Colegio Nacional De Educación Profesional Técnica

Plantel Álvaro Obregón 2

Alumno: Grados Ramírez Luna

Docente: Patricia Santos

Grupo: 404

MATRIZ 1.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS EN EL ÁREA DE “COMPRAS”
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Todas las empresas necesitan comprar bienes o servicios para satisfacer

sus necesidades cotidianas. Si no tiene un modo formal de comprar
cosas y servicios, puede estar gastando más de lo necesario. Aquí entra
el proceso de compra.
La forma en que configures tu proceso de compra afectará
significativamente a tu negocio, no sólo en términos de gestión de
costos y gastos, sino también en términos de tu funcionamiento.
Aprender y utilizar algunos pasos y mejores prácticas para tu proceso de
compra puede ayudar a reducir el desperdicio y proteger tu negocio de
riesgos y costos innecesarios.
Y también puedes crear flujos de trabajo que aprovechen al máximo el
dinero gastado en términos de eficiencia, beneficios y valor recuperado.

¿Qué es el proceso de compra?

El proceso de compra es el conjunto de pasos que una empresa lleva a
cabo para hacer una compra. Las empresas suelen tener que pasar por
un proceso formal cuando compran algo. Además, cuando quieren
comprar algo, es posible que tengan que investigar, obtener información
de diferentes departamentos, negociar y enviar pagos.
Puede variar en función de cómo funciona una empresa y de lo que
necesite, pero los pasos de este proceso suelen incluir lo siguiente:
 Revisión y aprobación de las solicitudes de compra
 Realizar y enviar las órdenes de compra
 Negociar los precios, los contratos o la forma de pago
 Llevar un control del gasto
En el proceso de compra intervienen muchas personas, como los
encargados de las compras, los solicitantes, los aprobadores, los
vendedores/proveedores y los departamentos de compras y cuentas por
pagar.
Quizá te interese conocer también sobre el proceso de decisión de
compra que realizan los clientes.
Pasos para un proceso de compra
Normalmente, el proceso de compra es un ciclo, en el que cada fase
requiere información y permisos. Cada empresa añadirá sus toques
especiales. Pero, en general, el proceso de compra sigue un patrón de
pasos bien conocido. Se indican a continuación:
Entender las necesidades del negocio
Aunque esto no es exactamente un paso, es un excelente punto de
partida si se quiere gestionar cómo gasta el dinero una empresa,
encontrar formas de ahorrar dinero, recortar gastos que no son
necesarios y solucionar los problemas de la cadena de suministro.
Por ejemplo, si una empresa necesita un gran número de productos,
como móviles, puede haber una oportunidad para negociar descuentos.

Crear una solicitud de compra

El proceso de compra comienza cuando alguien hace una solicitud de
compra y la envía. Puedes acelerar este proceso y mejorar el proceso de
solicitud creando un formulario de solicitud estándar. De este modo, las
solicitudes de compra serán iguales y satisfarán las necesidades de
gestión de datos de tu equipo.
Examinar las solicitudes
El análisis de las solicitudes de compra garantiza que todas las compras
de la empresa sean correctas, no se salgan del presupuesto y, lo más
importante, sean realmente necesarias
Búsqueda de proveedores
Una vez que la solicitud ha sido examinada y aprobada para su
abastecimiento, el equipo de compras buscará proveedores o
vendedores que puedan satisfacer la solicitud. Para ello, es necesario
aprender más sobre el abastecimiento estratégico y su importancia para
encontrar los mejores proveedores.
Te comparto cómo realizar una evaluación de proveedores.
Solicitud de propuestas
Una vez que se han encontrado los mejores productos, es habitual que
el equipo de compras solicite propuestas para asegurarse de que los
productos o servicios se ajustan al presupuesto, se pueden entregar a
tiempo y cumplen las políticas o requisitos de su empresa.
Negociar los costOs y las condiciones del contrato
A veces, todas las casillas pueden estar marcadas excepto el precio o
las condiciones de pago. Por ejemplo, es posible que la calidad deba
mejorarse, pero que el proveedor sea el único que pueda satisfacer la
demanda en una fecha determinada. En este caso, el director de
compras intentará negociar un total de compra más razonable.

Aprobación
La solicitud de compra se prepara para su aprobación final si cada paso
del proceso, incluidos el costo, la entrega y las condiciones de pago, se
ajustan a las especificaciones. Si se rechaza, el equipo de compras
informará al solicitante o tratará de encontrar otra fuente o proveedor.
La falta de aprobación de un director de departamento, la duplicación de
la compra, el costo elevado y el hecho de que no aporte suficiente valor
a la empresa son algunas de las razones por las que puede ser
rechazada.

