EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Módulo 2: Expediente electrónico de archivo
Unidad 2: Principios archivísticos en el expediente
electrónico de archivo
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Unidad 2: Principios archivísticos en el expediente electrónico de archivo
Contenido temático
1 Organización
2 Clasificación
3 Ordenación
4 Descripción
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1 Organización
• Proceso archivístico orientado a • Documentos electrónicos deben • Facilita su gestión como
la clasificación, la ordenación y estar vinculados entre sí, conjunto. Define y establece:
la descripción de los mediante:
documentos de una institución. • Responsabilidades
• Sistemas de clasificación y • Retención
• Sistemas descriptivos • Descripción
• Ubicación
• Preservación
¿ Por ¿Para
¿Qué es?
qué? qué?
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• Almacenamiento por • Agrupación por
PRINCIPIO DE ORDEN
la entidad que genera serie/subserie y
y/o recibe expediente
PROCEDENCIA
PRINCIPIO DE
información y/o electrónico.
ORIGINAL
documentos
electrónicos. • Secuencia de los
documentos en el
• Dependencia expediente
responsable de la electrónico,
información y/o indistintamente de su
documentos tipo y/o fuente.
electrónicos por
función.
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¿Qué información es parte del archivo
electrónico?
INFORMACIÓN ELECTRÓNICA INFORMACIÓN QUE GENERA Y/O
RECIBIDA A TRAVÉS DE: TRANSMITE:
Recibe
- Emails - En sistemas de información
Genera y/o entrega
- Anexos a documentos físicos (cd, transaccionales internos.
dvd, discos, etc.) - En sistemas de información externos
- Sistemas de información de la que en los que debe reportar.
es responsable. - Documentos electrónicos nativos
- Sede virtual generados en la entidad.
- Sitios web - Documentos digitalizados en la
- Medios sociales de la entidad entidad.
- Entrega y/o transferencia de - Comunicaciones electrónicas enviadas
archivos públicos por supresión por email.
o fusión - Publicaciones en sitios web, medios
sociales de la entidad.
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2 Clasificación
❖ Aplica principio de procedencia para
asignar dependencia responsable del
subfondo o sección documental.
❖ Relaciona con la serie documental -
CCD.
❖ Relación con la parametrización de
acceso – TRD.
❖ Retención - TRD.
❖ Facilita aplicar la disposición final y la
transferencia de archivos. POR MEDIO DE METADATOS
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3 Ordenación
❖ Aplica el principio de orden original.
❖ El orden se aplica de acuerdo con el
tratamiento de la serie: simple o
compuesta.
❖ Conservar y mantener datos de fecha
del documento, fecha de creación y/o
de inclusión en el sistema.
❖ Es el punto de partida para realizar
foliación electrónica.
POR MEDIO DE METADATOS ❖ Se refleja en índice electrónico.
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4 Descripción
❖ Facilita la comprensión del
contenido de los expedientes,
su procedencia, asuntos y Metadatos de
volumen. relación con los
documentos
❖ Facilitan la recuperación. Metadatos •Índice electrónico
descriptivos del
❖ Intercambio de información. expediente
❖ Metadescripción. Metadatos Identificación del
expediente
•Ubicación
•Fechas de inicio y fin
normalizados, sean manuales o •ID expediente •Total Folios / imágenes
automatizados, desde los •Relación con la serie •Fondo documental
•Serie documental
mismos sistemas y aplicativos.
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