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EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Módulo 1: Introducción a la gestión documental


electrónica con el uso de herramientas
tecnológicas

Unidad 1: Reglamentación y política nacional

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Módulo 1: Introducción a la gestión documental electrónica con el uso de herramientas tecnológicas
Unidad 1: Reglamentación y política nacional

Contenido temático

1 Leyes
Acuerdo 001 de 2024
4 y circulares AGN
2 Decretos
Política de Gobierno
5 Digital
3 Resoluciones

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Unidad 1: Reglamentación y política nacional

Acuerdo 001
Leyes Política
Decretos Resoluciones de 2024 y
Gobierno
circulares AGN
223 de 1995 2364 de 2012
527 de 1999 2578 de 2012 Acuerdo 001 de Política de Gobierno
594 de 2000 2024 en Línea
2482 de 2012 8934 de 2014
1952 de 2019
1515 de 2013
1150 de 2007 Directiva presidencial
333 de 2014 CE 002 de 2012 04 de 2012
1437 de 2011
103 de 2015
019 de 2012
1080 de 2015 CE 005 de 2012
1564 de 2012 Directiva presidencial
07 de 2018
1581 de 2012 1413 de 2017
1510 de 2020 CE 001 de 2015
1712 de 2014 1499 de 2017

1008 de 2018 Directiva presidencial


2015 de 2020 CE 001 de 2019 02 de 2019

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1 Leyes

Ley 223 de 1995 - Racionalización


tributaria y otras disposiciones

Artículo 37

“Son documentos equivalentes a la factura de


venta: el tiquete de máquina registradora, la
boleta de ingreso a espectáculos públicos, la
factura electrónica y los demás que señale el
Gobierno Nacional”.

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Ley 527 de 1999 - Ley de comercio


electrónico

Define Reglamenta

❖ Mensaje de texto ❖ Requisitos jurídicos mensaje de datos


❖ Comercio electrónico ❖ Comunicación de los mensajes de datos
❖ Firma digital ❖ Comercio electrónico en materia de
❖ Entidades certificadoras transporte de mercancías.
❖ Intercambio electrónico ❖ Firmas digitales, certificados y
(EDI) entidades de certificación.
❖ Valor probatorio
❖ Sistema de información
❖ Validez y eficacia frente a una acción
judicial.

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Ley 594 de 2000 - Ley General de


Archivos
❖ Incorporación de tecnologías para la ❖ Validez y eficacia de los documentos
administración de archivos. electrónicos, si garantizan:
• Autenticidad
❖ Uso de medios tecnológicos, electrónicos, • Integridad
ópticos o telemáticos. • Inalterabilidad de la información

❖ Requisitos: ❖ No permite la destrucción de documentos


• Aplicar principios archivísticos originales históricos, aunque hayan sido
• Organización archivística. reproducidos y/o almacenados mediante
• Estudios técnicos previos para tomar la cualquier medio.
decisión adecuada.

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Ley 1952 de 2019 - Código general Ley 1150 de 2007 - Medidas para la
disciplinario eficiencia y la transparencia

Notificación disciplinaria por medios ❖ De la contratación pública electrónica,


electrónicos (Art. 122 y Art. 125) permite:

❖ Fax o correo electrónicos • Sustanciación de actividad


precontractual y contractual.
❖ Los interesados deben autorizar por • Trámite, notificación y publicación de
escrito, recepción por estos medios
tales actos.
❖ Fecha de notificación: • Creación Sistema Electrónico para la
• Fecha en el reporte del fax Contratación Pública, SECOP.
• Fecha de envío del correo electrónico
• Anexar constancia al expediente

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Ley 1437 de 2011 – Código Procedimiento


Administrativo y de lo Contencioso (CPACA)

Utilización de medios electrónicos en el procedimiento


administrativo, reglamenta:

❖ Uso en procedimientos y trámites administrativos.


