CURSO: OFIMÁTICA EN LA NUBE: GOOGLE DRIVE

TRABAJANDO CON LOS DATOS

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ÍNDICE

1. HERRAMIENTAS PARA PRESENTACIONES___________________________________3

1.1. Creación de presentaciones___________________________________________________3
a. Uso de las plantillas predefinidas____________________________________________________4

1.2 Integración multimedia_______________________________________________________5

a. Agregar texto y elementos de texto__________________________________________________6
b. Insertar tablas y gráficos___________________________________________________________7
c. Incorporar elementos multimedia___________________________________________________7
d. Formato de texto y párrafos________________________________________________________7
e. Cómo hacer una voz en off en Presentaciones de Google_________________________________8

1.3 Animaciones y transiciones____________________________________________________9

a. Añadir una animación a un texto o una imagen_________________________________________9
b. Añadir transiciones entre diapositivas_______________________________________________12

[Link]ón______________________________________________________________12
a. Compartir la presentación con colaboradores_________________________________________12
b. Comentarios y sugerencias________________________________________________________13
c. Control de versiones y revisiones___________________________________________________13
d. Preguntas frecuentes de Google Slideshows__________________________________________13

2. BASES DE DATOS_______________________________________________________15
2.1. Estructura________________________________________________________________15
2.2 Filtros y ordenación_________________________________________________________15
a. Filtros________________________________________________________________________15
b. Ordenación de datos____________________________________________________________15

2.3 Funciones de búsqueda______________________________________________________16

a. BUSCARV (VLOOKUP):____________________________________________________________16
b. BUSCARH (HLOOKUP):___________________________________________________________16
c. INDEX y MATCH:________________________________________________________________16
d. Función DSUM_________________________________________________________________16
e. Listado de funciones habituales____________________________________________________17

2 4. Seguridad y privacidad______________________________________________________18
a. Control de acceso a hojas de cálculo:________________________________________________18
b. Protección de rangos y hojas:______________________________________________________18
c. Privacidad de los datos:__________________________________________________________18

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1. HERRAMIENTAS PARA PRESENTACIONES
1.1. Creación de presentaciones

Para poder tener acceso a Google Slides bastara con tener creada una cuenta de Google e iniciar
sesión en nuestro navegador, y dar clic como se muestra a continuación:

También podemos crear una nueva presentación de Google Slides desde Drive, como se muestra
a continuación:

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Hay que tener en cuenta que también podremos escoger alguna plantilla predeterminada o crear
una presentación en blanco.

Una presentación consta de múltiples diapositivas que se organizan de manera coherente. Para
añadir diapositivas y organizarlas, sigue estos pasos:

 En la barra lateral izquierda, haz clic en el icono de diapositiva en blanco para añadir una
nueva diapositiva.
 Utiliza los iconos de flechas arriba y abajo para reorganizar las diapositivas según tu flujo
de presentación.
 Puedes duplicar diapositivas o eliminarlas si no son necesarias.

La organización de las diapositivas es esencial para la narrativa de tu presentación.

A. USO DE LAS PLANTILLAS PREDEFINIDAS

Google Slides ofrece una variedad de plantillas predefinidas que pueden ahorrarte tiempo y darle
un aspecto profesional a tu presentación. Sigue estos pasos para utilizar una plantilla:

 En la barra de herramientas superior, selecciona “Diapositiva” y luego “Cambiar fondo”.

 En la pestaña “Plantilla”, elige una de las plantillas predefinidas disponibles.
 La plantilla se aplicará a todas las diapositivas de tu presentación.

Las plantillas predefinidas son ideales para una apariencia cohesiva y atractiva de tu presentación.

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1.2 Integración multimedia

En Google Slides se puede insertar textos o multimedia desde diferentes origines entre ellos dos
aplicaciones de Google como Drive y Fotos, los cuales se vinculan con nuestra cuenta.

