POLITICAS DE FONDO FIJO
1. Definición del Fondo Fijo
El monto fijo destinado al fondo de caja chica será de $5,000
Este monto debe estar en función de las necesidades de la tienda y del nivel de gastos menores
habituales. Mismo que deberá reponerse cuando se agote y compruebe su aplicación.
La cajera deberá hacer el corte diario, el cual deberá firmar como responsable y el supervisor también
firmara
2. Asignación y Responsabilidad
Nombrar a una persona encargada para el manejo y custodia del fondo fijo en este caso el encargado
será el gerente de la tienda
Registrar la asignación del fondo fijo a esta persona y su responsabilidad de control.
3. Control de Gastos
Los gastos permitidos para usar el fondo fijo serán eh puntos específicos como artículos de oficina,
papelería, productos de limpieza, y gastos menores de mantenimiento.
Ningún gasto puede superar el 25% del total del fondo sin autorización adicional.
En caso de que no presente la documentación requerida, se descontarà de la nomina
4. Documentación de los Gastos
Exigir comprobantes (facturas o recibos) para cada gasto realizado con el fondo fijo.
Crear un formulario o formato de registro donde se anote cada gasto, incluyendo la fecha, el concepto,
el monto y la firma de la persona que realizó el gasto.
5. Reembolsos del Fondo Fijo
Definir una periodicidad para el reembolso del fondo fijo (por ejemplo, semanal o mensual) para que
vuelva a estar en el monto inicial.
Realizar el reembolso solo después de una revisión y aprobación de los gastos, garantizando que
todos los comprobantes sean correctos.
6. Registro Contable del Fondo Fijo
Registrar el fondo fijo en el balance como un activo corriente.
Cada vez que se realice un reembolso, registrar una salida del efectivo correspondiente y documentar
el ajuste en el fondo fijo.
7. Auditoría y Control Interno
Realizar auditorías periódicas (internas o externas) del fondo fijo para asegurar el cumplimiento de las
políticas y prevenir posibles malos manejos o fraudes.
Establecer sanciones en caso de detectarse un uso inadecuado o falta de comprobantes.
8. Política de Actualización del Monto del Fondo Fijo
Revisar al menos anualmente si el monto destinado al fondo fijo sigue siendo adecuado o necesita un
ajuste, según posibles los cambios que ocurran en operaciones de la tienda, o cuando ya no sea
suficiente, esta autorización será echa por Gerente de la empresa
POLITICAS DE BANCOS
1. Apertura de Cuentas Bancarias
Política: Las cuentas bancarias de nuestra empresa se abrirán únicamente en
bancos previamente autorizados y seleccionados por la empresa, asegurando que
sean instituciones financieras de confianza y con políticas claras de seguridad y
transparencia.
2. Depósitos de Efectivo
Política: Realizar depósitos periódicos de las ventas en efectivo, a fin de reducir el
riesgo de robo o mal manejo del dinero en la tienda, ya sea por empleados o
terceros. Los depósitos deben hacerse a diario o semanalmente, dependiendo del
volumen de efectivo manejado.
3. Conciliación Bancaria Mensual
Política: Realizar una conciliación bancaria mensual para verificar que los
registros contables coincidan con los estados de cuenta del banco. Con este
proceso ayudaremos a nuestra tienda a detectar posibles errores o fraudes. Quien
4. Autorización de Transferencias
Política: El gerente o administrador debe autorizar cualquier transacción mayor a
un monto específico, y cada operación debe documentarse adecuadamente.
5. Registro Contable de los Movimientos Bancarios
Política: Registrar diariamente en los libros contables todos los movimientos
bancarios, incluyendo depósitos, retiros y transferencias, detallando el concepto y la
fecha de cada transacció[Link]
6. Revisión y Auditoría Periódica
Política: Realizar auditorías internas y/o externas periódicas para verificar el
cumplimiento de las políticas establecidas y la seguridad de los fondos y de la
tienda en general.
7. Actualización y Revisión de Políticas
Política: Revisar y actualizar anualmente las políticas en general para adaptarlas
a cambios que puedan surgir a futuro en la tienda.
POLITICAS DE INVENTARIOS
1. Control de Entradas y Salidas de Inventario
Política: Registrar cada entrada y salida de inventario en el sistema contable,
detallando información como la fecha, el tipo de mercancía, cantidades, y valor de
adquisición. Esto para asegurar que el inventario esté actualizado en todo
momento.
