Biometría

Conoce el proceso para enrolar un cliente

En este espacio retomaremos algunos procesos importantes que debes tener presente al momento de
ENROLAR al cliente, recordaremos qué hacer cuando se presente alguna novedad y requieras eliminar o
modificar un registro. Adicional, conocerás en qué momentos se debe utilizar el formato de contingencia
para Autorización de Tratamiento de Datos Biométricos.

P - 113 - 00102
Enrolamiento por Biometría clientes / usuarios

El enrolamiento de personas que se identifican con CC y contraseña

digital se debe realizar con el tipo de documento CC digital en Sofia, lo cual
REPÚBLICA DE COLOMBIA
IDENTIFICACIÓN PERSONAL
CÉDULA DE CIUDADANÍA

1234567890

permite el ingreso de datos de forma manual, así evitamos

NÚMERO

Pérez Mora
Apellidos

Ernesto
Nombres

Ernesto P.

reprocesos con solicitudes de modificación de registros. Firma

REP
Ú
IDEN BLICA D
TIF E
CÉD ICACIÓ COLOM

El enrolamiento con solo foto se realiza únicamente

ULA N B
DE C PERSO IA
IUDA NA
NÚM
ERO
123 DAN L
456 ÍA
Pére 789
Apel z Mo 0
lidos ra

cuando no es posible registrar ninguna de las 10

Erne
No
mbres
sto

Erne
sto P.
Firm

huellas de las manos y se debe tener en cuenta

a

que el registro fotográfico solo se visualiza en caja

en los casos que se enrole al titular de archivo
previo, para los demás casos el registro fotográfico
no se visualiza en caja.

Ten en cuenta: La transacción SEMAU cambia a SEPAU y la

transacción BUSCA solo aplica para clientes con productos
ACTIVOS y VIGENTES (se recomienda validar replica CRM).

P - 113 - 00104
Administración Novedad usuarios / clientes

Ten presente:

01 Todas las solicitudes de Biometría y Certihuella se deben enviar

al perfil SOLICITUDESBIO únicamente desde el perfil del
asistente administrativo o gerente de la siguiente manera:

Asunto, nombre o número de identificación

del registro o usuario a tramitar, se adjunta
el formato de formas electrónicas en Excel
(no requiere escaneo).

No olvides, por instrucciones de Dirección General,

todo correo debe contener los datos del remitente.

Novedades de Enrolamiento:
Remitir copia del documento de identidad del cliente y plasmar
en tinta las huellas enroladas, las cuales deben ser legibles y estar
02
nombradas, en caso de no conocer las huellas enroladas se puede
colocar las 5 huellas de cada mano debidamente nombradas
y adjuntar los documentos requeridos de acuerdo con el
A-113-00102 Novedades biometría.

03 Modificación de Registros:
Para solicitudes relacionadas con “Modificación de registros”
es necesario que en el histórico de transacciones se evidencie una
verificación reciente en Caja o Asesoría Comercial.

Formato novedades:
En enlace virtual en la gerencia 933 de soporte y servicios
04
encontrarás la sección 113 de biometría y allí está la forma
electrónica 1.10.4.113002 Novedades de enrolamiento
eliminación o modificación de registros.

Ahora veamos como diligenciar el formato de Novedades

de enrolamiento - eliminación o modificación de registros

NOVEDADES DE ENROLAMIENTO
ELIMINACIÓN O MODIFICACIÓN DE REGISTROS
En este campo se colocan los datos
NOMBRE GERENCIA U OFICINA SOLICITANTE: CÓDIGO CIUDAD FECHA DE LA SOLICITUD
de la oficina, código, Oficina,
Día Mes Año
ciudad, fecha, y datos del funcionario FUNCIONARIO QUE SOLICITA ELIMINACIÓN O MODIFICACIÓN DEL REGISTRO Este campo se diligencia
que solicita eliminar o modificar NOMBRE COMPLETO FUNCIONARIO: Nº IDENTIFICACION CARGO
únicamente cuando se requiera
el registro. eliminar el registro, marca la casilla
MOTIVO DE LA SOLICITUD DE ELIMINACIÓN DEL REGISTRO