También podemos hacer uso de un navegador para buscar imágenes. El que usa Google Slides es
el motor de búsqueda de Google que cuenta con más resultados al realizar alguna consulta, tener
en cuenta que el resultado de esta búsqueda son libres de derechos de autor.

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Para agregar una imagen bastara con hacer clic sobre la imagen deseada y dar clic en Insertar para
que se inserte en nuestro documento.

A. AGREGAR TEXTO Y ELEMENTOS DE TEXTO

El texto es la columna vertebral de tus diapositivas. Sigue estos pasos para agregar texto de
manera efectiva:

 Haz clic en el área de texto en la diapositiva.

 Escribe o copia y pega tu contenido textual.

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 Utiliza las opciones de formato para ajustar el tipo de fuente, el tamaño, la alineación y el
espaciado.
 Añade elementos de texto, como títulos, subtítulos, viñetas y números para organizar tu
contenido de manera clara.

B. INSERTAR TABLAS Y GRÁFICOS

Las tablas y gráficos son excelentes para mostrar datos y comparaciones. Aquí tienes cómo
insertarlos en tus diapositivas:

 Selecciona la diapositiva en la que deseas insertar una tabla o gráfico.

 En la barra de herramientas, ve a “Insertar” y selecciona “Tabla” o “Gráfico”.
 Personaliza tu tabla o gráfico agregando datos y ajustando el formato según tus
necesidades.

C. INCORPORAR ELEMENTOS MULTIMEDIA

Los elementos multimedia como imágenes, videos y enlaces pueden enriquecer tus diapositivas.
Sigue estos pasos para incorporarlos:

 Selecciona la diapositiva en la que deseas agregar elementos multimedia.

 Ve a “Insertar” en la barra de herramientas y elige la opción correspondiente, como
“Imagen” o “Video”.
 Carga tu archivo multimedia desde tu dispositivo o selecciona una URL.

D. FORMATO DE TEXTO Y PÁRRAFOS

El formato de texto y párrafos puede hacer que tu contenido destaque. Aquí tienes algunos
consejos:

 Negritas y cursivas: Utiliza negritas () y cursivas () para resaltar palabras clave o frases.
 Color del texto: Ajusta el color del texto para resaltar información importante.
 Párrafos: Utiliza párrafos () para dividir tu contenido en secciones legibles.
 Viñetas y numeración: Utiliza listas con viñetas o numeradas para organizar información
de manera efectiva.

Con estas herramientas de edición y formato, podrás crear diapositivas atractivas y profesionales
que respalden tus mensajes de manera efectiva en tus presentaciones.

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E. CÓMO HACER UNA VOZ EN OFF EN PRESENTACIONES DE
GOOGLE
Aunque las imágenes y el texto son esenciales, agregar una voz en off puede llevar tus
presentaciones de Google Slides al siguiente nivel. A continuación, te mostramos cómo hacerlo:

 Preparación de contenido:

Antes de comenzar, asegúrate de tener tu presentación de Google lista con el contenido que
deseas compartir. Asegúrate de que cada diapositiva tenga la información clave que acompañará
tu narración.

 Crea tus archivos de audio para cada diapositiva y cárgalos en Google Drive:

Mantener una estructura es clave para organizar tus archivos. Se recomienda que los archivos
tengan un título en el que se visualice el número de curso, lección, etc.

 Incorpora el audio a tu diapositiva y configura los ajustes de audio:

Puedes añadir el audio desde tu disco en cada diapositiva, de manera individual. Para configurar
los ajustes de audio, Google Slides te brinda la posibilidad de definir el comportamiento de la voz
en off. Haz clic en el ícono del altavoz y luego selecciona “Opciones de Formato”.

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Google Slides ofrece las siguientes opciones de formato de voz en off:

 Reproducción automática: Tienes la opción de decidir si prefieres que el audio se

reproduzca automáticamente o de forma manual al hacer clic en la diapositiva.
 Bucle: Puedes establecer que la grabación se detenga al final o se repita continuamente.
 Tamaño y color del botón: Puedes modificar el tamaño del botón arrastrando la esquina y
personalizar el color mediante la opción “Cambiar Color”.