❖ Registro para su uso.
❖ Valor probatorio documento público electrónico y pruebas de
recepción y envío de mensajes.
❖ Notificación electrónica.
❖ Archivo electrónico y expediente electrónico.
❖ Sede electrónica.
❖ Sesiones virtuales de reuniones.
❖ Recepción de documentos por parte de las autoridades.
❖ Conformación de expedientes.
❖ La conservación de los documentos electrónicos que contengan
actos administrativos de carácter individual deberá asegurar la
autenticidad e integridad de la información

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Ley 019 de 2012 - Normas para regular


procedimientos y trámites en la Administración
Pública

❖ Facilitar acceso a la información


❖ Mejora en los servicios
❖ Racionalización de trámites
❖ Incrementando la eficacia y la eficiencia de las
mismas mediante el uso de las tecnologías de la
información.
❖ Cumplimiento de los atributos de seguridad
jurídica propios de la comunicación electrónica.

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Ley 1564 de 2012 - Código General del Proceso

❖ Manejo de expedientes y uso de TICS en


actuaciones judiciales, para facilitar y
agilizar el acceso a la justicia y ampliar su
cobertura.
❖ Se podrá conferir poder especial por
mensaje de datos con firma digital.
❖ Actuaciones judiciales se podrán realizar a
través de mensajes de datos.
❖ La autoridad judicial deberá contar con
mecanismos que permitan generar,
archivar y comunicar mensajes de datos.

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Ley 1581 de 2012 - Ley de Protección de


Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia
Datos Personales
❖ Información de las personas en bases de ❖ Regula el derecho de acceso a la
datos o archivos: información pública.
❖ Conocer, actualizar y rectificar la ❖ Procedimientos para el ejercicio y garantía
información personal. del derecho.
❖ Demás derechos, libertades y garantías ❖ Excepciones a la publicidad de información.
constitucionales - Artículo 15 y 20 de
Constitución Política. ❖ Marco general de la protección del ejercicio
del derecho de acceso a la información
❖ Principios para el tratamiento y marco pública.
general de la protección de los datos
personales.

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Ley 2015 de 2020 -


Historia clínica electrónica interoperable

❖ Regula la Interoperabilidad de la Historia Clínica


Electrónica - IHCE, a través de la cual se
intercambiarán los elementos de datos clínicos
relevantes , así como los documentos y
expedientes clínicos del curso de vida de cada
persona.

❖ A través de la Historia Clínica Electrónica se


facilitará, agilizará y garantizará el acceso y
ejercicio de los derechos a la salud y a la
información de las personas, respetando el
Hábeas Data y la reserva de la misma.

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Decreto 2364 de 2012 - Firma electrónica 2 Decretos

(Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Define:

Uso de mecanismos de firma, datos de creación


de firma electrónica, firma electrónica y firmante.

Reglamenta:

❖ Neutralidad e igualdad tecnológica.


❖ Confiabilidad de la firma electrónica.
❖ Efectos jurídicos de la firma.
❖ Obligaciones del firmante.
❖ Criterios de seguridad de las firmas
electrónicas.

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Decreto 2578 de 2012 - SNA y Red Nacional de Archivos


(Ministerio de Cultura)

Este decreto está inmerso en la Ley


1080 de 2015, desde el artículo
2.8.2.1.2 al 2.8.2.1.20

Administración de la gestión documental


para garantizar homogeneidad en la
gestión archivística del Estado y la
preservación de los documentos
electrónicos que conforman el patrimonio
documental digital.

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Decreto 2482 de 2012 - Política Cero papel (2014-2018)


(Departamento Administrativo de la Función Pública)

Los organismos y entidades deberán identificar,


racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los
procesos, procedimientos y servicios internos, con el
propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras
que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del
servicio en la gestión de las entidades.

Su reflejo en Gestión Documental, genero:

• Eliminando pasos y ajustando los formatos.


• Sustitución de memorandos y comunicaciones
internas en papel por soportes electrónicos.
• Promoción del uso preferente de herramientas
electrónicas.
• Ahorro en recursos físicos.
• Punto de partida para la política de gobierno actual.

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Decreto 1515 de 2013


(Ministerio de Cultura)
Este decreto está inmerso en la Ley
1080 de 2015, desde el artículo
2.8.2.9.1 al 2.8.2.11.1

Transferencia de los archivos públicos


de las entidades que se suprimen,
fusionen, privaticen o liquiden.

