LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
COMO TÉCNICA DE
EVALUACIÓN
Yargelis pacheco
I. LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Es crucial que las empresas se mantengan en constante evolución que
prolongue su sostenibilidad, es por ello que se implementa uno de los procesos
claves para el éxito de la organizacion como lo es la auditoria administrativa.
Esta auditoria juega un papel fundamental para la identificación y
correccion de errores en la gestion, siendo una herramienta indispensable para el
exito de cualquier empresa, optimizando sus operaciones.
Ahora bien, existen las sieguiente etapas para aplicar el proceso de la
auditoria administrativa la cual se basa en 08 fases generales
Diagnóstico preliminar Definición de criteriosDefinición
de valoración
y diseño de instrumentos
Investigación preliminar
Recopilació Evaluación Elaboración
Programació
n y revisión del reporte
n
de de
Figura 1. Etapas del Proceso de la Auditoría
Administrativa.
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Investigación preliminar:
Un primer acercamiento con la organización es necesario a través de entrevistas
con el solicitante del estudio o con el responsable del área a auditar. En esta etapa
se pretende obtener información sobre 03 cuestiones prioritarias
a) el objetivo del estudio
b) la definición del área a auditar
c) alcance y profundidad de la auditoria
Adicionalmente, se debe obtener información a profundidad sobre la historia de
ésta, la visión, misión, planes y metas de la organizacion asi como los manuales
de calidad, informes y controles operativos
I.1 Diagnóstico preliminar
Concluida la investigación preliminar, debe realizarse el análisis de la documenta-
ción recabada y proceder a detectar las áreas que puedan representar alguna
problemática y, en consecuencia, decidir si se tiene la la necesidad de realizar una
revisión más detallada.
I.2 Definición de criterios de valoración
Es una de las fases más importantes del proceso de Auditoría
Administrativa la cual comprende la descripción de los elementos, subelementos y
niveles
A manera de ejemplo, les señalare las siguientes variables (elemen- tos) a estudiar
en una Auditoría administrativa:
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DIAPO
Elemento Descripción
Planeación Actividades relacionadas con la determinación de
objetivos a corto, mediano y largo plazos; así como
los medios necesarios para alcanzarlos.
Organización Análisis de la estructura formalizada e intencional de
posiciones de los recursos humanos y materiales
necesarios para alcanzar los objetivos planeados.
Integración Dotación del personal necesario para el desempeño
de las funciones y actividades definidas en la estruc-
tura de organización.
Dirección Tipos y estilos de liderazgo como guía en el desem-
peño y logro de objetivos.
Control Actividades relacionadas con la medición del des-
empeño identificando y ajustando las desviaciones
existentes, asegurando con ello el cumplimiento de
planes.
DIRECCIÓN
Subelemento Descripción
Delegación Se evalúa el equilibrio que prevalezca entre las funciones
conferidas y la autoridad asignada con que cuente la unidad
u organismo, para el cumplimiento de los planes y progra-
mas.
Comunicación Se evalúa la existencia de medios formales de comunica-
ción de la unidad u organismo, así como la eficiencia y efi-
cacia de los mismos.
Liderazgo Se evalúa la capacidad que tiene el personal con mando de
la unidad u organismo, para lograr el trabajo en equipo y
alcanzar las metas de productividad establecidas.
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Una vez definido que la dirección será uno de los elementos a considerar
en la Auditoría y determinados los subelementos se procede a la construcción de
la escala de medición para cada uno de ellos.
Para este ejemplo, se establece una escala con cinco niveles de
calificación, asociados con una puntuación de cero a 20 en una escala incre-
mental de cinco unidades. Cuyos terminos se expresan de la siguiente manera:
carente, deficiente, elemental, adecuado y excelente. La razón de iniciar con
cero es asociar este valor con la ausencia del subelemento a evaluar.
Diapositiva
NIVEL PUNTUACIÓN EVALUACIÓN
I 0 CARENTE
II 5 DEFICIENTE
III 10 ELEMENTAL
IV 15 ADECUADO
V 20 EXCELENTE
I.3 Definición y diseño de instrumentos
Es importante destacar, que en todo instrumento de recolección de los da-
tos se deben observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad. La
validez, en términos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmen-
te mide la variable que pretende medir. La confiabilidad se refiere al grado en que
su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados.
los instrumentos a utilizar pueden ser de una naturaleza muy variada tales como:
cuestionarios, entrevistas, guías de evaluación, fichas anecdóticas, listas de
control, inventarios entre otros.
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I.4 Programación
En esta fase, se define el desarrollo y secuencia de las actividades, así co-
mo el tiempo estimado para llevarlas a cabo.
considerandose los siguientes aspectos:
DIAPOSITIVA
a) características de la organización;
b) b) finalidad de los trabajos;
c) c) secuencia;
D) estimación de tiempos,
E) e) determinación del personal que intervenga;
F) e) selección de las técnicas que se utilizarán
I.4.1 Elaboración del programa de trabajo
La información obtenida debe cruzarse y verificarse mediante la técnica de
observación, y de este modo se puede conocer con mayor certeza la opinión y
postura del recurso humano sobre los problemas a los que se enfrentan en el
de- sarrollo de su trabajo.
En función de lo anterior, se determina el tiempo estimado para el desarro-
llo de la auditoría. Se deben considerar cinco elementos fundamentales: primero,
el alcance del estudio; segundo, la profundidad del mismo; tercero, los resultados
que se pretenden obtener; cuarto, el personal que se tenga disponible y quinto, la
experiencia obtenida en revisiones anteriores.
