Of icio
Oficio
Qué es?
Elementos
Tipos
Su importancia
Como redactar
Errores al redactar
conclusión
¿QUÉ ES?
Es un tipo de documento que se utiliza para
comunicar disposiciones, consultas,
órdenes, informes, o también para llevar a
cabo gestiones de acuerdos, de
disposiciones, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etc. Este
documento puede ser emitido tanto por
entidades de carácter privado como público
Elementos
FECHA
LUGAR
IDENTIFICACIÓN DEL ENTE EMISOR
IDENTIFICACIÓN DE LA PARTE A QUIEN
VA DIRIGIDO EL OFICIO
IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA
FIRMA DEL RESPONSABLE
Elem
ento
s
FECHA
el
ENCABEZADO La fecha en que se emite
m b r e d e la oficio.
el n o
Incluye is o r a
e s a e m
institució n o e m p r
ESTINATARIO
s u d ir e c c ió n , n ú m e r o D
del oficio, r re o p os ic ió n d el
n d e c o y la
de teléfo n o , d ir e c c ió El nombre o m o
e t a lle s d e d el o fic io , a s í c
o y o tr o s d destinata rio
electrónic b i én in s t i t u ció n o
s . Ta m n de la
contact o r e l e v a n t e la direcció .
o t ip o d e la a q u e v a d ir ig id o
c lu ir e l l o g empr esa a l
puede in
organiza c ió n .
ASUNTO CUERPO DEL
TEXTO
Una breve descripción del propósito El contenido principal del oficio,
o tema principal del oficio que puede incluir información
detallada, instrucciones,
solicitudes, decisiones u otros
SALUDO mensajes relevantes. Este
Una fórmula de cortesía que puede contenido debe ser claro,
incluir el título y el nombre del conciso y estar organizado de
destinatario, como "Estimado/a manera lógica.
[Nombre del destinatario]
DESPEDIDA FIRMA
Una fórmula de cortesía que La firma del remitente del oficio,
expresa gratitud o cortesía, seguida que puede ser física o digital,
del nombre y cargo del remitente
dependiendo del medio de
del oficio.
comunicación utilizado.
ANEXOS COPIA
Si es necesario, se pueden adjuntar En algunos casos, se puede incluir
documentos adicionales una sección que indique a quién
relevantes al oficio más se envía una copia del oficio.
Tipos de
oficios
Oficio Simple
Se utiliza para participar decisiones, comunicar,
manifestar, expresar, enviar, gestionar, saludar, recordar
actividades y eventos, reorganizar labores y para
suministrar cualquier información a un solo destinatario.
Características:
Va dirigido a un solo destinatario.
Existen formatos específicos para realizar el oficio
simple.
Se utiliza un original y una copia.
Lleva la palabra “oficio” escrita del lado derecho.
Oficio Múltiple
Va destinado a varias personas o departamentos. Se utiliza para
enviar órdenes, instrucciones, observaciones y sugerencias a
distintos destinatarios.
Características:
Tiene varios destinatarios.
La redacción va dirigida sin distinción de cargo ni
departamento.
Se redacta en tercera persona en singular.
Usa distribución entre departamentos en vez de copia.
Lleva la palabra “oficio múltiple” escrita del lado superior
derecho.
Oficio de Oficio
Transcripción Administrativo
Consiste en transcribir Utilizado por
el contenido de otro
organizaciones y
oficio tal cual, sin
empresas para
hacerle ninguna
variación. formalizar notificaciones
Debe ir dentro de o confirmar gestiones y
comillas. acatamientos.
Im p o
r ta n
c ia
Comunicación Formal: Los oficios establecen una
comunicación oficial entre las partes involucradas en
un proceso legal, administrativo o empresarial. Esto
garantiza la transparencia y la legalidad en el
desarrollo de las acciones.
Registro y Constancia: Emitir un oficio permite dejar
constancia de los actos o procedimientos realizados
por una empresa o institución. Es una forma de
documentar situaciones importantes.
Amplia Aplicación: Los oficios son utilizados tanto en
Administraciones Públicas como en el sector
privado. Empresas, gobiernos, escuelas y otras
organizaciones los emplean para transmitir
información oficial.
Estructura Definida: Los oficios siguen una
estructura básica que incluye cabecera, destinatario,
identificación y registro, cuerpo y firma. Esto facilita
su redacción y comprensión.
Pasos
para
redactar
un oficio
FORMATO DEL PAPEL
L O DE
ESTI Generalmente, el oficio está
CR ITU RA compuesto de una o dos páginas,
ES ilo d e
r u n e st según la información que se quiera
se g u i
Debe tricta m e n te
ra e s mostrar. Lo habitual es que el tamaño
e sc r it u a u n
. E m p le del papel sea carta (21,59cms x
o la r io
protoc rma l y
je fo 27,94cms), aunque esto no significa
le n g u a i ta n do
e v
t u o s o , que no se pueda escoger el formato
respe y
u i a li s m o s oficio (21,59cms x 35,56cms) o el A4
c ol oq le s
s in fo rm a
p r e s io n e (21cms x 29,7cms)
ex
Errores
comunes en
la redacción
de
documentos
de oficio
Falta de Uso inapropiado
claridad de lenguaje
Al redactar un Emplear un lenguaje
documento de oficio, es inadecuado o técnico, que
común cometer el error no sea comprensible para
de no ser claro y preciso el destinatario, puede
en la comunicación del dificultar la comprensión
mensaje. del documento
Extensión Falta de
excesiva coherencia
Los documentos de La falta de coherencia en
oficio suelen perder la estructura y en el flujo
efectividad cuando son del contenido puede
demasiado extensos y dificultar la comprensión
detallados, lo que puede y el seguimiento del
abrumar al lector.
mensaje.
CONCLUSIÓN
En resumen, el documento de oficio es
fundamental para establecer la validez y
formalidad de las comunicaciones
empresariales. Su correcta redacción y
estructura aseguran la claridad y seriedad
en las relaciones comerciales. Es una
herramienta crucial para garantizar la
eficiencia y legalidad en las transacciones.