1.3 Animaciones y transiciones

Las animaciones y transiciones pueden mejorar la dinámica de tu presentación, pero úsalas con
moderación para no distraer a tu audiencia. Sigue estos consejos:

 Animaciones sutiles: Utiliza animaciones simples para resaltar puntos clave o revelar
contenido de manera gradual.
 Transiciones coherentes: Mantén un estilo de transición consistente en toda la
presentación para evitar distracciones innecesarias.
 Prueba y ajusta: Practica la sincronización de animaciones y transiciones para asegurarte
de que fluyan de manera natural.

A. AÑADIR UNA ANIMACIÓN A UN TEXTO O UNA IMAGEN

 Haz clic en Insertar → Animación.
 Se abrirá el panel Transiciones a la derecha. Si no ves ninguna opción de animación en
este panel y solo te aparecen opciones para aplicar una transición, pulsa el botón
"Seleccionar un objeto para animación".

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 Como alternativa, selecciona el texto, la lista, el icono o la imagen a la que quieras agregar
una animación, haz clic derecho y elige Animación.

 Se abrirá el panel Transiciones a la derecha, donde puedes configurar diferentes

animaciones para la selección que hayas hecho. Debajo tendrás un desplegable en el que
podrás elegir si quieres que la animación se active al hacer clic o que empiece, o bien con
la animación anterior, o bien después de ella.

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 Marca la casilla "Por párrafo" si quieres que la animación en las cajas de texto se aplique a
cada párrafo de forma individual y no de manera conjunta. Esto es muy práctico para las
listas.

 El deslizador que hay debajo te permite controlar la velocidad a la que quieres que se
reproduzca la animación.

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Desde este panel también puedes agregar una transición a la presentación.

B. AÑADIR TRANSICIONES ENTRE DIAPOSITIVAS

 En el panel de la izquierda, llamado Vista de tira de película, selecciona la diapositiva a la
que quieras aplicar la animación.
 Haz clic en Diapositiva → Cambiar transición.
 Se abrirá el panel Transiciones a la derecha.
 Elige la transición que más te guste.
 Con el deslizador que hay debajo puedes ajustar la velocidad de la transición a tu gusto.
 Si quieres aplicar la misma transición a todas las diapositivas, debajo del deslizador hay un
botón para ello.
 Puedes cambiar las animaciones o las transiciones en cualquier momento. Tan solo tienes
que seleccionar el objeto de la animación y elegir otra de las opciones del desplegable.
Debes tener en cuenta que estas opciones podrían variar visualmente al reproducirse en
diferentes navegadores.

[Link]ón

A. COMPARTIR LA PRESENTACIÓN CON COLABORADORES

La colaboración es una característica clave de Google Slides. Sigue estos pasos para compartir tu
presentación con colaboradores:

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 En la parte superior derecha de la pantalla de Google Slides, haz clic en el botón
“Compartir”.
 Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas
colaborar.
 Configura los permisos de acceso, como “Editar”, “Comentar” o “Ver”.
 Envía las invitaciones y tus colaboradores podrán acceder a la presentación.

B. COMENTARIOS Y SUGERENCIAS
Los comentarios y sugerencias permiten una comunicación efectiva entre colaboradores. Sigue
estos pasos para utilizarlos:

 Selecciona el texto, la imagen o el elemento al que deseas agregar un comentario o

sugerencia.
 Haz clic con el botón derecho y elige “Comentar” o “Sugerir edición”.
 Escribe tu comentario o sugerencia y envíalo.
 Tus colaboradores verán los comentarios y sugerencias y podrán responder y realizar
cambios si es necesario.

