Uso de Portafirmas
Portafirmas: Acceso, creación, firma, firmantes y rechazo de peticiones
Jesús Liébana García
Sede Electrónica
Certificados instalados
Los certificados instalados en nuestro ordenador, se almacenan en
el contenedor del Sistema Operativo o en el contenedor de
Firefox.
Para comprobar que tenemos instalado el certificados, tenemos
que ir al almacén de certificados y tener nuestro certificado con la
clave privada instalada, se puede utilizar la siguiente URL:
[Link]
A097BF7640B1EF16D94C1F.sede01?nav=GC&pag=certificados
Si no se dispone de un certificado con la clave privada, se tiene
que solicitarlo a una Autoridad de Certificación válida.
Acceso a Portafirmas
Se accede al botón de Portafirmas
Arranque de Autofirma
Se inicia la petición para la utilización de Autofirma
Petición del certificado
Solicitud del certificado con el que se va a autenticar, es importante tener en cuenta que
se debe de entrar con el certificado digital personal, ya que la plataforma no reconoce
actualmente el certificado de Empleado Público o de Representación.
Inicio de Portafirmas
Página de inicio de Portafirmas, donde por defecto, se tiene seleccionada la bandeja
Pendientes. Aquí aparece en el apartado peticiones lo siguiente:
Redactar: Crear una nueva petición para firmar por las personas destinatarias de la petición.
Pendientes: Peticiones pendientes de firma por el usuario autenticado.
En espera: Peticiones que están esperando que finalice firmas de otros firmantes previos.
Terminadas: Peticiones finalizadas en las que el usuario autenticado ha sido firmante.
Enviadas: Peticiones que han sido enviadas por el usuario autenticado.
Datos de contacto
Por defecto los datos de contacto son el email, nuestro sistema incluye el email
institucional pero se puede modificar e incluir nuevos emails donde notificar las nuevas
peticiones de firma
Esto se puede cambiar pulsando sobre Configuración en la parte superior derecha y
pulsando en la pestaña “Datos de Contacto”
Redacción de una petición
Cuando se redacta una petición se enviará a las bandejas de los firmantes para que el
documento sea firmado, el sistema se encarga de remitirlo a los firmantes en el orden
indicado. Los campos obligatorios son Para, Asunto, Referencia y Adjuntar un documento
PDF.
Opciones de redacción
Tipo de firma:
Cascada: Los firmantes firman en el orden indicado(Si uno de ellos rechaza, no continua)
Paralelo: Los firmantes firman con independencia del orden indicado
Avisar cuando: Seleccione en los motivos que desea ser avisado
Adjuntar documentos: Tienen que ser ficheros pdf y se pueden subir varios, aunque se
recomienda peticiones individuales.
Búsqueda de firmantes
Se puede realizar mediante búsqueda de las personas escribiendo el nombre en la barra
de “Para” como en el primer caso, o buscando mediante el buscados especializado
pulsando en el botón de la persona que aparece en “Para”
Notificación de aviso de firma
Cuando se redacta una petición se le envía al siguiente firmante un email avisándole de
la petición pendiente de firma. También se envía al remitente en los cambios de estado si
lo solicita, cuando un firmante lee la petición.
Detalle de la petición
Entre los datos de la petición en la parte derecha, el firmante puede visualizar en el apartado
Destinatarios, los firmantes por orden de firma, si uno o varios de ellos ha firmado, aparecerá
(firmado) entre paréntesis al lado del nombre del firmante, para así comprobar quien ha
firmado antes de realizar la firma
Si se rechaza la firma por uno de los firmantes, esta petición queda totalmente rechazada y no
continua el flujo de firma.
Se pueden descargar los documentos en el apartado documentos de la parte inferior
Firmar la petición
Cuando se pulsa en Firmar, se firma la petición completa con todos los documentos
incorporados, no se puede firmar documentos individuales dentro de una petición, por ello se
recomienda introducir un solo documento por envío de petición.
Se solicitará el certificado del firmante y se finalizará el proceso de firma y envío al siguiente.
Finalización de la petición
Cuando se ha firmado la petición aparecerá
En este momento se envía un email al remitente si lo ha solicitado como en la imagen.
Se pone a disposición del remitente en la bandeja de Enviadas.
Se pone a disposición del firmante en la bandeja de Terminadas.
Rechazo de una petición
Cuando se rechaza una petición, solicita al firmante una motivación por la que quiere
rechazar dicha petición que será devuelva al remitente con dicho motivo de rechazo.
Esto corta el flujo de firmantes y ya no continua con la firma establecida.
Petición rechazada
La petición que ha sido rechazada, aparecerá en la bandeja de Enviadas con el estado
de fase “Devuelto” porque cuando se rechaza, se especifica el motivo de rechazo y por
lo tanto devuelve al remitente para que rectifique y vuelva a redactar/enviar la petición.
Los motivos de rechazo se plasman en la pestaña comentarios que aparece en la parte
inferior de la petición.
Petición firmada
La petición una vez concluida el proceso de firma aparecerá el listado de firmantes que
han intervenido en el proceso y los documentos que han sido firmados con sus
correspondientes botones de descarga que como veremos son tres
Botones de descarga
Cuando se realiza el proceso de envío solo aparecerá la descarga del documento
original, este documento es el incorporado por el remitente y no está alterado. Cuando
se finaliza el proceso de firma, sigue teniendo la misma funcionalidad, descargar el
documento original sin alterar. Se puede descargar en el botón siguiente:
Cuando se finaliza la firma digital se crean dos botones, el primero de ellos corresponde
con el fichero de firma(claves criptográficas) tiene extensiones como .cades, .xades,
.p7b… y se puede descargar en el siguiente botón:
El último botón que aparece en el documento es el informe de firma, este informe es una
representación del documento y la firma digital que está custodiado en el sistema de
firma electrónica de la Universidad de Granada. Este documento es el que contiene el
CSV(Código Seguro de Verificación) que se utilizará para verificar la validez del
documento:
Informe de firma
El informe de firma es el documento que contiene los pies de firma con el CSV, se
incorporan dos ejemplos de pie de firma, aunque sean diferentes no quiere decir que
sean diferentes firmas, lo importante es que al verificar el CSV, podamos reconocer el
mismo fichero firmado por los mismos firmantes.