Emitir una orden de compra

Una vez obtenidas todas las aprobaciones, el equipo de compras
elaborará una orden de compra basada en los detalles de la solicitud de
compra aprobada y la enviará al proveedor o vendedor elegido para que
la complete.
Conoce más de las ventajas de contar con una buena experiencia de
pago.
Mejores prácticas para el proceso de compra
Sigue las siguientes prácticas recomendadas para que el proceso de
compra se desarrolle sin problemas.

Automatiza el proceso de compra

Siempre que puedas, intenta automatizar el proceso de compra. Con un
software de automatización de compras, una empresa puede acortar el
tiempo que se tarda en comprar algo, facilitar el trabajo de las personas,
reducir los errores y reducir el papeleo.
El software de automatización de compras es útil si su empresa compra
repetidamente mucho a los mismos proveedores.
Conoce cómo realizar una encuesta de compras de productos

Mantén registros precisos

Mantén registros precisos de todo el proceso de compra. Incluye
registros de posibles proveedores, negociaciones, ventas, devoluciones
y cualquier otra transacción. Es posible que quieras cambiar de
proveedor o que tengas un problema con el que ya tienes.
Mantener registros precisos de cada paso del proceso de compra ayuda
a reducir los problemas y el trabajo extra en el futuro.
Revisa constantemente cuáles son tus necesidades
Las necesidades de una empresa cambian constantemente. A veces una
empresa necesita algo completamente nuevo, y otras veces necesita
una versión diferente de algo que ya tiene. Convierte en algo habitual el
hecho de examinar lo que necesitas ahora y si las cosas que compras
satisfacen esas necesidades.
Si vigilas tus operaciones con regularidad, podrás encontrar problemas y
solucionarlos más rápidamente. Permite que tu negocio crezca mientras
tomas decisiones de gasto acertadas.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

¿Qué es la selección de proveedores?

El procedimiento de selección de proveedores es el proceso de elección
del posible vendedor o proveedor con el que una organización debe
hacer negocios. Uno de los principales objetivos de la selección de
proveedores es establecer una relación comercial mutuamente
beneficiosa con un proveedor fiable que ofrezca la mejor relación
calidad-precio.

¿Cuál es la importancia de la selección de proveedores?

La selección de proveedores es un proceso importante que sienta las
bases para una asociación a largo plazo con los proveedores que puede
contribuir en gran medida al éxito o al fracaso de una empresa. Si se
hace bien, la selección de proveedores puede ayudar a obtener la mayor
rentabilidad para una empresa que pretende maximizar sus recursos y
operar de forma eficiente con el fin de optimizar la rentabilidad.

¿Cuáles son las etapas del proceso de selección de proveedores?

El proceso de selección de proveedores es un proceso que debe seguir
una estrategia para que una empresa acabe con su proveedor ideal. He
aquí las 5 etapas de un proceso eficaz de selección de proveedores:

Etapa 1: Identificar las necesidades de la empresa

Identifique lo que su empresa necesita para fabricar sus productos o
prestar los servicios que ofrece. Determine también si hay normas del
sector que deba cumplir o reglamentos que deba cumplir su empresa. Si
se dedica a la fabricación de productos o a la prestación de servicios,
tenga en cuenta que sus socios comerciales y sus clientes también
pueden esperar que sus propios proveedores cumplan las mismas
normas que le exigen a usted para mantener un nivel de calidad
aceptable a lo largo del ciclo de vida de un producto.

Existen normas y certificaciones reconocidas a nivel mundial que tienen

en cuenta a los proveedores o vendedores de las empresas dedicadas a
determinados sectores. FSSC 22000, GLOBALG.A.P. e ISO 9001 son sólo
algunas de esas normas y certificaciones.

Todo ello debe tenerse en cuenta a la hora de identificar las necesidades

de la empresa que deben atender sus posibles proveedores.

Fase 2: Lista de posibles proveedores

Elabore una lista de sus posibles proveedores después de haber
identificado las necesidades de su empresa. Una de las formas más
sencillas de encontrar posibles proveedores es recurrir a sus redes
personales y empresariales. También puede consultar anuncios,
publicaciones del sector, así como asistir a ferias y foros empresariales
para encontrar posibles proveedores.

Aproveche el poder de Internet y busque foros en línea que se ocupen

de su tipo de industria y consulte el mercado de empresa a empresa,
donde podrá encontrar proveedores disponibles en su zona. Internet, al
igual que sus redes, también es una magnífica vía donde buscar
información sobre la reputación de los proveedores.

Etapa 3: Determinar los criterios de selección de proveedores

Elabore una lista que explique lo que quiere y lo que la empresa espera
de un proveedor para ayudar a reducir sus opciones de proveedores.
Esto también puede ayudar a determinar las diferencias entre los
proveedores y puede ayudar a que el proceso de selección sea más fácil
y objetivo.

¿Cuáles son los criterios de selección de proveedores?

