resolución 1480 de abril 2014 Ministerio de Trabajo, por medio de la cual se definen
los términos para la presentación de los informes estadísticos de la gestión de los
prestadores del Servicio Público de Empleo.

3. Características Técnicas de la Plataforma

La plataforma está desarrollada bajo el ambiente Windows, usando el lenguaje de

programación C#, el cual es utilizado para compilar diversas aplicaciones que se
ejecutan en .NET Framework. El motor de la base de datos SQL Server.
La plataforma fue diseñada con una fácil accesibilidad para el desarrollo de reportes sin
importar su profundidad y tipos.
Para el desarrollo de la aplicación se tuvo en cuenta los estándares de programación
para páginas web definidos por la W3C (“World Wide Web Consortium”)
([Link] y la WAI ([Link] esto con fin de tener
la máxima funcionalidad en navegadores web como: Microsoft Edge, Internet Explorer,
Mozilla, Google Chrome, Opera y Safari desde las versiones de los dos últimos años.
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4. Acceso a la Plataforma

4.1. Requerimientos Técnicos de Acceso

A. Conexión.

Dado que la plataforma es una solución web, no se requieren especificaciones técnicas

complejas ni la necesidad de descargar ningún tipo de aplicación para operar en la
misma. Basta con disponer del acceso a una adecuada capacidad de ancho de banda
instalada en el Prestador para poder operar simultáneamente los distintos perfiles que
requiera.

Para poder conectarse a internet, usted deberá disponer de una conexión a través de
cualquier proveedor local o nacional. Es necesario, asimismo, que su equipo esté
conectado a un router, un módem u otro dispositivo (inalámbrico) de conexión con
suficiente ancho de banda (al menos 512 mbits/ps) adecuado a la modalidad de
conexión que tenga contratada: RTB, RDSI o ADSL. Por tanto, los requisitos técnicos
de conexión son mínimos, y serían exactamente los mismos que los que se necesitan
para conectarse a Internet, siendo recomendable conexiones más rápidas tipo ADSL 1
mbits/ps.

B. Sistemas Operativos.

No existen restricciones a nivel de sistema operativo para el uso de la plataforma, por lo

que podrán utilizarse los actuales del mercado, tales como:

● Microsoft Windows 2008/2000/XP/VISTA/8/10

● Mac OS X v10.1.x o superior
● Linux (cualquier distribución)

C. Navegadores.

La plataforma se ha desarrollado para que pueda ser abierta en cualquiera de los

navegadores más utilizados (Microsoft Edge, Internet Explorer 7 o superior, Google
Chrome, Mozilla Firefox 7 o superior, Safari, Opera, etc.).

D. Otras necesidades técnicas.

 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Para el uso de la plataforma pueden requerirse algunas de las siguientes; si bien por lo
general estas indicaciones ya vienen habilitadas por defecto:

● Habilitar Java y JavaScript en todos los navegadores.

● Necesita tener habilitado el permiso de cookies para la autenticación de usuarios y
otras operaciones con ventanas emergentes.
● Para todos los navegadores es recomendable habilitar CSS.
● Se recomienda el uso de una única pestaña en el navegador para el manejo de la
plataforma.

E. Software recomendado.

Se recomienda disponer de los siguientes programas, como complemento al uso de la

plataforma:

● Paquete de MS Office: Para la descarga de documentos e

● información de la plataforma (particularmente, MS Excel para la descarga
● de la información relativa a reportes y consultas).
● Adobe Reader versión: Acrobat Reader es un visor de archivos de
● texto en un formato muy extendido en la red.
● WinRAR: Compresor y descompresor de archivos.
● Antivirus: Análisis en tiempo real, análisis bajo demanda (y
● periódicos), actualizaciones automáticas, análisis del correo electrónico,
● monitorización de procesos, defensa proactiva, informes detallados,
● cuarentena, análisis de archivos comprimidos y de unidades de red.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

4.2. Procedimiento de Acceso

4.2.1. Permisos por punto de atención.

Tipo Agencia Descripción

Bolsa de empleo Acceso a todas las funcionalidades.
Centro de empleo Acceso a todas las funcionalidades.
Punto de atención restringida Acceso a todas las funcionalidades.
Punto móvil Acceso a todas las funcionalidades.
Punto de Información Gestión de Oferentes

Gestión de Oferente, Gestión de Intermediación, Gestión

Punto de servicios Demandantes, Gestión de Reportes, Gestión de Notificaciones y
Alarmas.

Punto virtual Acceso a todas las funcionalidades.

4.2.2. Ingreso al módulo.

Para el ingreso en el módulo de Prestador de la plataforma de empleo, bastará con

digitar la dirección facilitada en el espacio de la URL
[Link]

Escogida la opción se accede a la pantalla de registro e identificación de los usuarios

del Prestador, como se muestra en la siguiente imagen:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1

Los asesores del Prestador deberán identificarse, digitando la cuenta de correo y clave
de acceso.
El sistema solo permite una sesión activa por usuario por lo tanto no podrá ingresar con
una segunda sesión.
Si el prestador luego de salir de la plataforma no selecciona el botón “Cerrar Sesión”, el
sistema mostrará una sesión abierta, por lo tanto, en este caso o si desea ingresar a la
plataforma así haya una sesión activa por otro usuario, el sistema tiene habilitada la
opción de cerrar la sesión actual y volver a ingresar sus datos para acceder a la
plataforma. Para ello se deberá indicar en el botón continuar e ingresar nuevamente los
datos. (Ver Imagen 2)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

4.2.3. Restablecer contraseña.

● En cualquier momento se podrá modificar o restablecer la clave de acceso, si ha sido

extraviada u olvidada. Para ello, se debe hacer clic en el botón “Olvidé mi usuario o
clave” de la pantalla de acceso y digitar los datos solicitados para la rehabilitación o
modificación de datos de acceso. El sistema permite hacer el restablecimiento de dos
maneras: Por el correo electrónico o la pregunta de seguridad. (Ver Imagen 3).
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

A partir de este momento el usuario puede restablecer la contraseña:

● Ingresando el correo electrónico y dando clic en botón “Validar”. En este caso la

plataforma envía un correo con las instrucciones para restablecer la contraseña. (Ver
Imagen 4).

Imagen 4
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Por último, aparece el formulario para realizar el cambio de contraseña (Ver Imagen 5).

Imagen 5

4.3. Ingreso a la Aplicación

Imagen 8

Una vez el asesor del Prestador haya ingresado a la plataforma, en la parte superior
aparece el logo de la agencia al costado derecho del servicio público de empleo, el cual,
si se desea colocar, se debe enviar en un formato .png a la Unidad de Servicio Público
de empleo al siguiente correo electrónico: [Link]@[Link]
(Ver Imagen 9)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 9

En la parte superior derecha de la página aparece el nombre del prestador - Nombre del
punto de atención al que pertenece el usuario que ha iniciado sesión. (Ver Imagen 10)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

Al dar clic en el botón “Editar”, el sistema ingresa a una nueva ventana, donde se podrán
editar los campos que inicialmente fueron registrados por el usuario. (Ver imagen 11)

Imagen 11
Al dar clic en el botón “cambiar punto de atención”, el sistema ingresa a una nueva
ventana, donde se podrán seleccionar el punto de atención donde se quiera ingresar,
esto solo aplica para el usuario multipunto. (Ver imagen 12).
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 12

En la parte superior derecha se encuentra una lista de documentos anexos, los cuales
el usuario puede ver y descargar. (Ver Imagen 13)
● Cargos
● Manual
● Manual Offline
● Perfiles Hidrocarburos
● Preguntas Frecuentes

Imagen 13
Dependiendo del perfil del asesor que se ha registrado en la plataforma, se accederá a
una u otra pantalla de la aplicación:

De esta forma, el coordinador accederá a la pantalla siguiente (Ver Imagen 14):

 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 14

Mientras que cualquier otro asesor con perfil diferente del de coordinador, accede
directamente a la pantalla de gestión de Prestador. (Ver Imagen 15)

Imagen 15

● Solamente el perfil de coordinador de un Prestador tendrá los permisos requeridos para

poder realizar la administración de los usuarios de ese Prestador (creación de nuevos
asesores o modificación de datos de asesores ya registrados). (Ver Imagen 16)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 16

5. Módulo de Coordinador

En este módulo se integran las funcionalidades básicas del sistema que están
disponibles para el coordinador del Prestador de gestión y colocación de empleo. (Ver
Imagen 1)

Imagen 1

En la pantalla inicial se mostrará de qué punto de atención es coordinador.

● Administración de usuarios: Es el módulo donde un coordinador podrá crear y
modificar la información de los usuarios asesores pertenecientes al
prestador o punto de atención.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Gestión Punto de Atención: Es el módulo al que el coordinador podrá acceder y realizar

la operativa del Prestador, disponiendo de
funcionalidades similares a las de cualquier asesor de esta, estas se describen con
detalle en el Capítulo 6.

● Reportes: En esta opción, el coordinador dispondrá de funcionalidades relacionadas con

el seguimiento y control del Prestador, tanto en lo que se
refiere a diferentes vistas de los indicadores de gestión como a los reportes de tipo
normativo y, particularmente lo referido al informe estadístico, la diferencia principal
respecto a la vista de un usuario no coordinador (Se explica con detalle en el Capítulo
7) es que la información es relacionada a todos los puntos de atención del prestador
correspondiente.

5.1. Administración de Usuarios

En la opción de administración de usuarios, el coordinador podrá realizar todas las

actividades propias de la gestión de los usuarios del Prestador.
Para efectos de este apartado, entendemos como usuarios del Prestador a los asesores
que prestan sus servicios en el ámbito del Prestador y cuyo perfil es diferente al de
coordinador de esta. Quedan por tanto excluidos de esta consideración oferentes y
demandantes ya que son usuarios de los servicios del prestador, pero no pueden
interactuar con este módulo de Prestador de la plataforma de empleo que queda
totalmente reservado para el personal del Prestador de Gestión y Colocación de Empleo.
(Ver Imagen 2)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

Una vez se ingresa al módulo, se podrá ver una ventana que muestra dos opciones
generales (Ver Imagen 3):

1. Buscar asesores por número de cédula: Allí se consultarán los usuarios asesores
creados previamente a partir de la selección e ingreso de los filtros de búsqueda tipo de
documento y número de documento. Al hacer clic en “Buscar”, se mostrará la lista de
asesores que coincida con la búsqueda.

2. Nuevo asesor: Desde esta opción podrá crear un nuevo usuario asesor asociado al
prestador.

Imagen 3

A continuación, se mostrará la creación de un usuario asesor del prestador:

5.1.1. Creación de usuarios del Prestador (asesores).

Seleccionar el cuadro de administración de usuarios en la pantalla del módulo del

coordinador. (Ver Imagen 4).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 4

Al ingresar al botón azul de “Nuevo asesor” (Ver Imagen 5), se accede al formulario de
registro del nuevo usuario asesor y se diligencian los diferentes campos obligatorios y/o
no obligatorios del mismo. (Ver Imagen 6)

Imagen 5
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 6
Al finalizar el diligenciamiento de los datos requeridos por el sistema, se debe hacer clic
en el botón “Guardar” al final de la ventana.
Nótese que los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo (*) al principio
del nombre de cada uno y suponen un requisito de obligado cumplimiento. Cada asesor
se puede crear con los siguientes perfiles.

Perfil de asesor:

Tiene acceso a todas las opciones del punto de atención. Las Cuales se detallarán en
el contenido de este documento. (Ver Imagen 7)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 7
Según los accesos que proporciona el coordinador, el asesor podrá acceder de la
siguiente manera a la plataforma.

Gestión oferente: En esta opción se puede realizar la búsqueda de oferente, oferentes

eliminados, crear nuevos oferentes. (Ver Imagen 8)

Imagen 8
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Gestión de demandantes: Es esta opción se puede buscar empresas, buscar

empresas eliminadas, gestionar las empresas o crear una empresa. (Ver Imagen 9)

Imagen 9

Gestión de intermediación: Este Rol puede Visualizar 2 ítems diferentes: Gestionar

Vacantes y Gestionar Procesos. (Ver Imagen 10)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

Gestión de orientación y capacitación: Esta opción permite realizar toda la gestión

correspondiente a la gestión de direccionamientos, crear, modificar y gestionar
Convocatorias, portafolios, etc. (Ver Imagen 11)

Imagen 11

Gestión de notificaciones y alarmas: En esta opción se encuentran una serie de alertas

numéricas que indican por cada ítem que hay alguna acción por realizar donde, por
ejemplo, se visualiza en el registro la cantidad de empresas sin validar, el registro de
oferente, registro de vacante, procesos, orientación, capacitación y otros. (Ver Imagen
12)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 12

Gestión de reportes: En esta opción se pueden generarlos reportes

correspondientes a Consultas Estáticas, Indicadores Totales o Fosfec. (Ver Imagen 13)

Imagen 13

5.1.2. Verificación de registro correcto de usuarios del Prestador.

Para verificar su correcta creación, es necesario regresar a la pantalla inicial de

administración de usuarios, e ingresar en los filtros de búsqueda donde se digita el
número de cédula del usuario asesor a verificar y luego clicar en el botón “Buscar”. (Ver
Imagen 14)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 14

Se obtiene el resultado de la consulta en la sección inferior. (Ver Imagen 15)

Se obtiene el resultado de la consulta en la sección inferior. (Ver Imagen 15)

Imagen 15

Si se desea acceder a la visualización en detalle de la información ingresada

previamente, se debe hacer clic sobre el menú emergente que aparece al final del
registro buscado, como se muestra a continuación, donde se despliegan las siguientes
opciones: (Ver Imagen 16 y 17)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Opciones de usuario agente prestador cuando se encuentra activo

Imagen 16

Opciones de usuario agente prestador cuando se encuentra inactivo

Imagen 17

La opción gestionar usuario permite la visualización en detalle de la información del

usuario grabado recientemente.

Las opciones de Desactivar y Activar usuario respectivamente permiten realizar gestión

sobre el estado del usuario en la plataforma, pasándolo de activo a inactivo o viceversa
según se requiera.
La opción de Trasladar Usuario permite realizar el traslado de usuarios prestadores entre
diferentes puntos de atención del mismo prestador.
La opción de Eliminar Usuario permite la eliminación de usuarios asesores de prestador,
conservando el historial de las transacciones realizadas.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

5.1.3. Gestión de usuario Prestador.

[Link]. Modificación o actualización de datos de usuarios.

Para modificar o actualizar los datos de un usuario asesor existente del Prestador, se
parte de la pantalla inicial de administración de usuarios, realizando la selección e
ingreso de los filtros de búsqueda, tipo de documento y número de documento del asesor
y haciendo clic en el botón “Buscar”. (Ver Imagen 18)

Imagen 18

Se obtiene el resultado en la sección inferior y se pulsa en el botón de opciones al

final del registro a gestionar ( ), para acceder al detalle de los datos registrados y
realizar la modificación de los datos mediante la opción “Gestionar Usuario”. (Ver Imagen
19)

Imagen 19
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Se accede al formulario donde aparecen los datos del agente registrado inicialmente,
como los campos son editables, se puede modificar cualquiera de ellos.

Una vez modificados o actualizados los datos del usuario asesor, se cliquea en el botón
“Guardar” y se regresa a la pantalla de que contiene el filtro de búsqueda. (Ver Imagen
20)

NOTA: En caso de que el asesor requiera hacer gestión en otro punto de atención, lo
podrá hacer habilitando el campo de “Asesor Multipunto”, a partir de ese momento,
cuando el usuario asesor inicie sesión en la plataforma, aparecerá una ventana
emergente donde se podrá seleccionar el punto de atención donde se quiere realizar
gestión. (Ver Imagen 21). Al acceder a la plataforma, el usuario ingresará por medio del
punto de atención donde fue creado.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 21

[Link]. Traslado de usuarios prestadores.

Permite realizar el traslado de usuarios prestador entre diferentes puntos de atención

del mismo prestador, es importante que el usuario coordinador sepa que esta acción
solo la puede aplicar para usuarios asesores de prestador.

Para trasladar a un usuario asesor prestador se deben seguir los siguientes pasos:

● Desde el módulo de administración de usuarios, se realiza la selección e ingreso de los

filtros de búsqueda, tipo de documento y número de
documento del asesor, en la sección desplegable del registro encontrado, dar clic en la
opción de trasladar usuario. (Ver Imagen 22)

Imagen 22
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● El sistema lo desplazará a un nuevo formulario, desde allí en la lista desplegable aparece

como primera opción el punto de atención donde está ubicado el usuario asesor del
prestador, aquí se podrá elegir el nuevo punto
de atención a donde se desea realizar el trasladarlo y se dará clic en “Guardar”. (Ver
Imagen 23)

Imagen 23

● Aparecerá un mensaje emergente el cual preguntará si está seguro de realizar

el cambio. Si el usuario está seguro del punto de atención que desea trasladar al
usuario prestador se debe dar clic en aceptar. (Ver
Imagen 24)

Imagen 24

● Por último, aparecerá el siguiente mensaje en el cual confirma que el traslado fue
hecho satisfactoriamente. (Ver Imagen 25)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 25

[Link]. Desactivación y activación de usuarios.

Al realizar la respectiva búsqueda del asesor, se despliega una grilla de resultados,

donde se encuentra el asesor que se desea desactivar o activar, esta opción se
encuentra situada al costado derecho de la información del asesor. (Ver Imagen 26)

Imagen 26

Al momento de desactivar al asesor, este cambia su estado como Inactivo y no permitirá

que el asesor, acceda a su cuenta nuevamente. (Ver Imagen 27) Si se desea activar
nuevamente, se deben realizar los pasos anteriores de búsqueda y seleccionar “Activar
Usuario”. (Ver Imagen 28)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 27

Imagen 28

[Link]. Eliminación de usuarios prestadores.

Permite la eliminación de usuarios asesores de prestador, conservando el historial de

las transacciones realizadas, esta acción aplica solo para usuarios sin perfil coordinador.
Se describe el paso a paso con el fin de que el usuario visualice cómo puede realizar la
eliminación de un usuario asesor de prestador.

● Se ingresa al módulo de administración de usuarios y se busca el usuario por los filtros

de búsqueda (tipo y número de documento). Después de
dicha búsqueda se despliega el menú, en el cual se visualiza la opción de eliminar
usuario. (Ver Imagen 29)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 29
● Se da clic en la opción “Eliminar Usuario”, luego de ello se desplegará el siguiente
mensaje: (Ver Imagen 30)

Imagen 30

Si el usuario acepta el sistema le mostrará el siguiente mensaje emergente,

informando que el usuario ha sido eliminado exitosamente. (Ver Imagen 31)

Imagen 31

● Si el usuario desea verificar la eliminación del usuario, puede realizar la consulta de

dicha acción señalando el cuadro de selección de usuarios eliminados y luego clic
en “Buscar”: (Ver Imagen 32)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 32
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6. Gestión Punto de Atención (Prestador)

Se accederá a las funcionalidades de este módulo haciendo clic en el ícono intermedio

de la página del coordinador o del usuario con el correspondiente permiso, o también se
puede acceder por el menú superior de la pantalla: “Gestión punto de atención”. (Ver
Imagen 1)

Imagen 1

A continuación, se presentan las diferentes funcionalidades a las que se tienen

acceso en esta opción (menú). (Ver Imagen 2)

Imagen 2

De igual manera, se tiene acceso al mismo a través del menú superior de la pantalla:
(Ver Imagen 3)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

Al ingresar en la opción de gestión de Prestador, el coordinador podrá ejecutar las

mismas funcionalidades disponibles para los usuarios asesores del Prestador; si bien a
los coordinadores se les concede una serie de permisos especiales para ejecutar
algunos procesos que son específicos y restringidos a los mismos.

6.1. Oferentes (Módulo Prestador)

En este módulo de la opción de gestión de Prestadores, se integran todas las

funcionalidades que permiten la gestión integral de los oferentes o buscadores de
empleo del Prestador de Gestión y Colocación. De esta forma, en este módulo, se
pueden realizar todas las actividades relacionadas con las personas que buscan empleo
a través del Prestador de Gestión y Colocación; y su finalidad principal es facilitar a los
asesores del Prestador el tratamiento y gestión de aquellos usuarios (oferentes) del
Prestador que no utilizan la plataforma web de autogestión, aunque también sirve de
complemento para aquellos que si bien utilizan la plataforma web, pueden demandar de
un servicio específico del Prestador que debe ser ofrecido por un asesor del mismo,
como por ejemplo el diseño de la ruta de empleabilidad.
Para acceder a la opción de oferentes del módulo de gestión de Prestador. Se cliquea
en el primer ícono del mapa presentado en la pantalla o en la segunda opción del menú
principal de la parte superior de la pantalla. (Ver Imagen 1)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1

6.1.1. Búsqueda de oferentes.

Para realizar la búsqueda o validación del registro de oferentes, es importante conocer

los pasos a seguir descritos a continuación:

Se selecciona el tipo de filtro deseado para realizar la búsqueda del oferente, sea Cédula
de ciudadanía, Cédula de Extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Nombres y
Apellidos, Permiso Especial de Permanencia o Documento Nacional de Identificación a
continuación se diligencia el campo y se da clic en el botón “Buscar”. (Ver Imagen 2)

Imagen 2
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Posteriormente se obtendrá el oferente buscado o si no se encuentra en el sistema, éste

indicará, “No existen oferentes registrados por el criterio de búsqueda”. (Ver Imagen 3 y
4)

Imagen 3

Imagen 4

6.1.2. Registro de oferentes.

En este apartado se describen las actividades que deben realizarse para el correcto
registro del oferente, entendiendo como tal, el proceso en el que se
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

inscribe por primera vez a esa persona en la plataforma de empleo del Prestador de
gestión y colocación de empleo.

Si después de haber realizado la búsqueda para confirmar si el oferente a registrar está

en el sistema, la aplicación genera el mensaje, “No existen oferentes registrados por el
criterio de búsqueda”, implicará que el oferente no está inscrito en el Prestador de
Gestión y Colocación, y se continuará con el proceso de una nueva inscripción, pulsando
en “Nuevo Oferente”. (Ver Imagen 5)

Imagen 5

Luego de pulsado el botón “Nuevo oferente”, se accede a los formularios de la

plataforma que permiten el ingreso de los datos del oferente a registrar.

Datos básicos: En este apartado se presentan diferentes campos en los que se recoge
la información básica del oferente, tanto a lo que se refiere a datos identificativos, como
aquellos de carácter sociodemográfico y de caracterización. (Ver Imagen 6)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 6

NOTA:
● El sistema toma por defecto el valor del punto de atención y prestador que lo está
atendiendo, el cual obtiene del usuario que se encuentra trabajando
sobre la plataforma en el momento.

● No es obligatorio en esta funcionalidad contar con el correo electrónico del oferente, el

acceso se realiza con su número de identificación. En este caso,
no contará con la funcionalidad para recuperar la contraseña a través de este medio de
comunicación. Sin embargo, es posible en la edición de la configuración de la cuenta del
usuario, agregar un correo electrónico.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Se encuentra habilitado el Documento Nacional de Identificación (DNI) en tipo de

documento, para aquellos extranjeros que se encuentran migrando
al territorio colombiano.

Pregunta de seguridad: Esta información es útil para la funcionalidad de recuperación

de contraseña. (Ver Imagen 7)

Imagen 7

Términos y condiciones: Es la información relacionada con los términos y condiciones

de uso de la plataforma. (Ver Imagen 8)

Imagen 8

NOTA:

Sí el oferente no cuenta con correo electrónico la aplicación permite la impresión del

documento de TÉRMINOS Y CONDICIONES y TÉRMINOS DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES, habilitando el botón imprimir. La aceptación de dichos
documentos, la realiza el usuario del prestador, pero deben ser comunicados a los
oferentes para que ellos tengan claridad de estos y realicen la firma correspondiente.

Aviso de autorización para tratamiento de datos personales: Información relativa al uso

de la información por parte del Prestador y el Servicio Público de Empleo.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Esta información es importante puesto que es un requerimiento de la normatividad

emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio. (Ver Imagen 9)

Imagen 9
Código de seguridad: Es un valor alfanumérico de 4 caracteres que debe ser
digitado por el usuario y que intenta garantizar que no es una máquina quien realiza el
proceso y evita ataques por denegación de servicio. (Ver Imagen 10)

Imagen 10

A continuación, la plataforma toma los datos del oferente y personaliza en el encabezado

el espacio privado de registro. Véase que la parte superior de la pantalla está
encabezada por el nombre y apellidos de la persona que se está registrando, así como
el porcentaje de completitud de la hoja de vida. (Ver Imagen 11)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 11

Registrando la información de educación, capacitaciones, experiencia laboral, idiomas y

otros conocimientos de las cuales cada una comprende un porcentaje para culminar o
llegar al 100% de la actualización de hoja de vida (Ver Imagen 12). Los porcentajes de
las pestañas son los siguientes:

● Registro de Oferentes 25%

● Datos personales 5%
● Nivel Educativo 30%
● Experiencia Laboral 30%
● Educación informal 10%
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 12

En la parte superior aparece el menú de gestión del oferente desde el módulo de

oferentes del Prestador con cinco opciones y debajo de éste se despliegan cinco
pestañas que indican los apartados que se pueden diligenciar para el registro completo
del oferente, para poder avanzar entre pestañas se debe diligenciar cada
formulario al 100%. (Ver Imagen 13)

Imagen 13
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Información básica: En este momento la plataforma se dirige a la pestaña de

información básica, listándose en el cuerpo central de la pantalla los campos a diligenciar
de este apartado. (Ver Imagen 14)

Imagen 14

En la primera parte, se complementan los datos personales. Allí se deben diligenciar

los siguientes campos: (Ver Imagen 15)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 15

En caso de seleccionar el tipo de documento “Cédula de Ciudadanía” (CC) o “Tarjeta de

Identidad” (TI) la nacionalidad será por defecto colombiano(a) y no permitirá
modificaciones.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En caso de seleccionar el tipo de documento “Documento Nacional de Identificación”

(DNI), se deben tener en cuenta las siguientes características:

● La nacionalidad del oferente podrá ser cualquiera diferente a colombiano(a).

● En el formulario de Información básica se desplegarán dos campos nuevos:
o Tipo de documento adicional
o Número de documento adicional

El campo llamado "Tipo de documento adicional" tendrá un listado de selección con las
siguientes opciones:
o Cédula de Extranjería (CE)
o Pasaporte (PA)

Si la nacionalidad del oferente es venezolano(a), se mostrarán las opciones anteriores

más las siguientes:

o Permiso por Protección Temporal (PPT)

Para el campo llamado "Número de documento adicional", se debe tener en cuenta que,
si el "Tipo de documento adicional " seleccionado es "Pasaporte", se permitirá el ingreso
de caracteres alfanuméricos, en caso contrario solamente se permitirá el ingreso de
números.

Nota: Los dos campos nuevos "Tipo de documento adicional" y "Número de documento
adicional " no serán de obligatorio diligenciamiento. (Ver imagen 16).

Imagen 16

En caso de seleccionar “Mi orientación sexual es distinta” en el campo ¿Cuál es su

orientación sexual?, se activará el campo ¿Cuál orientación sexual?, en el cual
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

deberá especificar la orientación sexual que posee el usuario (Imagen 17).

Imagen 17

En caso de seleccionar una opción diferente a “Hombre”, “Mujer” o “Prefiero no

contestar” en el campo ¿Con cuál género se identifica?, se activará el campo ¿Cuál
es su nombre identitario? en donde se deberá diligenciar el nombre de la identidad
de generó con la cual se identifica el oferente. Por el contrario, si se selecciona la
opción “Me identifico con un género no indicado anteriormente” se activarán los
campos ¿Cuál es su nombre identitario? y ¿Cuál identidad de género?, en los
cuales el usuario deberá diligenciar el nombre y la identidad del género con la cual se
identifica (Imagen 18).

Imagen 18

Así mismo si selecciona como género “Hombre”, se habilitará un espacio para los datos de
Libreta Militar (Imagen 18.1).

Imagen 18.1
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En caso de pertenecer a una población focalizada, se selecciona de la lista, para que

marque el tipo de población al que pertenece, así mismo sucederá si se selecciona una
condición de discapacidad.
Se debe tener en cuenta que se permite seleccionar una única opción para “grupo
étnico” y “Tipo discapacidad''. La opción Retornado aplica si él oferente ha regresado a
Colombia, con intención de establecer nuevamente su residencia en territorio nacional,
después de haberla tenido en el exterior, por lo cual se debe marcar si el oferente cumple
con la definición anterior. (Ver Imagen 19)

Imagen 19

En el siguiente grupo de información, se debe diligenciar los datos de contacto.

Notando como el correo electrónico está bloqueado, el mismo se podrá editar desde la
configuración de la cuenta. (Ver Imagen 20)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 20

NOTA:
● El prestador no tiene restricción de editar las veces que desee la dirección, municipio y
de residencia del oferente.
● El campo “Pertenece a” es de obligatorio diligenciamiento, cuando este
campo se desee editar y se encuentre bloqueado, debe remitirse a complemento hoja
de vida y retirar la localidad, vereda o centro poblado asignada y volver nuevamente a
información básica y modificar el “Pertenece a”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si al momento de seleccionar el campo de direcciones no se encuentra la nomenclatura

deseada (Agrupación, Apartamento, Bloque, Bulevar, Bodega, Carretera, Casa,
Comunal, Conjunto, Consultorio, Depósito, Edificio, Entrada, Esquina, Garaje, Etapa,
Interior, Kilómetro, Local, Lote, Manzana, Mezzanine, Módulo, Oficina, Parcela, Paseo,
Penhouse, Piso, Propiedad Horizontal, Salón, Sector, Semisótano, Solar, Sótano, Súper
Manzana, Torre, Unidad, Verdad, Vía Y Zona), el usuario podrá seleccionar la opción
“Otro”. (Ver Imagen 21)

Imagen 21

Posteriormente se deberá seleccionar nuevamente el campo y se desplegarán los

campos faltantes. (Ver Imagen 22)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 22

En caso de que se desee cambiar de elección y elegir una nomenclatura de las que
aparecían inicialmente, se deberá indicar nuevamente la opción "otro", y te aparecerán
las opciones. (Ver Imagen 23)

Imagen 23
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Hay que recordar que sólo los campos marcados con asterisco (*) son de obligatorio
diligenciamiento, los demás son opcionales. Es importante recomendar a las personas
diligenciar o suministrar el mayor número de datos solicitados en el sistema.

A continuación, se diligencia el grupo de información relacionado con el perfil laboral.

(Ver Imagen 24)

Imagen 24
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Finalmente se encuentran los intereses ocupacionales. (Ver Imagen 25)

Imagen 25

Es importante diligenciar esta información para efectos de la búsqueda de vacantes.

También se debe recordar que máximo se permiten 5 cargos de interés. El campo de
cargos de interés es de autocompletar, así que, desde la tercera letra escrita, el sistema
le mostrará la información relacionada con la palabra que está escribiendo.
En estos autocompletar no se distingue mayúscula de minúscula ni tienen impacto las
tildes, tampoco la posición de la palabra buscada en la lista.

Una vez seleccionado el cargo de interés y se haga clic sobre él, se ingresará de forma
automática a la lista inferior. (Ver Imagen 26)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 26

El botón “Quitar selección”, elimina uno de los ítems seleccionados de la lista. Si se

desea quitar todos los ítems de la lista, se debe clicar en el botón “Limpiar todos”.
Al terminar, clicar en el botón “Guardar”.

Nivel Educativo: La pantalla presenta los campos obligatorios y no obligatorios que se

pueden diligenciar, la gran mayoría de los cuales están parametrizados a partir de listas
de información de las que se debe seleccionar la opción deseada. A continuación, se
revisarán a detalle algunos de los mismos:

Si el oferente no presentara ningún tipo de educación formal, bastaría con marcar “NO”
en el cuadro de chequeo de la parte superior de la pantalla. (Ver Imagen 27)

Imagen 27

En este caso, pese a no haber diligenciado ningún dato, la plataforma seguiría

avanzando en el grado de completitud de la hoja de vida y no lo penalizará en el
progreso. (Ver Imagen 28)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 28

En caso contrario, de si tener educación formal, aparecen relacionados a través de una

lista diferentes opciones del tipo de estudios y grado en el que el oferente pueda
encontrarse. (Ver Imagen 29)

Imagen 29

En el campo de “Núcleo de conocimiento”, se ofrece un listado de la agrupación que se

hace de los programas académicos por afinidad en los contenidos y/o en sus campos
de acción de la formación. (Ver Imagen 30)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 30

En el campo “Título obtenido”, se digita la información de formación académica tal

cual como está en la información del programa académico o título de formación de
la persona para registrarse.

En el campo “Título homologado”, se ofrece un listado de diferentes opciones de las

titulaciones homologadas actualmente en Colombia, con el objeto de que el asesor
pueda seleccionar la que sea de aplicación para el oferente que está registrando, ésta
se desplegará solo hasta que se diligencie el campo “Núcleo de conocimiento”. (Ver
Imagen 31)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 31

En el campo de “País título”, se toma por defecto Colombia, pero se puede seleccionar
cualquiera de la lista. En caso de seleccionar un país diferente a Colombia, no se
mostrará el listado de instituciones, de lo contrario, se dispone el campo autocompletar
para buscar su institución educativa. (Ver Imagen 32)

Imagen 32
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En el campo “Institución”, se recoge un listado de las principales instituciones de

educación formal existentes en Colombia. Esta relación ha sido obtenida de diferentes
fuentes de información y en lo relativo a las instituciones de educación superior, se
consideran las instituciones contenidas en la base SNIES vigente en el país, para que
el asesor seleccione.
Si el oferente no hubiera o no estuviera estudiando en ninguna de las instituciones que
aparecen en el listado, el asesor debe seleccionar la opción “Otra Institución Educativa”
y posteriormente se podrá diligenciar un nuevo campo habilitado la institución. (Ver
Imagen 33)

Imagen 33

Posteriormente, se debe seleccionar el estado del nivel educativo, “Estado”. Se

cuenta con las opciones:

● En curso: Si se está actualmente cursando el programa educativo

seleccionado. (Ver Imagen 34)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 34

Los campos fecha de ingreso y fecha de finalización están relacionados con los
niveles de educación, por tanto, si en ese campo se selecciona que un oferente
está en un determinado nivel “en curso”, la fecha de finalización no se
encontrará habilitada ya que el nivel no se ha concluido.

● Incompleto: Actualmente no se está matriculado en la institución educativa,

pero avanzó en el programa académico. Al seleccionar esta opción, se
habilita la fecha de finalización (mes y año). (Ver Imagen 35)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 35

● Graduado: Si se terminó un nivel educativo de Técnico laboral, Técnico

profesional, Tecnológico o Universitario y esté en estado “Graduado”. Se
activa el campo de tarjeta profesional, el cual no es obligatorio. (Ver Imagen
36)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 36

Tener presente que la opción “¿Está interesado en práctica laboral?” Se activa

cuando el nivel educativo es: Técnico laboral, Técnico profesional, Tecnológico o
Universitario y el estado debe ser en curso. (Ver Imagen 37)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 37

Una vez diligenciados todos los datos de los campos obligatorios, se hace clic en el
botón “Guardar”, de la parte inferior derecha del cuadro y la información quedará
registrada (se obtiene un cuadro de mensaje en verde con la confirmación de registro
correcto). Si no se desea guardar la información y borrar el contenido del formulario,
hacer clic en el botón “Cancelar”.

Si se desea añadir un nuevo registro de educación formal bastará con diligenciar los
datos del formulario habilitado debajo del mensaje, y proceder de la misma forma. (Ver
Imagen 38)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 38

Experiencia laboral: Se continúa con la siguiente pestaña de información de la hoja

de vida en la que deben registrarse los datos de la experiencia laboral. Esto
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

se puede hacer, pulsando sobre la siguiente pestaña en la parte superior o haciendo clic
en la parte inferior derecha sobre el cursor indicativo de avance a experiencia laboral.

