REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA
“KLÉBER RAMÍREZ”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

DISEÑO DE PROPUESTA PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA
SURTINSUMOS C.A LA AZULITA, MUNICIPIO ANDRÉS BELLO ESTADO BOLIVARIANO
DE MÉRIDA

TUTOR: PARTICIPANTES:
LCDA. NAIBELIXEN ALBARRÁN T.S.U. ALBARRÁN NAYELI V-28.157.899
T.S.U. HERNÁNDEZ YOELSIX V-23.390.495
TUTOR:
ING. GUIDO ALBERTO OBANDO

LA AZULITA, MARZO DE 2024

 2

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA
“KLÉBER RAMÍREZ”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

DISEÑO DE PROPUESTA PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA
SURTINSUMOS C.A LA AZULITA, MUNICIPIO ANDRÉS BELLO ESTADO BOLIVARIANO
DE MÉRIDA

TUTOR: PARTICIPANTES:
LCDA. NAIBELIXEN ALBARRÁN T.S.U. ALBARRÁN NAYELI V-28.157.899
T.S.U. HERNÁNDEZ YOELSIX V-23.390.495

TUTOR:
ING. GUIDO ALBERTO OBANDO

Resumen

El presente proyecto socio integrador consiste en diagnosticar el control administrativo,

ya que éste no cuenta con un sistema actualizado, que facilite la detección de los productos

próximos a vencer. Respecto al grado de estudio para su desarrollo se utilizó como método la

investigación, acción participativa con un enfoque cualitativo, utilizando como técnica e

instrumento de recolección de datos la entrevista semi-estructurada y la observación

descriptiva, a fin de detallar el estado actual del sistema administrativo que utiliza la empresa

de SURTINSUMOS C.A La Azulita, Municipio Andrés Bello Estado Bolivariano de Mérida.

Finalmente se obtiene como alternativa de solución para La Optimización del Sistema del

Control Administrativo a través de una base de datos, que permita detectar con rapidez la fecha

del vencimiento del producto. Permitiendo a la empresa descubrir y localizar las fallas e

irregularidades antes de la salida del producto.

 3

Índice

Pág.

Introducción …………………………………... 7
Momento I
Descripción Del Contexto …………………………………... 9
1. Diagnóstico de la Organización …………………………………... 9
1.1 Descripción de la Organización …………………………………... 9
1.1.1 Razón Social …………………………………... 9
Reseña Histórica …………………………………... 9
Objeto …………………………………... 12
Misión …………………………………... 12
Visión …………………………………... 12
Números de Empleados que Actualmente Forma …………………………………... 12
Parte de la Organización
Agencias y Sucursales …………………………………... 13
1.1.2 Descripción General del Tipo de …………………………………... 13
Organización.
Sector Económico …………………………………... 14
Sector Terciario …………………………………... 14
1.1.3 Localización Geográfica de la …………………………………... 16
organización
1.1.4 Identificación de la persona de contacto …………………………………... 18
1.2 Diagnóstico de los sistemas …………………………………... 18
administrativos.
1.2.1 Identificación y descripción de los
sistemas actuales (elementos, relaciones y
objetivo común).
1.2.2 Jerarquización y selección del sistema a …………………………………... 21
trabajar considerando los criterios propuesto.
Magnitud del Problema …………………………………... 22
1.2.3 Estrategia de solución que se aplicará al …………………………………... 23
sistema.
1.3 Objetivos del proyecto …………………………………... 24
1.3.1 Objetivo General. …………………………………... 24
1.3.2 Objetivos Específicos …………………………………... 24
1.4 Plan de Acción y cronograma de …………………………………... 25
actividades del proyecto.
1.4.1 Cronograma de Actividades …………………………………... 26
Momento II
2. Justificación Del Proyecto …………………………………... 27
2.1 Justificación de la investigación …………………………………... 27
2.1.1 Justificación Teórica …………………………………... 27
 4

Pág.

2.1.2 Justificación Legal …………………………………... 28

2.1.3 Justificación del proyecto desde su …………………………………... 32
vinculación con el plan de desarrollo
económico y social de la nación vigente y de
las líneas de investigación del PNFA
2.1.4 Vinculación de la propuesta con el tema …………………………………... 35
generador del proyecto III
2.2 Metodología de la investigación …………………………………... 35
2.2.1 Enfoque de la investigación (cualitativo) …………………………………... 35
2.2.2 Método de la investigación IAP …………………………………... 35
2.2.3 Técnicas e Instrumentos de …………………………………... 36
Recolección de Información
2.2.4 Informantes Claves …………………………………... 36
Momento III
Propuesta Del Sistema Administrativo …………………………………... 37
Conceptual
3. Descripción del Sistema Administrativo …………………………………... 37
Propuesto
3.1 Alcance y Delimitación del Sistema …………………………………... 37
Administrativo
3.1.1 Alcance del Sistema Administrativo …………………………………... 37
3.1.2 Descripción de los elementos que …………………………………... 37
constituyen a el Sistema Administrativo
3.1.3 Contraste del sistema actual y el …………………………………... 38
sistema propuesto
Momento IV
4. Conclusiones y Recomendaciones …………………………………... 40
4.1 Conclusiones …………………………………... 40
4.2 Recomendaciones …………………………………... 41
Referencias …………………………………... 42
Anexos …………………………………... 43
 5

Índice de Tablas

Pág.

Tabla 1. Código CAEV …………………………………... 16

Tabla 2. Identificación de la Persona de …………………………………... 18
Contacto
Tabla 3. Sistema de Facturación …………………………………... 19
Tabla 4. Sistema de Marcketing …………………………………... 20
Tabla 5. Reclutamiento del Personal …………………………………... 20
Tabla 6. Sistema de Venta …………………………………... 20
Tabla 7. Jerarquización de Sistemas …………………………………... 21
Tabla 8. Plan de Acción …………………………………... 25
Tabla 9. Cronograma de Actividades …………………………………... 26
Tabla 10. Justificación Legal …………………………………... 28
Tabla 11. Líneas de investigación …………………………………... 34
Tabla 12. Modelo de Esquematización del …………………………………... 38
Sistema a Proponer
Tabla 13. Cuadro Comparativo de Los …………………………………... 39
Sistemas.
 6

Índice de Figuras

Pág.

