EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Módulo 1: Introducción a la gestión documental
electrónica con el uso de herramientas
tecnológicas
Unidad 2: Normas técnicas y estándares
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Módulo 1: Introducción a la gestión documental electrónica con el uso de herramientas tecnológicas
Unidad 2: Normas técnicas y estándares
Contenido temático
1 Normas técnicas
2 Estándares
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Módulo 1: Introducción a la gestión documental electrónica con el uso de herramientas tecnológicas
Unidad 2: Normas técnicas y estándares
NTC 5985:2013 1 Normas técnicas
DIRECTRICES DE IMPLEMENTACIÓN PARA
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Uso en el diseño y realización de una digitalización responsable,
de procesos del negocio o proyectos de digitalización de copias
de respaldo para procesos de gestión de documentos, como se
establece en la norma ISO 15489-1:2001 y en el ISO/TR
15801:2009
NTC 6231:2017
VALOR PROBATORIO Y ADMISIBILIDAD DE LA
INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Especifica los requisitos para la implementación
y la operación de sistemas de gestión de la
información electrónica, incluidos el almacenamiento y la
transferencia de información, con el objetivo de posibilitar que
el usuario asegure que se mantiene la autenticidad e integridad
de esta, de manera que sea confiable y sea aceptada sin
objeciones, que responda adecuadamente a los
desafíos cuando se ponga a prueba.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
ISO/TR 13028:2011
DIRECTRICES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Directrices para la creación y el mantenimiento de registros en único
formato digital, donde el documento original o cualquier otro registro
fuente no digital, ha sido copiado por la digitalización, establece
directrices sobre mejores prácticas para la digitalización de garantizar
la honradez y fiabilidad de los registros y permitir el examen de la
eliminación de los registros de origen no digitales.
GTC-ISO-TR 15801:2014
GESTIÓN DE DOCUMENTOS. INFORMACIÓN ALMACENADA
ELECTRÓNICAMENTE -RECOMENDACIONES PARA LA
INTEGRIDAD Y LA FIABILIDAD
Describe la implementación y operación de los sistemas de gestión de
la información que almacenan información en forma electrónica y en
las cuestiones de confianza, fiabilidad, autenticidad e integridad son
importantes.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
NTC-ISO-TR 18128:2016
EVALUACIÓN DEL RIESGO PARA PROCESOS Y SISTEMAS DE
REGISTROS
Estable un método de análisis para identificar los riesgos relacionados con
los procesos y sistemas de registros, proporciona un método para analizar
los efectos potenciales de eventos adversos en los procesos y sistemas de
registros, proporciona pautas para realizar una evaluación de riesgos
relacionados con los procesos y sistemas de registros, y proporciona
pautas para documentar los riesgos identificados y evaluados en
preparación para la mitigación
NTC-ISO 18829:2018
GESTIÓN DE DOCUMENTOS. EVALUACIÓN DE
IMPLEMENTACIONES DE ECM /EDRM
Identifica actividades y operaciones que una organización necesita
realizar, para evaluar si la información almacenada electrónicamente
(ESI) se mantiene en un entorno confiable y confiable, gestión de
contenido o registros comúnmente denominadas gestión de contenido
empresarial (ECM) o gestión electrónica de documentos y registros
(EDRM) que aplican políticas y programas de gestión de registros
organizativos
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
GTC-ISO-TR 26122:2014
ANÁLISIS DE PROCESOS DE TRABAJO PARA REGISTROS
Ofrece orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo
desde el punto de vista de la creación, incorporación y control de
documentos mediante el análisis funcional (la descomposición de
funciones en procesos) y el análisis secuencial (el estudio del flujo
de operaciones)
NTC-ISO 30300 (30301/30302)
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA REGISTROS. FUNDAMENTOS Y
VOCABULARIO
Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la
norma sobre sistemas de gestión para los documentos preparados
por la ISO/TC46/SC11. Así mismo, establece los objetivos para el
uso de este tipo de sistemas, sus principios.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
NTC-ISO 15489-1:2017 / (15489-2)
GESTIÓN DE REGISTROS / GESTION DE DOCUMENTOS
Se centra en los principios de la gestión de documentos y
establece los requisitos básicos para que las organizaciones
puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de
formas sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de
sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la
organización. Destaca la importancia de los metadatos para la
gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos a
cumplir
NTC-ISO 16175-1:2013
PRINCIPIOS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA LOS
REGISTROS EN ENTORNOS ELECTRÓNICOS DE OFICINA
Establece los requisitos funcionales y elementos acordados para
el software usado en la creación y gestión de los registros
electrónicos, así las cosas, estas herramientas se encargan de
contener la información de diversas aplicaciones que son
renovados de manera automática, por tanto, son elementos
claves en la recuperación futura de la información
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
ISO 19005-1
GESTIÓN DE DOCUMENTOS - FORMATO DE ARCHIVO DE
DOCUMENTO ELECTRÓNICO PARA LA CONSERVACIÓN A
LARGO PLAZO - PARTE 1: USO DE PDF 1.4 (PDF / A-1)
Especifica cómo utilizar el formato de documento portátil (PDF)
para la conservación a largo plazo de los documentos
electrónicos. Es aplicable a los documentos que contienen
combinaciones de caracteres, ráster y datos vectoriales.