Si el oferente no presentara ningún tipo de experiencia laboral, bastaría con marcar “NO”
en el cuadro de chequeo de la parte superior de la pantalla. (Ver Imagen 39)

Imagen 39

De ser el caso contrario, si se selecciona “SI”, se despliegan los campos a

diligenciar para la experiencia laboral. Se accede a la pantalla correspondiente a
este ítem en la que aparecen los diferentes campos susceptibles a cubrir de
acuerdo a las especificaciones de la trayectoria laboral demostrada por el oferente
que es objeto del registro. (Ver Imagen 40)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 40

Tipo de experiencia laboral: Se despliega la siguiente información:

● Asalariado.
● Independiente.
● Pasantía o práctica laboral.

Nombre de la empresa: Digitar el nombre de la empresa donde se obtuvo la

experiencia laboral.
Sector: Seleccionar de la lista el sector económico principal de la empresa.
Teléfono de la empresa: Este valor no es obligatorio y corresponde al teléfono de la
empresa donde el prestador puede validar los datos de experiencia laboral.
País: Seleccionar el país donde se encuentra la empresa en la que trabajó.
Cargo: Digitar el nombre del cargo que se ejerció en la empresa.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cargo equivalente: Seleccionar de la lista el cargo que más se parezca al cargo que se
ocupó en la empresa. Este dato es importante para efectos de consecución de vacantes
relacionadas.
Fecha de ingreso: Es la fecha en la que se ingresó a trabajar a la empresa.
Trabaja aquí actualmente: Si actualmente se está desempeñando el cargo en la
empresa se debe seleccionar esta opción.
Fecha de retiro: Fecha en la que se terminó la relación laboral.
Funciones y logros: Describir en máximo 2000 caracteres las funciones y logros.
Guardar y cancelar: Son las opciones para almacenar la información o cancelar los
datos.

NOTA: En caso de haber ocupado más de un cargo en la empresa, pueden

registrarse tantas experiencias laborales como cargos haya ocupado el oferente.

Si se desea incorporar una nueva experiencia laboral, bastará con seguir

diligenciando el formulario que sigue debajo del mensaje, y que se dispone de
forma idéntica al anterior. (Ver Imagen 41)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 41
Si no se realiza el registro de todos los campos, la aplicación notifica que se deben
registrar los campos faltantes: (Ver Imagen 42)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 42

Datos de educación informal: Este apartado se refiere a aquella formación que no está
relacionada con un título homologado y que puede ser de naturaleza muy diversa. En el
caso en que el oferente no tenga ninguna educación informal, bastará con marcar “NO”
el cuadro de chequeo de la parte superior de la pantalla. (Ver Imagen 43)

Imagen 43

De ser el caso contrario, si se selecciona “SI”, se despliegan los campos a diligenciar

para la Educación Informal. Se accede a la pantalla correspondiente a este ítem en la
que aparecen los diferentes campos abiertos a su diligenciamiento por parte del asesor
ya que el tipo de programa o curso, como la institución que lo podría impartir no se
encuentran en una tabla homologada ni existe tal estándar en Colombia.

El formulario también admite que dicha formación se hubiera realizado en países de

diferentes geografías e incluye un cuadro para poder incorporar una síntesis de la
temática de la que consta el programa de educación informal cursado por el oferente.
(Ver Imagen 44)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 44

Idiomas y Habilidades: Se accede al apartado de “Idiomas y Habilidades” en el que se

diligencia información sobre dos ítems fundamentales: El conocimiento de idiomas y
otros conocimientos de herramientas y aplicaciones informáticas. (Ver Imagen 45)

Imagen 45

En lo que al apartado de idiomas se refiere, el asesor deberá escoger de la lista que

aparece el idioma que se quiere registrar y una vez seleccionado, se debe
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

marcar el nivel de conocimiento de 1 (básico) a 5 (avanzado) pulsando en el nivel de

estrellas de evaluación disponible en la parte derecha.

Una vez realizado esto, se debe presionar en “Guardar” para que la información quede
registrada, obteniendo el mensaje correspondiente de operación realizada
correctamente.

Se sigue con lo referente a otros conocimientos, para lo cual, se debe seleccionar el tipo
de esta, entre la lista de opciones ofrecida en la plataforma. Una vez seleccionado el
tipo, se dispone un campo para poner el nombre de la herramienta. Se seleccionan y a
continuación, se valora de la misma forma que anteriormente el nivel de conocimiento,
de 1(básico) a 3 (usuario avanzado). Se pulsa en el botón “Guardar” y el registro queda
completado correctamente.

6.1.3. Eliminación de Oferente

La funcionalidad de Eliminar oferente se utiliza cuando se requiera suprimir la cuenta

de una persona, ya sea porque sus datos son erróneos o por muerte, se tendrá en
primera instancia que buscar el registro de oferente que se desea eliminar. En este
caso se elimina el registro de esta cuenta: (Ver Imagen 46)

Imagen 46

A continuación, aparecerá un cuadro de texto indicando el registro a eliminar, el motivo

y por último la confirmación del proceso que se ejecutará. (Ver Imagen 47)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 47

Ya con la cuenta eliminada, como se observa en la siguiente imagen, al consultar al

oferente, no arroja resultados en la consulta: (Ver Imagen 48)

Imagen 48

Para buscar el registro de oferentes eliminados, se marca el ítem “Consultar Eliminados”,

y se procede a realizar la consulta, como se puede observar, el estado del oferente es:
“Eliminado” y no permite hacer gestión de su cuenta o realizar proceso alguno. (Ver
Imagen 49)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 49

NOTA: El proceso de eliminación de oferente es irreversible, es decir que después de

eliminada la cuenta del usuario ya no se podrán recuperar los datos ni hacer gestión
sobre él.

6.1.4. Gestión de Oferentes.

Luego de realizar la validación de registro del oferente por medio de la búsqueda descrita
en el Apartado 6.1.1. Búsqueda de oferentes, se procede a efectuar la gestión de
información de este, por medio del botón “Gestionar”. (Ver Imagen 50)

Imagen 50
Se diseccionará automáticamente a la información del oferente y se tendrán varias
opciones para gestionarlo. (Ver Imagen 51)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 51

[Link]. Datos básicos.

Después de realizar el registro de la información del nuevo oferente, se muestra un

submenú que permitirá la orientación para editar el perfil y observar el desempeño de
su gestión.

[Link].1. Edición datos básicos del oferente.

Cuando un Prestador ingresa al formulario de edición de información básica de un

oferente con tipo de documento principal CE, PA o PEP, se mostrará un mensaje
indicando que se debe realizar la actualización del tipo y número de documento del del
oferente, adicional en el listado de tipos de documento a mostrar solamente se deben
cargar los permitidos en SISE (CC, TI y DNI).
Si el oferente tiene uno de los tipos de documento CE, PA o PEP, el campo de tipo de
documento principal se cargará con la opción que se seleccione y no se permitirá la
edición de la información básica si no se asigna un tipo y número de documento principal.
(Ver Imagen 52)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 52

[Link].1.1. Edición datos de residencia del oferente

Para editar los datos del oferente habrá que seleccionar la opción configuración de
cuenta (Imagen 53.1) seguido del menú cambio de prestador (Imagen 53.2).

Imagen 53.1 Imagen 53.2

Para cambiar sus datos de residencia, tendrá que actualizar sus datos de prestador
como se evidencia en la Imagen 53.2, por lo tanto, deberá seleccionar alguna de las 2
opciones según corresponda (Cambio de ciudad, Cambio de barrio/localidad/vereda) Y
esto desplegará un menú adicional (Ver Imagen 54.1, 54.2) Finalizado el proceso dar
en “Guardar Cambios”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 54.1 Imagen 54.2

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].2. Descargar certificado de inscripción

Al ingresar en la pantalla de datos básicos del oferente seleccionado, se pulsa el botón

azul de “Descargar certificado inscripción” en la parte derecha de la pantalla
de datos. (Ver Imagen 55)

Imagen 55

Se accederá directamente al certificado de inscripción del oferente en el que se facilitan

los datos relativos del oferente, el Prestador de gestión y colocación, la fecha de su
inscripción en el Prestador y la fecha de la última actualización de la hoja de vida. Si se
desea imprimir el certificado, bastará con pulsar en el botón “Imprimir” de la parte inferior
izquierda de la pantalla. (Ver Imagen 56)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 56

[Link].3. Configuración de Cuenta.

En la parte inferior derecha clicar la opción “Configuración Cuenta” donde se puede

editar la configuración de la cuenta de un oferente: (Ver Imagen 57)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 57
Al ingresar en la pantalla de Configuración cuenta oferente, se despliegan varias
opciones, en este caso Actualizar Hoja de Vida, al pulsar “Actualizar mi Hoja de
Vida” se remite directamente a los datos del oferente. (Ver Imagen 58)

Imagen 58

Si se desea cambiar la contraseña, cambiar pregunta de seguridad, cambiar correo

electrónico o cambiar prestador, en las ventanas siguientes se generan las opciones de
diligenciamiento para realizar dichas acciones. Finalizando con el proceso es necesario
clicar en “Guardar cambios”. (Ver Imagen 59, 60, 61 y 62)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 59

Imagen 60

Imagen 61

Imagen 62
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: El prestador puede ser cambiado una sola vez en el mes, así mismo como los
datos de residencia debido a su relación.

En caso de que se desee inactivar la cuenta, se debe diligenciar la ventana “Inactivar

Cuenta”, donde se requiere especificar la razón por la cual realiza dicha acción, luego
de ello para continuar con la acción, clicar en el botón “Inactivar Cuenta”. (Ver Imagen
63)

Imagen 63

NOTA: La inactivación implica que el Buscador de Empleo o el Prestador no podrá

realizar ni continuar procesos de intermediación o de orientación laboral. Ahora bien, en
cualquier momento el ciudadano puede reactivarse ingresando con su usuario y
contraseña.

[Link].4. Vacantes por perfil.

Para consultar las vacantes del oferente, según la información suministrada se debe
seleccionar la opción “Vacantes por perfil”, desplegando las opciones de empleo a las
cuales puede aplicar. En el Apartado [Link].1. Consultar vacantes, se podrán observar
los pasos más detallados para este proceso. (Ver Imagen 64)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 64

NOTA: Permite la consulta de las vacantes a las cuales puede postularse el

oferente de acuerdo con su perfil, siempre y cuando su hoja de vida se encuentre
diligenciada al 100%.

[Link].5. Histórico de prestadores.

El oferente tiene la opción de consultar el Prestador al que pertenece, por lo cual

se puede hacer el ingreso por medio del botón “Histórico de Prestadores”. (Ver
Imagen 65)

Imagen 65
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En esta opción se identifican los cambios de prestador que ha realizado el oferente.

(Ver Imagen 66)

Imagen 66

[Link]. Hoja de vida.

Es importante que antes de realizar algún proceso de búsqueda de empleo, generación

de certificación, descarga, impresión de hoja de vida, entre otros. Se diligencie al 100%
la hoja de vida. Para ingresar a la sección de hoja de vida, es necesario acceder al
módulo de oferentes, realizar la búsqueda correspondiente y gestionar, como se ha
mencionado en apartados anteriores:

Habiéndose generado la pantalla de datos básicos del oferente seleccionado, se pulsa

en la opción “Hoja de Vida”. (Ver Imagen 67)

Imagen 67

[Link].1. Ver hoja de vida.

Para observar el estado de la hoja de vida se debe ingresar por medio del submenú,
en (Hoja de vida / Ver Hoja de Vida), cuando ésta tenga un nivel de
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

completitud del 100%, se podrá ejecutar la descarga e impresión del formato, de lo

contrario se tendrá que editar la hoja de vida, que se muestra en el Apartado

[Link].2. Editar hoja de vida.

A continuación, se observarán los pasos para realizar la descarga e impresión: (Ver

Imagen 68)

Imagen 68

Se visualiza la pantalla en la que se editaron los campos de datos básicos del

oferente y en la sección izquierda aparece el bloque que informa del grado de
completitud de la hoja de vida. (Ver Imagen 69)

Imagen 69
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En ese mismo bloque, en la parte inferior existen dos opciones que son “Descargar hoja
de vida” e “Imprimir hoja de vida”, de forma que al hacer clic en cualquiera de ellas se
ejecutan los procesos de descargue e impresión. (Ver Imagen 70)

Imagen 70

Si se presiona en la opción de descargar hoja de vida, la plataforma

automáticamente genera un formato con extensión .pdf que es descargado en el
equipo del asesor y si se pulsa sobre la opción imprimir, se abre una ventana
emergente en la que se muestra la hoja de vida con la opción de impresión en la
parte superior derecha de la página. (Ver Imagen 71)

Imagen 71
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En caso de que no se visualice la ventana, verificar en la esquina superior

derecha del navegador que esté permitido el Pop-up o ventana emergente. (Ver Imagen
72)

Imagen 72

[Link].3. Actualizar hoja de vida.

Para actualizar la información o completar al 100% la hoja de vida se ingresa a “Editar

Hoja de vida”. (Ver Imagen 73)

Imagen 73

La información de la hoja de vida se encuentra habilitada para realizar cambios o

actualizaciones a nivel de información básica, Nivel educativo, Experiencia laboral,
Educación informal, Idiomas y Habilidades. (Ver Imagen 74)
La información es diligenciada, de acuerdo con cómo se indicó en el apartado 6.1.2.
Registro de oferentes.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 74

Si el oferente tiene uno de los tipos de documento CE, PA o PEP, el campo de tipo
de documento principal se cargará con la opción seleccione y no se permitirá la
edición de la información básica si no se asigna un tipo/número de documento
principal. A continuación, aparecerá el mensaje “Se requiere la actualización del
tipo y número de documento principal del oferente a gestionar" (ver Imagen 75)

Imagen 75
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Oportunidades laborales.

En este apartado se efectúa la gestión de la búsqueda de empleo, muestra de

trazabilidad y procesos de selección.

[Link].1. Consultar vacantes.

Para realizar la consulta y aplicación a vacantes, inicialmente se debe acceder al módulo

de oferentes de la plataforma, realizar la búsqueda y gestionar. Una vez encontrándose
en la zona privada del oferente, seleccionar la tercera opción del submenú de oferentes
“Oportunidades laborales”, desplegándose tres opciones en la parte inferior: consultar
vacantes, consultar vacantes por código y mis procesos de selección. Seleccionar la
opción “Consultar vacantes”. (Ver Imagen 76)

Imagen 76

Se abre una pantalla en la que se muestran los resultados de la búsqueda de vacantes,

estas pueden ser filtradas según el cargo, ciudad, estudio, salario, jornada, contrato,
industrias y palabra clave. (Ver Imagen 77 y 78)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 77

Imagen 78
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].2. Consultar vacantes por código.

También se puede realizar la postulación por medio del código de la vacante por la
opción consultar vacantes por código. (Ver Imagen 79)

Imagen 79

Para hacer el ingreso directo a la vacante previamente seleccionada, se debe digitar el

código de esta, en el cuadro de texto ubicado en la parte superior derecha indicada
como “Buscar vacante por código”. (Ver Imagen 80)

Imagen 80

En el campo buscar vacante por código se ingresará el código de la vacante. (Ver

Imagen 81)

Imagen 81
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En este caso pueden darse 3 opciones, la primera es que la persona no cumpla con el
requerimiento de la vacante y le aparezca el siguiente error: (Ver Imagen 82)

Imagen 82

La segunda es que la vacante está cerrada por vencimiento por ende no realizara la
postulación. (Ver Imagen 83)

Imagen 83

Y la tercera es que en efecto el oferente si cumpla con todos los requerimientos de la

vacante y que la vacante se encuentre activa entonces le permita ingresar a la vacante
que permita hacer la postulación.

[Link].3. Procesos de selección.

A través de esta opción, el asesor podrá mostrar al oferente o buscador de empleo, cual
es el estado, progreso o condición de su candidatura o postulación en un proceso de
selección concreto que se esté gestionando en el Prestador de Gestión y Colocación de
Empleo.
Todo proceso de selección, en general, comprende una serie de etapas o fases, como
las siguientes:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Postulación del candidato a la vacante publicada en el Prestador de gestión y

colocación.
● Preselección del perfil, en el que los asesores del Prestador valoran en función
de la hoja de vida y el proceso de orientación (ruta de empleabilidad) del
oferente si cumple con los estándares adecuados para la preselección.
● Remisión de los candidatos más idóneos para su evaluación por parte de las
empresas.
● Resultados de la selección final por parte de las empresas que solicitaron los
perfiles.

La plataforma, para aquellos oferentes que se inscribieron o postularon a vacantes del

Prestador, ofrece información del estado en el que se encuentra su candidatura y es a
través de esta opción, por la que el asesor del Prestador puede facilitarla a los oferentes.
Para ello, el asesor ingresará a la zona privada del oferente en la tercera opción (de
izquierda a derecha) llamada “Oportunidades laborales”.
En la parte inferior, se despliegan tres opciones de segundo nivel de las que se tiene
que elegir la tercera llamada “Procesos de selección”. (Ver Imagen 84)

Imagen 84

Al entrar en los procesos de selección, se abre un bloque de consulta en el que se puede

buscar el proceso a consultar por diferentes opciones o criterios. (Ver Imagen 85)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 85

Se accede a los resultados de la consulta realizada en el paso anterior, en los que se

muestran, el nombre del proceso, estado del proceso, el estado de la candidatura y
departamento en ese proceso de selección. Se selecciona el que sea de interés
pulsando en el ícono de la lupa que se sitúa a la derecha de cada uno. (Ver Imagen
86)

Imagen 86

Se accede al detalle del estado de la candidatura de ese oferente en el proceso de

selección escogido, a partir de un gráfico en el que se muestran los diferentes niveles y
unos mensajes predeterminados para cada uno. (Ver Imagen 87) Así mismo a su
costado derecho se puede ingresar a la opción “vacante” donde se podrá ver la
información de la vacante. (Ver Imagen 88)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 87

Imagen 88

Se aclara que la plataforma mostrará un gráfico de estado de la candidatura del oferente

en el proceso de selección adaptada a cada situación puntual en la que se encuentre.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Es importante que tenga en cuenta que los estados se irán actualizando a medida que
el estado de proceso del oferente vaya cambiando, es indispensable que el oferente
esté pendiente periódicamente de este proceso. (Ver Imagen 89 y 90)

FASE II:

Imagen 89

FASE III:

Imagen 90
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

De forma adicional y complementaria a lo anterior, la plataforma también informará con

mensajes negativos cuando el oferente no haya superado una determinada fase del
proceso. (Ver Imagen 91 y 92)

FASE II NO SUPERADA:

Imagen 91
FASE III NO SUPERADA:

Imagen 92
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Orientación y Capacitación

Imagen 93

[Link].1. Ruta de empleabilidad.

Está contemplada como el resumen de todos los direccionamientos en los cuales se ha

inscrito el oferente. Para ingresar, es necesario clicar en “Ruta de Empleabilidad”
ubicada en el submenú de la sección de “Orientación y capacitación”. (Ver Imagen 94)

Imagen 94
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se genera una ventana que muestra la trazabilidad que ha tenido el

oferente, en él se observa el tipo de direccionamiento, Nombre de direccionamiento,
Prestador o punto de atención, Asesor asignado, fecha programada y estado. Debe
tenerse en cuenta que la información que se arroja depende del tipo de capacitación u
orientación. (Ver Imagen 95)

La Ruta de empleabilidad cuenta con pines que se dividen por colores según su
área y orientación, a continuación, se mostrarán a cuál área corresponde cada uno:

1. Orientación laboral: Verde Oscuro. (Orientación derecha)

2. Intermediación Laboral: Verde Claro. (Orientación derecha)
3. Emprendimiento: Naranja. (Orientación izquierda)
4. Capacitación: Café Claro. (Orientación izquierda)
5. Certificación de Competencias Laborales: Amarillo. (Orientación izquierda)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 95
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].2. Histórico de direccionamiento.

Para observar la gestión que ha tenido el oferente desde su aplicación a vacantes y

capacitaciones, se ingresa a “Orientación y capacitación” ubicado en el submenú y
posteriormente se selecciona “Histórico de direccionamiento”. (Ver Imagen 96)

Imagen 96

Esta opción permite visualizar en qué estado se encuentran los direccionamientos a

los cuales se ha inscrito el oferente (inscrito, en curso, realizado y descartado).
(Ver Imagen 97)

Imagen 97

NOTA: Es importante tener en cuenta el tipo de inscripción a la que se encuentra

registrado el oferente, éste se categoriza según el área.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

AREA TIPO
Prueba psicotécnica
Orientación laboral
Entrevista
Talleres
Prueba psicotécnica
Intermediación laboral Entrevista
Servicios adicionales
Emprendimiento Curso/Diplomado/Otros
Alfabetización Bachillerato
Competencias Claves y
Transversales
Capacitación
Curso/Seminario/Diplomado
Técnico laboral
TICS
Certificación de Competencias Certificación de Competencias
Laborales Laborales

[Link].3. Complemento Hoja de Vida

Mediante esta opción, el prestador puede completar datos de la hoja de vida del
oferente, particularmente en temas relacionados con Localidad, Centro Poblado o
Vereda, Programas de Gobierno (40.000 empleos, migrantes, entre otros), Tipo de
población, Condición de Discapacidad y es Beneficiario de Subsidio (disponible
solo para cajas de compensación familiar). Esta opción sólo está disponible para
el Prestador, los oferentes o los demandantes no pueden acceder a ella.

Como se ha mencionado en anteriores ejemplos, se debe buscar el oferente a quien se

va a gestionar el complemento de la hoja de vida. Una vez seleccionado, se debe dar
clic sobre la opción “Orientación y Capacitación”, luego se selecciona la opción
“Complemento hoja de vida”. (Ver Imagen 98)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 98

En la información de residencia, se encuentran los datos de país de residencia,

fecha de nacimiento, departamento de residencia, edad, pertenece a programa de
gobierno, pertenece a alguna población focalizada, puntaje de SISBÉN, última
fecha de consulta de SISBÉN y beneficiario de subsidio.

Para obtener los datos del SISBÉN (Ver imagen 99), el sistema trae la información
registrada en dicha plataforma. Para este caso los oferentes deben primero
registrarse en el SISBÉN y posteriormente los datos aparecerán en la plataforma
SISE.

Imagen 99

Una vez seleccionado, se desplegará una ventana donde se observa la información

sobre los datos generales del oferente. En ella, está el botón “Editar”
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

donde se abrirá una ventana con los parámetros de complemento de hoja de vida. (Ver
Imagen 100)

Imagen 100

Una vez allí, se seleccionan las opciones que correspondan al complemento de la hoja
de vida. (Ver Imagen 101)

Imagen 101

Los parámetros disponibles son los siguientes:

● Localidad, centro poblado o vereda: Se podrá seleccionar una de estas

ubicaciones geográficas, particularmente para establecer que la persona puede
decidir aplicar a vacantes que tengan como parámetro que sean residentes de
esa misma localización geográfica.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: Al seleccionar esta opción automáticamente bloquea el campo de “Pertenecer

a” en información básica de la hoja de vida.

● Programa de Gobierno: Cuando la persona pertenezca o cumpla condiciones para

alguno de los programas de gobierno disponibles en el sistema.

NOTA: Solo los prestadores de tipo caja de compensación pueden marcar al oferente
con programa de gobierno. (Ver Imagen 102)

Imagen 102

Los oferentes que pertenecen al programa de gobierno 40 mil primeros empleos

son identificados con el logo del programa. Que se visualizara al gestionar al
oferente. (Ver Imagen 103)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 103

● Tipo de población: Corresponde en principio a la categorización de víctimas del

conflicto armado. Para ello, se deben acreditar requisitos de acuerdo con lo
establecido en la normatividad vigente.

Para la marcación “Víctimas del conflicto Armado” el sistema trae la información

registrada en la unidad de víctimas. Para este caso los oferentes deben primero
registrarse en la unidad de víctimas, después de ello la plataforma lo marcará como
víctima.

Para este caso realiza la consulta de la información de población víctima del conflicto
armado con el “Web Service Ruv” de La Unidad para la Atención y Reparación a
Victimas y realiza la marcación automática en el Sistema de Información-SISE
cuando se realice el registro o una consulta de un oferente que pertenezca a esta
población y no esté identificado.

NOTA: Después de que un oferente se ha marcado como víctima no se puede

desmarcar.

● Condición de discapacidad: En este ítem se puede seleccionar el tipo de

discapacidad certificada y evidenciada en el prestador.
Las opciones anteriores se pueden combinar entre ellas para tener una
caracterización de población que corresponda.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Es Beneficiario subsidio: Para los prestadores tipo caja de compensación familiar, se

encuentra habilitada la marca de beneficiarios FOSFEC, que les
permite identificar (marcar) a los oferentes que han cumplido con los requisitos para
recibir el beneficio. Si por alguna causa, el oferente deja de ser beneficiario, se podrá
desmarcar. Todas las acciones realizadas sobre esta marca quedarán disponibles
para los demás prestadores.
Cuando se realice la marca de un oferente como beneficiario del subsidio se debe
diligenciar de manera obligatoria el campo de fecha de asignación del beneficio.
Luego de realizada la marca, la fecha de asignación del beneficio no podrá ser
modificada. (Ver Imagen 104)

Imagen 104

Se tiene implementada la función de visualizar el estado actual del oferente (marca y

desmarca), y se observará por qué prestador, punto de atención y asesor. (Ver Imagen
105).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 105

Una vez se determine la información relacionada con la caracterización de la persona

para el complemento de la hoja de vida, se procede a guardar esta información haciendo
clic sobre él botón “Guardar”, que se encuentra en la esquina inferior derecha del área
de trabajo. (Ver Imagen 106)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 106

Se comprueba que la información haya sido almacenada en el sistema. Para ello, se

verifica que se muestre el siguiente mensaje en pantalla: (Ver Imagen 107)

Imagen 107

En caso de que se requiera ajustar la información almacenada, se puede repetir los

pasos descritos previamente, ajustando los valores que correspondan. Cuando se
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

termina de almacenar, se visualiza el resumen de la información almacenada en el

sistema. (Ver Imagen 108)

Imagen 108

Es beneficiario subsidio- Marca Masiva

Para acceder a esta nueva funcionalidad, se debe dar clic el módulo gestión de
oferentes en carga masivo Beneficiarios Subsidio. (Ver Imagen 110)

Imagen 110

Esta nueva funcionalidad permite la carga de un archivo separado por comas formato
.csv de 2 Megas como máximo tamaño, que debe tener las siguientes columnas
obligatorias:

● Tipo de Documento: Este campo debe llenarse con una de las siguientes
opciones:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

o CC: Cédula de Ciudadanía

o DNI: Documento Nacional de Identificación
o PA: Pasaporte
o TI: Tarjeta de Identidad
o PEP: Permiso especial de Permanencia
o CE: Cédula de Extranjería

● Número de Documento:
● Fecha de Asignación del beneficio (AAAA/MM/DD)

El archivo por cargar no debe tener encabezados, se procesará desde la primera fila.

Para iniciar el proceso de marca masiva se debe dar clic en el botón seleccionar archivo.
Luego de seleccionado se debe dar clic en el botón cargar beneficiarios con los
requisitos como se visualiza la imagen. (Ver Imagen 111)

Imagen 111

Al realizar la carga del archivo, los oferentes listados quedarán con la marca en su Hoja
de Vida como beneficiarios Subsidio, por defecto se asignará la fecha de la carga del
archivo como la fecha de la marca y el prestador y asesor que realice la acción quedarán
registrados como responsables de dicha marca.

Una vez terminada la carga de archivos el sistema mostrara un resumen con el total de
oferentes cargados y/o rechazados. (Ver Imagen 112)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 112

Si se generan rechazos, estos serán entregados en un archivo que contendrá el tipo,

número de documento y la causal de rechazo de los registros. El cual no podrá ser
consultado posteriormente. (Ver Imagen 113 y 114)

Imagen 113

Imagen 114
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se listan las causales de rechazo contempladas:

• Oferente no registrado en SISE

• Oferente no registrado con el Prestador que realiza la carga
• Oferente Inactivo Voluntario
• El oferente ya tiene la Marca como Beneficiario de Subsidio
• Tipo de Documento invalido
• Formato de Fecha de Asignación de beneficio invalida

Los oferentes del listado deben pertenecer al mismo prestador al que pertenece el
asesor que realiza la carga; independientemente de la agencia a la que pertenezca el
oferente. Esta regla solo aplica para la marca masiva, si la marca se realiza de manera
individual no se tiene en cuenta la regla.
La consulta de la marca se podrá realizar por cada Oferente desde la funcionalidad de
Complemento de Hoja de Vida.
No se mostrará un historial de las cargas masivas realizadas. Luego de realizada la
marca, la fecha de asignación del beneficio no podrá ser modificada.

[Link].4. Entrevista de empleabilidad

Es una herramienta construida por la Unidad del Servicio Público de Empleo con el
propósito de fortalecer la orientación ocupacional en los puntos de atención. Este
instrumento permite en primer lugar, identificar barreras de acceso al mercado laboral y
facilitar el proceso de direccionamiento a los diferentes servicios que ofrecen las
agencias de empleo. En segundo lugar, permite determinar las motivaciones, intereses
y competencias del oferente para apoyarlo en la construcción de su perfil ocupacional y
su plan de desarrollo individual.

La entrevista de empleabilidad se elaboró a partir de la información que actualmente

recogen las agencias de empleo en sus procesos de orientación y se complementa con
información de la hoja de vida registrada en el Sistema de Información-SISE. La
entrevista busca recopilar información del buscador de empleo en siete dimensiones
(Información general, características del individuo, vulnerabilidad del individuo,
vulnerabilidad del hogar, educación, Tics, Búsqueda, Expectativas, Competencias).

Al gestionar un oferente se encuentra la opción de “Entrevista de Empleabilidad”. (Ver

imagen 115)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 115

Solo se podrá diligenciar la entrevista si los oferentes tienen su hoja de vida al 100%.

Al crear una entrevista el sistema trae algunos datos de la hoja de vida del oferente, si
se requiere actualizar algún dato, se debe ir a la funcionalidad de edición de hoja de vida
en SISE. Al volver a retomar la entrevista nueva o una en guardado temporal se
actualizarán los datos desde la hoja de vida del oferente.
Cada vez que se realice una entrevista se asociarán los datos que tiene en ese momento
en la Hoja de Vida y se deberá ingresar respuestas nuevas para los valores de las
matrices establecidas.
Todas las preguntas son obligatorias, salvo las que dependen del resultado de otras
preguntas, que en ese caso no se mostrarían.
Cada vez que se genere una nueva entrevista el sistema dejara las 2 entrevistas más
recientes, eliminando las más antiguas.

Al finalizar la entrevista, no se podrán realizar cambios en ninguno de los formularios,

quedando dicha información como un registro histórico del momento en el que se realizó
la misma. La única excepción corresponde a las salidas.

Diligenciamiento Entrevista de Empleabilidad

Al hacer clic en la opción de “Entrevista de Empleabilidad”, el sistema muestra una

pantalla con la opción de Crear Nueva Entrevista. (Ver imagen 116)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 116

Al seleccionar “Crear Nueva Entrevista” el sistema muestra el formulario para

Crear Entrevista con la siguiente información:

1. Información general.

Presenta la información básica de identificación del buscador previamente

diligenciada en el registro. Esta sección se compone de siete (8) variables: nombre,
tipo y número de documento de identificación, ciudad de residencia, dirección,
entre otros. (Ver imagen 117).

Imagen 117
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

2. Características del individuo

Identifica toda la información relacionada con los principales aspectos que hacen parte
del individuo. En total son diez (10) las variables que hacen parte de este factor: sexo,
observaciones (sexo), jefe de hogar, edad y estado civil, entre otros. (Ver imagen 118)

Imagen 118

3. Vulnerabilidades del individuo

Para este factor se identifican diez (10) variables, las cuales son: subsidio, discapacidad,
tipo de discapacidad, uso de ayudas técnicas, entre otras. (Ver imagen 119)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 119

4. Vulnerabilidades del hogar

Información concerniente a las personas a cargo. Se tienen en consideración tres

(3) preguntas: personas a cargo y personas con las que comparte la vivienda y
trabajan. (Ver imagen 120)

Imagen 120
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

5. Educación
Información sobre el nivel educativo. Nueve (9) preguntas conforman esta sección: nivel
y estado actual de la formación académica, certificaciones relacionadas, dominio de
idiomas, entre otros. (Ver imagen 121)

Imagen 121

6. Tics (Tecnologías de la Información y Comunicaciones)

Información básica sobre el uso y conocimiento de tecnologías de la información.

Esta dimensión se compone de una (1) pregunta: Uso del computador u otros
dispositivos tecnológicos. (Ver imagen 122).

Imagen 122
7. Características Laborales

Permite abordar los aspectos relacionados con las medidas de búsqueda de empleo o
generación de ingresos que ha implementado el oferente; realizar una exploración de la
trayectoria laboral.
En esta dimensión la información se aborda desde cuatro secciones:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Búsqueda

Comprende la identificación del tiempo que lleva el oferente buscando trabajo, las
acciones emprendidas por el oferente para la búsqueda activa y las dificultades que ha
detectado para acceder a un empleo. (Ver imagen 123)

Imagen 123

Trayectoria laboral

Comprende la identificación de la experiencia laboral del oferente, considerando

tiempo de permanencia en un determinado tipo de empleo, el desarrollo de
competencias y el nivel actual de especialización en uno o más puestos de trabajo.
(Ver imagen 124)

Imagen 124
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Expectativas

Comprende la detección de intereses y motivaciones ocupacionales, la aspiración

salarial, y la disponibilidad horaria, de viajar o de traslado del oferente. (Ver imagen 125)

Imagen 125
Competencias

Comprende la identificación de competencias dominantes que harán parte del perfil

laboral y las competencias potenciales que requieren ser reforzadas para mejorar la
empleabilidad del buscador. (Ver imagen 126)

Imagen 126

En la sección de competencias se debe completar el formulario dependiendo la

respuesta a la pregunta (Aplicó pruebas psicotécnicas).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si es performance: (Ver Imagen 127)

Ver Imagen 127

El orientador podrá filtrar de las competencias resultantes las que considere relevantes
para el oferente, mínimo 3 y máximo 5 competencias y de carácter obligatorio.

Para cada una de las competencias seleccionadas:

El orientador deberá indicar si la misma es Potencial o Dominante para el oferente

entrevistado.
Para continuar se debe dar clic en el vínculo (Cargar Listado de preguntas por
Competencias) para que despliegue el listado de preguntas.
Se deberá responder mínimo una pregunta. Teniendo en cuenta lo siguiente:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Todas las preguntas son de respuesta abierta y el tamaño máximo de caracteres por
respuesta debe ser de 200.

Si es (No aplicó) (Ver Imagen 128)

Imagen 128

Se debe seleccionar una o varias competencias y dar clic sobre el vínculo (Listar matriz
competencia), para que habilite el listado de competencias.

El orientador podrá filtrar de las competencias resultantes las que considere relevantes
para el oferente, mínimo 3 y máximo 5 competencias y de carácter obligatorio.

Para cada una de las competencias seleccionadas:

El orientador deberá indicar si la misma es Potencial o Dominante para el oferente

entrevistado.
Para continuar se debe dar clic en el vínculo (Cargar Listado de preguntas por
Competencias) para que despliegue el listado de preguntas.
Se deberá responder mínimo una pregunta. Teniendo en cuenta lo siguiente: Todas las
preguntas son de respuesta abierta y el tamaño máximo de caracteres por respuesta
debe ser de 200.

Si es (Otra ¿Cuál?) (Ver Imagen 129)

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 129

El orientador deberá ingresar el nombre de la prueba aplicada y seleccionar una o

varias competencias, luego dar clic sobre el vínculo (Listar matriz competencia), para
que habilite el listado de competencias.

El orientador podrá filtrar de las competencias resultantes las que considere relevantes
para el oferente, mínimo 3 y máximo 5 competencias y de carácter obligatorio.
Para cada una de las competencias seleccionadas:

El orientador deberá indicar si la misma es Potencial o Dominante para el oferente

entrevistado.

