“Fortalecimiento de las
Capacidades de las
Organizaciones de la Sociedad
Civil que trabajan con
poblaciones excluidas
socialmente en Venezuela.”
Manual de Procedimientos Administrativos y
Contables del proyecto
Asociación Civil Manantial de
Vida Pro defensa de los
Derechos Humanos
INTRODUCCION ....................................................................................................................
MONTO DE ACCION EN EUROS ..............................................................................................
PRESUPUESTO ......................................................................................................................
CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS .......................................................................................
PROCEDIMIENTOS PARA GENERAR UNA ORDEN DE PAGO ......................................................
PAGOS DE HONORARIOS .......................................................................................................
RECIBO DE PAGOS ................................................................................................................
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PAGOS EN EFECTIVO ( CAJA CHICA) ..........................
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PAGOS EN TRANSFERENCIAS ....................................
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS HUMANOS ............................................
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DE CHEQUES .......................................................
CONTROL DE CHEQUERAS ..................................................................................................
DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN Y MANEJAN ......................................................................
FACTURAS DE TERCEROS ......................................................................................................
GIROS DE TERCEROS ............................................................................................................
VOUCHER DE CHEQUES .......................................................................................................
FACTURAS DE ENTES PUBLICOS O EMPRESAS DE SERVICIO PUBLICO ......................................
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DE RECIBOS DE PAGO ...........................................
DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN Y SU DISTRIBUCION ..........................................................
RECIBO DE CAJA .................................................................................................................
COMPROBANTE DE DEPOSITO BANCARIO ............................................................................
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA BANCARIA .................................................................
PROCEDIMIENTO DE LIBRO DE MENSAJERIA .........................................................................
PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE RECURSOS ASIGNADOS A LAS ORG. SOCIAS ...............
PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA, UTILIZACION E INFORMACION DE RECURSOS
FINANCIEROS ......................................................................................................................
“Fortalecimiento de las Capacidades de las Organizaciones de la Sociedad Civil
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que trabajan con poblaciones excluidas socialmente en Venezuela”
INTRODUCCION
El objetivo de este manual es presentar en forma ordenada y sistemática las
normas y los procedimientos administrativos establecidos en las operaciones
financieras en la ejecución del proyecto “Fortalecimiento de las Capacidades
de las Organizaciones de la Sociedad Civil que trabajan con poblaciones
excluidas socialmente en Venezuela.”; financiados por la Unión Europea, y
coordinado por AMAVIDA, ACCSI y las 10 ONG´S asociadas del interior del
país.
Este instrumento que indica las formas de hacer las operaciones
administrativas durante la ejecución de la acción de acuerdo a lo establecido
en el Anexo II: Condiciones Generales aplicable a los contratos de subvención
celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea y El
Pliego de Condiciones Aplicables a la Comprobación de los Gastos de un
contrato de subvención Acciones Exteriores de la Unión Europea.
Por otra parte, es importante tener presente que este manual debes ser
sometido a revisiones constantes y cualquiera de los beneficiarios podrá
realizar sugerencias mantener actualizado el presente documento, a fin de
que continuamente cumpla con sus objetivos.
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que trabajan con poblaciones excluidas socialmente en Venezuela”
Monto de la Acción en Euros:
Monto Total de la Acción 505.299,20
Financiación UE 90% 457.769,28
Aporte de las ONG 50.529,92
1. Presupuesto:
Todos los gastos efectuados en este proyecto, deben realizarse de acuerdo al presupuesto
(Anexo B), aprobado en el contrato de subvención firmado entre la Delegación de la Unión
Europea en Venezuela y AMAVIDA.
2. Confidencialidad de los Datos
Todo el manejo administrativo de la presente acción es de carácter confidencial y será
coordinado por AMAVIDA, quien asignara las funciones administrativas, queda
terminantemente prohibido el suministro de información financiera del proyecto a
terceros.
3. Procedimiento para Generar una Orden de Pago
1. Solicitud del Producto o servicio (Dirección General).
2. Búsqueda de cotización, mínimo 3 presupuestos (Dpto. De compras).
3. Solicitud a la Dirección General de la aprobación de las cotizaciones (Dpto. De
compras).
4. Una vez aprobada la cotización, solicitar a tesorería la emisión del pago (Dpto. De
compras).