Un criterio de selección de proveedores es una lista de cosas que usted
prioriza y que le ayudará a decidir qué proveedor o vendedor va a
seleccionar. Estos son algunos criterios de selección de proveedores en
los que puede pensar a la hora de buscarlos:

Calidad y seguridad de los productos: esto es lo más básico e

innegociable para su empresa a la hora de buscar un proveedor y algo
con lo que su proveedor debe ser coherente.
 Flexibilidad: la capacidad del proveedor para adaptarse a las
(posibles) necesidades cambiantes de su negocio puede ser muy
útil en caso de que requiera algunos cambios en sus pedidos en el
futuro.
 Entrega: se espera que un proveedor, como mínimo, entregue
siempre a tiempo y sea lo suficientemente fiable como para
informarle si va a haber algún retraso previsto.
 Fiabilidad: un proveedor fiable es un socio comercial que puede
contribuir en gran medida al éxito de su empresa, mientras que,
por el contrario, un proveedor poco fiable e imprevisible puede
suponer un problema para su negocio.
 Coste: asegúrese de que el coste del proveedor se ajusta al
presupuesto. Asegúrese también de que el ahorro realizado en la
reducción de costes no comprometa la calidad y la seguridad de
los productos del proveedor. Otra cosa que hay que tener en
cuenta es si hay un tipo de acuerdo de pago que va a ser ideal o
aceptable para ambas partes en caso de que su negocio necesite
hacer esto en el futuro.
  Calidad del servicio: el tipo de servicio que presta su proveedor
puede hacer que destaque entre sus competidores y que hacer
negocios con él sea una buena experiencia para usted.
 Saber lo que quiere de un proveedor en este punto puede
ayudarle a hacer una lista de proveedores con los que puede
reunirse durante el proceso de selección.

Etapa 4: Conocer a los proveedores

Una vez que haya hecho una lista de preseleccionados, organice una
reunión con los posibles proveedores y pregunte si pueden hacer una
presentación de sus productos y una demostración de cómo abastecen
a sus clientes. Conocer a los proveedores es una oportunidad para
calibrar cómo funcionan y si pueden ser ideales para su negocio.

La reunión con los proveedores también puede consistir en una visita a

sus instalaciones. Pregunte si puede llevar a cabo una auditoría de
proveedores, utilizando una lista de comprobación de auditoría de
proveedores con criterios ponderados, que le ayudará a determinar
mejor si sus operaciones y sus suministros se ajustan a la normativa y
cumplen las normas del sector que se esperan de su empresa.

Realice auditorías de proveedores y reúnase con todos los que pueda en

la lista de preseleccionados antes de seleccionar finalmente a su
proveedor y proceder a la negociación de un contrato.

Etapa 5: Redactar, negociar y firmar el contrato

Esta es la conclusión de su proceso de selección de proveedores, que
comenzó con la identificación de las necesidades de su empresa por
parte de los proveedores, el conocimiento de los mismos y la selección
de una lista de posibles proveedores. En esta fase, puedes redactar un
contrato que detalle claramente tus expectativas y revisarlo con el
proveedor. Prepárese y espere una negociación que abarque
información importante como el importe de la compensación por los
correspondientes productos del proveedor, así como la frecuencia de los
pagos, las fechas de vencimiento, los plazos de entrega previstos y las
personas de contacto, entre otros.

El contrato también debe incluir otra información importante, como la

fecha acordada para la finalización del contrato, la posible renovación
del mismo y, lo que debe quedar muy claro para ambas partes, los
motivos de rescisión anticipada del contrato.

¿Cómo mantener una buena relación con los proveedores?

Una vez seleccionados los proveedores y realizados los pedidos, ¿cómo
mantienen los proveedores y las empresas una relación mutuamente
beneficiosa y a largo plazo? A continuación se ofrecen algunas
recomendaciones derivadas de los consejos proporcionados por el
gobierno de Queensland.