Para continuar se debe dar clic en el vínculo (Cargar Listado de preguntas por
Competencias) para que despliegue el listado de preguntas.
Se deberá responder mínimo una pregunta. Teniendo en cuenta lo siguiente: Todas las
preguntas son de respuesta abierta y el tamaño máximo de caracteres por respuesta
debe ser de 200.

Guardado Temporal

Esta opción permite crear la entrevista y realizar el guardado temporal de los avances
dentro del formulario. Para retomar a entrevistas se debe dar clic en el botón (continuar
entrevista). (Ver Imagen 130)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 130

Resultado de la Entrevista Empleabilidad

Al finalizar la entrevista de la empleabilidad, el orientador obtendrá un diagnóstico en

donde se presentará la información más relevante del oferente en cuanto a las brechas
y barreras que presenta al momento de la orientación. Este informe de resultados está
compuesto por tres secciones:

Salida 1 (Plan de Desarrollo Individual)

Se debe seleccionar la información que considera relevante para mejorar la

empleabilidad del buscador para que se vea reflejada en la matriz de acciones. (Ver
imagen 131)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 131

Algunas de las preguntas estarán disponibles agrupadas por categorías para que sean
seleccionadas.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al final de la salida 1, se generará una tabla llamada Plan de desarrollo individual, en

la que se agregará una fila por cada una de las preguntas seleccionadas. (Ver imagen
132)

Imagen 132

Por cada una de estas preguntas, en dicha tabla se permitirá agregar uno o más
acciones, las cuales tendrán un campo de texto en el que se deberá documentar la
acción a realizar.

Para cada acción, se deberá ingresar la siguiente información:

▪ Responsable de realiza la acción:

▪ Prestador
▪ Oferente
▪ Ambos

▪ ¿Tiene direccionamiento?

▪ Estado: Dicho campo podrá se editado posteriormente al cierre de la entrevista, el

cambio se permitirá para cualquier funcionario independiente del prestador al que
pertenezca el funcionario que creó la entrevista.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Salida 2 (Perfil Ocupacional)

Permite identificar barreras asociadas con el perfil del buscador, que le han impedido
insertarse en el mercado laboral o desempeñarse adecuadamente en un puesto de
trabajo. (Ver imagen 133)

Imagen 133

Resultado que le permitirá identificar las competencias que harán parte del
perfil laboral y las competencias que requieren ser reforzadas en el plan de desarrollo
individual para mejorar la empleabilidad del buscador. (Ver imagen 128)

Salida 3 (Intermediación laboral)

Resultado que le permitirá identificar las competencias que harán parte del perfil laboral
y las competencias que requieren ser reforzadas en el plan de desarrollo individual para
mejorar la empleabilidad del buscador. (Ver imagen 134)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 134

Generar pdf entrevista de empleabilidad

Para descargar el pdf debe dar clic sobre el botón (generar pdf). (Ver imagen 135)

Imagen 135

El PDF resultado de la entrevista contiene el detalle de algunos de los datos ingresados

en la salida. Podrá ser descargado desde cualquier prestador. (Ver imagen 136).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 136

Ver Salidas Entrevista Empleabilidad

El campo estado podrá se editado posteriormente al cierre de la entrevista, el cambio

se permitirá para cualquier funcionario independiente del prestador al que pertenezca
el funcionario que creó la entrevista. (Ver imagen 137)

Imagen 137

Los valores permitidos para el estado de las acciones son los siguientes:
● Pendiente (por Defecto).
● Cumplió.
● No Cumplió.

Las reglas de cambio de estado de las acciones de la salida 1, son las siguientes:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Cuando una acción este en estado pendiente podrá pasar a cumplió o no

cumplió.
● Cuando una acción se encuentre en los estados cumplió o no cumplió, ya
no podrá ser modificado el estado.
● Adicionalmente en este formulario se podrá editar el perfil ocupacional del
oferente y el Concepto del Orientador.

6.1.5. Postulaciones.

El prestador puede postular al oferente desde el módulo oferente, por medio de

“consultar vacantes”, “vacantes por perfil” o por “Buscar vacantes por código”, dando la
opción de “Aplicar a esta vacante”. (Ver Imagen 138) Si la vacante no se visualiza de
inmediato debe habilitar las ventas emergentes descritas paso a paso en el apartado
[Link].1 Consultar vacantes.

Imagen 138
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.2. Demandantes (Módulo Prestador)

En este módulo se consideran todas las funcionalidades que permiten al asesor

gestionar las empresas (demandantes de fuerza de trabajo, en el término atribuido por
la normatividad vigente) y que no tienen la posibilidad de trabajar con el home de
empresas de la plataforma o que requieren de una atención personalizada y presencial
en el punto de atención del Prestador de Gestión y Colocación de Empleo. Es por ello
por lo que bajo este módulo se replican y complementan las operaciones que una
empresa puede hacer desde el home demandante.
El asesor autorizado podrá acceder al módulo de demandantes, ya sea por la gestión
de intermediación o directamente a la opción de demandantes.

Esta opción se encuentra en el menú principal de la parte superior de la pantalla o sobre

el segundo ícono de la pantalla central “Demandantes”. (Ver imagen 1)

Imagen 1

6.2.1. Buscar sedes de empresas.

Para realizar la búsqueda o validación del registro de empresas, es importante conocer

los pasos a seguir descritos a continuación:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Se presenta la pantalla en la que el asesor del Prestador debe identificar la empresa

para realizar la búsqueda, a través del tipo filtro y su respectivo número de documento
dando clic a continuación en el botón “Buscar” situado al costado derecho. (Ver Imagen
2)

Imagen 2

NOTA: Cuando se introduce el número de identificación de la empresa para realizar la

consulta, se han de digitar todos los números de este de forma consecutiva,
incluyendo el dígito de verificación, sin espacios ni guiones de separación.

Posteriormente se obtendrá la empresa buscada (Ver Imagen 3) o si no se encuentra

en el sistema, éste indicará, “La búsqueda no arrojó ningún resultado”.
(Ver Imagen 4)

Imagen 3
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 4

6.2.2. Registro de datos de una nueva empresa desde el módulo de gestión de

empresas.

Para que un asesor pueda proceder al registro de una nueva empresa en el Prestador,
deberá realizar lo siguiente:

Si después de haber realizado la búsqueda para confirmar si la empresa a registrar está

en el sistema, la aplicación genera el mensaje, “La búsqueda no arrojó ningún resultado”,
implicará que la empresa no está inscrita en él y se continuará con el proceso de una
nueva inscripción, pulsando en “Empresa”. (Ver Imagen 5)

Imagen 5
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Se muestra una ventana que solicita el tipo, número y confirmación de número de

documento, es importante que sean digitados los datos ya que el sistema no permite
copiarlos ni pegarlos. (Ver Imagen 6)

Imagen 6

NOTA:
● Cuando el tipo de documento se trata del NIT, se pide separado el dígito de chequeo.
● Cuando el tipo de documento se trata de “Empresa Transnacional” este permitirá
documento alfanumérico.

Una vez completado los datos, se hace clic sobre el botón “Continuar”. (Ver Imagen 7)

Imagen 7
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En Tipo de sede se solicita identificar si quien se está registrando es la sede principal o

una sucursal de la empresa. Esto permite flexibilidad para contemplar empresas de
orden nacional o local con gestión independiente o globalizada de los procesos de
selección de personal. En el formulario se muestra el tipo y número de identificación
digitado en el formulario anterior y se solicita el tipo de sede en una lista desplegable.
Una vez seleccionada, se debe hacer clic en el botón “Continuar”. Si se desea cancelar
el registro en este paso, se puede realizar haciendo clic en el botón “Cancelar”. (Ver
Imagen 8)

Imagen 8

NOTA: Se encontrarán ayudas de tipo visual a lo largo de la aplicación, ayudando a

identificar la funcionalidad e impacto que tiene la selección de alguna opción de la lista
o campo seleccionado. Para el ejemplo se seleccionará Principal y seguido se hará clic
en “Continuar”. (Ver Imagen 9)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Se accederá al área de registro de información de los datos de la empresa, la sede y el

usuario que administrará la plataforma. En el siguiente formulario se pide la información
general de la empresa. (Ver Imagen 10)

Imagen 10

● Los valores correspondientes al tipo de documento y número de documento

son recuperados del formulario anterior y no pueden ser editados.
● Respecto a la naturaleza de la empresa, podrá seleccionar de la lista si es
pública, privada o mixta.
● En tipo de sociedad seleccione de acuerdo con la información suministrada
● por la empresa. En la lista encontrará los tipos de sociedades vigentes según
la normatividad colombiana.
● La actividad económica y sector lo podrá obtener de la persona que está en
representación de la empresa y que, por lo general se sustenta en la
● documentación de Cámara de Comercio respectiva.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Frente al tamaño de la empresa, los rangos están definidos por la cantidad

de personas que allí laboran. Esta información es requerida para efectos
estadísticos y de análisis de datos.

Una vez digitada esta información, se procede a completar la información de la sede,

como se muestra a continuación. (Ver Imagen 11)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 11

NOTA:
● La información relacionada con el prestador principal y el punto de atención
son tomados de la información del usuario que se encuentre logueado en el
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

sistema, por tanto, no podrá cambiar esta información, se deja dispuesto en

pantalla para efectos de validación. El país por defecto será Colombia en todos
los casos.
● En la sección de “Dirección”, se tienen habilitados varios campos en los cuales
se selecciona o se diligencia la información de esta. Estos datos se verán en
el campo “Dirección Sede”.

Si al momento de seleccionar el campo de direcciones no se encuentra la nomenclatura

deseada (Agrupación, Apartamento, Bloque, Bulevar, Bodega, Carretera, Casa,
Comunal, Conjunto, Consultorio, Depósito, Edificio, Entrada, Esquina, Garaje, Etapa,
Interior, Kilómetro, Local, Lote, Manzana, Mezzanine, Módulo, Oficina, Parcela, Paseo,
Penhouse, Piso, Propiedad Horizontal, Salón, Sector, Semisótano, Solar, Sótano, Súper
Manzana, Torre, Unidad, Verdad, Vía Y Zona), el usuario podrá seleccionar la opción
“Otro”. (Ver Imagen 12)

Imagen 12

Posteriormente se deberá seleccionar nuevamente el campo y se desplegaran los

campos faltantes. (Ver Imagen 13)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

(Ver Imagen 13)

En caso de que se desee cambiar de elección y elegir una nomenclatura de las que
aparecían inicialmente, se deberá indicar nuevamente la opción "otro", y reaparecerán
las opciones. (Ver Imagen 14)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 14

Posteriormente, se debe digitar la información relacionada con el administrador del

sistema por parte del demandante. (Ver Imagen 15)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 15

Una vez completada esta información, se procede a la aceptación de los términos y

condiciones de la plataforma y lo relacionado con la protección y tratamiento de datos
personales. En este caso, como en oferente, la aceptación se ejecuta por parte del
prestador y se recomienda indicarle al demandante las condiciones del servicio y las
políticas de tratamiento de datos personales y, en todo caso, dejar evidencia escrita de
la aceptación de estos. (Ver Imagen 16)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 16

NOTA: Es habilitando el botón Descargar/Imprimir para la aceptación de los

documentos de TERMINOS Y CONDICIONES Y TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES, estos deben ser comunicados a la empresa para que ellos tengan
claridad de estos y realicen la firma correspondiente.

Completar la información del Captcha y hace clic en el botón “Crear cuenta” que
aparece en la parte inferior derecha de la pantalla. (Ver Imagen 17)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Seguido, el sistema mostrará una ventana superpuesta que muestra la información del
registro que se ha digitado en el sistema y le presenta dos opciones: corregir cuya acción
lo regresa a la ventana de edición de datos y le permite modificar los datos digitados a
excepción de los mencionados al principio de este apartado; grabar cuya acción registra
en la base de datos la información digitada. (Ver Imagen 18)

Imagen 18

Al hacer clic en grabar, el sistema envía un correo electrónico al administrador de la

cuenta del demandante informando sobre el registro y se muestra la siguiente
información: (Ver Imagen 19)

Imagen 19
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Con ello se confirma el registro exitoso de la cuenta empresarial.

La aplicación presenta la pantalla principal de la zona privada de la empresa.

El usuario de la empresa accederá a la plataforma web de autogestión digitando en

usuario, la dirección de correo que se ha registrado en este formulario y como clave, el
número de documento de identificación (cédula u otro) que se facilitó en este formulario.
En cualquier momento, el usuario de la empresa podrá modificar su clave, para lo cual
deberá recordar la pregunta de seguridad y respuesta que se registraron en este
formulario o a través del enlace que llega en el correo electrónico de recuperación de
contraseña.
En el momento de ser creada una sucursal, habiendo creado previamente una sede
principal se ingresa a la plataforma con el documento ya registrado y se selecciona el
tipo de sede, en este caso “sucursal” (solo puede ser creada una sede principal y
múltiples sucursales por el mismo usuario registrado). (Ver Imagen 20)

Imagen 20

Al ser registrada la sucursal se despliegan las opciones anteriormente expuestas, sin

embargo, si se desea se pueden utilizar los mismos datos del administrador de la cuenta,
dando clic en la opción “SI” de la pregunta “¿Desea registrar la sede con
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

los datos de un usuario administrador existente?” y posteriormente seleccionando el

usuario registrado. (Ver Imagen 21)

Imagen 21

6.2.3. Gestionar sedes.

Para acceder al detalle de la empresa y entrar en lo que se denomina su zona privada,

se debe pulsar el botón “Gestionar” que aparece en la parte derecha de los datos de la
empresa. (Ver Imagen 22)

Al acceder a la zona privada de la empresa, se despliega un submenú de empresas

con diferentes opciones sobre las que se pueden ejecutar actividades asociadas a la
misma.

NOTA: Las empresas que poseen multiusuario, al momento de cambiar la contraseña

para una de las sedes también les cambiara a las demás sedes siempre
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

y cuando tengan el mismo correo asociado. De igual manera pasará si cambia la

pregunta de seguridad y la respuesta, se cambiarán para todas las sedes.

[Link]. Cuenta empresarial.

Para realizar el ingreso a la modificación de los datos de la cuenta empresarial, se da

clic en “Cuenta Empresarial”. Continuando con dicha edición se describirán los ingresos
de a las diferentes opciones allí encontradas. (Ver Imagen 23)

Imagen 23
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].1. Usuario Administrador.

Modificar Datos Administrador:

Se despliega para modificar los datos de administrador, donde se podrán editar los
campos requeridos y posteriormente guardar los cambios presionado el botón
“Guardar”. (Ver Imagen 25)

NOTA: Al momento de cambiar el correo electrónico y la pregunta de seguridad se

cambiará automáticamente para todas las sedes que estén asociadas con ese usuario
administrador.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Modificar contraseña:

Se despliega para realizar el cambio de contraseña. (Ver Imagen 27)

Imagen 27

NOTA: Al momento de cambiar la contraseña se cambiará automáticamente para

todas las sedes que estén asociadas con ese usuario administrador.

[Link].2. Datos del punto de atención principal.

Administrar Prestadores:
Accede a la opción de Administrar prestadores.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 28

Se despliegan los prestadores asociados al momento a la empresa o demandante.

(Ver Imagen 29)

Imagen 29

Se puede asociar un nuevo prestador con la opción “Nuevo prestador”.

(Ver Imagen 30)

Imagen 30

La opción despliega una ventana para el diligenciamiento de datos según el

departamento, tipo de Prestador alterno y punto de atención. (Ver Imagen 31)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 31

Cuando se tengan seleccionados varios prestadores, también se podrá retirar alguno

con la opción que aparece al final del registro “Quitar prestado”. (Ver Imagen 32)

Imagen 32

Cambiar Prestador principal:

El cambio de prestador se da por la acción autónoma del demandante de seleccionar el
prestador que considere más idóneo para realizar la actividad. Al ingresar a esta opción,
se despliega una pantalla donde se deja registro de los motivos de cambio. Se hace clic
en el botón “Guardar” y se realiza el ajuste en la base de datos. (Ver Imagen 33)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 33

NOTA:

● Si se escoge el motivo “cambio de ciudad” y se selecciona una ciudad

● diferente a la actual, este cambio solo se permite por una vez durante el mes
calendario, es decir, el día primero del mes se podrá realizar el cambio nuevamente
siempre y cuando sea entre varios prestadores.
● Permite cambio de prestador a una sede dentro del mismo mes siempre y cuando
sea para otro punto de atención del mismo prestador y el cambio
● sea realizado por un usuario del mismo prestador
● Si se selecciona la misma ciudad actual, no debe permitir el traslado hasta tanto se
cumpla la condición de un mes desde el último traslado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].3. Sedes.

Administración de sedes:

Se podrán asociar sedes a la empresa a través de la opción de “Administrar sedes”.

(Ver Imagen 34)

Al hacer clic sobre esta opción, se mostrará una ventana que mostrará las sedes que
tenga creadas la empresa. En el caso del ejemplo de creación de empresa se mostrará
por defecto la sede principal. (Ver Imagen 35)

Imagen 35

Para crear sedes, clicar en el botón “Crear sedes”. Se desplegará un formulario que
solicita información general de la sede (nombre, ubicación relacionando país,
departamento y municipio, el prestador de preferencia el cual será el que está registrado
en ese momento, dirección y teléfono de la sede), posteriormente se encuentra la
información relacionada con los datos del usuario que se encargará de la gestión de la
sede.

Se puede cancelar el proceso en cualquier momento haciendo clic sobre el botón

“Volver”.

Las sedes son autónomas en la elección de sus prestadores, sin embargo, en este caso,
se selecciona por defecto el prestador que se encuentra logueado. Al igual que en
oferentes o creación de empresas, se debe seleccionar el prestador y el punto de
atención si tuviera más de uno registrado en SISE. (Ver Imagen 36)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En la sección de “Dirección” existen varios campos de selección que el

demandante puede elegir o diligenciar para indicar una dirección valida.

Eliminar sede:
Si se desea eliminar una sede en el recuadro sedes, está la opción de eliminación:
(Ver Imagen 37)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Se despliega para elegir el motivo para eliminar la sede. (Ver Imagen 38)

Para eliminar una sede, ésta no debe tener un proceso activo, como por ejemplo
vacantes activas. De ser este el caso, el sistema no permitirá dicha eliminación
mostrando un mensaje. (Ver Imagen 39)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 39

[Link].4. Herramientas de la cuenta empresarial.

Datos de la cuenta empresarial:

En cualquier momento, un asesor del Prestador podrá consultar o modificar los datos
básicos de una empresa que ya estuviera registrada en el Prestador de gestión y
colocación de empleo. Para ello, efectuará los siguientes pasos:

Acceder a la zona privada de la empresa a la que desea modificar o actualizar datos

básicos.

Selecciona la opción “Datos de la cuenta empresarial” que existe dentro de

“Herramientas de la cuenta empresarial” que aparece en la parte inferior izquierda de la
pantalla. (Ver Imagen 40)

Imagen 40
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, la aplicación lleva a los definidos anteriormente como parte del

formulario de registro, en el que los campos aparecen editados y habilitados para que
se pueda efectuar la modificación. (Ver Imagen 41)

Una vez realizados los cambios, se presiona en el botón “Guardar” que se encuentra en
la parte inferior derecha de la pantalla y las modificaciones quedarán
guardadas en la plataforma.

NOTA: La gestión del registro se realiza desde el prestador, no es necesario aprobar la

empresa en el menú de notificaciones, caso contrario sucede con las empresas que
realizan de forma autónoma su proceso de registro.

Administrador de usuarios:

En este módulo de gestión de empresas, junto al usuario que va ligado a la empresa

desde el momento de registro de esta, es factible crear y gestionar otros usuarios de la
empresa. Habitualmente ocurre que el usuario que se registra con la empresa ocupa un
cargo más del ámbito de administración que de gestión, por lo tanto, es frecuente que
las personas que gestionan las oportunidades laborales no coincidan con las que se
utilizaron para el registro de la empresa. Es por ello por lo que la plataforma permite
crear diferentes tipos de usuarios que pueden gestionar, global o parcialmente diferentes
procesos de la empresa.

Así, el perfil de administrador analista queda ligado en principio a la persona que se

inscribió como usuario en el momento de registro de la empresa y el usuario analista es
cualquier otro usuario que se crea “por debajo” del anterior, desde el punto de vista de
la jerarquía de permisos que se le otorgan. Mientras que el perfil
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

de administrador analista de la empresa puede consultar y gestionar todas las vacantes

y procesos de la empresa, crear usuarios, modificar datos de la sede, activar e inactivar
usuarios, el usuario analista solo podrá consultar y gestionar los que tiene asignados.

Para que el asesor de una Agencia prestadora de gestión y colocación pueda crear un
nuevo usuario de la empresa, deberá acceder a la zona privada de la empresa en la cual
se desea crear el nuevo usuario y a continuación, acceder a la opción de “Administrar
usuarios” que aparece en la parte inferior de la pantalla, dentro de Herramientas de la
cuenta empresarial. (Ver Imagen 42)

Imagen 42
Se presenta una pantalla en la que aparece la grilla, con los datos del administrador
analista que fue creado y vinculado a la empresa en el momento del registro de esta.

Pulsar en “Crear Usuario” para registrar a un nuevo usuario con el perfil analista de la
empresa. (Ver Imagen 43)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 43

Se despliega una nueva pantalla con el formulario de datos para el registro del nuevo
usuario de la empresa.

Al diligenciar los datos, se pulsa en el botón “Guardar” que se sitúa en la parte inferior
derecha de la pantalla, para que los datos que se han digitado queden correctamente
guardados. (Ver Imagen 44)

El nuevo usuario que se ha creado podrá acceder al portal web de autogestión de la

empresa, siendo su usuario el correo capturado en este formulario y la clave, el número
del documento registrado (cédula u otra).

Se comprueba que el nuevo usuario se ha creado correctamente. Para ello se selecciona

la opción de “Administrar usuarios” en la pantalla principal de la zona privada de la
empresa y se muestran el usuario. (Ver Imagen 45)

Imagen 45
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Modificación o actualización de los datos del usuario:

Cuando un asesor del Prestador, desee realizar a petición de la empresa cualquier
modificación o actualización de los datos de cualquier usuario de la empresa registrado
en la plataforma deberá acceder a la zona privada de la empresa a la que pertenece el
usuario del que desea modificar datos y pulsar sobre la opción de “Administrar usuarios”
y hacer clic sobre el icono que aparece a la derecha de cada uno de los usuarios
registrados de la empresa y observando que se habilitan dos opciones: editar usuario
(para acceder al formulario de datos) y desactivar usuario (para inhabilitarle).

Dado que lo que se quiere hacer es modificar o actualizar datos del usuario, se
selecciona la primera opción de “Editar Usuario”. (Ver Imagen 46)

Imagen 46

Se despliega el formulario con los datos originales del usuario que estaban registrados.
Los campos aparecen en formato editado por lo que el asesor podrá acceder libremente
a cualquiera de ellos y proceder a cambiar la información de
acuerdo a los nuevos requisitos del usuario. (Ver Imagen 47)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se pulsa en el botón “Guardar” que aparece en la parte inferior derecha

de la pantalla y los datos quedarán debidamente actualizados y registrados en la
plataforma.

Desactivar o reactivar usuarios:

El asesor del Prestador también podrá desactivar o reactivar a los usuarios de la

empresa, a través del módulo de gestión de empresas. Para ello deberá pulsar en el
ícono de la parte de la derecha de la grilla en la que se listan los usuarios de la
empresa que están registrados. Se debe seleccionar el espacio de aquel usuario
sobre el que se desea realizar la operación (desactivar / activar). (Ver Imagen 48)

● Verificar que después de aplicar el cambio (desactivación), el usuario queda

marcado con estado “Inactivo”. (Ver Imagen 49)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 49

NOTA: Si el asesor de la agencia desactiva a un usuario de la empresa, la información

no se elimina, y posteriormente puede volver acceder por la misma opción que lo
desactivó y seleccionar la opción opuesta de activar.

[Link].5. Inactivación de la Cuenta Empresarial

La funcionalidad de inactivación de empresas está abierta tanto al perfil de coordinador

como al resto de los asesores del Prestador. La principal implicación que tiene la
inactivación de la cuenta de una empresa radica en que no se podrán efectuar
procesos sobre la misma por parte de los asesores y tampoco podrán los usuarios de
esta realizar ningún tipo de actividad en la plataforma.

Para proceder a la inactivación de una empresa, el asesor (o coordinador) deberá

ejecutar las siguientes actividades:
Acceder a la zona privada de la empresa que se desea inactivar. (Ver Imagen 50)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 50

Seleccionar el motivo de inactivación de la cuenta. Es importante en este punto entender

que el alcance de la inactivación es que no podrá realizar transacciones, ni le podrán
realizar gestión alguna desde un Prestador.

NOTA: En el caso que lleve vacantes vigentes quedan en estado Canceladas

[Link]. Gestión Vacantes

Para hacer posible que aquellas empresas que no disponen de los medios necesarios o
no desean utilizar la plataforma web para empresas, se habilita la funcionalidad de que
sea un asesor del Prestador el que a través del módulo de gestión de empresas (del
Prestador) pueda realizar estas actividades.

Crear una nueva vacante:

Para que un asesor del Prestador pueda crear vacantes de una empresa en concreto
desde el Prestador deberá realizar los siguientes pasos:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Acceder a la zona privada de la empresa que desea crear. Dentro del submenú de la
empresa seleccionar la opción “Gestión Vacantes” y la opción “Crear nueva vacante”.
(Ver Imagen 51)

Imagen 51

Nueva: Se ingresa a una nueva pantalla en la que se puede seleccionar la opción de

crear la vacante desde cero en la opción “Nueva” y se continúa dando clic en
“Aceptar”. (Ver Imagen 52).

Se despliega un formulario con diferentes campos se deben diligenciar, como mínimo,

aquellos obligatorios (*). (Ver Imagen 53, 54 y 55)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 53
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 54

Imagen 55
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

La primera parte del formulario resalta las características generales de la vacante:

● Nombre de la Vacante: Título de la vacante.

● Responsable de la Vacante: Persona que registra la vacante. Se asigna
automáticamente.
● Persona que solicita el cargo: Nombre del Demandante que solicita la vacante.
● E-mail de contacto: Corresponde al correo electrónico del responsable de la
Vacante.
● Asesor Responsable: Persona encargada de gestionar la vacante
● Cargo equivalente: Búsqueda por Palabra clave. Esta palabra clave puede ser
ingresada parcialmente, se puede un único cargo, la plataforma automáticamente
muestra las coincidencias que encuentre en el listado de cargos (denominaciones),
el cual corresponde a los Cargos Equivalentes que es el cual se asigna a la vacante.

● Descripción de la vacante: Se cuenta con 3000 caracteres para realizar la descripción

detallada de la vacante, con información que se quiera resaltar de
● las características de la vacante.
● ¿Tiene personal a cargo?
● ¿Requiere viajar por trabajo?
● Número de puestos requerido.
● Requiere viajar por trabajo.

Perfil del candidato:

● Mínimo nivel de estudio.
● ¿Graduado?
● Titulo requerido
● ¿Requiere experiencia relacionada?
● Rango de meses de experiencia
● ¿Requiere capacitación específica?
● Información de la capacitación
● Fecha máxima de envío de candidatos
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Datos Complementarios:
● Fecha límite de envío de candidatos
● Fecha estimada de incorporación al cargo

● Tipo de contrato
● Salario mensual
● Jornada laboral
● ¿Desea que la vacante sea confidencial?
● ¿Requiere trabajo suplementario?
● ¿Desea que la vacante sea gestionada por un prestador?

En el campo “¿Desea que la vacante sea confidencial?” al seleccionar esta opción no

permite al oferente ver la empresa que solicita el cargo.

En el campo “¿Desea que la vacante sea gestionada por un prestador?” si coloca “NO”
la vacante tendrá un estado “Sin gestión del prestador” en el cual solo la empresa podrá
tener acceso a los procesos de selección de la vacante, si desea que el prestador tenga
acceso a los procesos de selección se coloca SI en la opción “Desea que la vacante sea
gestionada por un prestador”.

Nota: Si las vacantes no tienen postulaciones al finalizar la fecha límite de envío de

hojas de vida, pasará a cerrada por vencimiento, de tener postulados, la vacante
después de la fecha límite de envío de hojas de vida, pasará a estado Vigente y 15 días
después de la fecha de incorporación al cargo pasarán a estar cerradas por vencimiento.

Distribución de la Vacante: Dependiendo de la ubicación de la sede de la empresa en

donde se está registrando la vacante, se enlistan los municipios disponibles para realizar
la distribución de los puestos de trabajo relacionados en la vacante.

Con independencia de la opción que se ha seleccionado en el paso anterior, cuando la

vacante se ha creado correctamente, la aplicación lleva a una pantalla, en la que
aparece el detalle de la información incorporada en la creación de la vacante y en la que
se pueden realizar diferentes actividades; entre ellas la de modificar la vacante y
cancelarla. Presionar en la opción “Gestionar” indicada por un botón en la parte inferior
del cuadro de la derecha de la pantalla. (Ver Imagen 56)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 56

Se abre una página en la que se muestran los datos de la vacante creada. Tan sólo el
prestador la puede aprobar, en este caso, se encuentra en estado “registrada”, y se
podrá modificar hasta tanto el prestador no la apruebe. En caso contrario, sólo se podrán
modificar las fechas de selección de personal. (Ver Imagen 57)

Imagen 57

Los datos de la vacante dispuestos en pantalla son los siguientes: (Ver Imagen 58)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 58

En este caso la información adicional de la vacante sólo se muestra para el prestador,

el oferente que aspire a la vacante o los demandantes no tendrán acceso a esta
información.

Ver Borrador: Esta sección solo puede mostrar información siempre y cuando en el
momento de ser creada una nueva vacante ésta se haya guardado como borrador. (Ver
Imagen 59)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El sistema confirmará que la vacante ha sido guardada con éxito. (Ver Imagen 60)

Imagen 60

Para ver dicho borrador se debe ingresar en “Crear una nueva vacante” y se
seleccionará la opción “Ver Borrador”, dando “Aceptar”. (Ver Imagen 61)

De allí se remitirá a una nueva ventana que mostrará las vacantes en borrador que se
tienen indicando su código, solicitante, nombre y fecha Borrador. (Ver Imagen 62)

Imagen 62
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En esta sección solo se podrá visualizar la vacante, no se podrá editar, para ello
debe copiar dicha vacante.

Copiar vacante: Esta funcionalidad permite a cualquier usuario de la sede del

demandante tomar la información de una vacante ya creada o guardada como borrador
y replicar la información de la vacante original.
Para realizar esta funcionalidad se siguen los pasos para la creación de una vacante y
en la pantalla de selección mostrada a continuación se selecciona la opción de “copiar
vacante” y posteriormente “aceptar” dicha acción. (Ver Imagen 63)

Al dar clic en “Aceptar” se debe escoger la vacante de la cual se quiere tomar de base
para la nueva vacante, en la parte inferior se muestra el código y fecha de registro de la
vacante seleccionada. (Ver Imagen 64)

Imagen 64
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al dar clic en el botón “Crear” la aplicación va a direccionar a la pantalla de creación de

la vacante para que se continúe con el proceso de creación de una vacante como si se
estuviera creando una vacante nueva.

Buscar y administrar vacantes:

Acceder a la zona privada de la empresa a la que pertenece la vacante que se desea

modificar. En el submenú del oferente seleccionar la segunda opción “Gestión vacantes”
y dentro de ésta se selecciona “Buscar y administrar vacantes”. (Ver Imagen 65)

A continuación, la plataforma lleva a una pantalla de búsqueda de vacantes. La

búsqueda permite lanzar una consulta con base a uno de los criterios del listado (código
de la vacante, vacante, usuario responsable que gestiona esa vacante, fecha de
creación de la vacante o asesor de la agencia).

Una vez seleccionado el criterio de búsqueda y presionando en “Buscar”, se obtiene una

relación de los resultados obtenidos, en la que se muestra el nombre de la vacante,
fecha de creación, fecha límite de envío de HV, área de la vacante, estado y la empresa
responsable de la misma.

Gestión de la vacante: Se identifica la vacante y se pulsa en el botón “Gestionar” que

aparece a la derecha de dicha vacante. (Ver Imagen 66)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Modificar vacante: Se accede a la pantalla de detalle de la vacante y al costado

derecho seleccionar la opción “Modificar Vacante”. (Ver Imagen 67)

Imagen 67

La plataforma lleva al formulario de creación de la vacante, y trae los datos que

originalmente se establecieron para la vacante. Estos campos se muestran en formato
editable por lo que se pueden modificar y aplicar los cambios. Siempre y cuando la
vacante no haya sido publicada.

Una vez modificados los datos originales que motivaron la modificación, se pulsa en el
botón “Guardar” que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla y la vacante
quedará registrada con los nuevos datos establecidos.

Finalmente, la aplicación regresa a la pantalla de detalle de la vacante en la que se

puede comprobar que los cambios fueron aplicados correctamente.

NOTA: La vacante después de ser publicada, no se tendrá un completo acceso a la

modificación de la vacante, es decir, sólo se podrán editar los campos de fecha de envío
de hojas de vida, fecha de ingreso al cargo, los cargos equivalentes (Que pertenezcan
al mismo grupo ocupacional) el nivel educativo inferior al registrado inicialmente, y los
meses de experiencia laboral menores al registrado inicialmente.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cancelar vacante:

Cualquier asesor del Prestador podrá cancelar una vacante de cualquier empresa. Las
cancelaciones de vacante no solo desaparecen de la publicación y no pueden ser
modificadas, sino que no se puede recuperar la información de la vacante ni volver
a activar; por lo cual se debe crear una nueva vacante ya que ésta no es
recuperable.

Por decisión del Empleador, se puede cancelar una vacante de manera extemporánea.
En el caso que haya candidatos o seleccionados, todos quedarán en el estado No
Seleccionado por el Empleador.

Para cancelar vacantes, el asesor realizará el siguiente procedimiento:

● El asesor accede a la pantalla de detalle de la vacante (Se repiten los pasos del
procedimiento anterior). Una vez en la misma, en el cuadro de la derecha de la
pantalla podrá pulsar en el botón “Cancelar vacante”.

● Al pulsar en el botón “Cancelar Vacante”, aparece un cuadro de diálogo en el

cual debe seleccionar el motivo por el cual quiere cancelar la vacante y que
confirme si está seguro de realizarla. (Ver Imagen 68)

Una vez que se pulsa aceptar, la vacante quedará cancelada definitivamente y se

muestra un mensaje informando que la operación se ha realizado correctamente.
NOTA: Las vacantes se cierran automáticamente después de 15 días calendario
después de pasar a estado vigente.

Descargar certificado:
Una vez la vacante ha sido publicada, el demandante podrá descargar el certificado de
esta. Para ello, deberá buscar la vacante como se ha explicado
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

en pasos anteriores, (submenú - Gestión Vacantes/ Buscar y Administrar Vacantes) y

en la opción de “Gestionar”, aparece un botón en la parte inferior derecha denominado
“Descargar Certificado”. Se abrirá una ventana emergente que mostrará la información
del certificado, el cual podrá guardar en formato PDF o podrá imprimir de forma
inmediata. (Ver Imagen 69)

Imagen 69

[Link]. Gestión de procesos de selección de la empresa.

Mediante esta funcionalidad de la plataforma, el asesor del Prestador de gestión podrá

realizar las actividades de los diferentes procesos de selección que, en teoría le
corresponden a la empresa para culminar adecuadamente un proceso de forma
completa en la plataforma. La funcionalidad permite abordar esta operativa por parte del
asesor cuando la empresa o no utiliza el portal web de empresa o prefiere que sea
realizado por el asesor del Prestador.