OBSERVACIONES DE LA OFICINA correspondiente del motivo de la

Huella no verificada
solicitud y diligencia el campo de
Error en la selección del Nombre de la Huella

Otro observaciones de la oficina, por

Este campo solo se diligencia MOTIVO DE LA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE DATOS ejemplo, al seleccionar “otro”
si se requiere modificar los datos
INFORMACIÓN CAPTURADA EN EL INFORMACIÓN CORRECTA en “observaciones de la oficina”
SISTEMA (Para Modificar)

actuales capturados en el sistema.

Error en captura Primer Nombre colocar fallecimiento del titular,
Para esto se selecciona los datos
Error en captura Segundo Nombre

Error en captura Primer Apellido

si fuera el caso.
que se requiere corregir y se Error en captura Segundo Apellido

Error en Selección de Tipo de Documento

diligencia la información capturada Error en Captura del Numero de Identidad

Cambio de Tipo de Documento de Identidad
en el sistema vs la información (Relacionar Tipo y N° de Documento)

correcta. REGISTRO DE ENROLAMIENTO PARA ELIMINAR O MODIFICAR

NOMBRE COMPLETO DEL CLIENTE

TIP O DE
ID
NÚMERO DE ID PAGADURÍA Registra aquí los datos del cliente
tal cual está registrado en el sistema,
AUTORIZACION DE LA OFICINA O DEPENDENCIA
recuerda que la pagaduría aplica
NOMBRE AUTORIZADO (GERENTE O ASISTENTE)
solo cuando exista convenio.
Aquí debes colocar el nombre del
gerente o asistente, no requiere USO EXCLUSIVO DEL ÁREA DE BIOMETRÍA

firma. (Por eso la importancia de OBSERVACIONES

que el correo venga de perfil

autorizado y tener los datos del
remitente). FIRMA FUNCIONARIO QUE AUTORIZA

NOMBRE FUNCIONARIO: Nº. IDENTIFICACION CARGO

FIRMA FUNCIONARIO QUE REALIZA LA OPERACIÓN

Este campo NO debe ser diligenciado
NOMBRE FUNCIONARIO: Nº. IDENTIFICACION CARGO
por asesor de oficina, únicamente
lo diligencia área de biometría.
FIRMA FUNCIONARIO QUE VERIFICA

NOMBRE FUNCIONARIO: Nº. IDENTIFICACION CARGO

FORMA F-1.10.4.113002

Es momento de conocer el Anexo 113-00102

Novedades Biometría

Este anexo te permitirá conocer según el requerimiento que tenga

el cliente los documentos adicionales que debes adjuntar junto con el
formato de novedades, al perfil de SOLICITUDESBIO, recuerda esto debe
ser desde perfil autorizado y el correo debe tener datos del remitente.

Este formato es el
A-113-00102
Y lo puedes descargar desde:

Enlace virtual - Biblioteca virtual - Portal de procesos -

Procesos de Nivel 1 - Biometría - Ver documentación -
Anexos - Novedades Biometría

Formato Contingencia Tratamiento

de Datos Biométricos Anexo A-113-00101
El formato autorización tratamiento datos biométricos lo encuentras en:

Enlace virtual - Biblioteca virtual - Portal de procesos - Procesos de Nivel 1 - Biometría -

Ver documentación - Anexos - Autorización Tratamiento de Datos Biométricos
¿Cuándo utilizo
este formato?
Únicamente lo debes diligenciar si al momento
de realizar la validación de identidad por Certihuella
o de Enrolar al cliente, el sistema genera alerta
o error por tratamiento de datos.
Este formato se debe diligenciar las mismas veces
que el sistema genere error, esto quiere decir que si
por ejemplo con un cliente nos genera 3 veces error,
se deben enviar tres formatos de contingencia.

¿El formato es el mismo para

el proceso de contingencia
de Certihuella y biometría?
No, existe un formato específico para Certihuella y
otro para Biometría.
Para certihuella el formato lo encuentras en: Enlace virtual - Biblioteca virtual -
Formas electrónicas F.F.1.10.4.0195 - Gerencia 933 - Biometría - Formato
de autorización de consulta Certihuella.