 Establecer una norma

 Esto es crucial incluso antes del inicio de la asociación. Desde el
principio se debe acordar una norma sobre la calidad y la cantidad
de los suministros, la forma de entregarlos y la frecuencia de las
entregas, y se debe respetar durante toda la duración del
contrato.
 Mantener las comunicaciones abiertas
 Sea transparente y mantenga una comunicación abierta con los
proveedores. ¿Hay algún retraso en la recepción de la entrega?
Comuníqueselo al proveedor de inmediato para que pueda
comprobar cuál es la causa del retraso y ver si puede hacer algo al
respecto. ¿Necesita cambiar algo de su pedido? Informe al
proveedor con la mayor antelación posible y esté preparado para
discutir cualquier posible impacto en la calidad y el tiempo de
entrega habitual, ya que cualquier desviación de los acuerdos
previos puede afectarle no sólo a usted, sino también al proveedor
y a sus otros compromisos.
 Mantener las líneas abiertas y estar abierto a las discusiones con
los proveedores puede ayudar a establecer una buena reputación
para su negocio Noy puede ayudar a facilitar las transacciones
entre usted y sus proveedores en el futuro.
 Pagar a tiempo
 Un proveedor está en el negocio de proveer suministros y espera
ser compensado a tiempo todo el tiempo. En el caso de que la
empresa no pueda realizar un pago en la fecha de vencimiento
predeterminada, lo mejor es informar al proveedor lo antes posible
para establecer las expectativas y acordar un posible acuerdo de
pago.
 Mantener un buen registro
  La organización debe tener un registro de todas las transacciones
de los proveedores, las entregas recibidas y todos los informes
relativos a los suministros. Al tener un registro de todo lo
relacionado con los proveedores y otros vendedores, la empresa
tendrá información fiable que podrá utilizar para futuras
negociaciones. Los datos recogidos a lo largo del tiempo también
pueden ayudar a justificar las renovaciones o rescisiones de
contratos.
 Los métodos de selección de proveedores pueden ser un reto -
elaborar una lista de necesidades de la empresa, conocer a los
posibles proveedores, crear una lista de expectativas de los
proveedores y auditar a los proveedores para saber si pueden
satisfacer las necesidades de su empresa en lo que respecta a la
calidad, la seguridad y las normas del sector- y los retos no
terminan después de elegir uno con éxito. Una vez firmado el
contrato, también está la cuestión de cómo mantener los buenos
negocios con los proveedores que ha seleccionado.
Una vez establecida la colaboración entre empresas, siempre se puede
comprobar la calidad y la cantidad de los suministros que se entregan y
guardar automáticamente los informes que se organizan en el
almacenamiento en la nube.
Cada vez que hay problemas de incumplimiento, se pueden abordar de
manera oportuna y las medidas correctivas adoptadas se capturan
digitalmente. El rendimiento registrado a lo largo del tiempo puede
revisarse y los datos recopilados pueden utilizarse para futuras
negociaciones con los proveedores.
ATENCION AL CLIENTE
¿Qué son procesos de atención al cliente?
Los procesos de atención al cliente son un conjunto de prácticas
estandarizadas para atender consultas, problemas y sugerencias de
personas que compran productos y servicios de una empresa.
El objetivo del control de servicio al cliente es garantizar la calidad de
todas las interacciones, sin importar la complejidad del tema o de las
emociones involucradas en la situación.
De esa manera, los agentes de soporte siempre saben qué hacer y qué
decir — y si se encuentran con una situación inesperada, tienen en
mente quién puede ayudarlos a continuar el procedimiento de atención
al cliente.

¿Por qué los procesos de atención al cliente son importantes?

Los procesos de atención al cliente son importantes porque brindan
parámetros de calidad y eficiencia del servicio que ofrece una empresa.
 El control del servicio al cliente también te permite:
 Estandarizar la calidad del servicio;
 Mejorar continuamente la relación con el consumidor;
 Aprimorar la experiencia del cliente;
 Incrementar la satisfacción del cliente;
 Aumentar la tasa de retención de clientes;
 Impulsar la lealtad del cliente;
 Optimizar las operaciones de soporte técnico.
Por lo tanto, estructurar el procedimiento de atención al cliente resultará
en relaciones positivas con los clientes. De hecho, el 52% de los
consumidores realizan una compra adicional después de una
experiencia de servicio memorable.

¿Qué es un diagrama de flujo para atención al cliente?

El diagrama de flujo para atención al cliente es una herramienta
mantiene el flujo de servicio organizado. Es una forma de visualizar y
administrar mejor los recursos del equipo de soporte: agentes,
herramientas y procesos.
En los procesos de atención al cliente, el diagrama ayuda a guiar a los
profesionales durante las interacciones a través de diferentes canales,
haciendo que la comunicación sea más estandarizada, personalizada y
eficiente.

¿Cuáles son las etapas de control de atención al cliente?

Para garantizar la estandarización de los procesos de atención al cliente
es necesario reunir todas las interacciones en un mismo entorno y
ordenarlas en pasos que agilicen el servicio.

1. Primer contacto
Los procesos de atención al cliente empiezan con una solicitud a través
de algún canal de atención. Es el momento en que se crea el ticket de
soporte y se registra el objetivo de esta interacción con el consumidor,
su necesidad o duda, así como sus datos personales. De esa manera, es
más fácil analizar y clasificar la demanda de acuerdo con los estándares
de control del servicio al cliente.

2. Servicio especializado
La segunda etapa en los procesos de atención al cliente es el
diagnóstico. Los profesionales realizarán un análisis de la situación
presentada y buscarán alternativas para resolverla lo antes posible. Si la
solicitud no se puede concluir de inmediato, el agente debe mantener al
cliente informado sobre el progreso del caso.
Tener acceso a una base de datos de clientes organizada es
fundamental para los procesos de soporte, porque esto permite
consultar soluciones dadas a problemas similares, así como registrar la
ocurrencia para futuras mejoras.
3. Solución de situación
Una vez que hayas identificado el nivel adecuado de soporte para
resolver la situación, debes completar el proceso. Es el momento de
explicar cuáles son las mejores alternativas, comparar pros y contras y
dejar que el consumidor elija el camino que considere oportuno.