En el momento en que el Prestador remite a los candidatos o postulantes que ha

preseleccionado para un proceso de selección de una empresa en concreto, se detonan
un conjunto de actividades a realizar por la empresa, para culminar ese proceso de
selección. Con esto nos referimos fundamentalmente al análisis y
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

evaluación de los candidatos remitidos desde el Prestador y la información por parte de

la empresa de si se han seleccionado o descartado (con su causal) por la empresa. De
forma complementaria, se debe devolver el proceso al Prestador (culminación) para que
ésta proceda a su cierre definitivo.

A continuación, se revisará la funcionalidad de “Gestión de procesos de selección”,

desde el módulo del Prestador.

Se accede a la zona de privada que necesita gestionar un proceso de selección y en el

submenú se selecciona la tercera opción llamada “Gestión de procesos de selección”:
(Ver Imagen 70)

Se accede a la pantalla de consulta para que el asesor pueda buscar, por cualquiera
de los criterios de búsqueda, el proceso de selección que desea gestionar por la
empresa.

Búsqueda de la vacante: Para realizar la búsqueda se debe seleccionar uno de

los filtros ya sean por proceso, usuario responsable, fecha de creación, fecha límite de
envío de hoja de vida y estado del proceso. (Ver Imagen 71)

Imagen 71
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Gestionar vacantes: El resultado obtenido se muestra en la grilla de resultados y se

pincha en el botón “Gestionar” para acceder al detalle del proceso. (Ver Imagen 72)

Imagen 72

La aplicación lleva a una pantalla en la que se muestra:

Descripción del proceso de selección: Muestra los datos básicos que tiene el
proceso. (Ver Imagen 73)

Imagen 73
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Candidatos auto postulados para la vacante: Muestra el listado de los candidatos que
se han auto postulado para la vacante. (Ver Imagen 74)
Permite realizar dos procesos, “No Seleccionar o Preseleccionar”, de acuerdo con el
criterio del usuario prestador.

Los “No Seleccionados”, NO continuarán en el proceso y los oferentes que se marquen

como Preseleccionados quedarán en la pestaña de “Candidatos Preseleccionados” para
continuar con el proceso.

Imagen 74

NOTA: Al momento de presionar, “No Seleccionar” el sistema requiere la causa por la

cual no selecciona al candidato. (Ver imagen 75)

Imagen 75
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En esta sección se pueden visualizar las hojas de vida de los oferentes, descargando
su información en PDF. Al momento de ser visualizada la hoja de vida esta cambiará su
icono. (Ver imagen 76)

Imagen 76

Candidatos remitidos por la agencia: Muestra el listado de los candidatos remitidos

por la agencia. (Ver Imagen 77)

Permite realizar dos procesos, “No Seleccionar o Preseleccionar”, de acuerdo con el

criterio del usuario prestador.

Los No Seleccionados, NO continuarán en el proceso y los oferentes que se marquen

como Preseleccionados quedarán en la pestaña de “Candidatos Preseleccionados”
para continuar con el proceso.

Imagen 77
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: Al momento de presionar, “No Seleccionar” el sistema requiere la causa por la

cual no selecciona al candidato. (Ver imagen 78)

Imagen 78

En esta sección se pueden visualizar las hojas de vida de los oferentes, descargando
su información en PDF. Al momento de ser visualizada la hoja de vida esta cambiará
su icono. (Ver imagen 79)

Imagen 79

Candidatos preseleccionados: Muestra el listado de los candidatos preseleccionados.

(Ver Imagen 80)
En esta sección luego de haber preseleccionado previamente a los oferentes Auto
postulados y/o remitidos por el prestador, se visualizarán en la pestaña de “Candidatos
Preseleccionados”, donde nuevamente se podrán evaluar para No
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

seleccionar o Seleccionar Candidato, en este caso de seleccionar al candidato éste va

a presentarse cómo colocado.

Imagen 81

NOTA: Al momento de presionar, “No Seleccionar” el sistema requiere la causa por la

cual no selecciona al candidato. (Ver imagen 81)

Imagen 81

En esta sección se pueden visualizar las hojas de vida de los oferentes, descargando
su información en PDF. Al momento de ser visualizada la hoja de vida esta cambiará su
icono. (Ver imagen 82)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 82

Candidatos seleccionados: Muestra el listado de los candidatos seleccionados o

colocados. En esta sección solo se podrán consultar los datos de la hoja de vida. (Ver
Imagen 83)

Imagen 83

Resumen del proceso: Muestra el listado de todos los oferentes que se han postulado
a la vacante con los diferentes estados y permite devolver a los oferentes a un estado
anterior siempre y cuando la acción sea permitida. También esta sección cuenta con un
botón que descarga en un archivo Excel el detalle de los oferentes registrados
“Descargar Oferentes”, mostrando los campos de: (Ver Imagen 84)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Tipo de identificación
● Número de identificación
● Nombre
● Teléfono
● Correo
● Dirección Municipio / Departamento
● Estado Actual
● Estado Ingreso
● Causal de no selección: Solo aplica para oferentes cuyo estado actual de la
postulación sea "No seleccionado por empleador"
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 84

El asesor del Prestador que está asesorando a la empresa en este proceso, una vez
confirmado que se encuentra en el proceso correcto, puede navegar por las diferentes
opciones y observar los listados de los oferentes que en las diferentes categorías de
postulación han aplicado a la vacante. (Ver Imagen 85)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 85

A continuación, y sobre la misma pantalla, el asesor podrá adoptar la decisión, según el

criterio de la empresa sobre el candidato con relación a ese proceso de selección en
particular. Es decir, podrá establecer si el candidato ha sido seleccionado por la empresa
o si ha sido descartado.

1. Si se decide que el candidato es seleccionado, se pulsará sobre el botón

indicativo “Seleccionar” que aparece a la derecha del cuadro de información de
cada candidato. Una vez realizada esta operación, el botón aparecerá en color
verde y desaparece en botón gris de “Descarta”.

2. Si, por el contrario, el candidato fuera descartado en este proceso de selección,

el asesor deberá marcar en el botón “Descartar” y a continuación se despliega
una lista de posibles causales o motivos de ese descarte entre los que el asesor
deberá seleccionar aquel que represente verazmente el motivo por el que el
candidato no ha sido seleccionado por la empresa.

● Cuando el motivo de descarte sea “No acepta oferta salarial”, se debe digitar el
salario realmente ofrecido por la empresa al candidato y que no fue aceptado por
éste.

● Si entre la lista que ofrece la plataforma, no se encuentra una válida que represente
realmente el motivo del descarte, se seleccionará la opción “Otra” y se habilitará un
espacio para que se aclare la causa real de ese descarte.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

1. Finalmente, una vez que se ha procedido a la selección o descarte de los candidatos la

pantalla muestra el resultado en cada uno de ellos, mostrando toda la información
capturada en ese proceso.

En este módulo de la opción de gestión de Prestadores, se integran todas las

funcionalidades que permiten la gestión integral de los oferentes o buscadores de
empleo del Prestador de Gestión y Colocación.
De esta forma, en este módulo, se pueden realizar todas las actividades relacionadas
con las personas que buscan empleo a través del Prestador de Gestión y Colocación;
su finalidad principal es facilitar a los asesores del Prestador el tratamiento y gestión de
aquellos usuarios (oferentes) del Prestador que no utilizan la plataforma web de
autogestión, aunque también sirve de complemento para aquellos que si bien utilizar la
plataforma web, pueden demandar de un servicio específico del Prestador que debe ser
ofrecido por un asesor de la misma, como por ejemplo el diseño de la ruta de
empleabilidad.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.3. Gestión De Intermediación

En este módulo se consideran todas las funcionalidades que permiten al asesor

gestionar la intermediación laboral entre los oferentes de trabajo (buscadores de
empleo) y los demandantes (empresas). Es por ello por lo que el módulo se divide en
dos grades macroprocesos; de un lado la gestión de vacantes del Prestador y del otro,
la gestión de los procesos de selección de esta.
Se podrá acceder al módulo por medio de la página de inicio en “Gestión Punto de
Atención” y posteriormente en el menú principal de la parte superior de la pantalla o
sobre el segundo ícono de la pantalla se da clic en “Gestión de Intermediación”. (Ver
Imagen 1)

Imagen 1

6.3.1. Gestionar Vacante

En esta opción, el asesor podrá localizar y seleccionar cualquier vacante del Prestador,
para bien consultar solamente los datos de esta o bien utilizarlo como paso previo para
realizar otras operaciones o actividades sobre la vacante seleccionada. (Ver Imagen 2)

Imagen 2

Se despliega una ventada con la búsqueda: (Ver Imagen 3)

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

Se selecciona el criterio dependiendo del tipo y se pulsa el botón “Buscar”. Se obtienen

los resultados en una grilla en la parte inferior de la pantalla. Los campos de la grilla de
resultados son diferentes en función del criterio de búsqueda seleccionado.

Gestionar vacante: Se identifica la vacante que se quiere consultar y se accede a la

misma pulsando en el botón “Gestionar” que parece a la derecha de esta. (Ver Imagen
4)

La aplicación muestra la pantalla de detalle de la vacante. (Ver Imagen 5)

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 5

En el cuadro central se observa la descripción de la vacante con los datos capturados

en el formulario de creación.

Modificar Vacante: Si se desea editar la vacante, al costado derecho de la pantalla se

muestra la opción “Modificar Vacante”, ésta permite realizar cambios en los datos de la
vacante según el estado de esta: (Ver Imagen 6)

Imagen 6
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Información en Borrador/Registrada: Se pueden modificar todos los datos de la

vacante.
● Información Publicada: Se pueden modificar:
o Los cargos equivalentes teniendo en cuenta que el cargo tenga la palabra
modificable.
o El nivel de estudio solamente hacia niveles de estudio inferiores.
o Fecha de envío de hojas de vida e incorporación al cargo solamente para
fechas posteriores a las establecidas en el momento de la publicación.
o Rango de experiencia (en meses): *Mínimo, solamente disminuir los
meses de experiencia.
NOTA:

● El prestador podrá modificar la vacante, con previa autorización del

demandante.

● La opción “Modificar Vacante”, solo se encuentra habilitada para Vacantes que

tienen su Estado como “Publicada o Vigente”.

Cancelar Vacante: En la parte inferior derecha, se encuentra el botón “Cancelar

Vacante”, ésta permite como su nombre lo indica, cancelar el registro de la vacante,
ocasionando que por defecto de esta los candidatos tengan el estado de “No
Seleccionado” por el Empleador. (Ver Imagen 7)

Imagen 7
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

En la parte superior de la pantalla aparece un dialogo con los motivos por los cuales se
desea cancelar la vacante. (Ver Imagen 8)

Imagen 8

NOTA:

● El prestador podrá modificar la vacante, con previa autorización del demandante.

● La opción “Cancelar Vacante”, solo se encuentra habilitada para Vacantes que

tienen su Estado como “Publicada o Vigente”.

Descargar certificado: Finalmente se encuentra el botón “Descargar Certificado”, que

genera un documento PDF donde se establece que el Prestador certifica que la
empresa o demandante ha registrado una vacante, mostrando su NIT, nombre de la
vacante y su fecha de publicación. (Ver Imagen 9)

Imagen 9
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: La opción “Descargar Certificado”, solo se encuentra habilitada para Vacantes

que tienen su Estado como “Publicada o Vigente”. (Ver Imagen 10)

Es importante que el usuario tenga en cuenta que podrá gestionar cualquier vacante
registrada en cualquier punto de atención desde que el usuario pertenezca a la misma
agencia donde fue registrada la vacante.

NOTA: Cuando una vacante se encuentre en estado vigente o cerrada por vencimiento,
el sistema permite la consulta de la totalidad de los campos registrados.

6.3.2. Gestionar procesos.

En el diseño de la plataforma, la funcionalidad de gestionar proceso de selección se ha

definido como la opción a partir de la cual se gestionan el proceso de selección de
extremo a extremo. Es decir, desde que una vacante es publicada y se inscriben los
postulantes por los diferentes canales (portal web o Prestador) hasta que se cierra el
proceso en el Prestador, después de haber recibido los resultados de selección de la
empresa, el cuestionario de satisfacción y que ésta ha culminado el proceso.

Para gestionar los procesos de selección del Prestador, el asesor entrará directamente
por la siguiente ruta del menú principal de la plataforma: Gestión de Intermediación/
Gestionar Procesos/ Gestionar Procesos. (Ver Imagen 11)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 11

Búsqueda de procesos: A continuación, se muestra una pantalla en la que se

presentan cinco opciones de búsqueda. (Ver Imagen 12) En ella se selecciona el filtro
más apropiado.

Imagen 12

Se pulsa en el botón “Buscar” y se obtiene la grilla de resultados. Los campos de

ésta variará según el tipo de criterio con el que se ha lanzado la consulta del
proceso de selección.

Gestionar procesos: Finalmente se pulsa en el botón “Gestionar” ubicado a la

derecha de cada proceso, para acceder al detalle de este. (Ver Imagen 13)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 13

[Link]. Detalle de la Vacante

Al ingresar en “Gestionar”, se presenta el detalle de la vacante registrada. (Ver

Imagen 14)

Imagen 14

En la parte superior del nombre de la vacante el prestador cuenta con la posibilidad de

visualizar los diferentes estados de los oferentes postulados a la vacante. Adicional
cuenta con la funcionalidad para poder descargarlos en un Excel, para esto se debe
seleccionar el botón detalle. (Ver Imagen 15)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 15

[Link].1. Inscripción de candidatos.

En la parte inferior izquierda, el asesor podrá revisar la “Inscripción de candidatos”, se

pueden observar los candidatos auto postulados o los postulados por la agencia. (Ver
Imagen 16)

Imagen 16

Auto postulados: Al momento en el que el usuario cliquea en la opción “Auto

postulados”, se despliega una ventana que muestra los candidatos inscritos. Si en el
momento no hay ningún candidato, éste indica “No existen candidatos postulados”.
(Ver Imagen 17)

Imagen 17

De caso contrario, si existen candidatos auto postulados de acuerdo con el criterio del
asesor podrá cambiar estado de auto postulado ha remitido, en caso de generar una
priorización la plataforma tiene la opción de buscar por Nombre, Apellido o Numero de
documento un oferente en específico, adicional se tiene el botón de “Reestablecer”
restablecer con el fin de borrar el filtro de búsqueda aplicado y mostrar nuevamente
todos los resultados. (Ver Imagen 18)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 18

NOTA: Desde los estados Remitido por prestador y auto postulado tanto la agencia
como el empleador podrán ver la hoja de vida del candidato, para así llevar a cabo el
proceso de preselección y selección de candidatos, adicionalmente el prestador podrá
visualizar la ruta de empleabilidad del candidato.

Cuando se remite un oferente a una vacante, al momento de consultar o imprimir la hoja

de vida se muestra en la parte inferior derecha el nombre del prestador que remite,
Remitido por (nombre del prestador). (Ver Imagen 19).
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 19
Al momento de cambiar a un estado diferente al remitido ya no se mostrará dicha
información.

Postulados Por La Agencia: Para la segunda opción “Postulados por la agencia”, se

listan los candidatos postulados por la agencia. En caso de que se requiera adicionar
más candidatos, está la opción de “Adicionar candidatos”. (Ver Imagen 20)

NOTA:

● No se pueden postular más candidatos cuando la vacante fue cancelada o cerrada por
vencimiento ni se permite la auto postulación en estado “vigente” ni “cerrada por
vencimiento”.

● Si la vacante se encuentra en estado “vigente” el prestador podrá continuar con la

remisión de candidatos.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 20

Desde la funcionalidad de la imagen anterior se encuentran dos opciones para realizar

la búsqueda de candidatos “Adicionar Candidatos” y “Filtrar Candidatos”.

Adicionar candidatos: Al seleccionar “Adicionar candidatos”, el sistema muestra el total

del resultado del Matching automático (se aplican las variables relacionadas en el
apartado 6.4. Matching Automático) desplegando los oferentes para esa vacante. En
este caso se generan varias herramientas para conocer y determinar a los candidatos
más aptos. (Ver Imagen 21)

Imagen 21
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se detallarán las funcionalidades de cada botón con el objetivo de ayudar

al prestador con el suministro de la información de los candidatos más aptos:
● Redefinir Búsqueda: Esta herramienta tiene como objetivo ayudar en el filtro
de candidatos en el Matching automático, con el fin de que muestre solo aquellos
oferentes que cumplan con las especificaciones del filtro que realice el usuario de
acuerdo con lo que requiera para la vacante.

El sistema permite ajustar la búsqueda del perfil aplicando cualquiera de los siguientes
filtros de la búsqueda avanzada:
Palabra clave: La palabra clave realiza la búsqueda en la hoja de vida de los oferentes
que tengan relacionada dicha palabra. (Ver Imagen 22)

Imagen 22
NOTA: La palabra clave, realiza la búsqueda por los siguientes campos.
● Perfil Profesional.
● Título del programa. (Hace referencia a los cursos y capacitaciones)
● Cargo.
● Funciones y logros.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Otros conocimientos Corresponden al campo “herramienta” de la opción “otros” de

idiomas y habilidades.
● Título homologado: Hace referencia al campo “título homologado” que aparece en
la carpeta nivel educativo.
● Institución de Educación Superior Corresponde al campo “Institución” que aparece
en la carpeta nivel educativo. No se debe realizar validación.

Información Sociodemográfica: Realiza el filtro por campos como estado civil, sexo,
edad, intereses de teletrabajo, jefe de hogar, si posee licencia de conducción de carro o
si posee licencia de conducción de moto. (Ver Imagen 23)

Imagen 23
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Departamento / Ciudad: Realiza el filtro por departamento y municipio de acuerdo con

lo que el usuario requiera para la vacante. (Ver Imagen 24)

Imagen 24
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Educación Formal: Realiza el filtro de acuerdo con la educación que requiera el usuario
que posean los oferentes a filtrar.
El filtro “Interesado en práctica laboral” aplica solo para procesos que solicitan nivel de
estudio técnico laboral, técnico profesional, tecnológico y universidad. (Ver Imagen 25)

Idiomas: Realiza el filtro de acuerdo con el idioma que requiera el usuario en el cual
tengan conocimiento los oferentes a filtrar, es importante tener en cuenta que se debe
asignar el nivel en el que se encuentra (Principiante, Pre-Intermedio, Intermedio,
Avanzado y Experto), ya que de no asignarlo no generará filtro alguno. (Ver Imagen 26)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 26

Situación laboral: Realiza el filtro por medio de la situación laboral que tengan los
oferentes registrados en sus hojas de vida. (Ver Imagen 27)

Imagen 27

Grupos Ocupacionales: Realiza el filtro de acuerdo con los grupos ocupacionales a los
que estén relacionados los cargos equivalentes registrados en la experiencia o los
intereses registrados en los datos básicos de la hoja de vida de los oferentes. (Ver
Imagen 28)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 28

Cargos: Realiza el filtro por medio de los cargos de interés que tengan relacionado los
oferentes en su hoja de vida. (Ver Imagen 29)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 29

Industria / Sector: Realiza la búsqueda de acuerdo con la relación que posea el sector
de la empresa con los cargos equivalentes de los oferentes. (Ver Imagen 30)

Imagen 30

Meses de Experiencia: Realiza el filtro por medio del promedio de los meses de
experiencia que el usuario requiera que posea el oferente para postularse a la vacante.
(Ver Imagen 31)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 31
Aspiración Salarial: Realiza el filtro por la aspiración salarial que el usuario indica que
posean registradas en sus hojas de vida los oferentes. (Ver Imagen 32)

Imagen 32

Otros: Realiza el filtro por posibilidad de traslado o por posibilidad de viaje de acuerdo
con lo que el usuario requiera. (Ver Imagen 33)

Imagen 33

Una vez aplicados los filtros se genera el resultado de la búsqueda encontrando una
persona que cumpla con los requisitos de la vacante. Se muestra información del
nombre de la persona, la aspiración salarial, los meses experiencia
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

relacionada y puede ver el detalle de la hoja de vida. opción identificada con el ícono

Nota: Al dar clic sobre los meses de experiencia relacionada, se visualizará en una
pantalla tipo modal la siguiente información: nombres y apellidos, tipo y numero de
documento, el máximo nivel educativo del oferente y la lista de cargos registrados en la
experiencia con la suma de los meses de experiencia por cargo. (Ver Imagen 34)

Imagen 34

También podrá observar si cumple la ruta de empleabilidad y si tuvo un cargo anterior.

Finalmente hay un cuadro de selección que permite indicar si se remite al demandante
para que continúe el proceso. Al dar clic sobre el icono de la hoja de vida, queda
marcada como revisada, el campo visto queda indicado con un SI. (Ver Imagen 35)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al momento de ser remitidos los oferentes más aptos, se muestra un mensaje de

confirmación de que los candidatos han sido remitidos correctamente al proceso. (Ver
Imagen 36)

Se implementó una funcionalidad para que después de realizar los filtros requeridos se
pueda exportar el resultado en un archivo de Excel, para esto solo basta con seleccionar
la opción “Exportar a Excel”:
Si no se desea agregar más candidatos al proceso se procede a clicar en el botón
“Continuar proceso”, que redireccionará automáticamente al usuario a la sección de
“Preselección por perfil”.
● Continuar: Al seleccionar la opción “Adicionar candidatos”, el sistema muestra el
total del resultado del Matching automático y la opción “Continuar” para que
despliegue todas las coincidencias en grupos de 100 en 100. (Ver Imagen 37)

Imagen 37

● Aplicar Simulador: El simulador de Matching automático es una herramienta

adicional desarrollada en SISE, que permite ver a modo de prueba el resultado del
Matching si se modificaran algunos de los datos de las vacantes.

Es muy útil cuando no se encuentran candidatos para una vacante específica o cuando
el número de los que cumplen con el perfil no es suficiente para el proceso de selección
solicitado por un demandante (Empleador). (Ver Imagen 38)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 38

Los usuarios de los prestadores con rol “Gestión de Intermediación”, pueden hacer uso
de esta a través de la “modificación” de alguno de los datos de las vacantes que hacen
el cruce en la búsqueda de candidatos los cuales son: Nivel educativo y estado
(Graduado o No), tiempo de experiencia laboral (En meses) y cargo equivalente.
Los datos de Nivel educativo y Experiencia se podrán simular colocando un menor nivel,
por ejemplo, si la vacante pide 60 meses de experiencia, en el simulador se puede
colocar 48 o cualquier valor menor a 60, si en el nivel educativo pide Profesional, se
puede colocar Tecnólogo o Bachiller.
Para cargo equivalente la regla es diferente, en la vacante se pueden registrar hasta 3
cargos equivalentes, pero si los tres pertenecen a un mismo subgrupo ocupacional, se
pueden “modificar” hasta dos cargos equivalentes, Cuando pertenecen a dos subgrupos
ocupacionales, se puede “modificar” un cargo equivalente que esté incluido en el mismo
grupo repetido, pero cuando los tres cargos equivalentes pertenecen a subgrupos
ocupacionales diferentes, no se pueden
“modificar”.
En el caso de adicionar un 4 cargo, automáticamente el sistema detiene al usuario
indicando que ya ha completado la cantidad de cargos requeridos y si desea agregar el
nuevo cargo, se debe eliminar alguno de los registrados anteriores. (Ver Imagen 39)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 39

Para conocer las denominaciones y subgrupos ocupacionales se debe revisar la

tabla descargable, situada en la parte superior derecha, seleccionando en
documentación, la opción “Cargos” y el botón “Ver documento”. De allí se
descargará un archivo en Excel que detalla dicha información. (Ver Imagen 40)

Imagen 40

Ejemplos de Cargo equivalente:

1. Cargos equivalentes que pertenecen al mismo Subgrupo Ocupacional
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cargo Equivalente Subgrupo Ocupacional

1. Enchapador de construcción Construcción

2. Pintor Construcción

3. Capataz de construcción Construcción

En este caso se pueden cambiar dos de los cargos equivalentes porque los tres
pertenecen al mismo subgrupo
2. Cargos equivalentes con dos Subgrupos Ocupacionales iguales

Cargo Equivalente Subgrupo Ocupacional

1. Supervisor de construcción Supervisores de trabajadores de la
construcción y extracción.
2. Maestro de construcción Supervisores de Construcción,
Limpieza de Suelo y Mantenimiento
3. Capataz de construcción Construcción

En este caso puede cambiar un cargo equivalente entre Supervisor de construcción y

Maestro de construcción que pertenecen al mismo subgrupo ocupacional.

3. Cargos equivalentes en diferentes subgrupos ocupacionales

Cargo Equivalente Subgrupo Ocupacional

1. Supervisor de construcción Supervisores de trabajadores la

de construcción y extracción.
2. Ingeniero civil Ingenieros

3. Capataz de construcción Construcción

En este caso no se puede cambiar ningún cargo equivalente porque los tres
pertenecen a subgrupos ocupacionales diferentes.
Los candidatos se presentan en el siguiente orden:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

1. Los candidatos que cumplen con las condiciones anteriores y tienen

seleccionado como prestador al que está realizando la gestión.
2. Los candidatos que cumplen con el Matching básico y en su hoja de vida se
encuentra registrada como Institución de Educación Superior el mismo prestador
Bolsa tipo II que hace la gestión.

Filtrar candidatos: Al seleccionar esta opción, el sistema muestra las mismas

características descritas anteriormente en “Redefinir búsqueda” sin la opción de filtro por
palabra clave. (Ver Imagen 41 y 42)

Imagen 41
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].2. Columna “Programas de Gobierno” en el Matching.

Esta nueva columna se ha agregado a la matriz en formato Excel generada por el

Matching cuando se realiza el proceso de intermediación en SISE, para identificar a los
buscadores de empleo beneficiarios de Programas de Gobierno con el fin de brindar
más opciones en el momento de requerir filtrar los posibles candidatos para la
preselección y la remisión.

Recordamos el ingreso a la gestión de procesos en su usuario Prestador a través del

menú “Gestión de intermediación” > “Gestionar Procesos”:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Seleccione el proceso sobre el cual va a realizar gestión:

Haga clic sobre el botón “Inscripción de candidatos” y luego en el de “Postulados por la

agencia”:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Haga clic sobre el botón “Adicional candidatos” para iniciar el proceso de Matching

En la pantalla de resultados, haga clic en el botón “Exportar a Excel”:

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

La última columna del archivo indica los programas de gobierno de los cuales los
buscadores han sido beneficiarios, al realizar el filtro correspondiente:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link].3. Preselección por perfil.

En esta etapa se podrá observar los estados del proceso de selección.

Como se observa en la siguiente figura, se encuentra la lista de candidatos que están
asociados a esa vacante en el proceso de selección. Se cuenta con las siguientes
opciones de gestión: (Ver Imagen 43)

Imagen 43

Preseleccionar. Cuando el oferente es un candidato importante a cubrir la vacante y/o

el empleador está interesado en la hoja de vida del aspirante, pero se desea seguir
buscando otros oferentes, se puede marcar la opción de preselección, además con esta
opción el oferente podrá observar en la escalera de su proceso de selección una nueva
fase donde le notificará que ha sido preseleccionado para continuar en el proceso, se le
indica que tome nota de la vacante y se comunique con su agencia para ver el estado
de su proceso de selección.

NOTA:

● En caso de que la empresa requiera devolver el candidato al estado anterior por

motivos internos del empleador, se podrá hacer sin inconveniente.

● Con la fase de preselección el empleador, en su ventana de gestión de procesos,

se podrá observar qué candidatos la agencia ha elegido para continuar con el
proceso de selección.

Colocar. Aplica en el caso que el oferente cumpla los requisitos de la vacante y se remite
al demandante para continuar con el proceso de la empresa
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

(Entrevista/pruebas o ser contratado directamente), en este estado los candidatos son

notificados en la escalera del proceso de selección indicándole que ha completado
exitosamente el proceso.

NOTA:
● En caso de que la empresa requiera devolver el candidato al estado
inmediatamente anterior por motivos internos del empleador, podrá hacerlo sin
inconveniente.

● El estado seleccionado representa la última fase del proceso de selección, en

esta fase la candidatura se remite a la empresa para que pueda contactar
directamente con el oferente a ser contratado.

Declinar. Es una acción propia del oferente cuando no desea aplicar a la vacante. Esta
gestión también la puede realizar el prestador por solicitud del oferente. En este caso,
se recomienda dejar un registro de la acción como soporte a la gestión, adicional al
registro del sistema.

No seleccionar. Aplica cuando definitivamente, estudiada la hoja de vida y realizados

los procesos de selección, no es seleccionado por el demandante. (Ver Imagen 44 y 45)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 45

Descartar. Cuando la hoja de vida definitivamente no cumple las expectativas del

demandante y su vacante (solo se podrá descartar al oferente cuando es remitido por el
prestador).

Es importante resaltar en este punto, que el prestador puede cambiar el estado a uno
anterior en caso de que sea requerido. Para ello, debe hacer clic en el botón “devolver”
que está al final del registro del oferente que desea gestionar.

● Preseleccionar. Con esta opción el oferente pasa a tener estado preseleccionado.

Una vez realizada esta acción, el registro se muestra de la siguiente manera: (Ver
Imagen 46)

Imagen 46

NOTA: Para ingresar a la sección de Candidatos preseleccionados, es necesario

realizar los pasos correspondientes en el apartado [Link]. Gestión de procesos de
selección.

● Colocar. El demandante podrá indicar que selecciona o no selecciona al oferente.

Ahora procediendo con la selección desde el prestador (Mismo efecto en demandante),

haciendo clic sobre el ícono verde en la columna seleccionar del registro en gestión, la
ventana cambia los estados y ahora muestra habilitado el botón de No Seleccionar y
Devolver. (Ver Imagen 47)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 47
Cierre del proceso. En este punto, el demandante ya tiene definido al oferente y termina
el proceso. Al ingresar por el demandante y buscando el proceso de selección deseado,
se podrá observar que la hoja de vida seleccionada se encuentra en la pestaña
Candidatos Seleccionados. Allí no se cuenta con más opciones ya que el proceso ha
llegado a su final.

NOTA: Para ingresar a la sección de Candidatos seleccionados, es necesario realizar

los pasos correspondientes en el apartado [Link]. Gestión de procesos de selección.
El demandante puede, una vez seleccionado un candidato, rechazarlo posteriormente.
Por ejemplo, si la persona no pasa el período de prueba o inicia las labores, pero
renuncia antes de terminar el mes, el demandante puede regresarlo al estado anterior y
seleccionar otra de las personas que tiene en su histórico.

NOTA: Es importante que se tenga en cuenta que cuando una vacante está en estado
“Cerrada por vencimiento” el sistema permite cambiar el estado del oferente al
inmediatamente anterior. (Ver Imagen 48)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 48

Si una vacante se encuentra en estado vigente o publicada y tiene por lo menos un

candidato en estado seleccionado, el sistema permite cerrar la vacante. De tal manera
que se podrá concluir el proceso de dicha vacante satisfactoriamente. (Ver Imagen 49)

Imagen 49
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: Para conocer el estado en el que se encuentran los oferentes registrados a la

vacante, es necesario realizar los pasos correspondientes en el apartado [Link].
Gestión de procesos de selección y ver dicho proceso en “Resumen del proceso”.

6.4. Descripción del Matching Automático.

6.4.1. Matching desde Oferente

Matching Básico:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta las vacantes del mismo departamento de
LUGAR DE RESIDENCIA Y residencia del oferente.
POSIBILIDAD DE
TRASLADO Si la posibilidad de trasladarse del Oferente es SI,
presenta todas las vacantes a nivel nacional.

Muestra todas las vacantes del mismo nivel y estado

NIVEL EDUCATIVO Y ESTADO
del oferente y todas las vacantes que requieran un
nivel de estudio y estado inferior.
Hace Matching por el subgrupo del cargo
equivalente.
Muestra las vacantes que requieren el mismo
subgrupo de cargo equivalente registrado en
EXPERIENCIA LABORAL Y TIEMPO experiencia laboral y el mismo o inferior tiempo en
meses de experiencia y las vacantes que no
requieran tiempo de experiencia y tengan el mismo
subgrupo de cargo equivalente registrado en la Hoja
de vida de la sección en "En que me gustaría
trabajar".
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Matching bolsa tipo I:

CODI
Presenta las vacantes delCIONES DEL MATCHING
mismo departamento de residencia del oferente y a nivel
nacional si tiene marcada la posibilidad de traslado y las vacantes que se
encuentren registradas en el prestador bolsa tipo I, siempre y cuando el oferente
este registrado en este prestador.

Si el oferente NO pertenece a bolsa tipo I no debe ver las vacantes del prestador
Bolsa Tipo I.

Matching bolsa tipo II:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta las vacantes del mismo departamento de
residencia del oferente y a nivel nacional si tiene
marcada la posibilidad de traslado y las vacantes
que se encuentren registradas en el prestador bolsa
tipo II, siempre y cuando el oferente tenga registrado
Debe cumplir con las
como institución de educación del nivel educativo,
condiciones básicas del
cualquier sede del mismo prestador Bolsa tipo II.
Matching y condiciones
especiales
Priman los criterios del Matching (nivel educativo y
estado, experiencia en cargo equivalente y tiempo)
sobre el registro de la institución en el
nivel educativo.

Condiciones especiales:

Si la vacante se encuentra marcada con más de una condición especial el oferente

debe cumplir con las mismas condiciones.

Si el oferente en Complemento de Hoja de

vida está marcado con vereda / localidad o
LOCALIZACIÓN Centro Poblado presenta todas las vacantes
del departamento y a nivel nacional si tiene
marcada la posibilidad de traslado y las
vacantes que tengan
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

marcada la misma vereda / localidad o

Centro Poblado como condición.
Si el oferente en complemento de Hoja de
vida está marcado para uno o todos los
programas de gobierno (Migrantes, 40 mil
primeros empleos y estado joven) el sistema
le presenta todas las vacantes del
departamento y a nivel nacional si tiene
PROGRAMA DE GOBIERNO
marcada la posibilidad de traslado y las
vacantes que tengan marcado el mismo
programa de gobierno como condición. Los
programas de ruta especializada de víctimas
y fondo de oportunidades no son
factor de Matching.
Si el oferente en complemento de Hoja de
vida está marcado para un tipo de población
(Víctima) le presenta todas las vacantes del
departamento y a nivel nacional si tiene
TIPO POBLACION ESPECIAL
marcada la posibilidad de traslado y las
vacantes que tengan marcado el mismo tipo
de población (víctima) como condición.

Si el oferente en complemento de Hoja de

vida está marcado con una condición de
discapacidad le presenta todas las vacantes
CONDICION DE del departamento y a nivel nacional si tiene
DISCAPACIDAD marcada la posibilidad de traslado y las
vacantes que tengan marcada la misma
condición de
discapacidad.
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.4.2. Matching desde vacante

Matching básico:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta los oferentes del departamento y
LUGAR DE LA VACANTE todos los que tengan en la Hoja de vida la
posibilidad de traslado
Muestra los oferentes que cumplen con el
Mínimo nivel de estudio y el estado requerido
por la vacante y los oferentes que tengan un
nivel de estudio superior al requerido en
NIVEL EDUCATIVO Y ESTADO
cualquier estado y los que tengan más de un
registro del mismo nivel de estudio requerido
por la vacante en el mismo estado o superior.

Hace Matching por el subgrupo del cargo

equivalente.
Debe mostrar los oferentes que tengan el
mismo subgrupo registrado en experiencia
relacionada y el mismo o superior tiempo en
meses requerido por la vacante. Cuando la
EXPERIENCIA LABORAL Y TIEMPO vacante no requiere experiencia en tiempo
debe mostrar los oferentes que tienen
registrado en la Hoja de vida de la sección en
"En que me gustaría trabajar" el mismo
subgrupo del cargo equivalente solicitado en
la vacante, independiente si en la experiencia
relacionada el oferente tiene relacionado el
mismo subgrupo.