Entrega y/o transferencia y recibo de


documentos y archivos electrónicos.

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Decreto 103 de 2015 –


Decreto 333 de 2014 - Acreditación de las Reglamenta Ley 1712
entidades de certificación
( Ministerio de Comercio, Industria y Turismo) Este decreto está inmerso en la Ley
1080 de 2015, a partir del artículo
2.8.3.1.1 al artículo 2.8.6.1.2
Define:
Certificado en relación con las firmas, ❖ Participación el AGN en el diseño, promoción e
roles, clave privada y pública, estampado implementación de la política pública de acceso
cronológico, entidad de certificación. a la información pública.

Regula: ❖ Publicación de información en páginas web.


Requisitos de las entidades, declaración
❖ Gestión de información clasificada y reservada.
prácticas de certificación, infraestructura,
auditorias, entre otros. ❖ Instrumentos de la gestión de la información
pública.

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Decreto 1080 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del


Sector Cultura (Ministerio de Cultura)

❖ En su Parte VIII Patrimonio ❖ Compila los Decretos:


bibliográfico, hemerográfico, • 2578 de 2012
documental y archivístico, Título 11 • 2609 de 2012
Patrimonio archivístico, indica en • 1515 de 2013
• 2758 de 2013
todos sus capítulos lo aplicable a • 1100 de 2014
documentos electrónicos, haciendo • 029 de 2015
especial énfasis en el capítulo VII - • 103 de 2015
La Gestión de Documentos • 106 de 2015
Electrónicos de Archivo.

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Decreto 1413 de 2017 - Servicios


digitales ciudadanos
(Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones)
❖ Establece principios de la prestación de
servicios ciudadanos digitales.
❖ Características de los servicios.
❖ Cédula digital, autenticación electrónica,
carpeta ciudadana, autenticación
biométrica.
❖ Tratamiento de datos.
❖ Sedes electrónicas, notificación
electrónica.

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Decreto 1499 de 2017 –


Sistema de Gestión
Establece la gestión
documental como una de las
políticas de Gestión y
Desempeño Institucional (Art.
2.2.22.2.1)

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Decretos 1008 de 2018 y 767 de 2022


Política de Gobierno Digital
❖ Lineamientos generales de la política de Gobierno
Digital, sus componentes son:

❖ TICS para mejorar el funcionamiento de las


entidades y su relación con otras entidades
públicas.

❖ TIC para la Sociedad:

• Fortalecer la sociedad y su relación con el


Estado
• Aprovechamiento de los datos públicos
• Colaboración en el desarrollo de productos y
• Servicios de valor público
• Diseño conjunto de servicios
• Participación ciudadana

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Decreto 088 de 2022 – Digitalización y


automatización de trámites y su
realización en línea
Instrumento jurídico que establece
conceptos, lineamientos, plazos y
condiciones técnicas transversales para la
digitalización y automatización de los
trámites y su realización en línea con el fin
de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al
ejercicio de los derechos de las personas y
el cumplimiento de sus obligaciones para
con el Estado por medios digitales.

(Definición tomada del documento ABC Decreto 088 de


2022- MINTIC)

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Resolución 8934 de 2014 - 3 Resoluciones

Directrices en Materia de Gestión documental y


Organización de Archivos

❖ Los vigilados por SIC deben cumplir


normatividad archivística sin distinción del
soporte en se produce la información.

❖ Elaborar, adoptar e implementar los


instrumentos archivísticos.

❖ Inspección, control y vigilancia por parte de la


SIC.

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Resolución 1519 de 2020 - Transparencia en el


acceso a la información, accesibilidad web,
seguridad digital web y datos abiertos

❖ Directrices de accesibilidad web.

❖ Estándares de contenidos para la


transparencia.

❖ Requisitos de seguridad digital web.

❖ Condiciones sobre datos abiertos

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Acuerdo 001 de 2024


4 y circulares AGN
Acuerdo 001 de 2024
“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función
Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para
su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras
disposiciones.”

Título 4 - Gestión de documentos


Capítulo 1 - Planeación y Producción documental
Artículo 4.1.4 Define el documento electrónico de
archivo

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de


datos del comercio electrónico y de las firmas digitales
se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de
1999 y demás normas relacionadas.