Figura 1. Organigrama de la Oficina Operativa ………………………………… 11

de Surtinsumos
Figura 2. Estructura Código CAEV ………………………………… 15
Figura 3. Mapa de Venezuela ………………………………… 16
Figura 4. Mapa del Estado Bolivariano de ………………………………… 17
Mérida
Figura 5. Croquis de la oficina operativa de ………………………………… 17
SURTINSUNMOS
Figura 6. Matriz FODA y sus relaciones ………………………………… 23
 7

Introducción

Una organización es un patrón de relaciones en la cual las personas, bajo la dirección

de los gerentes, persiguen metas y objetivos organizacionales, estos grupos empresariales de

carácter agrícola y pecuario buscan beneficiar y satisfacer las necesidades de los productores

en una población.

Sin embargo, toda organización o ente, trabajan con los procesos administrativos como

lo son planificación, organización, dirección y control, esto se debe a la toma de decisiones de

una empresa, mediante un diagnóstico, se detectó que en el área de inventario no cuenta con

un sistema de control administrativo actualizado para la detección de los productos próximos a

vencer en la oficina operativa de SURTINSUMOS C.A en La Azulita Estado Bolivariano de

Mérida.

Tomando en cuenta que las soluciones de estas necesidades aportan un gran impulso

al desarrollo y consolidación administrativa de la empresa, lo que contribuye al mejor

desenvolvimiento de los trabajadores que allí laboran y de ésta manera aligerar los procesos

administrativos que corresponde al departamento mencionado. Se propone la optimización en

el Sistema de Control Administrativo para La empresa de SURTINSUMOS C.A, la cual consiste

en la elaboración de una base de datos que describa detalladamente atributos del producto,

especificando su fecha de expedición y el seguimiento de su vencimiento, logrando con rapidez

la rotación del mismo. Dicha organización tiene como ventaja un personal capacitado en cada

una de las áreas.

En otro orden de ideas, se estima que un proceso administrativo es un conjunto de

pasos que se siguen para darle solución a un problema de administración, por lo que implica
 8

llevar a cabo un proceso correctamente, se deben respetar las metas, estrategias y políticas de

la empresa; y además de establecer objetivos claros para que el proceso sea fluido. Es por ello

que surge la necesidad de determinar los sistemas administrativos con carencia dentro de la

empresa para saber sus fortalezas y debilidades.

La investigación está vinculada con los sistemas administrativos, y de acuerdo a ello se

estableció el diagnóstico de la empresa, la indagación consta de tres partes que establecen la

validez de la misma y se describen de la siguiente manera:

El momento I, parte que corresponde a la descripción del contexto, en la cual se plasma

la identificación de la organización, objeto de la investigación, el diagnóstico de los sistemas

administrativos de la organización, los objetivos del proyecto, la planificación, la justificación y

por último la metodología a seguir en el desarrollo de la investigación. Momento II, se presenta

la propuesta del proceso administrativo, su alcance, descripción detallada y contraste del

sistema actual con el sistema propuesto. Momento III, contiene las conclusiones y

recomendaciones, y por ultimo las referencias bibliográficas, electrónicas y anexos.

 9

Momento I

Descripción Del Contexto

1. Diagnóstico de la Organización

1.1 Descripción de la Organización

1.1.1 Razón Social

Grupo empresarial AGROINSUMOS

Enlace de dicha empresa corresponde a SURTINSUMOS RIF J500926650

Reseña Histórica

La empresa de SURTINSUMOS C.A fue una idea propuesta por los hermanos

Zunzunegui, llegando a una conclusión de crear una empresa familiar.

La organización comenzó su trabajo operativo en el año 2011, bajo el nombre de “Grupo

Empresarial Agroinsumos”. Donde dicha empresa por registro de comercio no existe como

grupo formal, pero a nivel jurídico lleva por nombre “SURTINSUMO”. Este grupo empresarial

está conformado por 10 tiendas. La cual hacen vida en distintos municipios del Estado

Bolivariano de Mérida y parte del Estado Zulia.

Cada una de estas tiendas se encuentra respaldada por SURTINSUMOS, ubicada en la

Av. principal La Azulita, Santa Elena local galpón Nro. s/n Sector Caño Los Muertos La Azulita

Mérida zona postal 5102, que es la encargada de la compra, distribución y comercialización de

los productos hacia las otras tiendas.

 10

Para este mismo año los dueños de “Agroinsumos Panamericana” situada en Santa

Elena de Arenales Municipio Obispo Ramos de Lora; en conversaciones con el Sr. Jonathan

Esparragoza siendo socio mayoritario, deciden que por cuestión del domicilio y además del

manejo de la mercancía, proponen formalizar la oficina operativa ubicada en la azulita

municipio Andrés Bello.

SURTINSUMO surgió ya que tiene sus socios principales domiciliados en el municipio y

es en este entonces que comienza su trabajo operativo en el año 2018 en la av. Zerpa en los

locales de la Sra. Nancy alrededor de 4 meses. Luego se mudan a los locales del propietario

del sr Gregorio, en la cual permanecen por 6 meses y ya después toman la decisión de mudar

en donde se encuentran ubicados actualmente, calle 4ta Av. Páez edificio Pedro Quintero, en

donde su desempeño laboral es administrativo.

Hoy en día esta familia se encuentra dedicada al crecimiento organizacional dando lo

mejor de sí para contribuir con los productores de la zona y a su vez potencializar la actividad

agrícola en Venezuela.

Estructura Organizativa

La Empresa de SURTINSUMOS cuenta con una oficina operativa que se encuentra

estructurada por una gerencia en administración, una gerencia comercial, un analista de

sistemas y dos asistentes integrales. Cada uno de ellos tienen un rol importante para el

desenvolvimiento de la organización a nivel regional.