Matching bolsa tipo I:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta solo los oferentes asociados al
Debe cumplir con las condiciones
prestador bolsa Tipo I y que cumplan
básicas del Matching y condiciones
con las coincidencias de las
especiales
variables del Matching.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Matching bolsa tipo II:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta los oferentes del departamento y
todos los que tengan en la Hoja de vida la
posibilidad de traslado que cumplen con el
Matching básico y en su hoja de vida se
encuentra registrada como institución de
educación del nivel educativo, cualquier sede
del mismo prestador bolsa tipo II que hace la
gestión sin tener en cuenta el prestador
Debe cumplir con las condiciones asociado que tenga el oferente.
básicas del Matching y condiciones
especiales Presenta primero los candidatos que
cumplen con las condiciones anteriores y
tienen como prestador el que está realizando
la gestión.

Los que pertenecen a otros prestadores,

pero en su hoja de vida tienen registrada la
universidad asociada al prestador al cual
pertenece la vacante.

Condiciones especiales:

Si la vacante se encuentra marcada con más de una condición especial el oferente

debe cumplir con las mismas condiciones.

Si la vacante en Datos Adicionales está

marcada con vereda / localidad o Centro
Poblado debe mostrar los oferentes que
LOCALIZACIÓN tengan la misma marcación de vereda /
localidad o Centro Poblado en complemento
de Hoja de vida. NO aplica la posibilidad de
traslado del oferente.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si la vacante en Datos Adicionales está

marcada para uno de los Programas de
Gobierno debe mostrar los oferentes
marcados al mismo programa así tenga
PROGRAMA DE GOBIERNO marcado más de un programa.

Si el prestador es tipo CCF (Migrante, 40 mil

primeros empleos) y Estado Joven para
Compensar y Confiar Arauca.

Si la vacante en Datos Adicionales está

marcada para un Tipo de Población Especial
TIPO POBLACION ESPECIAL
debe mostrar los oferentes marcados al
mismo tipo de población.

Si la vacante en Datos Adicionales está

marcada para una condición de discapacidad
CONDICION DE DISCAPACIDAD debe mostrar los oferentes marcados a la
misma condición de discapacidad así tenga
marcado más de una condición de
discapacidad.

6.5. Módulo de Direccionamientos

El Módulo de Direccionamientos permite realizar toda la gestión relacionada con las

actividades de orientación y capacitación que brinda el Prestador a partir de las
siguientes opciones: Portafolios, Convocatorias, PreRegistros, Registros, Seguimiento,
Reportes y Administración.

Por un lado, sirve para crear nuevos direccionamientos y por otro lado se gestiona todo
el catálogo de direccionamiento (Actividad grupal, prueba psicotécnica, entrevista,
asesoría, curso, diplomado, validación, servicios complementarios, jornada especial y
prestación económica) del Prestador de gestión y colocación de empleo.
Para el ingreso al Módulo de direccionamiento, se debe dar clic a “Gestión punto de
atención”, seguido de “Orientación y Capacitación” que se encuentra en una
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

nueva barra, desplegándose finalmente el “Módulo de Direccionamiento”, (Ver Imagen

1).

Imagen 1

El sistema ingresa al Módulo de Direccionamiento, mostrando las siguientes opciones:

Portafolios, Convocatorias, PreRegistros, Registro, Seguimiento, Notificaciones,
Administrar productos y Administrar Instrucciones. (Ver Imagen 3)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

6.5.1. Módulo de portafolios.

[Link]. Crear portafolios.

Se debe ingresar a la opción del Menú “Portafolios/Crear Portafolio” (Ver Imagen 4), el
sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Nombre
del Portafolio y Descripción. (Ver Imagen 5)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 4

Imagen 5
● Área: Lista las opciones en las que se debe crear el direccionamiento.
● Tipo: Se refiere a la forma en que se va a realizar el direccionamiento de acuerdo
con el área.
● Subtipo: Identifica si es de carácter individual o grupal.
● Nombre del Portafolio: Permite el ingreso del nombre del direccionamiento que se
está creando, a excepción del Área “Capacitación” que despliega una lista
● para selección de los diferentes nombres, de acuerdo con el tipo seleccionado. Al
seleccionar el nombre trae por defecto las horas y la descripción.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Área Tipo Subtipo

Prueba Psicotécnica Individual
Grupal
Orientación Laboral Entrevista Individual
Grupal
Talleres Grupal
Prueba Psicotécnica Individual
Grupal
Intermediación Laboral Entrevista Individual
Grupal
Servicios Adicionales Individual
Emprendimiento Curso/Diplomado/Otro Individual
Grupal
Alfabetización / Bachillerato Grupal
Competencias claves y Grupal
Capacitación transversales
Curso/Diplomado/Seminario Grupal
Técnico Laboral Grupal
TICS Grupal
Certificación de Certificación de Individual
competencias laborales competencias laborales

Una vez ingresados los campos solicitados, de acuerdo con el Portafolio que se desea
crear, clicar en el botón “Guardar”, (Ver Imagen 6) y luego en el botón “Continuar” del
mensaje Registro Guardado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 6

[Link]. Editar portafolios.

Se debe ingresar a la opción del Menú “Portafolios/Editar Portafolio” (Ver Imagen 7), el
sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 8).

Imagen 7
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 8

Para realizar la edición, se debe hacer la búsqueda del portafolio a editar, seleccionando
el área, tipo y subtipo del portafolio existente. Una vez seleccionados los campos, el
sistema listará los portafolios correspondientes y al frente la acción “Editar” (Ver Imagen
9).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 9

Se debe clicar en el botón “Editar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda del portafolio. Los campos que permiten editar dependen del área, tipo y
subtipo con el que fue creado el portafolio (Ver Imagen 10).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

Una vez modificados los campos requeridos permitidos, hacer clic en el botón “Guardar”,
(Ver Imagen 111) y luego en el botón “Continuar” del mensaje Registro Guardado.

Imagen 11
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Eliminar portafolios.

Al ingresar a la opción del Menú “Portafolios/Eliminar Portafolio” (Ver Imagen 12), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 13).

Imagen 12

Imagen 13
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Para realizar la eliminación, se debe hacer la búsqueda del portafolio a eliminar,

seleccionando el área, tipo y subtipo del portafolio existente. Una vez seleccionados los
campos, el sistema listará los portafolios correspondientes y al frente la acción “Eliminar”
(Ver Imagen 14).

Imagen 14

Al hacer clic en el botón “Eliminar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda del portafolio, el sistema muestra el siguiente mensaje “¿Está seguro de
borrar este registro?” y las opciones “SI” y “NO” (Ver Imagen 15).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 15

Si se elige la opción “NO” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.

Si se elige la opción SI, el sistema muestra un mensaje de confirmación de la eliminación

“Por favor confirme eliminar el registro” y las opciones “Cancelar” y “Confirmar” (Ver
imagen 16).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 16

Si se elige la opción “Cancelar” el sistema cierra el mensaje y permanece en la

misma pantalla.

Si se elige la opción “Confirmar” el registro se eliminará y el sistema muestra el siguiente

mensaje “Registro eliminado satisfactoriamente” y el portafolio desaparece de la grilla
de resultados (Ver imagen 17).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 17

[Link]. Consultar portafolios.

Al realizar el ingreso por medio del Menú “Portafolios/Consultar Portafolio” (Ver Imagen
18), el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo,
Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 19).

Imagen 18
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 19
Para realizar la consulta, se debe hacer la búsqueda del portafolio a consultar,
seleccionando el área, tipo y subtipo del portafolio existente. Una vez seleccionados los
campos, el sistema listará los portafolios correspondientes y al frente la acción “Ver” (Ver
Imagen 20).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 20

Al hacer clic en el botón “Ver” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda del portafolio. El sistema muestra una ventana el detalle del portafolio (Ver
Imagen 21).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 21

6.5.2. Módulo de Convocatorias

[Link]. Crear convocatoria

Las convocatorias a partir de su creación cambiarán de estado según las siguientes

reglas, estas deben ser tomadas en cuenta a lo largo de su gestión:
Programada: Inicia desde el momento del registro de la convocatoria hasta el día
anterior a la fecha de inicio inscripciones.
En Inscripciones: Corresponde al periodo entre la fecha de inicio inscripciones hasta
el día anterior a la fecha de inicio de ejecución.
En curso: Corresponde al periodo entre la fecha de inicio de ejecución y la fecha fin
de ejecución
En evaluación: Va desde el día siguiente a la fecha fin de ejecución hasta que se
hayan evaluado todos los oferentes.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cerrada: Después de evaluados todos los oferentes de una convocatoria, esta quedará
en este estado.
Existen algunas características para tener en cuenta para realizar la gestión de una
convocatoria las cuales serán descritas a continuación: (La x indica la acción permitida)

Al ingresar a la opción del Menú “Convocatorias/Crear Convocatoria” (Ver Imagen

22), el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo,
Subtipo, Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen
23).

Imagen 22
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 23

● Área: Lista las opciones en las que se debe crear la convocatoria.

● Tipo: Se refiere a la forma en que se va a realizar la convocatoria de acuerdo con
el área.
● Subtipo: Identifica si es de carácter individual o grupal.

Área Tipo Subtipo

Orientación Laboral Talleres Grupal

Curso/Diplomado/Seminario Grupal
Emprendimiento

Alfabetización / Bachillerato Grupal

Competencias Claves y Grupal
Capacitación Transversales
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Curso/Seminario/Diplomado Grupal
Técnico laboral Grupal
TICS Grupal
Certificación de Certificación de competencias Individual
competencias laborales laborales

Ingresar los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez ingresados estos
campos, el sistema realiza la búsqueda de portafolios para crear la convocatoria (Ver
Imagen 24).
NOTA: Solo se puede crear convocatorias sobre portafolios existentes.

Imagen 24

Al clicar en el botón “Crear Convocatoria” que se encuentra al lado derecho del

resultado de la búsqueda del portafolio, el sistema muestra el formulario “Crear
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Convocatoria” dividido en: Información del portafolio, Creación de la convocatoria y

Programación (Ver Imagen 25).

Imagen 25
Información Portafolio: Resumen del portafolio al cual se está adicionando una
convocatoria.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Creación de la Convocatoria: Formulario de registro de la información de la

convocatoria.
● Nombre de la convocatoria: Permite el ingreso del nombre de la convocatoria.
● Modalidad de la convocatoria: Permite la selección de los diferentes tipos de
modalidad (Presencial, Semipresencial, Virtual)
● Fecha Inicio y fin de Inscripción: La fecha no debe ser inferior a la fecha actual.
● Fecha Inicio y fin de Ejecución: La fecha debe ser superior a la fecha de
inscripción.
● Nombre de la Entidad: La entidad debe ser registrada por el prestador al
momento de crear la convocatoria, si es que ésta no se
● ha registrado anteriormente, esta acción se realiza tal y como se muestra en el
Apartado 6.5.8. Administración instituciones.
● Programa de Gobierno: Si elige “SI”, el sistema muestra un nuevo campo de
selección “Seleccione el Programa”, con las siguientes
● opciones (40 Mil Primeros Empleos, Discapacidad, Estado Joven, Estrategia de
Género, FOE, Víctimas, Otro).

Programación: Permite agregar los días y la fecha en que se realizará la

convocatoria.
● Seleccione los días que desea agregar una sesión
● Seleccione la hora de inicio y fin de la sesión y clic en el botón “Agregar Sesión”.

NOTA:

● Para agregar horarios diferentes en diferentes días, se debe habilitar por día
“SI” agregar la hora de inicio y fin y luego deshabilitar “NO”, continúa de igual
manera para los siguientes días. Si el horario es el mismo para todos los días se
pueden habilitar al mismo tiempo.
● La sección de programación será habilitada siempre y cuando la convocatoria
sea presencial o semipresencial.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Una vez ingresados los campos solicitados, de acuerdo con la Convocatoria que
desea crear, se debe hacer clic en el botón “Guardar”, (Ver Imagen 26) y luego
en el botón “Cerrar” del mensaje Registro Guardado Satisfactoriamente.

Imagen 27

[Link]. Editar convocatoria.

Al ingresar a la opción del Menú “Convocatoria/Editar Convocatoria” (Ver Imagen 28),

el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo,
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Subtipo, Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 29).

Imagen 28

Imagen 29
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Para realizar la edición, se debe hacer la búsqueda de la convocatoria a editar,

seleccionando el área, tipo y subtipo de la convocatoria existente. Una vez
seleccionados los campos, el sistema listará las convocatorias correspondientes y al
frente la acción “Editar” (Ver Imagen 30).

Imagen 30

Se debe hacer clic en el botón “Editar” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda de la convocatoria. Los campos que permite editar son todos los
ingresados al momento de la creación de la convocatoria y la programación, solo si la
convocatoria se encuentra en estado programada, en inscripciones o en curso. (Ver
Imagen 31).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 31

NOTA:

● Se podrá editar el cupo de oferentes a registrar en la convocatoria, es

importante tener en cuenta que, si existe un número de oferentes registrados
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

actualmente, el cupo de la convocatoria no puede ser inferior a los oferentes ya

registrados.
● Para la fecha inicio inscripción, se puede adelantar la fecha en caso de que sea
anterior a la del día de edición, y se puede atrasar la fecha máxima
● hasta el día de edición.

● Para la fecha fin de ejecución, se debe poder modificar hacia adelante o hacia
atrás máximo hasta el día de fecha de inicio de ejecución.

● Una vez modificados los campos requeridos permitidos, se cliquea en el botón

“Guardar”, (Ver Imagen 32) y luego en el botón “Cerrar” del mensaje “Registro
Modificado Satisfactoriamente”.

[Link]. Eliminar convocatoria.

Al ingresar a la opción del Menú “Convocatoria/Eliminar Convocatoria” (Ver Imagen 33),

el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 34).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 33

Imagen 34

Para realizar la eliminación, lo primero que se debe hacer es eliminar el registro de los
oferentes que están inscritos en esa convocatoria ya que, de ser el caso contrario, no
estará habilitado el botón de “Eliminar”. Se debe hacer la búsqueda
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

de la convocatoria a eliminar, seleccionando el área, tipo y subtipo de la convocatoria

existente. Una vez seleccionados los campos, el sistema listará las convocatorias
correspondientes y al frente la acción “Eliminar” (Ver Imagen 35).

Imagen 35
NOTA: La convocatoria solo pude ser eliminada cuando ésta se encuentra en estado
programada, en inscripción y en curso.

Al hacer clic en el botón “Eliminar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda de la convocatoria el sistema muestra el siguiente mensaje “¿Está seguro de
borrar este registro?” y las opciones “SI” y “NO” (Ver Imagen 36).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 36

Si se elige la opción “NO” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma pantalla.

Si se elige la opción “SI”, el sistema muestra un mensaje de confirmación de la
eliminación “Por favor confirme eliminar el registro” y las opciones “Cancelar” y
“Confirmar” (Ver imagen 37).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 37

Si se elige la opción “Cancelar” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.
Si se elige la opción “Confirmar” el registro se eliminará y el sistema muestra el siguiente
mensaje “Registro eliminado satisfactoriamente” y la convocatoria desaparece de la
grilla de resultados (Ver imagen 38).

Imagen 38

[Link]. Consultar convocatoria

Al ingresar a la opción del Menú “Convocatoria/Consultar Convocatoria” (Ver Imagen

39), el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo,
Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 40).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 39

Imagen 40

Para realizar la consulta, se debe hacer la búsqueda de la convocatoria a consultar,

seleccionando el área, tipo y subtipo de la convocatoria existente. Una
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Vez seleccionados los campos, el sistema listará las convocatorias correspondientes y

al frente la acción “Ver” (Ver Imagen 41).

Imagen 41

Al hacer clic en el botón “Ver” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda de la convocatoria, el sistema muestra una ventana con el detalle de la
convocatoria (Ver Imagen 42).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 42
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Copiar convocatoria.

Al ingresar a la opción del Menú “Convocatoria/Copiar Convocatoria” (Ver Imagen 43),

el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 44).

Imagen 43

Imagen 44
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Para realizar la copia, se debe hacer la búsqueda de la convocatoria a copiar,

seleccionando el área, tipo y subtipo de la convocatoria existente. Una vez
seleccionados los campos, el sistema listará las convocatorias correspondientes y al
frente la acción “Copiar” (Ver Imagen 45).

Imagen 45

Al clicar en el botón “Copiar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la

búsqueda de la convocatoria, el sistema muestra el siguiente mensaje “¿Está seguro de
copiar este registro?” y las opciones “SI” y “NO” (Ver Imagen 46).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 46

Si se elige la opción “NO” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.
Si se elige la opción SI, el sistema solicita el nombre de la nueva convocatoria y las
opciones “Cancelar” y “Confirmar” (Ver imagen 47).

Imagen 47

Si se elige la opción “Cancelar” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.
Si se elige la opción “Confirmar”, el sistema se remite a la creación de la convocatoria
con los datos editables. (Ver imagen 48).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 48

Finalmente, al guardar los cambios el sistema indica que se ha copiado la convocatoria

satisfactoriamente, de no indicar en el botón “Guardar” se cancelará el proceso de copia.
(Ver imagen 49).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 49

6.5.3. PreRegistros.

[Link]. Crear preregistro.

Al ingresar a la opción del Menú “Preregistro/Crear Preregistro” (Ver Imagen 50), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 51).

NOTA: El Preregistro es una lista de oferentes con posibilidad de participar en un

direccionamiento. Para crear un preregistro debe existir un portafolio.

Imagen 50
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 51

Se debe realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos, el sistema realiza la búsqueda de portafolios para crear el
preregistro (Ver Imagen 52).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 52

NOTA: Los oferentes que se desea preregistrar deben tener diligenciada su hoja de
vida para poder ser aceptados en el sistema.

Clicar en el botón “Individual” o “Masivo” que se encuentra al lado derecho del

resultado de la búsqueda del portafolio.
Individual: Permite ejecutar el preregistro, realizando la búsqueda por persona,
indicando su tipo y número de documento. (Ver Imagen 53).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 53

NOTA: Se encuentra habilitado el Permiso Especial de Permanencia (PEP) y el

Documento Nacional de Identificación (DNI) en tipo de documento, para aquellos
extranjeros que se encuentran migrando al territorio colombiano.

● Al ingresar el tipo de documento, el número de documento y dar clic en el botón

“Buscar”, el sistema muestra una ventana con la información del oferente. (Ver
Imagen 54) y los botones “Cancelar” y “Confirmar”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 54

● Si se selecciona “Cancelar” el sistema cierra el detalle del oferente y queda en la

misma pantalla.

● Si se selecciona “Confirmar” el sistema realiza el preregistro y muestra el siguiente

mensaje “Oferente Pre registrado exitosamente” (Ver Imagen 55).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 55

Masivo: Permite realizar el preregistro usando un archivo Excel, donde la primera fila
está reservada para los títulos, en la primera columna va el tipo de documento (“CC”,
“CE”, “PA”, “TI”, “PEP”; “DNI”) y en la segunda el número de documento (Ver Imagen
56).

NOTA:

● El archivo en Excel debe tener títulos en su primea fila, por ejemplo, para la
primera columna A1: TIPO DE DOCUMENTO y para la segunda columna B1:
NÚMERO DE DOCUMENTO. Ya que el sistema automáticamente no toma
información de la primera fila sino a partir de la segunda fila, así que, si se ingresa
la información de un oferente en esta primera fila no será pre registrado.

● Si por lo menos un oferente de los que se encuentra en el Excel no tiene

diligenciada al 100% la hoja de vida, ningún oferente será Pre registrado.

● Para realizar el preregistro, el sistema permite subir el archivo con una cantidad
máxima de 400 oferentes.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 56

Una vez creado el archivo de Excel con los registros a cargar, se debe seleccionar el
botón “Cargar archivo Excel”, el sistema muestra el detalle de los oferentes a cargar (Ver
Imagen 57).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 57

Si la carga es correcta clicar en el botón “Preregistrar”, el sistema realiza el preregistro

y muestra el siguiente mensaje “Información almacenada con éxito” (Ver Imagen 58).

Imagen 58

[Link]. Editar preregistro.

Al ingresar a la opción del Menú “PreRegistros/Editar PreRegistros” (Ver Imagen 59), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave. (Ver Imagen 60).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 59

NOTA: Solo se puede editar el oferente pre registrado, siempre y cuando aún no se
haya registrado en la convocatoria.

Imagen 60

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de portafolios. Se debe
seleccionar el portafolio al cual se desea editar el preregistro (Ver Imagen 61).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 61
Al hacer clic en el botón “Seleccionar” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda del portafolio, el sistema muestra la lista de personas pre registradas a
ese portafolio (Ver imagen 62).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 62
Al seleccionar el botón “Editar” que se encuentra al lado derecho de la lista de
personas preregistradas, el sistema muestra ventana “Editar observación” que
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

permite la edición del campo de observación de las personas preregistradas (Ver

imagen 63) y las opciones “Cancelar” y “Confirmar”.

Imagen 63

Una vez editada la información se cliquea en el botón “Confirmar”, el sistema guarda la

información editada y muestra el siguiente mensaje: “Observación editada con éxito”
(Ver imagen 64).

Imagen 64

[Link]. Consultar preregistro.

Al ingresar a la opción del Menú “PreRegistros/Consultar PreRegistros” (Ver Imagen 65),

el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave, (Ver Imagen 66).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 65

Imagen 66

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo). Una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de portafolios. Seleccionar el
portafolio al cual se desea consultar el preregistro, (Ver Imagen 67).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 67

Al hacer clic en el botón “Seleccionar” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda del portafolio, el sistema muestra la lista de personas preregistradas a
ese portafolio, (Ver imagen 68).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 68
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al seleccionar el botón “Ver” que se encuentra al lado derecho de la lista de personas

preregistradas, el sistema muestra la ventana “Detalles del Oferente” que permite ver
los datos de la persona pre registrada (Ver imagen 69).

Imagen 69

[Link]. Eliminar Preregistro

Al ingresar a la opción del Menú “PreRegistros/Eliminar PreRegistros” (Ver Imagen 70),

el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave, (Ver Imagen 71).

Imagen 70
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 71

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo). Una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de portafolios. Seleccionar el
portafolio al cual se desea consultar el preregistro (Ver Imagen 72).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 72

Al hacer clic en el botón “Seleccionar” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda del portafolio, el sistema muestra la lista de persona preregistradas a
ese portafolio (Ver imagen 73).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 73

Para eliminar un preregistro, se debe seleccionar el cuadro de chequeo que se

encuentra al lado derecho de la lista de personas preregistradas y clicar en el
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

botón “Eliminar”. El sistema muestra un mensaje de confirmación de la eliminación de

la persona preregistrada (Ver imagen 74).

Imagen 74

Si se selecciona “SI”, el sistema reconfirma la eliminación de la persona

Pre registrada (Ver imagen 75).

Si se selecciona “NO”, se cierra el mensaje y queda en la pantalla del listado de

personas preregistradas.

Imagen 75

Si se selecciona “Confirmar”, el sistema elimina del preregistro a la persona y muestra

mensaje de Eliminación (Ver Imagen 76).
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 76

6.5.4. Módulo de registro.

[Link]. Crear registro.

Al ingresar a la opción del Menú “Registro/Crear Registro” (Ver Imagen 77), el sistema
muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo y Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 78).

NOTA:
● El Registro es la selección de personas de la lista de Preregistro. Para realizar el
registro debe existir una Convocatoria y un Preregistro.
● Es importante tener en cuenta, que el registro se debe realizar en las fechas de
inscripción creadas en la convocatoria. Sin embargo, se habilita
la opción cuando la convocatoria se encuentra en curso.
● El sistema solo permite realizar el registro de 100 oferentes de forma masiva.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 77

Imagen 78
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo). Una vez
ingresados estos campos, el sistema realiza la búsqueda de convocatorias para crear el
registro (Ver Imagen 79).

Imagen 79

Al hacer clic en el botón “Crear Registro” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda de la convocatoria, el sistema muestra la información de la convocatoria
y la lista de personas preregistradas (Ver imagen 80).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 80
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

De la lista de persona preregistradas seleccionar los oferentes a registrar y clicar en el

botón “Agregar Oferentes seleccionados al registro”. El sistema muestra un mensaje de
confirmación de registro (Ver imagen 81).

Imagen 81

● Si se selecciona “NO” el sistema cierra el mensaje y queda en la misma

pantalla.
● Si se selecciona “SI” el sistema realiza nuevamente la confirmación y muestra el
siguiente mensaje “Por favor confirme registrar las personas” (Ver Imagen 82).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 82

Al “Confirmar” el sistema muestra un mensaje de oferentes validados para el

registro de la convocatoria. (Ver imagen 83).

Imagen 82

Si al finalizar el proceso el sistema presenta personas rechazadas, se puede revisar el

detalle en el reporte de oferentes rechazados haciendo clic en el botón
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

“Oferentes Rechazados”, allí se podrá observar la razón del rechazo. (Ver imagen 84)

Imagen 84

[Link]. Editar Registro

Al ingresar a la opción del Menú “Registro/Editar Registro” (Ver Imagen 85), el sistema
muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave. (Ver Imagen 86).

Imagen 85
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 86

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de convocatorias.
Seleccionar la convocatoria a la cual se desea editar el Registro (Ver Imagen 87).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 87

NOTA: Solo se pueden editar los registros si se encuentra la convocatoria en

inscripciones, en curso y en evaluación.

Al hacer clic en el botón “Editar Registro” que se encuentra al lado derecho del resultado
de la búsqueda de la convocatoria. El sistema muestra la información de la convocatoria
y lista de personas Registradas a esa convocatoria (Ver imagen 88).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 88

Al seleccionar el botón “Editar” que se encuentra al lado derecho de la lista de personas

Registradas, el sistema muestra la ventana “Editar costos transporte” que permite la
edición del campo Costos Transporte (Ver imagen 89) y las opciones “Cancelar” y
“Confirmar”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 89

Una vez editada la información se debe clicar en el botón “Confirmar”, el sistema

guarda la información editada y muestra el siguiente mensaje: “Costos editado con
éxito” (Ver imagen 90)

Imagen 90
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Consultar registro.

Al ingresar a la opción del Menú “Registro/Consultar Registro” (Ver Imagen 91), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave. (Ver Imagen 92).

Imagen 91

Imagen 92
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de convocatorias. Seleccionar
la convocatoria a la cual se desea consultar los registros (Ver Imagen 93).

Imagen 93

Hacer clic en el botón “Ver Registros” que se encuentra al lado derecho del resultado de
la búsqueda de la convocatoria. El sistema muestra la Información de la convocatoria y
permite descargar el listado de personas registradas a la convocatoria para ser utilizado
en la evaluación o seguimiento masivo si es el caso. (Ver imagen 94).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 94

Al seleccionar el botón “Ver” que se encuentra al lado derecho de la lista de personas

registradas, el sistema muestra la ventana “Detalles del Oferente” que permite ver los
datos de la persona registrada (Ver imagen 95).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 95

[Link]. Eliminar Registro

Al ingresar a la opción del Menú “Registro/Eliminar Registro” (Ver Imagen 96), el sistema muestra un
formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de resultados y filtro de búsqueda por
palabra clave. (Ver Imagen 97).

Imagen 96
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 97

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de convocatorias. Seleccionar
la convocatoria a la cual se desea eliminar el registro (Ver Imagen 98).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 98

NOTA: Para realizar la eliminación de un registro solamente es posible cuando la

convocatoria se encuentre en inscripciones o en curso.
Al hacer clic en el botón “Eliminar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la
búsqueda del portafolio, el sistema muestra la lista de personas registradas a esa
convocatoria (Ver imagen 99).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 99

Para eliminar un registro, seleccionar el cuadro de verificación que se encuentra al lado

derecho de la lista de personas registradas y clicar en el botón “Eliminar”. El sistema
muestra un mensaje de confirmación de la eliminación de la persona registrada (Ver
imagen 100).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 100

Si se selecciona “SI”, el sistema solicita la causal de eliminación del oferente: El oferente

desistió a la convocatoria, error al registrar oferente, el oferente no desea continua con
la convocatoria y se requiere cancelar la convocatoria. (Ver imagen 101).
Si se selecciona “NO”, se cierra el mensaje y queda en la pantalla del listado de personas
registradas.

Imagen 101
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si se selecciona “Confirmar”, el sistema elimina del registro a la persona y muestra

mensaje de Eliminación (Ver Imagen 102).

Imagen 102

6.5.5. Módulo de seguimiento.

Antes de iniciar con el módulo de seguimiento, es importante resaltar que éste se

ejecutará solo si la duración de la convocatoria se encuentra entre dos meses calendario
o más, ya que al final de cada mes se requiere (de carácter no obligatorio) un reporte de
esta. En caso de que la convocatoria se desarrolle en un mes calendario o menos, sólo
se requerirá (de carácter obligatorio) la evaluación. (Ver Imagen 103)

Imagen 103
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En la sección de notificaciones se indicarán las actividades pendientes, sean

para realizar seguimiento o para evaluar. Si un seguimiento no es realizado, no tiene
influencia en las actividades de los oferentes registrados en la convocatoria, pero caso
contrario sucede con la evaluación ya que, si no se realiza, luego de que la convocatoria
tenga estado “Cerrada”, los oferentes NO EVALUADOS, no podrán ser registrados en
una nueva convocatoria y, por consiguiente, tampoco habrá reportes de sus resultados.

[Link]. Seguimiento.

Al ingresar a la opción del Menú “Seguimiento / Seguimiento” (Ver Imagen 104), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo y Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave, (Ver Imagen 105).

Imagen 104
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 105

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos, el sistema realiza la búsqueda de convocatorias para hacer
el seguimiento (Ver Imagen 106).

NOTA:

● El seguimiento se efectúa cuando la convocatoria inicia un mes y finaliza en el mes

siguiente.
● Solo se puede realizar el seguimiento a la convocatoria cuando ésta se encuentre
en curso.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Hacer clic en el botón “Individual” o “Masivo” que se encuentra al lado derecho del
listado de Convocatorias.
Individual: Permite realizar el seguimiento por persona (Ver Imagen 107).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 107

Seleccionar el mes sobre el cual desea realizar el seguimiento y el estado de la persona

(Asistió, No Asistió, NAE: Trabajos temporales o informales, NAE: Falta de interés en Ia
capacitación, NAE: Calamidad doméstica o familiar, NAE: Cita médica, NAE: Entrevista
de trabajo, NAE: Recursos económicos insuficientes para el traslado, NAE:
Disponibilidad de tiempo y Canceló) y una vez seleccionado el
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

estado se habilita el botón seguimiento. (Ver Imagen 108) y los botones “Cancelar” y
“Guardar Seguimiento”.

Imagen 108

● Si se selecciona “Cancelar” el sistema sale del seguimiento.

● Si se selecciona “Guardar Seguimiento” el sistema muestra el siguiente mensaje
(Ver Imagen 109).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 109

● Si se selecciona “NO” el sistema cierra el mensaje y sigue en el seguimiento.

● Si se selecciona “SI” el sistema guarda el seguimiento y muestra el siguiente

mensaje (Ver Imagen 110).

Imagen 110

[Link]. Consultar seguimiento.

Al ingresar a la opción del Menú “Seguimiento /Consultar Seguimiento” (Ver Imagen

111), el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo,
Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 112).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 111

Imagen 112

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de convocatorias (Ver Imagen
113).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 113

Al clicar en el botón “Consultar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la

búsqueda de la convocatoria, el sistema muestra la información de la convocatoria y la
lista de personas evaluadas (Ver imagen 114).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 114
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Evaluación.

Al ingresar a la opción del Menú “Seguimiento/Evaluación” (Ver Imagen 115), el sistema

muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo y Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 116).

Imagen 115

Imagen 116

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo), una vez
ingresados estos campos, el sistema realiza la búsqueda de convocatorias para hacer
la evaluación (Ver Imagen 117).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA:

● Solo se podrá realiza evaluación si la convocatoria se encuentra en estado en

curso y en evaluación.

● En la funcionalidad de evaluación se permitirá para los 5 primeros días

hábiles de cada mes la selección del mes al cual desea aplicar la evaluación, el
mes anterior o el mes actual, dependiendo de cuál mes se seleccione se
afectarán los indicadores Orientación Laboral - Actividades Grupales y
Capacitación – Finalizados.

Adicionalmente esta opción solo se habilita para convocatorias que hayan llegado
a estado en evaluación dentro del mes inmediatamente anterior. A partir del día
calendario siguiente al 5to día hábil se afectará por defecto el indicador del mes
actual. Ahí cerrará la foto del indicador para el mes anterior. Adicionalmente esta
opción solo se habilita para convocatorias que hayan llegado a estado en
evaluación dentro del mes inmediatamente anterior.
● Cada vez que se evalué un direccionamiento de convocatoria con asistió y
aprobó, se agregará el curso en la hoja de vida del oferente en la sección de
Educación Informal.

Luego de efectuado el registro en la educación informal del oferente si se realiza

alguna modificación en los datos de la convocatoria, el portafolio o el producto
estos no se reflejarán en la Hoja de vida del oferente.
Nota: Es importante tener en cuenta que solamente se reflejaran en la hoja de vida de
los oferentes las convocatorias cuyas Área / Tipo sean:
● Orientación Laboral – Talleres.
● Emprendimiento - Curso/Diplomado/Otros.
● Capacitación - Curso/Seminario/Diplomado.
● Certificación de competencias laborales - Certificación de competencias
laborales.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 117

Clicar en el botón “Individual” o “Masivo” que se encuentra al lado derecho del listado
de Convocatorias.
Individual: Permite realizar la evaluación por persona (Ver Imagen 118).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 118

Seleccionar el estado de la persona (Asistió, No Asistió, NAE: Trabajos temporales o

informales, NAE: Falta de interés en Ia capacitación, NAE: Calamidad doméstica
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

O familiar, NAE: Cita médica, NAE: Entrevista de trabajo, NAE: Recursos económicos
insuficientes para el traslado, NAE: Disponibilidad de tiempo y Canceló). Una vez
seleccionado el estado se habilita el botón “Evaluar”. (Ver Imagen 119) y los botones
“Cancelar” y “Guardar Evaluación”.

Imagen 119

NOTA: Si el oferente es asignado con el estado “Asistió”, es obligatorio el

diligenciamiento de las observaciones con un mínimo de 30 caracteres.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Si se selecciona “Cancelar” el sistema sale de la evaluación.

● Si se selecciona “Guardar Evaluación” el sistema muestra el siguiente mensaje
(Ver Imagen 120).

Imagen 120

● Si se selecciona “NO” el sistema cierra el mensaje y sigue en la evaluación.

● Si se selecciona “SI” el sistema muestra el siguiente mensaje (Ver Imagen 121).

Imagen 121

● Si se selecciona “Cancelar” el sistema cierra el mensaje.

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Si se selecciona “Confirmar” el sistema guarda la evaluación y muestra el

siguiente mensaje (Ver Imagen 122).

Imagen 122

Masivo: Se evaluarán los oferentes registrados de forma masiva con el diligenciamiento

del Excel descargado en “Consultar registro”, llamado “Descargar listado de Evaluación”.
(Ver imagen 123)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 123

Posteriormente se evidencian los datos del oferente (Tipo de documento, Número de

documento y Nombre persona) y los campos a diligenciar (Asistencia, Porcentaje de
asistencia, Aprobación, Certificación y Observación), que a su vez indicaran los datos
que pueden ser ingresados. (Ver imagen 124)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 124

Luego del diligenciamiento de la tabla, se podrá “cargar el archivo Excel” para mostrar
la calificación de los oferentes en el sistema. (Ver imagen 125)

NOTA: Es importante tener en cuenta que al momento de cargar el Excel solo deberá
contener los oferentes de la convocatoria evaluada ya que, de tener más oferentes de
distintas convocatorias, no se evaluará ningún oferente.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 125
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Consultar evaluación.

Ingrese a la opción del Menú “Seguimiento/Consultar Evaluación” (Ver Imagen 126), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo y grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 127).

Imagen 126

Imagen 127
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Realizar la selección de los campos solicitados (Área, Tipo y Subtipo). Una vez
ingresados estos campos el sistema realiza la búsqueda de convocatorias (Ver Imagen
128).

Imagen 128

Al hacer clic en el botón “Consultar” que se encuentra al lado derecho del resultado de
la búsqueda de la convocatoria, el sistema muestra la información de la convocatoria y
la lista de personas evaluadas (Ver imagen 129).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 129
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Desde esta funcionalidad se permitirá la edición de la observación ingresada teniendo

en cuenta las siguientes reglas (Ver Imagen 130):

● Esta funcionalidad solamente se habilitará al coordinador de la agencia.

