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COMPRAS
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TABLA DE CONTENIDO PAGINA
1 Datos de identificación 3
1,1 Nombre del procedimiento 3
1,2 Objetivo 3
1,3 Alcance 3
1,4 Responsable del procedimiento 3
1,5 Relación con otros macroprocesos – procesos o subprocesos 3
Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 – 2008) a los que aplica
1,6 3
el procedimiento.
2 Introducción general 4
3 Justificación 5
4 Condiciones Generales 6
5 Responsabilidades norma a los que aplica 8
6 Descripción de las actividades la 9
7 Definiciones 15
8 Recursos 17
9 Registros 18
10 Referencias normativas 19
11 Revisión aprobación y modificación 19
12 Anexos 20
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7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos
de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al
producto adquirido deben depender del impacto del producto adquirido en la
posterior realización del producto o sobre el producto final.
La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la
re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase
4.2.4).
7.4.2 Información de las compras
La información de las compras debe describir el producto a comprar,
incluyendo, cuando sea apropiado:
a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y
equipos.
b) los requisitos para la calificación del personal.
c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
La institución debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al proveedor.
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7.4.3 Verificación de los productos comprados
La institución debe establecer e implementar la inspección u otras actividades
necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos
de compra especificados.
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las
instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra
las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del
producto.
3. JUSTIFICACION
La NTC ISO 9001:2008 requiere que el Sistema Gestión de la Calidad, este
documentado, (ver numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4) por tal motivo el proceso de gestión
de recursos ha generado el presente procedimiento con el fin de planificar, evaluar,
controlar y verificar el proceso de compras.
Este documento establece los criterios de selección, evaluación y seguimiento a los
proveedores y a los productos o servicios comprados.
A continuación encontrara en el desarrollo del procedimiento datos del proceso
como la identificación de la necesidad, la requisición de materiales o servicios, el
proceso de cotizaciones, el cuadro comparativo de cotizaciones, la revisión de
requisición y requisitos de la compra, la aprobación, el proceso de negociación, la
verificación, contabilización de la compra y por último la programación de pago.
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4. CONDICIONES GENERALES
a. Comité de compras
MONTO DE LA COMPRA COMITE INTEGRANTES
✓ Presidencia
Mayores de tres (3) SMLV Comité compras ✓ Dirección Administrativa
✓ Asistente de compras
✓ Representante Legal
✓ Representante Área
solicitante compra o servicio
✓ Asistenta Administrativa
✓ Rectoria (casos académicos)
Contratos, convenios, Autorización en la ✓ Dirección administrativa y/o
gastos fijos mensuales. requisición Representante legal
Hasta tres (3) SMLV
Requisitos Generales:
✓ Requisición de materiales. (solicitud de servicio)
✓ Requisición de compra.
✓ Cotizaciones. (según monto)
✓ Cuadro comparativo. (según monto)
✓ Aprobación de comité y el acta respectiva.
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b. Toda adquisición de un bien o servicio se debe tramitar a través del
área de compras a través del formato FR-GER-03. El área de compras
será responsable del proceso y consecución de los soportes respectivos.
c. Todas las requisiciones de papelería y aseo deben ser entregadas con
el visto bueno del jefe del área solicitante al responsable de compras,
en las fechas estipuladas. Con el fin de evitar traumatismos en el
proceso y cumplir a entera satisfacción con las expectativas de cada
área.
d. Todo documento soporte de negociación, ya sea facturas o un
documento susceptible de causación, debe ser recepcionada por el área
de compras, quien es el responsable de diligenciar el formato
Verificación del producto comprado FR-GER-15 donde se valida el que el
producto/servicio que fue solicitado cumplió con las normas y parámetros
establecidos por la institución.
e. Para la adquisición y compra de materiales y servicios se requerirán
mínimo 3 cotizaciones, cuando superen 3 SMMLV
f. El comité de compras se reunirá una vez a la semana para autorizar las
compras que superen los topes establecidos, y/o aprobar cotizaciones,
anticipos que se requieran para compras o servicios urgentes.