2. Valoración de Inventarios
Para la valoración de nuestros inventarios utilizaremos un método consistente que
será el UEPS para determinar el costo de los productos vendidos y el valor de los
inventarios al final del periodo.
3. Registro y Clasificación del Inventario
Política: se Clasificará el inventario en categorías relevantes (ropa de temporada,
accesorios, ropa para diferente tipo de público) y se registrará cada tipo en el
sistema contable. Esto nos permitirá realizar un seguimiento adecuado y analizar
el desempeño de cada línea de productos.
4. Conteo Físico y Conciliación Periódica de Inventario
Política: se realizarán conteos físicos de inventario de manera periódica estos
serán de manera mensual o trimestral y se conciliarán los resultados con los
registros contables. Esto permitirá identificar y ajustar cualquier diferencia, como
pérdidas o errores en nuestros registros
5. Control de Pérdidas u obsolescencia
Política: se establecerán procedimientos para identificar y registrar pérdidas
de inventario, productos obsoletos o dañados, y contabilizarlos como una
pérdida dentro de nuestros registros contables.
6. Revisión y Evaluación de Inventario de Temporada
Política: se revisaran periódicamente los inventarios de temporada y se liquidaran
los productos que no se hayan vendido al final de cada temporada. Esto con el fin
de liberar espacio en el almacén y recuperar un porcentaje para no generar
perdidas
7. Registro Contable de Compras y Devoluciones
Política: Registrar en el sistema contable cada compra de inventario y cualquier
devolución de mercancía, para asegurar que el valor del inventario en los estados
financieros refleje de manera correcta la información.
8. Política de Inventario Mínimo y Máximo
Política: Establecer un nivel mínimo y máximo de inventario para evitar
problemas de desabastecimiento o sobreabastecimiento.
POLITICAS DE COMPRAS
Aprobación y Autorización de Compras
Política: Todas las compras deben ser autorizadas previamente por el gerente de
tienda o un responsable designado en caso de que este no esté presente. con esto
aseguraremos que las compras se realicen solo cuando sean necesarias y dentro
del presupuesto asignado.
2. Selección de Proveedores y Negociación de Condiciones
Política: Realizar un proceso de selección de proveedores confiables, evaluando
sus precios, calidad y términos de entrega. Las condiciones de compra, como el
precio, plazo de pago y descuentos, deben negociarse y documentarse antes de
realizar cualquier pedido.
3. Registro Contable de Compras
Política: Registrar cada compra en los libros contables detallando la fecha de la
transacción, proveedor, cantidad y costo total, incluyendo impuestos y descuentos.
4. Control de Recepción y Verificación de Mercancía
Política: Al recibir la mercancía, el encargado de almacén o el personal designado
debe verificar que las cantidades y condiciones sean correctas, comparando la
mercancía recibida con la orden de compra y la factura del proveedor.
5. Conciliación de Facturas y Pagos a Proveedores
Política: Antes de realizar un pago, se debe conciliar la factura del proveedor con
la orden de compra y la mercancía recibida para verificar que todo esté correcto.
Esto para ayudar a evitar problemas futuros.
. Registro y Control de Descuentos y Devoluciones
Política: Registrar todos los descuentos recibidos y devoluciones de mercancía en
el sistema contable, para reflejar con precisión el costo real de las compras.
8. Planificación y Programación de Compras
Política: Planificar las compras de mercancía en función de la demanda
proyectada y la temporada, minimizando el exceso de inventario y tener un buen
nivel de compras para evitar costos innecesarios y por ende mayores gastos.
9. Monitoreo y Control de Compras de Activos Fijos
Política: Para la compra de activos fijos como por ejemplo mobiliario, equipos, etc.
Se realizara un análisis de necesidad para ver si realmente se ocupan, obtener
aprobaciones adicionales y registrar la compra de acuerdo con su clasificación
contable.
10. Evaluación y Auditoría de Proveedores
Política: Realizar evaluaciones periódicas de los proveedores, revisando su
desempeño en términos de calidad, tiempos de entrega y precios. También se
deben realizar auditorías de las compras para asegurar el cumplimiento de las
políticas establecidas.