● Se permitirá la modificación de la observación una única vez.
● Se permitirá la edición de la observación durante el mes en el que se realizó la
evaluación o máximo hasta el día 15 calendario del mes siguiente.
● Se debe tener en cuenta que la modificación deberá realizarse uno a uno de los
oferentes.
● No se permitirá la edición de porcentajes de asistencia o estados de la evaluación,
esto debido a que estos datos alterarían lo almacenado en el indicador. Solamente
se permitirá la edición de la observación, independiente del estado de la evaluación
o del estado de la convocatoria.
● No se permitirá ingresar una observación vacía, se implementará la misma regla de
registro de observación inicial de mínimo 30 y máximo 1000 caracteres, en este
caso sin importar el estado de la evaluación.
● Posterior al cambio, en la ruta de empleabilidad se mostrará solamente la última
observación ingresada, en ningún lado en la aplicación se mostrará la observación
ingresada la primera vez, ni se mostrará diferente el registro por haber sido editado.
● No se almacenará la primera observación registrada.

Imagen 130
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.5.6. Módulo de calendario.

[Link]. Calendario.

Al ingresar a la opción del Menú “Direccionamiento / Calendario” (Ver Imagen 131), el

sistema carga el calendario del asesor que está logueado, también permite la selección
del calendario de otros asesores que tengan permisos en el módulo de direccionamiento
(Ver Imagen 132).
El calendario permite crear un direccionamiento continuo.

Imagen 131
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 132

Para crear un direccionamiento, hacer clic sobre la fecha e ingresar la información

solicitada (Hora inicial y Hora final) y si es de forma individual o grupal (Ver imagen 133).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 133

Una vez seleccionada la forma en que se va a realizar el direccionamiento (Individual o

Grupal), el sistema muestra el formulario de creación del agendamiento (Ver imagen
134).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 134

Al ingresar los datos del oferente, el sistema realiza validación de los datos y presenta
una ventana con los datos del oferente, hacer clic en el botón “Continuar” (ver imagen
135)

NOTA: Para agregar un oferente a un direccionamiento, se debe contar con la Hoja de

Vida al 100%.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 136

Agregar el oferente al direccionamiento, seleccionar el área, tipo y subtipo en el cual se

desea crear el direccionamiento, seleccionar el portafolio y hacer clic en el botón
“Guardar Direccionamiento” (ver imagen 136).

NOTA: Para crear el direccionamiento debe existir un portafolio con las siguientes
características

Área Tipo Subtipo

Prueba Psicotécnica Individual
Grupal
Orientación Laboral Entrevista Individual
Grupal
Prueba Psicotécnica Individual
Grupal
Intermediación Laboral Entrevista Individual
Grupal
Servicios Adicionales Individual
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 136
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El sistema guarda el Registro, mostrando el siguiente mensaje (ver imagen 137)

Imagen 137

La información se visualiza en el calendario en la fecha seleccionada (Ver imagen 138).

El sistema permite exportar a Excel los agendamientos que se encuentran en el
calendario.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al momento de crear el agendamiento en el calendario, éste presenta la hora en la fecha

asignada, así mismo según sea el área, el tipo y el subtipo se visualiza el color que le
corresponde, en este caso se asignan los siguientes colores:

● Si el agendamiento de encuentra pendiente para evaluar:

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Si es Orientación Laboral - Prueba Psicotécnica - Individual + Grupal:

● Si es Orientación Laboral - Entrevista - Individual + Grupal:
● Si es Intermediación Laboral – Prueba Psicotécnica – Individual + Grupal:
● Si es Intermediación Laboral - Entrevista - Individual + Grupal:
● Si es Intermediación Laboral – Servicios Adicionales - Individual:

[Link]. Reagendar direccionamiento.

En el calendario, clicar sobre la fecha en la que se encuentra agendado el

direccionamiento que se desea reagendar (Ver imagen 139).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 139

El sistema muestra una ventana con el detalle del direccionamiento y las personas que
se encuentran registradas (Ver imagen 140). Clicar en el botón Reagendar.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 140

Muestra la pantalla permitiendo modificar la siguiente información: Asesor, Día para

reagendar, Hora inicial y Hora final. Adicionalmente permite revisar la disponibilidad de
agenda en el calendario de otros asesores haciendo clic en el botón “Disponibilidad”.
Una vez realizados los cambios hacer clic en el botón “Reagendar” para guardar los
cambios (Ver imagen 141).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 141

[Link]. Cambiar portafolio de direccionamiento agendado.

En el calendario, clicar sobre la fecha en la que se encuentra agendado el

direccionamiento que se desea cambiar de portafolio (Ver imagen 142).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 142

El sistema muestra una ventana con el detalle del direccionamiento y las personas que
se encuentran registradas (Ver imagen 143). Hacer clic en el botón “Cambiar portafolio”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 143

Muestra la pantalla permitiendo modificar la siguiente información: Área, Tipo y

Subtipo. Una vez realizado los cambios, clicar en botón “Cambiar área” para guardar
(Ver imagen 144)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 144

[Link]. Evaluar Direccionamiento agendado

Al momento de culminado el agendamiento en calendario, se habilita la opción de

evaluar al o los oferentes que se encontraron agendados, se podrá identificar la
evaluación cuando el direccionamiento se encuentre de color amarillo. (Ver imagen 145).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 145
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al dar clic sobre el agendamiento se despliega una ventana donde se visualizarán los
oferentes a evaluar y se deberá continuar en el botón “Evaluar”. (Ver imagen 146).

Imagen 146

Seleccionar el estado de la persona (Asistió, No Asistió, NAE: Trabajos temporales

o informales, NAE: Falta de interés en Ia capacitación, NAE: Calamidad doméstica
o familiar, NAE: Cita médica, NAE: Entrevista de trabajo, NAE: Recursos económicos
insuficientes para el traslado, NAE: Disponibilidad de tiempo y Canceló). Una vez
seleccionado el estado se habilitan los botones “Cancelar” y “Guardar Evaluación”. (Ver
imagen 147).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 147

NOTA: Si el oferente es asignado con el estado “Asistió”, es obligatorio el

diligenciamiento de las observaciones con un mínimo de 30 caracteres.

Para las evaluaciones de direccionamientos de Calendario, dando clic sobre la cita en

el calendario, luego opción Evaluar - Consultar, en el listado de oferentes se mostrará la
opción para editar cada una de las observaciones, teniendo en cuenta las siguientes
reglas. (Ver Imagen 148)

● Esta funcionalidad solamente se habilitará al coordinador de la agencia.

● Se permitirá la modificación de la observación una única vez.
● Se permitirá la edición de la observación durante el mes en el que se realizó la
evaluación o máximo hasta el día 15 calendario del mes siguiente.
● Se debe tener en cuenta que la modificación deberá realizarse uno a uno de los
oferentes.
● No se permitirá la edición de porcentajes de asistencia o estados de la
evaluación, esto debido a que estos datos alterarían lo almacenado en el
● indicador. Solamente se permitirá la edición de la
observación, independiente del estado de la
evaluación o del estado de la convocatoria.
● No se permitirá ingresar una observación vacía, se implementará la misma regla
de registro de observación inicial de mínimo 30 y máximo 1000
● caracteres, en este caso sin importar el estado de la evaluación.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Posterior al cambio, en la ruta de empleabilidad se mostrará solamente la última

observación ingresada, en ningún lado en la aplicación se mostrará
● la observación ingresada la primera vez, ni se mostrará diferente el registro por
haber sido editado.
● No se almacenará la primera observación registrada.

Imagen 148

[Link]. Eliminar direccionamiento agendado

En el calendario, clicar sobre la fecha en la que se encuentra agendado el

direccionamiento que se desea eliminar (Ver imagen 149).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 149

NOTA: Es importante tener en cuenta que la eliminación de un direccionamiento solo

puede efectuarse siempre y cuando esté en estado vigente.

El sistema muestra una ventana con el detalle del direccionamiento y las personas que
se encuentran registradas (Ver imagen 150). Clic en el botón “Eliminar”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 150

Muestra el mensaje eliminación del Direccionamiento (Ver imagen 151) y la

confirmación de la eliminación (ver imagen 152) y elimina el registro.

Imagen 151
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 152

6.5.7. Administración Productos

[Link]. Crear Producto

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Productos / Crear Producto” (Ver Imagen
153), el sistema muestra un formulario con unos campos requeridos para la creación del
producto (Ver Imagen 154).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 153

Imagen 154

NOTA: El producto solo se crea con las siguientes características.

Área Tipo Área Desempeño Subtipo

Alfabetización /
Alfabetización / Bachillerato Grupal
Bachillerato
Capacitación
Competencia claves y Competencia claves y
Grupal
transversales transversales
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Área Tipo Área Desempeño Subtipo

Arte, Cultura, Esparcimiento
y Deporte
Ciencias Naturales.
Aplicadas y Relacionadas
Ciencias Sociales.
Educación, Servicios
Gubernamentales y Religión
Dirección y Gerencia
Emprendimiento e
Curso / Seminario /
Innovación Grupal
Diplomado
Explotación Primaria y
Extractiva
Finanzas y Administración
Operación de Equipos, de
Transporte y Oficios
Procesamiento, Fabricación
y Ensamble
Salud
Ventas y servicios
Arte, Cultura, Esparcimiento
y Deporte
Ciencias Naturales.
Aplicadas y Relacionadas
Ciencias Sociales.
Educación, Servicios
Gubernamentales y Religión
Técnico laboral Grupal
Finanzas y Administración
Operación de Equipos, de
Transporte y Oficios
Procesamiento, Fabricación
y Ensamble
Salud
Ventas y servicios
Ciencias Naturales.
TICS Grupal
Aplicadas y Relacionadas
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Área Tipo Área Desempeño Subtipo

Ciencias Sociales. Educación,
Servicios
Gubernamentales y Religión
Finanzas y Administración
Operación de Equipos, de
Transporte y Oficios
Ventas y servicios

Diligenciar los campos requeridos y hacer clic en botón “Guardar”, (ver imagen 155).

Imagen 155

El sistema guarda el registro y muestra el siguiente mensaje. (Ver imagen 156)

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 156

Al crear un Portafolio Seleccionando el área, tipo y subtipo con el que se creó el

producto se debe visualizar en el listado del campo “Capacitación”, tipo TICS. (Ver
Imagen 157)

Imagen 157
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Editar producto.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Productos / Editar Producto” (Ver Imagen
158), el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo,
Grilla de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 159).

Imagen 158
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 159

Para realizar la edición, se debe hacer la búsqueda del producto a editar, seleccionando
el área, tipo y subtipo del portafolio existente. Una vez seleccionados los campos, el
sistema listará las capacitaciones correspondientes y al frente la acción “Editar” (Ver
Imagen 160).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 160

Al clicar en el botón “Editar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la

búsqueda de capacitaciones, el sistema muestra el formulario con los datos con los que
fue creada la capacitación (Ver Imagen 161)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 161

Una vez modificados los campos requeridos permitidos, clicar en el botón “Guardar”,
(Ver Imagen 162) y luego en el botón “Continuar” del mensaje Registro Guardado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 162

[Link]. Eliminar Productos

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Productos / Eliminar Producto” (Ver Imagen 163),
el sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla de
resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 164).

Imagen 163
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 164

Para realizar la eliminación, se debe hacer la búsqueda de la capacitación a eliminar,

seleccionando el área, tipo y subtipo. Una vez seleccionados los campos, el sistema
listará las capacitaciones correspondientes y al frente la acción “Eliminar” (Ver Imagen
165).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 165

Al clicar en el botón “Eliminar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la

búsqueda de capacitaciones, el sistema muestra el siguiente mensaje “¿Está seguro de
borrar este registro?” y las opciones “SI” y “NO” (Ver Imagen 166).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 166

Si se elige la opción “NO” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.

Si se elige la opción “SI”, el sistema muestra un mensaje de confirmación de la

eliminación “Por favor confirme borrar el registro” y las opciones “Cancelar” y
“Confirmar” (Ver imagen 167).

Imagen 167

Si se elige la opción “Cancelar” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma

pantalla.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si se elige la opción “Confirmar” el registro se eliminará y el sistema muestra el siguiente

mensaje “Registro eliminado satisfactoriamente” y la capacitación desaparece de la lista
de capacitaciones (Ver imagen 168).

Imagen 168

[Link]. Consultar Producto

Al ingresar a la opción del Menú “Portafolios/Consultar Portafolio” (Ver Imagen 169), el

sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Área, Tipo, Subtipo, Grilla
de resultados y filtro de búsqueda por palabra clave (Ver Imagen 170).

Imagen 169
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 170

Para realizar la consulta, se debe hacer la búsqueda de la capacitación a consultar,

seleccionando el área, tipo y subtipo. Una vez seleccionados los campos, el sistema
listará las capacitaciones correspondientes. (Ver Imagen 171).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 171

6.5.8. Administración instituciones.

[Link]. Crear institución.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Instituciones / Crear Institución” (Ver

Imagen 172), el sistema muestra un formulario con unos campos requeridos para la
creación de la institución (Ver Imagen 173).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 172

Imagen 173

Diligenciar los campos requeridos y hacer clic en botón “Guardar”, (ver imagen 174).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 174

El sistema guarda el registro y muestra el siguiente mensaje (Ver imagen 175)

Imagen 175
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al crear una Convocatoria, se debe visualizar en el listado del campo “Nombre de la

entidad” la institución creada (Ver Imagen 176).

Imagen 176
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Editar institución.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Instituciones / Editar Institución” (Ver

Imagen 177), el sistema muestra la lista de instituciones. (Ver Imagen 178).

Imagen 177

Imagen 178
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Al lado derecho de la lista de instituciones se encuentra el botón editar. (Ver Imagen

179)

Imagen 179

Una vez modificados los campos requeridos permitidos, hacer clic en el botón “Guardar”,
(Ver Imagen 180) y luego en el botón “Continuar” del mensaje Registro Guardado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 180

[Link]. Eliminar institución.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Instituciones / Eliminar Institución” (Ver

Imagen 181), el sistema muestra la lista de instituciones. (Ver Imagen 182).

Imagen 181
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 182

Al clicar en el botón “Eliminar” que se encuentra al lado derecho del resultado de la

lista de instituciones, el sistema muestra el siguiente mensaje “¿Está seguro de borrar
este registro?” y las opciones “SI” y “NO” (Ver Imagen 183).

Imagen 183
Si se elige la opción “NO” el sistema cierra el mensaje y permanece en la misma
pantalla.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si se elige la opción “SI”, el sistema muestra un mensaje de confirmación de la

eliminación “Por favor confirme borrar el registro” y las opciones “Cancelar” y “Confirmar”
(Ver imagen 184).

Imagen 184

Si se elige la opción “Cancelar” el sistema cierra el mensaje y permanece en la

misma pantalla.

Si se elige la opción “Confirmar” el registro se eliminará y el sistema muestra el

siguiente mensaje “Registro eliminado satisfactoriamente” y la institución
desaparece de la lista de capacitaciones (Ver imagen 185).

Imagen 185

[Link]. Consultar institución.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Instituciones/Consultar Institución” (Ver

Imagen 186), el sistema muestra la lista de instituciones, con su respectiva información.
(Ver Imagen 187).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 186

Imagen 187

6.5.9. Notificaciones.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cuando existen convocatorias pendientes por evaluar o por realizar seguimiento, la

plataforma arroja la siguiente advertencia en el inicio, por lo tanto, el usuario deberá
dirigirse a la sección de Notificaciones. (Ver Imagen 188)

Imagen 188

Al ingresar a la opción del Menú “Notificaciones / Notificaciones” (Ver Imagen 189), el

sistema muestra notificaciones para los siguientes módulos (Convocatorias,
Direccionamientos - Calendario) (Ver Imagen 190).

Imagen 189
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 190

[Link]. Convocatorias.

Al ingresar a la opción del Menú “Notificaciones/Convocatorias”, el sistema muestra las

siguientes Notificaciones:
● Para realizar seguimiento.

● Para evaluar.
● Convocatorias con cupos libres.

● Al ingresar a cada una de las anteriores notificaciones el sistema redirecciona al

formulario correspondiente.
● Seguimientos Pendientes: Lista las convocatorias pendientes por seguimiento.
● Evaluaciones pendientes: Lista las convocatorias pendientes por evaluar.
● Convocatorias con cupos disponibles en los próximos dos días: Permite agregar
oferentes al registro.

[Link]. Direccionamientos – calendario.

Al ingresar a la opción del Menú “Notificaciones/Direccionamientos - Calendario”, el

sistema muestra la siguiente Notificación:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Para Evaluar.

Al ingresar a la anterior notificación, el sistema redirecciona al Calendario – Registro

continuo y permite evaluar.

6.5.10. Módulo de seguridad.

El Módulo de Seguridad permite realizar toda la gestión relacionada con las actividades
de Administrar Roles, Administrar Usuario y Administrar permisos de roles sobre el
Módulo de Direccionamientos: Portafolios, Convocatorias, PreRegistros, Registros,
Seguimiento, Reportes y Administración.
Para acceder a las opciones de Seguridad, clicar en “Entrar a Seguridad”, (Ver Imagen
1).

El sistema ingresa al Módulo de Seguridad mostrando las siguientes opciones:

Administrar roles, Administrar Usuarios y Administrar permisos de roles (Ver Imagen 2).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

6.5.11. Administrar Roles

[Link]. Crear Rol

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Roles/Crear Rol” (Ver Imagen 3), el
sistema muestra un formulario con los siguientes campos: Nombre del rol y
Descripción del rol (Ver Imagen 4).

Imagen 3
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 4

Diligenciar los campos solicitados para crear “Rol” (Ver imagen 5) y haga clic en el
botón “Guardar”.

Imagen 5

El sistema guarda el registro y muestra el siguiente mensaje (Ver imagen 6)

Imagen 6
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Editar rol.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Roles/Editar Rol” (Ver Imagen 7), el
sistema lista los roles existentes. Clicar en el botón “Editar Rol” (Ver Imagen 8).
Imagen 7

Imagen 8

El sistema permite la edición de todos los campos (Nombre del área, Nombre del rol y
Descripción del rol) y los botones “Guardar” y “Cancelar” (Ver imagen 9).
Si se elige la opción “Cancelar” sale del formulario de edición directamente al Módulo
de seguridad.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si se elige la opción “Guardar” el sistema edita la información.

Imagen 9

[Link]. Eliminar Rol

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Roles/Eliminar Rol” (Ver Imagen 10), el
sistema lista los roles existentes. Haga clic en el botón “Eliminar Rol” (Ver Imagen 11).

Imagen 10
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 11

El sistema muestra el siguiente mensaje y las opciones “SI” y “NO” (Ver imagen 12)

Imagen 12
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Si se elige “NO” el sistema cierra el mensaje.

Si se elige “SI” el sistema solicita la confirmación para eliminar el rol (Ver imagen 13)

Imagen 13

Si se selecciona “Cancelar” no realiza la eliminación, si se selecciona “Confirmar” el

sistema elimina el rol y muestra el siguiente mensaje (Ver imagen 14).

Imagen 14
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Consultar rol.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Roles/Consultar Rol” (Ver Imagen 15), el
sistema lista los roles existentes. (Ver Imagen 16).

Imagen 15

Imagen 16
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.5.12. Administrar Usuarios.

[Link]. Asociar permisos a un rol.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Usuarios /Asociar permisos a un Rol” (Ver
Imagen 17), el sistema solicita la selección de un rol y lista los permisos disponibles (Ver
Imagen 18) y el botón “Agregar acciones seleccionadas al rol”.

Imagen 17
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 18

El sistema valida si se desea agregar las acciones seleccionadas (Ver imagen 19).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 19

Si se elige “NO” el sistema cierra el mensaje, si se elige “SI” el sistema solicita

confirmación (Ver imagen 20).

Imagen 20

Si se elige “Cancelar” el sistema cierra el mensaje, si elige “Confirmar” el sistema

guarda el registro (Ver imagen 21).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 21

[Link]. Eliminar permisos de un rol.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar Usuarios /Eliminar permisos de un Rol”

(Ver Imagen 22), el sistema solicita la selección de un rol y lista los permisos
disponibles (Ver Imagen 23) y el botón “Eliminar asociación”.

Imagen 22
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 23

El sistema valida si se desea eliminar la asociación (Ver imagen 24).

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 24

Si se elige “NO” el sistema cierra el mensaje, si se elige “SI” el sistema solicita

confirmación de la eliminación (Ver imagen 25).

Imagen 25
Si elige “Cancelar” el sistema cierra el mensaje, si elige “Confirmar” el sistema elimina
la asociación (Ver imagen 26).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 26

[Link]. Consultar permisos de un rol.

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar usuarios/Consultar Permisos de un Rol

“(Ver Imagen 27), el sistema lista los permisos disponibles (Ver Imagen 28).

Imagen 27
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 28
6.5.13. Administrar permisos de roles

[Link]. Asocial rol a un usuario

Al ingresar a la opción del Menú “Administrar permisos de roles /Asociar rol a un usuario”
(Ver Imagen 29), el sistema solicita la selección de los campos Personas de la agencia
y Rol a asignar (Ver Imagen 30) y los botones “Cancelar” y “Guardar”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 29

Si se elige “Cancelar” el sistema sale del formulario, si se elige “Guardar” el registro se

guarda y muestra el siguiente mensaje (Ver Imagen 31).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 31
NOTA: Si el usuario que ingresa es multiagencia, debe cerciorarse de tener los permisos
en el punto de atención al cual accede ya que de ingresar por medio de un punto de
atención distinto al que fue creado, no tendrá permisos al módulo de direccionamiento.

[Link]. Quitar rol de un usuario.

Al ingresar a la opción del Menú Administrar permisos de roles /Quitar rol de un usuario
(Ver Imagen 32), el sistema lista los asesores con los roles asociados y el botón
“Eliminar” (Ver Imagen 33).

Imagen 32
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 33

El sistema valida si se desea eliminar el rol del usuario y muestra el siguiente mensaje
(Ver imagen 34).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 34

Si se elige “NO” el sistema cierra el mensaje, si se elige “SI” el sistema solicita la

confirmación de la eliminación (Ver imagen 35).

Imagen 35

Si se elige “Cancelar” el sistema cierra el mensaje, si se elige “Confirmar” el sistema

elimina el rol del usuario (Ver imagen 36).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 36

[Link]. Consultar Rol de un usuario.

Al ingresar a la opción del Menú Administrar permisos de roles/Consultar rol de un

usuario (Ver Imagen 37), el sistema lista los roles asignados a los usuarios (Ver Imagen
38).

Imagen 37
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 38
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.5.14. Módulo de reportes.

El Módulo de Reportes permite la generación de los Indicadores Totales de acuerdo

con la Resolución 293 (02 febrero 2017) Ministerio de Trabajo.
Estos indicadores se pueden generar por punto de atención teniendo en cuenta las
siguientes áreas y tipos:
● Orientación Laboral – Entrevistas.
● Orientación Laboral – Actividades Grupales.
● Capacitación – Registrados.
● Capacitación – Finalizados.
● Emprendimiento – Registrados.

Para acceder a la opción de Reportes, se debe clicar en “Entrar a Reportes”, (Ver

Imagen 1).

Imagen 1

Al ingresar al Módulo de reportes seleccionar la opción “Indicadores Totales”, (Ver

Imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El sistema muestra una pantalla que permite la selección del punto de atención del
prestador con el que se encuentre logueado, la selección del mes para la generación de
los indicadores. Muestra la información correspondiente al Mes anterior, Mes
seleccionado, Acumulado año y Detalle (Ver Imagen 3).

Imagen 3

NOTA: Estas consultas son susceptibles de cambios y/o mejoramiento.

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Descripción de indicadores Totales.

● Orientación laboral - Entrevistas: Corresponde a las entrevistas individuales y

grupales evaluadas con resultado “asistió”.
● Orientación Laboral - Actividades Grupales: Corresponde a las pruebas
psicotécnicas y talleres evaluados con resultado “asistió”.
● Capacitación - Registrados: Corresponde a los registros en convocatorias del
área de capacitación.
● Capacitación - Finalizados: Corresponde a las evaluaciones de oferentes
registrados en direccionamientos de capacitación, con resultado “asistió”.
● Emprendimiento - Registrados: Corresponde a los registros en convocatorias del
área de emprendimiento.

Existe una funcionalidad habilitada para la evaluación de las convocatorias que

impactarán en los indicadores Orientación Laboral - Actividades Grupales y
Capacitación – Finalizados, la cual permite evaluar los direccionamientos los 5
primeros días hábiles de cada mes la selección del mes al cual desea aplicar la
evaluación, el mes anterior o el mes actual, dependiendo de cuál mes se seleccione se
afectarán los indicadores.

Adicionalmente esta opción solo se habilita para convocatorias que hayan llegado a
estado en evaluación dentro del mes inmediatamente anterior. A partir del día calendario
siguiente al 5to día hábil se afectará por defecto el indicador del mes actual. Ahí cerrará
la foto del indicador para el mes anterior. El campo no es editable luego de guardar los
datos.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Es importante tener en cuenta que en los reportes finales donde se evidencia la

evaluación, solo se visualizarán los oferentes evaluados con estado aprobó; así mismo
el reporte es visualizado en el punto donde fue evaluado dicho oferente, no siempre este
es en donde fue agendado, por lo tanto, se recomienda tener bastante atención a la hora
de loguearse en la plataforma y el elegir el punto de atención.

Para ver el detalle de cada uno de los indicadores, clicar sobre el enlace “Excel” que
aparece al frente y mostrará toda la información correspondiente a ese indicador. (Ver
imagen 4).

Imagen 4

6.5.15. Creación y gestión Capacítate.

[Link]. Crear Producto.

Para la creación de un curso en CAPACÍTATE como para cualquier curso, a través del
Módulo de Direccionamiento en SISE se debe realizar inicialmente la creación del
producto, el cual es generado por medio del ingreso a la opción del Menú “Administrar
Productos / Crear Producto” (Ver Imagen 1), el sistema muestra un formulario con unos
campos requeridos, en este caso se debe asignar el área: Capacitación, y tipo: Curso /
Seminario/ Diplomado. Los cuales habilitarán el campo “Código Curso”, que será
diligenciado con el código proporcionado. (Ver Imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1

Imagen 2

Posteriormente se diligencian los datos requeridos y se procede a guardar,

confirmando la grabación de los datos de manera satisfactoria. (Ver Imagen 3)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

NOTA: La edición, eliminación y consulta de este producto se puede realizar tal y

como se gestiona cualquier otro direccionamiento.

[Link]. Crear Portafolio

En la creación del portafolio se debe tener en cuenta el área y el tipo con el que fue
asignado el producto. Se debe ingresar a la opción del Menú “Portafolios/Crear
Portafolio” (Ver Imagen 4), donde se seleccionarán los datos de área:
Capacitación, y Tipo: Curso / Seminario/ Diplomado, posteriormente se encontrará la
opción de selección “Nombre Capacitación”, donde se elegirá el nombre asignado para
el producto creado anteriormente. (Ver Imagen 5).

Imagen 4
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 5

Se procede al diligenciamiento de los datos y se continúa presionando en el botón

“Guardar”.

NOTA: La edición, eliminación y consulta del portafolio se puede realizar tal y como se
gestiona cualquier direccionamiento.

[Link]. Crear Institución.

Antes de crear una convocatoria, es indispensable crear la institución en la cual se va a

realizar la capacitación, esta se debe hacer por medo del ingreso a “Administrar
Instituciones / Crear Institución” (Ver Imagen 6). Desplegando una ventana donde se
diligenciarán los datos de la institución. (Ver Imagen 7)
Imagen 6
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 7

En el campo “Nombre de la Institución” se debe diligenciar el nombre del prestador y en

“Nombre de la sede” se debe indicar Fundación Carlos Slim ya que esta es la
plataforma donde se realizan las capacitaciones de CAPACÍTATE, sin embargo, como
esta institución es extranjera, no cuenta con un Número de Identificación Tributaria, por
lo tanto, en el campo “NIT más dígito de verificación”, se debe digitar el NIT del prestador
el cual está creando dicha institución.

NOTA: La edición, eliminación y consulta de la Institución se puede realizar tal y como

se gestiona cualquier direccionamiento.

[Link]. Crear Convocatoria.

Para la creación de la Convocatoria en CAPACÍTATE, se debe hacer el registro por

medio de “Convocatorias/Crear Convocatoria” (Ver Imagen 8), e indicar el área:
Capacitación, y Tipo: Curso / Seminario/ Diplomado. Continuando con la selección del
portafolio anteriormente generado e indicar “Crear convocatoria”. (Ver Imagen 9)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 8

Imagen 9

Se desplegará un formulario donde se diligenciarán los datos requeridos y

exclusivamente debe asignarse con la modalidad “Virtual”, ya que los cursos en
CAPACÍTATE son virtuales. (Ver Imagen 10)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

NOTA: La edición, eliminación y consulta de la Convocatoria se puede realizar tal y como se

gestiona cualquier direccionamiento.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Crear Preregistro.

Se debe crear el preregistro como el de cualquier otro producto, ingresando los oferentes
de forma individual o masiva. Los oferentes deben tener diligenciado al 100% su hoja de
vida, el preregistro de los oferentes solo es para el portafolio donde se va a encontrar la
convocatoria. Para crear el preregistro se debe ingresar a la opción del Menú
“PreRegistros/Crear Preregistro” (Ver Imagen 11), e indicar el área: Capacitación, y Tipo:
Curso / Seminario/ Diplomado. (Ver Imagen 12)

Imagen 11

Imagen 12

NOTA: La edición, eliminación y consulta del preregistro se puede realizar tal y como
se gestiona cualquier otro direccionamiento que no sea de CAPACÍTATE.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

[Link]. Crear Registro.

El registro de oferentes para una convocatoria de CAPACÍTATE tiene el mismo

tratamiento de cualquier convocatoria. Al ingresar a la opción del Menú

“Registro/Crear Registro” (Ver Imagen 13) el sistema muestra un formulario para

ingresar los campos de área: Capacitación, y Tipo: Curso / Seminario/ Diplomado,
posteriormente se seleccionará la convocatoria a la cual se desea gestionar y se pulsará
en “Crear Registro”. (Ver Imagen 14)

Imagen 13

Imagen 14
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Posteriormente se presentarán los oferentes preregistradas anteriormente, para

seleccionarlos y registrarlos en la convocatoria. (Ver Imagen 15)

Imagen 15
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: Los Oferentes no pueden estar registrados en más de un curso de CAPACÍTATE

simultáneamente, debe finalizar y haber sido evaluado para poder ser registrado en otro
curso de CAPACÍTATE.

[Link]. Seguimiento y Evaluación.

Para realizar el seguimiento y evaluación de CAPACÍTATE en el módulo de

direccionamiento, se debe tener en cuenta que éste se realiza ingresando a
“Seguimiento / Seguimiento o Evaluación” respectivamente (Ver Imagen 16), el sistema
muestra un formulario con campos que deben diligenciarse con área: Capacitación, y
Tipo: Curso /Semanario/ Diplomado. Sin embargo, también es habilitado el botón de
“Consultar CAPACÍTATE” que es utilizado para ingresar a la plataforma de
CAPACÍTATE, para ver el seguimiento y/o la evaluación diligenciados en la plataforma
SISE. (Ver imagen 17)

Imagen 16
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 17

Luego de dar clic, el sistema confirma si se desea continuar con el ingreso para
dar seguimiento o evaluar por medio de CAPACÍTATE. (Ver imagen 18)

Imagen 17

Posteriormente se abre una nueva pestaña con el contenido de CAPACÍTATE, donde

se indica el Reporte General, Inscritos en el Cuso y Cursos finalizados. Y de allí se
podrán observar los datos de seguimiento de los oferentes. (Ver imagen 19)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 19

NOTA:

● Los datos de seguimiento encontrados en la plataforma de CAPACÍTATE NO son

cargados automáticamente en SISE, por lo tanto, deben ser diligenciados
manualmente.
● Cuando el oferente ingrese a la plataforma de CAPACÍTATE e inicie el curso,
automáticamente se verá reflejado su registro para ser evaluado al finalizar el
curso. Si el oferente no ingresa al curso, su registro no se evidenciará en la
plataforma.

● Al momento de ingresar a la capacitación realizada en CAPACÍTATE, esta

arrojará la cantidad de oferentes registrados en la misma. La verificación es
manual y debe realizarse cuidadosamente.

● La consulta de seguimiento y evaluación se puede realizar tal y como se gestiona

cualquier otro direccionamiento que no sea de CAPACÍTATE.

● Un oferente no puede estar inscrito en dos cursos de CAPACÍTATE al mismo

tiempo.

6.6. Prestador - Notificaciones y Alarmas

Este módulo se compone de dos tipos de señales informativas. En primer lugar, las
notificaciones (ícono de un sobre) a partir de las cuales ofrece información
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

general de acciones que no suelen requerir de una acción de respuesta y, en segundo

lugar, las alarmas o alertas (ícono señal triangular de alerta) en la que se recomienda
centrar la atención en la información ofrecida y gestionarla apropiadamente.
Cualquier asesor con permisos que acceda al módulo de notificaciones y alarmas, podrá
ingresar al detalle de cada una de las notificaciones de registro, vacantes, procesos y
otros, para gestionar cada uno de los procesos.
A continuación, se presenta el proceso de consulta y gestión de las notificaciones y
alarmas por parte de un asesor del Prestador de gestión y colocación de empleo.

Al asesor accede al módulo de notificaciones y alarmas de la plataforma de empleo,

seleccionando la opción habilitada en el menú principal que se encuentra en la parte
superior de la pantalla o pulsando sobre el ícono correspondiente. (Ver imagen 1)

Aparecen seis ítems: información sobre registro, vacantes, procesos de selección, otros
(un compilado de diferente temática no clasificable en los tres anteriores), Orientación y
Capacitación. (Ver imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

Cada ítem está titulado con la temática a que se refiere. Debajo del mismo
aparecen relacionadas las notificaciones y alarmas que corresponden a ese ítem y
a la derecha del nombre de la notificación o de la alarma aparece un número entre
paréntesis, que significa el número de notificaciones o alarmas de ese concepto
de las que informa la plataforma.

6.6.1. Registro

● Empresas registradas sin validar: Son empresas que se autorregistran y el

prestador no ha valido la respectiva información de la sede.
● Sedes reactivadas sin validar: Son las sedes que han sido inactivadas
voluntariamente y que solicitan reactivación desde el módulo de demandante y
no han sido validadas nuevamente por el prestador.
● Nuevos oferentes diarios: Se muestra el número de oferentes registrados en el
día actual.
● Nuevos oferentes por cambio de prestador diarios: Muestra el número de
oferentes que cambiaron de prestador en el día actual.
● Demandantes que cambiaron de prestador: Muestra el número de sedes que
cambiaron de prestador en el día actual.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El asesor entrará en cada una de las notificaciones y alarmas, pulsando el símbolo

que aparece a la derecha o haciendo clic sobre el nombre de la notificación o alarma
que se desea consultar. (Ver imagen 1)

Imagen 1

El asesor podrá acceder al detalle de la información dependiendo del tipo de

notificación o alarma. En este caso, como se trata de una información de
empresas, si el asesor pulsa en el botón “Gestionar”, la plataforma abriría una
ventana desde la que se accedería a la página de datos básicos de la
empresa. (Ver imagen 2)

Imagen 2
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se mostrará la ventana principal de gestión de la cuenta empresarial,

donde al costado lateral derecho se observan las acciones que se pueden realizar. (Ver
imagen 3)

Imagen 3

NOTA: Las opciones de modificar datos Administrador, Modificar contraseña,

Administrar prestadores y Cambiar prestador principal se pueden modificar tal y como
se mostró en el apartado 6.2. Demandantes (Módulo Prestador).