4. Evaluación de satisfacción
Al final del servicio, es vital verificar el grado de satisfacción del cliente,
es decir, si todo salió bien desde el comienzo hasta el final.
PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉNES

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso global de supervisión de las
operaciones diarias de un almacén. Incluye los principales
procedimientos para garantizar el buen desarrollo de actividades como
la recepción, el inventario, el almacenamiento, el embalaje y el envío de
productos fuera de los almacenes. Los gestores de almacenes, los
gestores de inventario y los proveedores de logística emplean la gestión
de almacenes para agilizar el seguimiento de los productos, mostrar
niveles de inventario precisos y aumentar la eficiencia del almacén.
La gestión de almacenes, por otro lado, es una unidad más general y
amplia que incluye una revisión de todos los aspectos considerados en
el mantenimiento de los almacenes, como el diseño del almacén, la
distribución, la geografía, el seguimiento de los artículos y los informes.
La gestión de almacenes también observa las políticas y los
procedimientos implicados en las operaciones eficientes de los
almacenes a través de los recursos que incluyen las personas, los
equipos y los productos terminados.
Además, la gestión de almacenes es ideal para empresas más grandes
con operaciones complejas, mientras que la gestión de inventarios es
suficiente para empresas de menor tamaño, en función de sus
necesidades más destacadas.

¿Por qué es importante?

Según un estudio publicado por Oracle el 82% de los consumidores
estadounidenses sostienen que los retrasos en las entregas u otras
formas de interrupciones en la cadena de suministro impactan
negativamente en su modo de vida. Como componente esencial del
transporte y logística, la gestión de almacenes desempeña un papel
muy importante en la cadena de suministro. Las empresas implementan
la gestión de almacenes por diversas razones, pero ¿por qué es un
factor importante para lograr una logística empresarial altamente
eficiente?
Niveles de inventario controlados – La información en tiempo real de un
almacén bien gestionado ayuda a garantizar un nivel de inventario más
preciso. Esto reduce las discrepancias entre la demanda y la oferta de
los productos, minimizando así los costes innecesarios para la empresa.
Mejora del servicio al cliente – La gestión del almacén también afecta
indirectamente a la experiencia del cliente. Cuando los pedidos se
preparan, se entregan y se cumplen de manera puntual y precisa, esto
puede crear un impacto positivo duradero en los clientes. Observar el
número ideal de existencias de los artículos más demandados y
asegurarse de que están disponibles cuando se necesitan, también
conduce a clientes satisfechos y más felices.
Aumento de la productividad – Gracias a los enfoques basados en datos,
los responsables de los almacenes pueden decidir si colocar los
materiales de uso común cerca de las zonas de producción, embalaje o
envío. Los almacenes también pueden optimizar el uso del espacio
determinando el mejor diseño aplicable al almacén específico. Estas
prácticas permiten a las empresas hacer las cosas de forma eficiente, lo
que a su vez mejora la productividad del equipo.
Proceso de gestión de almacenes
El proceso de gestión de almacenes se compone de seis etapas
principales que dependen en gran medida unas de otras. Cada proceso
optimizado afectará al rendimiento de los siguientes, por lo que es
crucial asegurarse de que cada uno de ellos funciona de acuerdo con
sus funciones ideales. A continuación se presentan los seis procesos
fundamentales de la gestión de almacenes:

Pasos del proceso de gestión de almacenes

Paso 1: Recepción
La recepción del almacén es el primero y uno de los procesos más
importantes de la gestión de almacenes. Este paso requiere que los
receptores comprueben los artículos entrantes y se aseguren de que son
de la cantidad adecuada, funcionan correctamente y se reciben con
prontitud.
La recepción puede considerarse en cierto modo como la primera capa
de protección de la empresa contra los gastos innecesarios. Durante
esta etapa, los receptores del almacén pueden identificar los artículos
que no están a la altura de las expectativas, devolverlos a los
proveedores y, por tanto, ahorrar a la empresa daños potencialmente
costosos.

Paso 2: Retirada
La entrada en almacén es el segundo proceso de gestión del almacén en
el que los artículos recibidos se trasladan desde los muelles de
recepción a sus ubicaciones más idóneas. Un proceso de
almacenamiento eficiente y preciso garantiza la seguridad de los
empleados y el almacenamiento seguro de los artículos. También ayuda
a maximizar la asignación de espacio, facilita el seguimiento de los
artículos y minimiza el tiempo de desplazamiento de los productos, lo
que en última instancia mejora toda la experiencia del almacén.