¿Qué debo tener presente antes ¿A dónde debo enviarlo?

de enviar el archivo?
El archivo se debe diligenciar en su totalidad, digitalizarlo El archivo se debe enviar desde un perfil autorizado debidamente
y guardarlo correctamente según el instructivo marcado a SOLICITUDESBIO solicitudesbio@[Link]
correspondiente, (no se debe enviar físico) ya que de no el mismo día que se presenta la falla. (No enviar documento físico)
seguirse el proceso establecido será devuelto dicho formato y dicho correo debe tener los datos del remitente.
y eliminado el registro de enrolamiento.

Para enviar el formato de contingencia de biometría digitalizado es fundamental nombrar

el archivo de forma correcta, para esto te debes guiar en el IN.103-00101 Instructivo
Consulta y Enrolamiento Biometría, así:
El archivo se debe marcar de la siguiente manera:

CC-39752963-031221-552
Tipo de documento - No. de documento -
Adobe acrobat document
Fecha formato día mes año - Cód producto.
143 KB

Tener presente al momento de guardar el archivo,

que el documento lleve el correspondiente código
de producto como se expresa en la siguiente tabla:

Código a exportar Producto

106 Tarjeta Crédito Popular

109 Tarjeta Crédito VISA amparada

110 Cuenta corriente

553 Ahorro

566 Libranzas

4017 Pago por archivo previo

551 Abono en cuenta

552 Autorizado

Nota: Para nombrar correctamente el formato de Certihuella debes guiarte por el instructivo “IN113-00103 Instr. para Valid. de identidad en Línea a tráves de Certihuella”
que se encuentra en: Enlace virtual - Biblioteca virtual - Portal de procesos - Proceso de nivel 1 - Biometría - Ver documentación - Instructivos

Errores técnicos y funcionales

Los errores técnicos se deben reportar Los errores funcionales se deben reportar
a la mesa de ayuda. al perfil SOLICITUDESBIO.

Tener presente:
Para finalizar conoce y aplica de manera obligatoria las siguientes directrices:

01
Revisar que los elementos respectivos para la toma de huella
se encuentren en buen estado.

02
Al iniciar el proceso de autenticación, limpiar con un paño o con
cinta la superficie del sensor de la huella, suavemente.

El asesor debe llevar los dedos del cliente o usuario hacia el

03 dispositivo biométrico, validando que no presenta adhesión alguna o

algún elemento extraño adherido al dedo, con el fin de revisar que se
encuentren limpias, sin grasa, sin sudor, que no exista algún tipo de
anomalía u objeto extraño que pueda impedir la correcta toma de
huellas como, por ejemplo: Látex, anquilosis, amputación, dermatitis,
callosidades, excoriación, quemaduras, etc.

04
Recomendar al cliente frotar el dedo, (con el cual se va a realizar
el proceso) contra la palma de la mano contraria, para obtener
una mejor calidad de la huella.

05
Se debe validar que los dedos nombrados sean efectivamente
los dedos guiados para el registro de las huellas.

El sistema nombra aleatoriamente los dedos a validar o registrar; es

06 decir, no siempre pedirá los índices, incluso puede pedir dos dedos
de la misma mano.

07
Para tener una correcta captura de huella, se debe descansar
suavemente la primera falange del dedo sin girar sobre el sensor
y se sugiere tapar la luz que incide sobre el lector biométrico.

Si al momento de toma de la fotografía el cliente y/o usuario porta

08 gorra, sombrero, anteojos u otros elementos que impidan la plena

visualización de sus rasgos morfológicos, se debe solicitar que los
retire para la toma de la fotografía.

Es primordial contar con una buena imagen capturada tanto de las

09 huellas como de la foto en caso de requerir alguna investigación,

ya que el registro de enrolamiento debe servir para identificar
plenamente a la persona.

¡Ya estás listo para enrolar al cliente, es hora de comenzar!