 11

“Una estructura social formal, racionalmente organizada, implica normas de actividad

definidas con claridad en las que, idealmente cada serie de acciones está funcionalmente

relacionada con los propósitos de la organización” (MERTON, 2022, p.275).

Figura 1

Organigrama de la Oficina Operativa de Surtinsumos

Fuente: Oficina operativa SURTINSUMOS La Azulita

 12

Objeto.

Este grupo empresarial está sumamente comprometido con el progreso y desarrollo de

nuestra nación, estableciéndose como objeto el garantizar condiciones óptimas para el

desarrollo de la agricultura y la ganadería, poniendo a disposición de los productores insumos y

servicios de la mejor calidad, permitiendo así la disposición de alimentos a la población.

Misión.

Contribuir al desarrollo agro productivo del país, colocando a disposición de nuestros

productores los insumos y servicios necesarios para fortalecer la producción de alimentos.

Visión.

Posicionarnos en el sector agropecuario como un grupo de referencia a nivel nacional,

brindando a nuestros productores excelente atención, variedad de productos y buenos precios;

comprometidos con el desarrollo agro productivo del país, siempre de la mano de nuestros

héroes del campo.

Números de Empleados que Actualmente Forma Parte de la Organización.

Actualmente la oficina operativa ubicada en La Azulita Municipio Andrés Bello esta

constituida por 12 empleados capacitados donde cada uno cumplen diferentes funciones dentro

de la misma, permitiendo el progreso de la organización a nivel empresarial.

 13

Agencias y Sucursales.

La oficina operativa ubicada en La Azulita Municipio Andrés Bello tiene un importante

enlace con la sede principal de la compañía de SURTINSUMOS, ubicada en el Municipio

Libertador Estado Bolivariano de Mérida, y trabajan en conjunto para el apoyo de los

agricultores las sucursales perteneciente a este grupo empresarial son: “La Cima del Bosque”

en La Azulita, municipio Andrés23 Bello; “Agroinsumos Sur del Lago” en Tucaní, municipio

Caracciolo Parra y Olmedo; “Agroinsumos el Hórreo” en Nueva Bolivia, municipio Tulio Febres

Cordero; “Agroinsumos Valle Andino” en Tovar, municipio Tovar; “Agroinsumos La Cima del

Bosque” en Jají, municipio Campo Elías; “Agroinsumos La Asociación” en Mérida, municipio

Libertador; “Agroinsumos Valle Andino” en Bailadores municipio Rivas Dávila; “Agroinsumos

Panamericana” en Santa Elena de Arenales, Municipio Obispo Ramos de Lora “Agroinsumos

la Cima del Bosque” en Santa Bárbara del Zulia municipio Colón del estado Zulia.

1.1.2 Descripción General del Tipo de Organización.

SURTINSUMOS es una pequeña organización privada donde su respaldo corresponde

a un capital privado. Cumple con su único propósito en conseguir el crecimiento del sector

primario. Está desplegada a nivel regional y abarca estratégicamente distintos municipios del

Estado Mérida y parte del Sur del Lago, Estado Zulia. Su marco jurídico es de una C.A,

señalada como firma jurídica.

La Empresa de SURTINSUMOS está constituida como una pequeña empresa, de

acuerdo a Jack Fleitman (2000), que plantea en su libro “Negocios exitosos”, que

La pequeña empresa es una entidad independiente, que tiene entre 11 y 30

empleados, creada para ser rentable, que no predomina en la industria a la que

 14

pertenece, cuya venta anual en valores no excede un determinado limite, y como toda

empresa tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y

financieras. Por lo cual, le permite a dedicarse a la producción, transformación y/o

prestación de servicios para satisfacer determinadas necesidades y deseos existente

en la sociedad.

Además de lo antes expuesto SURTINSUMOS está constituido como una C.A.

(Compañía Anónima) de acuerdo a su registro comercial y en concordancia con lo que

expone Rodríguez Luis es su libro “Derecho Mercantil” debido que está conformada

como una “sociedad mercantil en la cual las obligaciones sociales están garantizadas por

un capital determinado y en la que los socios no están obligados sino por el monto de su

acción”. Gold Schmidt (1979)

Sector Económico.

Sector Terciario.

La actividad económica terciaria es uno de los sectores claves de la economía

capitalista. Consiste en la prestación de servicios a las personas y a las empresas, de tal

manera que pueda dedicar su tiempo a la producción o al ocio, sin necedad de hacer todas las

tareas que requiere la vida en una sociedad capitalista desarrollada.

(Arraigada 2007 pág. 23).

En Venezuela existe un código específico para las actividades que se llevan a cabo en

el país, en el Instituto nacional de Estadística INE (2013), se presenta, el clasificador

venezolano de actividades económicas (CAEV) 2013, el cual se encuentra estructurado con 5

 15

dígitos que son: la letra G es la sección que agrupa la información estadística correspondido a

un sector económico.

En la DIVISION se posiciona con el N° 46 comercio al mayor excepto de vehículos

automotores y motocicletas ya que refleja y corresponde a una tabulación más detallada, el

comercio al por mayor por cuenta propia o a cambio de una retribución o por contrato (comercio

a comisión), y abarca tanto comercio interior como al comercio internacional.

La venta al por mayor consiste en la reventa (ventas y transformación) de productos

nuevos y usados a minoristas o a otros usuarios mayoristas; a su vez pertenece al GRUPO

461 y CLASE 4610, ambos hacen énfasis a la venta al por mayor a cambio de una retribución o

por contratación. Por lo tanto, en la RAMA incluye venta al mayor en comisiones o

consignación de productos agrícolas N.C.P

Agroinsumos es una empresa que se clasifica de la siguiente manera según el código

CIIU.

Figura 2

Estructura Código CAEV

01 30

461

4610

46101
 16

Tabla 1

Código CAEV

Sección División Grupo Clase Rama

G 45 - 47 461 4610 46101

1.1.3 Localización Geográfica de la organización.

La oficina operativa de SURTINSUMO, se encuentra ubicada en La Azulita municipio

Andrés Bello, Estado Bolivariano de Mérida. La Azulita posee un clima de 21°C, tiene una

población aproximada de 15.000 habitantes en su totalidad. Limita al norte con la aldea de

Bachaquero y San Pedro, al este con Bachaquero, al oeste con la Aldea de San Rafael y La

Uva y al sur con Agua Blanca y El Salado.