5. Tesorería realizara el pago y actualizara el movimiento bancario y pasa los
documentos al departamento de contabilidad (Dpto. De tesorería).
6. Departamento de contabilidad procesará los asientos correspondientes.
7. Tesorería realizará la planilla de retención del impuesto.
8. Dentro de los primeros 10 días del mes siguiente, se realizará la declaración y pago
al SENIAT (Dpto. De contabilidad).
9. Contabilidad entregara la planilla a tesoro nacional..
10. Imprimir 5 ejemplares de la planilla, siempre y cuando se vaya a pagar en efectivo
o cheque si el pago es en cheque emitir el mismo a nombre de tesoro nacional (si
el pago se efectúa de forma electrónica imprimir 2 ejemplares, archivar uno en una
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carpeta que lleve por título “Retenciones de ISLR.” Y el otro ejemplar archivarlo en
la otra carpeta de contabilidad
4. Procedimiento para el control del Pagos en Efectivos (Caja Chica)
1. El fondo Fijo de caja chica del Proyecto es de DOSCIENTOS MIL CON 00/100 BOLÍVARES
(Bs. 200.000,00).
2. El Administrador del proyecto es el encargado(a) de la caja chica y es el responsable de su
manejo, así como del control de los comprobantes y del efectivo depositado en la misma.
3. No podrán canjearse gastos personales con los recursos de la caja chica.
4. Todo pago que se efectúe a través de la caja chica, deberá estar respaldado por el recibo
de caja chica numerado, anexo al cual deberán encontrarse las facturas, recibos y
comprobantes originales respectivos a nombre de la Asociación Civil AMAVIDA RIF: J-
31059671-9 Estos no podrán contener enmendaduras ni correcciones de ningún tipo.
5. El Departamento de presupuesto, clasificara el gasto según la partida presupuestaria del
proyecto y notificara al departamento de contabilidad para su respectivo asiento contable.
6. En los casos en los cuales se entreguen recursos serán posteriormente justificados por
quien lo recibe, éste firmará el recibo de caja chica y deberá justificarlo adecuadamente
en un plano no mayor de dos (2) días hábiles. En caso de no ser justificado el recibo de
caja chica deberá ser aprobado por la persona más autorizada que esté presente. En caso
de que el retiro de fondos, no esté debidamente justificado o, en su defecto, debidamente
aprobado, se realizará el descuesto por el pago de servicios prestados.
7. No podrá entregarse anticipo a ninguna persona que tenga anticipos pendientes, no estén
justificados o aprobados.
8. En todo momento, la suma de comprobantes y efectivo deberá totalizar DOSCIENTOS MIL
CON 00/100 BOLÍVARES (Bs. 200.000,00).
9. La relación para el reembolso del fondo de caja chica deberá ser aprobada por la Dirección
de la Organización AMAVIDA.
10. El encargado(a) del fondo de caja chica podrá ser objeto de revisiones imprevistas por
parte de los órganos de control de AMAVIDA.
11. El formato que se anexa, titulado RELACIÓN DE GASTOS CAJA CHICA, deberá ser llenado
cada vez que el fondo sea movilizado, una vez que se haya consumido en un 80%
aproximadamente, en cuya oportunidad solicitará que se elabore el correspondiente
cheque por la diferencia hasta completar los Bs. 200.000,00.
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5. Procedimiento para el control del Pagos por Transferencias.
1. El Administrador del proyecto es el encargado(a) de las transferencias, es responsable de
su manejo, así como del control de los comprobantes de pagos.
2. Todo pago que se efectúe a través de transferencia, deberá estar respaldado por el recibo
de pagos, anexo al cual deberán encontrarse las facturas, recibos y comprobantes
originales respectivos a nombre de la Asociación Civil AMAVIDA RIF: J-31059671-9 Estos
no podrán contener enmendaduras ni correcciones de ningún tipo.
3. El Departamento de Presupuesto, clasificara el gasto según la partida presupuestaria del
proyecto y notificara al departamento de contabilidad para su respectivo asiento contable.
4. En los casos en los cuales se entreguen recursos serán posteriormente justificados por
quien lo recibe, éste firmará el recibo de la transferencia y deberá justificarlo
adecuadamente en un plano no mayor de dos (2) días hábiles. En caso de no ser
justificado el recibo de transferencia deberá ser aprobado por la persona más autorizada
que esté presente. En caso de que el retiro de fondos, no esté debidamente justificado o,
en su defecto, debidamente aprobado, se realizará el descuento por la nómina de sueldos.