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g. En el evento en que no se pueda reunir el comité de compras en pleno y
cuando se trate de adquisición de bienes o servicios que sean de suma
urgencia, estas podrán ser aprobadas por el asistente de compras y la
Dirección administrativa, no obstante esta decisión será informada en la
reunión del comité próximo.
h. El comité de compras requerida de la presencia del jefe del área que
hace la requisición, cuando se trate de adquisición de activos fijos, como
computadores, maquinaria, elementos de laboratorio, entre otros, con el
fin de confirmar las especificaciones del bien solicitado o cualquier
inquietud al respecto, debe quedar en el acta como invitado.
i. Existirán algunos proveedores únicos, los cuales son elegidos por el tipo
de bien o servicio que presentan, por ejemplo: proveedor de papelería,
aseo e insumos para cafetería, entre otros. Estos proveedores son
evaluados una vez al semestre, los cuales tendrán un cuadro comparativo
general donde se evalúen los criterios definidos en el procedimiento de
selección de proveedores PR-GER-02. Para realizar compra, no se
elaborara cuadro comparativo ni se requiere de otras cotizaciones.
5. RESPONSABILIDADES
DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y/O REPRESENTANTE LEGAL
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a) Dar el visto bueno a las solicitudes de compra una vez se cumpla con la
tabla No.1 descrita en las condiciones generales.
b) Autorizar el pago a los proveedores, de acuerdo a lo establecido en la
tabla No. 1 descrita en las condiciones generales.
ASISTENTE DE COMPRAS
a) Recepcionar las requisiciones de materiales o servicios
b) Realizar las cotizaciones necesarias, de acuerdo con el monto de la
compra
c) Convocar al comité de compras de acuerdo con los criterios
establecidos
d) Realizar las compras y las negociaciones de los pagos con los proveedores,
de acuerdo con la autorización del comité de compras y/o de la dirección
administrativa.
e) Elaborar los cuadros comparativos
f) Elaborar las actas de reunión el comité de compras
g) Elaborar las órdenes de compra para enviar a los proveedores
h) Archivar los demás documentos y soportes relacionados con la
transacción junto con el reporte del correo electrónico recibido.
i) Recibir y diligenciar el formato “verificación del producto comprado” FR-GER-
15.
j) Realizar el registro, inscripción de proveedores.
k) Elaborar las actas de entrega y salidas del almacén.
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6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
Al identificar necesidades de recursos o
servicios, deben diligenciar el formato de
requisición de materiales o servicios FR- Líderes de procesos y Jefes de área
GER-03 (original y una copia), con el
propósito de formalizar la petición. Anexo
No 1.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
2 REQUISICIÓN DE MATERIALES O
SERVICIOS
Las solicitudes de requisición de materiales
Líderes de procesos y jefes de área
se deben entregar como mínimo con ocho
días de antelación a la realización del
evento.
Recibe el formato de requisición de
Asistente de Compras
materiales o servicios (FR-GER-03), el cual
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debe contener la descripción precisa de los
elementos requeridos (marca, referencia,
color, modelo entre otros), la debida
justificación y la firma del jefe de área.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
3 PROCESO DE COTIZAR
Cotiza teniendo en cuenta las políticas
fijadas para la adquisición de bienes y
servicios. Asistente de Compras
Para Compras de materiales, suministros y
servicios cuando superen 3 SMLV ,se
deben solicitar a 3 proveedores distintos 1
cotización a cada uno de ellos y de esta
forma el cuadro comparativo con el fin de
establecer de evaluar los tiempos de Asistente de Compras
entrega, garantía, forma de pago, soporte.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
4. CUADRO COMPARATIVO DE
COTIZACIONES
Se elabora teniendo en cuenta el monto
asignado, con el propósito de cumplir con
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COMPRAS
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los parámetros y procedimientos Asistente de Compras
institucionales.