Figura 3

Mapa de Venezuela

Fuente: [Link]
 17

Figura 4

Mapa del Estado Bolivariano de Mérida

Fuente: [Link]

Figura 5

Croquis de la oficina operativa de SURTINSUNMOS

UBICACION DE LA
OFICINA OPERATIVA DE
SURTINSUMOS

Fuente: PH94+93C, La Azulita 5102, Mérida

 18

1.1.4 Identificación de la Persona de Contacto

Tabla 2

Datos de la Persona de Contacto

Nombre y
Cédula Cargo Teléfono Correo
Apellido
Gerente
Guido Alberto
Comercial del 0424 -
Obando 11.216.674 [Link]@[Link]
grupo 7525178
Uzcategui
Agroinsumos
Gerente
Isbeth Carolina
Administrativo 0424 -
Buenahora 19.929.903 [Link]@[Link]
del grupo 7093937
Sanchez
Agroinsumos

1.2 Diagnóstico de los sistemas administrativos

1.2.1 Identificación y descripción de los sistemas actuales (elementos,

relaciones y objetivo común).

Surtinsumos se dedica a la venta de productos al mayor y detal en el área agrícola y

pecuaria, donde su objetivo principal es surtirle a los pequeños y grandes productores,

contando con personal capacitado y comprometido.

De acuerdo al diagnóstico realizado con la técnica aplicada de observación directa para

la recolección de información en las distintas áreas de Surtinsumos, La Azulita, se detectaron

varias debilidades en el sistema actual, donde, su principal problemática comienza en el

seguimiento de almacenamiento ocasionando retrasos en el despacho de productos a los

clientes, además se adjunta con los productos que salen del almacén sin ser contabilizados.
 19

Los sistemas administrativos se relacionan entre sí, ya que tienen objetivos y elementos

en común, es por ello que al fallar uno de ellos, los demás tienen deficiencia en su

procedimiento. Como investigadoras planteamos un control y seguimiento para el mejoramiento

del Sistema Administrativo con el fin de detectar el tiempo de rotación del producto. Esto

ayudará a reforzar los sistemas existentes (Sistema de facturación, Sistema de Marcketing y

Sistema de venta).

El sistema de inventario afecta directamente al Sistema de facturación y de venta

debido a que no se puede hacer el proceso de cancelación del producto sin ser revisado,

seguidamente al sistema de Marcketing ya que afecta a los recursos tecnológicos y los

recursos humanos esto va dirigido al diseño de la publicidad para que el inventario se

desocupe, pero si hay deficiencia en el sistema mencionado, no se podrá realizar la promoción

de los productos en base a la realidad. Según Senn (1992) sostiene que un sistema “es un

conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común”.

Tabla 3

Sistema de Facturación

Entrada Proceso Salida

Atención al cliente Entrega de soporte,

Venta de mercancía al cliente. comprobantes u órdenes de
Ofertar producto a pago.
disposición. Emisión de factura dentro del
sistema.
 20

Tabla 4

Sistema de Marcketing

Entrada Proceso Salida

Recursos Tecnológicos Diseño y creación Publicación en

de redes Sociales
flyers
Recursos Humanos Reconocimiento
(Gestor) de la empresa

Tabla 5

Reclutamiento del Personal

Entrada Proceso Salida

Personal nuevo o Ofertar la vacante a través de flyers.

recursos humanos
Detención de necesidades
Personal
Recursos Financieros Contratación. Capacitado

Inducción

Tabla 6

Sistema de Venta

Entrada Proceso Salida

Mercancía. Identificación de mercancía. Oferta de mercancía

Personal. Distribución. Consolidación de ventas

Compra. Organización en anaqueles. Despacho

Recepción Separar próximos a vender Cliente satisfecho

 21

1.2.2 Jerarquización y selección del sistema a trabajar considerando los criterios

propuesto.

Los inventarios permiten a las organizaciones obtener sus ingresos a través de sus

operaciones de compra y venta, de aquí la importancia de contar con un adecuado sistema de

control, el cual constituye un medio que agrupa una serie actividades puestas en práctica, para

que, sustentadas en métodos sistemáticos, se logren proteger y salvaguardar los activos y

evitar su mal utilización, ayudando aumentar la eficacia y productividad de las operaciones.

Según el cuadro de Jerarquización de sistemas se le da una ponderación de 3 puntos al

sistema que se encuentra menos vulnerables en cuanto a debilidades permitiendo el buen

desenvolvimiento de los procesos administrativos que se llevan a cabo en una organización.

Criterio 1: Excelente; Criterio 2: Bueno; Criterio 3: Debe mejorar.

Tabla 7

Jerarquización de Sistemas

Posibilidad de
Pertinencia
Magnitud del resolver
con el perfil TOTAL
problema eficazmente el
del participante
problema
Sistema de
Facturación y 4 2 1 7
Venta
Sistema de
4 2 1 7
Marcketing
Reclutamiento
del 3 1 1 5
Presonal
Sistema de
3 3 2 8
Inventario
 22

Magnitud del Problema

La información y evaluación para la detección de la magnitud del problema en la

organización se obtiene mediante una serie de técnicas como lo es la observación directa y el

instrumento que consiste en una entrevista semi estructurada, generando como resultado la

gravedad de la problemática a la cual se va abordar con prioridad, en consenso con los

encargados de la organización, se evaluaron los sistemas administrativos encontrados en la

empresa donde se observa debilidad en el área de inventario ya que los productos no tienen un

rastreo constante en la fecha de caducación a la hora de entrega.

Posibilidad de resolver eficazmente el problema: es relevante mencionar que el área de

inventario cuenta con diversas fortalezas y oportunidades como lo es el reclutamiento de dos

empleados que estarán a cargo del departamento, además de contar con tecnología de punta

que permitirá la gestión del sistema propuesto para lograr mayor rotación del producto evitando

el vencimiento, para que no ocasione consecuentes perdidas en los almacenes.