5. No podrá entregarse anticipo a ninguna persona que tenga anticipos pendientes, no estén
justificados o aprobados.
6. En todo momento, la suma de comprobantes y la suma bancaria deberá totalizar el monto
establecido en el presupuesto del proyecto.
7. Todo movimiento en transferencia deberá ser aprobado previamente por la Dirección de
la Organización AMAVIDA.
8. El encargado(a) del banco podrá ser objeto de revisiones imprevistas por parte de los
órganos de control de AMAVIDA.
6. Procedimiento para el Pago de Recurso Humano.
1. Recursos Humanos es el encargado de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
laborales de la ley orgánica del trabajo, los trabajadores y las trabajadoras, estableciendo
los parámetros a seguir, promoviendo beneficios que mejoren la Calidad de Vida de los
trabajadores.
2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
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Dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a los procesos que rigen
La nómina, conforme a las leyes, políticas y normas que regula la Lottt.
3. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable
Administrar los contratos y convenciones colectivas, actas y convenios
Celebrados para los trabajadores.
4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
Supervisar y coordinar el ambiente laboral dentro de la organización.
5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada en notificar y
resolver cualquier inquietud con respecto al ambiente laboral.
6. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
Asesorar a los coordinadores y oficinas de Amavida, con los trámites relacionados con
La gestión administrativa del área.
7. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de
Mantener actualizada la base de datos de los trabajadores.
8. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de todos los pagos y
bonificaciones de los trabajadores.
9. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de enviar
a todas los coordinadores y oficinas, el cronograma de pagos establecido en el año,
Para realizar las modificaciones de las nóminas de personal en lo que se refiere (ingresos,
deducciones, cambios de sueldo, traslados, cambio de ubicación
Administrativa, entre otros).
10. Los coordinadores y oficinas deben cumplir con el cronograma de pago establecido,
Con el fin de agilizar los procesos que rigen la nómina.
11. Todo proceso en nomina será supervisado por la directiva de AMAVIDA, luego de ser
aprobado y pagado deberá ser notificado al departamento de contabilidad para su
respectivo asiento contable
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7. Procedimiento Contable.
1. Programa contable.
El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una
empresa o actividad productiva: las funciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, balances, nóminas, entre otros. Para ello sólo hay que ingresar la información
requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice
los cálculos necesarios.
2. Soporte de la información.
Para poder hacer un registro contable se necesita estar en posesión del documento en el
que se refleja la operación.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables, no se podría demostrar su
veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las
facturas recibidas, las nóminas, los justificantes de los movimientos bancarios, entre otros.
3. Registrar las facturas.
Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de las facturas recibidas en
un registro administrativo
4. Registros contables.
Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y costos
y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
Hacer los asientos contables que correspondan por cada soporte, Es lo que se llama
“mecanizar” o “registrar documentos”.
Ejemplos: Notas de Débitos, Notas de Crédito, Depósitos entre otros.
5. Hacer una conciliación bancaria (mensualmente).
Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”. Consiste en hacer
coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las
entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el
saldo concuerde en todo momento.
Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes
duplicados o erróneos.
6. Llevar el libro mayor analítico.
El libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas
contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas: la primera
columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del DEBE, la
cuarta es la del HABER y la última columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar
un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios y costos que obtenga la empresa.
7. Llevar al día todos los registros.
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Es importante llevar todos los registros contables al día, ya que la contabilidad aporta
información a la empresa.
8. Archivar todos los soportes contables.
Se archiva toda la documentación en las carpetas de los bancos, ya sean ingresos o
egresos, según sea la naturaleza de su operación.
9. Elaborar informes financieros.
Se debe presentar un informe financiero trimestralmente el cual debe estar ajustado a la
descripción del presupuesto de la acción, este permite dar a conocer la situación
económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado. Esta información es útil.
Estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y están elaborados de
acuerdo a principios de contabilidad.
8. Procedimientos para manejo de recursos asignados a las ONG Socias.
De acuerdo al Presupuesto del proyecto y al Plan de Acción del mismo, las Organizaciones
Socias recibirán recursos financieros para ser utilizados en el desenvolvimiento de
operaciones regulares bajo la denominación de “Gastos de Consultoría”, estos recursos
serán transferidos mensualmente o en su defecto la Coordinación General del proyecto
podría indicar una periodicidad distinta para el envío de estos recursos a las
Organizaciones Socias.