Validar empresa: Al momento de dar clic en el botón “Validar empresa”, esta se dejará
de mostrar en la ventana de notificaciones y alarmas, ya que la empresa habrá sido
validada para que el empleador pueda hacer gestión de su cuenta. (Ver imagen 4)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 4

Rechazar empresa: Cuando una empresa se ha registrado y no cumple con los

parámetros requeridos el prestador podrá rechazar la solicitud. (Ver imagen 5)

Imagen 5
Para continuar con dicho rechazo, se debe seleccionar el motivo por el cual se tomó la
acción. (Ver imagen 6)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 6

Al realizar la acción, se eliminan los datos registrados. La información de la sede

rechazada se almacena en una base de rechazados, guardando el historial.

6.6.2. Vacantes.

● Vacantes registradas pendientes: Muestra las vacantes que están pendientes

por aprobación.
● Vacantes próximas para vencer: Muestra las vacantes que están a 1 día de la
fecha límite de envío de HV.
● Vacantes Canceladas: Muestra el número de vacantes canceladas.

El asesor entrará en cada una de las notificaciones y alarmas, pulsando el símbolo

que aparece a la derecha o haciendo clic sobre el nombre de la notificación o
alarma que se desea consultar. (Ver imagen 1)

● El asesor podrá acceder al detalle de la información dependiendo del tipo de

notificación o alarma en este caso son “vacantes pendientes registradas”. En este
caso, como se trata de una información de vacantes, si el asesor pulsa en el botón
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

“Gestionar” (Ver imagen 2), la plataforma abriría una ventana desde la que se
accedería a la página de datos básicos de la vacante. (Ver imagen 3)

Imagen 2
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

Se verá la información de la vacante, contando con varias operaciones en este

punto.

● Devolver vacante. Esta funcionalidad permite indicarle al demandante que la

vacante no se aprueba porque no cumple alguna de las condiciones ingresadas
en el registro, se solicita seleccionar de manera obligatoria el motivo por el cual
se devuelve. (Ver imagen 4)

Imagen 4
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El prestador será notificado nuevamente una vez el demandante subsane la situación.

(Ver imagen 5)

Imagen 5

● Aprobar. Es la acción que publica la vacante en el sistema y le da luz verde para

iniciar los procesos de selección. Al dar clic en “Aprobar”, se muestra un mensaje
de confirmación para para continuar con la acción. (Ver imagen 6)

● Rechazar. Cuando definitivamente la vacante no pasa los controles del prestador y

no se puede gestionar, en el momento de dar clic en “Rechazar”, se solicita el
motivo por el cual se desea rechazar la vacante y se procede a “Aceptar”. (Ver
imagen 7)

Adicional a esta gestión, se puede caracterizar la vacante con Datos Adicionales de la

vacante relacionados con ubicación específica de la vacante (Centro poblado, vereda o
localidad), pertenencia a programas de gobierno, población especial y condición de
discapacidad. (Ver imagen 8)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 8

Los datos adicionales disponibles para relacionar en la vacante son:

Centro
TIENE VEREDA, CENTRO, POBLADO O
Poblado
LOCALIDAD
Localidad
40 mil Primeros Empleos
Migrantes
Estado Joven
PERTENECE A UN PROGRAMA DE
Fondo de Oportunidades para el Empleo
GOBIERNO
Colombia Compra Eficiente
Empleos Verdes para la paz
Arte y Cultura para la paz
ES UN TIPO DE POBLACIÓN ESPECIAL Víctimas del conflicto armado
Auditiva
Física
TIENE UNA CONDICIÓN DE
Sordoceguera
DISCAPACIDAD
Cognitiva o Intelectual
Psicosocial
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Visual
NOTA: Los programas de gobierno no están disponibles para todos los prestadores.

Vacantes con programa 40 mil primeros empleos

Las vacantes que poseen programa 40 mil primeros empleos al momento de aplicar o
gestionarse se visualiza el logo del programa de gobierno. (Ver imagen 9)

Imagen 9

6.6.3. Procesos.

Se encontrará en la plataforma las siguientes alarmas para las vacantes que están
próximas a vencer, tres días antes de la fecha límite de envío de Hojas de vida.
“Vacantes Próximas a Vencer”: (Ver imagen 1)

● Procesos activos sin postulaciones: Muestra los procesos publicados a los cuales
no se han realizado postulación de oferentes; procesos en estado publicado y/o
vigente que no cuenta con ninguna postulación.
● Procesos activos sin remisión de candidatos: Muestra los procesos publicados
que no tienen remisión de candidatos por parte de los prestadores; procesos en
estado publicado y/o vigente que cuenta con candidatos auto postulados y/o
postulación asistida pero no se ha realizado ninguna remisión.
● Procesos activos con candidatos colocados: Muestra el número de procesos
activos con candidatos colocados; procesos en estado publicado y/o vigente que
cuenta con candidatos en estado colocado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

El asesor entrará en cada una de las notificaciones y alarmas, pulsando el símbolo

que aparece a la derecha o haciendo clic sobre el nombre de la notificación o alarma
que se desea consultar.

Elegido el proceso, desplegará una grilla de resultados, donde mostrará ya sea

procesos activos sin postulaciones como procesos activos sin remisión de candidatos
o procesos activos con candidatos colocados. Según el proceso que se quiera
visualizar, se procederá a “Gestionar”. (Ver imagen 2)

Imagen 2

Posteriormente ingresa a la sección del proceso (Ver imagen 3); este proceso puede ser
gestionado tal y como muestra el Apartado 6.3.2. Gestionar procesos.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

6.6.4. Otros.

● Oferente que cambiaron a otro prestador: Muestra el número de oferentes que

cambiaron a otro prestador en el día actual.

● Oferentes inactivos voluntariamente diarios: Muestra los oferentes que

inactivaron su cuenta por voluntad propia el día actual.

● Demandantes que cambiaron a otro prestador: Muestra el número de sedes del

demandante que cambiaron y prestador en el día actual.

● Demandantes inactivos voluntariamente diarios: Muestra las sedes que

inactivaron su cuenta por voluntad propia el día actual.

El asesor entrará en cada una de las notificaciones y alarmas, pulsando el símbolo

que aparece a la derecha o haciendo clic sobre el nombre de la notificación o alarma
que se desea consultar.

Respecto a los Direccionamientos la plataforma enlista las solicitudes de los oferentes

a entrevista de orientación: (Ver imagen 1)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1

Elegido el ítem, desplegará una grilla de resultados, donde mostrará los datos allí
presentes. Según el proceso que se quiera visualizar, se procederá a “Gestionar”. (Ver
imagen 2)

Imagen 2

6.7. Módulo de Hidrocarburos

Módulo para el registro, publicación y gestión de vacantes de proyectos de exploración

y producción de hidrocarburos en áreas continentales.

De acuerdo con la normativa vigente y con el objetivo de apoyar la gestión de los

prestadores en territorios donde se desarrollan proyectos de exploración y producción
de hidrocarburos, la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo,
pone a disposición el módulo específico para las vacantes del sector de hidrocarburos
en el Sistema de información SISE.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

RECUERDE QUE EL USO DE MÁS DE UNA PESTAÑA DEL

NAVEGADOR PUEDE OCASIONAR INCONVENIENTES EN
ALGÚN PROCESO DE LA PLATAFORMA.

6.7.1. Crear una nueva vacante hidrocarburos.

Para la creación de una vacante de hidrocarburos se accede a la zona privada de la

empresa donde se desea crear. Dentro del submenú de la empresa seleccionar la opción
“Gestión Vacantes” y la opción “Crear una nueva vacante hidrocarburos”. (Ver Imagen
1)

Crear Nueva Vacante: Se ingresa a una nueva pantalla en la que se puede seleccionar
la opción de crear la vacante desde cero en la opción “Crear nueva vacante
HIDROCARBUROS” y se continúa dando clic en “Aceptar”. (Ver Imagen 2)

Imagen 2
A continuación, se despliega un formulario con diferentes campos que se deben
diligenciar, como mínimo aquellos obligatorios (*). En este caso para el módulo de
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

hidrocarburos se agregan los campos “Tipo de proyecto”, “Sector”, “Subsector” y

“Código de la vacante”. (Ver Imagen 3)

Imagen 3

Al seleccionar tipo de proyecto se visualizarán las siguientes opciones (Ver Imagen 4):

Imagen 4

Se debe seleccionar el Tipo de proyecto que se encuentra resaltado en color rojo. La

empresa proporciona la información del Tipo de proyecto en el que ejecuta labores.
Al seleccionar el Sector se visualizarán las siguientes opciones (Ver Imagen 5):
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 5
Dependiendo del Sector seleccionado se visualizarán las siguientes opciones en el
Subsector (Ver Imagen 6):

Imagen 6

Se debe seleccionar el Sector y Subsector de la economía en relación con la naturaleza

de la actividad que se va a realizar en el proyecto que motiva el registro de la vacante.

En el momento de realizar la selección del responsable de la vacante se despliegan los

usuarios asociados a la empresa donde se está creando la vacante. (Ver Imagen 7)

Imagen 7

Con respecto a código interno de la vacante, este será aquel código proporcionado por
la empresa que internamente será asignado especialmente para la vacante creada. Hay
que tener en cuenta las siguientes condiciones:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

▪ Este código puede contener mínimo 5 y máximo 10 caracteres alfanuméricos.

▪ Solo se permitirá duplicar el código de una vacante si esta es para un mismo
demandante, pero diferente punto y prestador.

▪ Si en la creación de la vacante el código interno registrado ya ha sido usado

▪ en otra vacante esa vacante debe solicitar al Demandante que los siguientes
datos deben ser iguales a los de la vacante donde uso el código interno por
primera vez:
o Empresa
o Tipo de proyecto
o Sector
o Subsector
o Número de puestos de trabajo requeridos
o Fecha límite de envió de candidatos
o Fecha estimada de incorporación al cargo
o Tipo de contrato
o Salario mensual
o Jornada laboral
o Distribución de la vacante
▪ La sede de la empresa y el prestador que gestiona la vacante debe ser
diferente.

El asesor responsable asignado será aquel que se encuentre creando dicha vacante,
este campo no es editable tal y como se presenta en la creación de vacantes normales.
(Ver Imagen 8)

Imagen 8
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Cargos
El asesor debe seleccionar el cargo equivalente correspondiente, este puede ser
estandarizado o no estandarizado. A continuación, se visualizará el diligenciamiento de
la vacante según el tipo de cargo:

Cargo no estandarizado

Al seleccionar el cargo no estandarizado en “Detalle Cargo” solo se visualizará su

nombre y si es mano de obra calificada. La clasificación de mano de obra se realizará
de manera automática una vez diligenciado el campo de Nivel Educativo.
Se solicitará siempre en la creación de la vacante el núcleo de conocimiento
independiente del nivel educativo (Ver Imagen 9)

Imagen 9

Posteriormente al seleccionar este tipo de cargo se habilita para su diligenciamiento el

“Detalle de cargos no estandarizados”. Asignando el mínimo nivel de estudio requerido,
meses de experiencia y descripción de la vacante. (Ver Imagen 10)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

Cargo estandarizado

Si la vacante contiene cargos estandarizados se solicitará en la creación de la vacante

el núcleo de conocimiento cuando en el listado de niveles educativos que aplican para
el cargo cuenta con al menos uno igual o superior a técnico profesional (Ver Imagen
11). Si el cargo estandarizado cuenta únicamente con niveles inferiores a técnico
profesional no se visualizará la casilla de núcleo de conocimiento (Ver Imagen 12)

En esta sección arroja un detalle del cargo, mostrando su nombre, si requiere mano de
obra calificada, detalle, nivel educativo y meses de experiencia. Para este tipo de
vacante se inhabilitarán los campos de nivel educativo y experiencia.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1311
Imagen

Imagen 12

NOTA: En este caso a modo de ejemplo, cuando el cargo equivalente muestra varios
niveles educativos con meses de experiencia distintos, al visualizar la vacante por
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

medio del oferente se tomará por defecto el nivel de estudio mínimo (técnico laboral),
sin embargo, cuando se realiza el Matching un oferente con Técnica Laboral sólo
aplica para esta vacante si tiene 60 meses de experiencia o más. Así mismo, si un
oferente tiene un nivel educativo mayor a los solicitados en la vacante, debe cumplir
mínimo con los 48 meses de experiencia exigidos para el máximo nivel educativo de la
vacante. (Ver Imagen 13 y 14)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Condiciones:

▪ Si el primer cargo seleccionado en el registro de la vacante es NO estandarizado,

solo se podrán seleccionar cargos NO estandarizados. Para este caso se
solicitará indicar el mínimo nivel educativo (por defecto se asumirá como
graduado) y los meses de experiencia requeridos una sola vez y aplicará en el
Matching para todos los cargos seleccionados en el registro de la vacante. Esta
restricción aplica también para la edición de la vacante incluso después de la
publicación, se debe tener en cuenta que una vez la vacante ha sido publicada
existe una regla que impide que sea eliminado el primer cargo, razón por la cual
una vacante cuyo primer cargo seleccionado haya sido un cargo NO
estandarizado, no podrá tener cargos estandarizados después de haber sido
publicada.

▪ Si el primer cargo seleccionado en el registro de la vacante es estandarizado y

en los cargos adicionales seleccionan cargos NO estandarizado, en el Matching
para los cargos NO estandarizados se deben aplicar las condiciones (niveles
educativos y experiencia) del primer cargo estandarizado seleccionado. En este
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

caso no debe solicitar los datos de nivel educativo y experiencia de NO

estandarizados en el formulario de registro y edición de vacante, dicha regla
aplicará para todos los estados de la vacante en los que se permita modificación
de cargos.

Estas dos reglas aplican de igual forma en el funcionamiento del

Simulador tanto para agregar cargos como en el Matching que realiza.

Luego de este paso se debe asignar el número de puestos de trabajo requeridos,

asignando automáticamente el número mínimo de candidatos a remitir, ese dato varía
según si el cargo equivalente requiere o no mano de obra calificada.
El sistema debe calcular el mínimo número de candidatos a remitir, teniendo en cuenta
lo siguiente:

▪ Vacante de mano de obra no calificada, mínimo 15 candidatos por cada

puesto de trabajo (sugerido máximo 20 candidatos remitidos por puesto de
trabajo). (Ver Imagen 15)

Imagen 15

▪ Vacante de mano de obra calificada, mínimo 10 candidatos por cada puesto

de trabajo (sugerido máximo 15 candidatos remitidos por puesto de trabajo).
(Ver Imagen 16)

Imagen 16
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Continuando con el diligenciamiento de los datos se procede a indicar el título requerido,

si requiere capacitación específica (si es el caso, es obligatorio el diligenciamiento de la
descripción de la capacitación específica) y si la vacante es susceptible a teletrabajo.
(Ver Imagen 17)

Imagen 17

Posteriormente se procede a diligenciar los “Datos Complementarios”, todos estos datos

son asignados con (*) por lo tanto son de obligatorio diligenciamiento. (Ver Imagen 18)

Imagen 18
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

▪ Se recomienda dejar la fecha estimada de incorporación al cargo con tiempo

suficiente para poder realizar todo el modelo de priorización.
▪ La fecha estimada de incorporación al cargo puede ser modificada cuando la
vacante se encuentra publicada o vigente, es importante tener en cuenta
▪ que esta fecha debe ser mínimo un día posterior a la fecha límite de envío de
candidatos.
▪ Tipo de contrato: Aprendizaje, obra, otro, prestación de servicios, temporal,
termino fijo y termino indefinido.
▪ Jornada Laboral: Diurna, Nocturna y Mixta.
▪ Salario mensual.
▪ ¿Desea que la vacante sea confidencial?: Este campo es seleccionado para
que el oferente no tenga gestión alguna sobre la vacante y no pueda auto
postularse.
▪ Se requiere trabajo suplementario.

El diligenciamiento de la distribución de la vacante corresponde a la asignación del

Departamento y Municipio. Por defecto se visualizará el departamento autenticado con
el prestador, sin embargo, se podrán asignar varios departamentos y municipios. (Ver
Imagen 19)

Imagen 19

NOTA: Solo pueden ser postulados los oferentes que vivan en el(los) municipio(s)
seleccionado(s) y que cumplan con las especificaciones de la vacante, sin embargo, si
la vacante es ampliada a nivel departamental podrán postularse oferentes que vivan en
el departamento seleccionado o si es ampliada a nivel nacional podrán postularse
oferentes de cualquier punto del país.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Luego de haber diligenciado de manera exitosa los datos de la nueva vacante se

procede a guardar. (Ver Imagen 20)

NOTA: Las opciones Ver borrador y copiar vacante se gestionan igualmente como
cualquier otra vacante.

[Link]. Copiar vacante de hidrocarburos

Esta funcionalidad permite a cualquier usuario de la sede del demandante tomar la

información de una vacante ya creada o guardada como borrador y replicar la
información de la vacante original. Para realizar esta funcionalidad se siguen los pasos
para la creación de una vacante y en la pantalla de selección mostrada a continuación
se selecciona la opción de “copiar vacante” y posteriormente “aceptar” dicha acción. (Ver
Imagen 21).

Imagen 21

Al dar clic en “Aceptar” se debe escoger la vacante de la cual se quiere tomar de base
para la nueva vacante, en la parte inferior se muestra el código y fecha de registro de la
vacante seleccionada. (Ver Imagen 22)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 22

Al dar clic en el botón “Crear” la aplicación va a direccionar a la pantalla de creación de

la vacante para que se continúe con el proceso de creación de una vacante como si se
estuviera creando una vacante nueva.

6.7.2. Publicación de la vacante de hidrocarburos

Posteriormente luego de creada la vacante se continua con su publicación sea por la

información presentada luego de guardar los cambios o por notificaciones y alarmas.
(Ver Imagen 23)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 23

Si la vacante ha sido creada por el demandante se puede publicar por medio de

notificaciones y alarmas, seleccionando vacantes pendientes de hidrocarburos. (Ver
Imagen 24)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 24

Se gestiona la vacante que se desea publicar. (Ver Imagen 25)

Imagen 25

A continuación, se visualizan las características de la vacante, así como los datos

adicionales, luego de verificados los datos se procede a Devolver, Publicar o
Rechazar. (Ver Imagen 26)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 27

Se visualizará al momento de publicar el siguiente anuncio de confirmación donde

se indicará si se desea aprobar la publicación. (Ver Imagen 27)

▪ Devolver vacante de hidrocarburos. Esta funcionalidad permite indicarle al

demandante que la vacante no se aprueba porque no cumple alguna de las
condiciones ingresadas en el registro, se solicita seleccionar de manera
obligatoria el motivo por el cual se devuelve. (Ver imagen 28)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 28

6.7.3. Gestión de intermediación vacante de hidrocarburos

[Link]. Gestionar vacante de hidrocarburos

Si se desea visualizar la vacante se realiza el ingreso por medio de la gestión de

intermediación/ gestionar vacantes y se indica el tipo de búsqueda que se desea
realizar para gestionarla. (Ver Imagen 29)

Imagen 29

Posteriormente se podrá visualizar la vacante con sus características y con tres

opciones para gestionarlas. (Ver Imagen 30)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 30

En esta sección tal y como se gestiona una vacante normal se podrá:

▪ Ver y modificar vacante: Luego de publicada la vacante se pueden modificar las

fechas de envío de candidatos e incorporación al cargo, así mismo es posible
editar los cargos equivalentes a excepción del primero.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

▪ Cuando la vacante se encuentra vigente ya no se podrá editar la fecha de envío

de candidatos.

▪ Cancelar Vacante: La vacante solo es posible cancelarla siempre y cuando se

encuentre en estado publicado o vigente. Esta acción solo puede ser ejecutada
por el asesor prestador que se encuentra logueado en el punto de atención donde
fue creada la vacante.

▪ Descargar certificado: Se generará el certificado de la vacante con los datos del

prestador, de la empresa y de la vacante.

[Link]. Gestionar procesos de hidrocarburos

Tal y como se gestiona una vacante normal se debe realizar la búsqueda por medio
del módulo de gestión de intermediación, luego gestionar procesos e indicar el tipo de
búsqueda que se desea realizar para posteriormente dar clic en el botón “Gestionar”.
(Ver Imagen 31)

Imagen 31

Al momento de gestionar la vacante se visualizan los datos de la vacante y los nuevos

campos de Remitidos, Colocados y Auto postulados.

En la sección de remitidos según el número de puestos requeridos y la mano de obra

calificada, se visualizará el máximo sugerido de oferentes a remitir. En la medida que se
remitan candidatos se visualizará el porcentaje de oferentes que pertenecen a urbano o
rural. (Ver Imagen 32)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 32

● Inscripción de candidatos:
Al indicar en “Inscripción de candidatos” se podrá visualizar en tres pestañas
los candidatos pertenecientes a Urbano, Rural y Auto postulados.

Los candidatos auto postulados podrán ser visualizados, priorizando los que tienen
mayor tiempo desempleados y quienes pertenecen al área rural.

NOTA:

▪ Cerrar vacante. Las vacantes de Hidrocarburos no se pueden cerrar antes de

cumplir 3 días hábiles contados a partir del día siguiente a la publicación y debe
tener el 100% de las colocaciones.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

▪ El oferente podrá auto postularse a partir de la publicación de la vacante, siempre y

cuando cumpla con las condiciones de la vacante.
▪ Un prestador distinto al creador de la vacante podrá realizar auto postulación
asistida a los oferentes a partir de la publicación de la vacante.

Luego de haber publicado la vacante se permitirá la postulación de los oferentes

indicando en el botón “Adicionar candidatos Hidrocarburos”. (Ver Imagen 33)

Se continuará con el Matching para la búsqueda de los oferentes aptos para la vacante
y se gestionará como una vacante normal utilizando las opciones de Redefinir
Búsqueda, Continuar, Aplicar Simulador, Exportar a Excel y Remitir Candidatos.

Nota: Al dar clic sobre los meses de experiencia relacionada, se visualizará en una
pantalla tipo modal la siguiente información: nombres y apellidos, tipo y numero de
documento, el máximo nivel educativo del oferente y la lista de cargos registrados en la
experiencia con la suma de los meses de experiencia por cargo. (Ver Imagen 34)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 35

Luego de remitir los candidatos se podrá visualizar exitosa la acción de remisión. (Ver
Imagen 35)

Imagen 35

Para preseleccionar, colocar, declinar, no seleccionar o descartar un oferente auto

postulado debe ser remitido por el prestador. (Ver Imagen 36).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 36

NOTA: Los oferentes auto postulados no son visualizados por el demandante, solo
hasta que el prestador lo remita.

Aplicar Simulador:

Al realizar la aplicación del simulador se deben tener en cuenta las siguientes

condiciones:

1. Para realizar la inclusión de un nuevo cargo, no es posible eliminar el primer

cargo, solo al incluir un cargo se posicionará en el segundo y tercer lugar. (Ver
Imagen 37)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 37

2. Si el primer cargo equivalente es no estandarizado, el sistema permite el

diligenciamiento de los campos, nivel de estudio y meses de experiencia, tal y
como se realiza en la creación de la vacante. (Ver imagen 38)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 38

3. En la sección de ubicación geográfica está permitida la asignación de la

simulación si la vacante fuese ampliada departamental o nacionalmente. (Ver
Imagen 39)

Imagen 39
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Preselección por perfil:

Tal y como se gestiona una vacante normal se procede a realizar le proceso de
preselección por perfil. En la imagen presentada a continuación en primer lugar se
visualiza un oferente auto postulado que fue remitido y en segundo lugar se visualiza un
oferente remitido por el prestador. (Ver Imagen 40)

Imagen 40

Al momento de colocar al oferente con las condiciones más aptas para la vacante
se visualizará en los indicadores superiores. (Ver Imagen 41)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 41

NOTA:

▪ Los oferentes auto postulados no pueden ser visualizados por el demandante,

solo hasta que el prestador haya remitido a dichos oferentes.
▪ Cuando un oferente es colocado se le notifica por medio de su correo
electrónico dicha colocación.
▪ La gestión realizada por el prestador se podrá visualizar en la sección de
Demandantes / gestión proceso de selección. (Ver Imagen 42)

Imagen 42

Ampliación a Municipios limites Área Influencia:

Esta opción se encuentra contemplada para ampliar el ámbito de búsqueda por

municipios límites al Área de Influencia cuando no existen oferentes aptos para la
vacante dentro del municipio seleccionado.
Se debe tener en cuenta que, si los Municipios del Área de Influencia de la vacante no
tienen parametrizados municipios colindantes, la primera ampliación que se habilite será
a nivel Departamental (esta ampliación se detalla más adelante).
Existen dos condiciones básicas para poder realizar la ampliación a Municipios límites
al Área de Influencia:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

a. Cuando la cantidad de candidatos asociados (postulados y auto postulados) a la

vacante sea igual a cero y el Matching arroje cero resultados. En este caso el
motivo por defecto será la "inexistencia de oferentes". (Ver Imagen 43)

Imagen 43

Al momento de realizar la acción, el sistema confirma si desea realizar la ampliación,

para ello se debe seleccionar la casilla de verificación y posteriormente dar clic en
aceptar. (Ver Imagen 44)

Imagen 44

b. Siempre y cuando exista uno o más candidatos asociados a la vacante y todos

estos se encuentren en estado diferente a remitido o auto postulado y el
resultado del Matching sea cero. En este caso debe solicitarse seleccionar un
motivo para generar el certificado. (Ver Imagen 45)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 45

NOTA: Al momento de ser ampliada la vacante a municipios límites al Área de Influencia

si esta se encuentra en estado Vigente, automáticamente cambia su estado a Publicada
y se asignará como fecha límite de envío de candidatos un día después de la fecha de
ampliación, luego de esto el usuario podrá modificar dicha fecha para días posteriores.

Certificado de la ampliación: Al realizar la ampliación municipios límites al Área de

Influencia el sistema permite descargar un certificado en el cual se indican los datos de
la vacante y las condiciones que contiene la ampliación. (Ver Imagen 46)

Imagen 46

Se debe tener en cuenta que existen dos tipos de certificaciones uno que es el
Certificado de inexistencia oferentes registrados, el cual es generado cuando en la
primera realización del Matching arroja cero resultados. (Ver Imagen 47)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 47

El segundo tipo de certificado que se genera es el de la Certificación de

inexistencia de oferentes registrados posterior a no selección, el cual es creado cuando
ningún oferente de los obtenidos por el Matching es apto para la vacante y todos se
encuentran en estado no seleccionados. (Ver Imagen 48)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 48

Esta opción se encuentra contemplada para ampliar el ámbito de búsqueda por

departamento cuando no existen oferentes aptos para la vacante dentro del municipio
seleccionado o dentro de los municipios colindantes si aplica.

Existen dos condiciones básicas para poder realizar la ampliación departamental:

▪ Cuando la cantidad de candidatos asociados (postulados y auto postulados) a la

vacante sea igual a cero y el Matching arroje cero resultados. En este caso el
motivo por defecto será la "inexistencia de oferentes". (Ver Imagen 49)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 49

Al momento de realizar la acción, el sistema confirma si desea realizar la ampliación,

para ello se debe seleccionar la casilla de verificación y posteriormente dar clic en
aceptar. (Ver Imagen 50)

Imagen 50

▪ Siempre y cuando exista uno o más candidatos asociados a la vacante y todos

estos se encuentren en estado diferente a remitido o auto postulado y el resultado
del Matching sea cero. En este caso debe solicitarse seleccionar un motivo para
generar el certificado. (Ver Imagen 51)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 51

NOTA: Al momento de ser ampliada departamentalmente la vacante, ésta

automáticamente cambia su estado a publicada y coloca como fecha límite de envío de
candidatos un día después de la fecha de ampliación, luego de esto el usuario podrá
modificar dicha fecha para días posteriores.

Certificado de la ampliación: Si la vacante no pasa por la ampliación Municipios límites

al Área de Influencia, al realizar la ampliación departamental el sistema permitirá
descargar un certificado en el cual se indican los datos de la vacante y las condiciones
que contiene la ampliación. (Ver Imagen 52), de lo contrario la vacante solo tendrá
certificado para el primer nivel de ampliación.

Imagen 52

Se debe tener en cuenta que existen dos tipos de certificaciones uno que es el
Certificado de inexistencia oferentes registrados, el cual es generado cuando en la
primera realización del Matching arroja cero resultados. (Ver Imagen 53)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 53

El segundo tipo de certificado que se genera es el de la Certificación de

inexistencia de oferentes registrados posterior a no selección, el cual es creado cuando
ningún oferente de los obtenidos por el Matching es apto para la vacante y todos se
encuentran en estado no seleccionados. (Ver Imagen 54)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 54

Ampliación Nacional:

Luego de haber realizado la ampliación departamental y aun no haber arrojado resultado

alguno de oferentes aptos para la vacante el sistema permite ampliar el ámbito de
búsqueda a nivel nacional. (Ver Imagen 55)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 55

Para poder realizar la Ampliación Nacional, la vacante al momento de ejecutar el

Matching debe arrojar cero resultados y tener candidatos asociados con estado diferente
a remitido o auto postulado. En este caso no requiere motivo de la ampliación.

Así mismo como en la ampliación departamental el sistema solicita confirmación de la

ampliación, por lo tanto, se debe seleccionar la casilla de verificación y posteriormente
dar clic en aceptar. (Ver Imagen 56)

Imagen 56

NOTA:
▪ Al realizar la ampliación nacional no se genera un nuevo certificado.

▪ Al momento de ser ampliada nacionalmente la vacante, ésta

automáticamente cambia su estado a publicada y coloca como fecha límite

▪ de envío de candidatos un día después de la fecha de ampliación, luego de esto

el usuario podrá modificar dicha fecha para días posteriores.

▪ En los listados de Gestión de Procesos y Gestión de Vacantes, en la columna

de Municipios, se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

1. Por defecto se debe mostrar el texto “Área de Influencia”, sin mostrar el listado
de municipios.
2. Si la vacante fue ampliada a Municipios límites al Área de Influencia se
mostrará el texto “Ámbito Municipios Límites Área Influencia”.
3. Si la vacante fue ampliada Departamental, se debe mostrar el texto “Ámbito
Departamental”.
4. Si la vacante fue ampliada Nacional, se debe mostrar el texto “Ámbito
Nacional”.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

6.7.4. Matching Hidrocarburos

CRITERIOS DEL MACHING CONDICIONES MATCHING

El oferente que se postula a la vacante debe vivir
específicamente en alguno de los municipios
seleccionados. Esta opción cambia cuando se amplía a la
vacante a nivel municipio límite al Área de Influencia,
LUGAR DE RESIDENCIA departamental o nacional.
● Para este caso particular no se tiene en cuenta el
subgrupo de los cargos, debido a que el Matching
realiza una comparación directa, cargo a cargo.

● Si la vacante no requiere experiencia laboral, el

Matching seleccionará los cargos directamente
desde los intereses ocupacionales del oferente.

Cargos no estandarizados:
Si la vacante contiene únicamente cargos no
estandarizados el Matching seleccionará los valores de
los campos de experiencia y nivel educativo
seleccionados.

Cargos estandarizados:
Cuando la vacante contiene cargos estandarizados se
realiza una búsqueda de oferentes que contengan el nivel
de estudio requerido, junto con los meses de experiencia.
Según el tipo de cargo, éste puede mostrar varios niveles
de estudio junto con varios meses de experiencia.

Condiciones:

● Si un cargo contiene tres niveles educativos junto

con tres meses de experiencia distintos y el oferente
cumple con uno de esos niveles educativos, aplicará su
número de meses de
experiencia para ese nivel educativo.
CARGOS EQUIVALENTES
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CRITERIOS DEL MACHING CONDICIONES MATCHING

● Si el oferente tiene un nivel de educación
superior a alguno de los niveles solicitados para el cargo
estandarizado, se tomará por defecto el nivel anterior al
que contenga el cargo.
● Si el oferente tiene su nivel educativo en curso o
incompleto y se corresponde a uno de los niveles
educativos del cargo estandarizado, tomará por defecto
el nivel anterior al que pertenece.

Cargos estandarizados y no estandarizados.

● Si la vacante asigna en primer lugar un cargo

estandarizado y le preceden dos cargos no
estandarizados, se tomará el nivel educativo y meses de
experiencia del cargo estandarizado para los cargos no
estandarizados.
● Si la vacante asigna en primer lugar un cargo
estandarizado y le preceden un cargo estandarizado y no
estandarizado, se tomará por defecto el nivel educativo y
meses de experiencia del primer cargo estandarizado
para el cargo no estandarizado. Para el segundo cargo
estandarizado tomara el nivel educativo y meses de
experiencia que le corresponden.
● Si la vacante asigna tres cargos estandarizados,
cada cargo tomará el nivel educativo y meses de
experiencia que le corresponden.

NOTA: Si la vacante requiere nivel educativo específico

el sistema por defecto lo asumirá como graduado.
● Si el oferente pertenece a uno de los programas de
CONDICIONES ESPECIALES
gobierno a los que va dirigida la vacante, se
selecciona al oferente.
● Si el oferente tiene marca en programa de gobierno,
como víctima y con la(s) misma(s)
discapacidad(es) de la vacante, se selecciona al
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CRITERIOS DEL MACHING CONDICIONES MATCHING

oferente.

Matching Oferente:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta las vacantes del mismo municipio de residencia
del oferente. Si la vacante ha sido ampliada a municipios
límites al Área Influencia y el oferente reside en alguno de
estos municipios podrá visualizar está vacante. Si la
vacante ha sido ampliada departamentalmente y el
LUGAR DE RESIDENCIA oferente reside en ese departamento o en los
departamentos de los municipios colindantes podrá
visualizar la vacante. En último caso si la vacante es
ampliada nacionalmente y el oferente reside en Colombia
o en otro país, podrá
postularse a la vacante.
Muestra todas las vacantes del mismo nivel y estado
graduado del oferente, siempre y cuando la vacante lo
NIVEL EDUCATIVO,
requiera. La vacante se visualizará según las condiciones
EXPERIENCIA LABORAL Y
del cargo equivalente, sea este estandarizado o no
CARGO EQUIVALENTE
estandarizado, junto con la experiencia laboral del cargo
seleccionado.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Matching Vacante:

CRITERIOS MATCHING CONDICIONES MATCHING

Presenta los oferentes del municipio, o en el caso de ser
ampliada a nivel municipios límites al Área de Influencia
muestra los oferentes que residen en estos municipios
colindantes. Si la vacante es ampliada a nivel
LUGAR DE LA VACANTE departamental muestra los oferentes que residen en el
departamento o en los departamentos de los municipios
colindantes, por último, si es ampliada a nivel nacional se
visualizarán los oferentes que residan en Colombia o en
otro país.
Muestra los oferentes que cumplen con el mínimo nivel
de estudio y los oferentes que tengan un nivel de estudio
NIVEL EDUCATIVO,
superior al requerido, siendo el caso de la elección de un
EXPERIENCIA LABORAL Y
cargo estandarizado o no
CARGO EQUIVALENTE
estandarizado, junto con la experiencia laboral del
cargo seleccionado.

A continuación, se visualiza el proceso realizado por el Matching al momento de

buscar oferentes aptos para la vacante. (Ver Imagen 57)

Imagen 57

*** En el Excel de resultados del Matching, se encontrará la columna "Alerta tiempo de

desempleo" que cumplirá la función de "alertar" al prestador en caso de que se evidencie
una posible diferencia respecto a la información descrita en la columna tiempo cesante
versus la información dispuesta en la columna fecha última colocación. En todo caso, se
establecerá un análisis comparativo en meses
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

de las columnas referidas anteriormente, mostrando en la nueva columna el dato menor

de acuerdo con el cálculo descrito.
Para los oferentes sin evidencia de colocación en SISE en este campo se mostrarán los
meses de cesante y se ordenarán los datos y Excel de mayor a menor.