Pertinencia con el perfil del participante: como participantes del programa nacional de

formación en Administración (PNFA) se sugiere abordar la problemática a través del control y

seguimiento del sistema de inventario con el fin de mejorar el desenvolvimiento para el

almacenamiento de los productos.

 23

Figura 6

Matriz FODA y sus relaciones

Potencialidades Desafíos
Se cuenta con un sistema de facturación en Cuenta con una localización estratégica
digital. en zona productiva agropecuaria.

Personal comprometido. Inclusión de nuevos productos al

mercado.
Directivos comprometidos para el logro de
Fortalezas la misión de la empresa.
Oportunidades Ofrece las nuevas tecnologías y el nuevo
conocimiento al sector
Debilidades
Riesgos Limitaciones
Amenazas Poco seguimiento y rotación de mercancía. Falta de personal capacitado.
(FODA)
Deficiencia en el sistema de inventario. Falla de fluctuación del Sistema
Eléctrico
Falta de estrategia que permita el
fortalecimiento del sistema de inventario.

1.2.3 Estrategia de solución que se aplicará al sistema.

 Creación de un formato para el rastreo mensual de los productos próximos a vencer.

 Colocarle alerta al sistema administrativo, detectando la fecha del vencimiento de los

productos del grupo empresarial Agroinsumos la azulita.

 Seguimiento de los productos manualmente.

 24

1.3 Objetivos del Proyecto

1.3.1 Objetivo General.

Optimizar el Sistema de control administrativo en la empresa de Surtinsumos, La Azulita

Municipio Andrés Bello, Estado Bolivariano de Mérida.

1.3.2 Objetivos Específicos.

 Diagnosticar la situación actual de los sistemas administrativos en la empresa de

Surtinsumos La Azulita.

 Elegir de los cuatro sistemas administrativos en estudio, el de mayor prioridad en la

empresa de Surtinsumos La Azulita.

 Identificar los elementos del sistema administrativo actual de la empresa de

Surtinsumos La Azulita.

 Proponer un sistema de control administrativo para la empresa de Surtinsumos con el

fin de mejorar la rotación de los productos.

 25

1.4 Plan de Acción y cronograma de actividades del proyecto.

1.4.1 Plan de Acción

Tabla 8 Plan de Acción

Optimizar el Sistema de control administrativo en la empresa de Surtinsumos, La Azulita Municipio Andrés Bello,
Estado Bolivariano de Mérida.
Objetivos
Actividades Fecha Lugar Responsable Recursos
Especicos

Reunion con el
encargado de la Humanos:
Diagnosticar la 18/05/20223
organización. estudiantes y
situación actual de los Grupo empresarial Estudiantes y encargados.
sistemas Agroinsumos la encargados
administrativos en la Analizar la
problemática del azulita de la organización Materiales: blocks de
empresa de 02/06/2023
nota, boligrafo y
Surtinsumos La Azulita. sistema admnistrativo grabadora.
actual en la
organización.

Elegir de los cuatro

Reunion con la Humanos:
sistemas 12/06/2023
administradora de la estudiantes y
administrativos en
organización. Grupo empresarial Estudiantes y encargados.
estudio, el de mayor
Agroinsumos la encargados
prioridad en la
Entrevista con el azulita de la organización Materiales: blocks de
empresa de 28/06/2023
encargado de la nota, boligrafo y
Surtinsumos La
organziación. grabadora.
Azulita..

Humanos:
Identificar los 13/07/2023 estudiantes y
Entrevista dando
elementos del sistema Grupo empresarial Estudiantes y encargados.
a conocer las tres
administrativo actual de Agroinsumos la encargados
posibles soluciones
la empresa de 08/08/2023 azulita de la organización Materiales: blocks de
a la problemática.
Surtinsumos La Azulita. nota, boligrafo y
grabadora.

Proponer un sistema Humanos:

de control estudiantes y
21/09/2023
administrativo para la Grupo empresarial Estudiantes y encargados.
Presentacion de la
empresa de Agroinsumos la encargados
propuesta final
Surtinsumos con el fin azulita de la organización Materiales: blocks de
01/10/2023
de mejorar la rotación nota, boligrafo y
del producto. grabadora.
 26

1.4.1 Cronograma de Actividades

Tabla 9 Cronograma de Actividades

Meses Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre

Actividades 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Reunión con el
encargado de la
organización.
Analizar la problemática del
sistema administrativo
actual en la organización.
Reunión con la
administradora de la
Planeación

organización.
Entrevista con el
encargado de la
organización.
Entrevista dando
a conocer las tres
posibles soluciones
a la problemática.

Presentación de la
propuesta
final.
 27

Momento II

2. Justificación del Proyecto

2.1 Justificación de la investigación

2.1.1 Justificación Teórica

Se justifica la creación de un sistema administrativo para el control de los recursos y

mejoramiento en el área de inventario en el grupo empresarial Agroinsumos la azulita.

Proyecto.

El proyecto es un documento que tiene como objetivo presentar y describir

detalladamente lo que se va a investigar, la base teórica conceptual, los componentes

metodológicos y los recursos humanos, técnicos y económicos, necesarios para realizar

la investigación (Lerma, 2001 pág. 77)

Sistemas.

Por su parte Chiavenato (2005, pág. 326), refiere que un sistema es un conjunto

de elementos dinámicamente relacionados entre sí y formando una actividad específica

para alcanzar un objetivo planificado operando sobre datos, energía, materia con el fin

de promover información en la organización.

Sistemas administrativos.

Es el conjunto integrado de procedimientos necesarios para concretar en

actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control

de los resultados alcanzados (Güilli, 1998, pág. 30).

 28

Administración.

Para Chiavenato (2006, Pág. 71) la administración es el proceso de planificar,

organizar, dirigir y controlar actividades interrelacionadas todas las partes o elementos de

una organización.

Control.