C. CONTROL DE VERSIONES Y REVISIONES

El control de versiones y revisiones te ayuda a mantener un registro de los cambios realizados en
tu presentación. Sigue estos pasos para utilizar esta función:

 En la barra de menús, ve a “Archivo” y selecciona “Historial de revisiones”.

 Elige “Activar control de revisiones” para comenzar a realizar un seguimiento de los
cambios.
 Puedes ver y restaurar versiones anteriores de tu presentación en cualquier momento.

La colaboración en tiempo real, los comentarios y el control de versiones son herramientas

esenciales para trabajar de manera eficiente en equipo en tus presentaciones profesionales en
Google Slides.

D. PREGUNTAS FRECUENTES DE GOOGLE SLIDESHOWS

 ¿Para qué puedo usar las presentaciones de Google?

Con este programa puedes hacer gráficos y diagramas, añadir imágenes, objetos, texto y música.
También se puede utilizar para crear animaciones.

 ¿Google tiene sus propias diapositivas para crear presentaciones?

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Sí, Google ofrece varias plantillas y diapositivas gratuitas a los usuarios. Estos pueden descargarlas
para hacer sus presentaciones fácilmente.

 ¿Es posible convertir cualquier presentación en presentaciones de Google?

Sí. El programa es compatible con muchos formatos y puedes convertir diferentes tipos de
archivos al formato de Google Slides.

 ¿Es posible editar las presentaciones de Google?

Por supuesto, puedes editar las diapositivas tantas veces como quieras. Los cambios se guardan
automáticamente en línea.

 ¿Puedo compartir las presentaciones de Google?

Sí, puedes compartirlas con los miembros de tu equipo. Con Google Slides ellos también pueden
hacer ediciones en línea.

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2. BASES DE DATOS
El objetivo principal de Google Sheets es crear, gestionar y editar hojas de cálculo esta
herramienta en línea está equipada con funciones que le permiten hacer mucho más.

2.1. Estructura

Una base de datos de Google Sheets es simplemente una base de datos creada en la aplicación.
Aunque la creación de bases de datos no es realmente el primer uso de esta plataforma que viene
a la mente, es factible. Esto se debe a que cuenta con opciones decentes de almacenamiento y
recuperación, personalización y colaboración.

Existen varias formas de crear una base de datos. La más sencilla es introducir los datos
manualmente.

2.2 Filtros y ordenación

A. FILTROS
 Crear un filtro: Selecciona todo el rango de datos, luego ve a Datos > Crear un filtro. Esto
te permitirá filtrar los datos por diferentes criterios.
 Uso de filtros: Una vez que el filtro esté activado, verás flechas en los encabezados de las
columnas. Haz clic en una flecha para seleccionar los criterios de filtrado, como mostrar
solo ciertos valores o filtrar por rangos de números o fechas.
 Eliminar un filtro: Ve a Datos > Eliminar filtro.

B. ORDENACIÓN DE DATOS
 Ordenar de forma ascendente o descendente: Selecciona una columna y luego ve a Datos
> Ordenar la hoja por la columna A–Z (ascendente) o Datos > Ordenar la hoja por la
columna Z–A (descendente).
 Ordenar por varios criterios: Selecciona todo el rango de datos, luego ve a Datos >
Ordenar rango... y elige los criterios de ordenación. Esto es útil para ordenar por varios
campos, como ordenar por Apellido y luego por Nombre.

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2.3 Funciones de búsqueda

A. BUSCARV (VLOOKUP):

Función básica: =BUSCARV(valor_buscado, rango, índice, [es_ordenado]).

Ejemplo: Si deseas buscar un email de un cliente en una tabla de datos, usarías:

=BUSCARV("Juan", A2:C100, 2, FALSO)

Esto busca el valor "Juan" en la primera columna del rango A2

y devuelve el valor correspondiente de la segunda columna del rango.

B. BUSCARH (HLOOKUP):

Función básica: =BUSCARH(valor_buscado, rango, índice, [es_ordenado]).