Deberá ser suficientemente explícito con
el fin de colaborar con el análisis y la
Asistente de Compras
toma de decisiones que realizara en el
comité de compras y se deben de tener en
cuenta los criterios determinados para la
selección del bien o servicio.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
5 REVISIÓN DE REQUISICIÓN Y
REQUISITOS DE COMPRA
El comité de compras revisa, evalúa,
selecciona y aprueba de acuerdo a criterios
de establecidos como son; precio, tiempo
de entrega, garantías, soportes y formas Comité de Compras
de pago, con el fin de escoger el proveedor
que más se ajuste a los parámetros
establecidos por la institución y represente
mayor beneficio para ella.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
6 APROBACIÓN
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El comité de compras se reunirá para Asistente de compras
Comité de Compras
revisar, aprobar cotizaciones y anticipos
que se requieran para compras o servicios.
En el evento en que no se pueda reunir el
Asistente de compras
comité de compras en pleno y cuando se
Directora administrativa
trate de adquisición de bienes o servicios
que sean de suma urgencia, estas podrán
ser aprobadas por la Dirección
administrativa y/o el Representante legal,
no obstante esta decisión será informada
en la reunión del comité próximo.
El comité de compras podrá requerir de la
presencia del jefe del área que hace la
Comité de Compras
requisición, cuando se trate de adquisición
Jefe de área solicitante
de activos fijos, como computadores,
maquinaria, elementos de laboratorio entre
otros, con el fin de confirmar las
especificaciones del bien solicitado o
cualquier inquietud al respecto.
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
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7 NEGOCIACION
Una vez aprobada las requisiciones de
materiales o servicio por la Dirección
Administrativa y Financiera, Comité de
Compras, por el Presidente o por el
Asistente de compras
Representante Legal de la FCECEP, se
realiza la orden de compra de acuerdo a la
requisición en el formato FR-GER-08.
(Anexo 3)
Envía por correo electrónico la orden de
compra o servicio, al proveedor que fue
seleccionado, con el fin de legalizar el
proceso de adquisición. Asistente de compras
Archiva los demás documentos y
soportes relacionados con la transacción
junto con el reporte del correo electrónico Asistente de compras
enviado.
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8. VERIFICACION
Recepciona la documentación y los
insumos comprados y verifica que cumpla
con las especificaciones de la orden de
compra y los criterios institucionales
Asistente de compras
diligenciando el formato Verificación del
producto comprado FR-GER-15 (Anexo 4).
En caso de incumplimiento se podrá
devolver el producto o rechazar el servicio Asistente de compras
al proveedor.
En caso de cumplimiento deberá colocar su
firma y fecha en señal de aceptación y
procede a realizar entrega al área
solicitante de acuerdo a la solicitud Asistente de compras
diligencia el formato FR-GER-07 (Anexo 2)
y/o FR-GER-11 (Anexo 5)
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
9 CONTABILIZACIÓN DE LA COMPRA Y
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PROGRAMACIÓN DE PAGO Asistente de compras
Una vez sea recibido el producto o servicio,
recibe la correspondiente factura.
Dirección Administrativa
Coloca visto bueno a la factura.
Asistente de compras
Contabiliza la factura en el aplicativo
contable.
Asistente de compras
Entrega la factura debidamente causada Tesorero
con los soportes correspondientes a
tesorería para programación del pago. Asistente de compras
Asistente de compras
Entrega copia a contabilidad de la factura.
Almacena una copia scaneada de la factura
con los soportes en sus archivos.
7. DEFINICIONES
a) COMPRAR: Es la acción de adquirir un bien (elementos, suministros,
materias primas, insumos, repuestos, equipos, activos fijos etc.) a cambio
de un monto de dinero establecido. Estos elementos que se compran son
indispensables para un adecuado funcionamiento de la Institución.
b) COMITÉ DE COMPRAS: Es una reunión de varios funcionarios
pertenecientes a áreas claves dentro de la institución, los cuales,
dependiendo del monto, se encargan de realizar el análisis de las propuestas
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COMPRAS
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de los proveedores que participan en un proceso de Cotización de un bien o
servicio; y seleccionar, de acuerdo a los parámetros establecidos en la
Institución y el Presupuesto aprobado, el proveedor que mayores beneficios
(económicos, servicio, calidad, etc.) represente. La selección del proveedor
se aprobará mediante la firma de todos los miembros del Comité de Compras
que participen, en conjunto con el jefe del área solicitante cuando se requiera.