6.7.5. Reportes Hidrocarburos

En los siguientes reportes de consultas estáticas se agregaron los campos (Vacante

pertenece al sector de hidrocarburos, El tipo de proyecto, Es mano de obra calificada o
no calificada):
● Oferentes que se han auto postulado a alguna vacante en el periodo.
● Oferentes remitidos a empleadores.
● Oferentes colocados.
● Oferentes no seleccionados por la empresa.
● Vacantes.
● Vacantes publicadas.
● Vacantes creadas y no publicadas.
● Vacantes vencidas.
● Vacantes con candidatos en estado colocados.
● Vacantes sin candidatos en estado colocados.
● Procesos de selección.
● Procesos activos.
● Procesos que culminan con postulantes seleccionados.
● Procesos que culminan sin postulantes seleccionados.

7. Reportes

Este módulo facilita la información necesaria para realizar una gestión de control y
seguimiento de las métricas más relevantes del Prestador de Gestión y Colocación de
Empleo.

Proporciona la información necesaria para cumplir con el reporte de información

MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

establecido en la Resolución 1480 de 2014 conocido como “informe estadístico”.

Se accederá al módulo de reportes desde el menú de inicio del módulo

correspondiente, al hacer clic sobre la opción “Reportes”. (Ver imagen 1)

7.1. Consultas Estáticas

Dentro de este módulo se encuentran varias opciones de consulta, las cuales son:
empresas, oferentes, vacantes y procesos.

Para proceder con la creación de un reporte, se siguen los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de fechas en el que estarán basado los registros mostrados en el

reporte. (Ver imagen 1)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 1

Se selecciona el departamento, en caso de que se requiera, y la ciudad en el que se

solicita el reporte para así filtrar por estos campos.

● En caso de que no se requiera un consolidado por departamento y/o ciudad, se

pueden dejar las listas desplegables en “Seleccione”, así el reporte mostrará un
consolidado de los registros vinculados con la agencia. (Ver imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

Se selecciona en el botón “Consultar”, ubicado en la parte superior derecha de la

ventana de consultas estáticas. (Ver imagen 3)

Imagen 3

Por último, se tendrá un listado con los registros correspondientes al registro solicitado,
además filtrado por las fechas y ciudad anteriormente seleccionada, también se cuenta
con la opción de “generar Excel”. Seleccionando este botón
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

automáticamente se descargará a su computador un archivo Excel con el listado

visualizado en pantalla.
A continuación, se presentan las categorías, con su respectivo reporte asociado y los
campos generados para cada uno: (Ver imagen 4, 5, 6, 7 y 8)

● Empresa

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

NIT Dirección Canal de Registro
Razón Social Teléfono Agente Registra
Nombre
Nombre Sede Prestador Anterior
DEMANDANTES Administrador
REGISTRADOS EN LA Email
Id Sede Fecha Traslado
AGENCIA Administrador
Tamaño de la
Ciudad Act. Económica
empresa
Departamento Fecha Registro Estado Sede
EMPRESA NIT Teléfono Fecha Eliminación
DEMANDANTES
Nombre
ELIMINADOS, Razón Social Fecha Inactivación
Administrador
TRASLADADOS A
Motivo
OTRO PRESTADOR
Nombre Sede Email Traslado/Eliminación
Y/O INACTIVOS POR /Inactivación
VOLUNTAD PROPIA Dirección Fecha Traslado
Fecha
DEMANDANTES QUE NIT Ciudad
Actualización
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

HAN MODIFICADO O
ACTUALIZADO Razón Social Departamento
DATOS
Nombre
NIT Ciudad
Administrador
DEMANDANTES SIN Razón Social Departamento Email
VALIDAR
Nombre Sede Dirección Act. Económica
Id Sede Teléfono Fecha Registro
Nombre
Nit Ciudad
Administrador
DEMANDANTES
Razón Social Departamento Email
RECHAZADOS
Nombre Sede Dirección Fecha Rechazo
Id Sede Teléfono Motivo

● Oferentes

Imagen 5

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

Canal de Registro
Tipo Documento Prestador Anterior
OFERENTES Número Fecha Cambio
OFERENTES REGISTRADOS Edad
Documento Prestador
Nombres Género Vereda/Localidad/C
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

entro Poblado
Apellidos % Hoja Vida Pertenece a
Fecha
Celular Actualización Aspiración salarial
Última experiencia laboral
Teléfono Nivel de Estudio
Email Título Obtenido Ocupación
Ciudad de Programa de
Residencia gobierno Estado
Condiciones
Barrio Especiales SISE_OFFLINE
Situación Laboral
Dirección Cargos de Interés
Grupos
Fecha Registro Agente Registra ocupacionales
Cargos de Interés
Ciudad de Fecha Colocación (Ult 6
Tipo Documento Residencia Meses)
Fecha Ins.
Número Direccionamiento
Barrio
IDENTIFICACIÓN Documento (Ult 6 Meses)
DE OFERENTES Fecha Entrevista (Ult 6
REGISTRADOS. Nombres Pertenece a Meses)
(NO APLICA
FILTRO DE Fecha de Aceptación
Fecha de de Términos y
LUGAR) Apellidos
Registro Condiciones

Punto de Fecha Remisión

Atención (Ult 6 Meses)
Tipo Documento Género Teléfono
Número Ciudad de
Documento Residencia Email
OFERENTES CON
HOJA DE VIDA Fecha
Nombres Departamento Actualización
ACTUALIZADA
Apellidos Pertenece a
Edad Celular
Tipo Documento Departamento Última Vacante
Número
Documento Pertenece a # Postulaciones
Tipo proyecto
OFERENTES QUE Nombres Celular hidrocarburos
SE HAN
Vacante pertenece al
AUTOPOSTULAD O sector de
Apellidos Teléfono
A ALGUNA hidrocarburos
VACANTE EN EL Mano de obra
PERIODO Edad Email calificada (MOC)
Género Tipo Registro
Ciudad de
Residencia Código Vacante

OFERENTES CON Tipo Documento Género Celular

RUTA DE Número Ciudad de
Teléfono
EMPLEABILIDAD Documento Residencia
RECOMENDADA Nombres Departamento Fecha de Registro
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

POR FECHA DE Apellidos Pertenece a
REGISTRO Edad Email
OFERENTES SIN Tipo Documento Género Teléfono
RUTA DE Número Ciudad de
Documento Residencia Email
EMPLEABILIDAD
RECOMENDADA Nombres Departamento Fecha de Registro
POR FECHA DE Apellidos Pertenece a
REGISTRO Edad Celular
Tipo Documento Género Email
Número
OFERENTES CON Documento Celular Entrevista
ENTREVISTA DE Nombres Teléfono Fecha Realización
ORIENTACIÓN Ciudad de
REALIZADA Apellidos Residencia Agente evaluador
Edad Pertenece a Estado
OFERENTES QUE Tipo Documento Edad Pertenece a
NO HAN APLICADO Número
Documento Género Celular
A NINGUNA
VACANTE EN EL Ciudad de
Nombres Residencia Teléfono
PERIODO
Apellidos Departamento Email
Mano de obra
Tipo Documento Pertenece a calificada (MOC)
No. Doc. Celular Proceso
Nombres Teléfono Empresa
Apellidos Email Nit
Fecha de
OFERENTES Edad Remisión Tipo Postulación
REMITIDOS A Género Código Vacante Agente Remitió
EMPLEADORES Vacante
Ciudad de pertenece al Email Agente Remitió
Residencia sector de
hidrocarburos
Tipo proyecto
Departamento hidrocarburos
Proceso Fecha
Cód. Proceso Pertenece a Selección
Tipo Documento Celular Tipo Colocación
No. Doc. Teléfono Proceso
Nombres Email Empresa
Vacante pertenece al
Último nivel sector de
Apellidos
educativo hidrocarburos
OFERENTES
Última
COLOCADOS experiencia Tipo proyecto
Edad
laboral hidrocarburos
Mano de obra
Género Ocupación calificada (MOC)
Ciudad de Aspiración salarial
Residencia
Vacante Fecha
Departamento Creación
OFERENTES Tipo Documento Canal de Pertenece a
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

REGISTRADOS EN Registro
PROGRAMAS DE Número Edad Email
Documento
GOBIERNO
Nombres Género Fecha Registro
Programa de Gobierno
Apellidos Nivel Estudio
Título
Celular Homologado Fecha Vinculación
Municipio
Teléfono Residencia
Ciudad de
POS_ID Residencia Fecha Descarte
Tipo Documento Departamento Causal
Número
Documento Pertenece a Observaciones
OFERENTES NO
Vacante pertenece al
SELECCIONADOS
Nombres Celular sector de
POR LA EMPRESA hidrocarburos
Tipo proyecto
Apellidos Teléfono hidrocarburos
Mano de obra
Edad Email calificada (MOC)
Género Vacante
Tipo Documento Género Teléfono
Número Ciudad de
OFERENTE POR Documento Residencia Email
CANAL DE Nombres Departamento Tipo Registro
REGISTRO Apellidos Pertenece a Fecha Registro
Edad Celular
Tipo doc. Género Fecha traslado
OFERENTES
No. Documento Celular Fecha eliminación
ELIMINADOS
Nombres Teléfono Fecha inactivación
TRASLADADOS A
OTRO PERSONAL Motivo
Apellidos Email Traslado/Eliminación
Y/O INACTIVOS DE /Inactivación
MANERA
VOLUNTARIA Edad Pertenece a
Numero
documento Pertenece a Criterio4
REPORTE DE Oferente Criterio1 Justificación
NOVEDADES Celular Criterio2 Realizada Por
FOSFEC Fecha de Validación
Ciudad Criterio3
Último Curso
Código Caja apellidoRealizado
MAESTRO DE Tipo documento Fecha Registro Área
BENEFICIARIOS Número de Fecha
DEL MPC Documento actualización Tipo
nombre Pertenece a
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Vacantes

Imagen 6

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

Fecha
Proceso Vencimiento Titulo Homologado
Nombre
Vacante Estado Tipo Contrato
Programa de
Cargo Gobierno Tiempo Min Experiencia
#
Postulados Ubicación # Colocados
VACANTES Empresa Discapacidad Correo gestor
Puestos de Trabajo
Vacante pertenece al sector de
NIT hidrocarburos
Descripción Vacante
Sector Tipo proyecto hidrocarburos
Fecha Mano de obra calificada (MOC)
Registro Nivel Educativo
VACANTES Fecha
publicación Salario Vacante
Código
Proceso Estado # Auto Postulados

Nombre Puestos de Trabajo

# Auto postulados Asistidos
Vacante
VACANTES
PUBLICADAS Descripción Vacante
Cargo # Remitidos
vacante_pertenece_hidrocarb uros
Empresa Nivel Educativo
Fecha
Registro Salario Vacante tipo_proyecto_hidrocarburos
Fecha Tiempo Min mano_obra_calificada
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

Vencimiento Experiencia
Código Fecha
Proceso Vencimiento Tiempo Min Experiencia
Nombre vacante_pertenece_hidrocarb uros
Vacante Estado
VACANTES Puestos de Trabajo
Cargo tipo_proyecto_hidrocarburos
CREADAS Y
NO # Descripción Vacante
Postulados mano_obra_calificada
PUBLICADAS
Empresa Nivel Educativo
Fecha
Registro Salario Vacante
Código Fecha
Proceso Vencimiento Salario Vacante
Nombre
Vacante Estado Tiempo Min Experiencia
VACANTES Vacante pertenece al sector de
Cargo No de Vacantes hidrocarburos
VENCIDAS
Descripción Vacante
Empresa Tipo proyecto hidrocarburos
Fecha Mano de obra calificada (MOC)
Registro Nivel Educativo
Cód.
Proceso Fecha Registro Tipo proyecto hidrocarburos
VACANTES
Nombre Puestos de trabajo
Mano de obra calificada (MOC)
CON vacante
CANDIDATOS
Cargo # Colocados
CON ESTADO
Vacante pertenece
COLOCADO al sector de
Empresa hidrocarburos

Cód. Vacante pertenece al sector de

Empresa
VACANTES Proceso hidrocarburos
SIN Nombre
Fecha Registro Tipo proyecto hidrocarburos
CANDIDATOS vacante
COLOCADOS Puestos de trabajo
Mano de obra calificada (MOC)
Cargo
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Procesos

Imagen 7

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

Código Vacante pertenece al sector de
Proceso Empresa hidrocarburos
Nombre Fecha
Vacante Creación Tipo proyecto hidrocarburos
PROCESOS DE
SELECCIÓN Mano de obra calificada (MOC)
Cargo Estado
No de
# Postulados Vacantes
Código Vacante pertenece al sector de
Proceso Empresa hidrocarburos
Nombre Fecha
Tipo proyecto hidrocarburos
PROCESOS ACTIVOS Vacante Creación
Mano de obra calificada (MOC)
Cargo Estado
No de
# Postulados Vacantes
Código Vacante pertenece al sector de
PROCESOS Proceso Empresa hidrocarburos
PROCESOS QUE Nombre Fecha
Vacante Creación Tipo proyecto hidrocarburos
CULMINAN CON
POSTULANTES Mano de obra calificada (MOC)
Cargo Estado
SELECCIONADOS
No de
# Postulados Vacantes
Código Vacante pertenece al sector de
Proceso Empresa hidrocarburos

PROCESOS QUE
Nombre Fecha
CULMINAN SIN Vacante Creación
Tipo proyecto hidrocarburos
POSTULANTES
SELECCIONADOS
Mano de obra calificada (MOC)
Cargo Estado
# Postulados No de
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Reportes del coordinador

Imagen 8

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

Punto de Total, Remitidos a Vacantes
Vacantes sin Gestión del
Atención prestador
Nombre Asesor Total, Colocados Puestos de Trabajo
Oferentes
Inscritos Sedes Inscritas Personas Orientadas
REPORTE POR
ASESOR Remitidos por Personas Registradas
Total, Vacantes Publicadas
prestador a en Capacitación
vacante

Auto postulación Vacantes con Gestión del

REPORTES Asistida prestador
COORDINADOR Agencia NIT Razón Social
Nombre Sede Id Sede Ciudad
Departamento Dirección Teléfono
DEMANDANTES Nombre
Email Administrador Act. Económica
REGISTRADOS Administrador
Fecha Registro Canal de Registro Agente Registra
EN EL
PRESTADOR Prestador Tamaño de la empresa
Anterior Fecha Traslado

Estado Sede
OFERENTES Agencia Tipo Documento Número Documento
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CATEGORÍA REPORTE CAMPOS

REGISTRADOS Nombres Apellidos Celular
Ciudad de Residencia
EN EL Teléfono Email
PRESTADOR Barrio Dirección Fecha Registro
Canal de Registro
Edad Género
% Hoja Vida Fecha Actualización Nivel de Estudio
Condiciones
Título Obtenido Programa de gobierno Especiales
Situación Laboral
Agente Registra Prestador Anterior
Fecha CambioVereda/Localidad/Centro Poblado
Prestador Pertenece a
Aspiración salarial
Última experiencia laboral
Ocupación
Estado SISE_OFFLINE
Agencia Proceso Nombre Vacante
Cargo # Postulados Empresa
NIT Sector Fecha Registro
Fecha
publicación Fecha Vencimiento Estado
Programa de
Gobierno Ubicación Discapacidad
Puestos de Trabajo
VACANTES Descripción Vacante Nivel Educativo
PRESTADOR Salario Vacante Titulo Homologado Tipo Contrato
Tiempo Min
Experiencia # Colocados Correo gestor
Vacante
pertenece al Tipo proyecto Mano de obra
sector de hidrocarburos calificada (MOC)
hidrocarburos
Ciudades
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

7.2. Indicadores Totales

El módulo de indicadores totales tiene como funcionalidad consultar el consolidado

numérico de registros en el aplicativo.
Ingresando a esta ventana se encuentran seis módulos para consultar: (Ver imagen 1)

● Oferentes Inscritos
● Oferentes remitidos
● Oferentes colocados
● Demandantes Inscritos
● Vacantes
● Super Subsidio - Microdato FOSFEC
● Direccionamientos

Imagen 1

Seleccionando cualquier modulo a consultar, se observan los mismos filtros para cada
reporte:
Es importante tener en cuenta que, si el usuario que ingresa es distinto al coordinador,
solo podrá hacer la búsqueda de año y mes del punto de atención donde fue registrado
como se visualiza en la imagen anterior. (Ver imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

De ser el caso contrario, si el usuario que ingresa es el coordinador, éste podrá acceder
a todos los puntos de atención que tiene el prestador, indicando el año y el mes deseado.
(Ver imagen 3)

Imagen 3

Continuando desde el usuario del coordinador, después de haber seleccionado los filtros
de búsqueda correspondientes, el usuario debe hacer clic en el botón “Consultar”,
visualizando un cuadro con el resultado de la consulta. (Ver imagen 4)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En la imagen anterior se visualiza la información del indicador por punto de

atención y el consolidado total del prestador, este último se puede ver cuando se
selecciona “Todos” en el filtro de Agencias. Es importante tener en cuenta que solo el
coordinador puede acceder a la información del consolidado del prestador.

Adicionalmente, este reporte permite la descarga en los formatos de Excel, PDF y Word.
(Ver imagen 5)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Oferentes inscritos: En el indicador de Oferentes inscritos, “Total Oferentes (entradas)”

permite en la opción “Ver Detalle” visualizar en una nueva ventana los registros del
indicador. (Ver imagen 6)

Imagen 6

NOTA: En caso de que no se visualice la ventana, verificar en la esquina superior

derecha del navegador que esté permitido el Pop-up o ventana emergente. (Ver imagen
7)

Imagen 7

En el archivo del detalle se visualizan los datos de los oferentes que han entrado a la
agencia con los siguientes datos de acuerdo con el mes consultado en los indicadores
totales:
El indicador Total Oferentes (entradas) corresponde a:
● Los oferentes que se hayan registrado por primera vez en el Punto de Atención.
● Los oferentes trasladados desde otros puntos de atención del mismo prestador.
● Los oferentes trasladados desde otros prestadores.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Ver Detalle: Corresponde al detalle de cada uno de los oferentes registrados o

trasladados y se muestra de la siguiente manera:

CAMPOS “VER DETALLE”

Tipo Documento Nivel de Estudio Fecha Actualización
Número Documento Título Homologado % Hoja Vida
Nombres Ciudad de Residencia Prestador Anterior
Apellidos Email Fecha Cambio Prestador
Vereda/Localidad/Centro Poblado
Celular Fecha Registro
Teléfono Programa de Gobierno Pertenece A
Canal de Registro Condiciones Especiales sise_offline
Edad Situación Laboral
Género Agente Registra

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA SOBRE EL INDICADOR

La cantidad que se muestra en el indicador y del detalle deben ser iguales. El concepto
es que todo oferente que sume al indicador total oferentes (entradas) se debe mostrar
en el detalle independientemente del estado del oferente al final del periodo.

Oferentes remitidos: En el indicador de Oferentes remitidos, “Oferentes remitidos a

empleadores” permite en la opción “Ver Detalle” visualizar en una nueva ventana los
registros del indicador. (Ver imagen 8)

Imagen 8

Ver Detalle: Corresponde al detalle de cada uno de los Oferentes remitidos por el
punto de atención y Oferentes remitidos por auto postulación asistida.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CAMPOS “VER DETALLE”

Tipo Documento Sexo Empresa
Número Documento Dirección Oferente Agente Remitió
Nombres Ciudad de residencia Email Agente Remitió
Apellidos Departamento Tipo de Remisión
Celular Fecha Remisión Programa de Gobierno
Teléfono Código Vacante
Email Proceso

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA SOBRE EL INDICADOR

La cantidad que se muestra en el indicador y del detalle deben ser iguales. El concepto
es que todo oferente que sume al indicador oferentes remitidos a empleadores se debe
mostrar en el detalle todos los oferentes remitidos por el punto de atención y todos los
oferentes remitidos por auto postulación.

Oferentes Colocados: En el indicador de Oferentes colocados, “Total colocados”

permite en la opción “Ver Detalle” visualizar en una nueva ventana los registros del
indicador. (Ver imagen 9)

Imagen 9

Ver Detalle: Corresponde al detalle de cada uno de los colocados directos y a los
colocados indirectos.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

CAMPOS "VER DETALLE"

Tipo Documento Programa de Gobierno
Tipo de proyecto
Número Documento Condiciones Especiales
hidrocarburos
Es mano de obra
Nombres Detalle Discapacidades
calificada
Email Asesor
Apellidos Código Vacante
Direccionamiento
Celular Fecha Colocación Tipo Contrato
Tipo documento
Teléfono Proceso
demandante
Número documento
Email Empresa
demandante
Sexo Tipo de Colocado Sector
Programa de Gobierno
Edad Nombre sede
Vacante
Condiciones Especiales
Dirección Oferente Departamento sede
Vacante
Email Asesor Que
Ciudad de residencia Municipio sede
Colocó
Departamento Pertenece hidrocarburos

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA SOBRE EL INDICADOR

La cantidad que se muestra en el indicador y del detalle deben ser iguales. El concepto
es que todo oferente que sume al indicador total colocados se debe mostrar en el detalle
todos los oferentes colocados directo y a los colocados indirectos (colocados indirectos
por vacante y colocados indirectos por direccionamiento).

Demandantes inscritos: En el indicador de Oferentes inscritos, “Sedes totales

entradas” permite en la opción “Ver Detalle” visualizar en una nueva ventana los
registros del indicador. (Ver imagen 10)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 10

Ver Detalle: Corresponde al detalle de cada una de las sedes inscritas asistidas y
sedes inscritas autónomas.

CAMPOS "VER DETALLE"

Tipo Documento Código Sede Email Administrador
Número Documento Nombre Sede Fecha registro
Razón Social Teléfono Canal de Registro
Naturaleza Dirección Prestador Aprobó
Tipo Empresa Tipo Sede Agencia Aprobó
Actividad Económica Ciudad Agente Aprobó
Sector Departamento
Tamaño Nombre Administrador

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA SOBRE EL INDICADOR

La cantidad que se muestra en el indicador y del detalle deben ser iguales. El concepto
es que toda sede que sume al indicador Sedes totales entradas se debe mostrar en el
detalle todas las sedes inscritas asistidas y sedes inscritas autónomas.

Vacantes: En el indicador de Vacantes, “Total vacantes” permite en la opción “Ver

Detalle” visualizar en una nueva ventana los registros del indicador. (Ver imagen 11)
 MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 11

Ver Detalle: Corresponde al detalle de cada una de las vacantes con gestión del
prestador y vacantes sin gestión del prestador.

.
CAMPOS "VER DETALLE"
Código Proceso Fecha Registro Ubicación
Nombre Vacante Fecha Vencimiento Discapacidad
Cargo Estado Actual Puestos de Trabajo
# Postulados Tipo de Vacante Tipo de contrato
Empresa Programa de Gobierno Agente Aprobó

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA SOBRE EL INDICADOR

La cantidad que se muestra en el indicador y del detalle deben ser iguales. El concepto
es que toda vacante que sume al indicador total vacantes se debe mostrar en el detalle
todas las vacantes con gestión del prestador y vacantes sin gestión del prestador.

Super Subsidio - Microdato FOSFEC:

El objetivo del indicador es facilitar a los prestadores la información requerida por parte
de la Superintendencia de Subsidio Familiar (de ahora en adelante SSF) referente al
reporte 5-311 Microdato Fosfec (Información Microdato Beneficios Mecanismo de
Protección al Cesante) del Anexo Técnico de la Circular Externa 007.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

De acuerdo con lo dispuesto en esta Circular, se coloca a disposición para las Cajas de
Compensación Familiar la información que tiene disponible el Sistema Integrado del
Servicio Público de Empleo (de ahora en adelante SISE) y es deber de las Cajas de
Compensación Familiar complementar y construir el reporte final que reportan a la SSF
a con la información que es de exclusivo conocimiento de cada Caja de Compensación.
(Ver Imagen 12).

Imagen 12

Nota: Desde el botón “Descargar Instructivo” podrá acceder a la explicación de la

información suministrada por el indicador.

Direccionamientos: El sistema muestra una pantalla que permite la selección del punto
de atención del prestador con el que se encuentre logueado, la selección del mes para
la generación de los indicadores. Muestra la información correspondiente al Mes
anterior, Mes seleccionado, Acumulado año y Detalle (Ver Imagen 13).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 13

Descripción de indicadores Totales

● Orientación laboral - Entrevistas: Corresponde a las entrevistas individuales y

grupales evaluadas, en estado “asistió”.
● Orientación Laboral - Actividades Grupales: Corresponde a las pruebas
psicotécnicas, entrevistas y talleres grupales evaluados, en estado “asistió”.
● Capacitación - Registrados: Corresponde a los oferentes registrados en
convocatorias del área de capacitación.
● Capacitación - Finalizados: Corresponde a las evaluaciones de oferentes
registrados en direccionamientos de capacitación, en estado “asistió”.
● Emprendimiento - Registrados: Corresponde a los oferentes registrados en
convocatorias del área de emprendimiento.

Para ver el detalle de cada uno de los indicadores, clicar sobre el enlace “Excel” que
aparece al frente y mostrará toda la información correspondiente a ese indicador. (Ver
imagen 14).
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 14

7.3. Fosfec

El reporte de FOSFEC (Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al

Cesante) es el tipo de reporte de cumplimiento normativo que se dispone en la
plataforma. La justificación de este reporte nace en la necesidad y obligatoriedad de las
agencias de gestión y colocación de empleo de las Cajas de Compensación, en la
validación del cumplimiento de ruta de empleabilidad para que los cesantes con
subsidios del FOSFEC puedan seguir disfrutando de los mismos.
Así pues, en virtud del artículo 55 del Decreto 2852 del 2013 citado textualmente a
continuación, se entiende que esta funcionalidad puede resultar de alto valor añadido
para las agencias.
Artículo 55. Pérdida de las prestaciones. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1636
de 2013, perderán las prestaciones quienes:

a. No acudan a los servicios de colocación ofrecidos por el Servicio Público de

Empleo en las condiciones establecidas en el presente Decreto.
b. Incumplan, sin causa justificada, con los trámites exigidos por el Servicio Público
de Empleo y con los requisitos para participar en el proceso de selección por parte
de los empleadores a los que hayan sido remitidos por éste.
c. Rechacen, sin causa justificada, la ocupación que le ofrezca el Servicio Público
de Empleo, siempre y cuando ella le permita ganar una remuneración igual o
superior al 80% de la última devengada y no se deterioren las condiciones del
empleo anterior. Entiéndase por deterioro en las condiciones del empleo
solamente las circunstancias de demérito en relación con el domicilio del trabajo
y la relación de la nueva labor con el perfil ocupacional del postulante, lo cual
debe ser justificado por éste y validado por la Caja de Compensación Familiar.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

d. Descarten o no culminen el proceso de formación para adecuar sus competencias

básicas y laborales específicas, al cual se hayan inscrito conforme la ruta de
empleabilidad, excepto en casos de fuerza mayor.
e. Asistan a menos del ochenta por ciento (80%) de las horas de capacitación
definidas en la ruta de empleabilidad.

NOTA:

● Los cesantes pueden hacer efectivo este beneficio por 6 meses cada tres años.
Por ejemplo, si el cesante ha recibido este beneficio por dos meses y éste vuelve
a ser empleado, tendrá pendientes cuatro meses del beneficio en caso de que
nuevamente quede desempleado dentro de los tres años establecidos.

● El beneficio comprende el pago de pensión y salud.

Captación de la información: La información se obtiene de un servicio web que expone

SISE, para que las aplicaciones que manejan información del mecanismo de protección
al cesante alimenten SISE con dichos datos.

La funcionalidad tiene las siguientes características:

● El servicio está disponible desde el primer día de cada mes hasta la confirmación
realizada por el coordinador de la validación de ruta.

● La fecha de validación límite es definida por el servicio web de FOSFEC.

● La información reportada al SISE es:

o Tipo del documento del oferente.

o Número de documento el oferente.
o Nit del prestador al que se postuló el oferente.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Ingreso al reporte: Para realizar el ingreso a esta sección es necesario remitirse a la

opción “Reportes” de la parte superior del menú, y luego dar clic en la opción “Fosfec”.
(Ver Imagen 1)

Imagen 1

Posteriormente se procede a filtrar la información deseada por año, mes y versión. Si se

desea la búsqueda más específica de un cesante se ingresa su número de documento
en el campo de “Buscar por número de documento”. (Ver Imagen 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 2

La versión 1.0 será únicamente de consulta y en ésta se mostrarán los criterios validados
por la plataforma según el comportamiento de los cesantes durante el mes, esta versión
contiene las recomendaciones realizadas durante el cargue de los datos según los
criterios de validación por medio del cruce de información con el módulo de
direccionamiento. Por otro lado, en versión 2.0 se podrá hacer la modificación
respectiva, todos los criterios serán cargados con valor de SI, por lo tanto, solo se debe
modificar la información de los cesantes a los que se les va a bloquear el beneficio por
ruta, para ello hay que cambiar únicamente el criterio por el cual se le va a negar el
beneficio al cesante con su respectiva justificación.

Fechas de acceso: Las fechas para acceder a las versiones varían de acuerdo con la
disponibilidad de la aplicación que reporta la información. (Ver Imagen 3)
● La fecha en la que está disponible la versión 1.0 es el primer día de cada mes y
se irá alimentando de acuerdo con la información que va ingresando en el
servicio web.

● La versión 2.0 también está disponible desde el primer día de cada mes, hasta
que realicen la actualización masiva o el último día del mes.

NOTA: Si el periodo de validación está activo (6 meses) la información se puede

modificar en la versión 2.0, si ya se realizó la actualización masiva o se cumplió el
periodo valido del mes (último día del mes), no se pueden realizar cambios.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 3

La plataforma de empleo, a través de esta funcionalidad de reporte del FOSFEC procede

a validar los siguientes cuatro criterios de acuerdo con las premisas que se detallan a
continuación: (Ver Imagen 4)

Imagen 4

1. Criterio 1 – Acudir a los servicios de colocación “Acude a los servicios de

colocación de empleo”. Para este criterio valida si el cesante tiene iniciada,
programada (agendada) o realizada la entrevista de orientación laboral y si ha
postulado o no a alguna de las vacantes publicadas por la agencia. En este
sentido, si el cesante hubiera tenido agendada una cita en este periodo y no
hubiera asistido a la misma y el asesor así lo hubiera registrado en la plataforma,
aparecerá reportado como NO CUMPLE y sus beneficios podrán ser bloqueados
o cancelados. Igual ocurrirá, con aquellos cesantes que no hubieren postulado a
vacantes en el periodo de observación a que se refiere este reporte.
Si el cesante no tiene solicitada entrevista de orientación, entonces se reportará
como N.A. (no aplica) y no impactará en el cobro del subsidio.

● Cambiar criterio de entrevista, si no tiene pasa por SI.

● Solo poner NO cuando no asista en el mes.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

2. Acudir a procesos de selección “Cumple trámites en procesos de selección”.

Dado que en la plataforma el ciclo global de los procesos de selección es
gestionado tanto por un asesor de la agencia como potencialmente, por un
usuario de la empresa, se validarán ambos criterios. En primer lugar, si en el
proceso de selección de la agencia se hubieran asignado pruebas de selección y
el cesante no asiste a las mismas el asesor podrá registra su no asistencia en la
plataforma, reportándose como NO CUMPLE en este reporte de FOSFEC. Si aun
habiendo acudido a las citaciones de la agencia, desde la empresa se hubiera
reportado al cesante como descartado con causal de no asistencia, también
aparecerá como NO CUMPLE en este criterio a efectos de bloqueo o cancelación
del subsidio.

3. Aceptación de oferta salarial “Aceptación de oferta salarial empresa”. Si en el

proceso de selección gestionado por la empresa, ésta descartara al cesante
reportando como causal (del descarte) que no acepta oferta salarial (el usuario
de la empresa deberá digitar el salario ofrecido) y, la plataforma validará si esa
oferta (digitada por la empresa) supone igual o mayor valor del 80% del último
salario devengado por el cesante cuando estaba activo (información reportada
por el Centro de Soporte Operativo al FOSFEC). Si la oferta salarial reportada por
la empresa es igual o superior al 80% del último salario reportado por el Centro
FOSFEC, se reportará como NO CUMPLE.

4. Asistencia a orientación y capacitación laboral “Cumple procesos de orientación

y capacitación laboral”. En este último criterio, la plataforma hace una doble
validación. De un lado, se valida que aquellos cesantes a los que se les ha
recomendado un determinado curso o taller, se encuentren inscritos en el mismo
(siempre y cuando el periodo de inscripción se haya cerrado antes de la
validación, si no se reportará N.A. – No aplica) y de otro, que aquellos cesantes
que se hayan inscrito en los cursos o talleres recomendados por la agencia de
gestión y colocación cumplan con al menos el 80% de las horas del programa.
En este caso se consideran el total de horas programadas y no las parciales
(frente a incurridas) en el momento de validación. De esta forma, aparecerá NO
CUMPLE cuando aparecen las circunstancias de negación comentadas, SI
CUMPLE en caso contrario y N.A. (No Aplica) cuando no existen elementos
suficientes de validación.
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

A continuación, se observa que los campos son editables cuando su versión sea
2.0. (Ver Imagen 4)

Imagen 4

NOTA: La opción N.A, tiene referencia a una falta de acción con el proceso por parte
del prestador y no del cesante, por ejemplo, si el prestador no realizó un
agendamiento, este hecho no significa que es por causa del cesante. En este caso el
sistema valida esta información como un, SI.

En el momento de indicar si el cesante cumple o no con un criterio, la plataforma

solicita la justificación de esta elección. (Ver Imagen 5)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Imagen 5

Para mejorar la navegación para el informe se han incluido los vínculos para ver la ruta
de empleabilidad y ver en detalle la información del usuario sin salir del informe Fosfec.
Al hacer clic en la cedula se accede al detalle de la información de la persona y al
hacer clic sobre el pincho azul se accede a la información de la ruta de empleabilidad.
(Ver Imagen 6)

Imagen 6

Finalmente, luego de haber realizado todo el diligenciamiento de los cesantes se debe

dar clic en la opción “Actualización masiva”, la cual ejecuta el cierre de la validación por
parte de la caja. (Ver Imagen 7)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

NOTA: En el momento de hacer la actualización masiva, el sistema automáticamente

envía toda la información a la base de datos del servicio web, aplicación de FOSFEC
que valida la información de los cesantes. Es IMPORTANTE tener en cuenta que luego
de haber dado en dicha opción el usuario prestador que realiza el diligenciamiento de
los datos, NO podrá hacer ninguna modificación de la información y se bloquearán las
celdas.
La información remitida al servicio web es la siguiente:
● Tipo del documento del oferente
● Numero de documento del oferente
● Nit del prestador al que realiza la validación
● Criterio 1
● Criterio 2
● Criterio 3
● Criterio 4
● Persona que realiza la validación

El servicio web, luego de ejecutar la actualización masiva, envía un correo al prestador,

por haber realizado dicha acción.

Si se desea la información detallada de los cesantes a los cuales se realizó dicha

gestión, en el costado inferior izquierdo se encuentra la opción de “Exportar a Excel”, el
cual proporciona datos tales como: (Ver Imagen 8)

● Tipo de documento ● Apellido

● Numero de documento ● Nombre

● Teléfono
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

● Celular ● Criterio 2
● Nivel de estudio ● Criterio 3
● Dirección ● Criterio 4
● Email ● Estado
● Ciudad ● Justificación
● Criterio 1

Imagen 8
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

8. Soporte Plataforma

Con el fin de brindar soporte a los usuarios Prestadores que hacen uso de la plataforma,
y de forma puntual a oferentes y demandantes que utilizan el portal web de autogestión,
el Servicio Público de Empleo dispone de un servicio de mantenimiento y resolución de
incidencias (CAU – Centro de Atención de Usuarios).
El modelo de servicio se presenta en el siguiente esquema: (Ver Imagen 1 y 2)
MANUAL DE USO PARA AGENCIAS DE EMPLEO

Soporte SISE Exclusivo para Prestadores

Línea gratuita nacional 01 8000 413 556
Desde Bogotá (601) 407 4000 opción 3
Lunes a viernes 7:30 am - 6:00 pm en Jornada Continua
[Link]@[Link]
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traducciones a cualquier idioma sin autorización escrita
del titular.