Paso 3: Almacenamiento
En el proceso de almacenamiento, es importante mantener los artículos
en su ubicación más adecuada en todo el almacén. Las consideraciones
son la seguridad, el espacio y la eficiencia. Para conseguir un uso óptimo
de las instalaciones, los responsables de los almacenes pueden
plantearse preguntas del tip
Paso 4: Recolección
El picking, como su nombre indica, es el proceso de gestión del almacén
en el que los empleados localizan y recogen artículos individuales en el
almacén para cumplir con los pedidos. Este es uno de los pasos más
cruciales de todo el proceso porque está directamente relacionado con
la satisfacción del cliente.
El proceso de recolección es también uno de los más intensivos en mano
de obra y más caro actividades para los almacenes. Por lo tanto, la
optimización de este paso no sólo permite a las empresas gestionar
eficazmente los pedidos, sino también reducir los errores, impulsar los
beneficios y reforzar la reputación de la empresa.

Paso 5: Embalaje
A continuación, tenemos el proceso de envasado o embalaje . Esta es la
parte en la que se consolidan todos los artículos recogidos para un
cliente específico y se preparan para su entrega. Entre las
consideraciones que hay que tener en cuenta se encuentran
componentes como la precisión del albarán, los materiales de embalaje
adecuados (especialmente para los artículos frágiles) y el peso ideal del
embalaje.
El objetivo principal del embalaje es garantizar que los artículos estén
seguros y libres de daños desde el momento en que salen de las
instalaciones del almacén hasta que se entregan a los clientes.

Paso 6: Envío
El Envío o entrega es la culminación de todas las etapas de la gestión de
almacenes mencionadas anteriormente. Con este proceso, el personal
pertinente envía los pedidos finalizados al tiempo que se asegura de que
se utiliza el modo de transporte adecuado para llevar los artículos a los
clientes.
El envío sólo se considera exitoso si los artículos se entregan con la
documentación correcta, en el momento adecuado y según la calidad
esperada.

Retos principales
Dado que hay varios procesos, personas y estrategias implicadas para
garantizar su buen funcionamiento, el sector de la gestión de almacenes
también se enfrenta a numerosos retos. Además de los errores humanos
y los problemas con la seguridad en los almacenes, a continuación se
enumeran algunos de los principales retos a los que se enfrenta
habitualmente el sector de los almacenes:
Falta de competencias – En la actualidad, uno de los principales retos a
los que se enfrenta el sector de los almacenes, el transporte, la logística
y toda la cadena de suministro es la falta de cualificación y la escasez
de conductores. En Estados Unidos, hay una escasez histórica de
camioneros de 80,000 sólo en el año 2021. Mientras el Reino Unido
sigue experimentando Escasez de conductores de vehículos pesados
(HGV) causada por el envejecimiento de la mano de obra, la falta de
diversidad en la industria, la dependencia de la mano de obra
internacional y otros factores relacionados con la covida. Ambas cosas
siguen siendo abordadas por la industria y el propio gobierno.
Baja visibilidad – El control manual de los artículos del almacén puede
ser muy abrumador y propenso a cometer errores. Una visibilidad
mínima también puede provocar un exceso de existencias, un uso
inadecuado del espacio y un inventario inexacto. Para ello, las empresas
tienen la opción de utilizar etiquetas de seguimiento como las de
identificación por radiofrecuencia (RFID), los códigos de barras o los
códigos QR.
Retrasos en los procesos – Una operación de almacén no optimizada es
propensa a la ineficacia y a la ralentización de las actividades. Estos
problemas no sólo afectan al propio proceso de almacenamiento, sino
que también pueden repercutir en la satisfacción de los clientes si se
producen retrasos en el cumplimiento de los pedidos.
Productos dañados – Si los artículos del almacén se reciben, almacenan
o envían de forma incorrecta, se producen daños importantes en los
productos y mercancías. Acumular artículos dañados es un gasto
costoso para las empresas y su reputación estaría en juego si afecta
frecuentemente a los clientes.
Volatilidad de la demanda – En el concepto de oferta y demanda de
productos intervienen muchos factores: las vacaciones, los cambios
estacionales, el clima extremo y la situación económica son algunos de
ellos. Disponer de información precisa y en tiempo real, al tiempo que
se garantiza la cadena de suministro se gestiona adecuadamente,
puede ayudar a combatir este reto.
Proceso no automatizado – Los almacenes que todavía dependen de
procesos manuales de comprobación, inspección, seguimiento y
documentación de los artículos del almacén se encuentran en
numerosas desventajas. Estos puntos débiles pueden consistir en
mayores costes de mano de obra, mayores discrepancias en el
inventario y un cumplimiento más lento de los pedidos.
Para combatir estos retos, las empresas siempre pueden utilizar
herramientas o nuevas tecnologías que puedan agilizar las operaciones
de almacén y mejorar la eficiencia.
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INVENTARIO