Las Organizaciones Socias recibirán recursos financieros por los siguientes conceptos:
1. Aporte mensual y realización de actividades talleres, jornadas, y otras actividades
previamente acordadas.
2. Compra de activo fijo (equipo de computación y otros previamente informados)
3. Viáticos para traslados, hospedaje y manutención.
En todos los casos la Coordinación General del Proyecto así como las Organizaciones
Socias procederán de acuerdo a las siguientes instrucciones:
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10. Procedimiento para la transferencia, utilización e información de
recursos financieros:
1. Aporte mensual y realización de actividades talleres, jornadas, y otras actividades previamente
acordadas.
Nº RESPONSABLE ACCION
1
1. Emite Orden de Pago a la
Coordinador General Contadora para la elaboración
del cheque a la(s)
Organización(es) Socia (s).
2
1. Elabora cheques y remite los
Contadora (ACCSI) mismos al Coordinador General
para su firma.
3 Coordinador General 1. Firma los respectivos cheques
y los entrega al Asistente
Administrativo.
4
Asistente Administrativo (ACCSI) 1. Elabora Planilla de depósito
para transferir los recursos.
2. Procede a realizar el respectivo
deposito
3. Informa vía correo electrónico
a cada Organización Socia los
detalles del depósito realizado.
5 Organización Socia 1. Una vez recibida la notificación
del depósito vía correo
electrónico procede a darle
conformidad al mismo.
2. Verifica con su banco que el
depósito fue realizado de
acuerdo a los detalles
suministrados.
3. Elabora recibo de ingreso a su
cuenta bancaria, por el monto y
concepto correspondiente.
4. Envía original del recibo de
ingresos a la Coordinación
General del proyecto.
5. Realiza los gastos a que
hubiese lugar.
6. Antes de realizar el pago por el
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bien o servicio adquirido, deberá
revisar que los datos fiscales
tanto del proveedor como del
adquiriente cumplan con la
normativa fiscal vigente.
7. Al finalizar cada mes envía a la
Coordinación General del
proyecto relación de gastos y
copia de las facturas
correspondientes.
1. Recibe y revisa los recibos de
6 Coordinación General ingresos emitidos por la
Organización Socia y los entrega
a la Contadora (ACCSI) para la
verificación y control contable.
2. Recibe relaciones de gastos y
copias de los documentos que la
soportan, revisa y entrega a
Asistente Coordinación General
y Técnica para su revisión
presupuestaria.
7
Contadora (ACCSI) 1. Recibe y verifica que el
concepto y monto del recibo de
ingresos corresponda al Boucher
emitido y depósito bancario.
2. Entrega al Asistente
Administrativo (ACCSI).
8 Asistente Coordinación General y 1. Revisa gastos contra
Técnica presupuesto, toma nota de los
gastos a los fines de controlar la
disponibilidad presupuestaria.
2. Entrega relación a Contadora
para su información.
9 Asistente Administrativo (ACCSI) 1. Recibe y archiva (de acuerdo a
la normativa interna) el recibo de
ingreso.
10 Contadora (ACCSI) 1. Recibe y verifica la relación de
gastos.
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2. Entrega al Asistente
Administrativo (ACCSI).
11 Asistente Administrativo (ACCSI) 1. Recibe y archiva (de acuerdo a
la normativa interna) la relación
de gastos.
12 Coordinación General 1. Recibe y revisa los recibos, la
factura original y la garantía de
equipo(s) adquirido(s) por la
Organización Socia y los entrega
al Asistente Coordinación
General y Técnica para su
revisión presupuestaria.
13 Asistente Coordinación General y 1. Revisa gastos contra
Técnica presupuesto, toma nota de los
gastos a los fines de controlar la
disponibilidad presupuestaria y
2. Entrega relación a Contadora
para su revisión, registro
contable y archivo.
14 Contadora (ACCSI)
1. Recibe y verifica factura
original, garantía de equipo(s)
adquirido(s).
2. Registra contablemente la
adquisición del activo fijo.
3. Entrega al Asistente
Administrativo (ACCSI).
15 Asistente Administrativo (ACCSI) 1. Recibe y archiva (de acuerdo a
la normativa interna) la factura y
garantía.
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