Se define control “como la medición y corrección del desempeño para garantizar

los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos y se logren” (Koontz

y Weihrich, 2007, pág. 372)

2.1.2 Justificación Legal.

Las bases legales de éste proyecto se encuentran representadas, en primer lugar:

DE LA ORGANIZACIÓN DE LA INVESTIGACION
Constitucion de la República Bolivariana Constitucion de la Republica Bolivariana
de Venezuela de Venezuela.

Codigo de comercio. Ley del Servicio Comunitario del Estudiante

de
Ley Organica del trabajador. Educación Superior.

Normas del Orden público. Plan de desarrollo económico y social de la

Nación 2019-2025
Plan de desarrollo economico y social de la
Nación 2019-2025

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA DE 1999.

CAPITULO VII

De los Derechos Económicos

Artículo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica

de su preferencia, sin más limitaciones que las prevista en esta constitución y las que
 29

establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección

del ambiente u otras de interés social. El estado promoverá la iniciativa privada,

garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de

viene y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad del trabajo,

empresa, comercio, industria, sin perjuicio de facultad para dictar medidas para planificar,

racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país.

LEY DEL SERVICIO COMUNITARIO DEL ESTUDIANTE DE EDUCACION SUPERIOR.

Artículo 12. El ministerio de educación superior y las instituciones de educación superior

en coordinación, deben programar seminario, cursos o talleres sobre la realidad

comunitaria, a fin de capacitar al personal académico y estudiantil para la ejecución de

servicio comunitario, a fin de preparar a los coordinadores, asesores y estudiantes en sus

responsabilidades, metas y propósitos.

Artículo 13. Las instituciones de educación superior facilitaran las condiciones necesarias

para el cumplimiento del servicio comunitario, ofertando a los estudiantes los proyectos

para su participación.

Artículo 16. Los prestadores de servicios son los estudiantes de educación superior que

hayan cumplido al menos con el 50% del total de la carga académica de la carrera. Los

estudiantes de educación superior deberán cursar y aprobar previa ejecución del proyecto,

que plantee la realidad de las comunidades.

Artículo 21. Los proyectos deberán ser elaborados respondiendo a las necesidades de las

comunidades, ofreciendo soluciones de manera metodológica, tomando en consideración

los planes de desarrollo municipal, estatal y nacional.

Artículo 23. Los proyectos deberán ser presentados por escrito y el planteamiento del

problema deberá incluir la necesidad detectada en la comunidad, la justificación, los

 30

objetivos generales y el enfoque metodológico, sin menos cabo de los requisitos

adicionales que pueda solicitar la institución de educación superior en su reglamento.

CÓDIGO DEL COMERCIO

Artículo 1: El código de comercio rige las obligaciones de los comerciantes en las

operaciones mercantiles y en los actos de comercio, aunque sean ejecutadas por no

comerciantes.

SECCIÓN V DE LA COMPAÑÍA ANÓNIMA

Artículo 242: La compañía anónima es administrada por uno o más administradores

temporales revocables, socios o no socios.

Artículo 243: Los administradores no responden si no de la ejecución del mandato y de las

obligaciones que las leyes les imponen, y no contraen por razón de su administración

ninguna obligación personal por los negocios de la compañía.

No pueden hacer otras operaciones que las expresamente establecidas en el estatus

social, en caso de trasgresión, son responsables personalmente, así para los terceros

como la para sociedad.

Artículo 244: los administradores deben depositar en caja social un número de acciones

determinadas por los estatus.

Estas acciones quedan afectas en totalidad a garantizar todos los actos de la gestión, aun

los exclusivamente personales, a unos de los administradores. Serán inalienables y se

marcarán con un sello especial que indique su inalienabilidad. Cuando la cuenta d los

administradores sea aprobada, se les pondrá una nota suscrita por la dirección indicando

que ya son enajenables.

 31

LEY ORGÁNICA DEL TRABAJADOR

Decreto con rango, valor y fuerza de ley orgánica del trabajo, los trabajadores y

trabajadoras.

TÍTULO I

Normas y principios constitucionales.

CAPÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1: esta ley tiene por objeto proteger el trabajo como derecho social y garantizar

los derechos de los trabajadores y de las trabajadoras, creadores de la riqueza social

producida y sujetos protagónicos de los procesos de educación y trabajo, para alcanzar

los fines del estado democrático y social de derecho y justicia, de conformidad con la

constitución de la República Bolivariana de Venezuela y el pensamiento del padre de la

patria Simón Bolívar.

Regula las situaciones y relaciones jurídicas derivadas del proceso de producción de

bienes y servicios, protegiendo el interés supremo del trabajo como proceso liberador,

indispensable para materializar los derechos de las personas humanas, de las familias y

del conjunto de la sociedad, mediante la justa distribución de la riqueza, para la

satisfacción de las necesidades materiales, intelectuales y espirituales del pueblo.

 32

Articulo 2

Normas del orden publico

Las normas contenidas en esta ley y los que deriven de ella, son de orden público y de

aplicación imperativa, obligatoria e inmediata, priorizando la aplicación de los principios

de justicia social, solidaridad, equidad y el respeto de los derechos humanos.

2.1.3 Justificación del proyecto desde su vinculación con el plan de

desarrollo económico y social de la nación vigente y de las líneas de investigación

del PNFA.

Gran Objetivo Histórico N° 3

III. Convertir a Venezuela en un país potencia en lo social, lo económico y lo político

dentro de la gran potencia naciente de América Latina y el Caribe, que garantice la

conformación de una zona de paz en nuestra América.

Se asume como elemento de desafío central. Se trata del desarrollo de la agenda

económica bolivariana y su siembra en el territorio, desde la entidad de cada región, para

el desarrollo de las fuerzas productivas, así como la generación de un nuevo sistema

lógico, de distribución, precio, sistema de divisas y desarrollo de motores productivos.

Las formas de gobierno económico devenidas del desarrollo de la gran misión

abastecimiento soberano, como tema estructural del país. En este mismo orden, motores

industriales como el militar y el rol energético son profundizados en la visión integral del

modelo económico.
 33

Este adecua al sistema regional, subregional y urbano – regional, así como la

infraestructura y servicios, como soporte de sistema productivo. La organización del

espacio económico, las regiones y los distritos motores son asumidos como herramientas

cruciales para definir una estructura descolonizada del espacio y sembrar la agenda

económica bolivariana.