I.4.2 Aprobación del programa de trabajo
Una vez elaborado el programa de trabajo, habrá que concertar nuevamente una
reunión con el responsable de la organización o unidad, previa entrega del docu-
mento que contendrá: el objetivo del estudio; el área a auditar; el alcance; la pro-
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fundidad de la auditoría; el costo; tiempo de realización; así como el apoyo reque-
rido para la recopilación de la información. Dicho documento deberá ser comenta-
do y formalizado para convenir los términos y condiciones definitivas del trabajo.
I.5 Recopilación y revisión de información
Una vez aprobado el programa de trabajo de la Auditoría, se inicia la etapa de re-
copilación de información en la cual se abordarán a los responsables de los pues-
tos clave a quienes se aplicarán los instrumentos elaborados, debiendo solicitarse
todos los documentos que respalden la información proporcionada.
Es importante señalar que el auditor debe adicionar en sus informes las
observaciones personales sobre cualquier situación que considere relevante para
el proceso de valoración.
I.6 Evaluación
Los analistas deberán tomar como referencia para la evaluación, cada uno
de los lineamientos descritos en la guía de análisis y evaluación, la cual de acuer-
do a la técnica de Auditoría Administrativa, tiene por objeto orientar y uniformar el
método a seguir durante el proceso de análisis y evaluación de los resultados ob-
tenidos en la práctica de la Auditoría.
En el ejemplo que se ha venido desarrollando, la guía de análisis y eva-
luación, señalaría que el elemento dirección será evaluado de acuerdo con las
calificaciones obtenidas en los subelementos: delegación, comunicación y lideraz-
go, por lo que la suma de las calificaciones obtenidas en ellos integrará la califica-
ción del elemento antes mencionado, el cual a su vez, será parte de la evaluación
integral de la unidad u organismo auditado.
Supongamos que el área auditada ha sido calificada de la siguiente forma:
Subelemento Calificación
Delegación 10
Comunicación 15
Liderazgo 5
Total Dirección 30
Calificación máxima 60
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Porcentaje de eficiencia 50%
Nivel alcanzado III ELEMENTAL
I.7 Elaboración del Reporte de Auditoría
El Reporte de Auditoría formaliza los resultados de la evaluación por lo que deben
prepararse cuidadosa y profesionalmente para ser presentados al responsable de
la organización, señalando la problemática más significativa, de manera que sea
accesible la comprensión y lectura de los mismos. Se deben de incluir, además de
los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes para el
mejoramiento de las operaciones del área.
Una propuesta de solución deberá observar los siguientes puntos: utilidad
que reporta al cliente, sujeción a los objetivos y políticas establecidos, requeri-
mientos del cliente, recursos disponibles (técnicos, materiales, económicos y
humanos), costo de ejecución, riesgos probables, posibilidad de control, segui-
miento, tiempo de realización, desarrollo de la organización, condiciones legales y
derechos humanos.
Una recomendación de las autoras es facilitar la comprensión del informe
mediante el uso de gráficas comparativas acerca de la situación real con la plan-
teada en los objetivos organizacionales. Por ejemplo:
Resultados de la evaluación del elemento Dirección
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Auditoria ambiental:
Son varias las razones por las que una organización necesita realizar una auditoría
ambiental desde buscar el origen de un problema evidente, hasta satisfacer una
exigencia y asi obtener los asuntos reglamentarios y en orden.
En otras palabras Una auditoría ambiental es una revisión analítica, evaluativa y
sistemática de la gestión que lleva a cabo una organización para minimizar o eliminar
el impacto ambiental que causa su operación. Durante una auditoría ambiental se
busca verificar el cumplimiento con obligaciones regulatorias o con requisitos de un
estándar, y establecer brechas en la implementación de medidas para proteger el
medio ambiente. El cumplimiento de los objetivos y de lo solicitado en las políticas
también son comprobados en una auditoría ambiental. El alcance de la auditoría
permite verificar la eficacia de las prácticas que implementa la organización para
racionalizar el consumo de energía, los procesos de reciclaje, la disposición de
desechos, las medidas para prevenir la contaminación del aire o de fuentes de agua
y, en general, todos los procedimientos susceptibles de afectar el ambiente o
contribuir a salvaguardar su integridad.
¿Qué se hace en una auditoría ambiental?
Las auditorías ambientales se desarrollan bajo las técnicas y metodologías
generalmente aceptadas contenidas en el estándar de auditoría ISO 19011. Esto
implica que se designe a un auditor y este elija su equipo dependiendo, por supuesto,
del tamaño y complejidad de la tarea. Lo que sigue es realizar un plan de trabajo, un
cronograma de actividades y una reunión de inicio para socializar el plan y asegurar la
disponibilidad de acceso a determinadas áreas y de empleados clave que serán
entrevistados. En la práctica, un auditor ambiental revisa:
Procesos, procedimientos y metodologías.
Verifica el funcionamiento correcto de controles operativos en visitas de campo.
Entrevista a empleados y personas clave.
Con base en un checklist HSE, comprueba el cumplimiento de normas y políticas.
Revisa los documentos que soportan el cumplimiento.
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Comprueba la eficacia de procesos clave como los de disposición de desechos,
aguas residuales, consumo de energía, emisiones y otros similares.
Presenta informes finales detallando con claridad los hallazgos encontrados,
las no conformidades, los problemas, y las sugerencias para resolverlos.
Igualmente, informa sobre la efectividad de las acciones para resolver problemas
reportados en auditorías pasadas y menciona los puntos positivos del Sistema,
que servirán como base para la mejora continua.
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