NTC-ISO23081 (23081-1/23081-2/23081-3)
PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE REGISTROS
Base para el desarrollo del marco de gestión de metadatos
necesario para la buena gestión de los documentos
electrónicos, aspectos conceptuales y de implementación,
enfoque práctico y propone un método de autoevaluación del
marco de gestión de metadatos para la gestión de documentos.
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GTC-ISO-TR 15801:2014
GESTIÓN DE DOCUMENTOS. INFORMACIÓN
ALMACENADA ELECTRÓNICAMENTE. -
RECOMENDACIONES PARA LA INTEGRIDAD Y
LA FIABILIDAD
Describe la implementación y operación de los
sistemas de gestión de la información que
almacenan información en forma electrónica y en
las cuestiones de confianza, fiabilidad, autenticidad
e integridad son importantes.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
ISO 17933
GEDI - INTERCAMBIO DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GENÉRICO
Este estándar internacional especifica un
formato para el intercambio de copias de
documentos electrónicos entre sistemas
informáticos. El formato incluye la
definición de una cabecera GEDI que
contendrá información sobre el solicitante,
el proveedor y el formato del documento y
la información bibliográfica más relevante
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
ISO/TR 18492:2005
CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO DE INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA BASADA EN DOCUMENTOS
Proporciona una guía metodológica práctica para la
conservación y recuperación a largo plazo de información
auténtica basada en documentos electrónicos, cuando el
período de retención excede la vida útil esperada de la
tecnología (hardware y software) utilizada para crear y
mantener la información.
NTC-ISO 14533-1
PROCESOS, ELEMENTOS DE DATOS Y DOCUMENTOS
EN COMERCIO, INDUSTRIA Y ADMINISTRACIÓN
Especifica los elementos entre los que se encuentran
definidos en las firmas electrónicas avanzadas CMS
(CADES), que posibilitan la verificación de una firma
digital, durante un período de tiempo prolongado.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
ISAD (G) – Norma de descripción 2 Estándares
archivística
Objetivos ÁREA DE ÁREA DE CONTEXTO
IDENTIFICACIÓN Origen y la custodia de la
Información esencial para unidad de descripción.
❖ Facilita la gestión de metadatos sobre objetos identificar la unidad de
descripción.
digitales.
ÁREA DE CONDICIONES
ÁREA DE CONTENIDO Y DE ACCESO Y USO
❖ Esquema XML, que permite: ESTRUCTURA información sobre las
• Crear documentos XML que expresan la Describe el objeto y la condiciones de acceso y
organización. utilización.
estructura jerárquica de un objeto digital
• Ser usado como un instrumento para
representar digitalmente objetos del mundo ÁREA DE DOCUMENTOS ÁREA DE NOTAS
real, como por ejemplo un libro o periódico ASOCIADOS Información especializada
Se incluyen documentos que no es posible ubicar en
digitalizado. relacionados. otra área.
• Asocia metadatos descriptivos,
administrativos y estructurales.
ÁREA DE CONTROL DE
DESCRIPCIÓN
Cómo, cuándo y quién describe.
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Unidad 2: Normas técnicas y estándares
METS – estándar de codificación y
recuperación de metadatos
Objetivos CABECERA METADATOS
Describen el documento DESCRIPTIVOS
(creador, editor, etc.) Externos (marc, ead) y
❖ Elaborar descripciones coherentes, propios.
pertinentes y claros.
METADATOS FICHEROS
ADMINISTRATIVOS Contenido y ubicación de
❖ Facilitar la recuperación y el intercambio de Creación, almacenamiento, los ficheros que componen
propiedad intelectual, etc. el objeto digital.
información.
❖ Compartir datos de autoridad. MAPA ESTRUCTURAL
ENLACES
Medios para organización
ESTRUCTURALES
del contenido digital
❖ Facilita integración de descripciones de mediante estructura
Hiperenlaces entre los
diferentes componentes.
diferentes fuentes en el mismo sistema de jerárquica
información.
COMPORTAMIENTOS
Medios para vincular contenido o código de
programación para mostrar el objeto digital.
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