De igual manera el desarrollo de vectores fundamentales como la especialización

del sistema técnico y universitario. Surge un nuevo objetivo nacional asociado a la

juventud, sus enormes potencialidades y espacios en los modelos económicos y espacial

del país, en particular con el direccionamiento del bono demográfico: la juventud como

un motor central del desarrollo del país potencia.

Ahora bien, podemos reafirmar que se vincula con este objetivo principal y con los

objetivos planteados por los investigadores puesto que la soberanía, la economía, la

construcción geopolítica, eco socialista y del socialismo en si mismo, orbita con la

economía como solución fundamental a resolver a nuestro día.

Es por ello que como investigadoras el Plan de Desarrollo Económico y Social de

la Nación 2019 – 2025 se enlaza con la investigación ya que se busca contribuir a

convertir a Venezuela en un país potencia, en lo social y económico destacando que la

idea de país potencia fue asociada no solamente al componente económico y productivo,

sino a demás a la dimensión social, tanto como una potencia sustentada en el

componente educativo y transformador a nivel universitario, como en función de una

visión de relación entre humanos y naturaleza.

 34

Tabla 11

Líneas de investigación

Descripción de la Línea
Línea de Investigación "Gestión de Control Administrativo"

Esta línea de investigación está orientada la temática vinculada a la gestión de

control administrativo, a fin de hacer más eficiente los procesos administrativos en
distintas organizaciones a través del control administrativo, que permitan establecer
sistemas del control, evaluación y seguimiento de los procesos administrativos.

Objetivos

5.1 Aplicar Técnicas de Control para la medición del desempeño general de las
organizaciones.

5.2 Promover y Desarrollar auditorias administrativas.

5.3 Promover y Desarrollar los enfoques de Gestión de Contraloría Social.

Unidades de Formación Asociadas a la Línea

1. Fundamentos de administración
2. Gestión de control administrativo.
3. Estadísticas.
4. Proyectos.
5. Planificación y gestión
6. Presupuesto público y privado
7. Contabilidad Gubernamental

La línea de gestión de control administrativo se encuentra vinculada a la

investigación ya que se encarga de supervisar y evaluar el desempeño de una

organización y sus procesos para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos y

metas; en la empresa de SURTINSUMOS se propone el sistema para que permita el

enfoque de un control de calidad, la evaluación de los productos y la toma de decisiones

para mejorar la eficiencia y eficacia.

 35

2.1.4 Vinculación de la propuesta con el tema generador del proyecto III

(Planificación, Diseño, Desarrollo e Innovación de Sistemas Administrativos en

Distintas Organizaciones).

Esta propuesta se sustenta con el tema de proyecto III ya que se habla de los

sistemas administrativos, su planificación, su diseño, desarrollo e innovación, donde la

propuesta va de la mano con La Innovación de un sistema de control administrativo

a Través de una base de datos para la empresa de SURTINSUMOS La Azulita

Estado Bolivariano de Mérida, relacionándose con el tema generador ya que permite la

actualización de dicho sistema aportándole una herramienta a los encargados del área y

dándole facilidad para mejorar la rotación del producto.

2.2 Metodología de la Investigación.

2.2.1 Enfoque de la Investigación (cualitativo).

El enfoque de la investigación es cualitativo ya que la información se describe y

analiza mediante la interacción de un pequeño grupo de individuos desde la perspectiva

del investigador.

Blasco y Pérez (2007, pág. 25) señalan que la investigación cualitativa estudia la

realidad en su contexto natural y como sucede, contexto natural y como sucede,

sacando e interpretando fenómenos de acuerdo con las personas implicadas.

2.2.2 Método de la investigación IAP

Este proyecto centra su estudio en la investigación acción participativa.

La investigación acción participativa IAP ha sido conceptualizada como “un proceso por

el cual miembros de un grupo o una comunidad, colectan y analizan información, y

 36

actúan sobre sus problemas con el propósito de encontrarles soluciones y promover

transformaciones políticas y sociales” (Selene, 1997; pág. 17)

2.2.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información.

En la investigación se utilizó la entrevista semi – estructurada y la observación

participativa, en vista de que es la forma más adecuada de conocer las debilidades y

potencialidades dentro de la organización con el fin de obtener información e interactuar

su posible solución.

Según Arias (2012; Pág. 69) la observación es una técnica que consiste en

visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier echo, fenómeno o

situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de algunos

objetivos de la investigación prestablecidos.

2.2.4 Informantes Claves.

En conversaciones con el ING. Guido Obando y la LIC. Isbeth Buenahora

Sánchez, siendo las personas adecuadas y pertinentes para colaborar con la información

respecta a la organización ya que pertenece a este grupo empresarial como uno de los

encargados principales de la misma.

Según establece Taylor (1989), “se habla de informante claves que es aquella

persona capaz de aportar información sobre el elemento de estudio. Por lo tanto, son

personas que permiten a los investigadores cualitativos acercarse y comprender en

profundidad la realidad social a estudiar”.

 37

Momento III

Propuesta Del Sistema Administrativo Conceptual

3. Descripción del Sistema Administrativo Propuesto.

3.1 Alcance y Delimitación del Sistema Administrativo.

3.1.1 Alcance del Sistema Administrativo.

Se aspira a llegar con la ejecución del proyecto hasta completar el objetivo

planteado, en el cual es implementar el Sistema de Control Administrativo para La

empresa de SURTINSUMOS, la organización cuenta con recursos útiles, tecnológicos y

el talento humano para ejecutar la propuesta deseada. Cabe destacar que la empresa

donde se está abordando la problemática no cuenta con los recursos financieros

necesarios para la compra de un nuevo sistema digitalizado.

3.1.2 Descripción de los elementos que constituyen a el Sistema

Administrativo (conceptual y esquemática).