Ejemplo: Si tus datos están organizados en filas y necesitas buscar valores de una forma
horizontal: =BUSCARH("Producto A", A1:Z2, 2, FALSO)

C. INDEX Y MATCH:
Son funciones más avanzadas que permiten buscar valores de forma más flexible.

Ejemplo de INDEX y COINCIDIR (MATCH):

=INDEX(B2:B100, COINCIDIR("Juan", A2:A100, 0))

Esto busca "Juan" en el rango A2 y devuelve el valor correspondiente de la columna B.

D. FUNCIÓN DSUM
Por ejemplo, si tienes una base de datos con nombres en la columna A, edades en la columna B y
deseas sumar las edades de las personas mayores de 30 años, podrías usar la función de esta
manera:

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Supongamos que tus datos están en A1:B10 y en A1 y B1 tienes los encabezados “Nombre” y
“Edad”, respectivamente. En E1 y E2 podrías tener el criterio de filtrado, por ejemplo, “Edad” ” >
30″.

Entonces, podrías usar:

=DSUM(A1:B10; "Edad"; E1:E2)

Esta función sumará todas las edades que cumplen con el criterio “Edad > 30” en tu base de
datos.

E. LISTADO DE FUNCIONES HABITUALES

 DSUM: Suma los valores en una columna de una base de datos que cumplen con ciertos
criterios. =DSUM(base_de_datos; campo; criterios)
 DAVERAGE: Calcula el promedio de valores en una columna de una lista o base de datos
que cumplen con ciertos criterios. =DAVERAGE(base_de_datos; campo; criterios)
 DCOUNT: Cuenta el número de celdas que contienen números en una columna de una
base de datos que cumplen con ciertos criterios. =DCOUNT(base_de_datos; campo;
criterios)
 DCOUNTA: Cuenta el número de celdas no vacías en una columna de una base de datos
que cumplen con ciertos [Link] code=DCOUNTA(base_de_datos; campo;
criterios)
 DMIN y DMAX: Encuentran el valor mínimo y máximo en una columna de una base de
datos que cumplen con ciertos criterios. =DMIN(base_de_datos; campo; criterios)
=DMAX(base_de_datos; campo; criterios)
 DSTDEV y DSTDEVP: Calculan la desviación estándar de una muestra o población de
valores en una columna de una base de datos que cumplen con ciertos criterios.
=DSTDEV(base_de_datos; campo; criterios) =DSTDEVP(base_de_datos; campo; criterios)

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 DVAR y DVARP: Calculan la varianza de una muestra o población de valores en una
columna de una base de datos que cumplen con ciertos criterios.=DVAR(base_de_datos;
campo; criterios) =DVARP(base_de_datos; campo; criterios)

2 4. Seguridad y privacidad

A. CONTROL DE ACCESO A HOJAS DE CÁLCULO:

 Compartir archivo: Haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha. Puedes
ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas
compartir el documento.
 Permisos de acceso: Puedes elegir entre Ver, Comentar o Editar. Usa Ver para que solo
puedan leer, Comentar para que puedan agregar comentarios, y Editar si deseas que
puedan modificar el archivo.
 Enlace de acceso: También puedes crear un enlace y configurar si las personas con el
enlace pueden ver, comentar o editar.

B. PROTECCIÓN DE RANGOS Y HOJAS:

 Proteger una hoja: Ve a Datos > Proteger hojas y rangos y selecciona la hoja o el rango
que deseas proteger.
 Definir restricciones: Al proteger, puedes decidir quiénes pueden editar ese rango o hoja.
Esto es útil para proteger ciertos datos que no quieres que se modifiquen.

C. PRIVACIDAD DE LOS DATOS:

 Evita compartir datos confidenciales con permisos de edición a muchas personas.
 Configura siempre el acceso adecuado para evitar que se compartan datos sensibles de
forma accidental.
 Verifica regularmente quién tiene acceso a tus archivos compartidos para asegurarte de
que solo las personas adecuadas tengan permisos.

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