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Título 4 - Gestión de documentos


Capítulo 3 - Principios y criterios para el
Anexo 1 “Definiciones” proceso de organización documental
Sección 2 - Expediente electrónico

Definiciones de Documento ● Artículo 4.3.2.1. Conformación de


Electrónico de Archivo y Archivo expedientes electrónicos de archivo.
● Artículo 4.3.2.2. Elementos del expediente
Electrónico electrónico de archivo.
● Artículo 4.3.2.3. Índice electrónico.
● Artículo 4.3.2.4. Cierre del expediente
electrónico.
● Artículo 4.3.2.5. Eliminación de documentos y
expedientes electrónicos.
● Artículo 4.3.2.6. Preservación a largo plazo
del expediente electrónico.

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Circular Externa 002 2012


Archivo General de la Nación
Circular Externa 001 2019
Asunto: Adquisición de Herramientas
Archivo General de la Nación Tecnológicas de Gestión Documental

Asunto: Entrega de archivos y ❖ Recomendaciones para la adquisición o


desarrollo de un SGDEA.
documentos en cualquier soporte, ❖ Requerimientos funcionales y no
con ocasión del cambio de funcionales para proyectos sobre SGDEA.
administración en las entidades del ❖ Recomendaciones del AGN, Normas NTC
15489 – 1 y 2, MOREQ, ICA.
orden territorial. ❖ Armonización Gestión documental física y
electrónica, apoyado de los instrumentos
archivísticos armonizados.

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Circular Externa 005 2012


Archivo General de la Nación

Asunto: Recomendaciones para digitalización


y comunicaciones oficiales electrónicas en el
marco de la iniciativa cero papel

❖ Recomendaciones procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas.
❖ La digitalización de documentos en la
iniciativa Cero Papel.
❖ La digitalización frente a la microfilmación.
❖ Cómo iniciar un proceso de digitalización.
❖ Tipo de Digitalización

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Circular Externa 001 2015


Archivo General de la Nación
Asunto: Alcance de la expresión: “cualquier medio
Técnico que garantice su reproducción exacta”

Realiza recomendaciones con respecto a:

❖ Medio técnico: selección de tecnología, ajustar


procesos de valoración documental, aplicación de
estándares que garanticen la neutralidad tecnológica,
prever el acceso, disponibilidad, integridad,
inalterabilidad, confidencialidad, entre otros,
protección de datos personales y garantizar los
derechos personales.
❖ Garantizar la reproducción exacta.
❖ Disposición final: valoración y preservación a largo
plazo.
❖ Eliminación y borrado.

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5 Política de Gobierno Digital

CARACTERÍSTICAS ELEMENTOS PROPÓSITOS


1. Servicios digitales de confianza y calidad
1. Competitivo 2. Eficiencia interna - fortalecimiento capacidades
2. Proactivo 1. TICS para el Estado de gestión de TICS
3. Innovador 2. TICS para la sociedad 3. Decisiones basadas en datos - uso y
4. Valor público 3. Arquitectura aprovechamiento de la información
4. Empoderamiento ciudadano – Estado Abierto
5. Confianza digital 4. Seguridad y privacidad 5. Aprovechamiento de TICS para el desarrollo
de regiones inteligentes
GESTIÓN DOCUMENTAL – GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

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Directiva Presidencial
Directiva Presidencial
No. 02 de 2019
No. 07 de 2018
❖ Medidas para racionalizar, simplificar y ❖ Simplificación de la interacción digital
mejorar los trámites ante entidades entre los ciudadanos y el Estado.
gubernamentales y el ordenamiento
jurídico. ❖ Propósito de avanzar en la
transformación digital del estado e
❖ Para reducir costos deben propender por impactar positivamente la calidad de vida
que se empleen mecanismos tendientes a de los ciudadanos.
su digitalización y automatización
❖ Mejorar la provisión de servicios digitales
de confianza y calidad.

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Directiva Presidencial
No. 04 de 2012

❖ Eficiencia administrativa y
lineamientos de la política cero
papel en la administración pública.

❖ Es importante no entender la
política de manera taxativa.

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