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es un seguimiento profundo de los artículos o
materiales que se almacenan a través de ciertas actividades que logran
proporcionar un amplio conocimiento en la administración adecuada del
registro, compra y salida del inventario dentro de una empresa.
El seguimiento del inventario va desde los fabricantes hasta la logística
para los almacenes y luego desde las instalaciones hasta el punto de la
venta. El principal objetivo de la gestión de inventario es tener el
producto específico, organizado y en el momento oportuno. Es por esto
que se debe tener una visibilidad del inventario, así se podrá saber
cuándo se debe hacer los pedidos, cuánto se debe pedir y dónde
almacenar las existencias.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventarios es de gran importancia para llevar un orden
dentro del almacén y para que el desarrollo de la actividad sea el
correcto. Así, la empresa tendrá un control de los bienes con los cuales
se pretende satisfacer la demanda del producto. El proceso de gestión
es necesario monitorearlo periódicamente con la finalidad de
aprovechar los recursos.
Al no llevar adecuadamente la gestión, la empresa podría asumir
pérdidas como consecuencia de una deficiente organización. Razón por
la cual, dentro de la gestión de inventarios es necesario tener un
sistema de control que ayude a revisar los recursos e implementar
técnicas que permitan evaluar correctamente las mercancías.

Beneficios de hacer una administración eficiente de inventarios

Realizar el proceso de gestión de inventarios de forma correcta puede:

 Controlar las entradas, salidas y ubicación de las mercancías.

 Utilizar economías de escala.
 Proyectar las ventas.
 Reducir los costos derivados de la provisión.
 Brindar un mayor control del negocio.
 Mejorar el flujo de efectivo de la empresa para que sea rentable.
 Detectar mercancías estancadas.
 Minimizar los niveles de materias primas, el trabajo en progreso y
los productos terminados.
  Beneficios gestion de inventarios

Proceso para la generación de un Inventario

Al momento de gestionar ciertos inventarios es importante seguir unos
pasos para que este proceso se lleve correctamente:
Identificar los productos que se van a registrar en el inventario: Se
deben identificar todos los productos que la empresa va a llevar en el
inventario y cuales no entrarían en el inventario.
Definir los sitios para realizar los inventarios: Cuando ya se han definido
cuáles son los productos o materiales que se van a registrar en
inventario, se deberá controlar los lugares en lo que los mismos van a
estar presentes.
Generar un equipo de trabajo: A la hora de gestionar un almacén es
fundamental contar con un equipo capacitado para realizar la actividad
requerida.
Análisis y registro: Una vez que se han realizado los pasos anteriores, ya
nos encontraríamos en condiciones necesarias para llevar a cabo el
inventario. Para ello, será necesario establecer un día hora para su
correcta realización.
Dentro de la gestión contable hay varios métodos para saber cuál será
el coste final de salida de las existencias que estaban dentro del
inventario:
FIFO: (First in First out) La primera existencia en entrar, la primera en
salir. Lo que corresponde a que las existencias se valoran a su salida, al
precio de coste de la primera existencia en el almacén, es decir, la
existencia se valorará al precio de coste más antiguo.
LIFO: (Last in First out) La última existencia en entrar, la primera en salir.
Estas existencias se valorarán al precio de coste más actual, al de la
última existencia que entró en el inventario.
PMP: Precio medio ponderado. Esta significa que el precio de coste es la
media ponderada de los distintos precios de entrada.
Sistemas de gestión de inventarios
Hoy en día, gracias a la globalización, la tecnología y a los mismos
consumidores, la gestión de inventarios está cambiando en gran
medida, ya que ahora la gestión de inventarios se está realizando a
través de softwares avanzados con los cuales se logra un seguimiento
de inventario eficiente.
Un gestor de inventarios puede simplificar el proceso de pedido,
almacenamiento y uso del inventario al automatizar la producción de
toda la línea, la gestión empresarial, la previsión de la demanda y la
contabilidad.
Los sistemas de gestión de inventarios más sofisticados pueden rastrear
la ubicación del artículo, e incluso predecir el momento óptimo para
reordenar los suministros, basándose en una variedad de datos, como
por ejemplo las ventas pasadas.
Existen sistemas de inventario para pequeñas empresas que se pueden
ejecutar en una sola PC, así como paquetes de software más grandes
que se ejecutan en computadoras en las instalacioneso en la nube, y
módulos de gestión de inventarios para sistemas de planificación de
recursos empresariales (ERP).
Sistemas de gestion de inventarios

¿Cómo funciona el software de gestión de inventarios?

El software de gestión de inventarios suma las existencias a medida que
ingresan, resta lo que se vende y se descarta lo que fue robado. Para
asegurarse de que no se quede sin productos o espacio para
almacenarlo, el software realizará pronósticos sobre la rapidez con que
se agotarán las existencias y el tiempo que tardará en conseguir más,
esto de acuerdo a los datos de ventas recientes, el rendimiento de las
ventas estacionales y el tiempo que normalmente demoran los
proveedores en realizar entregas.
Escanear códigos de barras permite que el software actualice
automáticamente los niveles del producto desde el punto de venta. El
procesamiento de etiquetas RFID permite rastrear el producto y saber si
su instancia ha sido enviada o vendida.
Finalmente, un sistema de gestión de inventarios que puede realizar
‘kitting’ te facilitará el seguimiento de todas las listas de materiales para
un producto terminado y listo para entregar.
PROCESO GESTIÓN DE TRANSPORTE

¿Qué es la gestión de transporte?