Se propone implementar un Sistema de Control Administrativo, la cual consiste en

la creación de una base de datos para el seguimiento de la rotación de los productos

próximos a vencer y a su vez que los empleados encargados en el área de inventario

obtengan un mejor desenvolvimiento en el registro de la mercancía, teniendo como

elemento importante que se cuenta con dos personas capacitadas y reclutadas para el

área, esto se obtiene como ventaja la detección eficaz del vencimiento del producto.
 38

Tabla 12

Modelo de Esquematización del Sistema a Proponer

ENTRADA PROCESOS SALIDA

Recursos humanos (dos Orientación y Detección eficaz

personas capacitadas seguimiento de de la fecha de los
en el área). instrucciones para los productos próximos
encargados del área. a vencer
Tecnología de punta y
equipos de oficina. Registro de información
controlada.
Problemática y
conocimientos comunes. Rotación del Producto

3.1.3 Contraste del sistema actual y el sistema propuesto (de acuerdo a

elementos, atributos identificables, relaciones y objetivo común.

El sistema actual de la oficina operativa de SURTINSUMO localizada en La

Azulita, cuenta con una herramienta digital que describe ciertas características del

producto, donde controla su entrada, el proceso y la salida del artículo, es preciso

señalar que dicho sistema presenta una irregularidad al momento de detallar su fecha de

caducación, es por ello que se propone un sistema actualizado que podrá automatizar y

agilizar los procesos administrativos, que cumplen con un papel relevante en la dirección

de una empresa, marcando los lineamientos a seguir para alcanzar el mejoramiento de la

rotación del producto.

 39

Tabla 13

Cuadro Comparativo de Los Sistemas

Aspectos
Sistema actual Sistema Propuesto Resultados
Analizados

Mercancía, personal
Mercancía, personal, compra capacitado,
Elementos
y recepción del producto herramienta descriptiva de
las características precisas del El sistema propuesto,
producto, compra y recepción. permitirá
Cada uno de los elementos a la empresa, reducir
mencionados permite el Automatización y agilización del costo y mejorar la
Atributos seguimiento de la existencia control y seguimiento de la productividad, llevando
de los existencia del producto a cabo una buena
productos. planificación de los
productos registrados,
Permite contabilizar los Este sistema actualizado facilitando y
Relaciones productos permitirá automatizando los
entrantes y salientes dentro la eficacia en la entrada, procesos para
de la organización. proceso y salida del producto, fortalecer la gestión a
largo plazo.
Tener los productos correctos Tener los productos correctos
Objetivo
en el lugar adecuado y en el en el lugar adecuado y en el
Común
momento preciso. momento preciso.
 40

Momento IV

4. Conclusiones y Recomendaciones

4.1 Conclusiones

La presente investigación tiene como objetivo conocer cuál es la necesidad principal

que existe en la empresa de SURTINSUMOS – LA AZULITA. En donde se determina bajo un

análisis previo la creación de una base de datos para el mejoramiento y actualización de un

sistema de control administrativo, esta herramienta permitirá a la organización un mayor

desenvolvimiento a la hora de detectar los productos próximos a vencer. Cabe destacar que la

empresa es de gran importancia ya que al momento de desarrollarse de manera comercial

podrá ofrecer oportunidades a la comunidad con empleo y facilitarle al productor insumos de

excelente calidad.

Al obtener el conocimiento de la falta de actualización del sistema se incentiva a dar la

idea de la creación de la herramienta para luego ser presentado a la organización motivando a

resolver dicha problemática que es considerada un retraso a nivel administrativo,

considerándose un instrumento portador de información de suma importancia que impulsara a

la organización a mejorar a nivel futurista con excelentes planificaciones en los procesos

administrativos.

Este sistema de control se presta, para adquirir conocimientos e información basada en

la especialización profesional con el sentido de lograr el control de la empresa, permitiendo un

buen crecimiento con visión a futuro de poseer alto nivel y potencial.

 41

4.2 Recomendaciones

Las recomendaciones generales de la investigación se tratan de velar por el

cumplimiento y actualización del sistema actual que posee la organización. Dicho sistema

beneficiará grandemente a todo el personal encargado del área afectada y por ende a la

colectividad general, ya que va aportar planificación, control y dirección dentro y fuera de la

estructura organizativa de la empresa dándole seguridad, seriedad y eficiencia en sus deberes

institucionales
 42

Referencias

Arias F.(2006) “ el proyecto de investigación introducción a la metodología científica”

[documento en línea] disponible en: [Link]

Chiavenato (2005.pag326) “introducción a la teoría general de la administración séptima

edición” [documento en línea] disponible en [Link]

Enfoque cualitativo. (año 1998) [página web en línea] disponible en:

[Link]

Fundamentos en humanidades (año 2003) [página web en línea] disponible en:

[Link]

Güilli, J “sistemas administrativos” editorial docencia, 3era edit., Buenos Aires 1998

Instituto nacional de estadística (INE) (2013). Clasificador venezolano de actividades

econo0micas 2013, CAEV Versión 1. Consultado: marzo, 03 2013. Disponible en:

[Link]

María Alicia Schmidt (2018) “la función de control en las organizaciones” [documento en línea]:

disponible en [Link]

Vizcarra, O (2008). Propuesta de un sistema administrativo para el control de los recursos y

mejoramiento de los servicios en las diferentes áreas de la facultad de ingeniería y arquitectura

de la universidad de El Salvador.
 43

Anexos

Fuente: Oficina Operativa de SURTINSUMOS La Azulita

 44

Fuente: Oficina Operativa y Galpón de SURTINSUMOS La Azulita

 45

Fuente: Galpón de SURTINSUMOS La Azulita

 46

DISEÑO DE PROPUESTA PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO A TRAVÉS

DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE SURTINSUMOS C.A LA AZULITA, MUNICIPIO ANDRÉS BELLO
ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA.

Fuente: Tabla de ingreso de los productos desde su fecha de entrada hasta su fecha de expedición.
 47

Fuente: Tabla de control de salida que registren la disminución actual de los productos
 48

Fuente: Tabla de registro de datos generales de los proveedores de los pedidos realizados.