Además, en cada reunión el asistente de Compras debe levantar un Acta
donde describirá lo acontecido en el Comité de Compras, con las respectivas
aclaraciones y observaciones del caso. Esta acta debe ser archivada y leída
en el siguiente comité.
El Comité está integrado por los siguientes cargos:
✓ Director (a) administrativa y financiera.
✓ Asistente de compras.
✓ Presidente.
✓ Representante legal.
✓ Representante Área solicitante compra o servicio
✓ Asistente Administrativa
✓ Rector (Cuando sea Académico).
c) COTIZACION: Documento utilizado para establecer una negociación
d) CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES: Es un cuadro preparado
por el asistente de compras, donde se plasma las cotizaciones de los
proveedores que está acorde con la políticas institucionales establecidas
para el procedimiento de compras de bienes y servicios
e) FORMATO: Documento o estructura para la presentación o recolección de
información.
f) REQUISICION DE MATERIALES: Es un documento institucional utilizado
para solicitar al almacén la adquisición de materiales que se necesiten
para el adecuado funcionamiento de la institución.
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El formato de requisición de materiales se utiliza para cualquier tipo de
necesidad tal como: aseo, papelería, mantenimiento, activos fijos, repuesto,
suministros, insumos, libros etc.
g) ORDEN DE COMPRA: Es una solicitud escrita pre numerada dirigida a
un proveedor, el cual cumplió con la exigencias y parámetros solicitados
tanto de los elementos descritos como de las políticas institucionales.
h) PRODUCTO O SERVICIO: Cualquier elemento tangible o intangible que
puede ofrecerse para su atención, adquisición, uso o consumo.
i) SALIDA DE ALMACEN: Es un documento institucional que genera el
sistema, y sirve como soporte para todo retiro del almacén y control del
inventario.
j) PROVEEDOR UNICO: Persona natural o jurídica que tiene exclusividad por
haberse realizado el análisis comparativo de precios una vez cada semestre.
Estos proveedores no requieren por cada compra cuadro comparativo de
precios ni otras cotizaciones.
k) ACTA DE ENTREGA: Es un documento institucional utilizado para realizar
entrega de activos y de igual manera sirve para todo retiro del almacén y el
control del inventario de activos.
8. RECURSOS (En términos de personal, formación equipos y materiales)
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RECURSO HUMANO
Perfil profesional y competencia Grado de utilización
(Dedicación laboral en horas)
1. Profesional en programas de las
Ciencias Administrativas, con
capacitación en temas relacionados 45 Horas
con el área de compras, con Semanales
experiencia 1 año en cargos similares.
RECURSOS FISICOS
Grado de utilización en horas,
Tipo y características jornadas o periodos
académicos
1. Oficina debidamente equipada 45 horas
Semanales
RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES
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Tipo y características
Grado de utilización en horas,
jornadas o periodos académicos
1. Servidor para el almacenamiento de 45 horas
la información del sistema, semanales
2. Estanterías, archivadores, Az, 45 horas
papelería, folders. Semanales
9. REGISTROS (Los registros relacionados con las actividades descritas en el
procedimiento)
No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO
1 FR-GER-03 REQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
2 FR-GER-07 SALIDA DE ALMACEN
3 FR-GER-08 ORDEN DE COMPRA
4 FR-GER-15 VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO
5 FR-GER-11 ACTA DE ENTREGA Y SUMINISTROS
6 FR-GER-18 CUADRO COMPARATIVO DE COMPRAS
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10. REFERENCIAS NORMATIVAS
• NTC ISO 9001:[Link] técnica colombiana.
• GTC 200:2011. Guía para la implementación de la Norma ISO 9001 en
establecimientos educativos
11. REVISON APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN
PROCESO DE CARGO FIRMA
APROBACIÓN
Elaboró Asistente de Compras
Asistente administrativa
Revisó
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Directora administrativa y financiera
Aprobó
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Cambio solicitado Fecha de la modificación
V-1 Documento inicial 19-10-2012
Actualización del procedimiento con base
V-2 en los criterios de compras establecidos 16-11-2012
en el comité de compras
Actualización por Cambios en el comité 21-11-2013
V-3
de compras y formatos.
Actualización por cambios en los 27-02-2014
V-4
formatos
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