La gestión de transporte es el proceso de planificación, coordinación y
control de todas las actividades relacionadas con el movimiento de
mercancías desde un origen a un destino. Es una parte fundamental de
la cadena de suministro y tiene como objetivo optimizar la eficiencia,
reducir los costos y mejorar el servicio a los clientes finales.

Las tareas y decisiones principales que se deben abordar son:

 Selección de modos de transporte: Se debe decidir qué tipo de

transporte (terrestre, marítimo, aéreo, ferroviario) es el más
adecuado según el tipo de carga y distancia a recorrer.
 Planificación de rutas: Determinar la mejor ruta para el transporte
de carga, teniendo en cuenta factores como la distancia a
recorrer, el tiempo de desplazamiento, restricciones legales,
tráfico vial y las necesidades del cliente.
 Contratación y gestión de transportistas: Elegir a los proveedores
de transporte, analizando si serán propios o tercerizados,
revisando los valores y la calidad de servicio ofrecida.
 Seguimiento y control: Monitorear en tiempo real el estado de los
pedidos, desde que son solicitados, preparados y entregados al
cliente final, y monitoreando cualquier desviación a través de una
comunicación constante con los conductores, gestionando el
cumplimiento de los plazos comprometidos.
 Gestión de flotas: Administrar adecuadamente la flota, sea tercera
o propia, asegurando la disponibilidad para ejecutar los servicios
en los plazos comprometidos.
 Gestión de costos: Controlar los gastos asociados al transporte,
teniendo visibilidad de costos y sobre costos y buscando reducirlos
sin comprometer la calidad de servicio.
 Cumplimiento normativo: Asegurar que las operaciones de
transporte cumplen con las regulaciones y normativas vigentes.
 Resolución de problemas: Visibilidad en tiempo real de cualquier
contratiempo o incidencia que se pueda producir, teniendo
procesos de respuesta establecidos y a los que se les puede dar
seguimiento.
Importancia de la gestión de transporte y distribución ¿Por qué contar
con un TMS?
Las empresas enfrentan diariamente diversos desafíos en sus
operaciones logísticas de transporte. Aunque la monitorización y la
visibilidad en tiempo real son las preocupaciones más comunes, detrás
de ellas también se encuentran otras características que generan una
constante inquietud entre los Profesionales de Logística y Transporte.
Ejemplos de ello son el control de costos, la eficiente gestión de fletes,
el cumplimiento de aspectos legales, la calidad del servicio y la
colaboración fluida con los transportistas, entre otros. Por esta razón,
contar con un Sistema de Gestión de Transporte, TMS por sus siglas en
ingles, se ha convertido en una necesidad en lugar de ser un simple lujo.
La gestión optima del transporte se traduce en optimización de la
eficiencia y el éxito de la operación de transporte y distribución. Un TMS
es clave para superar las expectativas de su cliente y optimizar los
costos logísticos.

¿Qué empresas utilizan el TMS?

En general, los software TMS han sido asociados a transportistas u
operadores logísticos, ya que las características principales de los TMS
son la gestión de flota, el ruteo y control de las entregas. Sin embargo,
cualquier negocio que realice transporte de mercancías y necesite
controlar los costos de transporte y el estado de las entregas, es una
empresa que puede implementar el sistema.
Algunos ejemplos de empresas que utilizan un TMS son:

 Empresas de retail
 Empresas de logística, paquetería
 Farmacéuticas
 Abastecimiento de insumos para fabricantes
 Movimiento de mercancía entre centros de distribución
 Principales indicadores de KPI TMS
La implementación de un proceso de gestión de transporte apoyado por
un TMS, permite conocer datos concretos de las labores de transporte
que se realizan a diario. Los indicadores estándar que son necesarios
para poder medir y mejorar el proceso son:

 Número de entregas realizadas a tiempo

 Número de entregas fallidas
 Número de clientes satisfechos (encuesta satisfacción)
  Además, tenemos indicadores operativos que nos permiten
conocer el estado de la flota y el proceso:
 Número de vehículos disponibles
 Número de entregas realizadas por vehículo
 Número de kilos, bultos transportados por tipo de vehículo
 Rentabilidad por ruta, tipo de vehículo
¿Quién puede ayudarme en la implementación del TMS?
La implementación de un sistema TMS requiere de un análisis profundo
de los procesos actuales de la empresa, así como de la definición de
objetivos y KPIs para medir el éxito de la implementación. Por ello, es
recomendable contar con el apoyo de un consultor especializado en
gestión de transporte.